Panamá, R. de Panamá martes 03 de abril de 2018 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Decreto N DNMySC (De lunes 19 de marzo de 2018)

Transcripción

1 Año CXVII Panamá, R. de Panamá martes 03 de abril de N A CONTENIDO CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Decreto N DNMySC (De lunes 19 de marzo de 2018) POR EL CUAL APRUEBAN LOS "PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICIÓN Y PAGO DE BIENES Y SERVICIOS EN LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO.

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4 República de Panamá CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICIÓN Y PAGO DE BIENES Y SERVICIOS EN LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO Marzo de

5 REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN SUPERIOR FEDERICO A. HUMBERT Contralor General NITZIA R. DE VILLARREAL Subcontralora General CARLOS A. GARCÍA MOLINO Secretario General DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD ELY BROKAMP I. Directora FELIPE ALMANZA Subdirector DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS PRÓSPERO ROSAS C. Jefe LETICIA R. DE RODRÍGUEZ Supervisora ODERAY CHEN Analista de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos 5

6 DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA JAMES E. BERNARD V. Director DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN GENERAL LUTZIA FISTONIC B. Directora DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA GENERAL OLDEMAR GUERRA ESPINOZA Director 6

7 DEFENSORÍA DEL PUEBLO DIRECCIÓN GENERAL ALFREDO CASTILLERO HOYOS Defensor del Pueblo ELSA FERNÁNDEZ AGUILAR Adjunta del Defensor del Pueblo BELKIS MISCELA GÓMEZ Secretaria General DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS FÉLIX CHAMORRO Director 7

8 COMISIÓN INSTITUCIONAL DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS PRÓSPERO ROSAS C. Jefe LETICIA R. DE RODRÍGUEZ Supervisora ODERAY CHEN Analista de Procedimientos de Bienes y Fondos Públicos DEFENSORÍA DEL PUEBLO DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS FÉLIX CHAMORRO Director ROGELIO VÁSQUEZ Sección de Almacén DAYRIMA VALENCIA Jefa del Departamento de Compras ANA PATRICIA CRUZ Jefa del Departamento de Presupuesto LISSETH CEDEÑO Jefa del Departamento de Contabilidad DAMARIS POVEDA Jefa del Departamento de Tesorería 8

9 ÍNDICE INTRODUCCIÓN I. GENERALIDADES A. Objetivo del Documento B. Base Legal C. Ámbito de Aplicación II. MEDIDAS DE CONTROL III. PROCEDIMIENTOS A. Adquisición de Bienes y Servicios al Crédito B. Contrato de Suministro de Servicios C. Pago por la Adquisición de Bienes y Servicios al Crédito D. Multa a los proveedores por incumplimiento en el plazo de entrega IV. RÉGIMEN DE FORMULARIOS ANEXOS 9

10 INTRODUCCIÓN La Contraloría General de la República, a través del Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad, en coordinación con la Defensoría del Pueblo, ha elaborado el documento titulado PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICIÓN Y PAGO DE BIENES Y SERVICIOS EN LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO. El presente documento está compuesto por cuatro capítulos que se describen de la siguiente forma: en su primer capítulo, las Generalidades: Objetivo del Documento, Base Legal, Ámbito de Aplicación; en el segundo capítulo, establece las Medidas de Control; en el tercer capítulo, desarrolla los Procedimientos con su respectivos Mapas de Procesos y el cuarto capítulo, se refiere al Régimen de Formularios y un Anexo. No obstante, de ser necesario actualizar este documento por los cambios en las leyes, normas, organización u otras condiciones, estaremos anuentes a considerar sus comentarios y observaciones, los que deben ser remitidos a la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad 10

11 I. GENERALIDADES A. Objetivo del Documento Establecer las medidas de control interno y procedimientos para regular las adquisiciones y pagos de bienes y servicios en la Defensoría del Pueblo. B. Base Legal Constitución Política de la República de Panamá. Publicada en la Gaceta Oficial Digital Nº17210 de 24 de noviembre de 1972, Gaceta Digital Núm del 15 de noviembre de 2004, Que reforma la Constitución Política de la República de Panamá de 1972 reformada por los Actos Reformatorios de 1978, por el Acto Constitucional de 1983 y los Actos Legislativos No.1 de 1993 y No.2 de Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Publicado en la Gaceta Oficial Digital Núm de 20 de noviembre de 1984 y sus modificaciones de la Ley 97 del 21 de diciembre de 1998, Ley 67 del 14 de noviembre de Ley Núm.7 de 5 de febrero de 1997, Por la cual se crea la Defensoría del Pueblo. Publicado en la Gaceta Oficial Núm de 6 de febrero de Ley Núm.6 de 22 de enero de 2002, "Que dicta normas para la transparencia en la gestión pública, establece la acción de Hábeas Data y dicta otras disposiciones". Publicado en la Gaceta Oficial Núm de 23 de enero de Texto Único de la Ley Núm. 22 de 27 de Junio de 2006, Que regula la Contratación Pública y dicta otra disposición (Incluye las reformas introducidas al Texto Único por las Leyes 15 de 2012, 62 y 82 de 2015 y 12 de 2016). Publicado en la Gaceta Oficial Digital Núm de 15 de julio de Decreto Ejecutivo Núm.366 de 28 de diciembre de 2006, Por el cual se reglamenta la Ley 22 de 27 de junio de 2006, Que regula la Contratación Pública y dicta otra disposición. (Con las modificaciones introducidas por los Decretos Ejecutivos 90 y 188 de 2009). Publicado en la Gaceta Oficial Núm de 29 de diciembre de Decreto Núm.234 de 22 de diciembre de 1997, Por el cual se adoptan las Normas de Contabilidad Gubernamental. Publicado en la Gaceta Oficial Digital Núm de 2 de enero de Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999, Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá. Publicado en la Gaceta Oficial Digital Núm de 14 de diciembre de Decreto Núm DMySC de 26 de junio de 2007, Por el cual se crea el Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos 11

12 y Sistemas de Contabilidad. Publicado en la Gaceta Oficial Digital Núm de 22 de agosto de Decreto Núm DMySC de 10 de abril de 2014, Por el cual se actualiza y formaliza la Estructura Orgánica de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República y se le otorga el carácter de Dirección Nacional. Publicado en la Gaceta Oficial Núm de 2 de junio de Decreto Núm DMySC de 25 de julio de 2014, Por el cual se adoptan las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público en la República de Panamá. Publicado en la Gaceta Oficial Núm de 20 de octubre de Decreto Núm DMySC de 12 de diciembre de 2014, Por el cual se modifica en algunas de sus partes el documento titulado Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de las Cajas Menudas en las Entidades Públicas, Quinta Versión, oficializado mediante Decreto Núm DMySC del 14 de diciembre de 2010 y modificado mediante Decreto Núm DMySC de 20 de diciembre de 2011 y Decreto Núm.344/2014 de 12 de diciembre de Publicado en la Gaceta Oficial Núm C de 1 de abril de Decreto Núm.513-DFG de 9 de diciembre de 2015, Por el cual se aprueba el texto de las Guías de Fiscalización que aplicarán los servidores públicos de la Dirección de Fiscalización General de esta institución, en el proceso de fiscalización de los actos de manejo de fondos y otros bienes públicos. Publicado en la Gaceta Oficial Núm A de 18 de diciembre de Normas Generales de Administración Presupuestaria Vigente. C. Ámbito de Aplicación Aplica a los servidores públicos involucrados en los procedimientos de adquisición y pago de bienes y servicios en la Defensoría del Pueblo. 12

13 II. MEDIDAS DE CONTROL 1. El Defensor del Pueblo en conjunto con todos sus niveles, velarán para que la estructura del control interno (manuales y procedimientos) y sus transacciones, estén debidamente documentadas, claras, exactas, completas y disponibles, a fin de respaldar sus operaciones para efectos de futuros seguimientos y verificaciones por parte de las autoridades competentes y de la Contraloría General de la República, en adelante CGR. 2. El Defensor del Pueblo será responsable de coordinar, facilitar las acciones administrativas inherentes a la Defensoría de Pueblo, autorizar y firmar las compras, contratos y los pagos de los mismos. 3. El presente manual es de uso y aplicación para todos los servidores públicos de la Defensoría del Pueblo y personal de la Contraloría General de la República asignados a la institución, responsables de las acciones relativas al proceso de adquisiciones y pago de bienes y servicios. 4. Cuando se amerite anular cualquiera de los documentos utilizados en el proceso de adquisiciones y pagos, los originales y las copias se les debe colocar el sello con la leyenda ANULADO ; además, permanecerán en el expediente respectivo, con el propósito de mantener la secuencia numérica. 5. Cuando la compra se realice por caja menuda, se utilizarán los procedimientos del Manual de Caja Menuda, vigente. 6. El director de Administración y Finanzas, es responsable de organizar, supervisar y controlar las actividades financieras y presupuestarias, pertenecientes a la Defensoría del Pueblo. 7. El director de Administración y Finanzas establecerá los procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos, cuenten con la documentación sustentadora que los respalde; al igual que establecerá los procedimientos para la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación sustentadora, para acciones de verificación o auditoría. 8. Todas las unidades administrativas de la Defensoría del Pueblo, formalizarán sus requerimientos de bienes o servicios a través de la Solicitud de Bienes y Servicios (Formulario Núm.1). El jefe o encargado de la unidad administrativa es responsable de que el formulario contenga toda la información concerniente al bien y/o servicio requerido y sea autorizado a través de su firma. 9. Corresponde al director de Administración y Finanzas firmar la Solicitud de Bienes y Servicios (Formulario Núm.1) como responsable de autorizar las adquisiciones en la Defensoría del Pueblo o a través de quien se delegue. 10. Los servidores públicos responsables en el proceso de adquisición de bienes y servicios, deben verificar que los proveedores de la Defensoría del Pueblo estén paz y salvo con la DGI y la CSS para proceder con el pago. 13

14 11. Los formularios que sustentan los procesos de adquisición, efectuados en la Defensoría del Pueblo, estarán disponibles de manera física para las instancias o autoridades que así lo demanden (Oficina de Fiscalización de la Contraloría General en la institución, Oficina de Auditoría Interna y cualquiera otra unidad o autoridad que lo requiera). 12. Todo proveedor que le facture a la Defensoría del Pueblo, debe tener sus cuentas bancarias actualizadas con el Convenio ACH (Dirección General de Tesorería), 13. Los precios estimados de cada renglón de la Solicitud de Bienes y Servicios (Formulario Núm.1), deben ser cónsonos con el precio o valor del mercado, basados en el archivo histórico de compras. 14. Las compras al contado podrán efectuarse de acuerdo al procedimiento establecido por el Ministerio de Economía y Finanzas. 15. El jefe del Departamento de Presupuesto es el responsable de implementar los controles internos que aseguren la validez en la ejecución presupuestaria. 16. El jefe del Departamento de Contabilidad velará por la correcta compensación de las cuentas por pagar y asignará un responsable dentro del departamento para monitorear el registro del pago a través del sistema informático vigente. 17. El jefe del Departamento de Contabilidad es responsable de mantener su sistema contable dentro de los parámetros señalados por la normatividad aplicable, el cual debe diseñarse para satisfacer las necesidades de información financiera de los distintos niveles de la administración, así como para proporcionar, en forma oportuna, estados financieros o información financiera que se requieran para tomar decisiones sustentadas en el conocimiento real de sus operaciones. 18. Todos los bienes que adquiera la Defensoría del Pueblo, deben ingresar físicamente a través del Almacén, aún cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación directa en otro lugar y se registrarán a través del formulario Recepción de Almacén (Formulario Num.2). Hay bienes que por sus características especiales tienen que ser almacenados en otras instalaciones, o enviados directamente a los encargados para su utilización, en estos casos, el encargado del almacén tendrá que efectuar la verificación directa y la tramitación de la información correspondiente. 19. El jefe de Compras es el responsable por el cumplimiento de las políticas, lineamientos y las directrices que sean establecidos por la Dirección de Contrataciones Públicas en la Ley. 20. El jefe del Departamento de Tesorería, será el responsable, por parte de esta unidad administrativa, de sellar y firmar la Gestión de Cobro (Formulario Núm.3). 21. Los desembolsos a los proveedores solo se ejecutarán con la debida Ordenación de Pago mediante el Reporte de Pagos Autorizados u Ordenado (Anexo Núm.2). 14

15 22. Para efecto del cobro por parte de los proveedores, éste debe haber formalizado el Convenio de Servicio de Pago por ACH, a través del formulario denominado Proveedores del Estado (Anexo Núm.1), con los documentos sustentadores, antes de presentar la Gestión de Cobro (Formulario Núm.3). 23. Corresponde a la Dirección de Auditoría Interna de la Defensoría del Pueblo la revisión y evaluación de la estructura del control interno, en los términos del presente documento, sin perjuicio de las atribuciones que la Constitución y la Ley le confiere a la Contraloría General de la República en esta materia. 24. La Oficina de Fiscalización General de la Contraloría General de la República debe solicitar en la Gestión de Cobro (Formulario Núm.3), el sello y la firma del Departamento de Contabilidad y el Departamento de Presupuesto de los registros o compromisos presupuestarios y/o contables cuando corresponda a cuentas directas. 15

16 III. PROCEDIMIENTOS A. Adquisición de Bienes y Servicios al Crédito 1. UNIDAD SOLICITANTE Completa la Solicitud de Bienes y Servicios (Formulario Núm.1). Revisa y firma, el jefe del Departamento, la Solicitud de Bienes y Servicios (Formulario Núm.1). Envía la Solicitud de Bienes y Servicios (Formulario Núm.1) a la Dirección de Administración y Finanzas. 2. DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios (Formulario Núm.1), el director firma. Remite la Solicitud de Bienes y Servicios (Formulario Núm.1) a la Sección de Almacén. 3. SECCIÓN DE ALMACÉN Recibe y revisa la Solicitud de Bienes y Servicios (Formulario Núm.1), de no tener el bien, coloca el sello de NO EXISTENCIA firma la solicitud. Remite la Solicitud de Bienes y Servicios (Formulario Núm.1) al Departamento de Compras. 4. DEPARTAMENTO DE COMPRAS Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios (Formulario Núm.1). Realiza los procedimientos correspondientes (cotizaciones, convocatoria, por convenio marco, etc.), según lo estipulado en el Texto Único de Contrataciones Públicas, Ley 22 de 27 de junio de Recibe las propuestas de los proveedores. Envía los documentos al Departamento de Presupuesto. 5. DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios (Formulario Núm.1) y documentos sustentadores. 16

17 Accede al sistema informático vigente, verifica el saldo de la partida presupuestaria, a la cual se le imputará el gasto, de tener disponibilidad presupuestaria, procede con el bloqueo del monto requerido, anota las partidas en el formulario. Remite los documentos al Departamento de Compras. Nota: De no existir partidas presupuestarias, se harán las gestiones correspondientes para la consecución de los recursos solicitados. 6. DEPARTAMENTO DE COMPRAS Recibe los documentos y realiza el registro de la adjudicación, a través de PanamaCompra sistema informático vigente, imprime la Resolución de Adjudicación del Acto Público, Declaración de PanamaCompra y elabora la Orden de Compra a Crédito (Formulario Núm.4), en el sistema informático vigente, actualiza y genera la afectación presupuestaria, detalla el pedido, imprime y prepara el expediente. Entrega al jefe los documentos para su firma. Remite al Departamento de Presupuesto. 7. DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Recibe el expediente completo, verifica que la Orden de Compra a Crédito (Formulario Núm.4), incluya los siguientes datos requeridos: Número de la orden de compra Nombre del proveedor Número de teléfono y dirección Forma de pago Tipo de fondo Firma del jefe del Departamento de Compras Valores horizontales y verticales Tipos de materiales, equipos, bienes o servicios que se va a adquirir Objeto del gasto correspondiente Entrega al jefe la Orden de Compra a Crédito (Formulario Núm.4), para su firma. Remite los documentos al Departamento de Contabilidad. 8. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Recibe el original de la Orden de Compra a Crédito (Formulario Núm.4) y documentos sustentadores. 17

18 Accede al ISTMO o el sistema informático vigente, consulta la transacción realizada a la Orden de Compra a Crédito (Formulario Núm.4), imprime el Comprobante de Diario. Entrega al jefe el Comprobante de Diario, firma y sella. Remite los documentos a la Dirección de Administración y Finanzas. 9. DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Recibe y revisa los documentos, verifica que todo esté conforme a los procedimientos vigentes, firma la Orden de Compra a Crédito (Formulario Núm.4). Remite los documentos a la Dirección General. 10. DIRECCIÓN GENERAL Recibe los documentos, revisa que todo esté conforme a los procedimientos vigentes, firma la Orden de Compra a Crédito (Formulario Núm.4). Remite los documentos al Departamento de Compras. 11. DEPARTAMENTO DE COMPRAS Recibe y revisa los documentos, se asegura que el mismo cuente con las firmas autorizadas correspondientes y que cuente con toda la documentación de respaldo. Remite los documentos a la Oficina de Fiscalización de la CGR. 12. OFICINA DE FISCALIZACIÓN Recibe los documentos y registra en sistema de seguimiento vigente. Realiza el examen previo de fiscalización; de estar todo correcto, refrenda la Orden de Compra a Crédito (Formulario Núm.4), registra la salida del expediente en el sistema de correspondencia vigente. Remite los documentos al Departamento de Compras. Nota: Según el monto de las delegaciones de refrendo, se remite la Orden de Compra a Crédito (Formulario Núm.4) con el expediente a la Coordinación de Fiscalización General correspondiente o al edificio Sede de la Contraloría General de la República, para su refrendo. 18

19 En caso de subsanación se devolverán los documentos a la entidad, con el detalle de las observaciones, para que sean atendidas. 13. DEPARTAMENTO DE COMPRAS Recibe los documentos y sube en el portal de PanamaCompra la Orden de Compra a Crédito (Formulario Núm.4), para su publicación. Notifica vía telefónica o por correo al proveedor para la entrega de la Orden de Compra a Crédito (Formulario Núm.4). 19

20 MAPA DE PROCESOS 20

21 B. Contrato de Suministro de Servicios 1. UNIDAD SOLICITANTE Completa el formulario Solicitud de Bienes y Servicios (Formulario Núm.1), firma el jefe o en quien delegue. Remite la Solicitud de Bienes y Servicios (Formulario Núm.1) a la Dirección de Administración y Finanzas. 2. DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios (Formulario Núm.1). Analiza y corroborá la necesidad del servicio, el director de Administración y Finanzas o en quien delegue, firma el formulario autorizando la adquisición del servicio. Remite la Solicitud de Bienes y Servicios (Formulario Núm.1) al Departamento de Compras. 3. DEPARTAMENTO DE COMPRAS Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios, abre el expediente e inicia el trámite para la contratación del servicio, según las normativas vigentes de Contratación Pública, Ley 22 de 27 de junio de Selecciona el proveedor y envía el expediente con los documentos sustentadores al Departamento de Presupuesto. 4. DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Recibe el expediente con los documentos sustentadores y emite la Certificación de Financiamiento en el Sistema de Registro aprobado por el Ministerio de Economía y Finanzas. Envía el expediente con los documentos sustentadores a la Oficina de Asesoría Legal. 5. OFICINA DE ASESORÍA LEGAL Recibe el expediente con los documentos sustentadores y prepara el contrato. Gestiona la firma del contratista y del Defensor del Pueblo. Remite el expediente con los documentos sustentadores al Departamento de Presupuesto. 21

22 6. DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Recibe el expediente con los documentos sustentadores (Solicitud de Bienes y Servicios, Certificación de Financiamiento y el Contrato). Realiza el compromiso presupuestario en el sistema aprobado por el Ministerio de Economía y Finanzas. Envía el expediente con los documentos sustentadores al Departamento de Compras. 7. DEPARTAMENTO DE COMPRAS Recibe el expediente con los documentos sustentadores (Solicitud de Bienes y Servicios, Certificación de Financiamiento y el Contrato) y registra en el sistema informático vigente. Genera la solicitud de contrato, imprime, sella y firma el jefe del Departamento. Envía el expediente con los documentos sustentadores al Departamento de Presupuesto. 8. DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Recibe expediente con los documentos sustentadores (Solicitud de Bienes y Servicios, Certificación de Financiamiento, Contrato y la Solicitud de Contrato que genera el sistema tecnológico). Revisa en el sistema informático vigente que el compromiso presupuestario sea el correcto, el jefe del Departamento firma y sella la Solicitud de Contrato. Envía el expediente con los documentos sustentadores al Departamento de Contabilidad. 9. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Recibe el expediente con los documentos sustentadores (Solicitud de Bienes y Servicios, Certificación de Financiamiento, Contrato y la Solicitud de Contrato que genera el sistema tecnológico) revisa y valida que los registros contables sean los correctos.. Imprime el Comprobante Diario. Envía el expediente con los documentos sustentadores a la Dirección de Administración y Finanzas. 22

23 10. DIRECCION DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Recibe el expediente con los documentos sustentadores (Solicitud de Bienes y Servicios, Certificación de Financiamiento, Contrato y la Solicitud de Contrato que genera el sistema tecnológico y firma la solicitud de contrato. Remite los documentos a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República. 11. OFICINA DE FISCALIZACIÓN DE LA CGR Recibe el expediente con los documentos sustentadores, revisa, según sus procedimientos, refrenda el Contrato en atención a los montos para refrendos autorizados por el Contralor General de la República y remite a la Dirección de Administración y Finanzas. Nota: En caso de subsanación, devuelve la documentación a la Dirección de Administración y Finanzas con un detalle de los motivos. 12. DIRECCION DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Recibe el expediente con los documentos sustentadores y revisa que el Contrato cuente con todas las firmas y documentos sustentadores. Envía el expediente con los documentos sustentadores a la Oficina de Asesoría Legal, para el trámite de autenticación. 13. OFICINA DE ASESORÍA LEGAL Recibe el expediente con los documentos sustentadores y autentica la copia del Contrato refrendado. Comunica al contratista mediante nota y remite los documentos al Departamento de Compras, para su custodia. Nota: En caso de subsanación, devuelve los documentos a la Dirección de Administración y Finanzas, con un detalle de los motivos. 14. DEPARTAMENTO DE COMPRAS Recibe el Contrato refrendado con la documentación sustentadora, lo publica en el sistema electrónico de contrataciones públicas vigente. En caso de modificación al contrato refrendado, se publicará la adenda que aplica al contrato. 23

24 MAPA DE PROCESOS 24

25 C. Pago por la Adquisición de Bienes y Servicios al Crédito 1. DEPARTAMENTO DE TESORERÍA Recibe del proveedor la Gestión de Cobro (Formulario Núm.3) y los demás documentos requeridos. Firma y sella la copia de la Gestión de Cobro (Formulario Núm.3) y entrega al proveedor. Entrega la Gestión de Cobro (Formulario Núm.3) y los documentos sustentadores al jefe para su firma. Envía los documentos al Departamento de Contabilidad. Nota: El proveedor entrega la Gestión de Cobro (Formulario Núm.3), con los siguientes documentos: factura original, Acta de Recibido Conforme (Formulario Núm.5) y la Orden de Compra a Crédito (Formulario Núm.4) original, Paz y Salvo del MEF y CSS, de requerirlos. 2. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Recibe los documentos y realiza los registros correspondientes, firma y sella la Gestión de Cobro (Formulario Núm.3) como consecuencia de lo actuado. Envía los documentos al Departamento de Tesorería. 3. DEPARTAMENTO DE TESORERÍA Recibe los documentos e ingresa en el sistema informático vigente, realiza el cambio de vía de pago en la Cuenta de la Defensoría del Pueblo en la CUT, firma la Gestión de Cobro (Formulario Núm.3). Remite los documentos a la Dirección General. 4. DIRECCIÓN GENERAL Recibe los documentos, verifica que todo esté correcto y firma la Gestión de Cobro (Formulario Núm.3). Remite los documentos al Departamento de Tesorería. 5. DEPARTAMENTO DE TESORERÍA Recibe los documentos y envía a la Oficina de Fiscalización de la CGR. 25

26 6. OFICINA DE FISCALIZACIÓN DE LA CGR Recibe los documentos y registra en el sistema de seguimiento de correspondencia vigente. Realiza el examen previo de fiscalización; de estar todo correcto, refrenda la Gestión de Cobro (Formulario Núm.3) registra la salida del expediente en el sistema de seguimiento de correspondencia vigente. Remite los documentos al Departamento de Tesorería. Nota: Según el monto de las delegaciones de refrendo, se remite la Gestión de Cobro (Formulario Núm.3) con el expediente a la Coordinación de Fiscalización General de la CGR correspondiente o al edificio sede, para su refrendo. 7. DEPARTAMENTO DE TESORERÍA Recibe los documentos, realiza la ordenación, validación y cierre de pago en el sistema informático vigente, el jefe del departamento firma la Ordenación de Pago. Envía los documentos a la Dirección de Administración y Finanzas. 8. DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Recibe los documentos. Verifica que todo esté conforme a los procedimientos vigentes, el jefe da su visto bueno a la Ordenación de Pago. Remite los documentos al Departamento de Tesorería. 9. DEPARTAMENTO DE TESORERÍA Recibe los documentos y escanea la Ordenación de Pago. Envía la Ordenación de Pago por correo electrónico a la Cuenta Única del Tesoro (CUT). Archiva el expediente. Envía copia de la Ordenación de Pago al Departamento de Contabilidad para monitorear el registro del pago. 26

27 10.MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DEPARTAMENTO DE TESORERÍA (CUT) Recibe, revisa la Ordenación de Pago y ejecuta el pago. Nota: Cuando los pagos sean mayores a B/.1, se hará el mismo proceso de pago detallado en este procedimiento con la diferencia que se envían, vía mensajería externa, al Ministerio de Economía y Finanzas, Dirección de Tesorería, los pagos ordenados con los documentos sustentadores. 27

28 MAPA DE PROCESOS 28

29 D. Multa a los proveedores por incumplimiento en el plazo de entrega 1. PROVEEDOR Presenta la Gestión de Cobro (Formulario Núm.3) en el Departamento de Tesorería con la Orden de Compra original y la factura comercial con el sello al reverso de Entrega Tardía, que le colocó el almacenista al momento de la entrega. 2. DEPARTAMENTO DE TESORERÍA Recibe la Gestión de Cobro (Formulario Núm.3) y documentos sustentadores. Remite los documentos al Departamento de Compras, para el cálculo de la multa. 3. DEPARTAMENTO DE COMPRAS Recibe los documentos y completa el formulario Liquidación de Sanción Pecuniaria (Multa) (Formulario Núm. 6), en el que se establece la información completa de la orden de compra y los cálculos, aplicado en base al plazo de entrega previamente establecido, así como la fecha efectiva de entrega. Entrega al jefe el formulario Liquidación de Sanción Pecuniaria (Multa) (Formulario Núm.6), para su firma. Remite los documentos al Departamento de Tesorería. 4. DEPARTAMENTO DE TESORERÍA Recibe los documentos. Emite la Boleta de Pago (Anexo Núm.3) de la Dirección General de Ingresos del Ministerio de Economía y Finanzas, a través del sistema tecnológico vigente. Entrega al Proveedor la Boleta de Pago (Anexo Núm.3), para que efectúe el pago en el Banco Nacional de Panamá, junto con el formulario Liquidación de Sanción Pecuniaria (Multa) (Formulario Núm.6). 5. PROVEEDOR Recibe el formulario Liquidación de Sanción Pecuniaria (Multa) (Formulario Núm.6) y la Boleta de Pago (Anexo Núm.3). Realiza el pago en el Banco Nacional de Panamá, de acuerdo a la boleta de pago emitida por el sistema tecnológico vigente. 29

30 Recibe la Boleta de Depósito (Anexo Núm.4), con los sellos del banco y entrega al Departamento de Tesorería. 6. DEPARTAMENTO DE TESORERÍA Recibe la Boleta de Depósito (Anexo Núm.4) y anexa al expediente. 30

31 MAPA DE PROCESOS 31

32 IV. RÉGIMEN DE FORMULARIOS 32

33 33 Formulario Num.1 REPÚBLICA DE PANAMÁ DEFENSORÍA DEL PUEBLO DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS Fecha: / / / / Solicitud Núm.: Unidad: Renglón Cantidad Unidad Descripción Observación: Solicitado por: Recibido por Almacén Autorizado por:

34 34 Formulario Num.1 SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS A. OBJETIVO: Dejar constancia de la solicitud de bienes solicitado. B. ORIGEN: Unidad administrativa solicitante. C. CONTENIDO: 1. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el documento. 2. Solicitud Núm.: Anotar el número de la solicitud de materiales. 3. Unidad: Nombre de la unidad administrativa que solicita el bien. 4. Renglón: Numeración de los renglones utilizados por cada producto. 5. Cantidad: Cantidad de artículos solicitados. 6. Unidad: Unidad de medida utilizada (docena, galones, cajas, etc.). 7. Descripción: Nombre y especificación del artículo solicitado. 8. Observación: Anotar cualesquiera aclaración necesaria de ampliar. 9. Solicitado por: Rúbrica del jefe o encargado quien aprueba la solicitud. 10. Autorizado por: Rúbrica del director de Administración y Finanzas quien autoriza la solicitud. 11. Recibido por Almacén: Rúbrica del almacenista que recibe y sella la solicitud. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Sección de Almacén Copia: Unidad Administrativa solicitante

35 35 Formulario Núm. 2 REPÚBLICA DE PANAMÁ DEFENSORÍA DEL PUEBLO DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS RECEPCIÓN DE ALMÁCEN Número de Transacción: Fecha de Recepción: Número de Recepción: Orden de Compra: Número de Contrato: Nombre de Proveedor: Almacén: Número de Factura: Unidad Solicitante: Fondo: Código de Proveedor: Código de Almacén: Número de Control Interno: Item Cod. de Cta. Fin. Artículo UM Cant. Rec. P. Uni Desc Subtotal ITBMS Total Total Recibido Observaciones: Recibido por: Preparado por: Revisado por:

36 36 Formulario Num.2 RECEPCIÓN DE ALMACÉN A. OBJETIVO: Registrar diariamente todas de las recepciones de los bienes en el Almacén. B. ORIGEN: Sección de Almacén. C. CONTENIDO: 1. Número de Transacción: Número de transacción registrada en el sistema. 2. Número de Recepción: Número secuencial prenumerado de la recepción. 3. Número de Contrato: Número del documento contractual para realizar la compra. 4. Nombre del Proveedor: Nombre de la persona o casa comercial que suple los bienes. 5. Almacén: Lugar en que está ubicado el mismo. 6. Número de Factura: Número de la factura de compra. 7. Unidad Solicitante: Unidad administrativa que solicita el bien. 8. Fecha de Recepción: Día, mes y año en que se recibe el bien. 9. Orden de Compra: Número de la orden de compra emitida por el sistema. 10. Fondo: Nombre de la cuenta institucional que se utiliza para hacer la compra. 11. Código del Proveedor: Número de identificación del proveedor. 12. Código de Almacén: Número de identificación del Almacén. 13. Número de Control Interno: Número del registro de control interno de las recepciones.

37 14. Ítem: Número secuencial de los bienes recibidos. 15. Código de artículo: Número de partida presupuestaria y código del artículo en el sistema informático vigente. 16. Cta. Fin.: Número de la cuenta financiera registrada en el sistema contable utilizada acorde al tipo de compra. 17. UM: Unidad de medida (docenas, gruesa, etc.). 18. Cant. Rec. Cantidad de artículos recibidos. 19. P.Uni. Precio por unidad de artículo. 20. Desc.: Descuento de la compra, si se obtiene. 21. Subtotal: Subtotal del precio por artículo. 22. ITBMS: Impuesto de transferencia de bienes muebles y servicios. 23. Total: Total del precio por artículo. 24. Total Recibido: Total del precio de todos los artículos recibidos. 25. Observaciones: Breve explicación para ampliar información. 26. Recibido por: Firma de la persona que recibe en el Almacén (almacenista). 27. Revisado Por: Firma de la persona que revisa el informe (jefe de la Sección de Almacén). 28. Preparado por: Usuario que registra en el sistema. 37

38 38 Formulario Núm. 3

39 39 Formulario Num.3 A FAVOR DE Nombre de la persona natural o razón social del propietario inicial del crédito. Cédula de identidad personal o número de Registro Único del Cédula o RUC Contribuyente, del titular del crédito. Firma del Representante Rúbrica del titular del crédito o del responsable institucional de la emisión de la GC. Legal o su equivalente Cédula de identidad personal del Representante Legal. Cédula Opcional, Nombre o razón social del adjudicatario del crédito. Endosar a nombre de Opcional, Número de cédula de identidad personal o de Registro Cédula o RUC del adjudicatario del endoso Único del Contribuyente, de la persona natural o jurídica que se le confirió el endoso. Uso Oficial, Números o dígitos asignados al proveedor, contenidos en el Catálogo de proveedores de la Dirección de Tesorería que coloca la Código de proveedor entidad receptora del bien. Fecha de confección de la GC. Fecha de elaboración Número telefónico de la persona natural o razón social del propietario Teléfono inicial del crédito. Opcional, Fecha en la cual se autoriza el endoso, del cedente al Fecha del endoso adjudicatario. Opcional, Rúbrica del que cede los derechos de la Gestión de Cobro al Firma del que cede los derechos al adjudicatario adjudicatario. Nombre NOMBRE DEL CAMPO Institución DESCRIPCIÓN DEL CAMPO Nombre de la institución a la que se presenta la Gestión de Cobro (GC). Uso Oficial Número secuencial colocado por la entidad receptora Número de la GC. Uso Oficial Fecha de recepción de la GC en la entidad. Fecha Uso Oficial Hora de recepción de la GC en la entidad. Hora Uso Oficial Opcional, marque con una X cuando el pago será Tesoro Nacional (TN) por el Tesoro Nacional (TN). Uso Oficial Opcional, marque con una X cuando el pago será Fondo Institucional (FI) por un Fondo Institucional (FI). Uso Oficial Opcional, coloque el nombre del Fondo Institucional Nombre del Fondo por el que se efectuará el pago. DETALLE SUSTENTADOR DEL COBRO

40 Contrato Núm. Addenda Núm. Convenio Núm. Resolución Núm. Orden de Compra Núm. 40 Opcional, Número de contrato, si el acto contractual se sustenta en este documento. Opcional, Número de addenda, si el contrato ha sido modificado en alguna de sus partes. Opcional, Número de convenio, si el acto contractual se sustenta en este documento. Opcional, Número de resolución, si el acto contractual está respaldado por este documento. Opcional, Número de orden de compra, si el acto contractual se sustenta en este documento. Redacción descriptiva con la que se define clara y brevemente el bien o servicio brindado y el periodo al que corresponde el cobro. Descripción del bien o servicio brindado Nota 1: Cuando se trate de GC para la CSS, deberá incorporarse además el siguiente texto: Número de Informe de Recepción. Nota 2: Cuando se trate de las siguientes situaciones, las mismas deberán ser tratadas como se detalla a continuación: 1. GC para viáticos de funcionarios a misiones oficiales: se debe indicar aunado a dicha descripción, el lugar de destino, la misión oficial a desarrollar y las fechas en que se ejecutará la misión oficial y la frase VER DOCUMENTACIÓN ADJUNTA. 2. GC para el pago de combustible a Diputados de la Asamblea Legislativa: se debe indicar aunado a la pertinente descripción la frase VER DOCUMENTACIÓN ADJUNTA, producto de lo cual se deberá adjuntar a la GC el listado con los datos pertinentes a nombre, cédula, partida presupuestaria, monto que corresponda. 3. GC para Solicitudes de Reembolsos de Cajas Menudas: se debe indicar aunado a la pertinente descripción la frase VER DOCUMENTACIÓN ADJUNTA, producto de lo cual se deberá adjuntar a la GC el listado con las partidas presupuestarias y montos que les correspondan. 4. GC por Servicios Profesionales o Consultorías brindadas por nacionales: deberá colocarse aunado a la descripción del servicio brindado y el periodo correspondiente, lo que determine la Ley orgánica de la Caja de Seguro Social y la siguiente información: Valor Bruto Inicial (menos) Seguro Social

41 41 (igual) Valor bruto 5. Cuando se trate de Servicios Profesionales o Consultorías brindadas por extranjeros, deberá colocarse aunado a la descripción del servicio brindado y el periodo correspondiente, lo que determine la Ley orgánica de la Caja del Seguro Social y lo que establezca el Código Fiscal, en materia de tributos y la siguiente información, como se detalla a continuación según sea el caso. Valor Bruto Inicial (menos) Seguro Social (menos) Seguro Educativo (menos) Impuesto Sobre la Renta (igual) Valor bruto VALORES EN BALBOAS Valor en Balboas sobre el cual se ejecutarán cálculos y se sumarán y restarán diversos valores según el tipo de bien o servicio brindado en GC presentadas por proveedores de bienes y servicios. Valor Bruto Anticipo ( %) ITBMS Sume Cuando se trate de GC por Servicios Profesionales o Consultorías brindadas por nacionales en este campo deberá colocarse la cantidad que resulte de restar del Valor Bruto Inicial lo pertinente al Seguro Social, (cuando corresponda, véase la descripción del bien o servicio brindado). 2. Cuando se trate de GC por Servicios Profesionales o Consultorías brindadas por extranjeros en este campo deberá colocarse la cantidad que resulte de restar del Valor Bruto Inicial lo correspondiente al Seguro Social y el Impuesto Sobre la Renta. Opcional sólo para Obras. Incluya la cantidad si este rubro está considerado en el pliego de cargos y en las especificaciones técnicas de la licitación. Multiplique el % fijo consignado en el documento contractual por el Valor Bruto o el valor proporcional que corresponda según cada GC presentada. Incluya la cantidad resultante de multiplicar el Valor Bruto sin ninguna deducción por el porcentaje de ITMBS que se encuentre vigente. Incluya la cantidad resultante de multiplicar el Valor Bruto por 1%, (sólo cuando se trate de empresas prestadoras de servicios de telefonía básica local, móvil y/o de trasmisión y conmutación de datos e Internet, o lo que se estipule en la Ley vigente sobre tal tasa impositiva).

42 Impuesto Selectivo al Consumo Retención de ( del ITBMS %) Opcional sólo para adquisiciones vinculadas con: Licores, servicio de teléfonos por contratos, cable, fabricantes de joyas, bienes muebles de lujo (yates, helicópteros, etc.). 1. Cuando se trate de GC de proveedores nacionales de bienes o servicios, deberá retenerse el 50% del ITBMS, siempre y cuando el documento contractual sea mayor a B/.20, y si los ingresos del año anterior hubiesen sido mayores a B/.36,000.00, (es decir, si es contribuyente del ITBMS). 2. Cuando se trate de GC por Servicios Profesionales o Consultorías brindadas por extranjeros deberá retenerse el 100% del ITBMS. Monto Total a Cobrar en Letras Frase que describe el monto final a cobrar a través de la GC. Dicho valor debe ser equivalente a lo indicado en el campo Valor Total en Número. 1. Cuando se trate de GC presentadas por proveedores de bienes y servicios (que no sean consultorías), deberá aplicarse según corresponda las instrucciones de suma y resta que muestra el formulario de GC. 2. Cuando se trate de GC por Servicios Profesionales o Consultorías brindadas por nacionales no contribuyentes del ITBMS deberá colocarse la cantidad que resulte de sumar al Valor Bruto el ITBMS. 3. Cuando se trate de GC por Servicios Profesionales o Consultorías brindadas por nacionales contribuyentes del ITBMS deberá colocarse la cantidad que resulte de restar del Valor Bruto el 50% del ITBMS. 4. Cuando se trate de GC por Servicios Profesionales o Consultorías brindadas por extranjeros: deberá colocarse la cantidad que resulte de restar del Valor Bruto el 100% del ITBMS. Valor en símbolos numéricos que representa el monto final a cobrar a Valor Total en Número través de la GC. Dicho valor debe ser equivalente a lo indicado en el campo Monto Total a Cobrar en Letras. FIRMAS Y SELLOS POR REGISTROS Y AUTORIZACIÓN INSTITUCIONAL Firma del responsable o delegado y fecha de entrada y salida de 42

43 la unidad de tesorería institucional. Uso Oficial Opcional: número de cheque o transferencia cuando el pago sea por el FI. Tesorería Fecha de entrada y salida en Tesorería Fecha de entrada: día en que se recibe la GC, en la Unidad de Tesorería Institucional. Opcional: Fecha de salida 1. Para pagos por el Fondo Institucional, día de entrega del cheque o constancia de transferencia al proveedor. 2. Para pagos por el Tesoro Nacional, día en que se remite la transacción, la GC y la documentación sustentadora a la Dirección de Tesorería. Sello de Presupuesto Sello, fecha, firma y partida(s) presupuestaria(s) (sólo cuando se trate de cuentas directas). Sello de Contabilidad Sello, fecha y firma. Firma del responsable institucional o del funcionario delegado por éste para aprobar GC y las fechas en que se recibe y da salida a la GC de la Unidad Administrativa Autorizadora. Uso Oficial Opcional: Sólo para GC relacionadas con el pago Sello de Unidad de por suministro de combustible, a través Transporte, Control de del Convenio Marco de Suministro de Combustible o su equivalente Combustible a Entidades del Estado. Sello, fecha y firma al reverso Autorización Uso Oficial Opcional: Sólo para Entidades Descentralizadas, Sello por registro cuyos registros presupuestarios son presupuestario efectuado por efectuados por la Contraloría General, personal de la CGR a través del Sistema de Registro Presupuestario de Gastos (SRPG). Sello, fecha y firma al reverso Uso Oficial Opcional: Sólo para GC relacionadas con el Sello del Responsable del pago a favor de Programa Programa Comunitario, Comunitarios, Municipios y Consejos Municipio y Consejo Provinciales. Sello, fecha y firma al Provincial reverso Sellos por contabilización de Uso Oficial Opcional: Sólo para GC relacionadas con la existencia de multiplicidad de partidas cuentas financieras de la CSS. presupuestarias y/o la contabilización de múltiples cuentas financieras. Sello(s), fecha(s) y firma(s) al reverso DOCUMENTACIÓN ADJUNTA 43

44 Documentación (Listado) con nombres, números de cédulas, partidas presupuestarias, fechas, cheques, documentos fuente y montos 1. Uso Oficial Opcional: adjunte a la GC la segunda página que se genere desde SIAFPA (o el Sistema de Administración Financiera Gubernamental vigente) o en su defecto los listados pertinentes contentivos de la correspondiente información pormenorizada, en los cuales deberá incorporarse también la numeración y fecha de la GC pertinente; cuando se trate de GC relacionadas con el pago de: Combustible de Diputados de la Asamblea Legislativa Viáticos por misiones oficiales a funcionarios Reembolsos de Fondos Rotativos Reembolsos de Cajas Menudas NOTA: Cuando producto del registro de la documentación en el SIAFPA (o el Sistema de Administración Financiera Gubernamental vigente) se genere el detalle correspondiente (segunda página), la misma deberá ser impresa y anexada como parte de la documentación adjunta a la GC. 2. Uso Oficial Opcional: cuando se trate de información pormenorizada, pertinente a documentación de la CSS, también deberá considerarse la utilización de documentos adjuntos como sustento de la GC, en los cuales deberá incorporarse la numeración y fecha de la GC pertinente. 44

45 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA o UNIDAD DE FISCALIZACIÓN INSTITUCIONAL Sello, fecha y firma del fiscalizador y sello, fecha y firma del Jefe de Fiscalización, cuando la GC sea menor a B/.300, o según lo indique el Decreto de delegación de refrendo vigente, que sea emitido Fiscalización por la Contraloría General. Uso Oficial Opcional sólo para Obras: Sello, fecha y firma del Auditor de Obras de la Oficina de Ingeniería, cuando la GC sea mayor a B/.300, o según lo indique el Decreto de delegación de refrendo vigente, que sea emitido por la Contraloría General. Refrendo: Nombre y Rúbrica del Contralor General o del funcionario delegado por éste, siempre y cuando en la entidad se mantenga el Refrendo o Firma Control Previo ejercido por la Contraloría General. Firma: Nombre y Rúbrica del Encargado de la Unidad de Fiscalización Institucional. MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS - DIRECCIÓN DE TESORERÍA - (Sólo para pagos por el TN) Sello de Contabilizado Sello, firma y fecha. Sello, firma y fecha. Sello de Digitalizado Sello, firma y fecha. Opcional: número de cheque o transferencia automática de fondos Sello de Gestión de (ACH). Pagos ACRÓNIMO EQUIVALENCIA Gestión de Cobro GC Caja de Seguro Social CSS Sistema integrado de Administración Financiera de Panamá SIAFPA Sistema de Registro Presupuestario de Gastos SRPG Impuesto de Transferencia de Bienes Muebles y Servicios ITBMS Sistema Único de Manejo de Emergencias 911 creado para la planificación, dirección y supervisión de las acciones para la atención integral y oportuna de emergencias SUME 911 TN FI RUC Tasa impositiva aplicada a empresas prestadoras de servicios de telefonía básica local, móvil y/o de transmisión y conmutación de datos e Internet, o lo que se estipule en la Ley vigente sobre tal tasa impositiva. Tesoro Nacional Fondo Institucional Registro Único de Contribuyente 45

46 46 Formulario Núm.4 DEFENSORÍA DEL PUEBLO SEDE DEFENSORÍA DEL PUEBLO Panamá, República de Panamá Orden de Compra a Crédito Nº Resolución Fecha de la O/Compra Nº Requisición Nº de la O/Compra Nº Transacción Nº de Expediente DATOS DEL PROVEEDOR Código Nombre Dirección Representante DV Ruc/Céd Teléfono Correo Electrónico DATOS DE ENTREGA Unidad Solicitante: Proceso de Compras: Plazo de Entrega: Pago Fecha de Vencimiento Tipo de Fondo: Monto Original: Item Cód. Material Descripción Cant UM P/U ITBMS Ajustes ISC Port Subtotal de la Orden Total de la Orden Detalle de Partidas Nº de Partida Código de Partida Monto Multas: Lugar de Entrega: Forma de Entrega: Forma de Pago: Otros: Departamento de Compras Departamento de Administración y Finanzas Presupuesto TOTAL

47 Fecha: Fecha: Fecha: Tesorería Almacén Fecha: Proveedor Fecha: Fecha: Defensoría del Pueblo (Titular) Fecha: Fecha: Fecha Fiscalización 47

48 48 Formulario Num.4 ORDEN DE COMPRA A CRÉDITO A. OBJETIVO: Solicitar los bienes y/o servicios que las unidades administrativas requieran en sus operaciones o funcionamiento, para que sean suministrados a través de los inventarios del Almacén o por un proceso de adquisición. B. ORIGEN: Unidad Solicitante. C. CONTENIDO: 1. Nº Resolución: Colocar el número de la resolución. 2. Nº Requisición: Colocar el número de la requisición. 3. Nº de Transacción: Colocar el número de la transacción. 4. Fecha de la Compra: Día, mes y año de la compra. 5. Nº de la Compra: Número de la Orden de Compra. 6. Nº de Expediente: Número del expediente de la Compra. 7. Código: Código del vendedor. 8. Nombre: Nombre del vendedor. 9. Dirección: Dirección comercial del vendedor. 10. Representante: Nombre de Representante Legal de la empresa. 11. DV Dígito Verificador de la empresa. 12. Ruc/Céd: Registro Único de Contribuyente o Cédula de la empresa o Representante Legal. 13. Teléfono: Teléfono de la empresa o vendedor. 14. Correo electrónico: Correo electrónico del vendedor. 15. Unidad Solicitante: Unidad administrativa que solicita el bien. 16. Proceso de Compras: Forma de la compra. 17. Plazo de Entrega: Tiempo de entrega de la mercancía.

49 Pago: Forma de pago. 19. Fecha de Vencimiento: Período establecido para la entrega. 20. Tipo de Fondo: Establece el tipo de fondo de la compra. 21. Monto Original: Indicar en letras la cantidad del monto original. 22. Item: Número de renglón. 23. Cód. Material Código del artículo. 24. Descripción: Descripción del artículo. 25. Cant. Cantidad de artículos por renglón. 26. UM: Unidad de medida del artículo. 27. P/U Precio unitario del artículo. 28. ITBMS Impuesto de transacciones de bienes 29. Ajustes Ajuste de precio por renglón. 30. ISC Impuesto de Servicio al cliente. 31. Port: Impuesto de Sume Total: Total del renglón. 33. Subtotal de la Orden: Suma parcial de los renglones. 34. Total de la Orden: Suma total de toda la orden. muebles. DETALLE DE LA PARTIDA 35. Nº de la Partida: Número de la partida de la compra. 36. Código de la Partida: Código de la partida presupuestaria 37. Monto: Monto de la partida presupuestaria. 38. Multas: Monto de la multa en caso de 39. Lugar de Entrega: Lugar de entrega de la mercancía. 40. Forma de Entrega: Indicar la forma de entrega de la mercancía. 41. Forma de Pago: Establece la forma de pago de la incumplimiento.

50 50 mercancía. 42. Otros: Cualquier otra información que se requiera. 43. Departamento de Compras: Firma y fecha por el Departamento de Compras. 44. Dirección de Administración y Finanzas: Firma y fecha por la Dirección de Administración y Finanzas. 45. Presupuesto: Firma y fecha Presupuesto. por el Departamento de 46. Tesorería: Firma y fecha por el Departamento de Tesorería. 47. Almacén: Firma y fecha por el Almacén. 48. Fiscalización: Firma y fecha de la Oficina de Fiscalización. 49. Proveedor: Firma y fecha del Proveedor. 50. Defensoría del Pueblo: Firma y fecha del Defensor del Pueblo.

51 51 Formulario Núm.5 REPÚBLICA DE PANAMÁ DEFENSORÍA DEL PUEBLO DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SECCIÓN DE ALMÁCEN ACTA DE RECIBIDO CONFORME Yo, del área de, certifico mediante el presente documento, que hoy de de he recibido el bien o servicio, adquirido a través de la Orden de Compra o Contrato Núm. y factura comercial Número. DETALLE DEL BIEN O SERVICIO RECIBIDO: Valor total de la Orden de Compra o Contrato: Sección de Almacén Unidad Solicitante Área Técnica que evaluó los bienes o servicios Representante Legal o Contratista

52 52 Formulario Num.5 ACTA DE RECIBIDO CONFORME A. ORIGEN: Sección de Almacén. B. Asegurar que los bienes y servicios recibidos cuenten con el recibido satisfactorio de los técnicos o especialistas de un área específica. OBJETIVO: C. CONTENIDO: 1. Yo: Anotar el nombre del servidor público que verifica el bien/servicio. 2. Del Área de: Registrar el Área Técnica a la cual pertenece el servidor público. 3. Que hoy de de. Día, mes y año cuando el servidor público del Área Técnica recibe y verifica los bienes o servicios. 4. Orden de Compra Núm.: Anotar el número de la Orden de Compra o Contrato. 5. Factura Comercial Núm.: Anotar el número de la Factura Comercial del proveedor. 6. Detalle del bien o servicio recibido: Detallar el bien o servicio que fueron recibidos y verificado por la Unidad Solicitante (ejecutora), inclusive que este defectuoso o deteriorado entre otras anomalías. 7. Valor Total de la Orden de Compra: Anotar el valor total por el cual se generó la Orden de Compra o Contrato. 8. Sección de Almacén: Rúbrica del jefe de Almacén. 9. Unidad Solicitante: Rúbrica del jefe de la Unidad que solicita los bienes. 10. Área Técnica que evaluó los Bienes: 11. Representante Legal o Contratista: Rúbrica del jefe del Área Técnica. Rúbrica del Representante Legal o Contratista.

53 D. DISTRIBUCIÓN: Original Copia 1 Copia 2 Copia 3 - Departamento de Contabilidad Área técnica o especial (responsable) Contratista o Proveedor Unidad de Bienes Patrimoniales (si fuese activos) 53

54 54 Formulario Núm.6 REPÚBLICA DE PANAMÁ DEFENSORÍA DEL PUEBLO DEPARTAMENTO DE COMPRAS LIQUIDACIÓN DE SANCIÓN PECUNIARIA (MULTA) Fecha: de de. 1. ORDEN DE COMPRA Nº: 2. VALOR SUBTOTAL DE: 3. A FAVOR DE: 4. FECHA DE VENCIMIENTO: 5. FECHA QUE ENTREGA LA EMPRESA: 6. FÓRMULA: Departamento de Compras

55 55 Formulario Num.6 LIQUIDACIÓN DE SANCIÓN PECUNARIO (MULTA) A. ORIGEN: Departamento de Compras. B. OBJETIVO: Sancionar al proveedor por entrega tardía a la fecha estipulada en la Orden de Compra o Contrato. C. CONTENIDO: 1. Fecha: Día, mes y año en que se confecciona la liquidación. 2. Orden de Compra: Número de la orden de compra o contrato. 3. Valor Sub total: Indicar el valor subtotal de la Orden de Compra o Contrato. 4. A favor de: Indicar el nombre del proveedor. 5. Fecha de Vencimiento: Indicar la fecha de vencimiento en la Orden de Compra o Contrato. 6. Fecha de entrega de la Empresa: Fecha en que el almacén recibe el o los artículos o el Acta de recibido conforme. 7. Fórmula: Es el cálculo matemático que utiliza el Departamento de Compras para establecer el monto de la multa, basados en la Ley vigente de Contrataciones Públicas. 8. Departamento de Compras: Rúbrica del jefe de Compras.

56 ANEXOS 56

57 57 Anexo Núm.1

58 58 Anexo Núm.2

59 59 Anexo Núm. 3 REPÚBLICA DE PANAMÁ NRO. DIRECCIÓN GENERAL DE INGRESOS BOLETA DE PAGO FECHA: ESTADO GENERADA TIPO DE BOLETA DATOS DE LA ENTIDAD ENTIDAD: RUC: DV: PROVINCIA: TIPO DE RECAUDO: DATOS DEL CONTRIBUYENTE RUC: DV: NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: OBSERVCIONES: PERIODO PARTIDA: IMPUESTO VALOR PAGADO VALOR TOTAL DE LA BOLETA B/ USUARIO GENERADOR CÓDIGO DE BARRA

60 60 Anexo Núm. 4 INGRESOS NO TRIBUTARIOS Para reclamos o consulta llamar al Sucursal: Balboa Fecha: 01/10/17 Caj: Sup: / INGRESOS NO TRIBUTARIOS DOCUMENTO: TIPO:07 RUC: 8-NT Efectivo: Cheques: BNP Total: B/ Hora: 14:15:21 Nº SEQ: REFERENCIA: DV: 82 Otros Bancos: 0.00

61 61 Anexo Núm. 5

62 62 Anexo Núm. 6 Powered by TCPDF (