UNIDAD FORMATIVA 3 HOJAS DE CÁLCULO MICROSOFT EXCEL

Transcripción

1 UNIDAD FORMATIVA 3 HOJAS DE CÁLCULO MICROSOFT EXCEL Microsoft Excel 2007 EDICION 2011 Página 1

2 Página 2 EDICION 2011 Microsoft Excel 2007

3 UNIDAD FORMATIVA 1 SISTEMA OPERATIVO Y REDES MODULO FORMATIVO 3: OFIMATICA UNIDAD FORMATIVA 2 PROCESADOR DE TEXTOS WORD UNIDAD FORMATIVA 3 HOJAS DE CALCULO EXCEL UNIDAD FORMATIVA 4 BASE DE DATOS ACCESS UNIDAD FORMATIVA 5 PRESENTACIONES POWERPOINT UNIDAD DE COMPETENCIA: Manejar aplicaciones ofimáticas en la gestión de la información y la documentación. INDICE 1. Conceptos generales y características fundamentales Desplazarse por una Hoja de cálculo Introducir datos en una hoja de cálculo Edición y modificación de una hoja de cálculo Abrir, Guardar y Cerrar un Libro Operaciones con rangos Modificar la apariencia de una hoja de cálculo Fórmulas Funciones Representar información mediante Gráficos Insertar más elementos en la hoja de cálculo Impresión Trabajar con Datos Herramientas de Revisión y trabajo compartido Insertar objetos de Microsoft Office Plantillas y Macros Microsoft Excel 2007 EDICION 2011 Página 3

4 Fecha de Objetivo / Puntos del Objetivo Evaluación Realización 1. Utilizar hojas de cálculo con habilidad utilizando las funciones habituales en todas aquellas actividades que requieran tabulación y tratamiento aritmético-lógico y/o estadístico de datos e información, así como su presentación en gráficos Identificar las prestaciones, procedimientos y asistentes de la hoja de cálculo describiendo sus características Describir las características de protección y seguridad en hojas de cálculo En casos prácticos de confección de documentación administrativa, científica y económica, a partir de medios y aplicaciones informáticas de reconocido valor en el ámbito empresarial: - Crear hojas de cálculo agrupándolas por el contenido de sus datos en libros convenientemente identificados y localizados, y con el formato preciso a la utilización del documento. - Aplicar el formato preciso a los datos y celdas de acuerdo con el tipo de información que contienen facilitando su tratamiento posterior. - Aplicar fórmulas y funciones sobre las celdas o rangos de celdas, nombrados o no, de acuerdo con los resultados buscados, comprobando su funcionamiento y el resultado que se prevé. - Utilizar títulos representativos, encabezados, pies de página y otros aspectos de configuración del documento en las hojas de cálculo, de acuerdo con las necesidades de la actividad a desarrollar o al documento a presentar. - Imprimir hojas de cálculo con la calidad, de acuerdo con la información facilitada. - Confeccionar gráficos estándar y/o dinámicos, a partir de rangos de celdas de la hoja de cálculo, optando por el tipo que permita la mejor comprensión de la información y de acuerdo con la actividad a desarrollar, a través de los asistentes disponibles en la aplicación. - Filtrar datos a partir de la tabla elaborada en la hoja de cálculo. - Aplicar los criterios de protección, seguridad y acceso a la hoja de cálculo. - Elaborar y ajustar diagramas en documentos y utilizar con eficacia todas aquellas prestaciones que permita la aplicación de la hoja de cálculo. - Importar y/o exportar datos a las aplicaciones de procesamiento de texto, bases de datos y presentaciones. - Aplicar las funciones y utilidades de movimiento, copia o eliminación de ficheros que garanticen las normas de seguridad, integridad y confidencialidad de los datos. - Utilizar los manuales o la ayuda disponible en la aplicación en la resolución de incidencias o dudas planteadas. Página 4 EDICION 2011 Microsoft Excel 2007

5 Objetivo / Puntos del Objetivo 1.1. Identificar las prestaciones, procedimientos y asistentes de la hoja de cálculo describiendo sus características. - Utilizar los manuales o la ayuda disponible en la aplicación en la resolución de incidencias o dudas planteadas. Fecha de Realización 1. Conceptos generales y características fundamentales Evaluación Excel 2007 es una aplicación del tipo hoja de cálculo, integrada en el entorno Windows, y desarrollada por Microsoft, en la cual se combinan las capacidades de una hoja de cálculo normal, base de datos, programa de gráficos bidimensionales y tridimensionales, lenguaje propio de programación y generación de macros; todo dentro de la misma aplicación. Las hojas de cálculo son, junto a los procesadores de texto, una de las aplicaciones informáticas de uso más general y extendido. Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener: texto, valores numéricos, fechas y datos horarios, fórmulas o funciones matemáticas, que permiten determinar el valor de esta celda en función de los valores de otras celdas. Además, un programa como Excel 2007 contiene un gran número de utilidades para introducir, formatear y presentar total o parcialmente el contenido de las hojas de cálculo. Excel puede trabajar simultáneamente con hasta 255 hojas de cálculo. Cada hoja puede contener hasta filas y columnas. Las columnas se identifican mediante letras (A, B, C,..., AA, AB,..., XFD), mientras que las filas son identificadas mediante números (1, 2, 3,..., ). La intersección de una columna y una fila se denomina celda y se identifica con la/s letra/s indicadoras de la columna, seguidas del número indicativo de la fila (por ejemplo: A2, R6, V165, AJ231, etc). Como se ha apuntado, con Excel 2007 se puede guardar, manipular, calcular y analizar datos numéricos, textos y fórmulas; dicho programa permite además presentar rápidamente todos estos datos mediante gráficos de distinto tipo, que pueden ser creados sobre la misma hoja de cálculo o en otro fichero independiente. Estos gráficos pueden tener muchas formas (funciones, nubes de puntos, diagramas de barras, de líneas, de tarta,...) y estar representados en dos o tres dimensiones, dependiendo de las necesidades del usuario. Instalación de la aplicación A continuación veremos los pasos a seguir para instalar el paquete de Microsoft Office 2007 ya que Excel 2007 pertenece a dicho paquete. Al introducir el CD original de Microsoft Office pueden ocurrir dos cosas, que aparezca la ventana de instalación o que el sistema, por seguridad, no realice nada. En este segundo caso deberemos acceder a Mi PC o Equipo, doble clic sobre la unidad óptica y ejecutar el archivo Setup.exe para que aparezca la ventana de instalación. Microsoft Excel 2007 EDICION 2011 Página 5

6 Lo primero que nos va a solicitar el instalador es el número de licencia o CD-Key incluido en la caja. Una vez introducido pulsar en Continuar. Se mostrarán los Términos de la licencia que deberemos aceptar para poder continuar con la instalación. En la siguiente ventana se puede Instalar ahora con las opciones de configuración por defecto o Personalizar para configurar manualmente el tipo de instalación Página 6 EDICION 2011 Microsoft Excel 2007

7 En la ventana de Personalizar la instalación se podrá seleccionar que aplicación y complementos deseamos instalar, si deseamos que se instalen la primera vez que se usen o que no estén disponibles. Cuando comience la instalación se mostrará una barra indicando el progreso. Este proceso puede tardar varios minutos. Por último, al finalizar la instalación, podremos Conectar con Office Online para consultar las últimas noticias del programa o descargar las últimas actualizaciones y complementos. Entrada y Salida del programa Si no disponemos de Acceso Directo en el Escritorio (por defecto, el programa no lo incluye) accederemos a través del Botón Inicio / Todos los programas / Microsoft Office Microsoft Excel 2007 EDICION 2011 Página 7

8 Si deseamos terminar con el programa una vez terminada la edición de nuestro documento, a través del Botón Office encontraremos al final del menú desplegable la opción Salir de Excel. Descripción de la pantalla (Interface) Cuando accedemos a Microsoft Excel 2007 se carga automáticamente un libro en blanco llamado Libro1 con el cual podremos empezar a trabajar. La apariencia de nuestra área de trabajo será similar a la siguiente: Botón Office Barra de Acceso Rápido Barra o Fichas de Menús Cinta de opciones Celda Activa Encabezado de Columnas Barra de Fórmulas Barra de Desplazamiento Encabezado de Filas Barra de Etiquetas Barra de Estado Zoom La Barra de Herramientas de Acceso Rápido Word 2007 presenta una barra Acceso Rápido donde encontraremos los elementos principales más utilizados. Por defecto sólo aparecen los iconos de Guardar, Deshacer y Rehacer aunque podremos personalizar nuestro Acceso Rápido a través del menú desplegable de personalización. Si deseamos alguna acción que no se encuentra en el menú desplegable deberemos acceder a Más comandos Página 8 EDICION 2011 Microsoft Excel 2007

9 El Botón Office En la nueva apariencia que encontramos en Excel 2007, se ha sustituido el conocido menú Archivo por una bolita denominada Botón Office. Encontraremos las opciones típicas como Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir, etc. Como novedad, encontramos la opción de Preparar donde podremos cifrar documentos, agregar una firma digital, comprobar compatibilidades, Enviar para enviar el libro por correo electrónico o fax y Publicar para subirlo a un servidor de documentos. Otra novedad es la inclusión de una segunda columna donde se muestran en todo momento los libros utilizados recientemente con la posibilidad de fijar los libros que más utilizamos gracias a la chincheta que acompaña a los archivos. Por último señalar las Opciones de Excel donde se podrán configurar aspectos más avanzados de nuestra hoja de cálculo. La Cinta de Opciones Uno de los grandes cambios que encontramos en Excel 2007 es la modificación de la antigua Barra de Menús por una nueva Cinta de Opciones con el fin de facilitar y agilizar el uso de las herramientas. Prácticamente todos los botones se representan con imágenes representativas y si no tenemos muy claro para qué sirve un botón, basta con poner el ratón encima para que Excel 2007 nos muestre su nombre, el atajo mediante el teclado y una breve descripción. Si en algún momento detectamos que hay opciones que no aparecen en la Cinta de Opciones, ésta se subdivide en grupos y cada grupo dispone de un botón para mostrar el Cuadro de Diálogo completo. Microsoft Excel 2007 EDICION 2011 Página 9

10 Barra de Fórmulas Muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Esta barra es muy importante en Excel 2007 ya que nos permite ver la operación que hay en cada celda y modificarla. Cuadro de nombres Botón de Cancelación Botón de Aceptación Insertar Función Cuadro de Edición Cuadro de nombres: muestra la referencia de la celda activa. Si lo que tenemos activo es un rango, muestra la referencia de la celda superior izquierda. Botón de cancelación: pulsando este botón cancelamos los cambios realizados en el cuadro de edición. Esto también se puede hacer pulsando la tecla Esc. Botón de aceptación: permite guardar los cambios realizados en el cuadro de edición. Equivale a pulsar la tecla Intro. Insertar Función: muestra el Asistente para funciones. Cuadro de edición: visualiza el contenido de la celda activa. Permitiendo modificarlo sin tener que escribir todo de nuevo. Barra de Etiquetas Sirve para gestionar las hojas del libro activo permitiendo movernos por las hojas, insertar o eliminar hojas, cambiar el nombre, etc desplazamiento. Permite movernos visualmente por las hojas a modo de barra de Indica la hoja activa con la que se está trabajando. Si se realiza un doble clic con el botón izquierdo de ratón encima del nombre, éste se podrá modificar. Barra de Estado Permite insertar una nueva hoja en el libro activo. Se encuentra en la parte inferior de la pantalla y nos proporciona información del libro que se encuentra activo. A continuación vamos a ver de forma detallada todas las partes de la Barra de Estado. Página 10 EDICION 2011 Microsoft Excel 2007

11 Indica el estado de la celda activa, como por ejemplo listo, modificar, introducir Muestra el Cuadro de Diálogo Grabar Macro para iniciar el proceso de grabación. Al seleccionar datos, Excel 2007 muestra automáticamente un resumen con las operaciones más comunes como sumar, contar o promedio. Estos son los iconos de visualización, los cuales nos permiten seleccionar distintas formas de ver el documento. De izquierda a derecha tenemos Normal (predeterminado), Diseño de página y Vista previa de salto de página. Esta zona está dedicada al Zoom donde podremos usar los controles de + o para aumentar o reducir, seleccionar desde la barra directamente o pinchar en el porcentaje de zoom para que nos aparezca el Cuadro de Diálogo de Zoom. Menú Emergente Siguiendo con las novedades de Excel 2007, se han actualizado los Menús Emergentes o Contextuales que aparecen haciendo clic con el botón derecho. Si no fijamos en la imagen podemos observar como además del Menú Contextual de siempre, aparece justo encima un atajo con las opciones de texto más comunes. La ventaja es que al seleccionar el Texto de una celda aparece automáticamente un cuadro similar sólo con las opciones de fuente sin necesidad de hacer clic con el botón derecho. No nos podemos olvidar que la igual que ocurría en Excel 2003, el Menú Contextual será diferente dependiendo del lugar donde se realice el clic con el botón derecho. Por ejemplo, si hacemos clic encima de una imagen, las opciones del Menú Contextual serán relacionadas a la Imagen (Ajuste del Texto, Tamaño, Cambiar imagen, etc.). La Ayuda en Pantalla La Ayuda de Excel 2007 es una gran herramienta que los usuarios no están acostumbrados a utilizar. Si nos encontramos con dudas sobre el uso de cualquier operación que podamos realizar con Excel, siempre podemos acudir a la Ayuda que se encuentra situada en la parte superior derecha o bien utilizando la tecla de atajo F1. Aparecerá una nueva ventana desde la cual podremos elegir cualquiera de las opciones que nos muestra en pantalla o bien escribir una palabra o frase relacionada con la duda para que Word nos busque directamente los artículos recomendados. Microsoft Excel 2007 EDICION 2011 Página 11

12 Con los botones de la Barra de Herramientas, podemos volver atrás o adelante, volver a la página principal, imprimir, etc. Opciones de Visualización o Zoom Dentro de la ficha Vista también encontraremos un subgrupo dedicado al Zoom aunque como vimos con anterioridad, desde la Barra de Estado podemos contralar el zoom. La primera opción mostrará el Cuadro de Diálogo Zoom donde podremos seleccionar tamaños de aumento predeterminados. El segundo icono nos permite volver a mostar rápidamente el tamaño original del documento, es decir, el 100%. Por útimo, Ampliar selección permite que Excel 2007 ajuste automáticament el zoom para que el rango seleccionado ocupe toda la pantalla. Página 12 EDICION 2011 Microsoft Excel 2007

13 o Vistas Vista Normal Es la que aparece por defecto y estamos acostumbrados a ver en Excel Vista Diseño de página Muestra el documento tal y como aparecerá en la página impresa. Esta vista nos permite ver donde empiezan y acaban las páginas y ver los encabezados y pies de página. Vista previa de salto de página El formato es similar a la vista Normal con un zoom disminuido para hacer hincapié en los saltos de impresión de cada página. Microsoft Excel 2007 EDICION 2011 Página 13

14 o Inmovilizar una hoja de cálculo Inmovilizar paneles Permite inmovilizar parte de una hoja de cálculo como filas y/o columnas consiguiendo que estas filas y/o columnas siempre estén visibles aunque nos desplacemos por la hoja. En el subgrupo Ventana existente en la ficha Vista encontramos el menú Inmovilizar paneles con las siguientes opciones: Inmovilizar paneles: permite mantener visibles filas y columnas según el contenido seleccionado. Excel inmovilizará las filas que se encuentre por encima de la selección y las columnas que se encuentre a la izquierda. Por ejemplo, si situamos el cursor en la celda B3, las filas uno y dos se inmovilizarán además de la columna A. Cuando se inmovilice parte de una hoja, la opción Inmovilizar paneles pasará a llamarse Movilizar paneles permitiendo desbloquear las filas y/o columnas. visible. Inmovilizar fila superior: se fija automáticamente la fila número uno manteniéndola Inmovilizar primera columna: en este caso se fijará automáticamente al columna A manteniéndola visible. En el siguiente ejemplo podemos observar cómo se encuentra inmovilizada la cabecera de la primera fila aunque el contenido de la hoja se encuentre en la fila número cien. o Dividir paneles Divide la pantalla en varios paneles ajustables permitiendo mostrar distintas partes del libro en cada uno de ellos. En el subgrupo Ventana existente en la ficha Vista encontramos el botón Dividir. Si se activa, aparecerán las barras de separación de los paneles. Volviendo a pinchar sobre el botón Dividir desaparecerán dichas barras. Página 14 EDICION 2011 Microsoft Excel 2007

15 El espacio ocupado por los paneles de separación puede ser personalizado. Situando el cursor sobre las barras de separación adoptará las formas o permitiendo hacer un clic con el botón izquierdo del ratón y arrastrar hasta obtener el resultado deseado. Ejemplo de un libro dividido en paneles. Microsoft Excel 2007 EDICION 2011 Página 15

16 Objetivo / Puntos del Objetivo 1.1. Identificar las prestaciones, procedimientos y asistentes de la hoja de cálculo describiendo sus características. - Aplicar las funciones y utilidades de movimiento, copia o eliminación de ficheros que garanticen las normas de seguridad, integridad y confidencialidad de los datos. 2. Desplazarse por una Hoja de cálculo Fecha de Realización Evaluación Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento en un momento dado. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente. Mediante el teclado En el siguiente listado se describen algunos métodos abreviados de teclado que Excel 2007 nos ofrece para agilizar el movimiento a través de la hoja de cálculo. Flecha izquierda Una celda a la izquierda Flecha derecha Una celda a la derecha Flecha abajo Una celda hacia abajo Flecha arriba Una celda hacia arriba Inicio Al principio de la fila (Columna A) Ctrl + Inicio Al principio del documento (Celda A1) Ctrl + Fin En la última celda de la última fila con datos Ctrl + F. izquierda Primera celda de la fila activa (con datos) Ctrl + F. derecha Última celda de la fila activa (con datos) Ctrl + F. arriba Primera celda de la columna activa (con datos) Ctrl + F. abajo Última celda de la columna activa (con datos) AvPag Una pantalla completa hacia arriba RePag Una pantalla completa hacia abajo Alt + AvPag Una pantalla completa hacia la derecha Alt + RePag Una pantalla completa hacia la izquierda Ctrl + AvPag Una hoja a la derecha Ctrl + RePag Una hoja a la izquierda Mediante el ratón Es el método más utilizado por su facilidad de aprendizaje. Basta con hacer un clic encima de la celda deseada para seleccionarla. Si la celda tiene contenido, se puede realizar un doble clic con el botón izquierdo de ratón para activar la modificación de dicha celda. Aunque este apartado pueda parecer obvio, hay acciones con el ratón que nos pueden agilizar el proceso y los usuarios más inexpertos no conocen. Por ejemplo, cuando nos encontramos introduciendo una fórmula o en el asistente de funciones y deseamos utilizar una celda, suele ocurrir que seguimos con el dedo las coordenadas hasta comprobar exactamente la localización de la celda y luego se introduce mediante el teclado (por ejemplo H53). Si se hace un Página 16 EDICION 2011 Microsoft Excel 2007

17 clic sobre la celda, ésta será incluida automáticamente en la fórmula o función sin necesidad de utilizar el teclado. Tampoco podemos olvidar el desplazamiento vertical mediante la rueda del ratón que ha trasladado a un segundo plano las Barras de desplazamiento. Grandes desplazamientos Si nuestro volumen de información en una hoja de cálculo es amplio los comandos anteriores pueden no agilizarlos el proceso tanto como deseáramos. Existen otra serie de herramientas diseñadas para esa función. o Cuadro de nombres A la izquierda de la Barra de fórmulas encontramos el Cuadro de nombres donde además de mostrar la referencia de la celda que tenemos activa, se puede introducir manualmente la referencia de una celda y Excel 2007 nos situará allí el cursor en milésimas de segundo. o El comando Ir a A través de la opción Ir a que se encuentra en el menú Buscar y seleccionar del subgrupo Modificar en la ficha de Inicio podremos desplazarnos a un lugar específico. El Cuadro de Diálogo Ir a mostrará las referencias y marcas que se realicen en la hoja de cálculo para agilizar el movimiento. Microsoft Excel 2007 EDICION 2011 Página 17

18 Pulsando el botón Especial o seleccionado Ir a Especial del menú Buscar y seleccionar podremos movernos por la hoja de cálculo según el contenido de las celdas, comentarios, objetos, etc. o Buscar y reemplazar Si necesitamos ir a una celda en concreto de la hoja y disponemos de dato clave o bien si necesitamos saber cuántas veces y donde aparece un dato, la herramienta Buscar nos será de gran utilidad. En el caso de haber escrito varias veces un dato en la hoja y éste necesitemos sustituirlo por otra, utilizaremos la herramienta de Reemplazar. Por ejemplo, se ha escrito en varias celdas de la hoja la cifra 16% pero tenemos que sustituirlo por el nuevo valor 18%. o Barras de desplazamiento Aunque ya son muy conocidas pero no podemos olvidarnos de que Excel dispone de dos barras de desplazamiento, una Vertical a la derecha de la pantalla y otra Horizontal en la parte inferior de la pantalla. Desplaza una sola fila o columna Desplaza una pantalla Desplazamiento libre Desplaza una sola fila o columna Página 18 EDICION 2011 Microsoft Excel 2007

19 La barra central para el desplazamiento libre cambiará de tamaño según el contenido de la hoja. Si necesitamos desplazarnos por filas o columnas inferiores que no disponen de contenido en lugar de utilizar el desplazamiento libre, tendremos que utilizar las flechas para desplazar una fila o columna. También existe una especie de barra de desplazamiento para las hojas de un libro. Esta barra hay que tenerla muy presente cuando disponemos de gran cantidad de hojas. Microsoft Excel 2007 EDICION 2011 Página 19

20 Objetivo / Puntos del Objetivo 1.1. Identificar las prestaciones, procedimientos y asistentes de la hoja de cálculo describiendo sus características. - Aplicar el formato preciso a los datos y celdas de acuerdo con el tipo de información que contienen facilitando su tratamiento posterior. 3. Introducir datos en una hoja de cálculo Fecha de Realización Evaluación En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. Para ello solo hay que situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclearlos. El contenido escrito aparecerá en dos lugares: en la Celda activa y en la Barra de Fórmulas. Celda Activa Barra de Fórmulas Una vez escrito los datos, el valor de la celda se puede que grabar o almacenar de tres formas: Intro: Se valida el valor de la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo. Teclas de Movimiento: Se valida el valor de la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda siguiente hacia la derecha. Botón de Aceptación: Es el botón de la barra de fórmulas. Al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma. Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el Botón de Cancelación de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá vacía. Tipos de datos Al introducir un dato en una celda, Excel 2007 suele reconocer el formato del dato y asignarle un tipo de dato. En caso de que Excel no le asigne ningún tipo de datos, nosotros mismo podremos especificarlo. Es muy importante asignar adecuadamente el tipo de dato para una correcta visualización de dicho dato. En la ficha Inicio de la Cinta de Opciones encontramos el subgrupo Número que contiene un listado con los tipos de datos disponibles. A continuación los veremos individualmente. Página 20 EDICION 2011 Microsoft Excel 2007

21 General: las celdas con formato general no tienen un formato específico, se mostrará el dato tal cual se escribió. Ejemplo: Número: se utiliza para la presentación de números en general. Permite usar separador de miles e indicar la precisión decimal. Ejemplo ,6 Moneda: se utiliza para los valores monetarios permitiendo seleccionar el símbolo de la moneda. Ejemplo 1.234,56 Contabilidad: es igual que el tipo Moneda pero alinea los símbolos de la moneda y las comas decimales en una columna. Fecha corta: los formatos de fecha realmente contienen números que representan fechas y horas, es decir, el número 1 equivale al 01/01/1900 y a partir de ahí se cuentan los días, siendo el igual al 11/07/2010. La fecha corta representa dos dígitos para los días, dos dígitos para los meses y cuatro para el año (dd/mm/aaaa). Fecha larga: es igual que el tipo Fecha corta pero muestra la fecha con el día de la semana escrito igual que los meses. Ejemplo domingo, 11 de julio de Hora: los formatos de hora, como ocurre con las fechas, contienen números que representan los minutos y las horas, pero en este caso, las horas se reflejan con los números decimales, es decir, el número 1 equivale a un día completo, siendo 0,50 las 12:00 del mediodía. Porcentaje: los formatos de porcentaje multiplican el valor de la celda por 100 y muestran el resultado con el símbolo porcentual, es decir, el número 1 equivale al 100% siendo un 25% igual a 0,25. Fracción: muestra la parte decimal de un número con formato de fracción. Si introducimos el valor 2,50 se mostrará 2 1/2. Científica: muestra el valor en notación científica (exponencial), es decir, el número 155 lo representaría como 1,55E+02 Texto: el contenido de la celda es tratado como un texto incluso cuando se encuentre un número en la celda. Para introducir texto en una fórmula o función utilizaremos las comillas ( ). Ejemplo =LARGO( Texto introducido ) Por último, en la opción de Más formatos de número podemos personalizar cada uno de los tipos vistos anteriormente. Microsoft Excel 2007 EDICION 2011 Página 21

22 Objetivo / Puntos del Objetivo 1.1. Identificar las prestaciones, procedimientos y asistentes de la hoja de cálculo describiendo sus características. - Aplicar el formato preciso a los datos y celdas de acuerdo con el tipo de información que contienen facilitando su tratamiento posterior. - Elaborar y ajustar diagramas en documentos y utilizar con eficacia todas aquellas prestaciones que permita la aplicación de la hoja de cálculo. 4. Edición y modificación de una hoja de cálculo Fecha de Realización Evaluación Las siguientes opciones que veremos a continuación debemos tenerlas siempre muy presente ya que nos agilizan la modificación de un libro de Excel 2007 y evitar eliminar todo un trabajo por no saber reubicar un conjunto de celdas o eliminar el formato y contenido de una celda. Seleccionar elementos o Celdas Es el más simple ya que haciendo un clic con el botón izquierdo del ratón encima de la celda deseada, ésta quedará seleccionada. El cursor indica que podemos seleccionar la celda. o Rangos Un rango es un conjunto de celdas que forman un rectángulo. Para seleccionar un rango hacer clic con el botón izquierdo del ratón en la celda de la esquina superior izquierda manteniéndolo posado y soltar en la celda de la esquina inferior derecha. En la siguiente imagen vemos un ejemplo de selección de rangos. o Columnas Situar el cursor en la letra de la columna y cuando el cursor adopte la forma realizar un clic con el botón izquierdo del ratón para seleccionar una columna completa o realizar un clic con el botón izquierdo del ratón y arrastrar a través de las letras para seleccionar varias columnas contiguas. Página 22 EDICION 2011 Microsoft Excel 2007

23 o Filas Situar el cursor en el número de la fila y cuando el cursor adopte la forma realizar un clic con el botón izquierdo del ratón para seleccionar la fila completa o realizar un clic con el botón izquierdo del ratón y arrastrar a través de los números para seleccionar varias filas seguidas. o Hojas completas Hacer un clic con el botón izquierdo del ratón en la intersección de las cabeceras, es decir, a la izquierda de la columna A y encima de la primera fila. Modificar el contenido o Editar el contenido de una celda Si los datos o fórmulas introducidos son incorrectos, se puede modificar el contenido de una celda para su edición. El proceso se puede realizar de las siguientes maneras: Seleccionar la celda y situarnos en la Barra de Fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar (la Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.), después pulsar INTRO o hacer clic sobre el Botón de Aceptación ( ). Si no se desea aceptar la modificación, basta con pulsar la tecla Esc o hacer clic en el Botón de Cancelación ( ). Doble clic sobre la celda para modificar su contenido directamente desde la propia celda sin necesidad de la Barra de Fórmulas. Otra forma de realizar este paso es pulsando la tecla F2. Si se desea reemplazar todo el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta. Microsoft Excel 2007 EDICION 2011 Página 23

24 o Borrar elementos de una celda Cuando se borran datos de una celda hay que tener presenta que ésta puede poseer opciones de formato o comentarios que no será eliminados fácilmente. Para ayudarnos con este proceso, Excel 2007 dispone de un menú Borrar en el subgrupo Modificar de la ficha Inicio en la Cinta de Opciones. Las opciones disponibles son: - Borrar todo: se eliminarán todos los elementos de la celda (contenido, formato y comentario) - Borrar formatos: mantiene el contenido de la celda y cambia el tipo de dato a General eliminado cualquier resto de formato anterior. - Borrar contenido: mantiene el tipo de dato y su configuración pero elimina el contenido. Es lo mismo que si pulsamos la tecla Supr o Del. - Borrar comentarios: sólo eliminará el comentario de la celda manteniendo el resto intacto. o Corrector Ortográfico Es una opción que suele pasar desapercibida. En Word se tiene muy presente por la creación de documentos pero en Excel, por el hecho de realizar mayoritariamente fórmulas o funciones, no se tiene en cuenta la corrección del resto de celdas que contienen texto en la hoja de cálculo. El corrector ortográfico lo encontraremos en la ficha Revisar, dentro del subgrupo Revisión. Se mostrará la siguiente ventana cada vez que Excel 2007 detecte un error. Omitir una vez: si la palabra que se muestra como errónea no lo es, Excel 2007 la ignorará. Omitir todas: si la palabra que se muestra como errónea no lo es, Excel 2007 la ignorará en toda la hoja de cálculo. Página 24 EDICION 2011 Microsoft Excel 2007

25 Agregar al diccionario: reconocerá la palabra como correcta al añadirla al diccionario personal. Cambiar: después de seleccionar la palabra correcta de la lista de Sugerencias, se sustituirá la palabra incorrecta por la palabra seleccionada de la lista. Cambiar todas: después de seleccionar la palabra correcta de la lista de Sugerencias, se sustituirá la palabra incorrecta en toda la hoja de cálculo por la palabra seleccionada de la lista. Autocorrección: añadirá la palabra seleccionada de la lista de Sugerencias al diccionario de correcciones para su futura autocorrección. Idioma del diccionario: se seleccionará el idioma que se desea usar para la corrección de la palabra. o Reemplazar el contenido En el caso de haber escrito una o varias veces un dato en la hoja y éste necesitemos sustituirlo por otra, utilizaremos la herramienta de Reemplazar. Por ejemplo, se ha escrito en varias celdas de la hoja la cifra 16% pero tenemos que sustituirlo por el nuevo valor 18%. Al final de la ficha Inicio encontramos el subgrupo Modificar que contiene entre otros el menú Buscar y seleccionar. Si se está seguro del cambio del contenido de las celdas utilizaremos Reemplazar todos o Reemplazar dependiendo si se quiere sustituir todo de golpe o individualmente. Por el contrario, si se desea comprobar el contenido antes del reemplazo utilizaremos Buscar todos o Buscar siguiente. Insertar elementos Las siguientes acciones son muy útiles cuando tenemos un libro ya creado y queremos retocarlo o cuando a mitad del diseño de una hoja nos damos cuenta que se nos ha olvidado colocar una celda, fila o columna. Microsoft Excel 2007 EDICION 2011 Página 25

26 o Celdas Ante de nada, debemos situar el cursor donde se desee que aparezca la nueva celda y seleccionar Insertar celdas del menú Insertar que encontramos en el subgrupo Celdas de la ficha Inicio. Excel 2007 mostrará la siguiente ventana para elegir el método a utilizar para la inserción de la nueva celda. A continuación veremos cómo se inserta una nueva celda mediante las dos primeras opciones ya que las dos últimas insertarían toda una fila o toda una columna y se verán en el próximo punto. Desplazar las celdas hacia la derecha: para que Excel 2007 pueda crear un hueco para la nueva celda, desplazará las celdas hacia la derecha empezando por la celda donde se encuentra el cursor. Ejemplo: Desplazar las celdas hacia abajo: para poder crear un hueco para la nueva celda, desplazará las celdas hacia abajo empezando por la celda donde se encuentra el cursor. Ejemplo: NOTA: por muchas celdas que se inserten, el tamaño de una hoja de cálculo de Excel 2007 siempre será el mismo ( filas y columnas) por lo que al insertar una nueva celda, al final de la fila o columna se eliminará la última celda para mantener el tamaño de la hoja de cálculo. Página 26 EDICION 2011 Microsoft Excel 2007

27 o Filas Situar el cursor donde se desea que aparezca la nueva fila y seleccionar Insertar filas de hoja del menú Insertar que encontramos en el subgrupo Celdas de la ficha Inicio. La fila existente con sus datos será desplazada hacia abajo y justo encima de ella aparecerá la nueva fila. Por ejemplo, situamos el cursor en la fila número 2 e insertamos una nueva fila, la antigua fila 2 pasará a ser la fila 3 y la nueva fila pasará a ser la número 2. Si deseamos insertar un mayor número de filas, en lugar de realizar los mismos pasos por cada fila, se pueden seleccionar tantas celdas como filas nuevas se deseen. Por ejemplo, si seleccionamos una celda de la fila 2 junto con otra de la fila 3 se insertarán dos nuevas filas que serán la número 2 y 3 pasando la antigua fila 2 a ser la fila 4. Otra opción muy rápida para la inserción de filas, es realizar un clic con el botón derecho del ratón sobre el número de la fila donde deseamos que se inserte una nueva y del menú contextual seleccionar Insertar. NOTA: por muchas filas que se inserten, el tamaño de una hoja de cálculo de Excel 2007 siempre será el mismo ( filas y columnas) por lo que al insertar una nueva fila se eliminará la última fila de la hoja de cálculo para mantener el tamaño. Si esta última fila contiene información, Excel 2007 no nos permitirá la inserción de una nueva fila. o Columnas Situar el cursor donde se desea que aparezca la nueva columna y seleccionar Insertar columnas de hoja del menú Insertar que encontramos en el subgrupo Celdas de la ficha Inicio. La columna existente con sus datos será desplazada hacia la derecha y justo encima de ella aparecerá la nueva columna. Por ejemplo, situamos el cursor en la columna B e insertamos una nueva columna, la antigua columna B pasará a ser la columna C y la nueva columna pasará a ser la columna B. Si deseamos insertar un mayor número de columnas, en lugar de realizar los mismos pasos por cada columna, se pueden seleccionar tantas celdas como columnas nuevas se deseen. Por Microsoft Excel 2007 EDICION 2011 Página 27

28 ejemplo, si seleccionamos una celda de la columna B junto con otra de la columna C se insertarán dos nuevas columnas que serán las B y C pasando la antigua columna B a ser la columna D. Otra opción muy rápida para la inserción de columnas, es realizar un clic con el botón derecho del ratón sobre la letra de la columna donde deseamos que se inserte una nueva y del menú contextual seleccionar Insertar. NOTA: por muchas columnas que se inserten, el tamaño de una hoja de cálculo de Excel 2007 siempre será el mismo ( filas y columnas) por lo que al insertar una nueva columna se eliminará la última columna de la hoja de cálculo para mantener el tamaño. Si esta última columna contiene información, Excel 2007 no nos permitirá la inserción de una nueva columna. o Hoja de cálculo En Excel 2007 se ha incorporado un nuevo atajo para facilitar la inserción de una hoja de cálculo. El icono se encuentra justo al lado del resto de hojas que componen el libro. Otra opción para la inserción de una nueva hoja de cálculo es seleccionar Insertar hoja del menú Insertar que encontramos en el subgrupo Celdas de la ficha Inicio. La nueva hoja de cálculo se insertará a la izquierda de la hoja en la que nos encontremos. El número total de Hojas de cálculo que permite Excel 2007 es de hojas a diferencia de las 256 hojas de versiones anteriores de Microsoft Excel. Eliminar elementos o Celdas Situar el cursor sobre la celda que se desea eliminar y seleccionar Eliminar celdas del menú Eliminar que encontramos en el subgrupo Celdas de la ficha Inicio. Excel 2007 mostrará la siguiente ventana para elegir el método a utilizar para la eliminación de la celda seleccionada. Página 28 EDICION 2011 Microsoft Excel 2007

29 A continuación veremos cómo se elimina una celda mediante las dos primeras opciones ya que las dos últimas eliminarían toda una fila o toda una columna y se verán en el próximo punto. Desplazar las celdas hacia la izquierda: al eliminar una celda, Excel 2007 no puede dejar el hueco así como así por lo que desplazará las celdas hacia la izquierda empezando por la primera celda a la derecha que se encontraba junto a la celda eliminada. Ejemplo: Desplazar las celdas hacia arriba: en este caso, para cubrir el hueco dejado por la celda eliminada, se desplazarán las celdas hacia arriba. Ejemplo: NOTA: por muchas celdas que se eliminen, el tamaño de una hoja de cálculo de Excel 2007 siempre será el mismo ( filas y columnas) por lo que al eliminar una celda, al final de la fila o columna se insertará una nueva celda para mantener el tamaño de la hoja de cálculo. o Filas Situar el cursor sobre la fila que se desea eliminar y seleccionar Eliminar filas de hoja del menú Insertar que encontramos en el subgrupo Celdas de la ficha Inicio. La fila seleccionada desaparecerá desplazando hacia arriba el resto de filas. Por ejemplo, situamos el cursor en la fila número 2 y al eliminarla, la fila 3 pasará a ser la fila 2. Si deseamos eliminar un mayor número de filas, basta con seleccionar tantas celdas como filas se deseen eliminar y seguir los pasos anteriores. Otra opción muy rápida para la eliminación de filas, es realizar un clic con el botón derecho del ratón sobre el número de la fila que deseamos eliminar y del menú contextual seleccionar Eliminar. NOTA: por muchas filas que se eliminen, el tamaño de una hoja de cálculo de Excel 2007 siempre será el mismo ( filas y columnas) por lo que al eliminar una fila se insertará una nueva fila al final de la hoja de cálculo para mantener el tamaño. Microsoft Excel 2007 EDICION 2011 Página 29

30 o Columnas Situar el cursor sobre la columna que se desea eliminar y seleccionar Eliminar columnas de hoja del menú Eliminar que encontramos en el subgrupo Celdas de la ficha Inicio. La columna seleccionada desaparecerá desplazando hacia la izquierda el resto de columnas. Por ejemplo, situamos el cursor en la columna B y al eliminarla, la antigua columna C pasará a ser la columna B. Si deseamos eliminar un mayor número de columnas, basta con seleccionar tantas celdas como columnas se deseen eliminar y seguir los pasos anteriores. Otra opción muy rápida para la eliminación de columnas, es realizar un clic con el botón derecho del ratón sobre la letra de la columna que deseamos eliminar y del menú contextual seleccionar Eliminar. NOTA: por muchas columnas que se eliminen, el tamaño de una hoja de cálculo de Excel 2007 siempre será el mismo ( filas y columnas) por lo que al insertar una columna se insertará una nueva al final de la hoja de cálculo para mantener el tamaño. o Hoja de cálculo Seleccionar la hoja de cálculo a eliminar y seleccionar Eliminar hoja del menú Eliminar que encontramos en el subgrupo Celdas de la ficha Inicio. Si Excel 2007 detecta que hay información en la hoja, pedirá confirmación para la eliminación de dicha hoja. NOTA: un libro de Excel 2007 debe tener al menos una hoja de cálculo. En el caso de intentar eliminar esta última, Excel no permitirá que se realice tal eliminación. Copiar o reubicar elementos Es normal que tras crear un libro necesitemos modificar parte del contenido. Prácticamente cualquier aplicación de Windows dispone de las ya conocidas funciones para facilitarnos esta edición que son Cortar, Copiar, Pegar y Copiar Formato. Con Excel 2007 vamos a utilizar estas funciones teniendo en cuenta el contenido. Página 30 EDICION 2011 Microsoft Excel 2007

31 o Celdas y rangos Cuando una celda o rango contiene Valores constantes, se puede seleccionar para copiar o cortar el contenido y duplicarlo o moverlo al destino deseado. Sin embargo, si una celda o rango contiene fórmulas o funciones, Excel 2007 permite copiar o mover las fórmulas o funciones como tal (teniendo en cuenta las referencias a celdas que se verán más adelante) o bien copiar o mover los valores de las fórmulas o funciones e incluso pegar como vínculos. Al desplegar el menú Pegar de la Cinta de Opciones encontraremos los distintos tipos de pegado disponibles. También observaremos como al copiar o cortar una celda o rango, estos serán rodeados por un filo punteado en movimiento que en ocasiones puede resultar molesto pero basta con realizar cualquier otra acción (editar una celda, cambiar formato, etc.) para que desaparezca. Otra opción muy útil es la Inserción de celdas copiadas en lugar de pegar que aparecerá en el menú contextual al hacer clic con el botón derecho del ratón en el lugar de destino. Esto permite copiar o cortar un contenido e insertarlo en el lugar deseado sin suprimir el contenido de las celdas de destino ya que estas serán desplazadas. Se puede definir con una opción para mover mejorada. Por ejemplo, deseamos alternar el contenido de las columnas B y C, es decir, lo que hay en B ponerlo en C y lo que hay en C ponerlo en B. Si se realiza este proceso con cortar y pegar, necesitaremos copiar temporalmente los datos de una de las columnas en otra parte de la hoja para que estos datos no sean sustituidos, sin embargo al insertar, los datos se alternarán sin problema. Ejemplo realizado con los comandos cortar y pegar donde podemos observar cómo los datos de la columna C han sustituido a los de la columna B. Ejemplo realizado con el comando cortar y la inserción de celdas copiadas donde podemos observar cómo los datos de la columna C se han alternado con los de la columna B. Microsoft Excel 2007 EDICION 2011 Página 31

32 o Hoja de cálculo Una hoja de cálculo y todo su contenido se puede copiar o mover dentro del mismo libro o en otro libro distinto. Estas acciones se pueden realizar de dos formas, la primera a través del menú Formato disponible en el subgrupo Celdas de la ficha Inicio y la segunda haciendo un clic con el botón derecho sobre la hoja de cálculo deseada. En cualquiera de los dos menús encontramos la opción Mover o copiar hoja la cual mostrará el siguiente Cuadro de Diálogo. Al libro: permite seleccionar el libro de destino para la hoja de cálculo copiada o movida. Por defecto aparece el mismo libro en el que se encuentra la hoja. Antes de la hoja: se indicará la nueva posición de la hoja seleccionada al moverla. Crear una copia: como la propia frase indica, permite crear una copia de la hoja de cálculo seleccionada. Otra forma muy rápida de mover una hoja de cálculo en el mismo libro es mediante el ratón, pulsando con el botón izquierdo sobre la hoja de cálculo que se desea mover y sin soltar, arrastrar a la posición deseada. En la siguiente imagen podemos observar como Excel 2007 nos marca mediante una flecha dónde quedaría situada la hoja de cálculo que se está moviendo. Página 32 EDICION 2011 Microsoft Excel 2007

33 Objetivo / Puntos del Objetivo 1.1. Identificar las prestaciones, procedimientos y asistentes de la hoja de cálculo describiendo sus características. - Crear hojas de cálculo agrupándolas por el contenido de sus datos en libros convenientemente identificados y localizados, y con el formato preciso a la utilización del documento. - Aplicar las funciones y utilidades de movimiento, copia o eliminación de ficheros que garanticen las normas de seguridad, integridad y confidencialidad de los datos. 5. Abrir, Guardar y Cerrar un Libro Fecha de Realización Evaluación Cada vez que accedemos a Microsoft Excel, éste nos abre un libro nuevo denominado Libro1. En el caso de necesitar otro libro nuevo podemos crearlo desde el Botón Office y seleccionando la primera opción Nuevo. Excel 2007 mostrará un Cuadro de Diálogo desde el cual podremos seleccionar un nuevo Libro en Blanco o utilizar las Plantillas para crear el nuevo libro. Si lo que deseamos es crear un Nuevo Libro sin más, se recomienda personalizar la Barra de Acceso Rápido y marcar la opción Nuevo. Cuando hagamos clic sobre el nuevo icono, Excel 2007 creará automáticamente un Nuevo Libro sin solicitarnos opción alguna. Abrir un documento existente Según se vaya ampliando el uso de Excel 2007 también se verá incrementado el uso de libros creados con anterioridad. Para poder acceder a ellos podemos seguir varios caminos: - A través del Botón Office encontramos la opción Abrir donde nos aparecerá un Cuadro de Diálogo para seleccionar el libro deseado. - Seleccionar el archivo deseado de la columna Documentos recientes que se encuentra en el Botón Office, a la derecha del resto de opciones. Excel 2007 también nos permite fijar un libro para que siempre este visible en la lista. Microsoft Excel 2007 EDICION 2011 Página 33

34 - Al igual que ocurría anteriormente para crear un Nuevo Libro, podemos personalizar la Barra de Acceso Rápido y marcar la opción Abrir. - Por último, la opción más habitual, es hacer doble clic con el botón derecho del ratón en el archivo deseado desde una ventana de Microsoft Windows. La hoja de cálculo se ejecutará automáticamente abriendo el archivo seleccionado. Guardar un libro Si queremos que nuestro libro permanezca disponible para un uso posterior, deberemos guardarlo en una unidad de almacenamiento (Disco Duro o Lápiz USB) mediante la opción Guardar existente en el Botón Office o desde el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido. Nos aparecerá en pantalla el Cuadro de Diálogo de Guardar como ya que la primera vez que se Guarda un libro, al no disponer de nombre, Excel 2007 nos lo solicitará mediante Guardar como. Página 34 EDICION 2011 Microsoft Excel 2007

35 Al guardar por primera vez nuestro libro tendremos que fijarnos muy bien en el destino del libro (Guardar en:) y en el Nombre de archivo. Destacar la nueva extensión de los libros de Excel 2007.XLSX en lugar de los antiguos.xls. Si necesitamos crear una Nueva Carpeta para la ubicación de nuestro libro, en la esquina superior derecha encontraremos un icono destinado a la creación de nuevas carpetas ( ). NOTA: Microsoft Excel 2007 almacena temporalmente los archivos, por seguridad, cada 10 minutos. Para modificar el intervalo de tiempo, podemos hacerlo desde el Botón Office y abajo a la derecha Opciones de Excel. Seleccionar del menú de la Izquierda la opción Guardar. Duplicar, Reubicar o Compatibilizar Cuándo utilizar la opción Guardar como? Es una pregunta que se suelen hacer los usuarios que están comenzando su andadura por Microsoft Excel Pues bien, existen distintos motivos por el cual necesitamos Guardar como, como por ejemplo cambiar la ubicación de nuestro libro, cambiar el nombre del archivo o porque necesitamos cambiar el Tipo de Archivo para que sea compatible con otras versiones. Una de las novedades que incorpora Excel 2007 es el submenú de Guardar como, facilitando a los usuarios más inexpertos la posibilidad de guardar los libros en otro formato. Microsoft Excel 2007 EDICION 2011 Página 35

36 Objetivo / Puntos del Objetivo 1.1. Identificar las prestaciones, procedimientos y asistentes de la hoja de cálculo describiendo sus características. - Aplicar fórmulas y funciones sobre las celdas o rangos de celdas, nombrados o no, de acuerdo con los resultados buscados, comprobando su funcionamiento y el resultado que se prevé. 6. Operaciones con rangos Fecha de Realización Evaluación Qué es un Rango? Un rango es un conjunto de celdas que forman un rectángulo. Un rango se define indicando la celda de la esquina superior izquierda, dos puntos y la celda de la esquina inferior derecha. Por ejemplo el siguiente rango estaría formado por las celdas B2, B3, B4, B5, C2, C3, C4 y C5 y se denominaría B2:C5. Los rangos son útiles para realizar operaciones con un conjunto de celdas sin tener que referirnos a cada una de ellas. Rellenar o Autocompletar un rango Rellenar o Autocompletar es una utilidad que le permite repetir valores, continuar una serie o extender una lista. Funciona con números, días de la semana, meses, fechas y fórmulas. Autocompletar es tan inteligente como útil. Lo que coloca en el rango, depende de lo que se tenga en la primera celda. Para utilizarlo, seleccione la celda o celdas que contienen los datos iniciales y situar el ratón en la esquina inferior derecha de la celda o celdas hasta que adopte la forma de cruz negra ( ). Después se hace un clic con el botón izquierdo del y sin soltar, arrastrar el contenido hacia donde se desee. En la ficha de Inicio podemos encontrar el menú Rellenar dentro del subgrupo Modificar permitiendo Autocompletar sin necesidad del ratón e incluso crear una serie según se especifique. Página 36 EDICION 2011 Microsoft Excel 2007