ESTUDIO DE OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA

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1 ESTUDIO DE OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA ENTIDAD EPS S CONVIDA DEPENDENCIA QUE PROYECTA SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DEPENDENCIA A LA QUE SE DIRIGE GERENCIA GENERAL FECHA 13 DE MARZO DE DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD Que de conformidad con los artículos 2, 48 y 49 de la Constitución Política, en consonancia con el artículo 5 de la Ley Estatutaria 1751 de 2015, corresponde al Estado garantizar el goce efectivo del derecho fundamental a la salud a todos los residentes en el territorio colombiano. La EPS S CONVIDA empresa Industrial y Comercial del sector descentralizado del orden Departamental tiene por misión ser una Empresa Promotora de Salud del Régimen Subsidiado que administra recursos de salud para garantizar la atención integral a la población afiliada, y tiene por objeto la prestación del servicio público esencial de la salud. La ley 100 de 1993 señala como uno de los fundamentos del servicio público de la salud en su numeral 3 del artículo 152 la protección integral, donde los integrantes del Sistema General de Seguridad Social en Salud deben brindar atención en salud a la población en sus fases de educación, información y fomento de la salud y la prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación, en cantidad, oportunidad, calidad y eficiencia de conformidad con lo previsto en el artículo 162 respecto del Plan Obligatorio de Salud. En el mismo sentido, el sistema debe establecer mecanismos de control a los servicios para garantizar a los usuarios calidad, oportunidad y una atención personalizada, humanizada, integral, continua y de acuerdo con estándares aceptados en procedimientos y práctica profesional. La EPS S CONVIDA debe administrar los recursos de la salud para garantizar la atención integral a la población afiliada en 116 municipios del departamento de Cundinamarca, donde cuenta con una población estimada de afiliados en régimen subsidiado y afiliados del régimen Contributivo En consideración a que la salud es un servicio público esencial que debe cumplir con los mandatos legales establecidos en el Decreto 1011 de 2006, por el cual se define el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la atención de Salud del SGSSS y aplicando los principios generales del plan obligatorio de salud, atendiendo la racionalidad del gasto médico, propendiendo por la eficiencia y sostenibilidad económica, la complementariedad, la relación costo-efectividad, la participación, la competencia, la corresponsabilidad, la transparencia, la calidad, la pertinencia demográfica y la epidemiológica y la territorialidad de los servicios de salud que debe garantizar la EPS S para dar cumplimiento al Plan Obligatorio de Salud Subsidiado y apoyar el cumplimiento de la misión esencial de la entidad una serie de servicios administrativos entre los que esta garantizar el servicio de entrega y recolección de la correspondencia a nivel local, regional, Bogotá y eventualmente Nacional y entrega de documentos certificados, que generen las diferentes dependencias y las oficinas Municipales de la EPS S CONVIDA de conformidad con las actividades que estas desarrollan y servicio especial de entrega de documentos a nivel local con dos motorizados disponibles en horario laboral de la EPS S CONVIDA, y el servicio de correo certificado. La Entidad para el cumplimiento de su misión institucional y con el fin de garantizar el logro de sus obligaciones legales y estatutarias, requiere contratar la prestación el servicio de entrega y recolección de la correspondencia a nivel local, regional, Bogotá y eventualmente nacional, que generen las diferentes dependencias y las oficinas municipales de la EPS S CONVIDA, debiendo contratar para tal fin una firma idónea legalmente establecida en Colombia, con cobertura local, regional especializada en realizar la actividad requerida. Así mismo y en cumplimiento a lo definido en el Acuerdo N del 2016, Manual de Contratación de la EPS S Convida, se presenta el estudio previo simplificado que fundamenta la necesidad de adelantar el presente proceso contractual para prestar el servicio de entrega y recolección de la correspondencia a nivel local, regional, Bogotá y eventualmente Nacional y entrega de documentos certificados, que generen las diferentes dependencias y las oficinas Municipales de la EPS S CONVIDA de conformidad con las actividades que estas desarrollan y servicio especial de entrega de documentos a nivel local con dos motorizados disponibles en horario laboral de la EPS S CONVIDA, y el servicio de correo certificado. La Entidad para el cumplimiento de su misión institucional y con el fin de garantizar el logro de sus obligaciones legales y estatutarias, debe entre otros aspectos entregar oportunamente su información y documentación escrita por un medio de transporte oportuno y confiable que garantice la seriedad de la responsabilidad en las comunicaciones oficiales durante el año 2017, debiendo contratar para tal fin una firma idónea legalmente

2 establecida en Colombia, con cobertura local, regional y Nacional especializada en realizar la entrega oportuna y eficiente de todo tipo de correspondencia suscrita por el establecimiento público, con destino preferencial a sus clientes y/o entidades de carácter privado y oficial. Que como quiera que se deben optimizar los procesos institucionales en función del impacto de la gestión y de la racionalización del gasto, la entidad considera oportuno contratar el servicio de mensajería a través de un contrato para la prestación del servicio, con el ánimo de disminuir costos en recurso humano y hacer las entrega de documentos como son tutelas, autorizaciones e informes a los diferentes entes de control con mayor rapidez. Que el servicio de entrega y recolección de la correspondencia forma parte del Apoyo a la Gestión Institucional debido a los altos volúmenes de documentos que entregas y se recogen en los municipios y en Bogotá los tipos de documentos que se transportan son documentos de vital importancia para el buen funcionamiento de la EPS S CONVIDA, lo cual es necesario adelantar dicho contrato. Que el presente Contrato se rige por las normas que expresa el Manual de Contratación de la EPS CONVIDA Acuerdo No de 2016, publicado en la página web de la EPS S CONVIDA en Julio de Esta necesidad puede ser atendida a través de una empresa especializada en mensajería, orientando sus servicios a la consecución de entrega segura y buen estado de la correspondencia enviada. Dentro de las ventajas obtenidas con la contratación de la referencia encontramos: recolección, transporte, entrega puerta a puerta, economía en el valor del envío, conservación de su estado, tiempo de entrega y la planificación y organización interna de la empresa. Atendiendo lo anterior, se requiere iniciar el proceso de contratación a fin de cumplir con la satisfacción de esta necesidad para la presente vigencia. En consecuencia de lo anterior y con el fin de garantizar una eficiente gestión en desarrollo del proceso enunciado, surge la necesidad inminente por parte de la Subgerencia Administrativa y Financiera de la EPS`S garantizar continuidad en los procesos de la entidad, a través de un prestador con las calidades necesarias para apoyar el desarrollo del mismo. De acuerdo con lo anterior y teniendo en cuenta la necesidad existente y dado que este servicio se encuentra contemplado en el PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES de la EPS CONVIDA para la vigencia 2017, se requiere efectuar la respectiva contratación, para lo cual se cuenta con la suficiente disponibilidad presupuestal. 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES ESENCIALES Y LA IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR 2.1. Objeto: PRESTAR EL SERVICIO DE ENTREGA Y RECOLECCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA A NIVEL LOCAL, REGIONAL, BOGOTÁ Y EVENTUALMENTE NACIONAL, QUE GENEREN LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS Y LAS OFICINAS MUNICIPALES DE LA EPS S CONVIDA Alcance: El contratista deberá realizar las actividades de recepción, clasificación, recolección, transporte, entrega puerta a puerta, de la correspondencia a los sitios que la EPS S Convida le indique, el servicio deberá prestarse teniendo en cuenta la economía en el valor del envío, conservación de su estado, tiempo de entrega y la planificación y organización interna de la empresa. Con la prestación del servicio de entrega y recolección de documentos, se busca garantizar la continuidad en la prestación del servicio y garantizar una eficiente gestión en el desarrollo de procesos para la gestión institucional debido a los altos volúmenes de documentos que se recogen y se entregan en los municipios donde contamos con afiliados y la entrega de documentos en la ciudad de Bogotá. De conformidad con las actividades que estas desarrollan, el servicio de entrega de documentos certificado y servicio especial de entrega de documentos a nivel local con dos motorizados disponibles en horario laboral de la EPS S CONVIDA, y el servicio de correo Código UNSPSC Servicio de envió, recogida o entrega de correo

3 Condiciones Técnicas para la prestación del servicio El contratista para prestar el servicio de correspondencia A. Frente al Servicio - Prestación de servicios de correo a nivel local regional Nacional - Servicio de entrega postal - Servicios de envió, recogida o entrega de correo. - Suministrar las bolsas, para la protección de documentos. - Suministrar planillas, guías requeridas y los de más elementos necesarios para la ejecución del contrato. - Prestar el servicio de recolección diaria de los documentos que serán enviados, a más tardar a las 16:00 horas, en las oficinas de la EPS S Convida., ubicadas en carrera 58 No 9-97 puente aranda Bogotá - Atender las solicitudes en cuanto a información de los envíos y contrato en general dentro de las 48 horas siguientes al requerimiento. - Contar con los medios técnicos y operativos y de personal que garanticen una entrega ágil, segura y oportuna. - Poner a disposición de la entidad un funcionario que sirva de enlace entre el contratista y la EPS S Convida y atienda las solicitudes del supervisor, suministrando teléfonos y correos electrónicos de contacto. - Contar con un sistema que le permita al contratante conocer el estado del envío en cualquier momento que se requiera, así como el valor de los mismos y el saldo actualizado del contrato. - Servicio de dos ( 2 ) motorizados para la entrega de correspondencia permanente en la sede principal de la EPS CONVIDA B. Frente a la empresa - El proponente deberá acreditar estar habilitado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y estar inscrito en el registro de operadores postales, el cual deberá estar vigente al momento de presentar oferta. - Certificado vigente de Existencia y Representación Legal para oferentes Personas Jurídicas o para los miembros del Consorcio, Unión Temporal, Debe tener una expedición no superior a un (01) mes de antelación al cierre. - El proponente deberá contar con una red de oficinas en las principales ciudades del País. - El oferente deberá contar con página web para consulta virtual, en la cual la EPS S Convida. pueda realizar el rastreo de las guías e identificar su entrega final o devolución. - Cobertura y entrega a nivel Urbano, Regional y Nacional, con archivos de prueba de entrega, donde se suministre la información de quien recibe y digitalización de dicha información. - La empresa deberá contar como mínimo con dos (2) sucursales y/o agencia en la ciudad de Bogotá y en las principales cabeceras de provincia del departamento de Cundinamarca. C. Frente al Personal requerido Es obligación del PROPONENTE proveer y mantener durante la ejecución del contrato y hasta la terminación del mismo a satisfacción del CONTRATANTE todo el personal idóneo que se requiera para la ejecución del contrato. Cuando el personal vinculado por el PROPONENTE para la realización de los servicios resultare insuficiente o sin la experiencia necesaria, el PROPONENTE procederá a contratar el personal que haga falta, sin ningún costo para el CONTRATANTE. Antes de la iniciación de la ejecución de los servicios, EL PROPONENTE designará a la persona que asumirá su vocería ante el CONTRATANTE durante el desarrollo del contrato y para los efectos del mismo. Todas las instrucciones y notificaciones que el CONTRATANTE le imparta al vocero o contacto del PROPONENTE, se entenderán como hechas a éste Nota: Responsabilidad de los Operadores Postales. Los envíos postales una vez recibidos por el Operador Postal y en tanto no lleguen al destinatario, serán responsabilidad del Operador Postal y este responderá por incumplimiento en las condiciones de prestación del servicio postal o por pérdida, expoliación o avería del objeto postal mientras no sea entregado al destinatario o devuelto al remitente, según sea el caso Plazo de Ejecución: El término de ejecución del contrato será de OCHO (08) meses, contado a partir del cumplimiento de requisitos

4 de perfeccionamiento y ejecución Lugar de ejecución En las instalaciones de la E.P.S S Convida en Bogotá y Oficinas municipales donde la EPS S CONVIDA cuenta con afiliados en el Departamento de Cundinamarca Valor estimado del contrato: Que la EPS S CONVIDA ha dispuesto el valor de la prestación del servicio se ha estimado en DOSCIENTOS NUEVE MILLONES SEISCIENTOS MIL PESOS ( ,00) M/CTE. Incluido IVA y los demás impuestos nacionales, Departamentales Forma de pago: La EPS S CONVIDA, pagará el objeto de la presente contratación por mensualidades vencidas por servicio efectivamente prestado y sucesivas dentro de los Quince (15) días siguientes a la radicación de la factura correspondiente, acompañada de una relación donde se identifique las diferentes entregas que se realizaron en el mes correspondiente y la certificación expedida por el Supervisor del Contrato. Requisitos para pago: Así mismo deberá cumplir con: a) Factura que cumpla con los requisitos del estatuto tributario. b) Relación donde se identifique las diferentes entregas que se realizaron en el mes correspondiente c) Certificación del interventor o Supervisor del contrato recibido el servicio a satisfacción. d) Certificado de aportes al Sistema General de Seguridad Social y parafiscales al día i) Fotocopia simple del contrato (solo con la primera factura) j) Fotocopia del registro presupuestal (solo con la primera factura) k) fotocopia de las pólizas requeridas vigentes (solo con la primera factura) l) Fotocopia del RUT (solo con la primera factura). j) Acta de pago firmada por el supervisor y el contratista. Dichos pagos serán realizados a través de la Tesorería de CONVIDA EPS S 2.2. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR Tipo de Contrato: Contrato de prestación de servicios en la modalidad de mensajería. 3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN - Ley 1122 de 2007: Es importante resaltar que los fundamentos jurídicos que estipulan cualquier modalidad de selección de contratistas se encuentra expresamente contemplada a partir de los establecido en la normativa vigente, por ello y de conformidad con el artículo 45 de la Ley 1122 del 9 de enero de 2007, el régimen de contratación de las EPS públicas será el mismo de las Empresas Sociales del Estado - Ley 100 de 1993: Que las Empresas Sociales del Estado, en materia contractual se rigen por el derecho privado, según lo señalado en el artículo 195, numeral 6 de la Ley 100 de 1993; - Que la Ley 1150 de 2007, estableció que las Empresas Industriales y Comerciales del Estado estarán sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, con excepción de aquellas que desarrollen actividades comerciales en competencia con el sector privado y/o público, nacional o internacional o en mercados regulados, caso en el cual se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a sus actividades económicas y comerciales, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 Así las cosas y de conformidad el Manual Interno de Contratación de la Entidad Promotora de Salud EPS S CONVIDA, Acuerdo N. 002 del 13 de Junio de 2016, artículo 44 el cual dispone: ( ) Artículo 44. INVITACION PUBLICA DE MINIMA CUANTIA: Corresponde a aquellos contratos cuya cuantía. Es decir entre los 31 SMMLV hasta 399 SMMLV. Se consideran un proceso muy expedito. La entidad formulara una invitación pública a participar a cualquier interesado, la cual se publicara

5 en la página web de la EPS S CONVIDA y el SECOP. Que le corresponde a la Subgerencia Administrativa y Financiera de la EPS CONVIDA establecer las pautas que propendan por un mejor desarrollo de las actividades propias de la entidad, de conformidad con su organización y funciones; por tal razón, la entidad requiere del servicio prestar el servicio de entrega y recolección de la correspondencia a nivel local, regional, Bogotá y eventualmente nacional, que generen las diferentes dependencias y las oficinas municipales de la EPS S CONVIDA, se debe hacer con una entidad o empresa que cuente con la infraestructura para atender los servicios que en esta materia se le soliciten 4. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN Teniendo en cuenta que se trata de la modalidad de Selección por mínima cuantía se requiere como factor de escogencia el menor precio cumpliendo previamente con los requisitos habilitantes así: REQUISITOS JURÍDICOS MÍNIMOS: - CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA: La carta de presentación de la propuesta deberá ser diligenciada por el proponente en forma completa y siguiendo el modelo que se presenta en este documento (Anexo), se entenderá que el oferente (o miembros del consorcio o unión temporal) manifiestan bajo la gravedad de juramento que no se encuentran incursos en inhabilidad, conflicto de intereses o incompatibilidad alguna para proponer y/o para contratar, ya sea de orden constitucional o legal, en particular a las previstas en el artículo 8 de la Ley 80 de 1993, artículo 60 de la Ley 610 de 2000, artículo 2 de la Ley 901 de 2004, artículo 1, 2, 4 de la Ley 1474 de 2011 y demás normas concordantes. - CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL O CERTIFICADO DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO MERCANTIL, SEGÚN EL CASO. - Si el OFERENTE es persona jurídica deberá acreditar su existencia y representación legal a través de la presentación del Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva, en donde conste que su duración no es inferior al plazo de ejecución del contrato y un (1) año más, y que su objeto social se encuentra directamente relacionado con el objeto de la presente contratación o actividades afines, de manera que le permita a la persona jurídica celebrar y ejecutar el contrato ofrecido, teniendo en cuenta para estos efectos el alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere. Dicho documento deberá tener una fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendarios anteriores a la fecha de presentación de la propuesta. - Si el OFERENTE es una persona natural deberá acreditar la existencia del establecimiento(s) de comercio o su Registro Mercantil de persona natural, para lo cual presentará el certificado expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio o entidad competente, el cual deberá tener una fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendarios anteriores a la fecha de presentación de la oferta, en donde conste que su actividad mercantil está directamente relacionada con el objeto de la presente contratación o actividades afines, de manera que le permita celebrar y ejecutar el contrato ofrecido, teniendo en cuenta para estos efectos el alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere. - Si el OFERENTE es un Consorcio o Unión Temporal, deberá acreditar la existencia, representación legal, capacidad legal y jurídica de las personas naturales o jurídicas consorciadas o asociadas en unión temporal, y la capacidad de sus representantes para la constitución del consorcio o unión temporal, así como para la presentación de la propuesta. Los requisitos relacionados con la existencia, representación legal y duración de los consorcios o uniones temporales, se acreditarán mediante la presentación del documento consorcial o de constitución de la unión temporal en el que se consignen los acuerdos y la información requerida Deberá acreditarse que el término mínimo de duración del consorcio o de la unión temporal no sea inferior al plazo de ejecución del contrato y un (1) año más. Acreditar que el término mínimo de duración de cada una de las personas jurídicas integrantes del consorcio o unión temporal no sea inferior al plazo de ejecución del contrato a celebrar y un (1) año más.

6 - Cédula de ciudadanía del oferente o representante legal o apoderado. - Fotocopia de la libreta militar del representante legal. - Constancia de cumplimiento de aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscal y cumplimiento al sistema de riesgos laborales. - Consulta del boletín de responsables fiscales de la contraloría general de la república. - Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la personería de Bogotá. - Consulta en el sistema de información de registro inhabilidades (siri) de la procuraduría general de la nación y en el registro de antecedentes judiciales de la policía REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS Certificación de habilitación del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones El proponente deberá acreditar estar habilitado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y estar inscrito en el registro de operadores postales, el cual deberá estar vigente al momento de presentar oferta EXPERIENCIA ACREDITADA Experiencia del proponente Certificado de autorización del ministerio de comunicaciones, el proponente debe acreditar mediante certificaciones que posee experiencia mínima con de 3 contratos cuyos objetos sean o estén relacionados con prestar el servicio de entrega y recolección de la correspondencia a nivel local, regional, Bogotá y eventualmente nacional, ya sea en empresas públicas o privadas u otros clientes para lo cual debe anexar certificaciones de contratos ejecutados, y que la sumatorio de sus valores sea como mínimo el 50% del presupuesto asignado para el presente proceso Cada certificación deberá contener la siguiente información: Nombre de la entidad o persona contratante que certifica, dirección y teléfono. Nombre del proponente o contratista a quien se le expide la certificación Objeto del contrato, el cual debe comprender actividades relacionadas con el objeto a contratar. Valor total del contrato. Para los contratos ejecutados en unión temporal se debe especificar el porcentaje de participación. Fecha de inicio del contrato o de suscripción del contrato. Plazo de ejecución y/o fecha de terminación Firma de la persona que expide la certificación Personal Mínimo requerido Para la ejecución del contrato, se requerirá del siguiente equipo mínimo de trabajo Un Coordinador o enlace con la Entidad Rol Coordinador. Profesión u Oficio Bachiller. Debe certificar mínimo ocho (8) horas de capacitación en protocolos de atención al usuario o similares). Experiencia Específica Mínimo 2 años de experiencia específica en labores similares a las que va a desempeñare durante la ejecución del contrato Cantidad 1 Horario Coordinador de lunes a sábado de 8 a 5 pm N OTA La hoja de vida debe allegarse previa la firma del acta de inicio Dos Motorizados Rol Motorizados par desplazamiento a todos los Municipios de Cundinamarca o donde llegáramos a tener afiliados y dos Motorizados para desplazamientos en la Ciudad de Bogotá

7 Profesión U Oficio Experiencia Específica Horario Bachiller o tecnólogo con experiencia en manejo de motocicletas deben presentar pase vigente. Mínimo 6 meses Motorizados de lunes a viernes de 8 a 5 pm NOTA: El oferente deberá aportar de SOAT vigente, tecno mecánica vigente y demás documentos necesarios para el tránsito de los motorizados NOTAS COMUNES AL EQUIPO DE TRABAJO: Si el proponente adjudicatario es el que certifica a los miembros del equipo de trabajo, deberá adjuntar copia de los documentos de los pagos de las obligaciones parafiscales, afiliaciones y pagos a los sistemas de salud, y/o pensión, y/o ARL u otros. Deberá presentar el comprobante del último pago realizado a dichos sistemas (si ha tenido vinculación de tipo laboral), de lo contrario adjuntar copia del contrato de prestación de servicios del período certificado. Si es otra persona (diferente al proponente) la que certifica la experiencia, se acepta la sola certificación o documento soporte. Con la simple presentación de la propuesta, se entiende que el proponente cuenta con el personal idóneo y capacitado para desarrollar el objeto del contrato y en tal sentido, se obliga a suministrarlo. Poner a disposición de la entidad un funcionario que sirva de enlace entre el contratista y la EPS S Convida y atienda las solicitudes del supervisor, suministrando teléfonos y correos electrónicos de contacto. Cuando el personal vinculado por el PROPONENTE para la realización de los servicios resultare insuficiente o sin la experiencia necesaria, el PROPONENTE procederá a contratar el personal que haga falta, sin ningún costo para el CONTRATANTE. Antes de la iniciación de la ejecución de los servicios, EL PROPONENTE designará a la persona que asumirá su vocería ante el CONTRATANTE durante el desarrollo del contrato y para los efectos del mismo. Todas las instrucciones y notificaciones que el CONTRATANTE le imparta al vocero o contacto del PROPONENTE, se entenderán como hechas a éste Servicio de rastreo de la correspondencia El proponente deberá disponer de un portal para realizar seguimiento, rastreo y verificación a la correspondencia enviada DOCUMENTOS FINANCIEROS FOTOCOPIA DEL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO DEL OFERENTE SEA PERSONA NATURAL O JURÍDICA. Se debe aportar vigente, con la propuesta y con una fecha de impresión no superior a treinta (30) días calendario. NOTA: Conforme lo previsto el manual de Contratación, no se requiere para este caso, la exigencia de la capacidad financiera teniendo en cuenta el tipo de contrato que se pretende suscribir. 4.2 CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y PONDERACIÓN - Menor Precio: Bajo esta modalidad de Mínima cuantía para la adquisición de bienes y el único factor de evaluación es el menor precio ofrecido. 5. ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO. Para la asignación del presupuesto de la contratación del servicio de recolección y entrega de documentos, se revisó las entregas y recolección durante los último tres (3) meses y se evidencio que en los 116 municipios del departamento de Cundinamarca recogieron y se entregaron sobres con el servicio de dos motorizados en la sede principal, se calcula que el valor mensual aproximado es de VEINTICUATRO MILLONES DE PESOS ($ ,00) M/LEGAL, para cumplir con el servicio durante el año 2017, a partir del perfeccionamiento del contrato y firma del acta de inicio., se necesita un presupuestó de DOSCIENTOS NUEVE MILLONES SEISCIENTOS MIL PESOS ($ ,00) M/LEGAL.IVA incluido y demás descuentos departamentales

8 ENTREGAS Y RECOGIDAS HISTORICO DEL SERVICIO DE ENVIOS ANEXO TECNICO COMPORTAMIENTO PRIMER TRIMESTRE 2017 ENERO FEBRERO MARZO PROMEDIO AGUA DE DIOS ALBAN ANAPOIMA ANOLAIMA APULO ARBELAEZ BELTRAN BITUIMA BOGOTA BOJACA CABRERA CACHIPAY CAJICA CAPARRAPI CAQUEZA CARMEN DE CARUPA CHAGUANI CHIA CHIPAQUE CHOACHI CHOCONTA COGUA COTA CUCUNUBA EL COLEGIO EL PENON EL ROSAL FACATATIVA FOMEQUE FOSCA FUNZA FUQUENE FUSAGASUGA GACHALA GACHANCIPA GACHETA GAMA GIRARDOT GRANADA GUACHETA GUADUAS GUASCA GUATAQUI GUATAVITA GUAYABAL GUAYABAL DE SIQUIMA

9 GUAYABETAL GUTIERREZ JERUSALEN JUNIN LA CALERA LA MESA LA PALMA LA PENA LA VEGA LENGUAZAQUE MACHETA MADRID MANTA MEDINA MOSQUERA NEMOCON NILO NIMAIMA NOCAIMA PACHO PAIME PANDI PARATEBUENO PASCA PUERTO BOGOTA PUERTO SALGAR PULI QUEBRADANEGRA QUETAME QUIPILE RICAURTE SAN ANTONIO DEL TEQUENDAM SAN BERNARDO SAN CAYETANO SAN FRANCISCO SAN JUAN DE RIO SECO SASAIMA SESQUILE SIBATE SILVANIA SIMIJACA SOACHA SOPO SUBACHOQUE SUESCA SUPATA SUSA SUTATAUSA TABIO TAUSA TENA

10 TENJO TIBACUY TIBIRITA TOCAIMA TOCANCIPA TOPAIPI UBALA UBAQUE UBATE UNE UTICA VENECIA VERGARA VIANI VILLAGOMEZ VILLAPINZON VILLETA VIOTA YACOPI ZIPACON ZIPAQUIRA TOTAL GENERAL CUADRO EVALUACION DE OFERTAS PARA LA CONTRATAR EL SERVICIO DE CORRESPONDENCIA PARA LA EPS S CONVIDA TIEMPO DE ENTREGA NORMAL URBANO EXPRESS DOCUMENTO UNITARIO ORIGEN BOGOTÁ PESO DESTINOS NACIONAL ZONAL URBANO ESPECIALES KILO INICIAL $ $ $ $ KILO ADICIONAL $ $ $ $ KILO INICIAL $ $ $ MISMO DIA KILO ADICIONAL $ $ $ Seguro 2% Seguro mínimo sobre flete $300 DESCUENTO AUTORIZADO 10% TIEMPO DE ENTREGA NORMAL RAPICARGA TARIFAS DOCUMENTO UNITARIO ORIGEN BOGOTÁ PESO DESTINOS NACIONAL ZONAL URBANO ESPECIALES KILO INICIAL $ $ $ $ KILO ADICIONAL $ $ $ $ MISMO DIA KILO INICIAL $ $ $ KILO ADICIONAL $ $ $ Seguro 5% Seguro mínimo sobre flete $500 DESCUENTO AUTORIZADO 8% Este presupuesto se estimó de acuerdo a la información del contrato de correspondencia vigente De acuerdo con el número de entregas adelantadas en los últimos tres (3) meses y verificando el tipo de servicio que utiliza la Entidad para sus envíos se evidencia lo siguiente:

11 URBANO EXPRESS DOCUMENTO UNITARIO ORIGEN BOGOTA URBANO EXPRESSSDOCUMENTO UNITARIO ORIGENBOGOTÁ TIEMPO ENTREGA PESO URBANO NORMAL KILO INICIAL $ KILO ADICIONAL $ RAPICARGA DOCUMENTO UNITARIO ORIGEN BOGOTA TIEMPO ENTREGA PESO URBANO NORMAL KILO INICIAL $ KILO ADICIONAL $ De acuerdo a las cotizado el promedio de un envió con peso kilo inicial es de TRES MIL SEISCIENTOS CINCUENTA PESOS ($3.650) M/LEGAL y el valor promedio kilo adicional es de MIL SEISCIENTOS CINCUENTA PESOS ($1.650) M/LEGAL. De acuerdo a los envíos mensuales realizados por la EPS S CONVIDA y el servicio de dos (2) motorizados para la sede principal el valor promedio mensual es de VEINTI CUATRO MILLONES DE PESOS ($ ,00) M/LEGAL., De acuerdo a los ocho (8) meses que faltan para concluir el año 2017 el valor promedio de la invitación publica es de CIENTO NOVENTA Y DOS MILLONES DE PESOS ($ ,00) M/LEGAL IVA y demás impuestos incluidos. HISTÓRICO DE LOS CONTRATOS DE LA EPS S CONVIDA NOMBRE OBJETO NUMERO CONTRATO VALOR FECHA DE CONTRATO DURACION URBANO EXPRESS LOGISTICA MERCADEO Y PRESTARLOS SERVICIOS DE ENTREGA Y RECOLECCION DE LA CORRESPONDENCIA A NIVEL REGIONAL Y EVENTUALMENTE NACIONAL QUE GENERAN LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS Y LAS OFICINAS MUNICIPALES $ UN MES 15 DIAS URBANO EXPRESS LOGISTICA MERCADEO Y PRESTARLOS SERVICIOS DE ENTREGA Y RECOLECCION DE LA CORRESPONDENCIA A NIVEL REGIONAL Y EVENTUALMENTE NACIONAL QUE GENERAN LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS Y LAS OFICINAS MUNICIPALES $ CUATRO MES URBANO EXPRESS LOGISTICA MERCADEO Y PRESTARLOS SERVICIOS DE ENTREGA Y RECOLECCION DE LA CORRESPONDENCIA A NIVEL REGIONAL Y EVENTUALMENTE NACIONAL QUE GENERAN LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS Y LAS OFICINAS MUNICIPALES $ UN MES URBANO EXPRESS LOGISTICA MERCADEO Y PRESTARLOS SERVICIOS DE ENTREGA Y RECOLECCION DE LA CORRESPONDENCIA A NIVEL REGIONAL Y EVENTUALMENTE NACIONAL QUE GENERAN LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS Y LAS OFICINAS MUNICIPALES $ TRES MES URBANO EXPRESS LOGISTICA MERCADEO Y PRESTARLOS SERVICIOS DE ENTREGA Y RECOLECCION DE LA CORRESPONDENCIA A NIVEL REGIONAL Y EVENTUALMENTE NACIONAL QUE GENERAN LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS Y LAS OFICINAS MUNICIPALES $ OCHO MES 6. ANALISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTIAS 1. CUMPLIMIENTO: Por un valor equivalente al veinte (20) por ciento del valor total del contrato y que respalde el valor de multas y de la cláusula penal pecuniaria, con una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y seis (6) meses más. 2. CALIDAD DEL SERVICIO: por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor estimado del contrato por el término de duración contractual y seis (6) meses. 3. VALOR DEL AMPARO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES: será igual al

12 cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y deberá extenderse por el termino de vigencia del contrato y tres años más. 7. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA OBLIGACIONES GENERALES 1. Cumplir con el objeto del contrato, teniendo en cuenta lo señalado en el estudio previo, y anexos 2. Suscribir oportunamente el acta de inicio y el acta de liquidación del contrato, conjuntamente con el/la supervisor/a del mismo, cuando corresponda, una vez legalizado y perfeccionado el presente contrato. 3. Entregar al supervisor los documentos elaborados en cumplimiento de las obligaciones contractuales, así como los informes y archivos a su cargo, requeridos sobre las actividades realizadas durante la ejecución del mismo (Cuando aplique). 4. Mantener estricta reserva y confidencialidad sobre la información que conozca por causa o con ocasión del contrato, así como, respetar la titularidad de los derechos de autor, en relación con los documentos, obras, creaciones que se desarrollen en ejecución del contrato 5. Facilitar al supervisor todas las evidencias que soporten el cumplimiento normativo. 6. Responder ante las autoridades competentes por los actos u omisiones que ejecute en desarrollo del contrato, cuando en ellos se cause perjuicio a la administración o a terceros en los términos del artículo 52 de la ley 80 de Reparar los daños e indemnizar los perjuicios que cause a la EPS S Convida por el incumplimiento del contrato. 7. Realizar el pago de los aportes al régimen de seguridad social, y entregar copia de la planilla correspondiente al supervisor del contrato para cada pago 8. Presentar los documentos que permitan verificar el cumplimiento de las obligaciones, para la realización del respectivo pago. 9. En el evento que el contratista por razones, o situaciones de mantenimiento, adecuación u otra circunstancia que pueda ser prevista no pueda realizar las entregas de los documentos, éste debe adelantar las acciones conducentes para que el objeto del contrato se atienda sin restricciones que puedan afectar la operación de la Entidad. 10. Observar en todo momento un trato respetuoso para los representantes, funcionarios de la EPS S Convida y a los representantes de las IPS a los cuales se les realiza la auditoría así como también para el Supervisor y/o Interventor en desarrollo de este contrato. 11. Formular oportuna y respetuosamente las sugerencias y recomendaciones que conduzcan a la correcta ejecución del contrato. 12. Abstenerse de ceder el contrato previa autorización de la Entidad contratante en caso de sobrevenirle causales de inhabilidad, incompatibilidad o prohibición para continuar su ejecución. Si ello no fuera posible se compromete a renunciar al contrato. 13. Dar cabal cumplimiento a los compromisos de anticorrupción, apoyando la acción del estado colombiano y de la EPS S CONVIDA para fortalecer la transparencia y la responsabilidad de rendir cuentas. 14. Dentro de este marco, el contratista se compromete a impartir instrucciones a todos sus empleados y agentes y a cualesquiera representantes suyos, exigiéndoles el cumplimiento en todo momento de las leyes de la República de Colombia y especialmente de aquellas que rigen la presente contratación, y les impondrá la obligación de no ofrecer o pagar sobornos o cualquier halago corrupto a los funcionarios de la EPS S CONVIDA y al personal de Interventoría, durante el desarrollo del objeto. 15. Dar cumplimiento a los procedimientos y lineamientos establecidos por la EPS S Convida para el SARLAFT - Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo.

13 16. Las demás inherentes al objeto y la naturaleza del contrato y aquellas indicadas en el estudio previo, anexo técnico, invitación pública, propuesta presentada por el contratista y el contrato. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS 1. Prestar el servicio contratado con la debida diligencia y prontitud. 2. Suministrar según los requerimientos de la entidad la distribución de correspondencia a nivel local (urbana y rural), nacional. 3. Deberá recoger la correspondencia en la ventanilla única de correspondencia, ubicada en la carrera 58 No Puente Aranda, todos los días, de lunes a viernes en un horario fijo entre las 8:00 a.m. y las 5:00 p.m. 4. Todas las pruebas de entrega de la correspondencia deben ser digitalizadas con el fin de ser consultadas en la página web, para lo cual el proveedor contará con los servicios informáticos y de comunicaciones que permitan la consulta y verificación, de tal manera que se pueda hacer seguimiento a la entrega de la correspondencia por parte de la entidad. Este sistema de información deberá permitir la asignación de usuarios a los funcionarios designados por la EPS S Convida. 5. El contratista deberá elaborar un informe en caso de presentarse devoluciones. 6. El contratista deberá avisar a la Entidad dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes al conocimiento del hecho o circunstancias que puedan incidir en la no oportuna o debida ejecución del contrato o que puedan poner en peligro los intereses legítimos de la entidad. De hacer caso omiso a esta obligación deberá responder por los daños y perjuicios que se causen a la entidad como consecuencia. 7. Elaboración de guías para masivos con base de datos en caso de que se requiera el servicio. 8. Las guías del servicio 24 horas deberán ser entregadas en la ventanilla única de radicación al día si siguiente del envió de la correspondencia. 9. Enviar mensualmente a la EPS S Convida. la relación de la correspondencia despachada por la Entidad, con la respectiva facturación. 10. Cumplir con las especificaciones técnicas, ambientales y sociales expresadas en los aspectos técnicos y demás condiciones establecidas por la EPS S Convida. 11. Guardar total reserva de la información que por razón del contrato obtenga. La información es de propiedad de la EPS S Convida. y solo salvo expreso requerimiento de autoridad competente podrá ser divulgado. 12. Las demás contenidas en la invitación pública y sus anexos. 13. Mantener disponible dos motorizados para la entrega de documentos a nivel local en el horario laboral de la EPS S CONVIDA. 14. Entregar la correspondencia en los tiempos y precios señalados en la propuesta presentada 15. Certificar la entrega efectiva de la correspondencia a sus destinatarios 16. Seguir las pautas establecidas por el interventor del contrato para la recepción de correspondencia y prioridades de entrega 17. En caso de entrega extemporánea de la correspondencia por parte del contratista y debido a esto la Entidad sea multada o sancionada la EPS S CONVIDA repetirá contra el contratista 18. Conservar en forma adecuada la correspondencia desde el momento de la entrega por la EPS S CONVIDA hasta el momento de la efectiva entrega por parte del contratista 19. El contratista deberá cumplir con sus obligaciones frente al sistema de seguridad social integral,

14 parafiscales (cajas de compensación familiar, Sena e ICBF), conforme a lo dispuesto en las leyes 789 de de Corresponderá al supervisor y/o interventor durante la ejecución del contrato y en el momento de su liquidación efectuar el control de las obligaciones contraídas por el contratista. 20. El contratista deberá asumir los gastos de las pólizas de responsabilidad civil, contractual y extracontractual, así como de SOAT, tecno mecánica y demás documentos necesarios para el tránsito de los motorizados. 21. El Contratista deberá mantener al día los SOAT de los vehículos proporcionados para el cumplimiento dl objeto esta responsabilidad es exclusiva del contratista dado que no existe ningún tipo de relación laboral mediante la prestación del servicio. 22. EL contratista se obliga a cancelar las tarifas de estampilla pro-universidad de Cundinamarca, que será cancelada en la Tesorería de la Entidad. 23. Las demás actividades que por naturaleza del objeto del contrato sean requerida por parte del supervisor y /o interventor del mismo. 8. OBLIGACIONES DE LA EPS S CONVIDA Colaborar con EL CONTRATISTA, para el mejor logro de la ejecución del presente contrato. Pagar cumplidamente los valores como contraprestación del servicio contratado y efectivamente presado dentro del plazo estipulado en el contrato. Impartir las instrucciones necesarias para la ejecución de los servicios contratados. Llevar control presupuestal del contrato. 9.SUPERVISION El seguimiento y supervisión del contrato será ejercida por la Subgerencia Administrativa y Financiera o quien se delegue por escrito. Para tal fin deberán cumplir con las facultades y deberes establecidos en la referida ley y las demás normas concordantes vigentes. NOTA: El supervisor ejercerá la actividad encomendada de acuerdo con lo establecido en el artículo 84 de la Ley 1474 de 2011, los documentos del Manual de Interventoría de CONVIDA EPS S y en particular con los relacionados, con la ejecución, supervisión y liquidación del contrato. NOTA: El supervisor/a verificara el cumplimiento de los requisitos para la ejecución del presente contrato y ejercerá todas las obligaciones propias de la supervisión. Para tal fin, deberán cumplir con las facultades y deberes establecidos en la referida ley y las demás normas concordantes vigentes. En ningún caso el supervisor del contrato podrá delegar la supervisión en un tercero. Elaboró Nombre - Dependencia Firma Aldemar Mahecha Triana Profesional Universitario Subgerencia Administrativa y Financiera Nestor Armando Castañeda Castañeda Subgerente Administrativo y Financiero Aprobó Subgerencia Administrativa y Financiera Se solicita adelantar la Invitación Publica a la Oficina Asesora Jurídica JUAN CARLOS MORA PEÑUELA Gerente Recibido área Jurídica Abogado de reparto: