Queda prohibida toda reproducción total o parcial por cualquier medio sin previa autorización del editor

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2 Queda prohibida toda reproducción total o parcial por cualquier medio sin previa autorización del editor Registro de Derechos de Autor Ministerio del Interior Diseño y Diagramación GRUPO EDITORIAL NUEVA LEGISLACION LTDA. Impreso por: Editorial Linotipia Bolivar gerencia@etb.com.co Editado por: GRUPO EDITORIAL NUEVA LEGISLACION LTDA. Calle 64 No Tels.: Bogotá, D.C. info@nuevalegislacion.com Todos los derechos reservados 2013 ISBN

3 Cartilla Laboral y de Seguridad Social III PRESENTACIÓN La Cartilla Laboral y Seguridad Social 2013 comprende el análisis práctico de la legislación laboral desarrollada en siete capítulos a saber: 1. Generalidades de la legislación laboral 2. Selección de personal 3. Contrato de trabajo 4. Prestaciones sociales 5. Ley del primer empleo 6. Seguridad social 7. Aplicaciones contables y tributarias Para que empleadores como empleados, puedan interpretar los derechos que tienen en la legislación laboral colombiana de manera fácil y simplificada. La presente obra fue dirigida por la Dirección de Investigación del Grupo Editorial Nueva Legislación Ltda. con la colaboración de la abogada Angela Rocio García Amado y el contador público Eduardo Godoy Ramírez. Esperamos que esta obra se convierta en herramienta de consulta permanente para funcionarios, profesionales, estudiantes y todos los interesados en el tema. Cualquier sugerencia o comentario será de gran importancia para nosotros, para seguir la divulgación de nuevas obras. JORGE E. CHAVARRO C. Gerente.

4 Grupo Editorial Nueva Legislación Ltda. Dirigida por: Jorge Enrique Chavarro Cadena

5 Cartilla Laboral y de Seguridad Social V INDICE GENERAL CAPÍTULO 1 GENERALIDADES DE LA LEGISLACIÓN LABORAL PRINCIPIOS MÍNIMOS FUNDAMENTALES: APLICACIÓN DENTRO DEL TERRITORIO NACIONAL: RELACIONES LABORALES: DEFINICIÓN DE TRABAJO: DERECHO AL TRABAJO Obligatoriedad Libertad de escogencia Igualdad Protección ACOSO LABORAL... 6 CAPÍTULO 2 SELECCIÓN DE PERSONAL VINCULACIÓN LABORAL: Tercerización Laboral: SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIÓN SOBRE DEMANDA DE EMPLEO (SINIDEL): Funciones de la Comisión Asesora del Sistema: Boletín de Demanda Laboral Insatisfecha: Registro Rural Colombiano:... 12

6 VI Cartilla Laboral y de Seguridad Social CAPÍTULO 3 CONTRATO DE TRABAJO ELEMENTOS ESENCIALES DEL CONTRATO DE TRABAJO: CAPACIDAD: Autorizaciones de trabajo para niños, niñas y adolescentes entre quince (15) y diecisiete (17) años Formato Único Nacional de Solicitud de Autorización de Trabajo para Adolescentes de 15 a 17 años de edad: Formato Único Nacional de Solicitud de Autorización de Trabajo para niños y niñas menores de quince (15) años de edad que desempeñen actividades remuneradas de tipo artístico, cultural, recreativo y deportivo Formato Único Nacional de Autorización de Trabajo para Adolescentes de 15 a 17 años de edad Formato Único Nacional de Autorización para niños y niñas menores de quince (15) años de edad que desempeñen actividades remuneradas de tipo artístico, cultural, recreativo y deportivo Actividades consideradas como peores formas de trabajo infantil y clasificación de actividades peligrosas y condiciones de trabajo nocivas para la salud e integridad física o psicológica de las personas menores de 18 años de edad Prohibición de discriminación en razón de la edad VICISITUDES DEL CONTRATO DE TRABAJO Revisión del Contrato de Trabajo Suspensión del Contrato de Trabajo Causas taxativas de suspensión del contrato Reanudación del Trabajo Incapacidad Licencias de Maternidad y Paternidad Salarios sin prestación del servicio Vacaciones y días de descanso Sustitución de empleadores Ius Variandi (Modificación de las condiciones de trabajo) CONTRATOS TRABAJO DE ACUERDO CON LA FORMA: Contrato verbal Contrato escrito CONTRATO DE TRABAJO DE ACUERDO CON LA DURACIÓN Contrato a término fijo... 39

7 Cartilla Laboral y de Seguridad Social VII Contrato a término indefinido Contrato por duración de la obra o labor Contrato de Obra Contrato por Unidad de Obra o Destajo Contrato ocasional, accidental o transitorio OTROS TRABAJADORES Y SUS CONTRATOS Contrato de aprendizaje Definición Formalidades del Contrato de Aprendizaje Afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral: Modalidades del Contrato de Aprendizaje: Prácticas y/o Programas que no constituyen Contratos de Aprendizaje Terminación del Contrato de Aprendizaje Incumplimiento de la relación de aprendizaje por parte del aprendiz Elementos Particulares y Especiales Modalidades especiales de formación técnica, tecnológica, profesional y teórico práctica empresarial Empresas obligadas a la vinculación de aprendices Entidades públicas obligadas a la vinculación de aprendices Cuotas de aprendices en las empresas Regulación de la cuota de aprendices Monetización de la cuota de aprendizaje Pago de la monetización de la cuota de aprendizaje Incumplimiento de la cuota de aprendizaje o monetización Selección de aprendices Listado de oficios materia del contrato de aprendizaje Aspectos operativos del contrato de aprendizaje Entidades de Formación Reconocimiento para efectos de la formación profesional impartida directamente por la empresa Reconocimiento o Autorización Distribución y alternancia de tiempo entre la etapa lectiva y productiva Vigilancia y Control: contrato de prestación de servicios: Teletrabajo Empleo de emergencia Servicio doméstico y choferes de familia: Trabajo a domicilio... 75

8 VIII Cartilla Laboral y de Seguridad Social Agentes colocadores de pólizas de seguros Colocadores de apuestas permanentes Representantes, agentes vendedores y agentes viajeros: Trabajadores de notarias públicas y oficinas de registro de instrumentos públicos y privados Profesores de establecimientos particulares de enseñanza Trabajadores secuestrados Trabajadores de dirección, confianza y manejo REPRESENTANTES DEL EMPLEADOR Contratista Independiente GENERALIDADES DEL PERÍODO DE PRUEBA Definición Estipulación Duración máxima Prórroga Efecto jurídico JORNADA DE TRABAJO: Excepciones a la Jornada Máxima Legal: Excepciones en razón a la calidad de trabajador: Descansos Trabajo dominical y en días festivos Trabajo Nocturno Trabajo Suplementario Trabajo Suplementario Diurno Trabajo Suplementario Nocturno Liquidación del Trabajo Nocturno y el Trabajo Extra o Suplementario De la remuneración del descanso dominical EJEMPLO 1 CÁLCULO DE HORAS EXTRAS EJECUCIÓN Y EFECTOS DEL CONTRATO DE TRABAJO Obligaciones y prohibiciones de los empleadores Obligaciones y prohibiciones de los empleados SALARIOS Salario en especie Jornal y sueldo Viáticos y Propinas... 99

9 Cartilla Laboral y de Seguridad Social IX Salario Integral Forma de hacer el pago Falta de estipulación salarial Salario sin prestación del servicio Deducción, retención y embargo de salarios EJEMPLO 2 DEDUCCIONES DE NÓMINA Salario mínimo Fijación Salario mínimo para jornadas inferiores a las máximas Salario para empleados de emergencia REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO CAPÍTULO 4 PRESTACIONES SOCIALES PRIMA DE SERVICIOS Forma de pago Fórmula para la liquidación de la prima de servicios: EJEMPLO 3 LIQUIDACIÓN DE PRIMA DE SERVICIOS: DOTACIÓN (Calzado y vestido de labor) Fechas de entrega de dotación Beneficiarios de la dotación CESANTÍAS Regímenes de cesantías: Procedimiento para el retiro parcial de cesantías para la adquisición, construcción, mejora o liberación de bienes raíces destinados a la vivienda del trabajador Trabajadores excluidos y Pérdida del derecho Salario base para liquidar las cesantías EJEMPLO 4 LIQUIDACIÓN DE CESANTÍAS E INTERESES SOBRE LAS CESANTÍAS Fondo de Cesantías Intereses sobre las cesantías

10 X Cartilla Laboral y de Seguridad Social 4.4 PROTECCIÓN A LA MATERNIDAD, AL RECIÉN NACIDO Y LICENCIA DE PATERNIDAD Descanso remunerado en caso de aborto Descanso remunerado durante la lactancia Prohibición de despedir Permiso para despedir Nulidad del despido EJEMPLO 5 PRESTACIONES ECONÓMICAS GENERADAS POR LICENCIA DE MATERNIDAD PRESTACIONES A CARGO DE LAS ENTIDADES QUE CONFORMAN EL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL SUBSIDIO FAMILIAR Subsidios OTROS PAGOS Vacaciones Salario base para remunerar las vacaciones Fórmula para remunerar vacaciones EJEMPLO 6 LIQUIDACIÓN DE VACACIONES Auxilio de transporte Aportes parafiscales Exoneración de aportes TERMINACIÓN DEL CONTRATO DE TRABAJO Terminación del contrato por muerte del trabajador Terminación del contrato por renuncia del trabajador Terminación del contrato por despido colectivo Terminación del contrato de trabajo con personas con limitación física, síquica y sensorial Exigencias para despedir invocando justa causa Despido sin justa causa (Indemnizatorio) EJEMPLO 7 INDEMNIZACIÓN POR TERMINACIÓN SIN JUSTA CAUSA DEL CONTRATO A TÉRMINO FIJO POR PARTE DEL EMPLEADOR - SALARIO EJEMPLO 8 INDEMNIZACIÓN POR TERMINACIÓN DEL CONTRATO A TÉRMINO INDEFINIDO SIN JUSTA CAUSA POR PARTE DEL EMPLEADOR

11 Cartilla Laboral y de Seguridad Social XI EJEMPLO 9 INDEMNIZACIÓN POR TERMINACIÓN SIN JUSTA CAUSA DEL CONTRATO A TÉRMINO INDEFINIDO CON DURACIÓN SUPERIOR A UN AÑO POR PARTE DEL EMPLEADOR EJEMPLO 10 INDEMNIZACIÓN POR TERMINACIÓN DE CONTRATO A TÉRMINO INDEFINIDO DE TRABAJADORES VINCULADOS ENTRE EL 29 DE DICIEMBRE DE 1990 Y EL 27 DE DICIEMBRE DE EJEMPLO 11 INDEMNIZACIÓN POR TERMINACIÓN DEL CONTRATO A TÉRMINO INDEFINIDO DE TRABAJADORES VINCULADOS ANTES DEL 29 DE DICIEMBRE DE CAPÍTULO 5 LEY DEL PRIMER EMPLEO INCENTIVOS PARA LA FORMALIZACIÓN EMPRESARIAL: INCENTIVOS PARA LA GENERACIÓN DE EMPLEO Y FORMALIZACIÓN LABORAL EN LOS SECTORES RURAL Y URBANO Descuento en el impuesto sobre la renta y complementarios de los aportes parafiscales y otras contribuciones de nómina Descuento en el impuesto sobre la renta y complementarios de los aportes parafiscales y otras contribuciones de nómina para los empleadores que contraten personas en situación de desplazamiento, en proceso de reintegración o en condición de discapacidad Descuento en el impuesto sobre la renta y complementarios de los aportes parafiscales y otras contribuciones de nómina Descuento en el impuesto sobre la renta y complementarios de los aportes parafiscales y otras contribuciones de nómina Limitaciones al descuento tributario Otras condiciones a tener en cuenta para que las empresas puedan beneficiarse del descuento tributario de aportes parafiscales Información requerida para hacer uso de los descuentos tributarios Deber de suministrar información por parte de las Cámaras de Comercio y el Ministerio de Salud y Protección Social a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)

12 XII Cartilla Laboral y de Seguridad Social 5.3 INCENTIVO PARA LA FORMALIZACIÓN LABORAL Y GENERACIÓN DE EMPLEO PARA PERSONAS DE BAJOS INGRESOS Descuento en el impuesto sobre la renta y complementarios de los aportes parafiscales y otras contribuciones de nómina en relación a los trabajadores de bajos ingresos Retención en la fuente para independientes Apoyos económicos no constitutivos de renta ni de ganancia ocasional Apoyos económicos no constitutivos de renta ni de ganancia ocasional Prohibición para acceder a los beneficios de la Ley 1429 de Prohibición para acceder al beneficio de progresividad en el pago del impuesto sobre la renta y complementarios Sanciones por el suministro de información falsa Sanciones por el suministro de información falsa PROGRESIVIDAD Progresividad en el pago del impuesto sobre la renta Contribuyentes beneficiarios de la progresividad en el pago del impuesto sobre la renta y complementarios Rentas respecto de las cuales procede el beneficio de progresividad en el pago del impuesto sobre la renta y complementarios Progresividad en el pago del impuesto sobre la renta y complementarios Régimen de retenciones en la fuente, renta presuntiva y efecto de las pérdidas fiscales Requisitos generales que deben cumplirse para acceder a la progresividad en el pago del impuesto sobre la renta y complementarios Requisitos para cada año gravable en que se solicite el beneficio de progresividad en el pago del impuesto sobre la renta y complementarios Pérdida o improcedencia del beneficio de la progresividad en el impuesto sobre la renta y complementarios Reintegro de los valores no pagados por beneficio de progresividad improcedente Progresividad en el pago de los parafiscales y otras contribuciones de nómina Progresividad en el pago del impuesto de industria y comercio y otros impuestos Progresividad en la matrícula mercantil y su renovación

13 Cartilla Laboral y de Seguridad Social XIII CAPÍTULO 6 SEGURIDAD SOCIAL GENERALIDADES DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Sistema de protección social Régimen de excepciones SISTEMA GENERAL DE PENSIONES Afiliación Escogencia del Régimen Derechos del afiliado y Garantías Cotizaciones Base de cotización del Sistema General de Pensiones Ingreso base para liquidar las pensiones Reajuste Pensional Prestaciones económicas Pensión de vejez Pensión de invalidez Pensión de sobrevivientes Pensión familiar Prestaciones adicionales Auxilio funerario SISTEMA GENERAL DE SALUD Afiliación Tipos de afiliados Garantías y Deberes del afiliado y sus beneficiarios Cotizaciones Base de cotización del Sistema General de Salud Prestaciones del servicio de salud Incapacidad por enfermedad general Licencias de maternidad y paternidad Directrices para el reconocimiento de la licencia de maternidad y paternidad en consideración a la situación particular del parto y otras eventualidades Accidente de Trabajo y Enfermedad Laboral: Reconocimiento de incapacidades y licencias SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES Afiliación Clasificación de la Empresa

14 XIV Cartilla Laboral y de Seguridad Social Atención especial en asistencia técnica en las micro y pequeñas empresas del país Cotizaciones Base de cotización del Sistema General de Riesgos Laborales Prestaciones asistenciales y económicas Ingreso base para liquidar las prestaciones económicas Monto de las cotizaciones Mora en el pago de aportes al Sistema General de Riesgos Laborales Investigación de incidentes y accidentes de trabajo CAPÍTULO 7 APLICACIONES CONTABLES LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA EJEMPLO 12 LIQUIDACIÓN DE NÓMINA CAUSACIÓN DE LA NÓMINA LIQUIDACIÓN DE OBLIGACIONES LABORALES Prima de servicios Vacaciones Cesantías Interés sobre cesantías LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO DE TRABAJO Cesantías e intereses sobre cesantías Prima de servicios Vacaciones CONSOLIDACIÓN DE OBLIGACIONES LABORALES ANÁLISIS DE CASOS PARTICULARES Empleados con salario integral Empleados de régimen anterior a la Ley 50 de ASPECTOS RELEVANTES DE LA LEY 789 DE Subsidio al empleo para la pequeña y mediana empresa Subsidio al desempleo Servicios para desempleados con vinculación anterior a las cajas de compensación familiar

15 Cartilla Laboral y de Seguridad Social XV Régimen de apoyo para desempleados con vinculación anterior a las cajas de compensación familiar Régimen especial de aportes al instituto colombiano de bienestar familiar, al servicio nacional de aprendizaje y a las cajas de compensación familiar Régimen especial de aportes para estudiantes RETENCIÓN EN LA FUENTE SOBRE PAGOS LABORALES

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17 Cartilla Laboral y de Seguridad Social XVII ÍNDICE ANALÍTICO A ACCIDENTE DE TRABAJO Aviso del empleador Aviso del trabajador Cotizaciones Definición Prestación del Servicio de Salud Prestaciones asistenciales y económicas Prevención y Sanciones ACOSO LABORAL Conductas 1. 6 ADOPCIÓN Licencias de maternidad y paternidad para padres adoptantes 4. 4 AFILIACIONES Al Sistema General de Pensiones Al Sistema General de Riesgos Laborales Al Sistema General de Salud De aprendices Obligación y sanciones APORTES Al Sistema General de Pensiones Al Sistema General de Riesgos Laborales Al Sistema General de Salud

18 XVIII Cartilla Laboral y de Seguridad Social Parafiscales Responsable de aportar y sanciones APRENDICES Contrato de Aprendizaje AUXILIOS De Transporte Funerario Por enfermedad laboral y accidente de Trabajo Por incapacidad Por maternidad y paternidad 4. 4 Por riesgos laborales APLICACIONES CONTABLES Aspectos relevantes de la Ley 789 de Causación de la nómina 7. 2 Consolidación de obligaciones laborales 7. 5 Liquidación de la nómina 7. 1 Liquidación de obligaciones laborales 7. 3 Liquidación del contrato de trabajo 7. 4 Retención en la fuente sobre pagos laborales 7. 7 B BENEFICIOS TRIBUTARIOS Ley del Primer empleo 5. 1 C CAJA DE COMPENSACIÓN Aplicación Contable de Subsidio al desempleo Aporte Subsidio Familiar 4. 6

19 Cartilla Laboral y de Seguridad Social XIX CALAMIDAD DOMÉSTICA En el Reglamento Interno de Trabajo Incompatibilidad con la licencia de paternidad 4. 4 Remuneración - Licencia CALZADO Y VESTIDO DE LABOR Beneficiarios Dotación 4. 2 Fechas de entrega CAPACIDAD Autorizaciones de trabajo para niños, niñas y adolescentes entre quince (15) y diecisiete (17) años Discriminación en razón de la edad Peores formas de trabajo infantil CASO FORTUITO Suspensión del Contrato de trabajo CESANTÍAS Afiliación y Fondos de Cesantías Intereses Regímenes de cesantías Retiro parcial de cesantías Salario base para liquidar las cesantías Trabajadores excluidos y Pérdida del derecho COMPENSACIÓN Vacaciones CONFIANZA Y MANEJO Trabajadores CONTRATACIÓN Vinculación Laboral 2. 1 CONTRATO DE TRABAJO Agentes colocadores de pólizas de seguros

20 XX Cartilla Laboral y de Seguridad Social Capacidad 3. 2 Colocadores de apuestas permanentes Contratista independiente Contrato a término fijo y Contrato a término indefinido Contrato de aprendizaje Contrato de obra Contrato de prestación de servicios Contrato de prestación de servicios civil o comercial 3. 1 Contrato de trabajo de acuerdo con la duración 3. 5 Contrato escrito Contrato ocasional, accidental o transitorio Contrato por duración de la obra o labor Contrato por unidad de obra o destajo Contrato verbal Contratos trabajo de acuerdo con la forma 3. 4 Ejecución y efectos del contrato de trabajo Elementos esenciales 3. 1 Empleo de emergencia Generalidades del período de prueba 3. 8 Jornada de trabajo 3. 9 Obligaciones y prohibiciones de los empleadores Obligaciones y prohibiciones de los empleados Profesores de establecimientos particulares de enseñanza Reglamento interno de trabajo Representantes del empleador 3. 7 Representantes, agentes vendedores y agentes viajeros Revisión del contrato de trabajo Salarios Servicio doméstico y choferes de familia Suspensión del contrato de trabajo Teletrabajo Trabajadores de dirección, confianza y manejo Trabajadores de notarias públicas y oficinas de registro de instrumentos públicos y privados Trabajadores secuestrados Trabajo a domicilio Vicisitudes del contrato de trabajo 3. 3

21 Cartilla Laboral y de Seguridad Social XXI COTIZACIONES Al Sistema General de Pensiones Al Sistema General de Riesgos Laborales Al Sistema General de Salud D DESCANSOS Dominical, compensatorio, sábados, dedicación exclusiva, pausas activas DESCUENTOS Deducción, retención y embargo de salarios DIRECCIÓN Y CONFIANZA Trabajadores de dirección, confianza y manejo DOMINICALES Trabajo dominical y en días festivos De la remuneración del descanso dominical E EMBARAZO Licencias de maternidad y paternidad Protección a la maternidad, al recién nacido y licencia de paternidad 4. 4 EMBARGO Deducción, retención y embargo de salarios EMPLEADOR Contratista independiente Obligaciones y prohibiciones de los empleadores Representantes del empleador 3. 7

22 XXII Cartilla Laboral y de Seguridad Social EMPLEO Boletín de Demanda Laboral Insatisfecha Empleo de emergencia Funciones de la Comisión Asesora del Sistema Registro Rural Colombiano Sistema nacional de información sobre demanda de empleo (SINIDEL) 2. 2 ENFERMEDAD Enfermedad Laboral y Accidente de Trabajo Incapacidad por enfermedad general EXÁMENES MÉDICOS Vinculación laboral 2. 1 F FESTIVOS Trabajo dominical y en días festivos FONDO DE CESANTÍAS Fondo de Cesantías Procedimiento para el retiro parcial de cesantías para la adquisición, construcción, mejora o liberación de bienes raíces destinados a la vivienda del trabajador Regímenes de cesantías Salario base para liquidar las cesantías Trabajadores excluidos y Pérdida del derecho FUERZA MAYOR Suspensión del contrato H HORAS EXTRA Liquidación del trabajo nocturno y el trabajo extra o suplementario

23 Cartilla Laboral y de Seguridad Social XXIII Trabajo suplementario Trabajo suplementario diurno Trabajo suplementario nocturno I IGUALDAD Discriminación 2. 1 Edad Laboral Teletrabajo Trabajador Ocasional o Transitorio IMPUESTOS Apoyos económicos no constitutivos de renta ni de ganancia ocasional Descuento en el impuesto sobre la renta y complementarios de los aportes parafiscales y otras contribuciones de nómina Descuento en el impuesto sobre la renta y complementarios de los aportes parafiscales y otras contribuciones de nómina para los empleadores que contraten personas en situación de desplazamiento, en proceso de reintegración o en condición de discapacidad Descuento en el impuesto sobre la renta y complementarios de los aportes parafiscales y otras contribuciones de nómina Descuento en el impuesto sobre la renta y complementarios de los aportes parafiscales y otras contribuciones de nómina en relación a los trabajadores de bajos ingresos Progresividad en el pago del impuesto de industria y comercio y otros impuestos Progresividad en el pago del impuesto sobre la renta Retención en la fuente para independientes INCAPACIDAD Incapacidad Incapacidad por enfermedad general Prestación económica INDEMNIZACIÓN Despido sin justa causa (Indemnizatorio)

24 XXIV Cartilla Laboral y de Seguridad Social INTERESES SOBRE LAS CESANTÍAS Intereses sobre las Cesantías Salario base para liquidar las cesantías INGRESO BASE Ingreso base para liquidar las pensiones INVALIDEZ Pensión de invalidez J JORNADA DE TRABAJO Descansos Excepciones a la Jornada Máxima Legal Excepciones en razón a la calidad de trabajador Liquidación del Trabajo Nocturno y el Trabajo Extra o Suplementario Remuneración del descanso dominical Trabajo dominical y en días festivos Trabajo Nocturno Trabajo Suplementario Trabajo Suplementario Diurno Trabajo Suplementario Nocturno JUSTA CAUSA Exigencias para despedir invocando justa causa L LIBERTAD Escogencia del Régimen de pensiones Fondo de Cesantías Garantías y Deberes del afiliado y sus beneficiarios, Sistema General de Salud Libertad de escogencia, trabajo

25 Cartilla Laboral y de Seguridad Social XXV LICENCIA Base de cotización del Sistema General de Pensiones Base de cotización del Sistema General de Salud Descanso remunerado durante la lactancia Directrices para el reconocimiento de licencias de maternidad y paternidad Investigación de incidentes y accidentes de trabajo Licencias de maternidad y paternidad Obligaciones y prohibiciones de los empleadores Prestaciones a cargo de las entidades que conforman el sistema de seguridad social integral 4. 5 Prestaciones del servicio de salud Protección a la maternidad, al recién nacido y licencia de paternidad 4. 4 Suspensión del Contrato de Trabajo LIQUIDACIÓN Autoliquidación de aportes parafiscales Base de cotización del Sistema General de Salud Fórmula para la liquidación de la prima de servicios Incapacidad Ingreso base para liquidar las pensiones Licencias de Maternidad y Paternidad Liquidación de cesantías en contrato a término indefinido Liquidación de Intereses sobre las cesantías Liquidación de la nómina 7. 1 Liquidación de obligaciones laborales 7. 3 Liquidación de prestaciones de representantes, agentes vendedores y agentes viajeros Liquidación de prestaciones en contratos de servicio doméstico y con choferes de familia Liquidación del contrato de trabajo 7. 4 Liquidación del Trabajo Nocturno y el Trabajo Extra o Suplementario Liquidaciones procedentes en Salario Integral Regímenes para liquidar cesantías Remuneración del descanso dominical Salario base para liquidar las cesantías Salario base para remunerar las vacaciones Suspensión del Contrato de Trabajo Terminación del contrato por muerte del trabajador Vacaciones

26 XXVI Cartilla Laboral y de Seguridad Social M MANEJO DE CESANTÍAS Fondo de Cesantías MATERNIDAD Descanso remunerado durante la lactancia Descanso remunerado en caso de aborto Directrices para el reconocimiento de licencias Nulidad del despido Permiso para despedir Prohibición de despedir Protección a la maternidad, al recién nacido y licencia de paternidad 4. 4 MENORES DE EDAD Actividades consideradas como peores formas de trabajo infantil y clasificación de actividades peligrosas y condiciones de trabajo nocivas para la salud e integridad física o psicológica de las personas menores de 18 años de edad Autorizaciones de trabajo para niños, niñas y adolescentes entre quince (15) y diecisiete (17) años MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS Asistencia técnica en riesgos laborales MUERTE Causas taxativas de suspensión del contrato Sistema general de pensiones 6. 2 Terminación del contrato por muerte del trabajador MULTAS Aspectos operativos del contrato de aprendizaje Causas taxativas de suspensión del contrato Incumplimiento de la cuota de aprendizaje o monetización Obligaciones y prohibiciones de los empleadores Pago de la monetización de la cuota de aprendizaje Protección del trabajo Regímenes de cesantías Reglamento interno de trabajo 3. 12

27 Cartilla Laboral y de Seguridad Social XXVII O OBLIGACIONES Aplicación dentro del territorio nacional 1. 2 Consolidación de obligaciones laborales 7. 5 Elementos esenciales del contrato de trabajo 3. 1 Empresas obligadas a la vinculación de aprendices Entidades públicas obligadas a la vinculación de aprendices Liquidación de obligaciones laborales 7. 3 Obligaciones y prohibiciones de los empleadores Obligaciones y prohibiciones de los empleados Obligatoriedad del Trabajo Protección del trabajo P PENSIÓN Afiliación Base de cotización del sistema general de pensiones Cotizaciones Derechos del afiliado y garantías Escogencia del régimen Ingreso base para liquidar las pensiones Pensión de invalidez Pensión de sobrevivientes Pensión de sobrevivientes para estudiantes Pensión de vejez Pensión familiar Reajuste pensional Sistema general de pensiones 6. 2 PERÍODO DE PRUEBA Definición Duración máxima Efecto jurídico

28 XXVIII Cartilla Laboral y de Seguridad Social Estipulación Prórroga PERMISOS Causas taxativas de suspensión del contrato Obligaciones y prohibiciones de los empleadores Permiso para despedir Reglamento interno de trabajo PREAVISO Contrato a término fijo Contrato a término indefinido Nulidad del despido PRESCRIPCIÓN Incapacidades temporales PRESTACIONES Aportes parafiscales Auxilio de transporte Beneficiarios de la dotación Cesantías e intereses sobre las cesantías 4. 3 Dotación (calzado y vestido de labor) 4. 2 Fechas de entrega de dotación Fondo de cesantías Forma de pago de la prima de servicios Fórmula para la liquidación de la prima de servicios Intereses sobre las cesantías Otros pagos 4. 7 Prestaciones a cargo de las entidades que conforman el sistema de seguridad social integral 4. 5 Prestaciones adicionales Prestaciones asistenciales y económicas Prestaciones del servicio de salud Prestaciones económicas Prima de servicios 4. 1 Procedimiento para el retiro parcial de cesantías para la adquisición, construcción, mejora o liberación de bienes raíces destinados a la vivienda del trabajador

29 Cartilla Laboral y de Seguridad Social XXIX Protección a la maternidad, al recién nacido y licencia de paternidad 4. 4 Regímenes de cesantías Salario base para liquidar las cesantías Subsidio familiar 4. 6 Subsidios Trabajadores excluidos y pérdida del derecho Vacaciones PROHIBICIONES Obligaciones y prohibiciones de los empleadores Obligaciones y prohibiciones de los empleados PRIMA DE SERVICIOS Contrato a término fijo Contrato ocasional, accidental o transitorio Forma de pago Fórmula para la liquidación de la prima de servicios Prima de servicios Servicio doméstico y choferes de familia PROFESORES Profesores de establecimientos particulares de enseñanza PROTECCIÓN SOCIAL Sistema de protección social PRUEBAS Prueba de embarazo 2. 1 Prueba de polígrafo 2. 1 Prueba de V.I.H R RECARGO NOCTURNO Liquidación del Trabajo Nocturno y el Trabajo Extra o Suplementario Remuneración del descanso dominical

30 XXX Cartilla Laboral y de Seguridad Social Trabajo dominical y en días festivos Trabajo Nocturno Trabajo Suplementario Trabajo Suplementario Diurno Trabajo Suplementario Nocturno REGLAMENTOS Reglamento interno de trabajo REPRESENTANTES Contratista Independiente Representantes del empleador 3. 7 RIESGOS LABORALES Asistencia técnica a micro y pequeñas empresas Clasificación de la empresa Cotizaciones Afiliación Prestaciones asistenciales y económicas Sistema General de Riesgos Laborales 6. 4 S SALARIO Deducción, retención y embargo de salarios Falta de estipulación salarial Fijación Forma de hacer el pago Jornal y sueldo Salario en especie Salario Integral Salario mínimo Salario mínimo para jornadas inferiores a las máximas Salario sin prestación del servicio Viáticos y propinas

31 Cartilla Laboral y de Seguridad Social XXXI SEGURIDAD SOCIAL Generalidades del sistema de seguridad social integral 6. 1 Investigación de incidentes y accidentes de trabajo Prestaciones adicionales Prestaciones asistenciales y económicas Prestaciones del servicio de salud Prestaciones económicas Régimen de excepciones Sistema de protección social Sistema general de pensiones 6. 2 Sistema general de riesgos laborales 6. 4 Sistema general de salud 6. 3 SECUESTRADOS Trabajadores secuestrados SERVICIO DOMÉSTICO Servicio doméstico y choferes de familia SISTEMA DE PROTECCIÓN SOCIAL INTEGRAL Generalidades del sistema de seguridad social integral 6. 1 Investigación de incidentes y accidentes de trabajo Prestaciones adicionales Prestaciones asistenciales y económicas Prestaciones del servicio de salud Prestaciones económicas Régimen de excepciones Sistema de protección social Sistema general de pensiones 6. 2 Sistema general de riesgos laborales 6. 4 Sistema general de salud 6. 3 SUBSIDIOS Régimen de apoyo para desempleados con vinculación anterior a las cajas de compensación familiar Servicios para desempleados con vinculación anterior a las cajas de compensación familiar Subsidio al empleo para la pequeña y mediana empresa

32 XXXII Cartilla Laboral y de Seguridad Social Subsidio familiar 4. 6 Subsidios SUSPENSIÓN DEL CONTRATO Causas taxativas de suspensión del contrato Reanudación del Trabajo Suspensión del Contrato de Trabajo T TELETRABAJO Teletrabajo Contrato TERMINACIÓN DEL CONTRATO Despido sin justa causa (Indemnizatorio) Exigencias para despedir invocando justa causa Terminación del contrato de trabajo con personas con limitación física, síquica y sensorial Terminación del contrato por despido colectivo Terminación del contrato por renuncia del trabajador Terminación por muerte del trabajador TRABAJADORES Agentes colocadores de pólizas de seguros Colocadores de apuestas permanentes Contrato de aprendizaje Contrato de prestación de servicios Empleo de emergencia Profesores de establecimientos particulares de enseñanza Representantes, agentes vendedores y agentes viajeros Servicio doméstico y choferes de familia Teletrabajo Trabajadores de dirección, confianza y manejo Trabajadores de notarias públicas y oficinas de registro de instrumentos públicos y privados

33 Cartilla Laboral y de Seguridad Social XXXIII Trabajadores secuestrados Trabajo a domicilio TERCERIZACIÓN LABORAL Procedencia V VACACIONES Fórmula para remunerar vacaciones Salario base para remunerar las vacaciones VIÁTICOS Viáticos y propinas

34 XXXIV Cartilla Laboral y de Seguridad Social NOTA GENERAL DE INTERPRETACIÓN Y APLICACIÓN DE LA PRESENTE CARTILLA: Para ampliar conceptos, consultar valores agregados (concordancias, doctrina y jurisprudencia) y dar efectiva aplicación a las directrices que aquí se esgrimen, se sugiere al lector, remitirse a las publicaciones Código Sustantivo y Procesal del Trabajo, Sistema de Seguridad Social Integral, Estatuto Tributario Nacional y Estatuto Orgánico del Sistema Financiero de nuestro Grupo Editorial Nueva Legislación.

35 Generalidades de la Legislación Laboral 1 C A P Í T U L O GENERALIDADES DE LA 1 LEGISLACIÓN LABORAL 1. 1 PRINCIPIOS MÍNIMOS FUNDAMENTALES 1 : Igualdad de oportunidades para los trabajadores; Remuneración mínima vital y móvil, proporcional a la cantidad y calidad de trabajo; Estabilidad en el empleo; Irrenunciabilidad a los beneficios mínimos establecidos en normas laborales; Facultades para transigir y conciliar sobre derechos inciertos y discutibles; Situación más favorable al trabajador en caso de duda en la aplicación e interpretación de las fuentes formales de derecho; Primacía de la realidad sobre formalidades establecidas por los sujetos de las relaciones laborales; Garantía a la seguridad social, la capacitación, el adiestramiento y el descanso necesario; Protección especial a la mujer, a la maternidad y al trabajador menor de edad. Derecho al pago oportuno y al reajuste periódico de las pensiones legales. Los convenios internacionales del trabajo debidamente ratificados, hacen parte de la legislación interna. La ley, los contratos, los acuerdos y convenios de trabajo, no pueden menoscabar la libertad, la dignidad humana ni los derechos de los trabajadores APLICACIÓN DENTRO DEL TERRITORIO NACIONAL: La legislación laboral aplica para todos los habitantes del territorio Colombiano, es decir, para nacionales o extranjeros 2 ; lo anterior halla su fundamento en lo preceptuado por el inciso 2 del artículo 4 de la Constitución Política y artículo 18 del Código Civil, que respectivamente disponen: Es deber de los nacionales y de los extranjeros en Colombia 1 Constitución Política de Colombia, Artículo Código Sustantivo del Trabajo, Artículo 2.

36 2 Cartilla Laboral y de Seguridad Social acatar la Constitución y las leyes, y respetar y obedecer a las autoridades y La ley es obligatoria tanto a los nacionales como a los extranjeros residentes en Colombia. Entonces, un trabajador colombiano en el exterior regula sus relaciones laborales de acuerdo con legislación del país dónde se encuentre (a menos que se esté frente a la calidad de diplomático), excepto los casos trabajadores de naves colombianas en el extranjero, quienes deberán continuar subordinación a la legislación de nuestro país RELACIONES LABORALES: Según el artículo 3 del Código Sustantivo del Trabajo, las relaciones laborales son las de derecho individual del trabajo de carácter particular, y las de derecho colectivo del Trabajo, oficiales y particulares. Es decir, que abarca aquellas relaciones donde los trabajadores tienen calidad de empleados públicos y/o son adolescentes con autorización para trabajar; y aquellas derivadas del derecho de asociación, inclusive de empleadores DEFINICIÓN DE TRABAJO: Es toda actividad humana libre, ya sea material o intelectual, permanente o transitoria, que una persona natural ejecuta conscientemente al servicio de otra, y cualquiera que sea su finalidad, siempre que se efectúe en ejecución de un contrato de trabajo 3. Del diccionario de la Lengua Española 4, extraemos las siguientes definiciones: Ocupación retribuida Obra, resultado de la actividad humana Esfuerzo humano aplicado a la producción de riqueza, en contraposición a capital Según la legislación laboral, el trabajo ocasional, accidental o transitorio, es el de corta duración y no mayor de un mes, que se refiere a labores distintas de las actividades normales del empleador. Ésta modalidad de trabajo también se encuentra amparado por un contrato de trabajo que puede celebrarse por tiempo determinado, por el tiempo que dure la realización de una obra o labor determinada, por tiempo indefinido o para ejecutar un trabajo ocasional, accidental o transitorio 5. En Colombia se entiende que hay relación laboral cuando existe un contrato de trabajo, ya sea verbal o escrito y que reúna ciertos requisitos los cuales explicaremos más adelante DERECHO AL TRABAJO. El artículo 11 del Código Sustantivo del Trabajo, dice: Toda persona tiene derecho al trabajo y goza de libertad para escoger profesión u oficio, dentro de las normas prescritas por la Constitución y la Ley. 3 Código Sustantivo del Trabajo, Artículo 5. 4 Real Academia Española. Diccionario de la Lengua Española, Vigésima segunda edición. Internet: ( SrvltConsulta?TIPO_BUS=3&LEMA=TRABAJO) 5 Código Sustantivo del Trabajo, Artículos 6 y 45

37 Generalidades de la Legislación Laboral 3 Éste derecho encuentra su fundamento en los siguientes puntos: Obligatoriedad. El artículo 25 de la Constitución Política consagra: El trabajo es un derecho y una obligación social y goza, en todas sus modalidades, de la especial protección del Estado. Toda persona tiene derecho a un trabajo en condiciones dignas y justas Libertad de escogencia. Dispone el artículo 26 ibídem: Toda persona es libre de escoger profesión u oficio. La ley podrá exigir títulos de idoneidad. Las autoridades competentes inspeccionarán y vigilarán el ejercicio de las profesiones. Las ocupaciones, artes y oficios que no exijan formación académica son de libre ejercicio, salvo aquellas que impliquen un riesgo social. Las profesiones legalmente reconocidas pueden organizarse en colegios. La estructura interna y el funcionamiento de éstos deberán ser democráticos. La ley podrá asignarles funciones públicas y establecer los debidos controles. Para respaldar los anteriores preceptos, el Código Sustantivo del Trabajo dispuso: Nadie puede impedir el trabajo a los demás, ni que se dediquen a la profesión, industria o comercio que les plazca, siendo lícito su ejercicio, sino mediante resolución de autoridad competente encaminada a tutelar los derechos de los trabajadores o de la sociedad, en los casos que se prevean en la ley Igualdad. Éste derecho tiene su fundamento en el artículo 13 de la Carta Política que ordena: Todas las personas nacen libres e iguales ante la ley, recibirán la misma protección y trato de las autoridades y gozarán de los mismos derechos, libertades y oportunidades sin ninguna discriminación por razones de sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua, religión, opinión política o filosófica. El Estado promoverá las condiciones para que la igualdad sea real y efectiva y adoptará medidas en favor de grupos discriminados o marginados. El Estado protegerá especialmente a aquellas personas que por su condición económica, física o mental, se encuentren en circunstancia de debilidad manifiesta y sancionará los abusos o maltratos que contra ellas se cometan. En aras de promover la igualdad salarial y erradicar la discriminación por razón del género o sexo, el artículo 10 del Código Sustantivo del Trabajo, fue actualizado mediante la Ley 1496 de 2011, el cual garantiza: Todos los trabajadores y trabajadoras son iguales ante la ley, tienen la misma protección y garantías, en consecuencia, queda abolido cualquier tipo de distinción por razón del carácter intelectual o material de la labor, su forma o retribución, el género o sexo salvo las excepciones establecidas por la ley. 6 Código Sustantivo del Trabajo, Artículo 8.

38 4 Cartilla Laboral y de Seguridad Social Con base en los anteriores ordenamientos, se esgrimen: El rechazo a la discriminación por razón del sexo. La protección a la mujer en estado de embarazo, después del parto y a las madres cabeza de familia. El fomento a la vinculación laboral de personas con limitación. El rechazo a la discriminación de trabajadores por razón de la edad. El reconocimiento de salario proporcional al trabajo desempeñado. La prohibición de exigir la libreta militar excepto para celebrar contratos con cualquier entidad pública; ingresar a la carrera administrativa; tomar posesión de cargos públicos, y obtener grado profesional en cualquier centro docente de educación superior, prueba de embarazo o certificados con referencia a Enfermedades de Transmisión Sexual, incluida la Infección por el Virus de Inmunodeficiencia Humana (VIH) excepto para circunstancias de alto riesgo, así como el deber de confidencialidad del personal médico, el derecho del trabajador a no informar su condición de salud a empleadores; pero aún más importante el derecho que tienen los trabajadores infectados a no ser discriminados por esta razón. La prohibición de practicar pruebas de polígrafo sin el consentimiento del trabajador. Proporcionar al trabajador condiciones dignas y justas. La inclusión en la economía del cuidado conformada por el trabajo de hogar no remunerado en el Sistema de Cuentas Nacionales Protección. Dispuso el artículo 9 del Código Sustantivo del Trabajo: El trabajo goza de la protección del Estado, en la forma prevista en la Constitución Nacional y las leyes. Los funcionarios públicos están obligados a prestar a los trabajadores una debida y oportuna protección para la garantía y eficacia de sus derechos, de acuerdo con sus atribuciones. El Código Penal restringe cualquier acto tendiente a perturbar el derecho al trabajo cuando en su artículo 198, reza: El que mediante violencia o maniobra engañosa logre el retiro de operarios o trabajadores de los establecimientos donde laboran, o por los mismos medios perturbe o impida el libre ejercicio de la actividad de cualquier persona, incurrirá en multa. Si como consecuencia de la conducta descrita en el inciso anterior sobreviniere la suspensión o cesación colectiva del trabajo, la pena se aumentará hasta en una tercera parte, sin sobrepasar las diez (10) unidades multa. Esta protección no sólo se limita al derecho al trabajo sino que también garantiza el derecho irrenunciable a la Seguridad Social, por lo cual, tanto empleadores como trabajadores cuentan con el respaldo, la inspección y la vigilancia de los Ministerios de Trabajo (antes Ministerio de la Protección Social) y de Salud 7. 7 Ministerio de Salud creado en virtud del artículo 9 de la Ley 1444 de 2011.

39 Generalidades de la Legislación Laboral 5 Quienes se encuentren inmersos en una situación que restrinja su derecho al trabajo o a la seguridad social, cuentan con la Acción de Tutela como mecanismo para reclamar ante los jueces, en todo momento y lugar, mediante un procedimiento preferente y sumario, por sí misma o por quien actúe a su nombre, la protección inmediata de sus derechos constitucionales fundamentales, cuando quiera que éstos resulten vulnerados o amenazados por la acción o la omisión de cualquier autoridad pública o de los particulares 8. A propósito de la protección del trabajo como derecho fundamental, dijo la Corte Constitucional: El trabajo es uno de los valores esenciales de nuestra organización política, tal como lo declara el Preámbulo de la Constitución y lo reafirma su artículo 1º al señalarlo como uno de los fundamentos del Estado Social de Derecho. Como ya lo dijo esta Corte, el mandato constitucional de protegerlo como derecho-deber afecta a todas las ramas y poderes públicos y tiende al cumplimiento de uno de los fines primordiales del Estado: el de garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes plasmados en la Constitución, particularmente los que, para el caso del trabajo, se derivan del esfuerzo y la labor del hombre (Cfr. Corte Constitucional. Sala Plena. Sentencia del 29 de mayo de Magistrado Ponente: Dr. Alejandro Martínez Caballero). Se protege el trabajo como derecho fundamental en todas sus modalidades y se asegura el derecho de toda persona a desempeñarlo en condiciones dignas y justas (Art. 25 C.N.). No se trata tan solo de que se defienda institucionalmente la posibilidad y la obligación de alcanzar una ubicación laboral y de permanecer en ella, sino de un concepto cualificado por la Constitución que se relaciona con las características de la vinculación laboral y con el desempeño de la tarea que a la persona se confía en lo referente al modo, tiempo y lugar en que ella se cumple, todo lo cual tiene que corresponder a la dignidad del ser humano y realizar en el caso concreto el concepto de justicia. De acuerdo con la Constitución Política de 1991, la relación laboral no puede ser -jamás ha debido serlo- aquella que se genera entre quien busca un objetivo y uno de los medios que utiliza para lograrlo. El patrono -oficial o privado- no puede hoy tomar al trabajador apenas como un factor de producción, lo que sería humillante e implicaría una concepción inconstitucional consistente en la pura explotación de la persona. Ha de reconocerle su individualidad y tener en cuenta el respeto que demandan su naturaleza y necesidades. Debe comprender, asimismo, que de la persona del trabajador dependen otras y que cada acto que lo involucra, en bien o en mal, repercute necesariamente en su familia. Esta Corte se refirió al tema en la sentencia 479 del 13 de agosto de 1992, en la cual se subrayó que la perspectiva humana en la conducción de toda política estatal sobre trabajo constituye elemento medular de la concepción del Estado Social de Derecho, según el cual el Estado y las instituciones políticas y jurídicas que se fundan en su estructura tienen por objetivo y razón de ser a la persona y no a la inversa, de donde se concluye 8 Decreto Reglamentario 2591 de 1991, Artículo 1.