INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIOS

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1 Página 1 de 5 CDS IDM Enero 2012 MANEJO Y CONTROL DE ENERO 2012

2 Página 2 de 5 CDS IDM Enero 2012 INTRODUCCION El presente documento pretende ser una herramienta de fácil consulta y guía sobre la forma de proceder frente a los temas más frecuentes que se presentan en el manejo de inventarios de bienes y suministros. No se trata de un manual de procedimientos, es solo un instructivo, que resume las generalidades del tema. Las disposiciones aquí descritas son de obligatorio cumplimiento por parte de los usuarios de bienes y suministros, el desconocimiento de las mismas no exime de responsabilidad a los mismos. OBJETIVO Establecer las instrucciones contables y administrativas que deberán seguirse para la programación y toma física del inventario de los bienes y suministros de Colombiana de Salud S.A. y el tratamiento. ALCANCE Las disposiciones de este procedimiento se aplicarán a todos los bienes y suministros Colombiana de Salud S.A. independientemente de su ubicación, cuantía, uso o valor y modalidad de su adquisición. La toma de inventario es un proceso que consiste en verificar físicamente los bienes, a una fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia real. Ésta, permite verificar los resultados obtenidos con los registros contables, a fin de establecer su conformidad, indagando por las diferencias que pudieran existir, y proceder a realizar los ajustes necesarios, según sea el caso. La toma del inventario deberá considerar, además de la comprobación de la presencia física, su estado de conservación y condiciones de utilización y de seguridad. La Dirección Administrativa, establecerá un programa permanente de inventarios mensual de bienes y suministros los cuales deberán cubrir todos los renglones del insumo Pasos para la Realización del Inventario. Para la realización de Inventario de bienes y suministros, deberá disponerse de un plan de acción específico, condiciones de trabajo adecuado e información base para verificar su

3 Página 3 de 5 CDS IDM Enero 2012 existencia y condición. Para ello se requiere: 1. Establecer un cronograma de trabajo en el cual se especifiquen las fechas y horarios en los cuales se hará el conteo físico. 2. Suspender despachos, de equipos y de bienes y suministros. Las excepciones deben ser tratadas de manera especial. Para la realización de inventarios de bienes y suministros se cuenta con un formato establecido el cual contiene la información de cada ítem y que una vez establecida la logística se realizan tres conteos. Primer conteo: este es realizado por el Auxiliar administrativo designado por la dirección administrativa y consiste en el conteo de los insumos existentes. El segundo conteo es realizado por un segundo auxiliar administrativo designado por la dirección administrativa y consiste en el reconteo de los insumos. Antes de realizar el tercer conteo el auxiliar administrativo realizara el comparativo de los dos primeros conteos con el fin de encontrar diferencias y registro de las fechas de vencimiento de cada uno de los insumos. En el acto de la toma de inventario, a cada unidad de insumo se tendrá en cuenta lo siguiente: 1.1. Insumos medico quirúrgicos: se contaran por unidad exceptuando aquellas que por su naturaleza el empaque, presentación y condiciones físicas no lo permiten, estas se contaran por caja. Entre ellos están agujas hipodérmicas caja x 100, gorros paquete por 50, guantes de látex caja por 50 pares, lancetas caja por 200 unidad, tubos de ensayo empaque x 100unidades, 1.2. Insumos de aseo; se realizara el conteo por unidad, las bolsas rojas y verdes (por 6 unidades) se contaran por paquete al igual que las esponjillas Insumos de cafetería; se realizara el conteo por unidad. Las cucharas, tenedores, platos para ponqué, esponjillas se contaran por paquete.

4 Página 4 de 5 CDS IDM Enero Insumos de papelería; se realizara el conteo por unidad bandas de caucho, bolsillos para laminación, chinches, ganchos mariposa, ganchos de legajar, ganchos para cosedora, marbetes, se contaran por caja o paquete, las pilas se contaran por par (dependiendo su presentación), papel contac se contara por metro lineal Insumos de papelería impresa; se realizara el conteo por unidad en el caso de los talonarios se contaran de igual manera. 2. Una vez que se haya terminado el conteo físico de cada ITEM se comparara con las cifras registradas en cada conteo. En caso de que surja alguna diferencia, sobrante o faltante, se hará una nueva verificación y si dicha diferencia se ratifica, se procederá de la siguiente manera: 2.1.En el caso de faltantes, el responsable informara al jefe de área, y determinaran las causas que originaron el faltante y presentaran el reporte y justificación del mismo En el caso de sobrantes, el auxiliar de compras determinara la procedencia de los mismos. La Dirección Administrativa, en ambos casos, analizará los resultados y previa discusión con el auxiliar de compras de faltantes como de sobrantes se procederá de la siguiente manera: 1) Faltantes 2) Sobrantes (1) Se prepara un registro firmado por el responsable de los faltantes. (2) Este registro debe ser aprobado por el Director Administrativo quien a su vez tomara las acciones pertinentes a que haya lugar. (1) Se hará una revisión para localizar las facturas respectivas y efectuar los registros. (2) De no obtener las facturas que amparen las compras correspondientes, se compararán los precios a la fecha de adquisición con renglones similares y se registrarán al precio de mercado de la fecha de adquisición o al costo, el que sea más bajo. (3) De no conocer la fecha de adquisición, se registrarán al costo o precio de mercado el que sea más bajo a la fecha del registro, para lo cual se deberá solicitar información a los proveedores de tales bienes.

5 Página 5 de 5 CDS IDM Enero 2012 Una vez finalizado el inventario se remitirá el informe al departamento contable quien realizara los trámites pertinentes. Diagrama