Informe Final Municipalidad de Chillón

Transcripción

1 r CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL DEL BIOBÍO DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN Informe Final Municipalidad de Chillón Fecha N Informe : 26 de Julio de IF.A-67/10.-

2 DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN REMITE INFORME IF.A-67/10.- CONCEPCIÓN, 0 3,8 ' r 2 f. ÜI 10 El Contralor Regional que suscribe cumple con remitir a Ud., para su conocimiento copia del Informe IF.A-67/10, que contiene los resultados de una auditoría que este Organismo Fiscalizador efectuó en ese servicio. Saluda atentamente a Ud., MANUEL CE RDA SE[=UL_VI [-)^'A. ABOGAD Contralor Reg onrii d^ l lií >i Contrataría de lb, ep +; < AL SEÑOR SERGIO ZARZAR ANDONIE ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD DE CHILLÁN ájl/hop.-

3 RTE. ANTE SOBRE INFORME FINAL IF.A- 67/10.- CONCEPCIÓN, f), El Contralor Regional que suscribe cumple con remitir a Ud., copia del Informe Final IF.A-67/ 10, y que está relacionado con una visita efectuada en la Municipalidad de Chillán, por la funcionaria de este Organismo Fiscalizador señora Cecilia Espinoza Valenzuela, con el propósito que en su condición de Secretario Municipal de la citada comuna, se sirva entregarlo a ese cuerpo colegiado en la primera sesión que lleve a cabo tal órgano, luego de la recepción del presente informe, ello en virtud de lo dispuesto en el artículo 55, de la ley N , Orgánica Constitucional de Municipalidades. Al respecto, cabe hacer presente que deberá informar a este Organismo Contralor sobre el cumplimiento de tales diligencias en el mismo día en que éstas se materialicen. Saluda atentamente a Ud., MANUEL CERDA SEPUI V4=_-D,.. ABOGADO Contralor Regio nal (Jel Contrato la Gura` al de la F ewú "t!ic, AL SEÑOR SECRETARIO MUNICIPAL DE LA MUNICIPALIDAD DE CHILLÁN JJL/hop.-

4 PNAC/ N INFORME FINAL N A-67 DE 2010, SOBRE AUDITORÍA AL PROGRAMA DE FONDOS DE EMERGENCIA EN LA MUNICIPALIDAD DE CHILLÁN.- CONCEPCIÓN, 2 6 illi En cumplimiento del Plan Anual de Fiscalización de esta Contraloría General para el año 2010, se efectuó una auditoría en el marco de la aplicación del Programa de Fondos de Emergencia, respecto del periodo comprendido entre el 27 de febrero y el 31 de mayo de OBJETIVO La auditoría tuvo por finalidad verificar el cumplimiento de las normas legales y reglamentarias, así como las instrucciones impartidas por el Ministerio del Interior, en relación con los fondos transferidos para pagar compromisos y las adquisiciones originadas con ocasión de la situación de emergencia provocada por el sismo ocurrido el 27 de febrero de 2010; por parte del municipio. (Programa Manos a la Obra). METODOLOGÍA El examen se realizó de acuerdo con las normas y procedimientos de control aceptados por esta Contraloría General, la que comprendió entrevistas, indagaciones, visitas a terreno, verificación de los registros contables, análisis de los documentos de respaldo, y la aplicación de otras técnicas de auditoría que se consideraron necesarias en las circunstancias. AL SEÑOR MANUEL CERDA SEPÚLVEDA CONTRALOR REGIONAL DEL BÍO BÍO PRESENTE CEV

5 CONTRALORÍA REGIONAL DEL BÍO BIO UNIVERSO Y MUESTRA Respecto de los fondos transferidos por el Ministerio del Interior y los montos autorizados para la adquisición de materiales de construcción en el período auditado, en el cuadro siguiente se presentan los universos y muestras examinadas: Concepto Universo Muestra Porcentaje Fondos de Emergencia % Programa manos a la Obra % Cabe indicar que, al 30 de abril de 2010, sólo habían sido aprobados y transferidos al municipio fondos de emergencia por la suma de $ En relación a la muestra del programa "Manos a la Obra", al 30 de abril de 2010, el municipio había recepcionado materiales de construcción desde las empresas proveedoras por la suma de $ RESULTADO DEL EXAMEN Con carácter confidencial, mediante oficio N 3.243, del 1 de julio de 2010, de esta Contraloría Regional, fue puesto en conocimiento de la autoridad comunal el preinforme conteniendo las observaciones establecidas al término de la visita, con la finalidad que formulara los alcances y precisiones que a su juicio procedieran, sin que se diera respuesta, por lo que corresponde mantener todas las observaciones originalmente planteadas. exponen a continuación: Los aspectos más relevantes del examen se 1.- FONDOS PARA SITUACIONES DE EMERGENCIA Fondos transferidos por el Ministerio del Interior a la Municipalidad de Chillán. Servicio Fondos $ Municipalidad de Chillán Recepción Gastos Rendido Saldo Res N 1.746/ Res N 3.575/

6 1.2.- Recepción de los recursos El Ministerio del Interior, aprobó mediante resolución exenta N del 08 de marzo de 2010, recursos por la suma de $ , los cuales fueron contabilizados en la cuenta contable código , denominada "Res. Ex Gastos Terremoto 2010", fondos que fueron depositados con fecha 19 de marzo del 2010, en la cuenta corriente N del Banco Crédito Inversiones, "I. Municipalidad de Chillán". Al respecto, no se determinaron observaciones que formular Uso de los recursos Los recursos remitidos por el Ministerio del Interior fueron utilizados por el Municipio de Chillán en el pago de contratos de arriendo de maquinaria para la demolición y retiro de escombros de inmuebles afectados con motivo del terremoto del día 27 de febrero de Los fondos transferidos fueron rendidos en su totalidad al Ministerio del Interior a través del oficio N 500/427, de 12 de abril de 2010, cuyo detalle se señala a continuación. Comprobantes de Egreso Proveedor Detalle N Fecha Monto $ TOTAL Servicios Forestales Salyjoq Ltda. José Pino Gutiérrez Arriendo de minicargadora y retroexcavadora Arriendo camión tolva Cabe indicar que, si bien los pagos se efectuaron el 5 de abril de 2010, los contratos de arriendo de la maquinaria y camión fueron suscritos con fecha anterior al 16 de marzo del presente año. En relación a la 2 transferencia de fondos aprobada mediante resolución exenta N del 12 de mayo de 2010, por la suma de $ , la cual fue depositada en la cuenta corriente de la Municipalidad de Chillán con fecha 20 de mayo de 2010, cabe indicar que al 31 de mayo de 2010, no se habían efectuado pagos con cargo a estos fondos. 2.- PROGRAMA MANOS A LA OBRA Aspectos de Control Interno Sobre esta materia se observa lo siguiente: a) La entidad edilicia no designó mediante decreto alcaldicio a un encargado del Programa Manos a la Obra, lo que se instruyó en el punto N 10 de la circular N 27 del 30 de marzo del 2010, del Ministerio del Interior. En la práctica, dicha función la cumple la profesional del departamento de desarrollo comunitario doña María Angélica Troncoso Medina, Jefa del departamento de asistencia social de la municipalidad. 3

7 b) El encargado de los materiales de construcción del programa, don Juan Quiñones Manríquez, se encuentra contratado a honorarios por el municipio, lo que dado su calidad jurídica, no le permite realizar dicha función, por cuanto carece de responsabilidad administrativa Recursos Involucrados Al Municipio de Chillán le fueron asignados para la ejecución del Programa Manos a la Obra la suma de $ , monto con el que esa entidad podía adquirir materiales de construcción a las empresas proveedoras Homecenter-Sodimac S.A., Easy S.A. y Construmart S.A. La ejecución del programa se resume a continuación: Municipalidad Monto Gastado $ Monto Rendido $ Saldo $ Chillón % Se debe precisar, que el monto gastado corresponde al valor de los materiales que en el periodo auditado fueron recibidos por la entidad edilicia y que, al 30 de abril de 2010, correspondió a la suma de $ El monto rendido corresponde a aquel que fue informado a través de la página web del Sistema Nacional de Información Municipal - SINIM Incumplimiento de las instrucciones impartidas por el Ministerio de Interior. siguientes observaciones: Al respecto corresponde indicar las Al 31 de mayo de 2010, la empresa proveedora de materiales Easy S.A., mantenía pendiente la entrega de insumos de construcción por la suma de $ , que habían sido solicitados por el municipio mediante la orden de pedido de fecha 13 de abril de 2010, lo que contraviene lo estipulado en el punto N 12 de la circular N 27 del 30 de marzo del 2010, del Ministerio del Interior, ya que el plazo de entrega por parte de las empresas proveedoras, no debía exceder de 48 horas Las empresas proveedoras Homecenter-Sodimac S.A. y Easy S.A., aumentaron el valor de algunos materiales en forma posterior a la solicitud de los pedidos realizados por el municipio y que se encontraban previamente cotizados, situación que no se ajustó a lo instruido en el punto N 6, de la circular N 27 de 30 de marzo de 2010 del Ministerio del Interior. 4

8 -Sodimac Artículos Solicitado Entregado Precio pedido Precio Pa gado Incremento Zinc 0,35x3, % % Pino 2x2x3, % Easv S.A. Artículos Solicitado Entregado Precio pedido Precio Pa gado Incremento Pino 1x4x3, ,34 9% Corresponde señalar, que sólo la empresa proveedora Construmart S.A., respetó en su totalidad la entrega de materiales a los precios cotizados y solicitados Del recuento efectuado a los materiales que se encontraban en la bodega habilitada por el municipio, se determinaron diferencias entre las unidades existentes con el saldo consignado en los registros, respecto de los artículos "zinc acanalado de 3,66 mts." y "fieltro", donde se determinaron unidades en exceso de 14 y 1, respectivamente. En la adquisición de 25 rollos de nylon adquiridos con cargo al programa, se verificó que este artículo no se estaba entregando a los beneficiarios y no se disponía de un control para el mismo Validaciones en terreno siguiente: Al respecto corresponde observar lo Con fecha 06 de mayo de 2010, la beneficiaria doña Sirli Herrera Lillo, Rut N , recibió materiales de construcción por la suma de $ , sin que justificara su utilización. Además, las especies no se encontraron en su domicilio y se desconocía su ubicación Si bien los beneficiarios, doña Daniela Rabanal Muñoz y don Marco Arévalo Contreras, recibieron diversos materiales de construcción de parte del municipio, se debe observar que, en ambos casos, se constató la realización de ampliaciones de las viviendas, las que no correspondían a reparaciones por daños atribuibles al terremoto. 5

9 211!1-IY_... CHI LIS. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA 3.- VALIDACIÓN DE RECEPCIONES DE ARTÍCULOS DESDE LA OFICINA REGIONAL DE EMERGENCIA - OREMI. municipio Recepción de bienes por el El Municipio de Chillán no cuenta con la documentación que acredite la recepción de alimentos y otros artículos que fueron enviados desde la Oficina Regional de Emergencia, así como tampoco de aquellas especies remitidas a través de la Gobernación Provincial de Ñuble. En el cuadro siguiente se muestra el detalle de los bienes enviados al municipio. Detalle Organismo entrega Recepciona Fecha Pallet pañales OREMI No registra Pallet abarrotes OREMI No registra Pallet vienesas OREMI No registra Pallet aceite OREMI No registra Cajas alimentos OREMI Yéssica Daza S Colchonetas OREMI René Correa G Cajas alimentos Gobernación Ñuble Feliciano Peralta Cajas alimentos Gobernación Ñuble Gustavo Concha P Rollos de nylon Gobernación Ñuble Gustavo Concha P El centro de acopio dispuesto por el Municipio de Chillán para las mercaderías recibidas es el Estadio Bicentenario Nelson Oyarzún Arenas, respecto del cual se debe observar lo siguiente; a) No se cuenta con un sistema de registro de inventario que permita controlar los ingresos, salidas y saldos de los bienes almacenados en el recinto deportivo a cargo del administrador, don Arturo Sepúlveda Concha. b) El lugar no reúne las condiciones adecuadas de orden, higiene y seguridad Validaciones en terreno De la muestra seleccionada de beneficiarios, no fue posible validar la ayuda entregada, toda vez que éstos, en general, no recordaban el origen y el detalle de lo recibido. Se debe consignar que el municipio utilizó diversos medios para la entrega de las mercaderías, como las juntas de vecinos, clubes del adulto mayor y parroquias, entre otros. Se debe indicar que, el departamento de desarrollo comunitario del municipio mantiene registros de las recepciones conforme de las personas que recibieron estos beneficios. 6

10 yt r^á X1,1 t. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL DEL DIO BIO CONCLUSIONES Atendidas las consideraciones expuestas durante el desarrollo del presente trabajo, corresponde concluir lo siguiente: 1 La inversión de los fondos transferidos por el Ministerio del Interior a la Municipalidad de Chillán, para atender situaciones de emergencia originadas por el terremoto ocurrido en la región, en general, se ajustó a la normativa legal y reglamentaria vigente y a las instrucciones impartidas sobre la materia. 2 Que si bien el Municipio de Chillán no tiene responsabilidad en cuanto al cumplimiento de los términos del acuerdo marco para el Programa "Manos a la Obra", el que fue celebrado entre el Ministerio del Interior y las empresas de distribución de materiales de construcción, se constataron incumplimientos de estas últimas. 3 Respecto de las materias comprendidas en los puntos y relativas a las validaciones efectuadas en terreno, y referida al centro de acopio dispuesto para la emergencia, corresponde que el Municipio de Chillán regularice las situaciones observadas, de lo cual deberá informar a esta Contraloría Regional del Bío Bío. 4 El Municipio de Chillán, en los días posteriores a la emergencia no implementó registros de los bienes recibidos de parte de la Oficina Regional de Emergencia, razón por la cual no fue posible determinar con exactitud las cantidades de especies recepcionadas. Sobre el particular, la entidad comunal, en lo sucesivo, deberá implementar permanentemente registros que permitan el control de las especies, y mantener la documentación de respaldo pertinente de las recepciones de bienes que provengan de la Oficina Regional de Emergencia o de cualquier otro organismo. Saluda atentamente a Ud., r U Jefe Departamento Control Externo Subrogan te Contraloría General de la República Región del Bío - Bío 7

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