FileMaker. Pro 5. Guía del usuario. Para Windows y Mac

Transcripción

1 Para Windows y Mac FileMaker Pro 5 Guía del usuario 1995, FileMaker, Inc. Reservados todos los derechos. FileMaker, Inc Patrick Henry Drive Santa Clara, California FileMaker y ScriptMaker son marcas de FileMaker, Inc, registradas en los EE.UU. y en otros países, y el logotipo de la carpeta es una marca de FileMaker, Inc. Java, 100% Pure Java, todas las marcas y logotipos basados en Java son marcas de Sun Microsystems, Inc., en los EE.UU. y en otros países. Todas las demás marcas pertenecen a sus respectivos titulares. Este software está basado parcialmente en el trabajo del grupo Independent JPEG. Partes del software 1990 Access Softek, MERANT, o Novell, Inc. Reservados todos los derechos. Todas las personas y empresas que aparecen en los ejemplos son puramente ficticias; cualquier semejanza con personas o empresas existentes es una coincidencia. La mención de empresas y productos de terceras partes se hace sólo a título informativo y no constituye una recomendación. FileMaker no asume responsabilidad alguna con respecto a la selección, desempeño, o uso de estos productos. Todos los tratos, acuerdos y garantías, si los hay, tienen lugar entre el proveedor y los prospectivos usuarios.

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3 Contenido Prefacio Utilizar FileMaker Pro Registro y atención al cliente Utilizar la documentación de FileMaker Pro Organización de esta guía Acerca de las ilustraciones Utilizar la Ayuda de FileMaker Pro Iniciar la Ayuda de FileMaker Pro Ventana de temas de la Ayuda Buscar temas en la ventana Contenido Buscar un tema en la ventana Indice Buscar un tema mediante palabras específicas Buscar información acerca de elementos específicos en FileMaker Pro Obtener ayuda adicional Utilizar otras herramientas Capítulo 1 Conceptos básicos de FileMaker Pro xi xi xii xii xiii xiii xiii xiii xiv xv xvi xvi xvii Bases de datos 1-1 Archivos de FileMaker Pro 1-2 Campos y registros 1-2 Presentaciones 1-3 Modos 1-4 Compartir datos 1-4 Comandos de menú 1-5 Utilizar barras de herramientas 1-5 Utilizar menús contextuales 1-6 Gestionar archivos 1-7 Iniciar FileMaker Pro 1-7 Abrir archivos 1-7 Cerrar archivos 1-8 Guardar archivos 1-8 Salir de FileMaker Pro 1-9 Capítulo 2 Añadir y visualizar datos Funcionamiento de registros en modo Visualizar 2-1 Visualizar registros 2-2 Visualizar registros en tablas 2-2 Seleccionar registro actual 2-3 Desplazarse por registros 2-4 Añadir y duplicar registros 2-4 Añadir y duplicar registros relacionados 2-5 Eliminar registros 2-6 Introducir datos en registros 2-6 Seleccionar campos 2-7 Introducir y cambiar datos de campos 2-7 Copiar y desplazar datos en registros 2-9 Introducir datos preestablecidos de listas de valores 2-9 Desplazar datos mediante arrastrar y dejar 2-10 Insertar variables en campos 2-11 Reemplazar datos en campos 2-11 Funcionamiento de gráficos, sonidos y películas 2-12 Insertar gráficos en campos 2-13 Insertar películas y elementos multimedia de QuickTime en campos 2-13 Pegar gráficos, películas y sonidos del Portapapeles 2-14 Reproducir películas en los campos 2-14 Grabar y reproducir sonido en los campos 2-14 Eliminar gráficos, películas o sonidos de los campos 2-15

4 iv Guía de usuario de FileMaker Pro Funcionamiento del texto 2-15 Seleccionar texto 2-15 Editar texto 2-15 Formatear texto en modo Visualizar 2-16 Comprobar ortografía 2-16 Comprobar ortografía conforme se escribe 2-17 Funcionamiento de objetos OLE 2-17 Capítulo 3 Buscar y ordenar información Buscar registros 3-1 Buscar texto y caracteres 3-2 Buscar coincidencias exactas en campos de texto 3-4 Buscar números, fechas y horas 3-4 Buscar rangos de información 3-5 Buscar datos en campos relacionados 3-5 Buscar registros que cumplan múltiples criterios 3-6 Buscar campos vacíos o no vacíos 3-7 Buscar duplicados 3-7 Buscar registros que no cumplan el criterio dado 3-7 Ocultar registros de un conjunto encontrado y mostrar registros ocultos 3-8 Visualizar, repetir y cambiar la última búsqueda 3-8 Ordenar registros 3-9 Capítulo 4 Previsualizar e imprimir información Imprimir información en bases de datos 4-1 Preparar impresión 4-2 Especificar impresora (Windows) 4-2 Especificar impresora (Mac OS) 4-2 Preparar impresión de presentaciones anchas 4-2 Preparar impresión de presentaciones con subsumarios 4-3 Preparar impresión de sobres y etiquetas 4-3 Previsualizar datos en presentaciones 4-3 Imprimir 4-4 Capítulo 5 Crear bases de datos Planificar archivos de bases de datos 5-1 Crear archivos de FileMaker Pro 5-2 Definir campos en bases de datos 5-3 Asignar nombres a los campos 5-4 Escoger tipo de campo 5-4 Definir campos de texto, fecha, hora, numéricos o contenedor 5-5 Definir campos de cálculo 5-6 Definir campos de sumario 5-7 Definir campos globales 5-9 Configurar opciones de campos 5-10 Definir entradas de datos automáticas 5-10 Definir validaciones de campo 5-11 Campos repetidos 5-12 Opciones de almacenamiento e indexación 5-12 Cambiar definiciones de campos 5-13 Eliminar definiciones del campo y datos 5-14 Capítulo 6 Crear y gestionar presentaciones e informes Presentaciones e informes 6-1 Crear presentaciones e informes 6-2 Tipos de presentaciones 6-3 Consideraciones al crear una presentación Lista/informe en columnas 6-6 Consideraciones al crear una presentación Lista/informe en columnas 6-7 Consideraciones al crear una presentación de sobres 6-8 Duplicar, eliminar o cambiar nombres de presentaciones 6-8 Configurar impresión de registros en columnas 6-9

5 Contenido v Configurar Ver como formulario, Ver como lista y Ver como tabla 6-11 Funcionamiento de objetos en presentaciones 6-12 Herramientas de presentación 6-13 Seleccionar objetos 6-13 Copiar, duplicar y eliminar objetos 6-14 Desplazar objetos en presentaciones 6-15 Cambiar forma y tamaño de objetos 6-16 Proteger objetos de modificaciones 6-17 Funcionamiento de campos en presentaciones 6-17 Colocar y eliminar campos en presentaciones 6-17 Decidir ubicación de campos relacionados 6-21 Formatear datos de campos en presentaciones 6-23 Partes de una presentación 6-27 Tipos de partes de una presentación 6-28 Añadir o cambiar partes de una presentación 6-29 Definir saltos de página y numeración 6-32 Ordenar de nuevo partes de una presentación 6-33 Cambiar de tamaño partes de una presentación 6-34 Eliminar partes de una presentación 6-34 Capítulo 7 Personalizar presentaciones Personalizar campos en presentaciones 7-1 Añadir bordes, relleno y líneas base a campos 7-1 Añadir barras de desplazamiento a campos 7-2 Definir listas de valores como entradas de datos 7-3 Formatear campos repetidos 7-8 Permitir o evitar entradas en campos 7-8 Configurar orden de tabulación para entrada de datos 7-9 Personalizar el aspecto de las presentaciones 7-10 Añadir texto a presentaciones 7-11 Formatear texto 7-13 Dibujar líneas y formas 7-15 Configurar efectos de color, motivo, anchura de línea y objetos 7-16 Insertar gráficos en las presentaciones 7-18 Formatear gráficos en presentaciones 7-18 Mostrar límites de texto, de campo o de botón 7-18 Organizar objetos 7-19 Agrupar y desagrupar objetos 7-19 Desplazar objetos hacia adelante o hacia atrás en las presentaciones 7-20 Rotar objetos 7-20 Alinear objetos 7-20 Utilizar herramientas para colocar objetos con precisión 7-21 Utilizar paleta Cuerpo con objetos 7-21 Utilizar reglas gráficas y retículas 7-22 Alinear objetos con las guías de ajuste 7-22 Utilizar retículas de objetos 7-23 Controlar la impresión 7-23 Especificar márgenes de página 7-23 Mostrar márgenes de página 7-24 Eliminar espacios vacíos en datos impresos 7-25 Evitar la impresión de objetos 7-27 Capítulo 8 Funcionamiento de archivos relacionados Visualizar datos de archivos relacionados 8-1 Terminología de bases de datos relacionales 8-2 Bases de datos relacionales 8-3 Crear relaciones entre archivos 8-4 Campos coincidentes en relaciones 8-6 Actualizaciones 8-6 Bases de datos relacionales y actualizaciones: comparación 8-7 Funcionamiento de las bases de datos relacionales 8-8 Planificar bases de datos relacionales 8-8

6 vi Guía de usuario de FileMaker Pro Crear bases de datos relacionales: generalidades 8-10 Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones 8-11 Cambiar relaciones 8-13 Escoger una relación diferente para el portal 8-14 Resumir datos en portales 8-14 Definir actualizaciones entre archivos 8-14 Definir actualizaciones 8-14 Acceder a datos relacionados desde un tercer archivo 8-15 Crear relaciones de muchos a muchos 8-16 Capítulo 9 Proteger bases de datos con contraseñas y grupos Definir contraseñas 9-1 Eliminar o cambiar contraseñas 9-3 Definir grupos 9-4 Eliminar o cambiar grupos 9-6 Contraseñas y grupos: comparación 9-6 Capítulo 10 Crear guiones para automatizar tareas Guiones 10-1 Crear guiones: generalidades 10-3 Planificar guiones 10-3 Almacenar configuración antes de crear guiones 10-4 Definir guiones 10-5 Pasos de ScriptMaker 10-6 Controlar pasos de guiones 10-7 Desplazarse por pasos de guiones 10-7 Ordenar, buscar e imprimir pasos de guiones 10-7 Editar pasos de guiones 10-8 Pasos de guiones de campos 10-8 Pasos de guiones de registros 10-8 Pasos de guiones de ventanas 10-9 Pasos de guiones de archivos 10-9 Comprobar ortografía de pasos de guiones 10-9 Pasos de guiones para abrir elemento de menú Pasos de guiones diversos Cambiar guiones Duplicar, cambiar nombre o eliminar guiones Eliminar guiones Importar guiones Para importar un guión Enumerar guiones en el menú Guiones Utilizar botones con guiones Definir botones Copiar, cambiar o eliminar botones Ejemplo de guión de ScriptMaker Buscar registros relacionados Capítulo 11 Utilizar fórmulas y funciones Fórmulas 11-1 Expresiones 11-2 Constantes 11-2 Referencias de campo 11-2 Operadores 11-3 Funciones 11-5 Funciones de texto 11-5 Funciones numéricas 11-7 Funciones de fecha 11-7 Funciones de hora 11-8 Funciones de agregación 11-8 Funciones de sumario 11-9 Funciones de repetición Funciones financieras Funciones trigonométricas Funciones lógicas 11-11

7 Contenido vii Funciones de estado Funciones de diseño Funciones externas Capítulo 12 Importar y exportar datos Importar y exportar 12-1 Formatos de archivo 12-1 Importar datos en FileMaker Pro 12-2 Importar datos en archivos existentes 12-2 Convertir archivos de datos en nuevos archivos de FileMaker Pro 12-6 Exportar datos de FileMaker Pro 12-7 Exportar datos de subsumario 12-9 Capítulo 13 Compartir bases de datos en red Compartir archivos en red 13-1 Funcionamiento de archivos compartidos 13-2 Hospedar archivos 13-3 Abrir archivos como anfitrión 13-4 Cerrar archivos compartidos 13-5 Abrir archivos como invitado 13-5 Capítulo 14 Publicar bases de datos en la Web Publicación de bases de datos en la Web 14-1 Terminología Web 14-1 Web Companion de FileMaker Pro 14-2 Publicación en la Web al instante 14-2 Trabajar con bases de datos en la Web 14-3 Requisitos para publicar bases de datos en la Web 14-4 Conectar con Internet o con una intranet 14-5 Proteger bases de datos publicadas 14-5 Consideraciones de seguridad para bases de datos publicadas 14-6 Crear páginas Web personalizadas 14-7 Publicación de bases de datos en la Web: generalidades 14-7 Activar Web Companion de FileMaker Pro 14-8 Web Companion de FileMaker Pro 14-8 Activar publicación en la Web al instante 14-8 Escoger una página principal para publicación en la Web 14-9 Escoger un idioma para publicación en la Web al instante 14-9 Realizar seguimiento de la actividad de la Web con archivos de registro 14-9 Activar administración a distancia para publicación Web Seleccionar un método de seguridad para publicación en la Web Especificar un número de puerto para publicación en la Web Activar compartición de Web Companion Configurar las vistas en el navegador Escoger un estilo de Web Escoger presentaciones para publicación en la Web Configurar opciones de ordenación para publicación en la Web Probar una base de datos publicada Visualizar en un navegador la publicación en la Web Examinar registros en la Vista Formulario Examinar registros en Vista Tabla Buscar registros Ordenar registros Crear registros Editar registros 14-19

8 viii Guía de usuario de FileMaker Pro Capítulo 15 Utilizar ODBC con FileMaker Pro ODBC 15-1 Terminología ODBC 15-1 Admisión de ODBC en FileMaker Pro 15-2 Compartir datos de FileMaker Pro mediante ODBC 15-2 Compartir datos mediante ODBC: generalidades 15-3 Activar Acceso a datos, de Companion 15-3 Seguridad 15-4 Acceder a datos de FileMaker Pro desde una aplicación cliente ODBC 15-4 Configurar el panel de control de ODBC 15-4 Importar datos desde otros orígenes de datos 15-5 Importar datos desde orígenes de datos ODBC: generalidades 15-6 Configurar el panel de control de ODBC 15-6 Conectar con un origen de datos ODBC desde FileMaker Pro 15-7 Crear una consulta SQL en FileMaker Pro 15-8 Importar resultados de consultas en FileMaker Pro 15-9 Ejemplo de importación ODBC 15-9 Configurar el panel de control de ODBC para el controlador de texto Conectar con el origen de datos de evaluación de ODBC Especificar consultas SQL en FileMaker Pro Importar datos ODBC con uniones Especificar uniones SQL Automatizar conexiones ODBC Apéndice A Personalizar FileMaker Pro Configurar preferencias de la aplicación A-1 Configurar preferencias generales de la aplicación A-1 Configurar preferencias de presentación A-2 Configurar preferencias de memoria A-3 Configurar preferencias para marcar números telefónicos A-3 Configurar plug-ins A-4 Configurar preferencias del documento A-5 Configurar preferencias generales del documento A-5 Configurar preferencias ortográficas del documento A-6 Apéndice B Copias de seguridad y recuperación de archivos Archivos de copia de seguridad B-1 Utilizar guiones para copias de seguridad B-2 Mantener archivos B-2 Guardar copias comprimidas B-2 Daños en archivos B-3 Recuperar archivos dañados B-3 Momento de recuperar B-3 Apéndice C Referencia rápida de FileMaker Pro (Windows) Atajos de teclado y ratón C-1 Trabajar con objetos de presentaciones C-1 Formatear texto (Presentación y Visualizar) C-1 Seleccionar texto (Presentación y Visualizar) C-1 Editar C-2 Trabajar con archivos C-2 Intercambiar modos C-2 Controlar ventanas C-2 Acciones diversas C-3 Area de estado C-3

9 Contenido ix Apéndice D Referencia rápida de FileMaker Pro (Mac OS) Atajos de teclado y ratón D-1 Trabajar con objetos en presentaciones D-1 Formatear texto (Presentación y Visualizar) D-1 Seleccionar texto (Presentación y Visualizar) D-1 Editar D-2 Trabajar con archivos D-2 Controlar ventanas D-2 Intercambiar modos D-2 Acciones diversas D-3 Area de estado D-3 Índice I-1

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11 Prefacio Utilizar FileMaker Pro La documentación del software de FileMaker Pro proporciona información, ilustraciones e instrucciones paso a paso para facilitar el aprendizaje de todo lo referente a FileMaker Pro. En este prefacio se explica cómo: 1 registrar la copia de FileMaker Pro y obtener acceso al soporte al cliente 1 usar la documentación de FileMaker Pro y otras herramientas para facilitar el trabajo con el producto 1 usar la Ayuda de FileMaker Pro Windows: es necesario familiarizarse con Microsoft Windows y conocer las convenciones de Windows y del uso del ratón y del teclado. Consulte la documentación del ordenador. Mac OS: es necesario familiarizarse con Mac OS y adquirir conocimientos acerca del uso del ratón, del trabajo con discos y otras convenciones de Mac OS. Consulte la documentación del ordenador. Registro y atención al cliente Rellene y envíe la tarjeta de registro del producto, regístrese en línea en o bien escoja el menú Ayuda > FileMaker en la Web en FileMaker Pro. Para obtener información acerca del soporte técnico y la atención al cliente, consulte: (clientes en América del Norte) (clientes fuera de América del Norte) o escoja el menú Ayuda > FileMaker en la Web. En la página Web se encuentra el directorio de servicios de FileMaker, Inc., donde se detallan las opciones de servicios disponibles para los clientes de América del Norte, así como vínculos con los sitios internacionales de FileMaker, Inc., respuestas a las preguntas frecuentes y acceso a extensas bibliotecas de software usadas por el personal de soporte técnico. Si no dispone de acceso a la Web, vea la hoja de soporte técnico y de atención al cliente que se incluye en la caja del software. Los clientes de América del Norte también pueden llamar al para obtener información acerca de las opciones de servicios disponibles. Utilizar la documentación de FileMaker Pro Esta guía y el resto de la documentación proporcionan la información necesaria para instalar y utilizar FileMaker Pro. La documentación de FileMaker Pro incluye: 1 este libro, la Guía de usuario de FileMaker Pro 1 la Ayuda de FileMaker Pro, un extenso sistema de ayuda en pantalla 1 la guía Puesta en marcha de FileMaker Pro, que contiene información sobre la instalación y las novedades, además de un tutorial FileMaker Pro también incluye archivos de plantillas de bases de datos, así como referencias y ejemplos para facilitar tareas específicas. En la página Web de FileMaker, Inc., se puede encontrar más información, consejos e ideas sobre bases de datos.

12 xii Guía de usuario de FileMaker Pro La documentación de FileMaker Pro está dirigida a usuarios de Windows y de Mac OS. En la mayoría de los casos, la información y las instrucciones se refieren a ambos sistemas operativos. Si difieren, la información de Windows aparece primero. En la Ayuda en pantalla aparecen temas independientes para Windows y Mac OS. Nota Los números y fechas de los ejemplos de la documentación aparecen en formato español, como 30 de noviembre del 2001 y 1.234,50 Pts. Organización de esta guía La Guía de usuario de FileMaker Pro está dividida en tres partes. Parte 1: Utilizar bases de datos En esta primera parte se proporciona la información necesaria para el uso de bases de datos existentes creadas con FileMaker Pro. Parte 2: Diseñar y crear bases de datos La segunda parte proporciona instrucciones detalladas para crear y diseñar bases de datos. Parte 3: Compartir e intercambiar datos La tercera parte explora las distintas maneras de compartir e intercambiar datos desde una base de datos, por ejemplo importándolos y exportándolos, compartiendo la base de datos en una red o en la World Wide Web o compartiendo los datos de FileMaker Pro con aplicaciones compatibles con ODBC. Los mensajes iniciados por Importante alertan de situaciones que requieren atención, como una acción que no se puede deshacer. Los términos de glosario están definidos en la Ayuda de FileMaker Pro. Estos términos aparecen en cursiva en la guía de usuario y subrayados por una línea de puntos en la Ayuda. Acerca de las ilustraciones Esta guía de usuario es un libro multi-plataforma destinado a usuarios de FileMaker Pro en Windows y en Mac OS. Las ilustraciones aparecen mezcladas, reflejando situaciones de ambas plataformas. En las ilustraciones se han usado los sistemas Windows 98 y Mac OS 8.5. Lo que aparece en pantalla puede variar de las instrucciones del libro dependiendo de la plataforma y del sistema operativo que se utilice. Windows: si se usa un sistema operativo Windows distinto de Windows 98 (como Windows 95 o Windows NT), es posible que lo que aparece en pantalla no coincida con la ilustración de la documentación. Mac OS: si se usa el sistema Mac OS y no se tiene instalada la extensión Appearance Manager, algunas opciones de los cuadros de diálogo aparecerán en menús desplegables en lugar de en pestañas. Nota Una base de datos de FileMaker Pro puede tener acceso restringido a ciertos menús y operaciones de bases de datos. Para obtener información sobre acceso y contraseñas, consulte al administrador de la base de datos o a la persona que la diseñó. La información especial de esta guía de usuario tiene el aspecto siguiente: Los mensajes iniciados por Nota o Consejo proporcionan información útil adicional acerca de un tema. Los elementos de un menú desplegable en Mac OS aparecen como pestañas en Mac OS 8.0 y posteriores

13 Utilizar FileMaker Pro xiii Utilizar la Ayuda de FileMaker Pro La Ayuda en pantalla de FileMaker Pro está disponible siempre que se esté ejecutando el programa. Contiene alguna información que no se encuentra en la documentación impresa, como consejos para la resolución de problemas o maneras alternativas de realizar una acción. Iniciar la Ayuda de FileMaker Pro Siempre que se abre la Ayuda de FileMaker Pro, se inicia la aplicación de la Ayuda de Windows (Windows) o la aplicación FileMaker Help Viewer (Mac OS). La aplicación de ayuda se ejecuta independientemente de FileMaker Pro. Para iniciar la Ayuda de FileMaker Pro mientras se ejecuta el programa, realice uno de los procedimientos siguientes: 1 Escoja el menú Ayuda > y un comando de menú 1 Windows: pulse F1 1 Mac OS: pulse la tecla Ayuda o 2-? Al pulsar la tecla F1 o Ayuda, aparece, en la ventana de la Ayuda, el tema de la Ayuda asociado a la ventana o al cuadro de diálogo que esté abierto. Nota Para obtener información de la versión, copyright y otros detalles acerca de esta versión de FileMaker Pro, escoja el menú Ayuda > Acerca de FileMaker Pro. Ventana de temas de la Ayuda Para pasar a otros temas en la Ayuda de FileMaker Pro, haga clic en los botones y en el texto subrayado de la ventana de temas de la Ayuda. Hacer clic para volver al último tema Hacer clic para ver el contenido de la Ayuda Hacer clic para ver una visión general de este tema Hacer clic en el texto subrayado por puntos para ver una definición de glosario Hacer clic en el texto subrayado para saltar a un tema relacionado con el actual Hacer clic para imprimir el tema Para obtener información específica sobre el uso de la Ayuda de FileMaker Pro, por ejemplo, cómo imprimir un tema, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba Ayuda en pantalla. Buscar temas en la ventana Contenido Hacer clic para pasar al tema anterior o al siguiente Título del tema actual En FileMaker Pro, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, o haga clic en el botón Temas de ayuda en cualquier ventana de un tema de la Ayuda de FileMaker Pro para mostrar el contenido. Cuando se abre el contenido de la Ayuda de FileMaker Pro, aparece una lista con los temas de la Ayuda, organizados como la tabla de contenido de un libro. Para mostrar una lista con las secciones de cada tema, haga doble clic (Windows) o haga clic (Mac OS) en un icono de libro. Después haga doble clic (Windows) o haga clic (Mac OS) en un tema para mostrar la ventana del tema de la Ayuda.

14 xiv Guía de usuario de FileMaker Pro Para usar el índice de la Ayuda: 1. En FileMaker Pro, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice y haga clic en la pestaña Indice. O bien haga clic en el botón Temas de ayuda en cualquier ventana de la Ayuda y haga clic en la pestaña Indice. 2. En la ventana Indice, escriba la entrada de índice que busca o parte de la misma. Contenido de la Ayuda de FileMaker Pro para Windows El índice muestra una lista con las entradas que comienzan por los caracteres introducidos. Bajo algunas entradas de índice aparece una lista con varios temas de la Ayuda. Contenido de la Ayuda de FileMaker Pro para Mac OS Desplazarse por la lista alfabética o escribir las primeras letras de la entrada buscada para explorar el índice. Buscar un tema en la ventana Indice La Ayuda de FileMaker Pro incluye una lista alfabética de las entradas de índice, o palabras clave (palabras o frases significativas), que facilitan la búsqueda de los temas que contienen la información deseada. Cada entrada de índice está asociada a uno o más temas. En esta guía se hace referencia a ciertas entradas de índice para facilitar la búsqueda de información detallada sobre un tema de la Ayuda de FileMaker Pro. Indice de la Ayuda 3. Haga doble clic en una entrada o en un tema para mostrar la ventana del tema de la ayuda.

15 Utilizar FileMaker Pro xv Buscar un tema mediante palabras específicas Si no encuentra la información que busca en el contenido o en el índice de la Ayuda, especifique una o varias palabras significativas para buscarlas en todos los temas de la Ayuda. La Ayuda de FileMaker Pro muestra una lista con todos los temas que contienen la palabra o palabras especificadas y el número de temas encontrados. Para afinar la búsqueda, especifique combinaciones de palabras. Por ejemplo, puede buscar todos los temas que contengan las palabras definir y guión. Para encontrar un tema según una palabra o un grupo de palabras específico: 1. En FileMaker Pro, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice y haga clic en la pestaña Buscar. O bien haga clic en el botón Temas de ayuda en cualquier ventana de la Ayuda y haga clic en la pestaña Buscar. Windows: la primera vez que se hace clic en Buscar en la Ayuda de FileMaker Pro, aparece el cuadro de diálogo Asistente para la instalación de Buscar. Siga las instrucciones del asistente para configurar la Ayuda de FileMaker Pro para buscar palabras. Este procedimiento de configuración sólo se realiza una vez. 2. En la ventana Buscar, escriba la palabra a buscar. 3. Para afinar la búsqueda, realice uno de los procedimientos siguientes: Windows: escriba más palabras en la línea. Haga clic en Opciones, seleccione Todas las palabras escritas en cualquier orden, seleccione Inmediatamente después de presionar una tecla para comenzar la búsqueda, y haga clic en Aceptar. También puede seleccionar varias palabras para buscar pulsando Ctrl mientras hace clic en ellas en la lista de coincidencias. Mac OS: haga clic en Más opciones y escriba otra palabra en la nueva fila bajo la primera palabra. Después haga clic en Buscar. Puede añadir varias filas y escoger en los menús desplegables distintos parámetros por palabra. Hacer clic para buscar una palabra específica Escribir la palabra o palabras a buscar Seleccionar una o más palabras coincidentes Hacer clic en el tema buscado Número de temas encontrados Escoger opciones de los menús desplegables para especificar parámetros de búsqueda Hacer clic para añadir otra palabra a la búsqueda Buscar palabras en la Ayuda de FileMaker Pro para Windows Seleccionar un tema de la lista Escribir la palabra a buscar Buscar palabras en la Ayuda de FileMaker Pro para Mac OS 4. En la lista de temas, seleccione un tema y haga clic en Mostrar. En la ventana del tema de la Ayuda, la Ayuda de FileMaker Pro muestra cada aparición de la palabra o palabras buscadas.

16 xvi Guía de usuario de FileMaker Pro Buscar información acerca de elementos específicos en FileMaker Pro Mientras trabaja en la base de datos, puede encontrar información sobre un cuadro de diálogo abierto o sobre ciertos elementos a los que apunta el ratón, según la plataforma que utilice. Si utiliza FileMaker Pro para Windows, puede realizar cualquiera de las acciones siguientes: 1 Abrir un cuadro de diálogo y pulsar F1. Se abrirá el tema de la Ayuda de dicho cuadro de diálogo. 1 Hacer clic en el botón Ayuda en cualquier panel si utiliza el asistente de Nueva presentación/informe. Se abrirá el tema de la Ayuda de dicho panel. 1 Apuntar a una herramienta o elemento de una ventana y leer su descripción en la ventana desplegable o en la barra de estado en la parte inferior de la ventana. 1 Obtener información acerca de elementos individuales de un cuadro de diálogo haciendo clic en el botón? en la esquina superior derecha (en los cuadros en los que aparece un botón? o pulsando Mayús+F1 y haciendo clic en un elemento dentro del cuadro de diálogo. También puede hacer clic con el botón secundario en un elemento del cuadro de diálogo y escoger Qué es esto? en el menú contextual. (Para cerrar un tema Qué es esto?, haga clic en cualquier lugar del tema de ayuda.) 1 Abrir el cuadro de diálogo y pulsar la tecla Ayuda. Se abrirá el tema de la Ayuda de dicho cuadro de diálogo. 1 Hacer clic en el botón Ayuda en cualquier panel si utiliza el asistente de Nueva presentación/informe. Se abrirá el tema de la Ayuda de dicho panel. 1 Escoger el menú Ayuda > Mostrar globos y apuntar a un control en la ventana de la base de datos o seleccionar un comando de un menú para obtener información sobre el mismo. Un tema de globo de Ayuda Obtener ayuda adicional Use la Ayuda para obtener información sobre estas tareas adicionales: Para obtener información sobre Imprimir un tema de la Ayuda Añadir notas o instrucciones a un tema (anotaciones) Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba Ayuda, imprimir Realizar anotaciones en la ayuda en pantalla Un tema de Ayuda Qué es esto? Si utiliza FileMaker Pro para Mac OS, puede realizar cualquiera de las acciones siguientes: 1 Escoger el menú Ayuda > Ayuda de FileMaker Pro o pulsar 2-? para descubrir cómo abrir un cuadro de diálogo. Crear marcadores para acceder rápidamente a los temas más frecuentes Copiar todo o parte de un tema a una aplicación que admita texto, para compilar la información de ayuda más frecuente Configurar las preferencias de la Ayuda para personalizar su uso Crear marcadores en la Ayuda en pantalla Copiar Ayuda Ayuda, personalizar

17 Utilizar FileMaker Pro xvii Utilizar otras herramientas Use las siguientes herramientas adicionales para facilitar el trabajo con FileMaker Pro. Utilice Puesta en marcha de FileMaker Pro Archivos de plantillas de FileMaker Pro Navegador Web, Ayuda Para Instalar FileMaker Pro en el disco duro. Además, utilice el tutorial para obtener una visión general sobre el uso y el diseño de bases de datos de FileMaker Pro. Si ha usado una versión anterior de FileMaker Pro, puede obtener información sobre las novedades de esta versión. Consultar y trabajar con archivos de bases de datos creados con FileMaker Pro. Puede utilizar las plantillas para su negocio o para uso personal, tal y como están o cambiarlas para satisfacer sus necesidades. Disponibles en la carpeta Plantillas. La carpeta Plantillas contiene además otra información útil. Obtener Ayuda al trabajar con bases de datos en el navegador. Disponible al hacer clic en el botón de ayuda en la interfaz de publicación en la Web al instante.

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19 Parte 1 Utilizar bases de datos

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21 Capítulo 1 Conceptos básicos de FileMaker Pro Este capítulo ofrece información básica acerca de las bases de datos y la utilización de FileMaker Pro. En él se aprende a: 1 trabajar con campos y registros 1 utilizar los modos de FileMaker Pro 1 ejecutar comandos de menú 1 gestionar archivos M N Registros Si no tiene experiencia con FileMaker Pro, repase el tutorial incluido en la guía Puesta en marcha de FileMaker Pro. Bases de datos Una base de datos es un almacén de información, o datos, que se puede organizar, actualizar, ordenar, consultar e imprimir conforme se necesite. Una libreta de direcciones o un archivador son ejemplos de bases de datos. En ambos se almacenan unidades similares de información organizadas para su fácil recuperación. En el archivador, hay que escoger una forma de ordenar los datos, por ejemplo, alfabéticamente por el último nombre o por región. Almacenar contactos y direcciones en FileMaker Pro permite organizar la información de muchas formas. La información se puede ordenar por país, ciudad, último nombre o incluso por los tres campos. También se pueden ver subconjuntos de los datos, por ejemplo, sólo los contactos en una ciudad concreta. Una base de datos no sólo conserva información, sirve para organizarla y analizarla y hacer comprensible su significado. Nicolás García Carretas, 7 Madrid (717) SP Una libreta de direcciones es como una base de datos Campos Una base de datos puede consistir en un archivo con los nombres, direcciones y números de teléfono y fax de todos los clientes. Una base de datos también puede estar formada por muchos archivos que, juntos, contengan toda la información de un tema concreto o de temas relacionados (denominados a veces sistemas de bases de datos). Las prestaciones relacionales de FileMaker Pro permiten unir información de distintos archivos para crear una base de datos relacional. Por ejemplo, un archivo puede mostrar los clientes que realizaron un viaje determinado y un archivo relacionado el precio que pagaron. Para obtener más información sobre bases de datos relacionales, consulte el capítulo 8, Funcionamiento de archivos relacionados.

22 1-2 Guía de usuario de FileMaker Pro Archivo de clientes ID Cliente 002 Nombre Eduardo García Teléfono Archivo de productos ID Producto ET3 Producto Bolsa de viaje Precio Pts. Paquete 34 Archivo de facturas FileMaker Pro incluye archivos de plantillas que permiten empezar sin pérdida de tiempo. Para abrir un archivo de plantillas, escoja el menú Archivo > Nueva base de datos y seleccione el archivo que se ajuste a sus necesidades. Archivos de FileMaker Pro Para empezar a trabajar con FileMaker Pro, debe familiarizarse antes con los conceptos básicos de los archivos de FileMaker Pro y con algunos sencillos conceptos sobre bases de datos. Campos y registros ID Cliente Nombre del cliente Teléfono ID Factura Los campos son los elementos fundamentales de un archivo de bases de datos. Se utilizan para almacenar, calcular y mostrar los datos introducidos en los registros. Cada unidad de información de los registros, como el nombre, número de ID o número de teléfono, se almacena en un campo. 002 Eduardo García Producto ID Producto Precio ET3 Bolsa de viaje Pts. ET4 Reserva Pts. Registro de la base de datos de clientes En el ejemplo anterior, los campos localizan la información de nombre y dirección. Por ejemplo, escriba el nombre de un cliente en el campo Nombre, el apellido en el campo Apellidos, etc. Utilice un campo por cada unidad de información almacenada. Un archivo de base de datos contiene uno o más registros. Cada registro contiene campos que albergan información similar acerca de temas o actividades. Por ejemplo, los campos de un registro del archivo de clientes contiene información de las direcciones de un cliente. Para introducir datos en un archivo de base de datos, es necesario crear un registro e introducir datos en sus campos. Una vez creados los registros de un archivo, existen varias formas de trabajar con ellos: se pueden editar, ordenar, consultar los que contengan determinados datos y compartir los datos en red. La información introducida en un campo es su valor. Los valores de los campos se pueden escribir, importar desde otra aplicación o introducir de diversas formas. Deben tener uno de los formatos siguientes: 1 de texto 1 numérico

23 Conceptos básicos de FileMaker Pro de fecha 1 de hora 1 de gráfico, sonido, película o, sólo para Windows, OLE 1 de resultado de fórmulas que calculan el valor del campo 1 de sumario de valores de campo en grupos de registros Presentaciones En FileMaker Pro, las presentaciones determinan la forma de organizar la información para ver, imprimir, buscar e introducir datos y realizar informes con ellos. Las presentaciones no almacenan los datos, sólo los muestran. Sergio Gómez Carretas, Madrid, España Lista de teléfonos Juanita Alvarez Nicolás García Eduardo García Sergio Gómez Rodolfo Fernández Mario Pérez Juan García Emilio Velilla Le Nguyen Kentaro Ogawa Carlos Martínez John Smith Carmen López Sergio Gómez Luis Alfredo Gracia Querida María, Gracias por reservar un crucero con nosotros. Valoramos y apreciamos la oportunidad de trabajar con usted. Si tiene alguna duda sobre las reservas, no dude en llamarnos. Nuestro deseo es que quede satisfecha del crucero. Atentamente, Juan García Los archivos de bases de datos pueden tener muchas presentaciones diferentes que muestren los datos de distintas formas. En un archivo de base de datos se pueden diseñar distintas presentaciones para la introducción de datos, los informes de sumarios, la impresión de etiquetas de correo, la publicación de bases de datos en la Web, etc. Las modificaciones en el diseño de una presentación no afectan a los datos ni a las otras presentaciones del archivo. Al cambiar los datos de un campo, las modificaciones se reflejan en todas las presentaciones de la base de datos. Los mismos datos se organizan de diferentes maneras con distintas presentaciones. En una presentación se puede: 1 escoger los campos a mostrar 1 organizar y dar formato a los campos 1 añadir o modificar etiquetas de campos 1 crear informes para, por ejemplo, agrupar o resumir datos 1 añadir botones que faciliten la utilización del archivo 1 especificar los registros a imprimir 1 añadir gráficos y texto para enfatizar o resaltar

24 1-4 Guía de usuario de FileMaker Pro Modos En FileMaker Pro el trabajo con datos se realiza mediante cuatro modos. Menú desplegable de modos Para cambiar de modo, utilice el menú desplegable de la parte inferior izquierda de la ventana o escoja uno en el menú Vista. Modo Visualizar Modo Presentación Modo Visualizar Buscar Presentación Vista previa Tareas En este modo se trabaja con los datos de los archivos. Se añaden, ven, modifican, ordenan, omiten (ocultan) y eliminan registros. En modo Visualizar se realiza la mayor parte del trabajo, como la entrada de datos. Busca registros concretos que coincidan con un conjunto de criterios. A continuación, se puede trabajar con este subconjunto de registros, denominado conjunto encontrado. Una vez encontrado el grupo de registros, FileMaker Pro vuelve al modo Visualizar para poder trabajar con ellos. Determina la forma de presentar la información en pantalla y en los informes, etiquetas y formularios impresos. En este modo se diseñan presentaciones para tareas concretas, como introducir datos o imprimir facturas y sobres. Se pueden crear presentaciones propias u organizar campos y demás objetos para modificar las presentaciones existentes. Muestra la forma en que aparecerán los datos en los formularios e informes antes de imprimirlos. El modo Vista previa resulta especialmente útil en presentaciones con varias columnas, como etiquetas de correo, y en informes agrupados con sumarios. Modo Buscar Compartir datos Modo Vista previa Una ventaja de almacenar datos en FileMaker Pro es la posibilidad de compartirlos. Los datos se pueden compartir con otros usuarios de FileMaker Pro en una red o utilizar Companion de FileMaker Pro para compartirlos en la Web o con ODBC. 1 Si se utiliza FileMaker Pro para compartir datos en red con más de diez invitados, los archivos deben hospedarse con FileMaker Server. Para obtener más información, consulte el capítulo 13, Compartir bases de datos en red.

25 Conceptos básicos de FileMaker Pro Para obtener más información acerca de la publicación de datos de FileMaker Pro en la Web, consulte el capítulo 14, Publicar bases de datos en la Web. Para obtener más información acerca del número de direcciones IP que pueden acceder a una base de datos, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba guests. 1 Para obtener más información acerca de la compartición de datos mediante ODBC, consulte el capítulo 15, Utilizar ODBC con FileMaker Pro. Comandos de menú Existen varias maneras de acceder a los comandos de menú de FileMaker Pro. Formas de acceder a un comando de menú: 1 escogerlo en un menú 1 pulsar un atajo de teclado 1 hacer clic en una herramienta de una barra de herramientas 1 escogerlo en un menú contextual 1 activarlo desde un evento Apple Para obtener una lista de los atajos de teclado más utilizados, consulte apéndice C, Referencia rápida de FileMaker Pro (Windows), y apéndice D, Referencia rápida de FileMaker Pro (Mac OS). Importante Si no se dispone de acceso completo a un archivo, algunas opciones de menú aparecen atenuadas. Por ejemplo, al abrir un archivo sin tener acceso a la creación de registros, el comando Nuevo registro y el botón de la barra de herramientas aparecen atenuados. Utilizar barras de herramientas Las barras de herramientas proporcionan acceso rápido a muchos comandos de menú de FileMaker Pro. Para ver la descripción de un botón, mantenga el cursor sobre él. Los botones de la barra de herramientas varían en función del modo utilizado. Por ejemplo, la barra de herramientas estándar del modo Visualizar contiene botones que facilitan la creación y eliminación de registros. En modo Buscar, los botones facilitan la creación y eliminación de peticiones de búsqueda. Además, cada conjunto de barras de herramientas dispone de diferentes comandos de menú: Barra de herramientas Modo Tipos de comandos Estándar todos los modos La información de herramientas describe cada botón de la barra Para cambiar de posición las barras de herramientas, arrastrar el manipulador Barra de herramientas estándar del modo Visualizar Barra de herramientas estándar del modo Buscar Comandos del sistema operativo, como Nueva base de datos, Copiar o Pegar, además de los comandos de menú de cada modo, por ejemplo, Nuevo registro, en modo Visualizar o Nueva presentación/informe, en modo Presentación.

26 1-6 Guía de usuario de FileMaker Pro Barra de herramientas Modo Tipos de comandos Formato de texto Visualizar y Presentación Comandos de menú de formatos de texto para cambiar fuente, tamaño, estilo y color del texto Disposición Presentación Comandos para desplazar o reorganizar objetos (agrupar, bloquear, mover del frente hacia atrás, rotar y alinear) Los comandos de menús contextuales varían según el modo utilizado, el elemento sobre el que se encuentra el cursor y si existe un elemento seleccionado. Por ejemplo, si existe texto seleccionado en modo Visualizar, aparecen comandos como Cortar, Copiar o Pegar y comandos de formato de texto. Si se selecciona un campo en modo Presentación, se accede a un conjunto de comandos diferente. Herramientas Presentación Comandos para acceder a las herramientas de edición del panel de estado, como las herramientas Texto, Rectángulo, Campo, etc. La ubicación y la posición de las barras de herramientas se puede modificar desplazándolas y cambiándolas de tamaño. Menús contextuales en modo Visualizar Para Mostrar barras de herramientas Ocultar barras de herramientas Desplazar barras de herramientas Cambiar el tamaño de las barras de herramientas Realice lo siguiente Escoja el menú Vista > Barras de herramientas y especifique las barras de herramientas con las que trabajar. Escoja el menú Vista > Barras de herramientas y especifique las barras de herramientas a desactivar. En las barras de herramientas flotantes también se puede hacer clic en el cuadro de cierre. Haga clic en el manipulador de la parte izquierda de las barras de herramientas y arrastre hasta la nueva ubicación. Aleje las barras de herramientas de la barra de menú. En Windows, arrastre, a continuación, el lado izquierdo, derecho o inferior de las barras de herramientas. El cursor se convierte en una flecha doble. En Mac OS, arrastre la esquina inferior derecha de las barras de herramientas. Para mostrar un menú contextual en Windows, pulse el botón secundario del ratón mientras el puntero se encuentra sobre un objeto o unos datos. En Mac OS, pulse la tecla Control al hacer clic con el botón del ratón sobre un objeto o unos datos. Modo Visualizar Buscar Vista previa Menús contextuales en modo Presentación Areas en las que se encuentran menús contextuales Barras de herramientas, regla de texto, campos y fuera de los campos Barras de herramientas, campos y fuera de los campos Barras de herramientas o cualquier parte del documento Utilizar menús contextuales Para editar objetos con rapidez, escoja los comandos de edición directamente en un menú desplegable, ( menús contextuales en Mac OS). Presentación Barras de herramientas, regla de texto, campos, objetos o grupo de objetos, texto seleccionado, partes o cualquier lugar de la presentación

27 Conceptos básicos de FileMaker Pro 1-7 Gestionar archivos En FileMaker Pro, se puede trabajar con archivos de bases de datos existentes o iniciar nuevos archivos. Las secciones siguientes describen cómo trabajar con archivos de FileMaker Pro existentes. Para obtener más información acerca de la creación de bases de datos, consulte el capítulo 5, Crear bases de datos. Iniciar FileMaker Pro Existen varias formas de iniciar la aplicación FileMaker Pro: 1 Haga doble clic en el icono de la aplicación FileMaker Pro 1 Haga doble clic en un archivo de FileMaker Pro 1 Arrastre un archivo de FileMaker Pro sobre el icono de FileMaker Pro 1 Windows: haga clic en el botón Inicio, Programas > FileMaker Pro 5 > FileMaker Pro. Abrir archivos Para abrir un archivo cuando FileMaker Pro ya está ejecutándose: 1. Escoja el menú Archivo > Abrir. 2. Haga doble clic en el nombre del archivo que desee abrir. Si se solicita una contraseña, escríbala y haga clic en OK. Para abrir un archivo cuando FileMaker Pro no está ejecutándose, escoja uno de los métodos siguientes: 1 Haga doble clic en el icono del archivo 1 Arrastre el archivo sobre el icono de la aplicación FileMaker Pro 1 Haga doble clic en el icono de la aplicación FileMaker Pro. En el cuadro de diálogo Nueva base de datos, seleccione Abrir un archivo existente, haga clic en OK y doble clic en el nombre del archivo. Los archivos de FileMaker Pro para Windows se pueden abrir en Mac OS y viceversa. Si tiene intención de mover archivos entre plataformas, es recomendable incluir la extensión.fp5 en los nombres de archivo. Si se añaden o eliminan extensiones de nombres de archivo, es necesario volver a especificar las ubicaciones de los archivos relacionados y de los archivos con guiones externos. Para obtener más información acerca de la apertura de archivos hospedados en otro ordenador, consulte Abrir archivos como invitado en la página Consejo Los archivos abiertos recientemente se pueden mostrar en el menú Archivo. Consulte Configurar preferencias generales de la aplicación en la página A-1. No olvide las observaciones siguientes: 1 Si abre un archivo creado con una versión anterior de FileMaker Pro (versión 4.1 y anteriores), debe convertirlo al formato de FileMaker Pro 5. Los campos de fechas que almacenaban y mostraban años de dos dígitos (92, por ejemplo) aparecen tras la conversión con años de cuatro dígitos (1992). Puede ser necesario cambiar el tamaño de los campos de fechas para que muestren cuatro dígitos o darles formato para que muestren dos dígitos. Para obtener más información acerca de la apertura de archivos de versiones anteriores, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba converting files. Importante Para evitar confusión al utilizar fechas, utilice siempre años de cuatro dígitos. Para obtener más información acerca de cómo gestiona FileMaker Pro 5 los problemas del año 2000, visite 1 Al abrir archivos guardados con formatos internos por defecto y diferentes de los formatos del sistema definidos en el ordenador, pueden aparecer mensajes de alerta. En la ayuda se documenta el trabajo con archivos internos. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba international formats.

28 1-8 Guía de usuario de FileMaker Pro 1 Si el administrador de la base de datos asigna una contraseña por defecto, se pueden abrir archivos con acceso limitado. Para obtener más información, consulte Definir contraseñas en la página 9-1 y póngase en contacto con el administrador. 1 En FileMaker Pro se pueden abrir directamente archivos creados en otra aplicación, como muchas versiones de Microsoft Excel. Consulte Importar datos en FileMaker Pro en la página Cerrar archivos Se puede cerrar un archivo sin salir de FileMaker Pro o se puede salir de FileMaker Pro, lo que cierra todos los archivos de FileMaker Pro. Importante FileMaker Pro guarda los cambios realizados en un archivo mientras se trabaja y siempre que se cierra un archivo o se sale de la aplicación. Importante Es recomendable realizar copias de seguridad de los archivos. Guarde siempre una copia antes de efectuar cambios importantes. Después de eliminar un campo desde el cuadro de diálogo Definir campos o de eliminar registros con los comandos Eliminar registro o Eliminar todos los registros no es posible restaurar los datos. Para obtener más información, consulte apéndice B, Copias de seguridad y recuperación de archivos. Para guardar una copia del archivo: 1. Active el archivo a guardar y escoja el menú Archivo > Guardar una copia como. 2. En la lista Guardar una (Windows) o Tipo (Mac OS), escoja una opción para guardar la copia. Escoja esta opción Para realizar lo siguiente Para cerrar un archivo, compruebe que la ventana del archivo está activa y realice uno de los procedimientos siguientes: 1 Escoja el menú Archivo > Cerrar. 1 En Windows: haga doble clic en el icono del documento, en la esquina superior izquierda de su ventana. 1 En Windows: haga clic en el botón de cierre, en la esquina superior derecha de la barra de menú. 1 En Mac OS: haga clic en el cuadro de cierre, en la esquina superior izquierda de la ventana. Guardar archivos FileMaker Pro guarda automáticamente los cambios realizados en un archivo conforme se trabaja. También permite especificar la frecuencia con que FileMaker Pro guarda los cambios. Consulte Configurar preferencias de memoria en la página A-3. copia del archivo actual copia comprimida (más reducida) clon (una copia sin registros) Duplicar todo el archivo, incluidas las definiciones de campos, presentaciones, guiones, opciones de ajuste de página y datos. Es recomendable duplicar los archivos antes de efectuar cambios importantes. Comprimir todo el archivo en menos espacio de disco mediante la recuperación de espacio no utilizado del archivo. Guardar una copia comprimida resulta útil si se editan numerosos registros con frecuencia. Crear una copia con todas las definiciones de campos, presentaciones, guiones y opciones de ajuste de página, pero sin los datos. Haga un clon para obtener una plantilla del archivo.