Proceso de Planificación de Actividades de Verificación

Transcripción

1 . Proceso de Planificación de Actividades de Verificación Modificado por: Gestoría de Calidad Revisado por: Director Aprobado por: Director Descripción del cambio Aprobado Responsable Se incluye como nuevo formulario el F-69 Cotización. Cambio de versión 13 a 14. Se elimina que la Declaración de Verificación de Carbono Neutralidad se otorgará por tres años, ahora se otorgará anualmente. Cambio de versión 14 a 15. Se incorpora el F-70 Carta de Compromiso. Cambio de versión 15 a 16. Se incluye al Gestor Administrativo para que ejecute las actividades que realizaba Gestoría de Calidad. Además se eliminaron algunos conceptos no necesarios en el procedimiento. En el punto 5 se agrega la nota 1. Cambio de versión 16 a 17. Modificación en el apartado 6.4 en cuanto al orden de los procesos. Además se incluye como nuevo el F-18. Cambio de versión 17 a 18. Se elimina la palabra validación y se elimina del alcance la verificación de proyectos con la norma INTE/ISO Además se la mención del Formulario F-18. También se elimina del proceso él envió del Anexo#1 del F-19, así como el R-01. Se amplía la explicación de la nota 2 del punto 6.1.1, además de mencionar como nuevo documento P-18. Cambio de versión 18 a 19. Director Director Director Director Director Director Gestoría de Calidad Gestoría de Calidad Gestoría de Calidad Gestoría de Calidad Gestoría de Calidad Gestoría de Calidad

2 Página 2 de OBJETIVO Describir la secuencia del proceso de planificación de las de GEI para organizaciones. 2. ALCANCE Aplica al proceso de planificación de actividades de la EARTH-UCN, previo a la implementación de las a Organizaciones, en proceso de solicitud inicial, seguimiento I, seguimiento II y renovación, esto para verificación de inventario de GEI y verificación de carbono neutralidad. 3. DEFINICIONES Cliente: Organización que solicita la verificación. Parte responsable: persona o personas responsables de proporcionar la declaración sobre los GEI y la información de soporte sobre los GEI. Usuario Previsto: Individuo u organización definido por quienes informan de lo relacionado con los GEI, como aquel que utiliza dicha información para la toma de decisiones. Alcance de verificación: Ámbito que cubre la verificación contra una determinada norma y sus distintos elementos: Sistema de información de GEI, procesos y ubicación geográfica. Duración de actividad de verificación: Tiempo efectivo en día verificador que se requiere para llevar a cabo una actividad de verificación. EARTH-UCN: Escuela de Agricultura de la Región Tropical Húmeda, Unidad de Carbono Neutro. Sistema de información sobre gases efecto invernadero: políticas, procesos y procedimientos para establecer, gestionar y mantener información sobre los GEI. Verificación: comprobación de que los datos e información de una organización implementados sean correctos.

3 Página 3 de 16 Equipo de verificación: uno o más verificadores que llevan a cabo una verificación con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos. Verificador: persona o personas competentes e independientes con la responsabilidad de llevar a cabo la verificación e informar sobre el proceso de verificación. Experto técnico (ET): persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo de verificación. Competencia: atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades de manera idónea para ejecutar sus funciones. Líder de Equipo (LE): persona con la competencia para liderar una actividad de verificación a quien se le ha asignado la responsabilidad de esta actividad. GEI: gases de efecto invernadero, componente gaseoso de la atmósfera, tanto natural como antropogénico, que absorbe y emite radiación a longitudes de onda específicas dentro del espectro de radiación infrarroja emitida por la superficie de la Tierra, la atmósfera y las nubes. Para fines de este documento se utilizan las definiciones dadas en la Norma INTE-ISO 9000 Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario (E-1) e INTE-ISO Gases de efecto invernadero Requisitos para los organismos que realizan la validación y la verificación de los gases de efecto invernadero (E-11). 4. DOCUMENTOS RELACIONADOS 4.1. Documentos Internos F-07 Plan para la actividad de verificación. F-10 Solicitud de actividad de verificación. F-13 Revisión de la solicitud. F-16 Deficiencias previas de la información. F-18 Contrato por Servicios Profesionales F-19 Contrato para servicios de verificación y uso de marca de conformidad

4 Página 4 de 16 F-24 Alcance por sector para verificar gases de efecto invernadero. F-29 Información preliminar para. F-32 Reunión inicial del equipo verificador para planificación de la actividad de verificación. F-38 Matriz de identificación de riesgos a la imparcialidad. F-42 Evaluación de riesgos F-44 Selección del equipo Verificador F-52 Revisión estratégica preliminar según competencias del equipo verificador. F-69 Cotización F-70 Carta de Compromiso P-04 Ejecución de. P-15 Procedimiento para la minimización del riesgo de no detección de discrepancias sustanciales en. P-16 Proceso para la identificación, análisis y respuesta del riesgo a la imparcialidad en las P-18 Criterios EARTH-UCN R-02 Reglamento para el uso de marca de conformidad 4.2. Documentos Externos E-03 INTE-ISO Gases Efecto Invernadero Parte 1: Especificación con orientación, a nivel de las organizaciones, para la cuantificación y el informe de las emociones y remociones de GEI. E-05 INTE-ISO Gases Efecto Invernadero Parte 3: Especificación con orientación para la validación y verificación de declaraciones sobre gases de efecto invernadero.

5 Página 5 de 16 E-11 INTE-ISO Requisitos para los organismos que realizan la validación y la verificación de los gases de efecto invernadero. E-18 INTE B5: 2016 Norma para demostrar la Carbono Neutralidad. Requisitos 5. RESPONSABILIDADES Las responsabilidades se detallan en cada actividad mencionada en este documento. La simbología utilizada para designar a los responsables es la siguiente: Dirección DU: [DU] Gestoría Administrativo: [GA] Líder de equipo: [LE] Nota 1: en ausencia del Gestor Administrativo, Gestoría de Calidad se encargará de sus responsabilidades descritas en este procedimiento. La Declaratoria de Verificación Inicial de Carbono Neutralidad se otorga con una validez aproximada de un año a partir del momento que se extiende dicha Declaratoria y la misma vence al año siguiente justo en la fecha en la que se realizó la verificación del año anterior. Si la Organización desea continuar manteniendo la condición de carbono neutralidad para años posteriores al periodo de inventario solicitado, deberá realizar la solicitud de verificación de seguimiento. La Declaratoria de Verificación de Inventario se otorga con una validez aproximada de un año a partir del momento que se extiende dicha Declaratoria y la misma vence al año siguiente justo en la fecha en la que se realizó la verificación del año anterior. Si la Organización desea continuar manteniendo la verificación de inventario para años posteriores al periodo de inventario solicitado, deberá realizar la solicitud de verificación de seguimiento.

6 Página 6 de DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 6.1. Solicitud de actividad de verificación El proceso inicia cuando el cliente ya sea vía telefónica, correo electrónico o en persona efectúa el contacto con la EARTH-UCN, manifestando su interés de iniciar el proceso de verificación de GEI de su organización. En ese contacto, se le comunica al cliente sobre la necesidad de cumplir con información a manera de informes, procedimientos y registros redactados según los criterios de las normas INTE-ISO para inventarios y C- Neutralidad de organizaciones (emisiones y remociones); y la norma nacional INTE B5: 2016 (para el caso de organizaciones costarricenses). Tanto para inventarios y C-Neutralidad a verificar es imprescindible contar con sistemas de información de GEI para posibilitar la implementación posterior de las según sea el caso, y se evalúa frente a criterios de la norma INTE-ISO Nota 1: el cliente debe tener presente que tiene que existir la parte responsable, la cual debe estar comprometida con el proceso, y sea el encargado de tramitar el mismo ante la EARTH- UCN. De no existir la parte responsable no se tramitará ninguna solicitud. Nota 2: Una organización fuera del programa país Costa Rica tanto nacional como internacional logrará la C-Neutralidad cuando: Opción 1: a través de un proceso transparente de medición de su inventario de emisiones; el resultado del cálculo neto de las emisiones (E), acompañado de un plan de reducciones (R) y compensaciones (C) es igual a cero. Entendiendo que: E(i): equivale al primer inventario de GEI; que incluye el cálculo neto de emisiones (emisiones (i) acciones dirigidas de reducciones ( ( i -1)- i) - remociones existentes ( ( i -1)- i) en un mismo periodo (i). Es decir cumplimiento de ISO E(i+1): equivale al inventario del periodo siguiente al E(i).

7 Página 7 de 16 R(i+1): reducciones logradas, provenientes de un plan de reducción de las emisiones del inventario implementado en el periodo (i+1). Se logra al comparar las emisiones que se iban a generar en ausencia del plan en el periodo (i) y las que se generan como parte del plan en el periodo (i+1). Donde; el dato del inventario E contiene las reducciones logradas tanto por acciones dirigidas, así como por reducciones producto del plan de reducción dentro de los límites controlados por la organización. Estas reducciones no se le restan al inventario ya que están consideradas en el mismo. Las reducciones también pueden implementarse fuera de los límites físicos de la organización, siempre y cuando la organización contaminante mantenga el control operativo de la acción y las reducciones sean parte del plan de reducción de emisiones. En este caso, las reducciones deben estimarse y restarse al inventario de GEI del periodo correspondiente. C(i+1): Compensaciones logradas, provenientes de un plan de compensación de las emisiones del inventario del periodo E(i) medidas en el periodo (i+1). Se logra al comparar las existencias de Carbono en Biomasa viva o como Carbono Orgánico en suelos estimadas en el periodo (i) menos las existencias estimadas en el periodo (i+1). Se considerarán Unidades de Compensación las toneladas equivalentes de CO 2 que han sido adquiridas a través de una transacción monetaria por el contaminador. Las compensaciones pueden adquirirse en forma de VER s, CER s, UCC s o como permisos transmisibles adquiridos de un tercero que han sido medidas, georreferenciadas y concedidas como medida de compensación para que el contaminador pueda lograr la condición C neutralidad. Las compensaciones también pueden ser históricas, logradas y reportadas en periodos anteriores al periodo (i); siempre y cuando no disten un lapso mayor a 5 años en relación al periodo del reporte.

8 Página 8 de 16 Opción 2 Una organización puede logar la condición de C neutralidad si posee acciones tempranas de reducción (R) con datos disponibles para estimar la reducciones estimadas como el cambio entre los periodos ( ( i -1)- i) y si además posee sus propios activos de remoción (Rm) estimadas como el cambio entre los periodos ( ( i -1)- i) en cumplimiento con ISO para un mismo periodo. Al aplicar la formula siguiente debe evitar doble contabilidad en las reducciones, sobre todo si la acción implementada está dentro de los límites físicos controlados por la organización. E (i) R (i) Rm (i) = 0 Donde i es el año o periodo del inventario. ( ( i -1)- i) = significa que debe tener datos para comparar el cambio entre periodos de 1 año y haber iniciado las mediciones desde al año anterior. Tanto la opción 1 como la opción 2 son parte de los criterios de la EARTH-UCN, esto según lo descrito en el P-18 Criterios EARTH-UCN Considerando los sectores de alcance para realizar verificaciones por la EARTH-UCN, se le explica al cliente si está incluido o excluido según su actividad dentro del alcance de acreditación de la EARTH-UCN, ver F-24 Alcance por sector para verificar gases de efecto invernadero. ( Antes de iniciar el proceso el cliente debe completar el F-29 Información preliminar para, para poder enviarle el F-69 Cotización de todo el proceso, y debe enviarlo al correo carbononeutro@earth.ac.cr para que la Dirección pueda analizar y enviarle una cotización aproximada. El F-29 que se encuentra en la página web de la Universidad EARTH ( Nota: no se tramitarán solicitudes de hasta que la cotización (F-69 Cotización) esté aprobada por el cliente. Además el cliente debe tomar en cuenta que la cotización puede variar después de la evaluación de riesgos realizada por el equipo asignado y estos costos deben ser asumidos por el cliente.

9 Página 9 de Envío de documentación inicial por parte de la EARTH-UCN al cliente Posterior al contacto inicial desarrollado por el cliente y ubicada la organización por sector, el GA procede a enviar el formulario: F-10 Solicitud de, para que el cliente proceda a completarlo y adjunte la información requerida Posteriormente el cliente debe enviar la información solicitada junto con el F-10 al GA de la EARTH-UCN. Dicho formulario (F-10), también se encuentra disponible en la página web de la Universidad EARTH. ( Nota: El formulario F-10: Solicitud de actividad de verificación, es utilizado por el cliente para solicitar de inventario de GEI y C-Neutralidad, según sea el caso. Además se utiliza para el proceso de solicitud inicial, seguimiento I, seguimiento II y renovación Recepción y revisión de la documentación del cliente por parte del G.A El GA revisa la documentación adjunta por el Cliente, según el cumplimiento de lo solicitado en el F-10 Solicitud de actividad de verificación, y cuenta con 10 días hábiles para darle respuesta al cliente sobre su solicitud Dicha revisión se realiza utilizando el F-13 Revisión de la solicitud, en donde se le asigna un número de expediente de acuerdo con el orden de la solicitud y se ubica según el sector correspondiente de acuerdo al F-24 Alcance por sector para verificar gases de efecto invernadero. En caso de que el Cliente presente la solicitud incompleta, por ejemplo, omisión de alguno de los documentos solicitados, problemas al abrir alguno de los archivos electrónicos, entre otros, deberá remitir nuevamente la información a la EARTH-UCN para continuar el proceso. El GA le enviará un correo electrónico solicitando la información requerida. Nota: El GA le asigna un número de expediente al cliente bajo el siguiente formato: XX-NNN- AAA, donde XX es el tipo de Cliente según sea su solicitud de acuerdo al cuadro 1, NNN es número consecutivo individual que corresponde al expediente y AAA es el año de apertura del

10 Página 10 de 16 expediente. Por ejemplo para una Organización que solicita la verificación de carbono neutralidad, el código del expediente seria: CN Cuadro 1 Tipo de cliente Código Inventario Organización C-Neutral I CN 6.4. Gestión del Contrato y designación y aprobación del equipo verificador Con la información disponible, la DU de la EARTH-UCN realiza el análisis de los posibles conflictos de intereses existentes entre el Cliente y EARTH-UCN, utilizando el P-16 Proceso para la identificación, análisis y respuesta del riesgo a la imparcialidad en las actividades de verificación, el cual describe el procedimiento para manejar los actuales y/o potenciales riesgos a la imparcialidad en las. Nota: La identificación, análisis y respuesta del riesgo a la imparcialidad debe efectuarse tanto para la solicitud inicial como para la verificación de seguimiento I, seguimiento II y para la renovación Luego de realizado el análisis, el GA y la DU proceden a la conformación del equipo verificador que implementará la actividad de verificación utilizando el F-44 Selección del equipo verificador, para luego enviar la propuesta del equipo verificador al Cliente Posteriormente, el GA informa a todo el equipo verificador por medio de una carta formal, en donde se solicita a cada miembro del equipo en un plazo de 3 días hábiles, comunicar los siguientes aspectos: a) Si tienen disponibilidad para participar en la verificación. b) Si tienen familiaridad con el cliente a verificar. c) Si en el pasado han tenido relación laboral ó han brindado servicios profesionales al cliente en cuestión, en los últimos 2 años.

11 Página 11 de 16 Nota: Lo anterior se solicita con el objetivo de manejar el riesgo a la imparcialidad y evitar un potencial conflicto de interés, en las En caso de que algún miembro del equipo verificador propuesto rechace su participación o declare un potencial conflicto de interés, el GA debe informarlo a la DU y proceder al nombramiento de otra persona para que complete el equipo e iniciar nuevamente a partir del punto Aceptada la participación por parte de todo el equipo, el GA debe paralelamente: Enviar mediante una carta al Cliente la propuesta del equipo verificador, y éste debe enviar mediante esta misma carta su aprobación u objeción del equipo propuesto. En caso de no ser aceptada la propuesta remitida, se debe enviar una carta explicando los motivos Remitir al cliente el F-19 Contrato para servicios de verificación y uso de marca de conformidad o F-70 Carta de compromiso, junto con el R-02 Reglamento para el uso de marca de conformidad, para su revisión y firma. Nota 1: el R-02 Reglamento para el uso de marca de conformidad se le remite al cliente solo en caso de haber solicitado el uso de la marca El cliente debe enviar al GA en los próximos 3 días hábiles, la aceptación o rechazo de la propuesta del equipo verificador, además del F-19 Contrato para servicios de verificación y uso de marca de conformidad o F-70 Carta de compromiso, firmado para poder continuar con el proceso de verificación. Nota: De no contar con la firma del F-19 Contrato para servicios de verificación y uso de marca de conformidad o F-70 Carta de Compromiso, no se procederá a realizar ninguna actividad del proceso de verificación, hasta tanto no se tenga Si el GA recibe una carta formal del Cliente, que indica su objeción al equipo propuesto o parte de éste, debe tratarlo con la DU y analizar la objeción, la EARTH-UCN cuenta con los siguientes 5 días hábiles para responder. Si la objeción procede, el GA y la DU deben designar un nuevo equipo verificador o miembro del equipo verificador, para comunicarlo al Cliente y se proceder nuevamente de acuerdo al punto

12 Página 12 de Si la objeción NO procede, el GA lo informa por escrito al cliente, por lo que cuenta con un plazo de 2 días hábiles adicionales Cuando se cuente con aprobación del equipo verificador propuesto y el contrato firmado por parte del cliente, el GA envía al LE la información del cliente para que realice la revisión estratégica preliminar y por ende, determine si el equipo verificador propuesto esta seleccionado según las necesidades de competencia del sector para la ejecución de la actividad a verificar y si además representan los perfiles profesionales que se requieren. Nota 1: los mecanismos utilizados para la transferencia de la información serán por correo electrónico, y en los casos en donde no es posible el envío por el peso de los archivos, se le estará transfiriendo la información por la plataforma Dropbox. Nota 2: Por otra parte, el GA le debe enviar al LE el F-38 Matriz de identificación de riesgos a la imparcialidad efectuado al cliente a Verificar, esto con el objetivo de que el LE esté al tanto de los riesgos presentes en este tema Él LE tiene un plazo de 5 días hábiles para efectuar la revisión estratégica preliminar, debe hacerlo mediante el F-52 Revisión estratégica preliminar según competencias del equipo verificador, en donde indique su aprobación u observaciones, con respecto al equipo verificador seleccionado Si como parte de la revisión estratégica preliminar él LE solicita en el F-52, modificaciones al equipo verificador seleccionado, el GA debe trasladarlo a la DU para su respectiva consideración, en un plazo de 2 días hábiles La DU debe remitir una respuesta al LE, según sea su solicitud, y proceder en caso de ser necesario nuevamente al punto Cuando se cuente con la aprobación total del equipo verificador por parte del LE, el GA envía al resto de los miembros del equipo verificador toda la información del cliente. Nota: podría presentarse el caso de que posterior a la reunión inicial, él LE determina (de acuerdo a la evaluación de las competencias que presentan los miembros del equipo en la reunión inicial) que requiere algún otro miembro, o cambio de algún miembro porque este no demostró las competencias durante la actividad, esto como parte de la minimización del

13 Página 13 de 16 riesgo de no detección de discrepancias sustanciales. En tal situación se procede nuevamente al punto Planificación de la actividad in situ por parte del equipo verificador Él LE debe de comunicarse con los miembros del equipo verificador para coordinar la reunión inicial con la que se revisa la información con el enfoque de evaluación del riesgo de no detección de discrepancias sustanciales para considerarlo en la planificación de la actividad de verificación in situ. Nota: Cuando el equipo verificador se reúne, debe dejar evidencia en el F-32 Reunión inicial del equipo verificador para planificación de la actividad de verificación, y remitirlo al GA una vez finalizada la reunión Cuando él LE y su equipo se reúnan deben haber revisado la información proporcionada por el cliente, y proceder a hacer la evaluación riesgo según el P-15 Procedimiento para la minimización del riesgo de no detección de discrepancias sustanciales en actividades de verificación y la preparación del F-07 Plan para la actividad de verificación, en la cual se pueden presentar diversas situaciones: a) Determinar que no se puede seguir con la evaluación (rechaza) porque la información presentada por el cliente, muestra en un nivel de riesgo muy alto, la información y los procedimientos no son suficientes, y por ende, impiden evidenciar y evaluar la declaración de GEI. En este caso, se procede conforme con lo establecido en el punto b) Determinar que se requiere de información adicional y/o aclaración para proseguir con la evaluación de la información de la Organización. En este caso, se procede según punto c) Determinar la aceptación total de la información, ya que según la revisión y evaluación del riesgo, la declaración de GEI es sustancialmente correcta y es una representación fiel de la información. En este caso, se continua con el punto Si el equipo verificador determina que la actividad de verificación, no procede, se debe rechazar y considerar lo siguiente:

14 Página 14 de El LE debe remitir al GA el F-16 Deficiencias previas de la información sobre lo detectado en la evaluación documental, así como el F-42 Evaluación de riesgos, en un plazo de 5 días hábiles después de la reunión inicial En los 3 días hábiles siguientes, el GA le debe remitir al cliente el F-16 Deficiencias previas de la información sobre lo detectado en la evaluación documental. El cliente cuenta con 45 días hábiles para subsanar lo solicitado. Nota: Si transcurrido el plazo establecido el cliente no ha presentado lo solicitado, se procede al archivo definitivo del expediente Cuando el cliente subsana lo solicitado, el GA envía al LE la información, en los siguientes 3 días hábiles El equipo de verificación debe realizar una evaluación documental únicamente de la documentación corregida por el cliente, y remitir el F-42 Evaluación de riesgos, sobre la revisión de la nueva información, en un plazo de 15 días hábiles. Podrían darse algunas de las siguientes situaciones: a) Aceptación total de las correcciones y por ende, proceder según punto b) Solicitud de más información en caso de ser necesario. Se procede al punto , con la variable de que el LE debe determinar en su informe el plazo que se le dará al cliente para enviar la nueva información solicitada. Nota: La solicitud de información puede ser presentada como máximo en 2 ocasiones; agotadas éstas, se procede al archivo definitivo del expediente, para lo cual el GA remite una carta al cliente explicando las razones del cierre, junto con el informe de la evaluación documental generado por el equipo verificador En caso de aceptación por parte del equipo verificador de las correcciones realizadas por el cliente el GA deberá comunicar al cliente dicha aceptación, en un plazo de 3 días hábiles En caso de que el equipo verificador determine que la actividad de verificación procede, pero se requiere de información y/o aclaración adicionales, se procede de la siguiente manera:

15 Página 15 de Él LE debe enviar el F-16 Deficiencias previas de la información al GA, indicando sobre información faltante o sobre aclaraciones que deben ser enviadas por el cliente. Además debe adjuntar el F-42 Evaluación de riesgos, en un plazo de 5 días hábiles después de la reunión inicial En los 3 días hábiles siguientes, el GA le remite al cliente el F-16 Deficiencias previas de la información. El cliente cuenta con 15 días hábiles para presentar lo solicitado, o bien, si son aclaraciones, él LE puede comunicarse con el cliente vía teléfono o video conferencia para evacuar las dudas. Podría darse el caso en el que se presenten las dos opciones. Nota: Si transcurrido el plazo establecido el cliente no ha presentado lo solicitado, se procede al archivo definitivo del expediente Cuando el cliente envía lo solicitado, el GA envía al LE toda la información, en los siguientes 3 días hábiles Cuando el equipo verificador da por aceptada la información, el GA deberá comunicar al cliente dicha aceptación, en un plazo de 3 días hábiles Si el equipo verificador determina que la actividad de verificación, procede, y por tanto se acepta, se continúa de la siguiente manera: Él LE envía al GA el F-42 Evaluación de riesgos y el F-07 Plan para la actividad de verificación, en un plazo de 5 días hábiles después de la reunión inicial En los siguientes 3 días hábiles, el GA debe remitir al cliente el F-07 Plan para la actividad de verificación, para su aprobación El cliente debe enviar al GA en los próximos 3 días hábiles, el F-07 Plan para la actividad de verificación firmado; de no recibir ninguna objeción, se procede a la ejecución de la verificación de acuerdo a lo establecido en el plan En caso de solicitud de ajustes al plan de verificación, el GA debe enviar dicha solicitud al LE en un plazo de 3 días hábiles. Posteriormente, él LE realiza los ajustes que considere necesarios y los remite al GA.

16 Página 16 de La verificación in situ se debe realizar de acuerdo a lo que indica el procedimiento P-04 Ejecución de. 6.6 Anexos N/A.