Municipio de El Marqués, Querétaro PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO DE ADQUISICIONES ÍNDICE

Transcripción

1 ÍNDICE Objetivo General 2 Objetivo Específico 2 Alcance o Ámbito de Aplicación 3 Marco Normativo 3 Políticas 4 Normas 17 Descripción del Procedimiento 18 Procedimiento Registrado en el Consejo Interno de Armonización Contable 155 Visto Bueno Firma Página 1 de 36 Lic. Enrique Vega Carriles Presidente Municipal

2 OBJETIVO GENERAL El Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia del Municipio de El Marqués Qro. (SMDIF), tiene como principal objetivo, atender a los habitantes del Municipio brindando una atención de calidad y calidez, dirigiendo los servicios y realizando un conjunto de acciones tendientes a mejorar las condiciones de carácter social para el desarrollo integral del individuo; en materia de salud, alimentación, jurídica, desarrollo comunitario, adultos mayores, discapacidad física y mental, particularmente a los sectores más vulnerables, bajo estos instrumentos de asistencia social, así como la eficiente administración de los recursos humanos, materiales y financieros. OBJETIVO ESPECÍFICO Proveer de materiales y/o servicios necesarios, a todos los Departamentos del Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia del Municipio de El Marqués, Qro., para que cumplan con sus actividades laborales de una manera más eficaz y productiva satisfaciendo así sus necesidades primordiales de cada Área, para que con ello se logre lo establecido y planeado según el Programa Operativo Anual (POA) de cada Departamento y contribuir al logro de los objetivos. Página 2 de 36

3 ALCANCE o ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO Inicia con la solicitud interna de manera impresa y a través del formato de requisición por parte de las Áreas solicitantes al Departamento de Adquisiciones y Contratación de Servicios y termina con la recepción del bien a entera satisfacción de los interesados. MARCO NORMATIVO Planes, Programas y Manuales del Sistema Municipal DIF de El Marqués Qro., vigente. Decreto que Crea el Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia del Municipio de El Marqués Qro., vigente. Plan Institucional del Sistema, vigente. Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia del Municipio de El Marqués , vigente. Plan Municipal de Desarrollo vigente. Ley de la Administración Pública Paraestatal del Estado de Querétaro, vigente. Ley para el Manejo de los Recursos Públicos del Estado de Querétaro, vigente. Ley de Fiscalización Superior del Estado de Querétaro, vigente. Ley Orgánica Municipal para el Estado de Querétaro, vigente. Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contrataciones de Servicios del Estado de Querétaro, vigente. Página 3 de 36

4 POLÍTICAS No. Concepto Descripción I. Todas Las Oficinas, Direcciones, Coordinaciones, Departamentos y Áreas, podrán llevar a cabo adquisiciones, arrendamientos de bienes muebles o contratación de servicios, a través del procedimiento de Adjudicación Directa, Invitación Restringida o Licitación Pública, conforme los montos establecidos autorizados, notificados por la Contraloría Municipal, 1 POLÍTICAS señalado en el Art.20 Fracción I, II y III de la Ley de Adquisiciones, enajenaciones, arrendamientos y contratación de servicios del Estado de Querétaro, vigente. II. Dentro de las premisas generales de pago de compra es importante considerar que el proveedor ofrezca por lo menos 15 días de crédito, por lo que el pago correspondiente se hará únicamente por cheque o transferencia electrónica, esto con el fin de cumplir con los procesos administrativos contables que tiene el SMDIF. Página 4 de 36

5 III. Para las adquisiciones directas de bienes muebles, arrendamientos y procedimientos de contratación de servicios que realicen las Áreas integrantes del SMDIF deberán contar con la siguiente documentación justificadora y aprobatoria: a) Solicitud de compra (Formato de Requisición) o de prestación de servicios en la que se incluirá la justificación, descripción y el Área que lo solicita y que recibirán, avalada por el responsable del Área solicitante, con su firma, nombre y cargo, quedando en el entendido que deberán entregar los anexos necesarios para la complementar esta petición de lo contrario no serán aceptadas; b) Verificación de disponibilidad presupuestal, presupuesto autorizado emitido por el Departamento de Contabilidad; Página 5 de 36

6 IV. Las solicitudes internas se recibirán de lunes a viernes en un horario de 9:00 hrs a 15:00 hrs (de acuerdo al calendario establecido por el Departamento de Adquisiciones) si después de ese horario requieren entregar solicitudes estas se sellaran y registraran con fecha del día hábil inmediato posterior, antes de registrarlo el documento será verificado que cumpla los requisitos necesarios para proceder a su trámite. V. Cuando se trate de alguna compra de algún bien que por sus características sean muy especiales y el solicitante cuente con datos de algún proveedor, estos se anexaran al formato de requisición a manera de recomendación. VI. Cuando el solicitante cuente ya con cotizaciones de los bienes requeridos, estos se anexaran al formato de requisición a manera de recomendación y los cuales se tomaran en cuenta para el cuadro comparativo. Página 6 de 36 VII. Las adjudicaciones directas se realizaran en función de los montos que al efecto se encuentren contenidos en las respectivas leyes de adquisiciones y cumpliendo con lo establecido en las respectivas leyes de la

7 materia y este procedimiento, por lo que las adjudicaciones directas de aquellas compras que resulten de $1.00 (Un peso 00/100 M. N.) a $10, (Diez mil pesos 00/100 M.N.) no se elaborará cuadro comparativo más sin embargo irá acompañada de una cotización u otras cotizaciones en caso de contar con ellas, compras que resulten mayores a $10, (Diez mil un pesos 00/100 M. N) a $15, (Quince mil pesos 00/100 M.N.), se elaborara cuadro comparativo con 2 proveedores. Las compras que resulten mayores a $15, pesos se elaborara cuadro comparativo con 3 proveedores. VIII. Al tratarse de compras mayores a $100, (Cien mil pesos 00/100 M.N.) estos requerirán de la solicitud de un contrato de compraventa según sea el caso, siendo el responsable de los términos, el Área Jurídica. IX. Presentar la(s) cotización(es) de los bienes o servicios a solicitar (Concentrado de Padrón de Proveedores inscritos del SMDIF), o justificación técnica de que no existe otro proveedor que satisfaga el requerimiento de forma adecuada sobre todo tratándose de medicamentos. Página 7 de 36

8 Integración y requisitado del formato de comparación de calidad, precio, disponibilidad y crédito (formato de cuadro comparativo) en el cual se incluirá la justificación, de la elección del proveedor, así como en su caso las observaciones importantes respecto a la selección o no del Proveedor. XII. Integración y requisitado del Formato de Orden de Compra, este deberá contener los datos exactos del proveedor seleccionado, ya que es de donde se toman los datos de emisión del pago correspondiente (cheque o transferencia). XIII. XIV. Por ningún motivo se llevará a cabo pedidos o compromisos con proveedores sin que antes se haya emitido la orden de compra. La orden de compra es el reconocimiento institucional de un pedido. El tiempo de respuesta para el suministro de los bienes o servicios, este será de 8 a 15 días hábiles, dependiendo de las condiciones de agilidad administrativa de cada requerimiento que presenten al Departamento de Adquisiciones y Contratación de Servicios. Página 8 de 36

9 XV. El registro y control de las adquisiciones y contratación de servicios lo llevará a cabo únicamente el Departamento de Adquisiciones y Contratación de Servicios del SMDIF. XVI. Las Oficinas, Direcciones, Coordinaciones, Departamentos y Áreas, podrán recibir las adquisiciones y contratación de servicios, de lo requerido de acuerdo a lo solicitado mediante compras individuales o al Programa Anual de Adquisiciones, conforme al control y registró establecidos para la recepción. XVII. Los bienes o servicios podrán ser recibidos de lunes a viernes, sin que exceda un plazo mayor a 15 días hábiles o tiempo especificado en condiciones de compra, la recepción y facturación deberá ser en el mes correspondiente a la Orden de Compra, de lo contrario se procederá al envió de la cancelación de la adquisición vía oficio al Proveedor, señalando la causa de la cancelación o modificación de compra. Página 9 de 36 XVIII. En caso de tratarse de compras globales, el Departamento de Adquisiciones y Contratación de Servicios, será el encargado de entregar el bien o servicio, a las Áreas correspondientes solicitantes, contenidos en el listado de

10 distribución de bienes y servicios por Área. XIX. Las Coordinaciones, Direcciones y Departamentos deberán tomar en consideración el presupuesto que asignaron de forma calendarizada a cada una de las partidas y subpartidas, en el proceso de ajuste al presupuesto autorizado, esto con la finalidad de evitar considerar en su Programa Anual de Adquisiciones requerimientos que no cuenten con suficiencia presupuestal para su adquisición. XX. Las Coordinaciones y Áreas deberán incluir en su Programa Anual de Adquisiciones los requerimientos correspondientes a la mayor parte de partidas y Sub-partidas previstas en el Catálogo Clasificador por Objeto de Gasto, correspondientes a bienes y servicios, que deben ser adquiridos o controlados, esto con la finalidad de prever con anticipación sus requerimientos y evitar compras de último momento, que impiden optimizar las condiciones de calidad y precio o que genere un atraso en el suministro que impacte en el desarrollo de los programas. Página 10 de 36

11 XXI. XXII. Las Coordinaciones y Áreas, deberán analizar sus requisiciones y adquisiciones realizadas en el ejercicio anterior como una base histórica que les facilite la planeación y la programación de las compras para el ejercicio actual. La programación de las adquisiciones se deberá de llevar a cabo con apego al Catálogo Clasificador por Objeto de Gasto, en el cual establece que bienes y servicios están previstos dentro de cada una de las partidas y subpartidas que integra el catálogo. XXIII. XXIV. Este programa tiene carácter de prioritario y por lo tanto se deberá ajustar al calendario previsto previamente propuesto y autorizado El Programa Anual de Adquisiciones como su nombre lo indica corresponde a un ejercicio anualizado que inicia el 1ro de enero y que concluye el 31 de diciembre de cada año, de forma congruente con el Presupuesto Anual autorizado para la operación del Organismo, el cual es autorizado por el H. Ayuntamiento así como por la Junta Directiva y cuyo techo presupuestal es distribuido a cada una de las Coordinaciones y Áreas para la ejecución de sus respectivos programas de operación. Página 11 de 36

12 XXV. Es importante que se respete el recurso asignado a los programas de mantenimiento y de servicios autorizados que se tengan como lo pueden ser los que a continuación se detallan: XXVI. a) Programa de adquisición de equipo de cómputo. b) Programa de mantenimiento preventivo del equipo de cómputo. c) Programa de mantenimiento de bienes inmuebles. d) Programa de enllantado del parque vehicular e) Aseguramiento del parque vehicular. f) Programa de pagos de tenencias y verificación vehicular. g) Programa de fumigaciones del SMDIF. h) Combustibles y lubricantes. El Programa Anual de Adquisiciones implica un compromiso por parte de cada una de las Áreas de garantizar la suficiencia Presupuestal (no transferencia presupuestal a otras partidas ya que lo programado implicaría un compromiso con los proveedores de bienes y servicios previsto en el Programa Anual de Adquisiciones.) Página 12 de 36

13 XVII. Todas las requisiciones se elaborarán y tramitarán únicamente dentro de las dos primeras semanas de cada mes, con el propósito de evitar retrasos en la recepción de bienes y de las facturas por parte de los prestadores de bienes y servicios, que impiden el cierre mensual oportuno en el Departamento de Contabilidad esto para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley de Contabilidad Gubernamental, vigente. XVIII. El Programa Anual de Adquisiciones para compra de forma global no incluye: a) Servicios personales. b) Contratación de honorarios. c) Capacitaciones. d) Eventos. e) Servicios generales (agua, luz, gas, teléfono). f) Combustible. g) Mantenimiento y conservación de bienes muebles e inmuebles. h) Mantenimiento y conservación de vehículos terrestres. i) Seguros, tenencias y verificaciones. j) En el caso de asistencia social apoyos de carácter social a beneficiarios. Página 13 de 36

14 k) En el caso de Desarrollo Comunitario apoyos de carácter social a beneficiarios l) Estudios de diagnóstico en su mayoría se tiene costo de recuperación y se realizan conforme instrucción de médicos. Estas partidas presupuestales, por su naturaleza son difíciles de definir, cuando sucederán, el monto, la cantidad y el tipo de requerimiento. XXIX. XXX. Lo que no está considerado para compras globales o contratación se realizará con justificación individual y con requisición específicamente del Área y autorización al flujo de efectivo (requisición, cuadro comparativo y orden de compra). Se deberá observar al momento de programar sus adquisiciones para mayor facilidad las cifras históricas considerando cada uno de los requerimientos que se tuvo en el año anterior. Página 14 de 36 XXXI. Solo se podrán autorizar adquisiciones por concepto de alimentación, cuando esto resulte necesario previa presentación de menús y descripción detallada de productos a utilizar.

15 XXII. XXIII. Para la tramitación de las adquisiciones para tener la certeza de lo programado, las Coordinaciones y Departamentos, turnarán únicamente la requisición, esto se deberá de realizar dentro de la última semana y primera semana de cada mes, con el fin de poder proveer lo necesario en tiempo. En caso de que su requerimiento deba ser proveído al inicio de mes, programarlo con un (1) mes de anticipación, en el entendido que para llevar a cabo cada adquisición se debe de cumplir con los requisitos normativos y aplicables, ya que dentro del proceso estos pueden demorarse (requisitar, cotizar, etc.) XXIV. Adicionalmente lo que se tenga que ver con publicidad y difusión, deberá ser a través del Departamento de Comunicación Social, En base a autorizaciones por parte de la Dirección General, Oficina de Presidencia y Eventos. El Departamento de Comunicación Social seleccionará los Proveedores en base a las premisas y obtendrá las cotizaciones y turnará dicha información y documentación al Departamento de Adquisiciones para que elabore la requisición, cuadro comparativo y orden de compra con cargo a las Coordinaciones si así fuere el caso. Página 15 de 36

16 XXV. XXVI. Todo lo correspondiente a consumibles de equipo de cómputo el Departamento de Informática llevará a cabo las cotizaciones y turnará la información y documentación correspondiente al Departamento de Adquisiciones para que elabore la requisición, cuadro comparativo y orden de compra con cargo a las Coordinaciones si así fuere el caso. Por lo que corresponde a la cantidad del bien o servicio requerido, una vez autorizados, estos no podrán ser modificados. XVII. El padrón se integrará con las personas físicas o morales que deseen realizar cualquier tipo de servicio en materia de adquisiciones y contratación de servicios. XVIII. Para ser registrados en el padrón, los interesados deberán cumplir con los requisitos que establece la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Estado de Querétaro. Página 16 de 36 XXIX. Dicha documentación para integrar el Padrón de Proveedores del SMDIF será publicada en los periódicos de mayor circulación para ser abierta la convocatoria.

17 XL. XLI. XLII. En un término de 10 días hábiles siguientes a la recepción de la documentación completa, se resolverá y se entregará el registro en el Padrón de Proveedores. Si la solicitud resulto aprobada, se entregará el registro o refrendo al Padrón de Proveedores del SMDIF. El registro en el Padrón de Proveedores tendrá una vigencia del 1ro de enero al 31 de diciembre de cada año. 2 Normas En Proceso. Página 17 de 36

18 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCESO DE COMPRA EN GENERAL: Aux. Admvos. de Unidades, Coord. y Áreas: En concordancia al los tiempos estipulados en Programa Operativo Anual (POA), elabora el formato de requisición correspondiente con la descripción, específica y detallada de los bienes y servicios, de acuerdo al presupuesto del gasto autorizado para cada una de las Direcciones, Coordinaciones o Departamentos, dicho formato debe ser turnado en tres tantos al Jefe de Adquisiciones. El mismo día hábil de elaboración del formato de requisición y una vez integrado, lo turna al Área de Control Presupuestal para firma de autorización de suficiencia financiera. Página 18 de 36

19 El mismo día hábil de autorización de suficiencia presupuestal e integrados, firmados y requisitados los formatos correspondientes, estos los turna al Departamento de Adquisiciones y Contratación de Servicios en las fechas señaladas en las políticas correspondientes. Aux. Admvo. y Jefe de Adquisiciones: Al siguiente segundo día hábil de recibidas las requisiciones por el Departamento de Adquisiciones, son analizadas y firmadas de recibido en su caso para seguir con el procedimiento, esto con el fin de poder proveer lo necesario en tiempo. Ese mismo día hábil del análisis procede a enviar la(s) solicitud de cotización con los Proveedores correspondientes. Al tercer día hábil siguiente de recibida la cotización(es), procede al análisis e integración de soporte (Formato de Cuadro Comparativo) en el cual se incluirá la justificación, de la elección del Proveedor, así como en su caso las observaciones importante respecto a la selección o no del Proveedor, avalada por el responsable del Área solicitante, con su firma, nombre y cargo. Página 19 de 36 El mismo tercer día hábil de selección del Proveedor integra el formato de orden de compra.

20 El día hábil de la integración del formato de orden de compra, turna a firma de autorización del Departamento de Control Presupuestal, Departamento de Contabilidad, y Director General. Durante el tercer día hábil y una vez autorizado cada uno de los formatos de solicitud de compra (Requisición, Cuadro Comparativo y Orden de Compra), el Departamento de Adquisiciones y Contratación de Servicios, procede a foliar la requisición para su control y registro en la base de datos el mismo día. En un plazo no mayor a cinco días hábiles a partir de la recepción de la requisición, entrega al Área solicitante un tanto original del soporte documental de autorización de compra, para en su caso sea enviada la orden de compra al proveedor seleccionado. Aux. Admvo. de Adquisiciones: En un plazo no mayor a cinco días hábiles, entrega soportes a: a) Un tanto al Área que solicita la compra en original. b) Un tanto al Departamento de Contabilidad para soporte en su póliza de egresos, en original. c) El tercer tanto y último lo conserva el Departamento de Adquisiciones para archivo y registro correspondiente, en original. Página 20 de 36

21 En un plazo de seis días hábiles a partir de la fecha de recepción, notifica vía telefónica y envía por correo electrónico la confirmación de recepción de la orden de compra y se acuerda fecha de recepción de productos de acuerdo a disponibilidad y condiciones de compra previamente pactadas en la cotización correspondiente con el Proveedor. Coordinadores,Enc. de Área, Aux. Admvos: Aproximadamente en un plazo de siete días hábiles y una vez recibida la mercancía los titulares de las Áreas o Auxiliar correspondiente del Área, firman de recibido de conformidad en la factura correspondiente. Proveedores: El mismo día hábil de entrega de mercancía, aproximadamente siete días hábiles a partir de la entrega de la requisición al Área de Adquisiciones, presenta facturas originales para revisión los días señalados por el Departamento de Contabilidad. Fin de Procedimiento. Página 21 de 36

22 PROCESO DE COMPRA MEDIANTE PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES: Auxiliares Administrativos: La última semana de cada mes y de acuerdo al Programa Anual de Adquisiciones, realizan solicitud de compra (Formato de Requisición) o de prestación de servicios en la que se incluirá la justificación, descripción y el Área que lo solicita y que recibirán, avalada por el responsable del Área solicitante, con su firma, nombre y cargo de acuerdo al Programa Anual de Adquisiciones; Aux. Admvo y Jefe Adquisiciones: Durante la misma semana de elaboración de formato de requisición, verifican la de disponibilidad presupuestal, presupuesto autorizado emitido por el Departamento de Contabilidad de su Unidad, Coordinación o Área; de las partidas presupuestales que fueron consideradas para el Programa Anual de Adquisiciones, no se podrá realizar transferencias de presupuesto, esto con la finalidad de garantizar la suficiencia presupuestal de lo ya programado y realiza requisición turnándola al Área de Adquisiciones. Los dos primeros días hábiles de cada mes solicitan cotización(es) por lo menos con tres diferentes proveedores vía correo electrónico, según revisión de Padrón de Proveedores del SMDIF y según sea el caso de los bienes o servicios a solicitar. Página 22 de 36

23 Los mismos dos primeros días hábiles de cada mes, realizan la Integración y requisitado del formato de comparación de calidad, precio, disponibilidad y crédito (Formato de Cuadro Comparativo) en el cual se incluirá la justificación, de la elección del Proveedor, así como en su caso las observaciones importante respecto a la selección o no del Proveedor, Durante los dos primeros días hábiles de cada mes, integran y requisitan el formato de orden de compra, este deberá contener los datos exactos del proveedor seleccionado, ya que es de donde se toman los datos de emisión del pago correspondiente (cheque o transferencia interbancaria). Turnan el soporte documental de compra a firma para autorización del Departamento de Control Presupuestal, Departamento de Contabilidad, y Director General durante los mismos primeros dos días hábiles de cada mes. Tratándose de compras globales mediante Programa Anual de Adquisiciones y estas contemplen más de un Área solicitante, proceden a la integrar de un desglose concentrado de los bienes o servicios requeridos por Área, que será la solicitud formal, esta deberá ir acompañada de las firmas de autorización correspondiente, esta actividad se realiza opcional y durante los dos primeros días hábiles de cada mes. Página 23 de 36 Una vez autorizado cada uno de los formatos de solicitud de compra (Requisición, Cuadro Comparativo y Orden de Compra), proceden a foliar la requisición para su control y registro en la base de datos durante los dos primeros días hábiles de cada mes.

24 Auxiliar Administrativo de Adquisiciones: Las primeras dos semanas de cada mes entrega al Área solicitante un tanto del soporte documental original de autorización de compra, para en su caso sea enviada la orden de compra al Proveedor seleccionado. Las mismas dos semanas de cada mes, entrega soportes originales: un tanto al Departamento de Contabilidad para soporte en su póliza de egresos, el segundo para el Área solicitante con copia de factura y el tercer tanto y último con copia de factura lo conserva el Departamento de Adquisiciones para archivo y registro correspondiente. Coordinadores, Jefes de Área o Las mismas dos semanas de cada mes, notifica vía telefónica y envía correo electrónico la confirmación de recepción de orden de compra y se pacta fecha de recepción de productos de acuerdo a disponibilidad y condiciones de compra previamente pactadas en la cotización correspondiente. Página 24 de 36 Aux. Admvos: La segunda semana de cada mes y una vez recibida la mercancía, los titulares de las Áreas o Auxiliar correspondiente, firman de recibido y de conformidad en la factura correspondiente.

25 Proveedores: Presentan facturas para revisión los días señalados al Departamento de Contabilidad. Aux. Admvo. Coord. Prog. Alimentarios: Adicionalmente las compras que se tenga que ver con Producto Perecedero de la Coordinación de Programas Alimentarios, esta deberá ser realizada en base a autorizaciones a mediados de cada mes y en días hábiles por parte de la Dirección General, donde se selecciona los proveedores en base a los premisas y se obtienen las cotizaciones, así mismo realiza la solicitud del contrato de compraventa de los mismos, de acuerdo a los requerimientos y normatividad emitida por el Sistema Estatal para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Querétaro (SEDIF), elaborando la requisición, cuadro comparativo, orden de compra y anexando tres diferentes cotizaciones, en original durante la semana que antecede al día 17 de cada mes, excluyendo los meses de julio y agosto por periodo vacacional de las escuelas beneficiadas. Fin de Procedimiento. Página 25 de 36

26 PROCESO DE REGISTRO DE COMPRA: Auxiliares Administrativos: Principalmente la última semana de cada mes, cuando se realiza el proceso de adquisición de bienes o servicios, solicitan al Departamento de Adquisiciones y Contratación de Servicios, que asigne los números de control de los formatos utilizados por este como lo son: a) No. De Control de Requisición b) No. De Control de Cuadro Comparativo c) No. De Control de Orden de Compra Aux. Admvo. de Adquisiciones: Estos son colocados en el espacio asignado según instructivo de llenado de cada uno de estos formatos. La última semana de cada mes, al asignar el número de control solicitado, registra en la hoja de control de números consecutivos, señalando, Área solicitante y bien o servicio a requerir. Página 26 de 36 La última semana de cada mes, una vez que han sido autorizados los formatos, ingresa los datos que a continuación se mencionan en la base de datos (excel) de control de adquisiciones: a) Folio consecutivo asignado de requisición. b) Folio consecutivo asignado de cuadro comparativo.

27 c) Folio consecutivo asignado de orden de compra. d) Nombre del Área que solicito el bien o servicio. e) Numero de requisición asignado por el área solicitante. f) Descripción del bien o servicio requerido. g) Proveedor contratado. h) Monto total de compra. i) Persona que elaboró. j) Fecha en que se expidió la orden de compra. k) Mes en curso cuando se llevo a cabo la compra. l) Programa al que pertenece la compra. m) Nombre de la partida presupuestal erogada. n) Numero de la partida presupuestal erogada. Los dos primeros días hábiles de cada mes, elabora reporte mensual de adquisiciones realizadas, con el fin de conciliar y tener un control óptimo de consulta de compras realizadas por Áreas y Coordinaciones. Archiva una copia de reportes en documento original y el guarda electrónico (base en excel). Fin de Procedimiento. Página 27 de 36

28 PROCESO DE RECEPCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS: Coordinador, Jefe de Área o Aux. Admvo: Durante la segunda semana de cada mes, y una vez autorizada la adquisición solicitada, el Área correspondiente previo envió de la orden de compra, recibe los bienes solicitados, la persona responsable(s) señalados en la orden de compra. El día hábil de recepción del bien o servicio solicitado de acuerdo a las características y especificaciones señaladas en la orden de compra, el titular o persona designada, firma la factura correspondiente con los bienes o servicios recibidos de conformidad. El día hábil de recepción, y una vez firmada la factura de conformidad, indica al proveedor que presente su factura para revisión y expedición del contrarecibo ante el Departamento de Contabilidad, en los horarios y días señalados de acuerdo a las políticas y lineamientos de este. En un plazo no mayor a cinco días hábiles a partir de la recepción del bien, firman de recibido el listado de distribución de bienes y servicios, que entrega el Auxiliar del Departamento de Adquisiciones; por lo que queda bajo su resguardo y responsabilidad en bien entregado, para que su uso, sea de manera prudente, en el ejercicio de sus programas autorizados. Página 28 de 36

29 Una vez y en día hábil, obteniendo las firmas de cada registro de adquisición y entrega de bienes o servicios, lo archivan en documento original, en la carpeta correspondiente. Fin de Procedimiento. Página 29 de 36

30 PROCESO PARA LA INTEGRACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES: Coordinadores, Jefes de Área y Auxs. Administrativos: En la primera semana del mes de febrero de cada año, para la integración y realización del Programa Anual de Adquisiciones, consideran la documentación siguiente: DOCUMENTO RESPONSABLE DE EMITIR CONSIDERACIÓN Catálogo clasificador Departamento de Información indispensable por objeto del gasto Contabilidad para identificar los conceptos de bienes y servicios Catálogo Artículos (Productos, bienes Servicios) de y Padrón de Proveedores Departamento Adquisiciones Departamento Adquisiciones de de Información de los artículos que se han requerido periódicamente en los ejercicios. Muestra información de contacto de proveedores para cotizar precios de compra, para la adquisición de bienes y servicios. Página 30 de 36

31 Historial de adquisiciones centralizadas calendarizado Historial de compras por Coordinación realizadas por cada Área registrada en el Departamento de Adquisiciones y Contratación de Servicios Áreas Coordinaciones correspondiente. Áreas Coordinaciones correspondiente. o o Información para tener un margen de referencia de los bienes o servicios que requirió en años anteriores, en base al presupuesto detallado a nivel de partida y sub-partida que cada Coordinación asigno en base a su techo presupuestal total. Presupuesto Autorizado mensual Formato de Plan Anual de Adquisiciones Áreas o Coordinaciones correspondientes. Departamento Adquisiciones de Información para planear el bien o servicio que se requiere en el año en cada uno de los meses mediante el presupuesto autorizado del Área o Coordinación que le corresponda. Formato en el cual se lleva a cabo la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones del Área correspondiente, planear y llenar dicho formato. Página 31 de 36 Una vez que se tiene la documentación de apoyo, en la misma primera semana del mes de febrero y en días hábiles, requisitan el formato de

32 Jefe de Adquisiciones: Programa Anual de Adquisiciones conforme a los documentos recomendados. Una vez requisitado el formato del Programa Anual de Adquisiciones, y dentro de la misma primera semana del mes de febrero de cada año, lo presentan al Departamento de Adquisiciones para la revisión correspondiente o en su caso el ajuste necesario. De estar de acuerdo con lo programado se procede a la entrega formal al Departamento de Adquisiciones y Contratación de Servicios, previamente firmado por el titular de cada Área, durante la primera semana del mes de febrero de cada año. La segunda semana del mes de febrero de cada año e integrado el formato del Plan Anual de Adquisiciones de cada una de las Áreas del SMDIF, procede a la preparación del acta de sesión de Comité de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contrataciones de Servicios del SMDIF para su autorización correspondiente. La segunda semana del mes de febrero de cada año, convoca y notifica vía oficio con dos días hábiles de anticipación a cada uno de los involucrados para la sesión de autorización del Comité de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contrataciones de Servicios del SMDIF Página 32 de 36

33 El último día hábil de la segunda semana del mes de febrero y una vez autorizada la formación del Comité de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contrataciones de Servicios del SMDIF, el Jefe del Departamento de Adquisiciones y Contratación de Servicios, procede a notificar de manera formal, el Programa Anual de Adquisiciones correspondiente a cada Área, para que tengan conocimiento de lo autorizado y programado. Al siguiente día hábil archiva documentación original, del Programa Anual de Adquisiciones. Fin de Procedimiento. Página 33 de 36

34 PROCESO DE ELABORACIÓN DE PADRÓN DE PROVEEDORES: Jefe de Adquisiciones: Proveedor: Jefe de Adquisiciones La primera semana del mes de diciembre de cada año envía la convocatoria para inscripción a la conformación de catálogo de proveedores del SMDIF. Durante la primera semana del mes de diciembre de cada año, presenta su catálogo de productos o comprobante de giro al Área de Adquisiciones del SMDIF. y Contratación de Servicios: Durante la misma primera semana del mes de diciembre, emite en tres tantos el formato de solicitud al padrón de proveedores y el listado de los requisitos que deberán presentar para pertenecer al padrón de Proveedores del SMDIF del Municipio de El Marqués, Qro., revisa posible Proveedor, registra en caso de que no esté en el padrón e invita al registro. Página 34 de 36 Proveedor: Durante la segunda semana del mes de diciembre de cada año, llena la solicitud en dos tantos, la firma y presenta documentación requerida en las instalaciones del SMDIF del Municipio de El Marques, Qro.

35 Jefe de Adquisiciones: Recibe solicitud en conjunto con la documentación enlistada solicitada, para la firma de aprobación durante la segunda semana del mes de diciembre de cada año. En la misma segunda semana del mes de diciembre de cada año, registra a la empresa en el padrón de Proveedores en módulo Adminpaq del Sistema CONTPAQ i (Sistema Contable Integral de cómputo), entrega original al representante de la empresa, se archiva la solicitud restante con los documentos en copia. Encargado de Tesorería: Durante la segunda semana del mes de diciembre de cada año, turna copia del registro al Área de Tesorería en conjunto con la carta de datos bancarios y copia de caratula del banco, para el pago de los derechos de inscripción al padrón de Proveedores del SMDIF. El mismo día de presentación de documentación y pago de los derechos, entrega al Proveedor factura por concepto de registro en Padrón de Proveedores del SMDIF. Página 35 de 36

36 Jefe de Adquisiciones: La tercera semana del mes de diciembre de cada año, realiza catálogo de proveedores y los entrega a cada Unidad, Coordinación, Área, en documento y envía en archivo electrónico para su manejo y conocimiento. Guarda acuse de entrega de lista de registro de Proveedores en documento y archivo electrónico al siguiente día de entrega en documento y archivo a las diferentes Áreas. Fin de Procedimiento. Página 36 de 36