Ayuntamiento de Arroyo de la Encomienda

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1 Caso de Éxito Ayuntamiento de Arroyo de la Encomienda Soluciones: Administración electrónica Portal del ciudadano y del proveedor Registro electrónico Gestión económico-financiera Padrón Municipal de Habitantes Soluciones móviles: MyCityPocket

2 El municipio de Arroyo de la Encomienda ha multiplicado su población en estos últimos años hasta convertirse en un punto de referencia de la ciudad de Valladolid. Hacía varios años que existía la inquietud por utilizar herramientas electrónicas para la gestión municipal. En el año 1991 se instaló el primer PC e impresora de agujas en el Ayuntamiento, destinados principalmente a la elaboración y gestión de Padrones tributarios y de Habitantes, así como máquinas de escribir con pantalla lineal y memoria externa de disquetes, en los que se inició un cierto y rudimentario tratamiento de textos. Por entonces el municipio contaba con habitantes y la Administración municipal, con dos Auxiliares Administrativos, un Ordenanza y el Secretario-Interventor. Desde entonces, el Ayuntamiento ha aumentado en personal, habitantes y necesidades, buscando siempre mejores y más modernos medios de gestión interna. El proyecto Arroyo Digital tenía como objetivo que el Ayuntamiento estuviera a la cabeza de la implantación de la e-administración en su entorno. Crecimiento de las necesidades Como explica Carlos Rodríguez Fermoso, Secretario del Ayuntamiento, conforme fue creciendo con verdadera virulencia la población, la Administración municipal fue siempre arrastras en cuanto a medios personales, siguiendo, sin embargo, una estrategia de hecho abierta a la utilización de los mejores medios materiales a su alcance para el desarrollo de la actividad administrativa con el mayor grado de eficacia y eficiencia posible; es un verdadero elemento cultural implantado ya desde entonces en la Organización. No obstante, y según recuerdan en la entidad, el ratio y las cifras de los gastos de personal en relación al número de habitantes siempre han estado muy por debajo de las medias nacionales en municipios de sus características poblacionales. En el año 2007 se comenzaron a contratar servicios de mantenimiento y aplicaciones para el hardware municipal (básicamente se utilizaban aplicaciones de Microsoft-Office, contabilidad, registro y padrón de habitantes); es entonces cuando se cubre el primer puesto de Auxiliar Técnico de Informática y se comienza a fraguar la cultura de la e-administración y de la firma electrónica. También empezaba a verse la crisis y la necesidad de hacer más con menos, a pesar del continuo crecimiento de población del municipio ( habitantes a 1 de enero de 2008). En el año 2008, dentro de la estrategia marcada por el Ayuntamiento de ponerse a la cabeza de la implantación de la e-administración en su entorno, se firmó el Convenio de Colaboración con la Junta de Castilla y León, mediante el cual se financió -en los ejercicios la ejecución del Proyecto Arroyo Digital. Según Rodríguez Fermoso, esta ayuda supuso un fortísimo apoyo financiero para la implantación de la e-administración en el Ayuntamiento. El proyecto Arroyo Digital permitió la dotación del hardware capaz de alojar los servidores; los puntos de acceso a la intranet municipal de todos los puestos de trabajo, personal electo, Grupos políticos, etc.; y se adquirió el software base para dar servicios de e-administración tanto a los ciudadanos, a través del front-office del portal de la web municipal (certificados de empadronamiento, solicitudes genéricas, solicitudes particulares, tales como licencias de obra, etc.); como, sobre todo, a través del back-office, mediante la adquisición del Gestor de Procesos (BPM).

3 Aytos implanta la Administración electrónica en el Ayuntamiento de Arroyo de la Encomienda FirmaDoc BPM es para Arroyo de la Encomienda un importantísimo instrumento de gestión. El objetivo era mejorar la eficiencia y la eficacia de la gestión municipal, a través de la gestión de unos procesos que comenzaron a diseñarse de una manera un tanto espontánea, pero continua, siguiendo la ley 20/80 de Pareto. Se comenzó así a diseñar los procesos de los procedimientos de sanciones de tráfico, tramitación de facturas, contratos menores, licencias de obra menor y otros, afirma el Secretario del Ayuntamiento. Casi el 100% de los expedientes tramitados en Arroyo de la Encomienda son electrónicos: desde 2010 se aprobaron más de documentos, se tramitaron más de expedientes y casi resoluciones de Alcaldía. Fases del proyecto: integración de FirmaDoc El año 2009 fue especialmente significativo. A lo largo del año se fue ejecutando ya una parte importante del Proyecto Arroyo Digital; se aprobó el Organigrama de la Administración Municipal, tarea siempre aparentemente sencilla pero generalmente muy complicada ( se tardó casi dos años en definirlo, afirma el Secretario de Arroyo de la Encomienda); en septiembre se pone en marcha el CPD, siendo el verdadero punto de inflexión. Y a final del año, se aprobó la Ordenanza municipal reguladora de la Administración Electrónica (OMAE). El objetivo de la OMAE era desarrollar la aplicación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (LAESP) en lo relativo a la transmisión de datos, sedes electrónicas y punto de acceso general, identificación y autenticación; firma electrónica, registros electrónicos, comunicaciones y notificaciones, y documentos electrónicos y copias, así como el archivo electrónico. Aunque esto supuso un paso muy importante para el Ayuntamiento en torno a la regulación de todas las materias, esta Ordenanza tuvo que ser actualizada aún sin acometer debido a la publicación, en el BOE del 29 de enero, del Reglamento del Esquema Nacional de Seguridad (RD 3/2010_ RENS) y del Reglamento del Esquema Nacional de Interoperabilidad (RD 4/2010- RENI). A partir de aquí se inició la fase de incorporación a la entidad del software necesario para la gestión y tramitación de documentos y expedientes que permitiera cumplir la normativa. Como recuerda Rodríguez Fermoso, en el año 2010 se adquirió el gestor de procesos FirmaDoc BPM de Aytos, y empezamos a trabajar con los procesos de tramitación y aprobación de facturas. Desde entonces hasta enero de 2015, Arroyo de la Encomienda ha tramitado más de facturas con FirmaDoc BPM. En 2011 y 2012 se informatizó el resto de documentos contables de ingresos y gastos, y se incorporó a la plantilla el segundo puesto de Auxiliar Técnico Informático. Y en 2013 comenzamos a trabajar de lleno en la tramitación de expedientes a través de FirmaDoc y se constituyó el Servicio de Informática, dependiente desde el principio de la Secretaría General, por su vinculación con la seguridad jurídica y la fe pública. FirmaDoc BPM es un importantísimo instrumento de gestión que mejora la eficiencia y eficacia de la gestión municipal

4 El proceso interno Los documentos entran en papel por el Registro General, indica Carlos Rodríguez Fermoso, se escanean, quedan archivados en el propio Registro General y se incorporan al BPM para su tramitación electrónica. Los de salida se remiten electrónicamente a sus destinatarios (todavía los menos), o bien se imprimen en papel con sus metadatos de identificación y se remiten a través de correo (los más), o se entregan personalmente. Pero cabe destacar que todas las comunicaciones internas entre autoridades, órganos y personal municipal, así como los Libros de Actas de sesiones de órganos colegiados y de Resoluciones de Alcaldía se realizan electrónicamente. En cifras esto se refleja en que durante 2014 se aprobaron más de documentos, se tramitaron más de expedientes y casi 7000 resoluciones de Alcaldía con sus correspondientes expedientes. FirmaDoc de Aytos es el más completo sistema de gestión documental, firma electrónica y digitalización certificada del mercado y permite trabajar con todos los documentos electrónicos de las organizaciones cumpliendo con la legislación actual en cuanto a firma electrónica reconocida. Permite visualizar y gestionar en su totalidad las fases por las que pasa el documento en su ciclo de vida: creación, manipulación, aprobación, consulta y archivado del documento. Con el análisis de los procesos actuales y su simplificación, pueden alcanzarse resultados tangibles a corto plazo. Según el Secretario del ayuntamiento desde 2013, todos los expedientes que finalizan mediante Resolución de Alcaldía (es decir, la gran mayoría) se tramitan a través de FirmaDoc de Aytos mediante procesos muy simples que, poco a poco, vamos perfeccionando y mejorando con la implicación de todo el personal que interviene en ellos.

5 Todas las comunicaciones internas entre autoridades, órganos y personal municipal, se realizan de forma electrónica Proyectos de futuro Realmente el grado de implantación de la e-administración en el Ayuntamiento de Arroyo de la Encomienda puede considerarse alto explica Carlos Rodríguez Fermoso. La inversión ha sido considerable y hoy es necesario realizar un especial esfuerzo para ordenar y racionalizar lo que hasta ahora se ha venido realizando de una manera casi espontánea, muy acelerada y sin plasmar en instrumentos objetivos de actuación, como son los manuales de estilo, manuales de procesos y procedimientos. La racionalización y mejora de los procesos existentes es, incluso, una cuestión de supervivencia. El Secretario del Ayuntamiento de Arroyo de la Encomienda destaca que debe organizarse el Archivo Electrónico, donde se pueda almacenar la gran cantidad de documentos que la Administración Municipal produce en forma electrónica día a día; su tratamiento, clasificación, conservación, archivo y expurgo, conforme a unos criterios o pautas archivísticas, establecidas no una vez finalizados los procedimientos o expedientes, sino desde el momento en que dicha documentación nace y se incorpora a los distintos procesos. Desde hace dos años se está colaborando en este campo con el Archivero de la Diputación Provincial, habiéndose elaborado un documento muy importante: el catálogo de documentos, procesos y procedimientos. Como explica Carlos Rodríguez Fermoso, no existe una cultura de la mejora continua arraigada en todas las capas de la Organización; del convencimiento de que incrementando el nivel de eficiencia en el modo de hacer, se alcanza una mayor satisfacción de las necesidades y de las expectativas de los clientes (internos y externos), del personal de la propia organización y, en definitiva, de la sociedad. Con el análisis de los procesos actuales y su simplificación, pueden alcanzarse resultados tangibles a corto plazo, mediante una labor de formación específica a los miembros de los grupos de trabajo, que así mismo se tiene previsto constituir, bajo la dirección de un Comité de Innovación y Mejora. Según el Secretario del Ayuntamiento, la Organización Municipal presenta también diversas disfuncionalidades que entorpecen la implantación de la gestión por procesos y la cultura de la mejora continua. Hay Negociados en los que no existen puestos de trabajo responsables de la tramitación de los expedientes y, por tanto, de los procesos y procedimientos (funcionarios del Grupo C1); así como Áreas y Servicios con fracturas de la línea de responsabilidad y de coordinación de los procesos y procedimientos. Es necesario acometer una revisión de la Organización Municipal, acorde, además, con la nueva Relación de Puestos de Trabajo (RPT) elaborada y parcialmente aprobada. Todos los expedientes que finalizan mediante Resolución de Alcaldía, que son la gran mayoría, se tramitan a través de FirmaDoc mediante procesos muy simples.

6 Caso de Éxito Ayuntamiento de Arroyo de la Encomienda Las soluciones implantadas en el Ayuntamiento de Arroyo de la Encomienda se pueden integrar con otras aplicaciones Aytos: Gestión de expedientes electrónicos BPMS se integra con: Gestión de subvenciones Gestión del Patrimonio (GPA) Gestión de personal, nóminas y RR.HH. Registro de entrada y salida de documentos Padrón municipal de habitantes Gestión de facturas electrónicas Gestión de expedientes electrónicos Portal del ciudadano y del proveedor Aplicaciones externas a través de servicios web Portal del ciudadano y del proveedor se integra con: Padrón Municipal de Habitantes Registro de entrada y salida Gestión económico financiera MyCityPocket se integra con: Padrón Municipal de Habitantes Registro electrónico se complementa con: Gestión documental, firma electrónica reconocida y gestión de expedientes electrónicos: FirmaDoc Portal del Ciudadano SicalWin se integra con: Gestión de subvenciones Gestión del Patrimonio (GPA) Gestión de personal, nóminas y RR.HH. Gestión documental, firma electrónica reconocida y gestión de procedimientos BPM Registro de entrada y salida de documentos Padrón municipal de habitantes Gestión de facturas electrónicas Gestión de expedientes electrónicos Portal del ciudadano y del proveedor Aplicaciones externas a través de servicios web Padrón Municipal de Habitantes: Portal del ciudadano Perfil del Cliente Arroyo de la Encomienda es un municipio y localidad de España perteneciente a la provincia de Valladolid, en la comunidad autónoma de Castilla y León. Con más de habitantes, es hoy uno de los municipios más poblados de la provincia y del partido judicial de Valladolid. Se encuentra situado a siete kilómetros al oeste de Valladolid, junto al Pisuerga y a un arroyo que le ha valido el nombre. Actualmente se ha convertido en un punto de referencia en Valladolid, siendo el tercer municipio más importante en tamaño del alfoz vallisoletano. Situación Debido al crecimiento continuo de la población en el municipio y buscando el mayor grado de eficacia y eficiencia posible, el Ayuntamiento se marcó como estrategia ponerse a la cabeza de la implantación de la e-administración en su entorno. Para ello firmó el Convenio de Colaboración con la Junta de Castilla y León para financiar la ejecución del proyecto denominado Arroyo Digital. Solución FirmaDoc BPM de Aytos. Otras soluciones instaladas: Portal del ciudadano y del proveedor Registro electrónico SicalWin para la gestión económico-financiera Padrón Municipal de Habitantes Soluciones móviles: MyCityPocket Beneficios El Ayuntamiento ha mejorado toda la gestión de documentos ya que estos entran en papel por el Registro General, se escanean, quedan archivados en el propio Registro General y se incorporan al BPM, para su tramitación electrónica. Los de salida, se remiten electrónicamente a sus destinatarios o bien se imprimen en papel con sus metadatos de identificación y se remiten a través de correo o se entregan personalmente. Todas las comunicaciones internas entre autoridades, órganos y personal municipal, se realizan de forma electrónica, así como los Libros de Actas de sesiones de órganos colegiados y de Resoluciones de Alcaldía.

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