MANUAL DE CALIDAD M-01-V-12. Modificado por: Gestoría de Calidad Revisado por: Director Aprobado por: Director

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1 MANUAL DE CALIDAD Modificado por: Gestoría de Calidad Revisado por: Director Aprobado por: Director DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO APROBADO RESPONSABLE Se le cambia la última palabra de la política de imparcialidad, actividades por acciones, esto a solicitud del Comité de Imparcialidad. Cambio de versión de 08 a 09. Se incorpora en el punto el 6.6 la estructura organizacional de EARTH y se muestra las relaciones existentes con la EARTH-UCN, además se explican las categorías que existen en el equipo VV de la EARTH-UCN y se elimina el Verificador en formación y el Observador y se agrega el Revisor independiente. Cambio de versión de 09 a 10. Se agrega como nuevo el apartado Cambio de versión de 10 a 11. En el punto 6.6 se modifican algunas responsabilidades a Gestoría de Calidad y se incluyen nuevas responsabilidades al Gestor Administrativo, además se corrigen algunas responsabilidades a la Dirección. Cambio de versión de 11 a 12. Director Director Director Director Gestoría de Calidad Gestoría de Calidad Gestoría de Calidad Gestoría de Calidad

2 Página 2 de OBJETIVO Describir la estructura del Sistema de Gestión de Calidad, según los servicios ofrecidos por la EARTH-UCN. 2. ALCANCE El campo de aplicación del Sistema de Gestión de Calidad en los procesos de validación y/o verificación de gases efecto invernadero, realizadas por la EARTH-UCN. 3. DEFINICIONES EARTH-UCN: Escuela de Agricultura de la Región Tropical Húmeda, Unidad de Carbono Neutro. OVV: Organismo Validador/verificador. Cliente: Organización ó Proponente del proyecto que solicita la validación o la verificación. Declaración de Validación y/o Verificación: declaración formal por escrito, dirigida al usuario previsto, que garantiza lo manifestado en la declaración sobre los GEI de la parte responsable. Conflicto de intereses: Situación en la cual, por causa de otras actividades o relaciones, la imparcialidad en el desempeño de las actividades de validación y/o verificación está o podría estar comprometida. SGC: Sistema de Gestión de la Calidad. Política de la calidad: Intenciones globales y orientación de una organización relativas a las calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección. Política ambiental: intenciones y dirección generales de una organización relacionadas con su desempeño ambiental, como las ha expresado formalmente la alta dirección. No conformidad: incumplimiento de un requisito

3 Página 3 de 32 Acción preventiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. Acción correctiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Validación: comprobación de que las metas proyectadas que plantea un plan de proyecto de reducción y/o remoción de GEI en su etapa de planificación son posibles de lograr. Verificación: comprobación de que los datos e información de una organización o proyecto de GEI implementados sean correctos. Auditoría: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluar de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría. Equipo de validación y/o verificación: uno o más validadores y/o verificadores que llevan a cabo una validación y/o verificación con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos. Validador: persona o personas competentes e independientes con la responsabilidad de llevar a cabo la validación e informar de sus resultados. Verificador: persona o personas competentes e independientes con la responsabilidad de llevar a cabo la verificación e informar sobre el proceso de verificación. Experto técnico: persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo de validación y/o verificación. GEI: gases de efecto invernadero, componente gaseoso de la atmósfera, tanto natural como antropogénico, que absorbe y emite radiación a longitudes de onda específicas dentro del espectro de radiación infrarroja emitida por la superficie de la Tierra, la atmósfera y las nubes. SGGEI: sistema de gestión de gases de efecto invernadero.

4 Página 4 de 32 Apelación: solicitud del cliente o parte responsable al organismo de validación o de verificación, de reconsiderar la decisión que tomó en relación con la validación o la verificación. Queja: expresión de insatisfacción, diferente de la apelación, presentada por una persona física o jurídica en relación a las actividades de la EARTH-UCN, o de una Organización o Proyecto de GEI con Declaración de Validación y/o Verificación otorgado por la EARTH- UCN, para la cual se espera una respuesta. Para fines de este documento se utilizan las definiciones dadas en la Norma INTE-ISO 9000 Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario (E-1) e INTE-ISO Gases de efecto invernadero Requisitos para los organismos que realizan la validación y la verificación de los gases de efecto invernadero (E-11). 4. DOCUMENTOS RELACIONADOS 4.1. Documentos Internos F-04 Evaluación de las competencias del personal participante en actividades de validación y/o verificación. F-05 Retroalimentación sobre los miembros del equipo validador y/o verificador según categoría. F-06 Evaluación del desempeño del equipo validador/verificador. F-07 Plan para actividades de Validación y/o Verificación in situ. F-08 Informe. F-17 Compromiso de confidencialidad, imparcialidad y objetividad. F-20 Solicitud de acción correctiva o preventiva F-21 Control de quejas y sugerencias. F-38 Matriz de identificación de riesgos a la imparcialidad.

5 Página 5 de 32 P-01 Elaboración y control de documentos P-02 Calificación y selección de personal según competencias para realizar actividades de Validación y/o Verificación. P-05 Control de registros. P-06 Gestión de No conformidades, acciones correctivas y preventivas. P-07 Quejas y sugerencias P-09 Apelaciones P-08 Auditoría Interna P-10 Revisión por la dirección P-11 Composición y funcionamiento del Comité de Evaluación de Conformidad. P-13 Procedimiento de sanción, retiro y reducción del alcance de la Declaración de Validación y/o Verificación. P-14 Inducción del personal. M-02 Manual de puestos. P-12 Composición y funcionamiento del Comité de Imparcialidad. P-16 Proceso para la identificación, análisis y respuesta del riesgo a la imparcialidad en las actividades de validación y/o verificación 4.2. Documentos Externos E-01 INTE-ISO 9000 Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario. E-03 INTE-ISO Gases Efecto Invernadero Parte 1: Especificación con orientación, a nivel de las organizaciones, para la cuantificación y el informe de las emociones y remociones de GEI

6 Página 6 de 32 E-04 INTE-ISO Gases Efecto Invernadero Parte 2: Especificación con orientación a nivel de proyecto, para la cuantificación, el seguimiento, y el informe de la reducción de emisiones o el aumento de remociones de GEI. E-05 INTE-ISO Gases Efecto Invernadero Parte 3: Especificación con orientación a la validación y verificación de las declaraciones sobre GEI. E-11 INTE-ISO Requisitos para los organismos que realizan la validación y la verificación de los gases de efecto invernadero. E-18 INTE Norma para demostrar la Carbono Neutralidad. Requisitos. 5. RESPONSABILIDADES Las responsabilidades se detallan en cada actividad mencionada en este documento. La simbología utilizada para designar a los responsables es la siguiente: Dirección: [DU] Gestoría de Calidad: [GC] 6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 6.1. Información general La Unidad de Carbono Neutro es parte de la Universidad EARTH, nace con el objetivo de compartir con otras organizaciones el conocimiento técnico y científico desarrollado por la Universidad EARTH a lo largo de los años en materia de Carbono Neutralidad. El desarrollo de inventarios de emisiones, el diseño de proyectos de reducción y de remoción, así como su implementación, permite a los involucrados efectuar adaptaciones en sus organizaciones y cumplir con los requisitos de validación y/o verificación de la Carbono Neutralidad.

7 Página 7 de Misión y Visión Misión: Garantizar la calidad de la información mediante procesos de validación y/o verificación de Gases de Efecto Invernadero (GEI) para la Declaración de Validación y/o Verificación de Inventarios, Proyectos y Organizaciones Carbono Neutro, brindando credibilidad a los usuarios previstos en beneficio de la conservación y restauración del ambiente. Visión: Ser reconocidos nacional e internacionalmente como un ente validador y/o verificador de GEI con personal competente, comprometido con la eficiencia energética y la sostenibilidad Valores y principios Los principios y valores de la EARTH-UCN que enmarcan las actuaciones de los funcionarios dentro y fuera de la entidad son los siguientes: Imparcialidad: Presencia real de objetividad, independencia, ausencia de conflictos de intereses, ausencia de sesgos, carencia de prejuicios, neutralidad, honradez, actitud abierta, ecuanimidad, actitud desinteresada, equilibrio. Competencia: El personal tiene las habilidades, la experiencia, la infraestructura de apoyo y la capacidad necesaria para completar eficazmente las actividades de validación y/o verificación. Transparencia: La información oportuna acerca del estado de la validación y/o verificación está accesible o se divulgan de forma apropiada a los usuarios previstos, a los clientes o a las partes responsables. Confidencialidad: La información confidencial obtenida o creada durante las actividades de validación y/o verificación, se salvaguarda y no se divulga de forma inapropiada.

8 Página 8 de 32 La receptividad y respuesta oportuna a las quejas: La receptividad y respuesta oportuna y eficaz a las quejas, es un medio importante para proteger al organismo de validación y/o verificación, sus clientes y a otros usuarios contra los errores, omisiones o comportamientos no razonables. La confianza en las actividades de validación y/o verificación está salvaguardada cuando las quejas se tratan apropiadamente Compromiso de la dirección El compromiso esencial de la Dirección es el desarrollo e implementación del sistema de gestión de la calidad, así como la mejora continua de su eficacia: Establecer la política de calidad. Efectuar revisiones periódicas del Sistema de Gestión de la Calidad. La identificación y gestión de los recursos necesarios para el mantenimiento del sistema de gestión de calidad. El enfoque hacia el aumento de la satisfacción de todas las partes interesadas. Decidir sobre las acciones para la mejora del sistema de gestión de la calidad 6.3. Política de calidad Nos comprometemos a ofrecer servicios de sensibilización, entrenamiento técnico y de validación y/o verificación de Gases de Efecto Invernadero, que sean confiables, accesibles y realizados con personal competente, así como servicios de asesoría técnica en el área ambiental, de manera que cumplan con las expectativas de nuestros clientes.

9 Página 9 de Política Ambiental Nos comprometemos a encaminar el desempeño de nuestras funciones en beneficio de la protección del ambiental y el desarrollo sostenible Responsabilidad, autoridad y comunicación El funcionamiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad es responsabilidad de la Dirección y de Gestoría de Calidad Estructura organizacional La EARTH-UCN forma parte de las dependencias de la Universidad EARTH. A continuación se muestra la estructura organizacional de EARTH, donde se observan las principales líneas jerárquicas y las relaciones existentes entre la EARTH-UCN y las demás dependencias de la EARTH:

10 Página 10 de 32 Las dependencias con las que la EARTH-UCN tiene relación se detallan en su organigrama, el resto de dependencias de la EARTH no infieren en los procesos de la unidad. La EARTH-UCN cuenta con el personal necesario y con la competencia para ejecutar las funciones y responsabilidades correspondientes. Debido a las características de las labores de la EARTH-UCN todo el personal involucrado, debe mantener confidencialidad de la información y resultados que se generen. EARTH-UCN Rectoría Gerencia Comité de Evaluación de la Conformidad Asistencia Legal Financiero Informática Dirección Comité de Imparcialidad Gestoría de Calidad Equipo Validador/Verificador Externo Gestor Administrativo A continuación se describe la autoridad y responsabilidad de los diferentes departamentos y puestos que apoyan las operaciones diarias de la Unidad de Carbono Neutro según su estructura organizacional: Rectoría: Autoridad Solicita información sobre logros y obstáculos de la Unidad. Tiene la autoridad total sobre la Unidad de Carbono Neutro.

11 Página 11 de 32 Responsabilidad Velar por el buen funcionamiento de la Unidad de Carbono Neutro. Gerencia: Autoridad Firma los contratos y asuntos legales concierne a las actividades propias de la Unidad de Carbono Neutro. Supervisión financiera (aprueba presupuesto). Solicita rendición de cuentas sobre logros de acreditación, Declaraciones de Validación y/o Verificación y actividades en general de la EARTH-UCN. Responsabilidad Asignar y proveer los recursos (talento humano, económicos e infraestructura) requeridos para la implementación de la actividades de la Unidad de Carbono Neutro. Dirección: Autoridad Firmar los Certificados de Declaración de Validación y/o Verificación. Contratar el personal interno de acuerdo a las competencias requeridas. Definir las competencias para contratar personal que brinde servicios profesionales a la EARTH-UCN. Revisar y aprobar los procesos y documentos del sistema de gestión. Asignar y aprobar el equipo validador y/o verificador, para la realización de las actividades de validación y/o verificación de GEI a clientes. Aprobar el equipo auditor asignado, para la realización de las auditorías internas de calidad de la EARTH-UCN. Responsabilidad Comunicar mediante la Inducción, la responsabilidad y autoridad que tiene el personal que labora interno y externo en la EARTH-UCN.

12 Página 12 de 32 Implementación y supervisión de la política de calidad y los procedimientos del SGC. Cumplir con los procedimientos y normas establecidos en el SGC, relacionados con su ámbito de desempeño. Elaboración de cotizaciones a clientes interesados en los procesos de validación y/o verificación. Participar en el análisis de las no conformidades detectadas en el SGC y hacer seguimiento al cumplimiento de acciones correctivas y preventivas. Revisión anual de revisión por la Dirección del SGC. Responsable directo de las quejas y de sus resoluciones. Velar por el cumplimiento de todos los requisitos en los procesos de validación y/o verificación según la norma INTE-ISO Revisar y ejecutar el presupuesto anual aprobado de la EARTH-UCN. Gestoria de Calidad: Autoridad Realizar cambios al sistema de gestión. Suspender la participación de los miembros del equipo en las actividades de validación y/o verificación, por incumplimiento a procedimientos del sistema de gestión. Responsabilidad Elaboración, manejo y mantenimiento del sistema de gestión. Convocar y participar activamente en las reuniones programadas para la revisión de la Dirección y seguimiento del Sistema de Gestión y cumplir con los compromisos adquiridos en desarrollo de las reuniones. Atención de auditorías internas y externas. Realizar el análisis de las no conformidades detectadas en el sistema de gestión y hacer su implementación y seguimiento al cumplimiento de acciones correctivas y preventivas. Mantener actualizado los expedientes del equipo verificador de la EARTH- UCN.

13 Página 13 de 32 Coordinar y gestionar las reuniones del equipo verificador de la EARTH-UCN. Coordinar y gestionar las necesidades de formación del equipo verificador de la EARTH-UCN. Gestionar los procesos finales para la entrega de la Declaratoria de Validación y/o Verificación a los clientes. Gestor Administrativo: Autoridad Solicitar bienes y servicios para las diferentes actividades de la EARTH-UCN. Suspender la participación de los miembros del equipo en las actividades de validación y/o verificación, por incumplimiento a procedimientos del sistema de gestión. Suspender procesos de validación y/o verificación si se considera necesario, por incumplimiento a procedimientos del sistema de gestión. Responsabilidad Tramitar las solicitudes de actividades de validación y/o verificación. Asegurar que los servicios ofrecidos de actividades de validación y/o verificación de la EARTH-UCN, a través de sus procesos, cumplan con las especificaciones identificadas por el Sistema de Gestión. Coordinación de la logística de las actividades de validación y/o verificación. Elaboración y manejo del presupuesto anual de la EARTH-UCN. Coordinación de trámites de solicitud de bienes y servicios. Coordinación de trámites de pagos y facturación. Programación y coordinación de los diferentes cursos de entrenamiento técnico que ofrece la EARTH-UCN. Elaboración de propuesta de capacitación a clientes interesados en los diferentes cursos que se ofrecen. Programación y coordinación de eventos especiales de la EARTH-UCN. Elaboración de base de datos y registros de empresas capacitadas. Elaboración de base de datos de clientes interesados en los cursos de entrenamientos técnicos.

14 Página 14 de 32 Realizar los trámites administrativos de licitaciones con el gobierno. Llevar el control administrativo de los proyectos de remoción de tenga la EARTH. Comité de Imparcialidad: Autoridad Aprobar la politica de imparcialidad. Solicitar cambios en los procedimientos a la imparcialidad. Responsabilidad Ayudar en la elaboración y análisis de políticas y procedimientos relativos a la imparcialidad de las actividades de validación y/o verificación. Contrarrestar cualquier tendencia que pueda permitir consideraciones comerciales o de otro tipo que impidan la prestación objetiva y coherente de las actividades de validación y/o verificación por parte de la EARTH-UCN. Asesorar sobre temas que afecten a la confianza en la validación y/o verificación, incluida la transparencia y la percepción del público. Realizar revisiones de la imparcialidad de los procesos de validación y/o verificación y toma de decisiones de la EARTH-UCN. Comité de Evaluacion de la Conformidad: Autoridad Sancionar, retirar o reducir el alcance de la Declaración de Validación y/o Verificación (descrito en el P-13 Procedimiento de sanción, retiro y reducción del alcance de la Declaración de Validación y/o Verificación). Tomar la decisión de aceptar o rechazar opiniones divergentes de no conformidades generadas en actividades de validación y/o verificación, según el P-11 Composición y Funcionamiento del Comité de Evaluación de la Conformidad.

15 Página 15 de 32 Responsabilidad Asistencia Legal: Revisión detallada de los expedientes y sus pruebas cuando se presenten casos de sanción, retiro o reducción del alcance, o bien, opiniones divergentes. Todos los miembros del Comité de Evaluación de la Conformidad comprometen a guardar confidencialidad acerca de la forma y de las fuentes de los temas abordados dentro de la legalidad, firmando el F-17 Compromiso de confidencialidad, imparcialidad y objetividad. Autoridad Aprobar o rechazar el contenido de los contratos. se Responsabilidad Brindar apoyo cuando se trata de revisión de contenidos de contratos, consultas técnicas a nivel legal y registro de marcas. Defender a la Unidad de Carbono Neutro por conflictos legales. Emitir certificaciones legales. Departamento Financiero: Autoridad Realizar cambios en la facturación. Responsabilidad Controlar toda la contabilidad de la Unidad de Carbono Neutro. Generar reportes de ingresos y gastos cuando sea solicitado. Departamento Informático: Autoridad Dar acceso a la información disponible en la plataforma público al personal de la Unidad de Carbono Neutro.

16 Página 16 de 32 Responsabilidad Soporte técnico de la plataforma público, para el manejo y la seguridad de los documentos del sistema de gestión. Atender los reportes de fallos en computadoras y conexiones de red. Mantenimientos de los equipo de cómputo. Equipo Validador y/o Verificador: Autoridad Solicitar información al cliente tanto en la revisión documental como en la verificación in situ. Emitir una Declaratoria preliminar de la actividad de validación y/o verificación. Aprobar o rechazar el propuesta del plan de acciones correctivas presentado por el cliente. Responsabilidad Desarrollar las actividades de validación y/o verificación asegurando que cumplan con las especificaciones identificadas por el Sistema de Gestión. Cumplir con los tiempos indicados en el sistema de gestión, para la entrega de los registros que se generen tanto en la planificación como en la implementación de la actividad de validación y/o verificación. Entregar toda la documentación que se generé de las actividades de validación y/o verificación (Registros, fotos, lista de chequeo, documentación aportada por el cliente, etc.). Revisar la implementación de las acciones correctivas presentadas por el cliente y darle el visto bueno. Presentar al Comité Evaluador de la Conformidad los resultados obtenidos durante todo el proceso, cuando se trate de una validación y/o verificación inicial. El Equipo de Validación/Verificación de la EARTH-UCN se divide en seis categorías, las cuales se detallan a continuación:

17 Página 17 de 32 Líder del equipo: es el responsable de liderar la actividad de validación y/o verificación, debe tener mínimo 30 horas como Validador/Verificador y demás requisitos mencionados en el cuadro 1 y 2 del P-02 Calificación y selección de personal según competencias para realizar actividades de Validación y/o Verificación. Auditoridad Solicitar información al cliente tanto en la revisión documental como en la verificación in situ. Emitir una Declaratoria preliminar de la actividad de validación y/o verificación. Aprobar o rechazar el propuesta del plan de acciones correctivas presentado por el cliente. Responsabilidad Cumplir con los tiempos indicados en el sistema de gestión, para la entrega de los registros que se generen tanto en la planificación como en la implementación de la actividad de validación y/o verificación, ya sea de manera electrónica o impresa. Identificar cualquier necesidad de competencia adicional y confirmar la competencia de los miembros del equipo. Asignar a los miembros del equipo tareas específicas. Desarrollar las actividades de validación y/o verificación asegurando que cumplan con las especificaciones identificadas por el Sistema de Gestión. Identificar las necesidades de visita previa. Preparar el material de apoyo requerido. Entregar toda la documentación que se generé de las actividades de validación y/o verificación (Registros, fotos, lista de chequeo, evidencias de soporte, documentación aportada por el cliente, etc.). Revisar el plan de acciones correctivas como respuesta a las no conformidades que envían el cliente. Presentar al Comité Evaluador de la Conformidad los resultados obtenidos durante todo el proceso, cuando se trate de una validación y/o verificación inicial.

18 Página 18 de 32 Mantener la confidencialidad, imparcialidad de los resultados de la validación y/o verificación. Validador/Verificador: su función básica es colaborar con él LE en el desarrollo de la actividad de validación y/o verificación, debe tener mínimo 30 horas como Validador/Verificador en formación bajo supervisión y demás requisitos mencionados en el cuadro 1 y 2 del P-02 Calificación y selección de personal según competencias para realizar actividades de Validación y/o Verificación. Auditoridad Solicitar información en el momento de la actividad de validación y/o verificación in situ, según su tarea asignada. Responsabilidad Realizar las actividades que le sean designadas por el Líder del equipo. Apoyar al Líder del equipo en la revisión de las acciones correctivas planteadas por el cliente, según las no conformidades propias de su competencia. Validadores/Verificadores en formación bajo supervisión: su función es la misma que la de un Validador/Verificador, el objetivo de su participación es que desarrollen la competencia requerida, el manejo de los criterios y procedimientos durante la validación y/o verificación para que tengan experiencia en estas actividades. Experto técnico: el requisito principal es que posea experiencia en el sector a validar y/o verificar y su aporte en la evaluación es mas a nivel técnico según organización o proyecto a evaluar y demás requisitos mencionados en el cuadro 1 y 2 del P-02 Calificación y selección de personal según competencias para realizar actividades de Validación y/o Verificación. Auditoridad Solicitar información en el momento de la actividad de validación y/o verificación in situ, según su conocimiento técnico.

19 Página 19 de 32 Responsabilidad Apoyar al Líder del equipo en conocimiento técnico antes y durante la actividad de validación y/o verificación de GEI. Apoyar al Líder del equipo en la revisión de las acciones correctivas planteadas por el cliente, según las no conformidades técnicas propias de su competencia. Revisor Independiente: el requisito principal es que posea experiencia en el sector a validar y/o verificar y su aporte es velar por que se cumplan con todas las etapas del proceso de validación y/o verificación, además debe cumplir con los requisitos mencionados en el cuadro 1 y 2 del P-02 Calificación y selección de personal según competencias para realizar actividades de Validación y/o Verificación. Auditoridad Solicitar información adicional en el momento que esté realizando la revisión independiente, con el objetivo de evidenciar con documentación suficiente que avale la Declaratoria de validación y/o verificación. Responsabilidad Confirmar que todas las actividades de validación y/o verificación han sido completadas, y concluir si la declaración sobre los GEI está libre o no de discrepancias sustanciales y que las actividades de verificación proporcionan el nivel de aseguramiento acordado al comienzo del proceso de validación y/o verificación. Par Evaluador: debe ser un Líder con la autorización formal para desempeñar dicha categoría. El Director de la EARTH-UCN puede fungir como Par Evaluador cuando se requiera. El objetivo y función principal de un Par Evaluador es evaluar el trabajo del Líder, y se utiliza como estrategia para ascender a una persona en categoría de Validador/Verificador a Líder de equipo, en este caso el Par Evaluador podrá retroalimentar al Líder y su equipo durante todo el proceso. Al final de la actividad de validación y/o verificación el Par Evaluador debe realizar la evaluación según el F-06 Evaluación del desempeño del equipo validador/verificador. El objetivo de este formulario es asignarle una

20 Página 20 de 32 nota según el conocimiento, organización y preparación, participación durante la actividad in situ, coordinación, puntualidad e interacción. Auditoridad Generar una calificación de cada aspecto evaludado. Responsabilidad Desarrollar las evaluaciones. Evaluar el trabajo del Lider y su equipo. Retroalimentar al Lider y su equipo Revisión por la dirección Para asegurar la conveniencia, adecuación y mejora continua del SGC de la EARTH-UCN, se llevan a cabo revisiones anuales programadas con la Dirección y Gestoría de Calidad involucradas en los procesos que forman parte del alcance del SGC. El proceso de revisión por la dirección se describe en el procedimiento P-10 Revisión por la dirección Información para la revisión Resultados de auditorías internas/externas. Retroalimentación de los clientes y partes interesadas al cumplimiento de la Norma INTE-ISO Retroalimentación de Comité de Imparcialidad. Evaluación de acciones preventivas y correctivas realizadas e implementadas. Acciones de seguimiento de previas revisiones por la Dirección. Cumplimiento de manual de calidad. Consideración de cambios que podrían afectar al SGC. Las apelaciones y quejas. Las recomendaciones para la mejora continua.

21 Página 21 de Resultados de la revisión La revisión del sistema se registra en los informes (F-23 Minuta de reunión) y se incluyen los resultados de la misma, que contemplan las acciones que se deben tomar para: La mejora de la eficacia del SGC y sus procesos. La mejora del servicio en relación con los requisitos del cliente. Las necesidades de recursos. Acuerdos de cumplimiento y fechas de cumplimientos Recurso Humano La Dirección es responsable de identificar las necesidades del recurso humano y proporcionar estos recursos para mantener y mejorar los procesos del sistema de calidad, es por esto, que se realiza una inducción al personal cuyo objetivo es proporcionar la mayor claridad posible en cuanto a las responsabilidades del nuevo integrante descrito en el procedimiento de P-14 Inducción al personal y con base al perfil según el M-02 Manual de puestos, se determina si el personal a su cargo es competente; en caso que no lo sea, se realizan las actividades de formación correspondientes Gestión de la competencia, toma de conciencia y formación La EARTH-UCN a través de la detección de necesidades de capacitación realiza las acciones de formación pertinentes y verifica la eficacia del impacto. Ver procedimiento de P- 02 Calificación y selección de personal según competencias para realizar actividades de validación y/o verificación. El equipo validador/verificador desarrolla, mantiene y mejora su competencia a través del continuo desarrollo profesional y de la participación regular en validaciones y/verificaciones de GEI. F-04: Evaluación de las competencias del personal participante en actividades de validación y/o verificación.

22 Página 22 de 32 F-05: Retroalimentación sobre los miembros del equipo validador y/o verificador según categoría. F-06: Evaluación del desempeño del equipo validador/verificador Medición, análisis y mejora Satisfacción del cliente El método empleado para la obtención de información para la medición de la satisfacción del cliente se realiza a través del formulario de F-05 Retroalimentación sobre los miembros del equipo validador y/o verificador según categoría, y por medio de la información realizada en el formulario de F-21 Control de quejas y/o sugerencias Auditoría Interna La EARTH-UCN cuenta con una Gestoría de la Calidad responsable del mantenimiento y seguimiento del sistema de gestión de calidad. La auditoría interna consiste en una revisión anual independiente para determinar si las actividades de calidad y sus resultados cumplen con los requisitos de la norma INTE-ISO Establecidos en el procedimiento de P-08 Auditoría Interna. Las auditorías internas serán realizadas por personal que no tiene responsabilidad directa en las áreas auditadas. Las auditorías externas las llevan a cabo, entidades oficializadas para la acreditación (ECA) Etapas de una auditoría Revisión documental Elaboración de plan de auditoría Reunión de apertura, auditor-auditado Recorrido rápido de las instalaciones

23 Página 23 de 32 Ejecución de la auditoría: documentación, bases de información, entrevistas, observación. Reunión de cierre Informe de auditoría. Plan de acciones correctivas Mejora continua La mejora continua del SGC se realiza a través del empleo de las políticas de calidad, los objetivos de calidad, los resultados de las auditorías, las revisiones de la dirección, las acciones correctivas y preventivas realizadas. La EARTH-UCN tiene definido en el procedimiento de P-06 Gestión de no conformidad, acciones correctivas y preventivas, la forma de llevar a cabo las acciones y corregir las no conformidades. En el procedimiento se define los requisitos para: Revisar las no conformidades. Determinar las causas de las no conformidades. Evaluar la necesidad de acciones para asegurar que las no conformidades no se repitan. Determinar e implantar la acción necesaria. Registrar los resultados de la acción tomada. Revisar y evaluar la acción correctiva/preventiva tomada Acción correctiva La EARTH-UCN establece en el procedimiento P-06 Gestión de no conformidad, acciones correctivas y preventivas, los pasos para la implantación de las acciones correctivas, con el objetivo de eliminar las causas de no conformidad. Se registra cualquier cambio que surja a consecuencia de las acciones correctivas en el F-20 Solicitud de acción correctiva o preventiva. En el procedimiento define requisitos para:

24 Página 24 de 32 Determinar las no conformidades potenciales y sus causas. Evaluar la necesidad de acción para prevenir la ocurrencia de no conformidades. Determinar e implantar la acción necesaria. Registrar los resultados de la acción tomada. Revisar y evaluar la acción preventiva tomada Acción preventiva La EARTH-UCN establece en el procedimiento P-06 Gestión de no conformidad, acciones correctivas y preventivas, los pasos para la implantación de las acciones preventivas, con el objetivo de evitar potenciales no conformidades. Se registra cualquier cambio que surja a consecuencia de las acciones preventivas en el F-20 Solicitud de acción correctiva o preventiva. En el procedimiento define requisitos para: Determinar las no conformidades potenciales y sus causas. Evaluar la necesidad de acción para prevenir la ocurrencia de no conformidades; Determinar e implantar la acción necesaria; Registrar los resultados de la acción tomada, y Revisar y evaluar la acción preventiva tomada Quejas y sugerencias La EARTH-UCN establece en el procedimiento P-07 Quejas y sugerencias, los pasos a seguir para su debido proceso Apelaciones Las decisiones tomadas por la EARTH-UCN en relación a actividades de validación y/o verificación, son susceptibles de apelaciones, cuyo proceso se llevará a cabo de acuerdo con el procedimiento P-09 Apelaciones.

25 Página 25 de Documentación y registros Elaboración y control de documentos La EARTH-UCN establece el procedimiento P-01 Elaboración y Control de Documentos, en el que se definen los pasos a seguir para controlar todos los documentos relacionados en el SGC. En el procedimiento es el siguiente: Aprobar los cambios en los documentos antes de su emisión. Asegurar que se identifiquen los cambios y el estado de la revisión actual de los documentos. Asegurar que las versiones de los documentos aplicables se encuentren disponibles para su uso adecuado. Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón Control de registros La EARTH-UCN establece el procedimiento P-05 Control de Registros, en el que se definen los pasos a seguir para controlar todos los registros relacionados en el SGC. El procedimiento incluye: La identificación. Revisión y almacenamiento.

26 Página 26 de Gestión de la imparcialidad La EARTH-UCN, se compromete a mantener en secreto toda información confidencial obtenida durante el proceso de validación y/o verificación de GEI y dar un servicio imparcial y transparente a los clientes. Sin embargo, la EARTH-UCN como organismo Validador y/o Verificador está autorizado para entregar toda información requerida a las autoridades estatales competentes Dirección de Cambio Climático (DCC), y a la Entidad Costarricense de Acreditación (ECA) y simultáneamente se le comunicará a la Organización o Proponente del proyecto Validada y/o Verificada o en proceso de validación y/o verificación. El personal involucrado en las actividades de validación y/o verificación, Dirección, Administrativo, Gestoría de Calidad, Equipo validador/ verificador, Comité de Imparcialidad y Comité de Evaluación de la Conformidad, deberán firmar el F-17 Compromiso de Confidencialidad, Imparcialidad y Objetividad. Lo mismo aplica para personas que son subcontratadas por la por EARTH-UCN quienes aseguran mantener en secreto, transparencia e imparcialidad con los clientes y su información mediante la firma del compromiso Política de Imparcialidad Nos comprometemos a realizar los servicios de actividades de validación y/o verificación, fundamentados en la evaluación de la conformidad y los lineamientos de transparencia, imparcialidad, responsabilidad, no discriminación, competencia e independencia. Por la importancia de la imparcialidad, gestionamos los conflictos de interés de manera que se preserve la objetividad de nuestras acciones Política de confidencialidad Nos comprometemos a salvaguardar la confidencialidad de la información de nuestros clientes, obtenida durante las actividades de validación y/o verificación de gases de efecto invernadero.

27 Página 27 de Declaración de imparcialidad La Unidad de Carbono Neutro de la Universidad EARTH, declara por este medio, su compromiso de imparcialidad en las actividades de validación y/o verificación. Para evitar conflictos de intereses y mantener la objetividad, la Unidad de Carbono Neutro de la Universidad EARTH, declara no realizar ninguna de las siguientes actividades: 1. Realizar actividades de validación y/o verificación de otro organismo de validación y/o verificación. Si esto se presentara, como una solicitud de un ente de validación y/o verificación, la Unidad de Carbono Neutro EARTH, estará respondiendo por escrito el rechazo a la solicitud. 2. Efectuar actividades de validación y/o verificación a la misma EARTH, ni tampoco a entidades de EARTH aunque las mismas presenten toda la documentación y experiencia para el logro de la Carbono Neutralidad. Las entidades de EARTH que deseen la validación y/o verificación de GEI deben hacerlo con un ente de validación y/o verificación ajeno a EARTH. 3. Efectuar auditorías internas a sus clientes, se aclara que esta restricción no incluye efectuar auditorías externas. 4. Realizar actividades de validación y/o verificación a un cliente al que le haya ofrecido una consultoría en el tema. Aquel cliente que haya recibido una consultoría en el desarrollo de los inventarios de GEI, en la compra y venta de bonos y/o en el diseño e instalación de los proyectos de reducción-remoción en los últimos dos años, no podrá optar por la validación y/o verificación de parte de la EARTH-UCN. 5. Subcontratar los servicios de auditoría externa para sus clientes con organizaciones consultoras que le hayan desarrollado el sistema de gestión al cliente. 6. Ofrecer servicios de consultoría, ni recomendar empresas consultoras a los clientes que desean solicitar el proceso de validación y/o verificación. No obstante, podrá

28 Página 28 de 32 asesorar y ejercer como consultora para organizaciones que desean el logro de la Carbono Neutralidad sin la validación y/o verificación con la EARTH-UCN. 7. Contratar personal que haya sido parte de consultorías en el desarrollo del sistema de gestión de clientes y cualquier otro tema, salvo si ya han pasado dos años. En caso de una amenaza a la imparcialidad, la EARTH-UCN como organismo de validación y/o verificación, demostrará la minimización y/o eliminación de esa amenaza de la siguiente manera: a. Aplicación del procedimiento P-16 Proceso para la identificación, análisis y respuesta del riesgo a la imparcialidad en las actividades de validación y/o verificación. b. Revisión anual de la imparcialidad en las actividades de validación y/o verificación por parte del Comité de Imparcialidad. Firma responsable Edmundo Castro Director Unidad Carbono Neutro Universidad EARTH Actualizada Mecanismos de Gestión de la imparcialidad Como mecanismo para salvaguardar la imparcialidad en las actividades de validación y/o verificación, se constituyó un Comité de Imparcialidad, descrito en el procedimiento P-12 Composición y funcionamiento del Comité de Imparcialidad. Con los siguientes objetivos básicos: 1. Ayudar en la elaboración de políticas relativas a la imparcialidad en las actividades de validación y/o verificación.

29 Página 29 de Fortalecer el principio de imparcialidad de la EARTH-UCN en las actividades de validación y/o verificación, mantener el equilibrio de los intereses, el análisis de riesgo y las recomendaciones a escala organizacional. 3. Asesorar sobre temas que afecten la confianza en la validación y/o verificación, incluida la transparencia y la percepción del público. 4. Realizar una revisión, al menos una vez al año, de la imparcialidad de los procesos de validación y/o verificación y toma de decisiones de la EARTH-UCN. Para la identificación y el análisis de situaciones potenciales de conflictos de interés provenientes de las actividades de validación y/o verificación, se aplicará el P-16 Proceso para la identificación, análisis y respuesta del riesgo a la imparcialidad en las actividades de validación y/o verificación y se realiza un registro en el F-38 Matriz de identificación de riesgos a la imparcialidad [DU] La evaluación de los aspectos financieros La EARTH-UCN es una dependencia de la entidad legal de la Universidad EARTH, ofrece servicios de sensibilización, entrenamiento técnico y actividades de validación y/o verificación, evitando conflictos de intereses con los clientes involucrados. Percibe ingresos financieros de las fuentes que se presentan a continuación, esto con el propósito de no depender exclusivamente de los ingresos por validación y/o verificación, cumpliendo con los principios de imparcialidad, confidencialidad, independencia, transparencia y competencia. Venta de bono de carbono en terrenos de la Universidad EARTH, por implementación de proyectos ambientales. Venta de servicios de sensibilización y entrenamiento técnico a Organizaciones Nacionales e Internacionales y público en general. Validaciones y/ verificaciones de GEI por tercera parte y emisión de Declaraciones de Validación y/o Verificación y uso de marca EARTH.

30 Página 30 de Evaluación de riesgos financieros asociados a las actividades de la EARTH-UCN La evaluación de los riesgos financieros por la EARTH UCN se efectúa considerando cuatro aspectos: 1. La probabilidad de ocurrencia según organizaciones y proyectos verificados 2. La relación causa efecto por riesgos financieros potenciales 3. Magnitud del riesgo financiero 4. Acciones de Salvaguarda 1) Probabilidad de ocurrencia (El riesgo según organizaciones y proyectos verificados) Las organizaciones y proyectos verificados por la EARTH-UCN a la fecha nunca han presentado ningún tipo de queja o demanda legal por mal praxis. Probabilidad de ocurrencia es muy baja según la experiencia del OVV. La EARTH-UCN no ha enfrentado problemas legales por mal praxis. 2) La evaluación de los riesgos financieros En la evaluación de riesgos financieros, se utiliza la relación causa efecto lo que permite relacionar las causas, el problema y las consecuencias. El Problema: Relación causa efecto Consecuencias Repercusiones financieras para el OVV Demandas al OVV por parte del cliente Problema Presencia Riesgos financieros asociados a la AVV Emisión de declaración distorsionada

31 Página 31 de 32 Mal praxis en la AVV Causas Debilidad en competencias en los verificadores del OVV Débil manejo en conflictos de interés Árbol del problema Consecuencias Fortalece financieramente al OVV Minimiza Demandas al OVV por parte del cliente Problema Minimiza riesgos financieros asociados a la AVV Emisión de declaración acertada AVV exitosa Causas OVV competente Manejo en conflictos de interés Árbol de solución 3) La magnitud del riesgo El riesgo potencial por mal praxis podría tener una magnitud alta de tipo financiera para la EARTH-UCN, la cual se puede representar con la siguiente línea de 0 a 10. Donde 0 representa la menor magnitud y 10 la máxima magnitud. Para este caso el riesgo financiero

32 Página 32 de 32 para la EARTH-UCN podría estar entre 7 y 8 como se representa en la línea horizontal siguiente La magnitud del riesgo ronda los US$ , distribuidos en: Una sobre o subestimación en las declaraciones de C-neutralidad de 2500 tco 2 /año en las organizaciones que adquieren Créditos para lograr la C-neutralidad. Donde 2500 * 7,5 =US$ 18,750. En una distorsión en la emisión de créditos de Carbono en 1500 has de bosque donde 1500 *US$10 = 150,000/5 años= 30,000. Así US$ = 48,750. Tamaño de la Póliza a adquirir por mal praxis US$ 50,000. Se adquiere un seguro que cubre la responsabilidad legal que se deriva de las actividades propias de la Unidad de Carbono Neutro de EARTH contra demandas generadas como consecuencia de una mala praxis de parte de los profesionales encargados de los procesos de verificación de gases efecto invernadero. 4) Las acciones de Salvaguarda: Fortaleciendo las competencias de los verificadores Minimizando los riesgos financieros asociados a la AVV 5) Productos de la evaluación: Implementando un Plan para el desarrollo de competencias para el equipo de verificadores Adquiriendo una póliza por mal praxis que proteja la EARTH-UCN en las AVV 7. Anexos No aplica