DIAGRAMA DE PROCESOS ALMACEN Javier Cifuentes Wilches / Diego guerrero

Transcripción

1 Javier Cifuentes Wilches / Diego guerrero

2 TABLA DE CONTENIDO 1-Definicion del proceso de almacén 2-Sub procesos de almacén 2.1-De entrada 2.2-De salida Recepcion de mercancías Materias primas Importadas Materias primas nacionales Insumos y repuestos Producto terminado Devoluciones Salida de mercancías 2.3-De control Despachos materias primas Despacho producto terminado Prestamos entre plantas Consumos Internos Devoluciones Inventarios Ajustes por sobrantes o faltantes Page 2 of 26

3 PROCESO DE La gestión de almacenen una compañía como ITALCOL S.A, se podría definir como proceso logístico, que trata la recepción, almacenamiento y movimiento dentro de una ubicación física hasta su despacho y/o consumo. El objetivo general de una gestión de almacenes consiste en garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de producción requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rítmica, situándose así dentro del mapa de procesos entre la gestión de existencias y la gestión de pedidos y distribución. Para cumplir con la trazabilidad de un proceso de almacén, es necesario identificar los múltiples sub procesos que para este caso decidimos agrupar como de entradas, salidas y control así: ENTRADAS Agrupador de los diferentes sub procesos que hacen referencia a los ingresos al almacén por medio de documentos de entradas, devoluciones o ajustes de materias primas, producto terminado, mercancía no fabricada por la empresa, insumos, repuestos entre otros. SALIDA Agrupador de los diferentes sub procesos que hacen referencia a las salidas de almacén por medio de documentos de salidas, remisiones, consumos, devoluciones o ajustes de materias primas, producto terminado, mercancía no fabricada por la empresa, insumos y repuestos entre otros. CONTROL Agrupador del sub procesos que tienen que ver con todo lo que afecta al almacén en el momento de realizar los diversos controles como conteos físicos, ajustes por destare, ajustes por sacof entre otros. ITALCOL S.A, integra dentro de este gran proceso de almacén algunos departamentos claves como calidad, mantenimiento, servicio al cliente, costos, facturación, operador portuario e incluso las porterías que prácticamente encabezan este flujo de procesos. El control de los ingresos y salidas de vehículos de cualquier planta, que transporten mercancías se realiza mediante un pesaje que determina en kilogramos las cantidades movilizadas, esta acción genera un tiquete de bascula que soporta otros sub procesos relacionados. Page 3 of 26

4 A continuación explicaremos cada uno de los sub procesos de entrada, resaltando la importancia en la cadena de abastecimiento de la compañía ITALCOL S.A. Se debe resaltar que estos procesos están soportados por documentación (Manuales de Usuario), que permiten validar el paso a paso la realización de cada uno de los documentos requeridos en cada una de los módulos del sistema de información. RECEPCION DE MATERIAS PRIMAS. Sub procesos que registra el ingreso de todas las materias primas nacionales o importadas por ITALCOL S.A, apoyado de operaciones de control como el pesaje (Control Carga y/o Control Bascula), dependiendo de si la mercancía llega en motonaves a puerto o directamente a las plantas vía terrestre. En algunos casos se realizan muestras aleatorias con el fin de establecer la calidad de los productos, para luego ser almacenados en silos del puerto, en silos del operador portuario o en los de cada una de las plantas a las que corresponda. Cuando el producto que ingresa es importado y tiene como destino una de las plantas propias o de alguno de nuestros clientes, la descarga de mercancía se hace directamente a los medios de transporte terrestre, quienes se encargan de transportar previo control de pesaje el producto a su destino final. Pero cuando el producto que ingresa es comprado en el mercado nacional, normalmente este llega directamente a la planta destino en vehículos que deben pasar por el control de peso tanto a la entrada como a la salida y la revisión de todos los documentos soporte del ingreso como (Remisión y Factura). Page 4 of 26

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7 RECEPCION DE INSUMOS Y REPUESTOS. Sub procesos que registra el ingreso de todas las mercancías (Insumos y Repuestos) nacionales o importadas por ITALCOL S.A, apoyado de operaciones de control como el pesaje (Control Carga y/o Control Bascula), dependiendo de si la mercancía llega en motonaves a puerto o directamente a las plantas vía terrestre. Los insumos y/o repuestos son controlados como cualquier otra mercancía con un ingreso a almacén de la planta respectiva, Existe un poco de diferencia al momento de recibir este tipo de mercancías ya que la gran mayoría llegan por vía terrestre y normalmente a cada una de las plantas destino en vehículos que deben pasar por el control de peso tanto a la entrada como a la salida y la revisión de todos los documentos soporte del ingreso como (Remisión y Factura). Pero si los Insumos y repuestos llegan a puertos el procesos es muy similar al de la recepción de materias primas importadas. Si tenemos en cuenta que los insumos hacen parte del gran grupo de materias primas, podríamos decir que su proceso cuando estos insumos son importados o nacionales es igual al de descrito anteriormente. Para el caso de los repuestos el proceso de ingreso a almacén, claramente varia un poco ya que por ejemplo a estos no se les realizan pruebas de calidad, solo se validan los documentos soporte y se realiza la respectiva entrada. Page 7 of 26

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10 RECEPCION DE PRODUCTO TERMINADO. Sub procesos que registra el ingreso de todas las mercancías fabricadas directamente por ITALCOL S.A, apoyado de operaciones de control como el pesaje (Control Bascula), dependiendo de si el producto terminado es despachado a otras plantas diferentes. El ingreso de este tipo de mercancía se realiza casi que de manera automática, pues aquí no intervienen elementos externos de control, si no se toma como referencia la orden de producción en donde podemos identificar las cantidades producidas y los costos del producto. Page 10 of 26

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12 DEVOLUCIONES. Sub procesos que registra el ingreso de todas las mercancías que provienen de los clientes por diversas causales como despachos incorrectos, calidad así como los insumos, materias primas y empaques sobrantes de procesos productivos. Page 12 of 26

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14 DESPACHO DE MATERIAS PRIMAS. Sub procesos que registra la salida de todas las materias primas nacionales o importadas por ITALCOL S.A, hacia las plantas de producción o clientes de la compañía contando con el apoyo de operaciones de control como el pesaje (Control Bascula) y en el cual intervienen recursos como el turno asignado a los vehículos, la remisión que especifica las cantidades y productos que salen, factura de venta entre otros. Este despacho se realiza de manera coordinada en vehículos que se encargan de transportar la mercancía una vez a esta se le haya registrado su salida con un documento (Remisión o Factura) y validado el peso del carro al ingreso y a la salida de dicha planta o puerto. Podríamos resaltar en este sub proceso, que la mercancía despachada puede salir de puerto, operador portuario o de las plantas propias de ITALCOL S.A. Page 14 of 26

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16 DESPACHO DE PRODUCTO TERMINADO. Sub procesos que registra la salida de mercancías elaboradas por las plantas de ITALCOL S.A y que quedan a disposición del almacén para su respectiva distribución, contando con el apoyo de operaciones de control como el pesaje (Control Bascula) y en el cual intervienen recursos como el turno asignado a los vehículos, la remisión que especifica las cantidades y productos que salen, factura de venta entre otros. Es común que el despacho de producto terminado este soportado por un documento de venta y que el medio de transporte cumpla con las condiciones de control descrita en otros sub procesos, con el fin de validar las toneladas o los kilos de producto que abandonan el almacén. Page 16 of 26

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18 PRESTAMOS ENTRE PLANTAS. Sub procesos que registra la salida de mercancías de una planta de ITALCOL S.A, hacia otra planta de ITALCOL S.A, en calidad de traslados o préstamos, teniendo en cuenta que no siempre este movimiento se realiza de manera física, pues en algunas ocasiones los registros se hacen transaccionalmente en el sistema de información, pero la mercancía sigue reposando en el almacén. Los controles en este sub proceso se realizan según la situación y se apoyan al igual que en los demás sub procesos como el control del peso (Control Bascula) y en el cual intervienen recursos como el turno asignado a los vehículos, la remisión que especifica las cantidades y productos que salen, factura de venta entre otros. Page 18 of 26

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20 CONSUMOS. Sub procesos que registra las salidas de materias primas e insumos del almacén para que hagan parte activa de otros procesos como el de manufactura o negocios especiales de ITALCOL S.A, realizando el respectivo registro en el sistema de información con el ánimo de disminuir el inventario y hacer la imputación contable respectiva. También existen otro tipo de consumos como el de repuestos que basados en una solicitud o requisición por parte de los técnicos que realizan los mantenimientos a maquinaria y equipo de las plantas. Page 20 of 26

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24 DEVOLUCIONES. Sub procesos que registra el ingreso de todas las mercancías que provienen de los clientes por diversas causales como despachos incorrectos, calidad así como los insumos, materias primas y empaques sobrantes de procesos productivos. Page 24 of 26

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26 AJUSTES POR SOBRANTES O FALTANTES. Sub proceso que registra los movimientos de entradas o salidas de mercancía (Materias Primas, Producto Terminado, Insumos y Repuestos), por efecto de los controles realizados en cada una de las plantas como la toma física de inventarios, ajustes por sackof y por tara. Page 26 of 26