criterios de consulta

Transcripción

1 criterios de consulta Un criterio de consulta es una regla para identificar los registros que se desea incluir en el resultado de una consulta. No todas las consultas deben incluir criterios, pero si no le interesa ver todos los registros que están almacenados en el origen de registros subyacente, deberá agregar criterios a una consulta cuando la diseñe. Este tema contiene varios ejemplos de criterios de consulta. En el tema, se supone que ya sabe diseñar consultas de selección sencillas. Para obtener más información acerca de la creación de consultas de selección, vea el artículo Crear una consulta de selección sencilla. En este tema Introducción a los criterios de consulta Criterios para campos Texto, Memo e Hipervínculo Criterios para campos Número, Moneda y Autonumérico Criterios para campos Fecha/Hora Criterios para otros campos Introducción a los criterios de consulta Un criterio es similar a una fórmula (es una que puede consistir en referencias de campos, operadores y constantes). Los criterios de consulta también se conocen como expresiones en Microsoft Office Access En las tablas siguientes, se muestran algunos ejemplos de criterios y se explica su funcionamiento. CRITERIOS DESCRIPCIÓN >25 y <50 Este criterio se aplica a campos Número, como Precio o UnidadesEnStock. El resultado incluye solamente aquellos registros en los que el campo Precio o UnidadesEnStock contiene un valor mayor que 25 y menor que 50. DifFecha("aaaa", [FechaNacimiento], Fecha()) > 30 Es Nulo Este criterio se aplica a campos Fecha/Hora, como FechaNacimiento. En el resultado de la consulta, sólo se incluyen los registros en los que el número de años entre la fecha de nacimiento de una persona y la fecha actual es mayor que 30. Este criterio se puede aplicar a cualquier tipo de campo para que se muestren los registros en los que el valor de campo sea nulo. Como ve, los criterios pueden ser muy distintos unos de otros, dependiendo del tipo de datos del campo en el que se apliquen y de los requisitos específicos en cada caso. Algunos criterios son sencillos y usan operadores básicos y constantes. Otros son complejos y usan funciones y operadores especiales, e incluyen referencias de campo. Este tema contiene varios criterios usados comúnmente, organizados por tipo de datos. Si los ejemplos que se presentan en este tema no se pueden aplicar a sus necesidades específicas, es posible que tenga que escribir sus propios criterios. Para ello, debe familiarizarse con la lista completa de funciones, operadores y caracteres especiales y con la sintaxis para expresiones para hacer referencia a campos y literales. Para obtener más información, vea los artículos de la sección Vea también. Aquí verá dónde y cómo se agregan los criterios. Para agregar un criterio a una consulta, debe abrirla en la vista Diseño. Después, identifique los campos para los que desea especificar criterios. Si el campo no está aún en la cuadrícula de diseño, agréguelo arrastrándolo desde la ventana de diseño de la consulta hasta la cuadrícula, o bien, haciendo doble clic en el campo (De este modo, se agrega automáticamente a la siguiente columna vacía de la cuadrícula.). Por último, escriba los criterios en la fila Criterios.

2 Los criterios que especifique para los distintos campos en la fila Criterios se combinan mediante el operador Y. Dicho de otro modo, los criterios especificados en los campos Ciudad y FechaNacimiento se interpretan así: Ciudad = "Chicago" Y FechaNacimiento < AgregFecha("aaaa", -40, Fecha()) Los campos Ciudad y FechaNacimiento incluyen criterios. Sólo los registros cuyo valor para el campo Ciudad sea Chicago se ajustarán al criterio. Sólo los registros que tengan como mínimo 40 años de antigüedad se ajustarán al criterio. Sólo los registros que cumplan los dos criterios se incluirán en los resultados. Y si sólo desea que se cumpla una de estas condiciones? Es decir, si tiene criterios alternativos, cómo lo expresa? Si tiene criterios alternativos, o dos conjuntos de criterios independientes donde basta con que se cumpla un conjunto, use las filas Criterios y o en la cuadrícula de diseño. El criterio Ciudad se especifica en la fila Criterios. El criterio FechaNacimiento se especifica en la fila O. Los criterios especificados en las filas Criterios y o se combinan utilizando el operador O, como se muestra a continuación: Ciudad = "Chicago" O FechaNacimiento < AgregFecha("aaaa", -40, Fecha()) Si necesita especificar más alternativas, use las filas situadas debajo de la fila o. Antes de continuar con los ejemplos, tenga en cuenta lo siguiente: Si los criterios son temporales o cambian a menudo, puede filtrar el resultado de la consulta en lugar de estar modificando continuamente los criterios. Un

3 filtro es un criterio temporal que cambia el resultado de la consulta sin modificar el diseño de ésta. Para obtener más información sobre los filtros, vea el artículo Filtrar: limitar el número de registros en una vista. Si los campos de criterios no cambian pero los valores que le interesan sí cambian con frecuencia, puede crear una consulta de parámetros. Una consulta de parámetros solicita al usuario valores de campos y luego utiliza estos valores para crear los criterios de consulta. Para obtener más información sobre las consultas de parámetros, vea el artículo Usar parámetros en consultas e informes. Criterios para campos Texto, Memo e Hipervínculo Los ejemplos siguientes son para el campo PaísRegión de una consulta basada en una tabla donde se almacenan datos de contacto. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la cuadrícula de diseño. Un criterio que se especifique para un campo Hipervínculo se aplica, de forma predeterminada, a la parte de texto visible del valor del campo. Para especificar los criterios para la parte correspondiente al Localizador uniforme de recursos (URL) del valor, use la expresión ParteDeHipervínculo. La sintaxis de esta expresión es la siguiente: ParteDeHipervínculo([Tabla1].[Campo1],1) = " donde Tabla1 es el nombre de la tabla que contiene el campo de hipervínculo, Campo1 es el campo de hipervínculo y es la dirección URL con la que se desea coincidir. PARA INCLUIR REGISTROS QUE... Coincidan exactamente con un valor, como China No coincidan con un valor, como México Empiecen por la U USE ESTE CRITERIO "China" No "México" Como U* RESULTADO DE LA CONSULTA en los que el campo PaísRegión tiene el valor China. en los que el campo PaísRegión tiene un valor distinto de México. todos los países o regiones cuyos nombres empiezan por "U", como Uruguay, Uganda, etc. NOTA Cuando se utiliza en una expresión, el asterisco (*) representa cualquier de caracteres (también se le denomina "carácter comodín"). Para obtener una lista de este tipo de caracteres, vea el artículo Información de referencia sobre los caracteres comodín en Access. No empiecen por la U Contengan la Corea No contengan la No como U* Como "*Corea*" No como "*Corea*" todos los países o regiones cuyos nombres empiezan por un carácter distinto de "U". todos los países o regiones que contienen la "Corea". todos los países o regiones que no contienen la "Corea".

4 Corea Acaben con la "ina" No acaben con la "ina" Contengan valores nulos (o que falten) No contengan valores nulos Contengan s de longitud cero No contengan s de longitud cero Contengan valores nulos o s de longitud cero. Ni vacío ni en blanco Vayan a continuación de un valor, como México, si se ordenan alfabéticamente Estén incluidos en un intervalo específico, como de la A hasta la D Coincidan con uno de dos valores, tales como Estados Unidos o Reino Unido o de los valores de una lista Contengan ciertos caracteres en una posición específica en el valor del campo Satisfagan requisitos de longitud Coincidan con un modelo específico Como "*ina" No como "*ina" Es Nulo No es Nulo "" (un par de comillas) No "" todos los países o regiones cuyos nombres acaban con "ina" como China y Argentina. todos los países o regiones cuyos nombres no acaban con "ina", como China y Argentina. en los que no hay ningún valor en el campo. en los que no falta el valor del campo. en los que el campo tiene un valor en blanco (pero no nulo). Por ejemplo, los registros de ventas realizada a otro departamento podrían contener un valor en blanco en el campo PaísRegión. en los que el campo PaísRegión no tiene un valor en blanco. "" O Es Nulo donde no hay ningún valor en el campo, o bien, el campo tiene un valor en blanco. No es Nulo Y Sin "" en los que el campo PaísRegión tiene un valor no en blanco y no nulo. >= "México" de todos los países o regiones a partir de México y posteriores por orden alfabético. Como "[A-D]*" "Estados Unidos" O "Reino Unido" En("Francia", "China", "Alemania", "Japón") Der ([PaísRegión], 1) = "y" Longitud ([PaísRegión]) > 10 Como "Chi??" los países o regiones cuyos nombres empiezan por las letras "A" a la "D". Estados Unidos y Reino Unido. todos los países o regiones especificados en la lista. todos los países o regiones cuyo nombre acaba con la letra "y". los países o regiones cuyo nombre tiene más de 10 caracteres. los países o regiones cuyos nombres tienen cinco caracteres de longitud y los tres primeros caracteres son "Chi", como China y Chile. NOTA Los caracteres? y _, cuando se usan en una expresión, representan un solo carácter (también se les denomina "caracteres comodín"). El carácter _ no se puede usar en la misma expresión junto con el carácter? ni con el carácter comodín *. El carácter comodín _ se puede usar en una expresión que también contiene el carácter comodín %. Criterios para campos Número, Moneda y Autonumérico Los ejemplos siguientes son para el campo PrecioUnidad de una consulta basada en una tabla donde se almacena información de productos. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la cuadrícula de diseño de la consulta.

5 PARA INCLUIR REGISTROS QUE... Coincidan exactamente con un valor, como 100 No coincidan con un valor, como 1000 valor menor que otro valor, como 100 valor mayor que otro valor, como 99,99 o de entre dos valores, como 20 ó 25 valor que esté incluido en un intervalo valor que esté fuera de un intervalo o entre varios valores valor que acabe con los dígitos especificados USE ESTE CRITERIO RESULTADO DE LA CONSULTA 100 en los que el precio por unidad del producto es 100 $. No 1000 < 100 <= 100 >99,99 >=99,99 en los que el precio por unidad del producto no es 1000 $. en los que el precio por unidad es menor que 100 $ (<100). La segunda expresión (<=100) muestra los registros en los que el precio por unidad es menor o igual que 100 $. en los que el precio por unidad es mayor que 99,99 $ (>99,99). La segunda expresión muestra los registros en los que el precio por unidad es mayor o igual que 99,99 $. 20 o 25 en los que el precio por unidad es 20 $ ó 25 $. >49,99 Y <99,99 O bien, Entre 50 Y 100 en los que el precio por unidad está entre (pero sin incluir) 49,99 $ y 99,99 $. <50 O >100 en los que el precio por unidad no está entre 50 $ y 100 $. En(20, 25, 30) Como "*4,99" en los que el precio por unidad es 20 $, 25 $ ó 30 $. en los que el precio por unidad acaba con "4,99", como 4,99 $, 14,99 $, 24,99 $, etc. NOTA Los caracteres * y %, cuando se usan en una expresión, representan cualquier número de caracteres, que también se denominan "caracteres comodín". El carácter % no se puede usar en la misma expresión junto con el carácter * ni con el carácter comodín?. El carácter comodín % se puede usar en una expresión que también contiene el carácter comodín _. Contengan valores nulos (o que falten) Contengan valores no nulos Es Nulo No es Nulo en los que no se ha especificado ningún valor en el campo PrecioUnidad. en los que no falta el valor del campo PrecioUnidad. Criterios para campos Fecha/Hora Los ejemplos siguientes son para el campo FechaPedido de una consulta basada en una tabla donde se almacena información de pedidos. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la cuadrícula de diseño de la consulta.

6 PARA INCLUIR REGISTROS QUE... Coincidan exactamente con un valor, como 2/2/2006 No coincidan con un valor, como 2/2/2006 Contengan valores anteriores a una fecha determinada, como el 2/2/2006 USE ESTE CRITERIO RESULTADO DE LA CONSULTA #2/2/2006# lugar el 2 de febrero de No olvide rodear los valores de fechas con el carácter #, para que Access pueda distinguir entre fechas y s de texto. No #2/2/2006# lugar en una fecha distinta al 3 de febrero de < #2/2/2006# lugar antes del 2 de febrero de Para ver las transacciones que tuvieron lugar en esa fecha o antes, use el operador <= en lugar de <. Contengan valores posteriores a una fecha determinada, como el 2/2/2006 > #2/2/2006# lugar después del 2 de febrero de Para ver las transacciones que tuvieron lugar en esa fecha o después, use el operador >= en lugar de >. Contengan valores que estén dentro de un intervalo de fechas >#2/2/2006# Y <#4/2/2006# lugar entre el 2 de febrero de 2006 y el 4 de febrero de También puede usar el operador Entre para filtrar según un intervalo de valores. Por ejemplo, Entre #2/2/2006# Y #4/2/2006# es lo mismo que >#2/2/2006# Y <#2/4/2006#. Contengan valores que estén fuera de un intervalo o de dos valores, como 2/2/2006 o 3/2/2006 o entre varios valores sea de un mes específico (independientemente del año), como diciembre sea de un trimestre específico (independientemente del <#2/2/2006# O >#4/2/2006# #2/2/2006# O #3/2/2006# En (#1/2/2006#, #1/3/2006#, #1/4/2006#) ParcFecha("m", [FechaVenta]) = 12 ParcFecha("t", [FechaVenta]) = 1 lugar antes del 2 de febrero de 2006 o después del 4 de febrero de lugar el 2 de febrero de 2006 o el 3 de febrero de lugar el 1 de febrero de 2006, el 1 de marzo de 2006 o el 1 de abril de lugar en diciembre de cualquier año. lugar en el primer trimestre de cualquier año.

7 año), como el primer trimestre Contengan la fecha en curso Fecha() lugar en la fecha en curso. Si hoy es el 2/2/2006, verá los registros en los que el campo FechaPedido tiene el valor 2 de febrero de Contengan la fecha de ayer Fecha()-1 lugar en el día anterior a la fecha en curso. Si hoy es el 2/2/2006, correspondientes al 1 de febrero de Contengan la fecha de mañana sean de la semana en curso sean de la semana anterior sean de la semana próxima sean de los 7 últimos días sea del mes en curso sea del mes anterior sea del mes próximo sean de los 30 ó 31 últimos días sea del trimestre en curso sea del trimestre anterior sea del próximo trimestre sean del año en curso Fecha() + 1 ParcFecha("ss", [FechaVenta]) = ParcFecha("ss", Fecha()) Y Año ( (Fecha()) Año([FechaVenta])* 53 + ParcFecha("ss", (Fecha())* 53 + ParcFecha("ss", Fecha()) - 1 Año([FechaVenta])* 53+ParcFecha("ss", (Fecha())* 53+ParcFecha("ss", Fecha()) + 1 Entre Fecha() Y Fecha()-6 Año(Ahora()) Y Mes ([FechaVenta]) = Mes (Ahora()) Año([FechaVenta])* 12 + ParcFecha("m", (Fecha())* 12 + ParcFecha("m", Fecha()) - 1 Año([FechaVenta])* 12 + ParcFecha("m", (Fecha())* 12 + ParcFecha("m", Fecha()) + 1 Entre Fecha( ) Y AgregFecha("M", -1, Fecha( )) Año(Ahora()) Y ParcFecha("t", Fecha ()) = ParcFecha("t", Ahora()) Año([FechaVenta]) *4+ParcFecha("t", (Fecha()) *4+ParcFecha ("t",fecha())- 1 Año([FechaVenta]) *4+ParcFecha("t", (Fecha()) *4+ParcFecha ("t",fecha())+1 Año(Fecha()) transacciones que tendrán lugar en el día posterior a la fecha en curso. Si hoy es el 2/2/2006, correspondientes al 3 de febrero de lugar durante la semana en curso. Una semana empieza en domingo y termina en sábado. lugar durante la semana pasada. Una semana empieza en domingo y termina en sábado. transacciones que tendrán lugar la semana próxima. Una semana empieza en domingo y termina en sábado. lugar durante los 7 últimos días. Si hoy es el 2/2/2006, verá los registros correspondientes al período del 24 de enero de 2006 al 2 de febrero de correspondientes al mes en curso. Si hoy es el 2/2/2006, correspondientes a febrero de correspondientes al mes pasado. Si hoy es el 2/2/2006, correspondientes a enero de correspondientes al mes próximo. Si hoy es el 2/2/2006, correspondientes a marzo de Los registros de ventas de un período de un mes. Si hoy es el 2/2/2006, correspondientes al período del 2 de enero de 2006 al 2 de febrero de correspondientes al trimestre en curso. Si hoy es el 2/2/2006, correspondientes al primer trimestre de correspondientes al trimestre anterior. Si hoy es el 2/2/2006, correspondientes al último trimestre de correspondientes al próximo trimestre. Si hoy es el 2/2/2006, correspondientes al segundo trimestre de correspondientes al año en curso. Si hoy es el 2/2/2006, correspondientes al año 2006.

8 sea del año anterior sea del año próximo esté entre el 1 de enero y hoy (registros del año hasta la fecha) a fecha ya pasada a fecha del futuro Filtren valores nulos (o que falten) Año(Fecha()) - 1 Año(Fecha()) + 1 Año(Fecha()) Y Mes ([FechaVenta]) <= Mes(Fecha()) Y Día ([FechaVenta]) <= Día (Fecha()) lugar durante el año pasado. Si hoy es el 2/2/2006, verá los registros correspondientes al año transacciones con fecha en el año próximo. Si hoy es el 2/2/2006, correspondientes al año transacciones con fechas entre el 1 de enero del año en curso y la fecha actual. Si hoy es el 2/2/2006, correspondientes al período del 1 de enero de 2006 al 2 de febrero de < Fecha() lugar antes de hoy. > Fecha() transacciones que tendrán lugar después de hoy. Es Nulo en los que falta la fecha de la transacción. Filtren valores no nulos No es Nulo en los que se conoce la fecha de la transacción. Criterios para otros campos Campos Sí/No En la fila Criterios, escriba Sí para incluir los registros que tengan activada la casilla de verificación. Escriba No para incluir los registros que no tengan activada la casilla de verificación. Datos adjuntos En la fila Criterios, escriba Es Nulo para incluir los registros que no contengan datos adjuntos. Escriba No es Nulo para incluir los registros que sí contengan datos adjuntos. Campos de búsqueda Hay dos tipos de campos de búsqueda: los que buscan valores en un origen de datos existente (mediante una clave externa) y los que se basan en una lista de valores especificados al crearse el campo de búsqueda. Los campos de búsqueda que se basan en una lista de valores especificados son del tipo de datos Texto, y los criterios válidos son los mismos que para otros campos de texto. Los criterios que se pueden usar en un campo de búsqueda basado en valores de un origen de datos existente dependen del tipo de datos de la clave externa, y no del tipo de los datos que se buscan. Por ejemplo, suponga que tiene un campo de búsqueda que muestra los nombres de empleados, pero usa una clave externa de tipo de datos Número. Puesto que el campo almacena un número en lugar de texto, usted utilizará criterios válidos para números, es decir, >2. Si no conoce el tipo de datos de la clave externa, puede examinar la tabla de origen en la vista Diseño para determinar los tipos de datos de los campos. Para ello: 1. Busque la tabla de origen en el panel de exploración. 2. Abra la tabla en la vista Diseño. Para ello: Haga clic en la tabla y, a continuación, presione CTRL+ENTRAR. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. 3. El tipo de datos de cada campo se muestra en la columna Tipo de datos de la cuadrícula de diseño de la tabla. Campos multivalor Los datos de un campo multivalor se almacenan como filas en una tabla oculta que Office Access 2007 crea y rellena para representar el campo. En la vista Diseño de la consulta, se representa en el panel Lista de campos mediante un campo expansible. Para usar criterios para un campo multivalor, deberá suministrar criterios para una fila de la tabla oculta. Para hacerlo: 1. Cree una consulta que contenga el campo multivalor y ábrala en la vista Diseño.

9 12/10/ Expanda el campo multivalor haciendo clic en el signo más (+) situado junto al campo (si el campo ya está expandido, habrá un signo menos (-)). Justo debajo del nombre del campo, verá un campo que representa un único valor del campo multivalor. Este campo tendrá el mismo nombre que el campo multivalor, con la.value agregada al final. 3. Arrastre el campo multivalor y su campo de valor único a columnas distintas en la cuadrícula de diseño. Si desea ver sólo el campo multivalor completo en los resultados, desactive la casilla de verificación Mostrar correspondiente al campo de valor único. 4. Escriba los criterios en la fila Criterios correspondiente al campo de valor único, utilizando criterios apropiados según cual sea el tipo de datos de los valores. 5. Cada valor del campo multivalor se puede evaluar individualmente mediante los criterios que especifique. Por ejemplo, puede tener un campo multivalor para almacenar una lista de números. Si especifica los criterios >5 Y <3, todos los registros donde haya al menos un valor mayor que 5 y un valor menor que 3 aparecerán en los resultados.