Instructivo para la transferencia de documentación a la Dirección de Archivo General

Transcripción

1 Hoja: 1-12 Instructivo para la transferencia de documentación a la Dirección de Archivo General

2 Hoja: 2-12 Tabla de contenido 1. Propósito Alcance Responsabilidad y autoridad Descripción de actividades Consulta de la Normatividad Institucional, política, procedimiento y formularios para la transferencia y resguardo de documentación en el Archivo General Solicitud al almacen de los archiveros necesarios para la transferencia Envío y recepción de la documentación a la Dirección de Archivo General en siete pasos

3 Hoja: Propósito Orientar a los usuarios en las actividades que debe realizar para el envió de documentación al Archivo General. 2. Alcance A todo el personal Administrativo de la Universidad del Valle de México. 3. Responsabilidad y autoridad Archivistas y usuarios de las áreas administrativas. Cumplir con las actividades que se indican en este instructivo. 4. Descripción de actividades 4.1 Consulta la normatividad institucional, política, procedimiento y formularios de transferencia y resguardo de documentación en el Archivo General. Ingresó a la página ( Se mostrará el portal de bibliotecas, en la parte superior derecha encontramos la liga Archivo General / Normatividad.

4 Hoja: 4-12 Reviso las políticas, procedimientos y el instructivo para el envío de documentación y me comunico a la Dirección de Archivo General para aclarar dudas. 4.2 Solicito al almacén los archiveros necesarios para la transferencia. Caja requerida para el resguardo de la documentación en el Archivo General. ARCHIVERO REQUERIDO ARCHIVERO NO ACEPTABLE Nota: NO SE ACEPTAN CAJAS MALTRATADAS O RAYADAS 4.3 Envío y recepción de la documentación a la Dirección de Archivo General en 7 sencillos pasos. PASO 1. Selecciono la documentación que debe ser enviada al Archivo General. Separo y retiro fotocopias, borradores, información obsoleta, cuadernos de apuntes, folletos, revistas, que no tienen valor documental para su conservación.

5 Hoja: 5-12 Verificó que la documentación a enviar se encuentre en buen estado de conservación e higiene, el Archivo General no aceptará documentación maltratada, rota, húmeda, doblada, contaminada, oxidada, sucia, empolvada, manchada, incompleta, etc. PASO 2. Ordeno e integro la documentación en expedientes, utilizando fólderes, carpetas, engargolados o encuadernados. No se aceptan documentos sueltos.

6 Hoja: 6-12 Identifico cada expediente con un título, anoto la fecha o el período de la documentación, el número del expediente, el nombre de la universidad o empresa y el campus. Ejemplo: Pólizas AP Solicitudes de Fondos de Agosto del /8. UVM, S. C. Campus Oficinas Generales, Torreón, Guadalajara Norte y Mérida. **** NOTA: El titulo de los expedientes deben ser igual al que se detalla en las relaciones de expedientes trasferidos. En caso de fólders, utilizo una etiqueta, la cual coloco en la pestaña.

7 Hoja: 7-12 Si es un engargolado coloco la etiqueta en la parte inferior derecha. Si son carpetas o encuadernados, la etiqueta de identificación se coloca en el lomo. Si se envían CD y/o disquetes, cada disco se identifica en forma independiente, igual que un expediente.

8 Hoja: 8-12 Si se envían fotografías, carteles y/o planos, cada uno se identificará en forma independiente, y se colocarán en un sobre identificado con una etiqueta, de la misma forma que un expediente. PASO 3. Ordeno los expedientes cronológicamente por mes y año, y asigno un número consecutivo a cada uno.

9 Hoja: 9-12 Ordeno los expedientes de acuerdo al número consecutivo asignado, colocando siempre el expediente número 1 al frente, evitando saturar la caja y maltratarlos. Una vez colocados todos los expedientes en los archiveros, asigno un número consecutivo a cada uno de éstos, anotándolo con lápiz dentro del recuadro donde se indica caja no.

10 Hoja: PASO 4. Elaboro una Relación de Expedientes Transferidos al Archivo General (formulario I-FOR-ARG-001-1), anotando cada uno los expedientes contenidos en cada archivero. Formulario Institucional I-FOR-ARG Relación de expedientes transferidos al Archivo General DATOS DE INGRESO FECHA DE TRANSFERENCIA No. DE ARCHIVERO ESPACIO PARA USO EXCLUSIVO DEL ARCHIVO GENERAL CLAVE TOPOGRÁFICA FECHA DE BAJA PERIODO TOTAL DE EXPEDIENTES RECIBIDOS NO. DE EXPEDIENTE TÍTULO DEL EXPEDIENTE AÑOS O PERIODO DE TIEMPO AL QUE CORRESPONDE ESPACIO EXCLUSIVO PARA ARCHIVO GENERAL CLASIFICACIÓN NOMBRE, PUESTO Y FIRMA DEL TITULAR DEL AREA QUE TRANSFIERE SELLO DE ARCHIVO GENERAL

11 Hoja: PASO 5. Una vez que ya se cuenta con las relaciones de expedientes para cada archivero, elaboro la Identificación de Transferencia Primaria al Archivo General (formulario I-FOR-ARG-002-1). Formulario Institucional I-FOR-ARG Identificación de transferencia primaria al Archivo General IDENTIFICACIÓN DEL ÁREA QUE REALIZA LA TRANSFERENCIA CENTRO DE TRABAJO UNIVERSIDAD FECHA DE TRANSFERENCIA ÁREA QUE SOLICITA TRANSFERENCIA DIRECCIÓN GENERAL DE ADSCRIPCIÓN ÁREA JERARQUICA SUPERIOR TIPO DE DOCUMENTACIÓN QUE TRANSFIERE PERIODO DE TIEMPO AL QUE CORRESPONDE LA DOCUMENTACIÓN NÚMERO DE ARCHIVEROS ENVIADOS NOMBRE, PUESTO Y FIRMA DEL TITULAR DEL ÁREA ESPACIO PARA USO EXCLUSIVO DEL ARCHIVO GENERAL NÚMERO DE TRANSFERENCIA FECHA DE RECEPCIÓN TOTAL DE ARCHIVEROS RECIBIDOS SERIE DOCUMENTAL NÚMERO DE INVENTARIOS: OBSERVACIONES: SELLO DEL ARCHIVO GENERAL NOMBRE, PUESTO Y FIRMA DE QUIEN RECIBE LA TRANSFERENCIA

12 Hoja: PASO 6. Envío a la Dirección del Archivo General por correo electrónico los formularios elaborados para visto bueno y asignación de datos de control archivístico. PASO 7. Imprimo los formularios validados por el Archivo General y entrego para firma del Director. En la fecha acordada para el envío de los documentos, acudo al archivo para hacer la entrega de los archiveros así como de 1 original y 2 fotocopias de los formularios de: * Identificación de Transferencia Primaria al Archivo General. * Relación de Expedientes Transferidos al Archivo General. FIN DEL INSTRUCTIVO. DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL 2010.