Guía del administrador

Transcripción

1 Guía del administrador Cómo trabajar con Revisión A

2 Copyright Copyright 2005 Kofax Image Products, Inc. Reservados todos los derechos. Impreso en EE.UU. La información incluida en este documento es propiedad de Kofax Image Products, Inc. Ni la recepción ni la posesión de este documento confiere o transfiere el derecho a reproducir o divulgar alguna parte del contenido del mismo, sin el consentimiento previo por escrito de Kofax Image Products. Sin embargo, no se asume ninguna responsabilidad manifiesta en relación con el uso de la información contenida en este documento. Marcas comerciales Kofax, el logotipo de Kofax, Ascent y Ascent Capture son marcas comerciales registradas; Kofax Capio es una marca comercial de Kofax Image Products, Inc. Todos los demás nombres y logotipos de productos son marcas comerciales y de servicio de sus respectivas empresas. Renuncia Las instrucciones y descripciones contenidas en este documento son exactas al momento de la impresión. Sin embargo, los productos y documentos posteriores están sujetos a cambios sin previo aviso. Por lo tanto, Kofax Image Products, Inc. no asume ninguna responsabilidad por daños provocados directa o indirectamente por errores, omisiones o discrepancias entre el producto y este documento. En este documento se ha intentado indicar todos los valores permitidos según corresponda. Los valores o parámetros utilizados más allá de lo indicado pueden tener resultados imprevistos.

3 Tabla de contenido Cómo utilizar esta guía vii Introducción vii Estructura de la guía vii Documentación relacionada viii Formación x Asistencia técnica de Kofax xi 1 Descripción general Introducción Flujo de trabajo Denominación de lotes Instalación, obtención de una licencia y prueba Introducción Instalación Servidor Web y obtención de una licencia de conexión Consideraciones sobre Secure Socket Layer (SSL) Prueba de una instalación Consideraciones sobre Ascent Capture Introducción Requisitos de perfiles de usuario para usuarios de Capio Seguimiento de la actividad del usuario Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio iii

4 Tabla de contenido 4 Consideraciones sobre clases de lotes Introducción Nombres de carpetas utilizados en Capio Disponibilidad de clases de lotes Visualización y comportamientos de campos de índice Importación de archivos TIFF o PDF Compatibilidad con la importación de archivos PDF en una clase de lote Separación de lotes y recuento de páginas fijas Clases de carpetas Campos de tablas Planificación de cambios en Ascent Capture Actualización de clases de lotes Comportamiento del guión de validación Otras consideraciones sobre campos de índice Configuración de opciones para usuarios de Capio Introducción El archivo XML de conexión Instalación de los archivos XML de conexión Consideraciones sobre la documentación para usuarios de Capio Personalización de Capio Cambio del gráfico de inicio Cambio del nombre de la bandeja de entrada Cambio del gráfico del botón Enviar Solución de problemas Introducción Problemas de Capio Registro de errores de Capio Registro de envío de Capio Problemas de inicio de sesión y procesamiento de Capio Validación de campo iv Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio

5 Tabla de contenido Problemas de Ascent Collection Server Tabla de excepciones de Ascent Collection Server Cambio de los servidores Web Índice Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio v

6 Tabla de contenido vi Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio

7 Cómo utilizar esta guía Introducción Esta guía, denominada Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio, contiene instrucciones para administradores del sistema que admitan que usuarios de Capio envíen documentos a una ubicación central de Ascent Capture mediante Ascent Collection Server. Debe leerse como complemento de la Guía del administrador de Ascent Collection Server, dándose por sentado un conocimiento avanzado de la creación de perfiles de usuario y clases de lotes de Ascent Capture. Nota Parte del texto de la interfaz de usuario de Capio se toma de variables en el archivo XML de conexión (consulte Configuración de opciones para usuarios de Capio en la página 21) pero, para favorecer la coherencia, se utilizan las definiciones de variables Foldername=Enviar a Ubicación central y ConnectionName=Ubicación central en esta guía. Estructura de la guía Esta guía se divide en los siguientes capítulos: Capítulo 1 Descripción general: brinda una descripción general del flujo de trabajo para el envío de documentos de Capio e incluye una sección sobre cómo se denominan los lotes enviados por usuarios de Capio. Capítulo 2 Instalación, obtención de una licencia y prueba: contiene información sobre la instalación y la licencia, además de una tabla de tareas que puede seguir para probar su instalación. Capítulo 3 Consideraciones sobre Ascent Capture: brinda información sobre la relación directa entre los perfiles de Ascent Capture y los usuarios de Capio. También se analiza el seguimiento de usuarios de Ascent Capture. Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio vii

8 Cómo utilizar esta guía Capítulo 4 Consideraciones sobre clases de lotes: presenta consideraciones sobre clases de lotes que debe tener en cuenta al crear clases de lotes para utilizar con Capio. Capítulo 5 Configuración de opciones para usuarios de Capio: explica cómo preestablecer opciones para usuarios de Capio mediante la edición y la instalación del archivo XML de conexión. También se incluyen instrucciones para personalizar la pantalla de bienvenida de Capio, el nombre de la bandeja de entrada y el botón de la barra de herramientas Enviar a Ubicación central. Capítulo 6 Solución de problemas: contiene información sobre la solución de problemas de usuarios de Capio, el mantenimiento de Ascent Collection Web Server, la revisión de archivos de registro y mensajes de error, y el mantenimiento de carpetas del sistema. Documentación relacionada Para realizar una configuración satisfactoria de Ascent Collection Server que le permita importar lotes de usuarios de Capio, un administrador debe conocer Capio, Ascent Collection Server y Ascent Capture. La siguiente documentación brinda información de los tres productos. Capio La siguiente documentación para usuarios de Capio se instala con Capio y puede seleccionarse desde el menú ayuda, en la barra de herramientas principal de Capio: Guía de comienzo rápido de Capio Guía del usuario de Capio Notas de versión de Capio Además, puede acceder a la ayuda en línea de Capio desde la barra de herramientas principal de Capio o presionando F1 durante la ejecución de Capio. Capio: Cómo trabajar con Ascent Capture El CD de instalación de Capio contiene la siguiente documentación en Connection_Docs\carpeta Inglés. Esta documentación se complementa con la documentación para usuarios de Capio enumerada anteriormente y brinda instrucciones para conectar y enviar documentos a una ubicación central. Puede indicar a los usuarios de Capio dónde se encuentran estos documentos, los que se suministran como archivos PDF. Guía del usuario de Capio: Cómo trabajar con Ascent Capture Capio: Cómo trabajar con las Notas de versión de Ascent Capture viii Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio

9 Cómo utilizar esta guía Ascent Capture: Cómo trabajar con el CD de documentación de Capio EL CD de la documentación Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio viene en la caja de Ascent Collection Server. El CD es un dispositivo único que contiene toda la documentación incluida en las secciones anteriores, además de esta guía y el archivo XML de conexión. El CD contiene lo siguiente: Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio Ascent Capture: Cómo trabajar con las Notas de versión Capio Guía del usuario de Capio: Cómo trabajar con Ascent Capture Capio: Cómo trabajar con las Notas de versión de Ascent Capture Guía del usuario de Capio Notas de versión de Capio Ayuda en línea de Capio Archivo XML de conexión Ascent Collection Server Ascent Collection Server incluye la siguiente documentación: Una Guía del administrador de Ascent Collection Server impresa, también disponible como un archivo PDF denominado ACS_1_0_Admin_Guide.PDF en el CD de instalación de Ascent Collection Server. Esta guía se encuentra instalada en la ubicación predeterminada \Archivos de programa\ascent Collection Web Server\Docs. La ayuda en línea para el sitio Web de Administración de Ascent Collection Server brinda información sobre cada opción de configuración y utilidad en este sitio. Las notas de versión impresas brindan actualizaciones de la documentación. Recomendamos revisar las notas de versión antes de instalar Ascent Collection Server, ya que las mismas podrían contener información no incluida en otra documentación. Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio ix

10 Cómo utilizar esta guía Ascent Capture Para obtener más información sobre Ascent Capture, consulte la siguiente documentación suministrada con Ascent Capture: Introducción a Ascent Capture, Guía de instalación para Ascent Capture y Ascent Capture Internet Server, además de las notas de versión suministradas con Ascent Capture Cómo utilizar Ascent Capture Guía de funciones avanzadas de Ascent Capture La ayuda en línea disponible desde cualquier módulo de Ascent Capture y el grupo de programas de Ascent Capture Para obtener más información sobre los productos de Microsoft, incluyendo Microsoft Internet Information Server (IIS), consulte la documentación de Microsoft. Formación Kofax ofrece una formación teórica (en aulas) y práctica (con computadoras) que le ayudará a obtener los máximos beneficios de su solución de captura distribuida de Ascent Capture. Visite el sitio Web de Kofax en para obtener detalles completos de las opciones y los programas de formación disponibles. x Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio

11 Cómo utilizar esta guía Asistencia técnica de Kofax Para obtener información técnica adicional sobre los productos Kofax, visite el sitio Web de Kofax en y seleccione una opción adecuada en el menú Asistencia técnica. Las páginas de Asistencia técnica de Kofax brindan información específica del producto, como los niveles de revisión actuales, los últimos controladores y parches de software, documentación en línea y manuales del usuario, actualizaciones de las notas de versión del producto (si hubiera alguna), sugerencias técnicas y una completa base de información para realizar búsquedas. El sitio Web de Kofax también contiene información que describe las opciones de asistencia técnica para productos Kofax. Consulte el sitio para obtener detalles sobre las opciones de asistencia técnica disponibles. Si usted es un representante certificado de una compañía autorizada y necesita comunicarse con el departamento Asistencia técnica de Kofax, tenga la siguiente información disponible: Versión de Ascent Collection Server. Versión de Ascent Capture. Versión de Capio. Versiones del sistema operativo y service pack actual. Configuraciones de red. Copias de los archivos de registro de Ascent Collection Server, Ascent Collection Service y la instalación. Consulte la Guía del administrador de Ascent Collection Server para ver los nombres y las ubicaciones de estos archivos. Archivo de registro de errores de Ascent Capture (consulte la documentación de Ascent Capture). Archivo de registro de errores de Capio (consulte Registro de envío de Capio en la página 33 en esta guía). Descripción del problema y del mensaje de error. Escenarios de reproducción de problemas o preguntas. Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio xi

12 Cómo utilizar esta guía xii Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio

13 Capítulo 1 Descripción general Introducción Como administrador de Ascent Capture para Capio, admitirá que los usuarios de Capio envíen documentos a una ubicación central de Ascent Capture mediante Ascent Collection Server. Tiene la responsabilidad de realizar las siguientes tareas: Asegúrese de que Ascent Collection Server esté configurado correctamente Cree y publique las clases de lotes correctas en Ascent Capture Cree los perfiles de usuario de Ascent Capture con las asignaciones correctas de clases de lotes y módulos Informe a los usuarios de Capio que la documentación adicional se encuentra en el CD de instalación de Capio en la carpeta \Connection_Docs (o bríndeles dicha documentación). Comunique la dirección URL de Ascent Collection Web Server, así como la ID de usuario y la contraseña de Ascent Capture a cada uno de los usuarios de Capio para que los mismos puedan activar sus conexiones Supervise el estado de la licencia de Ascent Collection Server y las conexiones disponibles Solucione los problemas de conexión y errores de lotes Opcionalmente, instale el archivo XML de las conexiones Opcionalmente, personalice la pantalla de bienvenida de Capio y/o el botón de la barra de herramientas Enviar a Ubicación central para los usuarios de Capio El resto de esta guía proporcionará instrucciones para todas las tareas anteriores. Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio 1

14 Capítulo 1 Flujo de trabajo El flujo de trabajo básico entre Ascent Capture y Capio se ilustra en la figura 1-1 y se describe a continuación. Figura 1-1. Flujo de trabajo de Enviar a Ubicación central de Capio Ascent Collection Service realiza una encuesta en el servidor de Ascent Capture para detectar la información sobre usuarios/grupos y clases de lotes publicadas y permite que la misma esté disponible en el servidor Web. Ascent Collection Service realiza una encuesta en el servidor Web para detectar los documentos enviados y los importa como lotes al flujo de trabajo de Ascent Capture. El usuario de Capio se conecta con el servidor Web. El usuario se autentica mediante un perfil de usuario de Ascent Capture y toda la información sobre clases de lotes se descarga a Capio. También durante una encuesta, el estado de los documentos enviados anteriormente se encuentra disponible en el servidor Web. Este estado informa a los usuarios de Capio que sus documentos se importaron satisfactoriamente a Ascent Capture o tuvieron problemas que pueden requerir corrección y un nuevo envío. El usuario de Capio prepara documentos para enviar a la ubicación central, agrega datos de índice y envía dichos documentos. El usuario de Capio ve el estado del documento como Envío en curso... Cuando el usuario de Capio inicia Capio, vuelve a conectarse o envía documentos nuevos, toda información nueva sobre clases de lotes y estados en el servidor Web se actualiza y se descarga al usuario de Capio. 2 Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio

15 Descripción general Denominación de lotes Cuando se envían documentos desde Capio, los mismos reciben un nombre de lote único para evitar errores de duplicación al importarlos a Ascent Capture. Capio asigna un nombre de lote con un máximo de 32 caracteres basándose en el <nombre de la computadora, el nombre de usuario, el número de documento y el orden de envío>: Nombre de la computadora (hasta 10 caracteres). Guión (1 carácter). Nombre de inicio de sesión del usuario en la computadora (hasta 10 caracteres). Guión (1 carácter). Número de documento (hasta 8 caracteres). Punto (1 carácter). Orden de envío: el número de veces que el documento se ha enviado, comenzando con 0 para el primer intento. Si se produce un error y es necesario volver a enviar el documento, este número se incrementará en 1, eliminando errores de nombres de lotes duplicados al garantizar un número de lote único. Por ejemplo, si fuera necesario volver a enviar un documento denominado jsmithjohn_smith-23.0, el mismo se denominaría jsmith-john_smith-23.1 Advertencia Si se excedieran los 32 caracteres, los caracteres sobrantes se truncarán desde la derecha. Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio 3

16 Capítulo 1 4 Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio

17 Capítulo 2 Instalación, obtención de una licencia y prueba Introducción Este capítulo contiene información sobre la instalación y la licencia, además de una tabla de tareas que puede seguir para probar la funcionalidad de su instalación. Instalación Siga las instrucciones de instalación en su documentación de Ascent Capture y la Guía del administrador de Ascent Collection Server. Sin embargo, quizás desee optimizar las siguientes opciones de configuración del Sitio de administración de Ascent Collection Server. Tiempo de espera de sesión: Si un usuario de Capio no tiene actividad de conexión alguna con el servidor Web durante el transcurso del tiempo de espera de sesión, la conexión de dicho usuario se liberará y podrá obtener una licencia de Ascent Collection Connection. La actividad de conexión para un usuario de Capio incluye algunas de las siguientes tareas: Envío de documentos Inicio de sesión mediante el cuadro de diálogo Inicio de sesión Activación de una conexión en la pestaña Ubicación central del cuadro de diálogo Opciones de Capio. Realización de una encuesta y actualización del estado del documento por parte de Capio (sin embargo, si no hay documentos esperando una actualización del estado, Capio permanece inactivo y no realiza ninguna encuesta) Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio 5

18 Capítulo 2 El usuario de Capio no puede ver cuando se produce un tiempo de espera de sesión. Como no se muestra ningún mensaje, el usuario no nota diferencia alguna en Capio. Cuando el usuario de Capio envía un documento, se produce una reconexión automática e invisible. Encuesta de lotes: Este parámetro especifica con qué frecuencia Ascent Collection Service realiza una encuesta para importar los documentos de Capio al flujo de trabajo de Ascent Capture y también permite acceder al estado del documento actualizado en el servidor Web. Si desea que el estado del documento de Capio esté disponible poco después del envío de los documentos, establezca esta opción en un intervalo frecuente (quizás cada 10 minutos en lugar de cada hora). La fecha y hora informadas en el estado enviado de Capio es el momento en que el documento se importó a Ascent Capture a través de Ascent Collection Service. Servidor Web y obtención de una licencia de conexión Mientras un usuario de Capio está conectado al servidor Web, es posible utilizar y obtener una licencia de Ascent Collection Connection. Cuando un usuario de Capio conectado sale de Capio o el tiempo de espera de una sesión caduca, es posible obtener una licencia de conexión ya que la misma se libera. Se brinda una descripción completa del procedimiento de obtención de una licencia de Ascent Collection Server en la Guía del administrador de Ascent Collection Server. Consideraciones sobre Secure Socket Layer (SSL) Los usuarios de Capio se conectarán mediante la dirección URL de Ascent Collection Web Server. El prefijo de la dirección URL será SSL) o (si la opción SSL se encuentra activada). Puesto que Capio intenta utilizar ambos prefijos automáticamente cada vez que se establece una conexión, puede activar (o desactivar) SSL cuando lo desee sin afectar a los usuarios de Capio. Nota Ascent Collection Server no admite el uso de certificados confeccionados por el usuario o con firma automática. 6 Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio

19 Instalación, obtención de una licencia y prueba Prueba de una instalación Antes de que los usuarios de Capio se conecten con Ascent Collection Web Server, recomendamos probar la instalación. Puede probar la funcionalidad mediante el envío de un documento de Capio al flujo de trabajo de la ubicación central, importando el lote al módulo Validación de Ascent Capture y verificando los valores de la imagen y los campos de índice. Como ayuda, la siguiente tabla enumera las tareas que es necesario realizar en el orden en que deben completarse. Observe que la tabla contiene las tareas para una instalación completa, a fin de que pueda comenzar con la tarea que resulte adecuada para su ubicación. Para cada tarea, la columna Referencia informativa correspondiente contiene referencias donde podrá encontrar instrucciones más detalladas e información adicional. Tabla 2-1. Tabla de tareas de instalación y prueba Paso Tarea Referencia informativa 1 En el servidor Web, instale el software del sistema operativo Windows 2000 Server con Service Pack 3 o Windows Server 2003 y la versión adjunta de IIS. 2 En el servidor Web o en una estación de trabajo de red, instale Ascent Capture en una configuración autónoma o cliente. 3 En el servidor Web, instale Ascent Collection Web Server. 4 En la computadora donde se instaló Ascent Capture (instalación autónoma o cliente), instale Ascent Collection Service y active las licencias de Ascent Collection Server. 5 Si va a utilizar SSL: En el servidor Web, instale su certificado y/o active SSL para la carpeta virtual AscentCollectionServer. Documentación de Microsoft. Guía de instalación de Ascent Capture y Ascent Capture Internet Server y Guía del administrador de Ascent Collection Server: capítulos 2 y 3. Guía del administrador de Ascent Collection Server: capítulos 2 y 3. Guía del administrador de Ascent Collection Server: capítulos 2 y 3. Activación de SSL en el capítulo 3 de la Guía del administrador de Ascent Collection Server. Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio 7

20 Capítulo 2 Tabla 2-1. Tabla de tareas de instalación y prueba (continuación) Paso Tarea Referencia informativa 6 Importe una clase de lote que servirá como ejemplo para la prueba: En el módulo Administración de Ascent Capture, importe el archivo LESSON_1.cab ubicado en la carpeta Tutorial donde Ascent Capture está instalado. Publique la clase de lote importada Formularios de orden. 7 Cree un perfil de usuario de Ascent Capture que funcione como el usuario de Capio para la prueba: En el módulo Administración de Ascent Capture, active los perfiles de usuario y cree una nueva ID de usuario prueba de Capio con la contraseña prueba. Asigne el módulo Exploración y la clase de lote Formularios de orden publicados para el usuario de prueba de Capio y el usuario de Administración incorporado. 8 Actualice el servidor Web con la nueva información sobre el usuario y la clase de lote: En la computadora donde Ascent Collection Service está instalado, reinicie Ascent Collection Service. 9 Instale Capio en una computadora conectada a Internet, una intranet o una red donde se pueda acceder a Ascent Collection Web Server. Inicie Capio. Tema de ayuda Importar una clase de lote en la ayuda en línea de Ascent Capture. Incorporación de un perfil de usuario en el capítulo 4 de la Guía de iniciación de Ascent Capture. Cómo iniciar y detener Ascent Collection Service en el capítulo 5 de la Guía del administrador de Ascent Collection Server. Guía de comienzo rápido de Capio. 8 Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio

21 Instalación, obtención de una licencia y prueba Tabla 2-1. Tabla de tareas de instalación y prueba (continuación) Paso Tarea Referencia informativa 10 En Capio Herramientas Opciones, pestaña Ubicación central: Seleccione la opción Activar conexión e introduzca la dirección URL del servidor Web, prueba de Capio como ID de usuario, prueba como contraseña y haga clic en Probar conexión. Si la conexión se verifica, haga clic en Aceptar. Cierre el cuadro de diálogo Opciones de Capio haciendo clic en Aceptar. Se establecerá su conexión con Ascent Collection Server y se creará una nueva estructura de carpetas de Capio en Enviar a Ubicación central\formularios de orden\formularios de orden Northwest. 11 Cree un documento nuevo en Capio: Resalte la subcarpeta \Formularios de orden Northwest. Haga clic en el icono Importar y vaya a la carpeta Tutorial donde Ascent Capture está instalado. Seleccione el archivo NWest_1.tif. Esto creará un documento nuevo que contiene el formulario de orden Productos de Northwest. 12 Introduzca valores de índice para el documento en Capio: En el Panel de administración de documentos, seleccione la pestaña Índice e introduzca un valor (como prueba de Capio) en el campo Nombre del cliente. 13 Envíe el documento a la ubicación central desde Capio: En la barra de herramientas de Capio, haga clic en el icono Enviar a Ubicación central para enviar el lote a Ascent Collection Web Server. Conexión con la ubicación central en el capítulo 3 de la Guía del usuario de Capio: Cómo trabajar con Ascent Capture. Guía de comienzo rápido de Capio. Especificación de los valores de campos de índice en el capítulo 3 de la Guía del usuario de Capio: Cómo trabajar con Ascent Capture. Envío de documentos a la ubicación central en el capítulo 3 de la Guía del usuario de Capio: Cómo trabajar con Ascent Capture. Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio 9

22 Capítulo 2 Tabla 2-1. Tabla de tareas de instalación y prueba (continuación) Paso Tarea Referencia informativa 14 Verifique que el lote haya llegado al servidor Web: En el servidor Web, visualice el contenido de \\<carpeta de instalación>\ascent Collection Server\Web\carpeta ToBeImported y el archivo con señalizadores de control de lotes que se encuentra allí. Mantenimiento de las carpetas del sistema en el capítulo 5 de la Guía del administrador de Ascent Collection Server. Servicio de encuesta en el capítulo 4 de la Guía del administrador de Ascent Collection Server. 15 Importe el lote a Ascent Capture: En la computadora donde Ascent Collection Service está instalado, reinicie Ascent Collection Service. El archivo con señalizadores de control desaparecerá de la carpeta \ToBeImported del servidor Web al importarse el lote. (Según su programación, es posible que el servicio ya haya realizado la encuesta e importado el lote.) Cómo iniciar y detener Ascent Collection Service en el capítulo 5 de la Guía del administrador de Ascent Collection Server. 16 Verifique que el lote se haya recibido correctamente: En Capio, restablezca su conexión con el servidor Web (reinicie Capio o vaya a Archivo Inicio de sesión en Ubicación central), seleccione la subcarpeta Formularios de orden Northwest y seleccione el documento. Vea el icono de estado o el estado de la pestaña Índice, que debe haber cambiado de Envío en curso a Enviado. 17 Valide que el lote se haya importado correctamente: Inicie el módulo Validación de Ascent Capture e inicie una sesión como Administración (en forma predeterminada, no hay ninguna contraseña para esta cuenta incorporada). Haga doble clic en el lote que acaba de crear. Debe aparecer el documento Formulario de orden Northwest con el campo Nombre del cliente establecido en Prueba de Capio. Supervisión del estado en el capítulo 3 de la Guía del usuario de Capio: Cómo trabajar con Ascent. Validación de documentos y lotes en la ayuda en línea de Ascent Capture. 10 Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio

23 Capítulo 3 Consideraciones sobre Ascent Capture Introducción Este capítulo contiene los requisitos de perfiles de usuario de Ascent Capture e información sobre el seguimiento de la actividad del usuario. Requisitos de perfiles de usuario para usuarios de Capio Para conectarse a Ascent Collection Web Server, el perfil de usuario de Ascent Capture correspondiente al usuario de Capio debe tener asignado el módulo Exploración de Ascent Capture y las clases de lotes publicadas correspondientes. Usted suministrará la ID de usuario y la contraseña a los usuarios de Capio para que éstos puedan iniciar una sesión (conectarse) en Ascent Collection Web Server. Sugerencia Cuando un usuario de Capio intenta conectarse, la información de inicio de sesión de dicho usuario se autentica según la base de datos de perfiles de usuario de Ascent Capture reflejada en el servidor Web, independientemente de la activación o desactivación de la función Perfiles de usuario del módulo Administración de Ascent Capture. Consulte el tema Perfiles de usuario y grupo en la guía Introducción a Ascent Capture para obtener más información sobre la configuración de perfiles de usuario y la asignación de módulos y clases de lotes. Nota Capio no admite la función de Ascent Capture de usuarios de Windows vinculados. Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio 11

24 Capítulo 3 Seguimiento de la actividad del usuario Todas las acciones realizadas por usuarios de Capio son externas a Ascent Capture y no se informan. Una vez que un lote ingresa al flujo de trabajo de Ascent Capture, sin embargo, es posible realizar un seguimiento de la actividad del usuario asociada con el lote. 12 Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio

25 Capítulo 4 Consideraciones sobre clases de lotes Introducción Este capítulo contiene consideraciones que debe considerar y planificar al crear clases de lotes para utilizar con Capio. Nombres de carpetas utilizados en Capio Puesto que los nombres de clases de lotes y tipos de formularios son utilizados por Capio para crear una estructura de subcarpetas, es importante utilizar nombres que los usuarios de Capio puedan identificar y utilizar. Cuando un usuario de Capio se conecta con Ascent Collection Web Server, Capio crea una carpeta denominada Enviar a Ubicación central y una nueva estructura de subcarpetas para cada clase de lote asignada a la ID de usuario en Ascent Capture. Al crearse las subcarpetas, la subcarpeta de primer nivel representa el nombre de la clase de lote y la o las subcarpetas de segundo nivel representan el tipo de formulario, como se muestra en la figura 4-1. Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio 13

26 Capítulo 4 Los nombres de clases de lotes y tipos de formularios de Ascent Capture se reflejan en la estructura de subcarpetas de Enviar a Ubicación central en Capio. Clase de lote Tipos de formulario Figura 4-1. Las subcarpetas de Capio utilizan nombres de clases de lotes y tipos de formularios Disponibilidad de clases de lotes Tenga en cuenta las siguientes restricciones a las propiedades de clases de lotes: Los valores de campos de índice asociados con tipos de campos que tienen valores conocidos definidos y la opción Coincidencia forzada activada aparecerán en Capio en una lista de selección desplegable. Sin embargo, si la opción Coincidencia forzada no se encuentra activada, los valores aparecerán en un cuadro combinado. Para importar archivos PDF a Ascent Capture, la clase de lote debe tener seleccionada la opción "Permitir importación de archivos edocument" en la pestaña Avanzado. De lo contrario, todos los documentos enviados por Capio se importarán como archivos TIFF. Nota En forma predeterminada, Capio envía documentos a Ascent Capture como archivos PDF (la opción en Opciones pestaña Ubicación central se encuentra seleccionada). Los archivos PDF se importan como edocuments o como imágenes TIFF de página única, según la configuración de estas opciones en la clase de lote. Las clases de lotes con las siguientes características no se encuentran disponibles para Capio: Clases de lotes con campos de lotes obligatorios Clases de lotes cuya asignación al usuario fue anulada Clases de lotes que contienen campos de índice con la opción Total establecida en verdadero 14 Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio

27 Consideraciones sobre clases de lotes Visualización y comportamientos de campos de índice Es necesario considerar la siguiente información sobre la visualización y el comportamiento de los campos de índice (en Capio). Visualizados en Capio: Los nombres de etiquetas de visualización correspondientes a campos de índice se utilizan si están presentes en la clase de lote. No visualizados en Capio: Campos de índice definidos como Ocultos Campos de índice que tienen la función de reconocimiento automático activada (como las zonas OCR) Comportamientos: Los campos de índice definidos como campos obligatorios deben completarse y se identificarán mediante un nombre de campo de índice subrayado. Se insertan valores predeterminados para tipos de datos de {Fecha actual} y {Hora actual}. Los campos de índice que poseen el atributo pegajoso (sticky; función utilizada en Ascent Capture al procesar lotes de documentos) se muestran en Capio pero dicho atributo se ignora. Los campos ocultos no se muestran, pero si hay una variable para el valor y/o confianza del campo, estos valores pueden leerse y editarse, además de vincularse a los datos de campos reales. Importación de archivos TIFF o PDF La pestaña Ubicación central del cuadro de diálogo Opciones de Capio contiene la casilla de verificación Enviar documentos como archivos PDF. Antes de que se envíe un documento, Capio verifica la configuración de clases de lotes asociadas para ver si se admite la importación de archivos PDF: Si la opción de Capio se encuentra seleccionada y la clase de lote admite la importación de archivos PDF (consulte Compatibilidad con la importación de archivos PDF en una clase de lote a continuación), Capio enviará cada documento como un archivo PDF. Si la opción se encuentra seleccionada y la clase de lote no admite la importación de archivos, Capio ignorará la casilla seleccionada y el documento se enviará como imágenes TIFF de página única, una imagen por página del documento. Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio 15

28 Capítulo 4 Compatibilidad con la importación de archivos PDF en una clase de lote Para admitir la importación de archivos PDF, debe seleccionarse la opción Soporte de archivo de documento Permitir importación de archivos edocument en la pestaña Avanzado de la clase de lote (que se muestra en la figura 4-2). Cada archivo PDF se importará como un archivo PDF individual y el volumen de la licencia para Explorar o Importar edocument (independientemente de la cantidad de páginas PDF) será uno. Utilice esta opción si no necesita procesamiento de OCR en los archivos PDF y si desea guardar el volumen de exploración. Nota La obtención de una licencia de volumen para Importar edocument no se encuentra disponible en las versiones de Ascent Capture anteriores a la versión 7.0 Parámetro de clase de lote para admitir la importación de archivos PDF Figura 4-2. Pestaña Avanzado de Propiedades de la clase de lote: Parámetros que admiten la importación de archivos PDF Advertencia Si los parámetros Soporte de archivo de documento Permitir importación de archivos edocument e Importación de archivos PDF Tratar archivos PDF importados como imágenes TIFF están seleccionados, la importación de imágenes TIFF tiene prioridad. Cada página en el archivo PDF enviado se convertirá en un archivo de imágenes TIFF y el volumen de exploración será uno por página. 16 Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio

29 Consideraciones sobre clases de lotes Separación de lotes y recuento de páginas fijas Separación de lotes: cada Documento enviado se considera como un lote (con los documentos ya separados), por lo que la separación de lotes y/o documentos no es necesaria. Puesto que Capio no valida el recuento de páginas fijas de clases de lotes, si el recuento de páginas no coincide con la definición de la clase de lote, la diferencia deberá corregirse una vez que el lote se importe a Ascent Capture. Clases de carpetas En Ascent Capture 7, las clases de lotes pueden contener clases de carpetas. Capio ignora las clases de carpetas, pero es posible agregar carpetas a un lote importado en alguno de los módulos interactivos de Ascent Capture como Validación. Campos de tablas En Ascent Capture 7, los campos de índice pueden definirse con el tipo [TABLA], lo que facilita la entrada de datos con formato de tabla. Capio no admite la función de Ascent Capture 7 de incorporación de filas (como en Validación), sino que muestra una instancia única de campos de índice. Los usuarios de Capio pueden introducir valores para una fila única y las filas restantes pueden agregarse en el módulo Validación de Ascent Capture luego de la importación del lote. Planificación de cambios en Ascent Capture Cuando Ascent Collection Service realiza una encuesta, valida el estado de la licencia, importa lotes y actualiza la información sobre clases de lotes, usuarios y grupos. Si un usuario de Capio intenta conectarse o enviar documentos durante la ejecución de una encuesta, verá el siguiente mensaje (figura 4-3). Figura 4-3. Mensaje al usuario de Capio durante la actualización de cambios de Ascent Capture Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio 17

30 Capítulo 4 Para evitar el mensaje, debe planificar los cambios en la información sobre clases de lotes, perfiles de usuario o grupos de Ascent Capture. Por ejemplo, podría asegurarse de que Ascent Collection Service actualice el servidor Web en un horario en que los usuarios de Capio no estén activos (como durante la noche o un fin de semana) o podría notificar a los usuarios de Capio que no intenten realizar ninguna actividad de conexión hasta que la actualización se complete. Actualización de clases de lotes Capio actualiza la información sobre clases de lotes (cuando la misma se encuentra disponible en el servidor Web) en las siguientes ocasiones: Cuando Capio se inicia con la opción Conectar automáticamente al iniciar Capio activada. Cuando el usuario de Capio activa una conexión al hacer clic en el botón Aceptar de la pestaña Ubicación central en el cuadro de diálogo Opciones de Capio. Cuando el usuario de Capio hace clic en el botón Enviar a Ubicación central (la actualización de clase de lote se produce antes del envío de documentos). Cuando el usuario de Capio hace clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Ubicación central - Inicio de sesión. Al cambiar perfiles de usuario o publicar cambios realizados en clases de lotes en Ascent Capture, el efecto en los documentos de un usuario de Capio dependerá de los cambios realizados. La Tabla 4-1 enumera los cambios específicos en documentos de Capio no enviados. Recomendamos especialmente comunicar los cambios planificados en clases de lotes a los usuarios de Capio y la intención de publicar los cambios cuando los usuarios de Capio hayan enviado todos sus documentos pendientes. Recomendamos a los usuarios de Capio que interrumpan la creación de documentos hasta que las actualizaciones se completen. 18 Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio

31 Consideraciones sobre clases de lotes Tabla 4-1. Cómo afectan los cambios realizados en clases de lotes a los documentos de Capio no enviados Cambio en clase de lote: La clase de lote se elimina, se desactiva o se anula la asignación de la misma a un usuario La clase de lote vuelve a publicarse Se agrega un tipo de formulario El efecto en los documentos de Capio no enviados es: Todos los documentos se mueven a la carpeta Enviar a Ubicación central\obsoleto y todos los valores de índice se borran. Todos los valores de campos de índice se borran (observe que los campos con valores predeterminados como la fecha volverán a completarse). Todo cambio en clases de lotes (como una nueva carpeta de tipos de formularios, campos de índice nuevos o modificados, etc.) se agrega a la pestaña de índice o a la estructura de la carpeta Enviar a Ubicación central. Comportamiento del guión de validación Cada clase de documento de Ascent Capture tiene un guión de Lenguaje básico Softbridge (SBL) predeterminado, que produce un comportamiento de validación predeterminado. Capio descarga este guión para producir el comportamiento de validación predeterminado. Como administrador de Ascent Capture, puede crear un guión personalizado para llevar a cabo un comportamiento de validación especial. Capio descarga su guión personalizado junto con el guión predeterminado y el guión personalizado rige el comportamiento de validación. Nota Los guiones SBL y/o los cambios en los guiones realizados en el servidor Web se actualizan en Capio luego de la actualización de la información sobre clases de lotes. El comportamiento del guión de validación es el siguiente: El guión predeterminado se utiliza si no se suministra el guión personalizado. Los campos que no aparecen en Capio aún están disponibles para guiones. Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio 19

32 Capítulo 4 Es posible que estas áreas no funcionen como lo harían en un lote en el módulo Validación: KfxLoadValidation El parámetro VerifyBatch siempre pasa como 0 en Capio. Este parámetro está diseñado para utilizarse en el módulo Verificación de Ascent Capture y no se aplica a Capio. El parámetro NumberOfDocsInBatch siempre pasa como 1 en Capio. Capio siempre envía lotes de documentos únicos a la Ubicación central (y, por lo tanto, a Ascent Capture). Todas las funciones de guiones SBL (excepto cuando se indique lo contrario) devuelven un estado de código de devolución correspondiente a un entero. KfxFieldConfidence Inicialmente, los valores de confianza de campo equivalen a 0 pero llegan a 100 luego de la validación. Los campos que no tienen criterios de validación (por ejemplo, los campos no obligatorios que el usuario de Capio deja en blanco) siempre tienen un nivel de confianza de cero. Otras consideraciones sobre campos de índice Capio no muestra los campos de índice con el reconocimiento automático activado ni se invocan operaciones de guiones en los mismos. Sin embargo, es posible leer y escribir datos para estos campos mediante las variables de SBL correctas. Esencialmente, dichos campos actúan como si estuvieran ocultos. 20 Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio

33 Capítulo 5 Configuración de opciones para usuarios de Capio Introducción Mediante la utilización del archivo XML de conexión, puede configurar diversas opciones de conexión para cada usuario de Capio. También puede lograr que una conexión con Ascent Collection Web Server no presente cambios para el usuario de Capio. También puede utilizar un gráfico diferente para la pantalla de bienvenida de Capio y el botón Enviar a Ubicación central. Este capítulo brinda instrucciones para la realización de dichas tareas. Nota Si opta por implementar el archivo XML de conexión o cambiar los gráficos, observe que la documentación que se encuentra en el CD de instalación de Capio brinda instrucciones que quizás ya no sean válidas (por ejemplo, la conexión con la ubicación central, el inicio de sesión o el aspecto del gráfico del botón). No olvide informar los cambios realizados a los usuarios de Capio. El archivo XML de conexión Cuando un usuario de Capio se conecta con Ascent Collection Web Server por primera vez, se crea el archivo XML de conexión (que se muestra en la página 23). El archivo contiene el nombre de usuario y la contraseña cifrada, la configuración de las opciones en Opciones de Capio pestaña Ubicación central y otras opciones de la interfaz de usuario. El archivo se denomina KofaxCapioEnable_ACS.xml y se encuentra en el directorio C:\Documents and Settings\<nombre de inicio de sesión del usuario de Windows>\Datos de programa\kofax\capio donde el <nombre de inicio de sesión del usuario de Windows> es el nombre de usuario de Windows de un usuario de Capio. Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio 21

34 Capítulo 5 Sin embargo, si este archivo existe cuando un usuario inicia Capio, la configuración del archivo regirá el comportamiento de Capio. Esto significa que puede preconfigurar los archivos XML de conexión para usuarios de Capio a fin de lograr los siguientes resultados al iniciar Capio: 1 La conexión con el servidor Web es totalmente automática y no requiere acción alguna del usuario. 2 Capio muestra el cuadro de diálogo de inicio de sesión y el usuario de Capio sólo necesita especificar una contraseña. El cuadro de diálogo de inicio de sesión no aparecerá en los inicios posteriores de Capio. Nota Ambas opciones le permiten desactivar la pestaña de Capio que contiene las opciones de conexión. El texto Ubicación central es una variable Connection Name que puede establecerse en el archivo XML de conexión. Figura 5-1. Cuadro de diálogo Ubicación central Inicio de sesión de Capio utilizando el valor Ubicación central de la variable 22 Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio

35 Configuración de opciones para usuarios de Capio A continuación, se muestra un ejemplo de archivo XML de conexión. <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <KofaxCapioEnable xmlns:xsd=" xmlns:xsi=" <CapioVersion> <Version>1.5</Version> <ServicePack>1</ServicePack> <ImportAPIVersion>1</ImportAPIVersion> <ExportAPIVersion>1</ExportAPIVersion> </CapioVersion> <Connectivity> <CollectionServer> <Enabled>true</Enabled> <UIEnabled>true</UIEnabled> <AutoConnect>false</AutoConnect> <UserID>sblake</UserID> <Password>A7wTSdw73Hek3DkTYmZu6A==</Password> <URL>tech_pubs_3</URL> <FolderName>?ACS</FolderName> <ConnectionName>?ACS</ConnectionName> <ButtonImageFileName>CentralSiteButton.ico</ButtonImageFileName> <ImageFormat>PDF</ImageFormat> <Cleanup>999</Cleanup> <Polling>10</Polling> </CollectionServer> </Connectivity> </KofaxCapioEnable> Sugerencia En el CD de la documentación, se brinda un ejemplo de archivo XML de conexión. Las variables y los valores incluidos en el archivo XML de conexión se muestran a continuación en la Tabla 5-1. Las cuatro filas sombreadas/en negrita son variables que no se exponen en la interfaz de Capio (sólo pueden establecerse editando el archivo.xml directamente). Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio 23

36 Capítulo 5 Tabla 5-1. Variables y valores del archivo XML de conexión Variable de XML Enabled UIEnabled User ID Password (sólo aparecerá en el archivo XML cuando se introduzca una contraseña mediante Capio, que Capio haya cifrado). URL Valor Verdadero o falso Este valor determina si la capacidad de conexión está o no activada. El valor predeterminado es falso. Verdadero o falso Si este valor es falso, la pestaña Ubicación central del cuadro de diálogo Opciones aparecerá en gris mostrando los valores actuales en el archivo XML que se muestra en pantalla. El usuario de Capio no podrá realizar cambios en ningún elemento de la pestaña. Si este valor se establece en verdadero, la pestaña Ubicación central del cuadro de diálogo Opciones funcionará plenamente y el usuario de Capio podrá realizar y aceptar cambios. El valor predeterminado es verdadero. ID de usuario de Ascent Capture El valor predeterminado es en blanco. Contraseña de Ascent Capture para la ID de usuario anterior. Se trata de un campo cifrado. Cuando un usuario de Capio introduce una contraseña y se conecta, dicha contraseña se escribirá en el archivo XML como una cadena cifrada. Mientras no se produzca un error de conexión, la contraseña se mantendrá en el archivo utilizándose al inicio de Capio y el inicio de sesión no aparecerá. Sin embargo, si la conexión falla, el campo volverá a estar en blanco y el usuario de Capio necesitará volver a iniciar una sesión (lo que actualizará la contraseña cifrada). El valor predeterminado es en blanco. Dirección URL de Ascent Collection Web Server en la ubicación central. El valor predeterminado es en blanco. 24 Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio

37 Configuración de opciones para usuarios de Capio Tabla 5-1. Variables y valores del archivo XML de conexión (continuación) Variable de XML Folder Name Connection Name ButtonImageFileNa me AutoConnect Valor Cadena de texto Esta variable de texto de visualización se utiliza para el nombre de la carpeta que aparece en el panel de carpetas, el nombre de una opción en el menú Archivo y el texto de sugerencia del botón de la barra de herramientas que envía documentos a Ascent. El valor predeterminado es?acs, que muestra la versión localizada de una cadena de texto Enviar a Ubicación central en un archivo de recursos de Capio. Nota Si la variable FolderName combinada con los campos de clases de lotes/tipos de formularios excede la longitud de ruta máxima permitida en Windows, aparecerá el mensaje de error originado por Windows. Cadena de texto Esta variable de texto de visualización se utiliza en diversos cuadros de diálogo y de mensajes, como el cuadro de diálogo de inicio de sesión que se muestra en la figura 5-1, en una pestaña del cuadro de diálogo Opciones de Capio y como prefijo de la opción Inicio de sesión del menú Archivo. El valor predeterminado es?acs, que muestra la versión localizada de una cadena de texto Ubicación central en un archivo de recursos de Capio. Este icono se utilizará en lugar del icono predeterminado que envía documentos a Ascent, ubicado justo a la izquierda del botón Explorar en la barra de herramientas principal. Si este valor no se encuentra especificado, se utilizará el icono predeterminado CentralSiteButton.ico. Verdadero o falso Este valor determina si Capio se conectará o no automáticamente al inicio. Si el valor se establece en verdadero, la opción Conectar automáticamente al iniciar Capio en Herramientas Opciones pestaña Ubicación central estará seleccionada y se intentará realizar la conexión. Si el valor es falso, la casilla no se seleccionará y no se intentará ninguna conexión: el usuario de Capio tendrá que conectarse manualmente mediante el cuadro de diálogo de inicio de sesión que aparece en pantalla. El valor predeterminado es falso. Guía del administrador de Ascent Capture: Cómo trabajar con Capio 25