Manual de Marketplace. Adquira Marketplace Mobile

Transcripción

1 Manual de Marketplace Adquira Marketplace Mobile

2 Propiedad Intelectual La presente obra ha sido divulgada y editada por ADQUIRA ESPAÑA S.A. correspondiéndole por tanto la totalidad de los derechos sobre la misma. En virtud de lo anterior, corresponden a ADQUIRA ESPAÑA S.A. los derechos de explotación sobre la presente obra en cualquier forma, y en particular los derechos de reproducción, distribución y transformación que no podrán ser realizadas sin autorización expresa y escrita de ADQUIRA S.A. 2

3 ÍNDICE 1. Introducción Qué es Adquira? Qué es Adquira Marketplace Mobile? Conceptos Teóricos Básicos para un usuario proveedor Gestión de pedidos Acceso a Adquira Marketplace Mobile Página de Inicio Reseteo de contraseña Menús de Navegación Gestión de pedidos Lista de pedidos Detalle del pedido Gestión de líneas de pedido Gestión de facturas Lista de facturas Detalle de factura Descarga de anexo de factura Gestión de líneas de factura Configuración Alertas

4 1. Introducción 1.1. Qué es Adquira? Adquira, plataforma de comercio electrónico para la gestión de compras, es la referencia española de soluciones de negociación y aprovisionamiento, avalada por más de 10 años de experiencia Qué es Adquira Marketplace Mobile? Dentro de la apuesta que Adquira siempre ha tenido por la innovación constante y la oferta de un valor añadido a sus clientes, pone a disposición de los proveedores de la plataforma Marketplace la aplicación para smartphones Adquira Marketplace Mobile. Esta aplicación permitirá agilizar los procesos de gestión de compras, alertando al proveedor con los distintos cambios por los que pasan sus pedidos y facturas, así como poniendo a su entera disposición la información más completa y detallada sobre los contenidos de los que actualmente dispone en su acceso web. Este nuevo canal de comunicación con el cliente le permitirá: - Recibir notificaciones en su terminal con las alertas sobre la modificación de sus pedidos y facturas. - Buscar, listar y visualizar el detalle de los pedidos y facturas, así como sus anexos, líneas, impuestos o movimientos. - Descargar y visualizar los diferentes adjuntos que se encuentran anexados tanto a pedidos y facturas, como a sus respectivas líneas. 4

5 - Realizar acciones de aceptación o denegación sobre pedidos. La aplicación está disponible en tres idiomas (español, portugués e inglés) adecuándose para cada caso según el idioma del propio terminal. Agradeciéndoles la confianza depositada en Adquira, le invitamos a descargar y utilizar la aplicación, esperando recibir el feedback de dudas y comentarios oportuno. A continuación se detalla el funcionamiento completo de la aplicación, a fin de resolver las dudas más comunes sobre su funcionamiento y datos contenidos. La aplicación AdquiraMarketplace Mobile está disponible para los sistemas operativos Android y Apple ios, descargable de forma totalmente gratuita y sin ningún tipo de coste en su utilización. Los enlaces para su descarga en las tiendas oficiales de Google Play y AppStore son: - Google Play para terminales con sistema operativo Android - Apple AppStore para terminales con sistema operativo ios 5

6 Los requisitos mínimos por sistema operativo son: - Android: Versión Ice Cream Sandwich o superior. - Apple ios: ios 8.1 o superior. Mientras que los terminales o dispositivos que pueden realizar la descarga serían: - Android: Cualquier terminal con el sistema operativo mínimo instalado. - Apple ios: iphone 4S, iphone5, iphone5s, iphone5c, iphone6, iphone6 Plus. Por motivos de seguridad y de actualización de datos no se persiste la información en el dispositivo, sino que se solicita a la plataforma de Adquira Marketplace en cada ocasión. Así se asegura tener la última versión de cada elemento o dato, y se protege de tener una base de datos precargada ante posibles accesos no deseados. Según el sistema operativo utilizado se pueden observar ligeras diferencias de elementos gráficos, usabilidad y navegación, como por ejemplo los selectores de fechas en buscadores, los submenús dentro de pedidos y facturas, o la forma de retroceder a pantallas previas. El presente documento muestra capturas de pantalla basadas en sistemas ios, aunque la interpretación para terminales Android es intuitiva y natural.. 6

7 2. Conceptos Teóricos Básicos para un usuario proveedor 2.1. Gestión de pedidos En Adquira Marketplace puede gestionar pedidos de compra y realizar las siguientes acciones: o Aceptar y Rechazar pedidos. o Notificar expediciones de mercancías/servicios. o Consultar movimientos de mercancías notificados por el comprador (recepciones de mercancías, devoluciones de mercancías, anulaciones de recepciones de mercancías). o Generar Facturas Electrónicas: Envío de facturas con referencia a pedido electrónico. Aceptación/Rechazo y/o anulación de facturas. Creación de facturas rectificativas y duplicados. Firma digital de facturas (con certificado propio o certificado de Adquira). 7

8 3. Acceso a Adquira Marketplace Mobile 3.1. Página de Inicio Para poder acceder a la aplicación, una vez descargada, deberá contar con un usuario válido, activo y un contrato en vigencia para el acceso a las plataformas Adquira. El mismo nombre de usuario y contraseña le servirá para acceder desde la aplicación móvil, siendo ambos campos obligatorios. En el caso de que no pueda acceder o no tenga un usuario válido, por favor póngase en contacto con el centro de atención al cliente en el teléfono Una vez identificado como usuario válido, puede acceder al menú lateral de la aplicación para salir de la aplicación. Es recomendable como medida de seguridad evitando que ante un robo o acceso no permitido, una persona externo acceda a información privada. 8

9 3.2. Reseteo de contraseña En el caso de tener un usuario activo y con un contrato vigente, pero no recordar la contraseña, podrá, además de ponerse en contacto con el centro de atención al cliente, realizar una modificación de la misma. Para ello, desde la ventana inicial de identificación de usuario, podrá pulsar en olvidé mi contraseña, accediendo a una nueva ventana donde deberá introducir el nombre de usuario y asociado. En esta cuenta de correo recibirá las instrucciones que deberá seguir para modificar la contraseña. Una vez identificado como usuario válido, accederá a los contenidos a los que tenga acceso su perfil Menús de Navegación Siempre tendrá disponible un menú lateral, accesible pulsando sobre el icono lista ubicado a la izquierda de la barra de navegación. Con esta acción desplegará el menú de la aplicación. 9

10 En este menú podrá: 1) Acceder a aquellos módulos a los que tenga acceso Gestión de pedidos. Gestión de facturas. 2) Ver el nombre de usuario que se encuentra identificado 3) Acceder a la ventana de configuración donde podrá modificar el idioma en el que desea ver los datos de la aplicación. 4) Salir de la aplicación cerrando la sesión del usuario actual. 10

11 4. Gestión de pedidos 4.1. Lista de pedidos En el caso de que el usuario tenga permiso para visualizar pedidos de su empresa, tendrá acceso a una lista similar a la que se muestra en la imagen. En el caso de hacer scroll se irán descargando más elementos. Para cada pedido podrá ver los principales datos, como número de pedido, empresa compradora, fecha, importe total o estado. Además estará acompañado de iconos representativos: Si el pedido tiene adjuntos Si el pedido está cerrado Si el pedido es urgente 11

12 Para que el usuario pueda filtrar los pedidos, tendrá la posibilidad de utilizar un buscador pulsando sobre el icono lupa que encontrará a la derecha en la barra superior de navegación. Desde el buscador podrá filtrar los pedidos por su identificador, nombre del comprador, rango de fechas en las que se creó o modificó el pedido, o estado actual del mismo. Para cada campo, al ser seleccionado se mostrará un selector correspondiente (teclado alfanumérico, selector de fechas, o selector de estados disponibles). 12

13 4.2. Detalle del pedido Una vez que pulse sobre un pedido accederá al detalle del mismo. La ventana de detalle de pedido se compone de: 1) Barra de navegación superior donde podrá: o volver a la pantalla previa pulsando sobre el botón de volver. o ver el número de pedido en el que se encuentra. o ejecutar una acción sobre el pedido en el caso de que tenga permisos y el estado del mismo así lo requiera. Para ello deberá pulsar sobre el icono de acciones que se encuentra a la derecha. 2) Secciones de datos descriptivos del pedido. Aquí encontrará información sobre datos del pedido, comprador, proveedor, comentarios, etc. Además de forma opcional existirá una serie de iconos descriptivos sobre el estado del mismo: 13

14 a. Expedición (permitida o no permitida) b. Recepción (permitida o no permitida) c. Facturación (sí o no) d. Cerrado 3) Submenú de contenidos del pedido. Las opciones de este submenú son las siguientes, pulsando sobre las cuales cambiará el contenido a mostrar: a. Información, que por defecto se encontrará preseleccionada y que muestra 14

15 los datos descritos en el punto anterior. b. Adjuntos, mostrando una lista de documentos descargables. c. Líneas del pedido, mostrando la lista de líneas tal como se describe a continuación. En el caso de que el usuario vea el icono de acciones, podrá pulsar sobre él para desplegar las distintas acciones a ejecutar de aceptación o cancelación. Esta acción quedará registrada en la plataforma de Adquira Marketplace por tener la cautela necesaria. 15

16 4.3. Gestión de líneas de pedido Si selecciona sobre la opción de líneas del menú inferior dentro del detalle de pedido, se le mostrará el listado que compone el mismo. Siempre tendrá la opción de seleccionar otra opción del submenú de pedido, o volver a la lista inicial mediante el botón superior. Cada línea del pedido mostrará el identificador, descripción del producto/servicio, precio por unidad, precio total, impuestos, cantidad, estado y si es facturable (FE o NO FE). 16

17 Opcionalmente también podrá tener información mediante un icono cuando: - la línea tenga adjuntos - la línea esté cerrada Pulsando sobre una línea, se mostrará información sobre la misma mediante secciones de datos descriptivos. Además el submenú inferior cambiará con las siguientes opciones: - información de la línea, que por defecto se encontrará preseleccionada y que muestra los datos descriptivos. - Adjuntos de la línea. - Movimientos dentro de la línea. 17

18 Si el usuario pulsa sobre el icono de movimientos, podrá ver una lista de los mismos, encontrando información relativa a cantidades y fechas en las que se envió, recibió o rechazó, además de identificar cada movimiento con un número de recibo y una nota abierta si fuera necesario. 18

19 5. Gestión de facturas 5.1. Lista de facturas En el caso de que el usuario tenga permiso para visualizar facturas de su empresa, tendrá acceso a una lista similar a la que se muestra en la imagen. En el caso de hacer scroll se irán descargando más elementos. Para cada factura podrá ver los principales datos, como identificador de factura, empresa compradora, fecha de factura, importe total, número de pedido asociado, tipo de factura y estado de la misma. Además estará acompañado de iconos representativos: - Si la factura tiene adjuntos - Si la factura tiene errores 19

20 Para que el usuario pueda filtrar las facturas, tendrá la posibilidad de utilizar un buscador pulsando sobre el icono lupa que encontrará a la derecha en la barra superior de navegación. Desde el buscador podrá filtrar las facturas por su identificador, nombre del comprador, rango de fechas en las que se creó o modificó la factura, estado actual de la misma, o su tipología. Para cada campo, al ser seleccionado se mostrará un selector correspondiente (teclado alfanumérico, selector de fechas, o selector de estados y tipos disponibles). 20

21 5.2. Detalle de factura Una vez que pulse sobre una factura accederá al detalle de la misma. La ventana de detalle de factura se compone de: Barra de navegación superior donde podrá: volver a la pantalla previa pulsando sobre el botón de volver. ver el identificador de factura en el que se encuentra. Secciones de datos descriptivos de la factura. Aquí encontrará información sobre datos del pedido, comprador, proveedor, comentarios, etc. Además de forma opcional existirá un icono de alerta de error con una descripción del mismo. 21

22 Submenú de contenidos de la factura. Las opciones de este submenú son las siguientes, pulsando sobre las cuales cambiará el contenido a mostrar: Información, que por defecto se encontrará preseleccionada y que muestra los datos descritos en el punto anterior. Adjuntos, mostrando una lista de documentos descargables. Líneas de la factura, mostrando la lista de líneas tal como se describe a continuación. 22

23 5.3. Descarga de anexo de factura Una vez que acceda a una factura que tenga adjuntos anexados, podrá pulsar sobre el icono correspondiente del submenú inferior. De esta manera se mostrará una lista de documentos con sus nombres y formatos. Al pulsar sobre uno de ellos, la aplicación realizará una descarga del mismo, visualizándose mediante un visor interno en el caso de terminales ios o en aplicaciones externas en el caso de terminales Android. 23

24 5.4. Gestión de líneas de factura Si selecciona sobre la opción de líneas del menú inferior dentro del detalle de factura, se le mostrará el listado que compone el mismo. Siempre tendrá la opción de seleccionar otra opción del submenú de factura, o volver a la lista inicial mediante el botón superior. Cada línea de la factura mostrará el identificador, descripción del producto/servicio, precio por unidad, precio total y fecha. 24

25 Opcionalmente también podrá tener información mediante un icono cuando: Pulsando sobre una línea, se mostrará información sobre la misma mediante secciones de datos descriptivos. Además el submenú inferior cambiará con las siguientes opciones: - información de la línea, que por defecto se encontrará preseleccionada y que muestra los datos descriptivos. - Impuestos dentro de la línea. Si el usuario pulsa sobre el icono de impuestos, podrá ver una lista de los mismos, encontrando información relativa al impuesto asociado así como a las características del mismo: país, tipo, porcentaje, total e importe base. 25

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27 6. Configuración Por último, desde el menú lateral podrá acceder a la sección de configuración de la aplicación donde podrá modificar el idioma en el que quiere ver los datos sobre pedidos y facturas, así como el entorno general de la aplicación. Los idiomas disponibles en este momento son español, portugués e inglés. Inicialmente la aplicación tomará como idioma base el que coincida con el idioma del terminal. En el caso de que el idioma del terminal no coincida con ninguno de los tres, tomará el inglés por defecto. Si el usuario modifica el idioma desde la ventana de configuración, se quedará guardado para futuros accesos. 27

28 7. Alertas Al realizar la instalación de la aplicación en el dispositivo, el usuario tendrá la posibilidad de dar permiso de recepción de alertas en forma de notificaciones PUSH. Estas alertas llegarán al terminal aunque la aplicación se encuentre apagada. El único requisito será no desinstalar la aplicación así como haber accedido con algún usuario válido. Con esto la plataforma sabrá relacionar el dispositivo con la empresa proveedora, y por lo tanto conocer que información deberá enviar a cada dispositivo. Estas notificaciones estarán relacionadas con las modificaciones de los pedidos y facturas, así como un cambio en el estado del procesamiento de los mismas. La forma de recibir las notificaciones PUSH dependerá de cada sistema operativo y versión, llegando en formato popup o al centro de notificaciones del terminal. En el caso de pulsar sobre la misma, se abrirá la aplicación para realizar el login de usuario. 28