Procesos y Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos

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1 Procesos y Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos Procesos de la Dirección de Proyectos 2014 Instituto Europeo de Posgrado

2 Contenido 1 Procesos de la Dirección de Proyectos 3 2 Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos 5 3 Interacciones entre procesos de la dirección de proyectos Grupo del Proceso de Inicio Grupo del Proceso de Planificación Grupo del Proceso de Ejecución Grupo del Proceso de Seguimiento y Control Grupo del Proceso de Cierre

3 La dirección de proyectos se define como la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los objetivos del mismo. Para que esta aplicación de conocimientos sea efectiva se requiere de la dirección eficaz de los procesos apropiados. En este apartado veremos los cinco grupos de procesos: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre del proyecto, los cuales pueden generar información para mejorar la dirección de futuros proyectos. Junto con los cinco grupos de procesos de dirección de proyectos se estudiarán otras secciones, el resultado final es el siguiente: 3.1 Interacciones comunes entre procesos de dirección de proyectos. 3.2 Grupos de procesos de la dirección de proyectos. 3.3 Grupo del Proceso de Inicio. 3.4 Grupo del Proceso de Planificación. 3.5 Grupo del Proceso de Ejecución. 3.6 Grupo del Proceso de Seguimiento y Control. 3.7 Grupo del Proceso de Cierre. 3.8 Información del Proyecto**. 3.9 Papel de las áreas de conocimiento** Estándar para la gestión de proyectos de un proyecto**. Veamos en detalle algunos de ellos. 1 Procesos de la Dirección de Proyectos. Un proceso es un conjunto de acciones y/o actividades interrelacionadas desarrolladas para alcanzar un resultado, producto o servicio. Los procesos se caracterizan por que tienen entradas (cualquier elemento, interno o externo, del proyecto que sea requerido por un proceso antes de que dicho proceso continúe. Puede ser resultado o salida de un proceso anterior), herramientas y técnicas que se pueden aplicar y por las salidas que se obtienen (producto, resultado 3

4 o servicio generado por un proceso. Puede ser un dato inicial o entrada para un proceso sucesor) Es importante mencionar que los procesos no son únicos, es decir, cada organización está en capacidad de alterar un proceso para asegurar que las salidas del proceso cumplan con las especificaciones que buscamos. El director del proyecto debe determinar y detallar cada proceso, para ello debe tener en cuenta los factores ambientales de la empresa y los activos de los procesos de la organización. Recordemos que los activos se refieren a información histórica o lecciones aprendidas que proporcionan criterios y pautas para adecuar los procesos a las necesidades concretas del proyecto, y los factores ambientales de la empresa pueden restringir las iniciativas de la dirección de proyectos. Según la PMBOK Guide 1 para que un proyecto tenga éxito, el equipo del proyecto debe: Seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar los objetivos del proyecto. Utilizar un enfoque definido que pueda adoptarse para cumplir con los requisitos. Cumplir con los requisitos a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de los interesados. Equilibrar las demandas contrapuestas relativas al alcance, tiempo, costo, calidad, recursos y riesgo para producir el producto, servicio o resultado especificado. 2 Es una responsabilidad del equipo del proyecto llevar a cabo cada uno de los procesos del proyecto, como lo describe el PMBOK Guide, los procesos se podrían clasificar en dos: los procesos de dirección de proyectos que aseguran que el proyecto avance de manera eficaz durante todo su ciclo de vida y los procesos orientados al producto que especifican y crean el producto del proyecto. Ambos procesos se 1 PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 2 Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Página 47. 4

5 definen en el ciclo de vida del proyecto y cambian de acuerdo al rango de aplicación. Es importante mencionar que en este documento hacemos referencia a los procesos de dirección de proyectos. Sin embargo, es importante resaltar la función de los procesos orientados al producto, ya que si no se cuenta con una comprensión de la forma cómo se va a generar el producto específico, no se puede definir el alcance del proyecto. En todas las industrias se aplican procesos de dirección de proyectos, ya que se ha demostrado que la aplicación de los procesos de dirección de proyectos aumenta la posibilidad de éxito de los proyectos, por lo cual, en acuerdo general se han establecido como Buenas Prácticas. Sin embargo, los conocimientos, habilidades y procesos contemplados en este apartado no necesariamente se deben aplicar de la misma forma y en todos los proyectos. El equipo del proyecto y su director tiene la tarea de establecer los procesos apropiados y el grado de rigor de cada uno de ellos. Además se debe analizar en detalle cada proceso, sus entradas, el proceso de transformación (técnicas y herramientas) y salidas, a este proceso se le llama adaptación, y lo estudiaremos a lo largo de este apartado. 2 Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos Dada la naturaleza de los procesos de la dirección de proyectos en materia de integración, interacción y propósitos, PMBOK Guide 3 agrupa los procesos de dirección de proyectos en cinco categorías conocidas como Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos (*) 4 : Grupo del Proceso de Inicio: aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtención de la autorización para comenzar dicho proyecto o fase. 3 PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 4 Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Página 49. 5

6 Grupo del Proceso de Planificación: aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario para alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendió el proyecto. Grupo del Proceso de Ejecución: aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo. Grupo del Proceso de Seguimiento y Control: aquellos procesos requeridos para dar seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes. Grupo del Proceso de Cierre: aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo. 3 Interacciones entre procesos de la dirección de proyectos Los procesos para la dirección de proyectos se superponen e interactúan de manera constante en la práctica, aunque -en teoría- se estudien por separado. Si bien existen diferentes formas de dirigir un proyecto, los procesos planteados por el Project Management Institute (PMI) 5 son una guía para aplicar los conocimientos y habilidades apropiados respecto a la dirección de proyectos. Los procesos interactúan entre sí ya que la salida de uno de estos procesos puede ser la entrada de otro proceso, generalmente la aplicación de los procesos de dirección de proyectos se da de forma iterativa, pues algunos procesos se repiten durante el proyecto. La siguiente gráfica tomada del PMBOK Guide 6 nos muestra cómo se relacionan los procesos de la dirección de proyectos. Aquí podemos observar que la salida del proceso de inicio es la entrada del proceso de planificación, a su vez, podemos ver que el proceso de planificación puede ser iterativo ya que durante el desarrollo o ejecución del 5 PMI es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 6 PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 6

7 proyecto es posible que se generen situaciones que nos lleven a ajustar o planear partes del proyecto. Adicionalmente, los procesos de la dirección de proyectos pueden superponerse entre sí a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Por ejemplo, al tener un proyecto estructurado por fases, el Grupo del Proceso de Ejecución sigue el plan establecido por el Grupo del Proceso de Planificación. Sin embargo con el avance del proyecto es posible que este plan original se actualice así como los documentos del proyecto. En el Gráfico 1.1, extraído del PMBOK Guide, podemos observar cómo interactúan los grupos de procesos y el nivel de superposición en las etapas del proyecto. Gráfico 1.1 Los grupos de procesos interactúan en una fase o proyecto 7 Para asegurar que el proyecto se ejecute dentro de los tiempos y costos estimados, es necesario que los grupos de procesos se activen en el momento necesario, con el fin de conducir eficazmente el proyecto hacia su cierre de forma controlada. 7 Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Figure 3-2, Page 51. 7

8 Es importante mencionar que un grupo de procesos contiene los procesos de la dirección de proyectos vinculados por sus entradas y salidas. De esta manera, el resultado de un proceso constituye la entrada de otro. Los grupos de procesos son diferentes a las fases del proyecto. Si los proyectos son grandes o complejos se dividen en subproyectos o fases. Por ejemplo, proyectos para rediseño de un producto que incluyen investigaciones de mercado, diseño y producción de prototipos, etc. En estos casos todos los grupos de proceso se deben repetir en cada subproyecto o fase. Según la PMBOK Guide 8 5ª Edición, existen 47 procesos directivos, con 5 grupos de procesos de dirección de proyectos y 10 Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos como se muestra en el cuadro 1.1. El grupo de procesos en donde se concentra la mayor parte de la actividad es en la planificación del proyecto. En el caso de que un proceso que ocurra en el Grupo del Proceso de Planificación y se actualice en el Grupo del Proceso de Ejecución, este no supone un nuevo proceso. 8 PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 8

9 Fuente: Tabla 3.1. Correspondencia entre Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos. 9 A continuación estudiaremos los cinco grupos de procesos necesarios en la dirección de proyectos. Estos tienen dependencias bien definidas y normalmente se llevan a cabo en la misma secuencia en cada proyecto. Los grupos de procesos son independientes de las áreas de aplicación o el sector industrial en el que se desarrolle el proyecto. Además son individuales y generalmente se repiten antes de finalizar el proyecto. Los procesos que constituyen un grupo de procesos suelen presentar interacciones tanto al interior del grupo como entre los demás grupos de procesos. Tales interacciones pueden o no desarrollarse en un orden determinado. Los grupos de procesos no son las fases del ciclo de vida del proyecto. De hecho, es posible que todos los grupos de procesos se repitan en cada una de las fases en las que se divida el proyecto. 9 Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Table 3-1, Page 61. 9

10 3.1 Grupo del Proceso de Inicio Al iniciar cualquier nuevo proyecto es importante que se organice el proyecto y se defina claramente cuál será el alcance del mismo. El grupo de proceso de inicio contiene todos los procesos llevados a cabo para definir un proyecto nuevo o una nueva fase de un proyecto existente. En esta etapa se gestiona y se debe obtener la autorización para iniciar dicho proyecto o fase. En los procesos de inicio se debe definir claramente el alcance inicial del proyecto y comprometer los recursos financieros iniciales, además de elegir el director del proyecto e identificar a los interesados internos y externos que ejercen influencia sobre el resultado final del proyecto. Todos estos datos se deben describir en el acta de constitución del proyecto, la cual recibe aprobación para autorizar oficialmente el proyecto dentro de la organización. Esta aprobación y el financiamiento se realizan fuera de los límites del proyecto. Durante el grupo de proceso de inicio es importante contemplar el registro de interesados. Involucrar a los interesados en el inicio del proyecto puede mejorar la probabilidad de contar con propiedad compartida, con la aceptación de los entregables y garantizar la satisfacción de los mismos y de esta manera disminuir los riesgos de rechazo del proyecto. En el Grupo del Proceso de Inicio es posible dividir en fases independientes los proyectos que sean muy grandes o complejos. En este caso, los procesos de inicio se realizan en las fases subsiguientes, con el fin de validar las decisiones tomadas durante el desarrollo del acta de constitución y en la identificación de los interesados. Cuando se activan los procesos de inicio al comenzar cada fase se puede mantener el proyecto centrado en la necesidad de negocio, pues se verifican los criterios de éxito, se revisa la influencia y los objetivos de los interesados, para así tomar una decisión sobre la necesidad de continuar, posponer o suspender el proyecto. Existen procesos dentro de la organización, así como en el programa o en el portafolio, que están en capacidad de realizar los procesos de 10

11 inicio de un proyecto. Estos pueden, por ejemplo, establecer la necesidad de requisitos de alto nivel, identificar una iniciativa más amplia de la organización o evaluar alternativas de viabilidad del proyecto. Independientemente del organismo que lleve a cabo este proceso se debe describir con mucha claridad los objetivos del proyecto. Este documento debe contener la declaración inicial del alcance del proyecto, los entregables. Finalmente, en los procesos de inicio también se otorga autoridad al director del proyecto para que utilice recursos de la organización en la ejecución del mismo. Gráfico 1.2. Grupo del Proceso de Inicio. 10 Según PMBOK Guide 11 el Grupo del Proceso de Inicio (Gráfico 1.2) incluye los siguientes procesos de dirección de proyectos: Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: es el proceso que consiste en desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase, y en documentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados. En proyectos de fases múltiples, este proceso se utiliza para validar o refinar las decisiones tomadas durante la repetición anterior del proceso Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto. Identificar a los Interesados: es el proceso que consiste en identificar a todas las personas u organizaciones que reciben el 10 Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Figure A1-4. Página PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 11

12 impacto del proyecto, y en documentar información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del proyecto Grupo del Proceso de Planificación Contiene todos los procesos desarrollados para determinar el alcance total del esfuerzo, precisar y refinar los objetivos, y desplegar la línea de acción requerida para lograr dichos objetivos. Los procesos de planificación contemplan el desarrollo del plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto que se utilizarán para llevarlo a cabo. La dirección de proyectos, por su naturaleza compleja, establece canales de retroalimentación repetidos, lo cual permite un análisis adicional, pues en la medida en que se van comprendiendo las dimensiones del proyecto asimismo se va planificando. Durante el ciclo de vida del proyecto pueden ocurrir cambios que generen la necesidad de reconsiderar los procesos de planificación, incluso los procesos de inicio. Esto se denomina planificación gradual y consiste en la incorporación progresiva de detalles al plan para la dirección del proyecto, para indicar que la planificación y la documentación son actividades iterativas y continuas. Las salidas del grupo de procesos de planificación son el plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto, los cuales explorarán todos los aspectos del alcance, tiempo, costos, calidad, comunicación, riesgos y adquisiciones. Los cambios que surjan pueden generar un impacto en el plan de la dirección del proyecto y en los documentos del proyecto, pues afectan al cronograma, los costes, requisitos y recursos para lograr el alcance del proyecto. Cuando se realiza la planificación de un proyecto, el equipo destinado al mismo debe estimular la participación de los interesados para establecer la dirección del proyecto y poder definir la documentación requerida para este proceso. 12 Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Página

13 Es importante que la organización defina y determine los tiempos establecidos para la planificación, ya que los procesos de retroalimentación y mejora no deben ser indefinidos. Sin embargo, esto depende de las características propias de cada proyecto. Por ejemplo, cuando los niveles de riesgo aumentan durante la ejecución del proyecto se afectan las metas, el cronograma y los costos. Entonces se deberán actualizar el plan para la dirección del proyecto y el documento del proyecto, dado que estos aspectos no se contemplaron en la planificación inicial. Según PMBOK Guide 13 el Grupo del Proceso de Planificación incluye los procesos de dirección de proyectos identificados a continuación: Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto: es el proceso que consiste en documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. El plan para la dirección del proyecto se convierte en la fuente primaria de información para determinar la manera en que se planificará, ejecutará, supervisará y controlará, y cerrará el proyecto. Planificar la Gestión del Alcance: es el proceso mediante el cual se crea un plan de gestión del alcance que documente cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto. Recopilar requisitos: es el proceso que consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. Definir el alcance: es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT): es el proceso que consiste en subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de dirigir. Planificar la Gestión del Cronograma: proceso mediante el cual se establecen las políticas, los procedimientos y la 13 PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 13

14 documentación para planificar, desarrollar, gestionar, ejecutar y controlar el cronograma del proyecto. Definir las actividades: es el proceso que consiste en identificar las acciones específicas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto. Secuenciar las actividades: es el proceso que consiste en identificar y documentar las relaciones entre las actividades del proyecto. Estimar los Recursos de las Actividades: es el proceso que consiste en estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad. Estimar la Duración de las Actividades: es el proceso que consiste en establecer aproximadamente la cantidad de períodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con los recursos estimados. Desarrollar el Cronograma: es el proceso que consiste en analizar el orden de las actividades, su duración, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto. Planificar la Gestión de los Costos: es el proceso que establece las políticas, los procedimientos y la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto. Estimar Costes: es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto. Determinar el presupuesto: es el proceso que consiste en sumar los costes estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costos autorizados. Planificar la calidad: es el proceso por el cual se identifican los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y el producto, y 14

15 se documenta la manera en que el proyecto demostrará el cumplimiento con los mismos. Planificar la Gestión de Recursos Humanos: es el proceso por el cual se identifican y documentan los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación, y se crea el plan para la dirección de personal. Planificar las Comunicaciones: es el proceso para determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto y para definir cómo abordar las comunicaciones. Planificar la Gestión de Riesgos: es el proceso por el cual se define cómo realizar las actividades de gestión de riesgos para un proyecto. Identificar Riesgos: es el proceso por el cual se determinan los riesgos que pueden afectar el proyecto y se documentan sus características. Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos: es el proceso que consiste en priorizar los riesgos para realizar otros análisis o acciones posteriores, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto de dichos riesgos. Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos: es el proceso que consiste en analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto. Planificar la Respuesta a los Riesgos: es el proceso por el cual se desarrollan opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. Planificar las Adquisiciones: es el proceso que consiste en documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificar el enfoque e identificar posibles vendedores Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Página

16 Planificar la Gestión de Interesados: es el proceso mediante el cual se desarrollan estrategias de gestión adecuadas para lograr la participación eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con la base en el análisis de sus necesidades, intereses y el posible impacto en el éxito del proyecto 3.3 Grupo del Proceso de Ejecución Este grupo de proceso contiene todos los procesos que se deben contemplar para completar el trabajo precisado en el plan para la dirección del proyecto, con el objetivo de cumplir las especificaciones del mismo. En este grupo de procesos se debe incluir la coordinación de personas y recursos, la integración y realización de las actividades del proyecto conforme con el plan para la dirección del proyecto. Generalmente, estos procesos ocupan la mayor parte del presupuesto del proyecto. Es posible que la ejecución del proyecto, debido a los resultados obtenidos, requiera de una actualización en la planificación inicial y el restablecimiento de una nueva línea base del proyecto. Lo cual, conllevará a la actualización o cambios en la duración de las actividades, la disponibilidad y la productividad de recursos, y los riesgos no anticipados; todas estas variaciones afectan el plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto, requiriendo un análisis más detallado y el desarrollo de respuestas de dirección de proyectos adecuadas. Según PMBOK Guide 15 el grupo de procesos de ejecución incluye los siguientes procesos de dirección de proyectos: Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto: es el proceso que consiste en ejecutar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto. Realizar aseguramiento de calidad: es el proceso que consiste en auditar los requisitos de calidad y los resultados obtenidos a partir de medidas de control de calidad, a fin de garantizar que se 15 PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 16

17 utilicen definiciones operacionales y normas de calidad adecuadas. Adquirir el equipo del proyecto: es el proceso para confirmar los recursos humanos disponibles y a formar el equipo necesario para completar las asignaciones del proyecto. Desarrollar el equipo del proyecto: es el proceso que consiste en mejorar las competencias, la interacción de los miembros del equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor desempeño en el proyecto. Dirigir el equipo del proyecto: es el proceso que consiste en dar seguimiento al desempeño de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y gestionar cambios a fin de optimizar el desempeño del proyecto. Gestionar las Comunicaciones: es el proceso mediante ele cual se crea, recopila, distribuye, almacena, recupera y realiza la disposición final de la información del proyecto de acuerdo con el plan de gestión de las comunicaciones. Gestionar la participación de los interesados: es el proceso que consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas conforme se presentan. Efectuar adquisiciones: es el proceso que consiste en obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato Grupo del Proceso de Seguimiento y Control. Está compuesto por aquellos procesos requeridos para rastrear, analizar y dirigir el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes. El gran beneficio que aporta este grupo de procesos es quee el desempeño del proyecto se mide a intervalos 16 Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Página

18 regulares y, también, como consecuencia de eventos o condiciones de excepción. El grupo de procesos de monitoreo y control así mismo implica lo siguiente: Controlar los cambios y recomendar acciones correctivas o preventivas. Revisar las actividades del proyecto y comprarlas con el plan para la dirección del proyecto y la línea base de medición de desempeño del proyecto. El esfuerzo de control del proyecto siempre conlleva medir el desempeño real y compararlo con el desempeño planificado, de tal forma que el resultado puede amoldarse a una de las siguientes situaciones: 1. El proyecto marcha según lo planificado. 2. El proyecto marcha mejor que lo planificado: adelantado, eficiente en el coste y completando más trabajo del requerido. 3. El proyecto marcha peor que lo planificado: retrasado, con sobre coste y completando menos trabajo del requerido. Estos procesos permiten identificar la salud del proyecto y las áreas que reclaman mayor atención, controlando la totalidad del esfuerzo del proyecto. Cuando los proyectos son desarrollados en fases múltiples, el grupo de proceso de seguimiento y control coordina cada fase del proyecto con el fin de implementar las acciones correctivas o preventivas necesarias a tiempo, ya que se puede generar actualizaciones y cambios en el plan del proyecto. Según PMBOK Guide 17 el Grupo del Proceso de Seguimiento y Control incluye los siguientes procesos de dirección de proyectos: Dar seguimiento y controlar el trabajo del proyecto: es el proceso que consiste en revisar, analizar y regular el avance a fin 17 PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 18

19 de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto. Dar seguimiento implica realizar informes de estado, mediciones del avance y proyecciones. Los informes de desempeño suministran información sobre el desempeño del proyecto en lo relativo al alcance, cronograma, costos, recursos, calidad y riesgos, que puede utilizarse como entrada para otros procesos. Realizar control integrado de cambios: es el proceso que consiste en revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar los cambios y gestionar los cambios a los entregables, a los activos de los procesos de la organización, a los documentos del proyecto y al plan para la dirección del proyecto. Verificar el alcance: es el proceso que consiste en formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se han completado. Controlar el alcance: es el proceso por el que se da seguimiento el estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la línea base del alcance. Controlar el cronograma: es el proceso por el que se da seguimiento a la situación del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la línea base del cronograma. Controlar costes: es el proceso por el que se da seguimiento a la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo. Realizar control de calidad: es el proceso por el que se da seguimiento y se registran los resultados de la ejecución de actividades de control de calidad, a fin de evaluar el desempeño y recomendar cambios necesarios. Controlar las comunicaciones: es el proceso que consiste en monitorizar y controlar las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para segurar que se satisfagan las necesidades de información de los interesados del proyecto. 19

20 Dar seguimiento y controlar los riesgos: es el proceso por el cual se implementan planes de respuesta a los riesgos, se da seguimiento a los riesgos identificados, se da seguimiento a los riesgos residuales, se identifican nuevos riesgos y se evalúa la efectividad del proceso contra riesgos a través del proyecto. Administrar las adquisiciones: es el proceso que consiste en gestionar las relaciones de adquisiciones, supervisar el desempeño del contrato y efectuar cambios y correcciones según sea necesario. Controlar la participación de los interesados: es el proceso que consiste en monitorizar globalmente la relación con los interesados del proyecto y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los interesados Grupo del Proceso de Cierre La etapa final que se debe ejecutar en cada proyecto contiene todos los procesos que aseguren la finalización todas las actividades y todos los grupos de procesos de la dirección de proyectos. Con esto buscamos finalizar formalmente el proyecto o una fase del mismo. También se establece formalmente el cierre prematuro del proyecto que podrían incluir, por ejemplo, proyectos abortados, proyectos cancelados y proyectos en crisis El grupo del proceso de cierre se encarga de verificar que todos los procesos dentro de cada grupo de procesos se hayan completado a satisfacción cumpliendo con el objetivo de cerrar el proyecto o una fase del mismo, lo cual incluye: La obtención de una aceptación por parte del cliente o del patrocinador. La revisión tras el cierre del proyecto o la fase. El registro de impacto de la adaptación a los procesos. La documentación de las lecciones aprendidas. 18 Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Página

21 La aplicación de actualizaciones adecuadas a los activos de los procesos de la organización. El envío a archivo de los documentos relevantes del proyecto y, El cierre de las adquisiciones. Según PMBOK Guide 19 el Grupo del Proceso de Cierre incluye los siguientes procesos de dirección de proyectos: Cerrar el proyecto o fase: es el proceso que consisten en finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos de dirección de proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. Cerrar las adquisiciones: es el proceso de finalización de cada adquisición del proyecto PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc 20 Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Página