Municipio El Marqués, Querétaro PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE INFORMÁTICA ÍNDICE

Transcripción

1 ÍNDICE Objetivo General 2 Objetivo Específico 2 Alcance o Ámbito de Aplicación 3 Marco Normativo 3 Políticas 5 Normas 7 Descripción del Procedimiento 8 Procedimiento Registrado en el Consejo Interno de Armonización Contable 157 Visto Bueno Firma Página 1 de 18 Lic. Enrique Vega Carriles Presidente Municipal

2 OBJETIVO GENERAL El Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia del Municipio de El Marqués Qro. (SMDIF), tiene como principal objetivo, atender a los habitantes del Municipio brindando una atención de calidad y calidez, dirigiendo los servicios y realizando un conjunto de acciones tendientes a mejorar las condiciones de carácter social para el desarrollo integral del individuo; en materia de salud, alimentación, jurídica, desarrollo comunitario, adultos mayores, discapacidad física y mental, particularmente a los sectores más vulnerables, bajo estos instrumentos de asistencia social, así como la eficiente administración de los recursos humanos, materiales y financieros.. OBJETIVO ESPECÍFICO Coordinar los servicios informáticos del Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia del Municipio de El Marqués, Qro., proporcionando al personal las herramientas y sistemas de informática necesarios para el óptimo desempeño de sus funciones, garantizando su buen uso, funcionamiento y adecuada administración de los recursos así mismo contribuir con el logro de los objetivos del Sistema. Página 2 de 18

3 ALCANCE o ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento es aplicable para cubrir el servicio de soporte técnico y asesoría informática a todos los usuarios que operan equipos de cómputo del SMDIF. MARCO NORMATIVO Normatividad a Considerar en el Cumplimiento de las Funciones del Departamento de Informática: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, vigente. Ley de Contabilidad Gubernamental, vigente. Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Estado de Querétaro, vigente. Ley para el Manejo de los Recursos Públicos del Estado de Querétaro, vigente. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Querétaro, vigente Ley que Establece las Bases para la Entrega Recepción Administrativa en el Estado de Querétaro, vigente. Ley de Acceso a la información pública del Estado de Querétaro, vigente. Página 3 de 18

4 Decreto que Crea El Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia del Municipio de El Marqués, vigente. Reglamento del SMDIF, vigente. Plan Municipal de Desarrollo , vigente. Página 4 de 18

5 POLÍTICAS No. Concepto Descripción I. Toda solicitud de servicios informáticos que se requerirá al Departamento de Informática a través del formato de servicio de soporte técnico y asesoría informática, consistente en: 1 POLÍTICAS a. Soportes diversos, lo referente a asesorías, preguntas o requerimientos particulares por parte del usuario en relación al equipo que tiene asignado para realizar sus actividades laborales. b. Atención de fallas de equipo, se refiere a un problema temporal o permanente del equipo de cómputo que le impide funcionar de manera correcta. Página 5 de 18 c. Instalación de software, el cual consiste en la instalación de aplicaciones comerciales y sistemas institucionales que cumplan los lineamientos de uso de software.

6 d. Respaldos de información, los cuales son requeridos con urgencia. II. Los servicios de soporte técnico y asesoría informática solo se proporcionarán a los equipos que están registrados en el control patrimonial del SMDIF. III. El personal del Departamento de Informática tendrá la obligación de brindar el soporte técnico y asesoría informática a todo usuario del SMDIF que lo requiera. a. Las Direcciones, Coordinaciones y Departamentos del SMDIF que soliciten adquisición o actualización de software comercial, deberán solicitarla al Departamento de Adquisiciones y Contratación de Servicios, a través del formato de requisición, con firma de Visto Bueno del Jefe del Departamento de Informática. Página 6 de 18 b. Toda adquisición o actualización de software deberá estar considerada en el presupuesto anual del Área solicitante.

7 2 NORMAS En Proceso. c. El Departamento de Informática será la única Área facultada para la instalación y configuración del software comercial Página 7 de 18

8 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCESO PARA EL SERVICIO DE SOPORTE TÉCNICO Y ASESORIA INFORMÁTICA (Soportes Diversos): Jefe Depto. Informática: Auxiliares de De lunes a viernes en días hábiles de cada semana del mes, recibe formato para servicio de soporte técnico y asesoría informática, asigna el mismo día la solicitud a los Auxiliares de Informática. Informática: En base a solicitud recibida, asiste con el usuario para programar la fecha y hora en que se le dará atención, lo cual se realiza el mismo día hábil o al día siguiente hábil. Procede a dar el servicio técnico y asesoría informática, el mismo día hábil o al día siguiente hábil. Página 8 de 18

9 Aux. y/o Jefe Depto.Informatica: Complementa el llenado del formato de Solicitud de Soporte Técnico y Asesoría Informática (sección de entrega de servicio). Registra en controles el servicio otorgado y archiva el formato de Solicitud de Soporte Técnico y Asesoría Informática respectiva, al siguiente día hábil de la conclusión del servicio. Fin de Procedimiento. Página 9 de 18

10 PROCESO PARA EL SERVICIO DE SOPORTE TÉCNICO Y ASESORIA INFORMÁTICA (Atención de fallas de equipo): Jefe del Depto. de Informática: Auxiliares de Informática: En días hábiles de cada semana del año, recibe formato para solicitud de soporte técnico y asesoría informática Si es posible asiste el mismo día hábil o en su defecto el día siguiente hábil, en base a la solicitud realizada por el usuario, se presenta en el Área correspondiente y realiza las actividades siguientes: a. Realiza una valoración considerando el argumento del usuario, la operación y características técnicas del equipo y determinar si se puede solucionar en sitio o si es necesario retirar el equipo para una inspección a detalle. b. Si es necesario, traslada el equipo al Departamento de Informática, y realiza pruebas de operación al equipo para determinar falla. Página 10 de 18 c. Verifica, si el equipo cuenta con garantía, notifica al Jefe del Departamento de Informática. d. Verifica, si el equipo no cuenta con garantía y no tiene refacciones en existencia, notifica al Jefe del Departamento de Informática.

11 Jefe del Depto. de Informática: e. Confirma si el Departamento de Informática cuenta con un equipo de características similares disponible y se le entrega el usuario de manera temporal; siempre y cuando sea autorizado por el Jefe del Departamento de Informática. El mismo día hábil, recibe diagnóstico de notificación del Auxiliar de Informática y procede a: a) Si el equipo tiene garantia, realiza los trámites correspondientes a fin de hacer válida la garantía el mismo día hábil. Auxiliar de Informática: b) Si se requieren refacciones el mismo día hábil, se elabora una requisición y turna al Departamento de Adquisiciones y Contratación de Servicios para su abastecimiento, considerando las políticas y procedimientos establecidos para la adquisición de materiales y suministros de bienes muebles, enseres menores así como contratación de servicios y arrendamientos. Página 11 de 18 En el tracurso del día hábil o en su defecto el siguiente día hábil, recibe indicaciones del de Informática: a) Si el equipo entró en garantia, de inmediato, realiza pruebas de operación para validar que se haya solucionado la falla y entrega el equipo al usuario.

12 Jefe del Depto. de Informática: b) Reemplaza refacciones y realiza pruebas de operación y entrega el equipo al usuario. Supervisa que el servicio realizado sea satisfactorio el mismo día hábil de reemplazo de refacciones. Auxiliar de Informática: El mismo día hábil de terminado el servicio de compostura o mantenimiento, complementa el llenado del formato de solicitud de soporte técnico y asesoría informática (sección de entrega de servicio). Registra en controles el servicio otorgado y archiva formato de mantenimiento. Fin de Procedimiento. Página 12 de 18

13 PROCESO PARA EL SERVICIO DE SOPORTE TÉCNICO Y ASESORIA INFORMÁTICA (Instalación de software): Jefe del Depto. de Informática: En día hábil de cada semana del año, recibe formato para solicitud de soporte técnico y asesoría informática. El mismo día hábil, de ser un nuevo software, se le informa al usuario que debe realizar el proceso de adquisición de bienes establecido por el Departamento de Adquisiciones y Contratación de Servicios. El mismo día hábil de la revisión, determina que sea software institucional de lo contrario informa al usuario. Auxiliares de Determina que el usuario tenga autorización para utilizarlo de los contrario informa al usuario. Turna formato de solicitud con indicaciones a los Auxiliares de Informática para proceder a la instalación del software. Página 13 de 18 Informática: Al día siguiente hábil, procede a la instalación del software, considerando las indicaciones del Jefe del Departamento de Informática. Realiza llenado del formato de solicitud de soporte técnico y asesoría informática (sección de entrega de servicio)

14 El mismo día hábil o en su defecto al día siguiente hábil, registra en controles el servicio otorgado y archiva comprobante de servicio. Fin de Procedimiento. Página 14 de 18

15 PROCESO PARA EL SERVICIO DE SOPORTE TÉCNICO Y ASESORIA INFORMÁTICA (Respaldos de Información): Jefe del Depto. de Informática: En días hábiles de cada semana del año, recibe formato para solicitud de soporte técnico y asesoría informática. Determina el tipo y volumen de información y programa para su realización de manera urgente. a. Si la información es de sistemas, el mismo día hábil, procede a realizar el respaldo en medio magnético en dos tantos, los cuales son uno para el Jefe del Área solicitante y otro es almacenado en el Departamento de Informática Auxiliares de Informática: b. Si la información es generada por el usuario y se encuentra almacenada en el equipo asignado, turna indicaciones a Auxiliares de Informática para su atención inmediata el mismo día hábil de la solicitud. Página 15 de 18 Si es posible, el mismo día hábil de solicitud o en su defecto el siguiente día hábil, asiste al Área solicitante y se realiza el respaldo en medio magnético de los equipos indicados, en dos tantos, los cuales son uno para el Jefe del Área solicitante y otro es almacenado en el Departamento de Informática.

16 Complementa el llenado del formato de solicitud de soporte técnico y asesoría informática (sección de entrega de servicio) el mismo día hábil de termino de servicio. Registra en controles el servicio otorgado y archiva formato de soporte técnico y asesoría informática. Fin de Procedimiento. Página 16 de 18

17 PROCESO PARA ADQUISICIÓN O ACTUALIZACIÓN DE SOFTWARE COMERCIAL: Jefe de Depto. de Informática: Área Solicitante: En día hábil de cada semana del año, recibe para firma de visto bueno, formato de requisición en el cual solicitan la adquisición o actualización de software. Realiza estudio de factibilidad. De acuerdo al análisis de factibilidad, determina si procede o no la solicitud y le informa al Área solicitante el mismo día hábil de la solicitud. Jefe de Depto. de Informátrica: Si la solicitud no procede la adecua y la vuelve a presentar o la descarta por completo. El mismo día hábil, si la solicitud procede firma el formato de requisición de visto bueno, obteniendo una copia simple de la misma y entrega al solicitante para que continúe el trámite. Página 17 de 18 El día siguiente hábil, solicita cotización a proveedores considerando los mejores costos y condiciones de pago y entrega. Entrega cotizaciones al Departamento de Adquisiciones y Contratación de Servicios como parte del proceso.

18 Jefe del Depto. Adquisiciones: El segundo día hábil, despues de la solicitud, realiza los trámites para la adquisición del software comercial. Proveedores: El mismo segundo día hábil, entregan sofware al Departamento de Informática. Jefe del Dpto. de Informática: Supervisa y recibe la entrega del software y firma de recibido la factura original y copia, quedándose con una copia y entregando el original al proveedor para tramites de cobro, el mismo segundo día hábil. Instala software en equipos del Área solicitante máximo en lapso de tres días hábiles a partir de su solicitud. Página 18 de 18 Archiva documentación comprobatoria del servicio el mismo día hábil. Fin de Procedimiento.