UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN LUIS F.C.E.J.S. CONTABILIDAD I

Transcripción

1 DOCUMENTOS COMERCIALES A) Documentos relacionados con las compras y/o ventas: 1. Factura: Es el documento más importante de la operación de compra venta. La confecciona el vendedor al comprador, como culminación de esta operación. Se emite por duplicado: el original se entrega al comprador (cliente) y con el duplicado se queda el vendedor. 2. Tickets: Son emitidos mediante Controladores fiscales y cumplen la misma función que la Factura. 3. Nota de Débito: Sus requisitos son los mismos que para la factura, dado que es un comprobante complementario de esta. Sirve para comunicar al cliente comprador que se le hizo un cargo en su cuenta corriente comercial débito -. Los motivos o conceptos, entre otros, por los cuales se emite este documento son: a. Intereses, generalmente por mora en el pago b. Error de facturación ( se facturó de menos) c. Gastos de transporte, cuando éstos estén a cargo del comprador y el vendedor los pagó en su oportunidad d. Por otros cargos que correspondan al comprador (sellado de documentos, etc.) 4. Nota de Crédito: la confecciona también el vendedor, por duplicado, enviando el original al comprador y quedándose con el duplicado. Es otro documento complementario de la factura, por lo tanto debe cumplir con los requisitos exigidos a esta última. Se utiliza para comunicarle al cliente comprador que se le realizó un descargo crédito en su cuenta corriente comercial. Los motivos o conceptos por los que puede ser emitida, son entre otros: a. Error de facturación (se facturó de más) b. Bonificaciones sobre importes ya facturados c. Descuentos posteriores a la venta o al cobro d. Devoluciones parciales o totales, por parte del cliente, de compras anteriores e. Otros 5. Orden de Compra: La emite el comprador, una vez conocida la necesidad de comprar un determinado bien y luego de haber seleccionado el proveedor que asegura las condiciones de venta más conveniente (forma de pago, plazo para el mismo, descuentos, bonificaciones, etc.). La Orden de Compra especifica las características, cantidades y condiciones de la compra y significa un compromiso, por parte del vendedor, de cumplir con lo pactado. Este documento no se registra contablemente, dado que no respalda ninguna variación patrimonial efectiva en la empresa. 6. Nota de Venta o Pedido: Documento que emite el vendedor y en el que se detallan las mercaderías objeto de la transacción al aceptar el pedido formulado por el comprador, así éste último se compromete a recibir y pagar en las condiciones pactadas, lo detallado en este documento. No es susceptible de registración contable. 7. Remito: Este documento acompaña la entrega de los bienes por parte del vendedor al nuevo propietario o dueño, que es el comprador. Únicamente describe las cantidades físicas de las mercaderías, sin precio y no tiene validez como factura. El comprador manifiesta su conformidad en cuanto a lo recibido firmando un ejemplar del remito, justamente, en conformidad. Debe presentar determinado diseño y cumplir con los requisitos exigidos por la AFIP. Debe acompañar siempre a toda mercadería en tránsito. No se registra contablemente. Actualmente se lo identifica con la letra R. Página 1

2 B) Documentos relacionados con cobros y pagos: 1. Recibo: Es el documento que respalda la acción de pagos y cobros entre dos personas. Otorga valor probatorio, al indicar que se ha producido la cancelación de una deuda preexistente al momento de su confección. Cualquiera sea la forma de extinguir una obligación (en efectivo, con cheques, con pagarés) el recibo es el medio idóneo de instrumentación. Este documento, en cuanto a su diseño y confección, también está alcanzado por la reglamentación de la AFIP. Se identifica con la letra X cuando proviene de una operación que generó una factura anterior cuenta corriente mercantil, en caso de que reemplace a la factura debe cumplimentar los mismos requisitos exigidos a ésta. 2. Orden de Pago: Es un documento interno de la empresa, por medio del cual se indica a la persona que maneja los fondos de la misma, que emita los valores necesarios para Página 2

3 efectuar pagos. Es útil para el control interno de las facturas que se pagan y de los valores que se emiten. No se registra contablemente. 3. Pagaré: Es una promesa escrita de pago, en la cual una persona se compromete a entregar a otra una suma de dinero, en un plazo determinado. El librador es el que se obliga a saldar la deuda al emitir y firmar el documento. El beneficiario es aquel a cuyo nombre se extiende el pagaré. Este derecho se transmite a través del endoso. Por su parte, el tenedor es el poseedor del pagaré, que adquirió por vía del endoso o porque ha sido el beneficiario original del mismo. El protesto es el acto por el cual el beneficiario o tenedor de un documento deja constancia ante un escribano público de que el pagaré no ha sido pagado por el librador a su vencimiento. Existen pagarés con la cláusula sin protesto, que le permite al beneficiario o tenedor iniciar juicio de cobro sin realizar el trámite de protesto ante escribano público. C) Documentos relacionados con las operaciones bancarias 1. Boleta de depósito: Es un documento que extiende una entidad financiera como constancia de que ha recibido una cantidad de valores (efectivo y/ o cheques) en calidad de depósito, para ser acreditada en la cuenta bancaria perteneciente a su titular. 2. Nota de Débito Bancaria: La utiliza el Banco para comunicar al titular de una cuenta corriente bancaria que ha disminuido su saldo fondos disponibles por diversos motivos (ej, gastos de mantenimiento, emisión de resumen de cuenta, etc). 3. Cheque: Es una orden emitida por una persona a un banco para librar fondos disponibles de su cuenta corriente. Actualmente existen dos tipos de cheques: el común y el de pago diferido registrable. - Cheques Comunes: Orden de pago, pura y simple, librada contra un banco en el cual, el librador tiene fondos depositados a su orden, en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en descubierto: - Cheques diferidos: Es una orden de pago, librada a fecha determinada, posterior a su libramiento, contra un Banco, en el cual el librador, a la fecha de vencimiento, debe tener fondos suficientes depositados a su orden en cuenta corriente o estar autorizado para girar en descubierto. Las forma de emitir cheques son: - Al portador: no se indica el nombre del beneficiario. - A favor de una persona: se indica el nombre del beneficiario. - No a la Orden : se indica el nombre del beneficiario y no puede endosarse. - Cruzado: las dos líneas paralelas en el ángulo superior izquierdo indican que no se puede cobrar en ventanilla. Debe ser depositado. - Certificado: el banco garantiza que el librador tendrá fondos en cuenta para su pago durante cinco días hábiles. El endoso es el acto por el cual una persona transfiere a otra la propiedad y el derecho de cobro del cheque o pagaré. Existen casos en que el banco no paga el cheque. Algunos de ellos son: - Por falta de fondos. - Si está raspado, tachado, enmendado. - Firma dudosa del titular. Página 3

4 - Por falta de endoso del beneficiario. - Si el titular denuncia que fue extraviado o robado. - Otros de orden legal. Página 4

5 ANEXO Imágenes de Documentos Comerciales 1. Factura 2. Ticket Página 5

6 3. Nota de Debito 4. Nota de Crédito Página 6

7 5. Orden de Compra 6. Nota de Venta o Pedido Página 7

8 7. Remito 8. Recibo Página 8

9 9. Orden de Pago 10. Pagaré Página 9

10 11. Boleta de Depósito Bancario 12. Cheque Común 13. Cheque Diferido Página 10