INFORMATIZACIÓN DE SOLICITUDES DE RECUROS Y / O MATERIALES PARA LAS ORGANIZACIONES

Transcripción

1 1.- OBJETIVO Implementar un procedimiento respecto a la entrega de insumos y/o materiales a las Organizaciones Funcionales y Territoriales, para que puedan implementar sus planes de trabajo y que permita informatizar y conocer la entrega de recursos por todos los actores involucrados, Municipalidad de Pudahuel y comunidad en general. 2.- ALCANCE 2.1 Secretaria Municipal (Oficina de Partes) 2.2 Alcaldía. 2.3 Dideco 2.4 Gestión Administrativa 2.5 Bodega Municipal. 2.6 Departamentos y programas 2.7 Organizaciones Comunitarias de la comuna con Personalidad Jurídica. 3.- ACTIVIDADES 3.1 Un representante de las organizaciones territoriales o funcionales, ingresa por Oficina de Partes, un documento (carta de solicitud) requiriendo apoyo en insumos, recursos y/o materiales para implementar sus planes de trabajo e iniciativas, como por ejemplo: bingos solidarios, recuperación de espacios públicos a través del pintado de fachadas y murales, reparaciones de sedes, actividades deportivas y sus premios, etc. El documento ingresado es derivado a la dirección correspondiente (Dideco). u/o otras, según corresponda. 3.2 La Directora de Desarrollo Comunitario recepciona el documento (carta solicitud), sugiere y deriva al Departamento y/o Programa pertinente, para que evalúen, si corresponde el apoyo de acuerdo a los Criterios de Entrega de Recursos a Organizaciones de la Comuna, establecidos en el Ordinario Nº1703/0052 el 27 de febrero del (se anexa). 3.3 El encargado de Depto. o Programa, debe verificar y aplicar criterios para la entrega de apoyo. 3.4 Para ello debe revisar la base de datos de Intranet y verificar la vigencia del directorio de la organización solicitante. 3.5 Una vez verificada la información en la base de datos, el encargado, toma la decisión de apoyar o rechazar la solicitud hecha por la organización funcional o territorial. 3.6 El encargado de Depto. o Programa, (funcionario responsable de elaborar la respuesta), una vez tomada la decisión de apoyo a la iniciativa, elabora respuesta positiva o negativa, según la carta tipo de respuesta a la organización solicitante y envía a la directora de la DIDECO para su

2 visación. Si la respuesta es positiva se debe hacer una solicitud de pedido paralelamente a la respuesta que está descrita en la actividad Nº La Directora de Desarrollo Comunitario, visa el documento de respuesta a la organización solicitante, elaborado por el encargado de Depto. o Programa. Y luego es derivado a la Alcaldía para la firma correspondiente. 3.8 El documento visado por la Directora de Dideco, es firmado por el Sr. Alcalde, y derivada inmediatamente a Oficina de Partes. 3.9 Una vez recepcionado el documento por la Oficina de Partes, este es despachado al domicilio del representante de la organización solicitante Una vez aceptado el apoyo de insumos y/ó materiales a la organización, el encargado de Depto. o Programa, con responsabilidad administrativa, elabora Solicitud de Pedido de Materiales o Servicios a través de Intranet, cuyo sistema otorga un número de registro, el que permite hacer seguimiento al documento La solicitud de pedido, luego de ser ingresada por el encargado de Depto. o Programa, a través de Intranet, es visada por las direcciones pertinentes. Finalmente el Depto. de Gestión Administrativa, realiza la compra de insumos y/o materiales o servicio y cursa una orden de compra, la que permite al encargado de Depto. o Programa, hacer seguimiento y cumplir plazos establecidos para la entrega de los recursos, (esta orden de comprar está en el mercado público) El encargado de Depto. o Programa, realiza seguimiento, si los materiales y/o recursos solicitados fueron ingresados por el proveedor adjudicado a Bodega Municipal Luego de saber que los materiales están en bodega Municipal, un funcionario con responsabilidad administrativa, designado por el encargado de Depto. o Programa, retira los materiales, para ser entregados a la organización solicitante Se ingresan los datos de la organización solicitante al Acta de Entrega de Apoyo a Iniciativas Se entrega del apoyo al representante de la organización, una vez timbrada y firmada el acta El funcionario responsable, archiva el Acta de entrega Finalmente, el funcionario asignado por su jefe directo ingresa a una base de datos, la información del Acta de Entrega, que permite tener un registro de la entrega de insumos y/o materiales solicitados por la organización (se anexa planilla computacional).

3 4.-FLUJOGRAMA (se adjunta)

4 5.- ANEXOS 5.1 Formato de Acta de Entrega. 5.2 Criterios para la entrega de apoyo a las organizaciones. 5.3 Planilla base de datos de Intranet. 5.4 Formato carta de respuesta tipo a las organizaciones. 6.- GLOSARIO - UNIDAD VECINAL (UV): el territorio en que se subdividen las comunas administrativamente, para efectos de descentralizar asuntos comunales y promover la participación ciudadana y la gestión comunitaria, y en el cual se constituyen y desarrollan sus funciones las juntas de vecinos. La delimitación de las unidades vecinales obedece a criterios morfológicos, calles principales, elemento geográfico, historia de ocupación o construcción del territorio, entre otros. - ORGANIZACIÓN TERRITORIAL: las organizaciones comunitarias de carácter territorial representativas de las personas que residen en una misma UV y cuyo objeto es promover el desarrollo de la comunidad, defender los intereses y velar por los derechos de los vecinos y colaborar con las autoridades del Estado y de las Municipalidades. - VECINOS: Las personas naturales, que tengan su residencia habitual en la Unidad Vecinal - ORGANIZACIÓN COMUNITARIA FUNCIONAL: aquella con personalidad jurídica y sin fines de lucro, que tenga por objeto representar y promover valores e intereses específico de la comunidad dentro del territorio de la comuna o agrupación de comunas respectivas. - APOYO INICIATIVAS: Es todo insumo servicio generalmente de carácter material, que requiere una organización comunitaria para, implementar actividades que permitan cumplir con sus objetivos. - INTRANET: Programa interno de la municipalidad para la búsqueda de información y la realización de la solicitudes de pedidos. - VISACIÓN: Firma y/o Vº Bº del director y encargado de programa que indica que han tomado conocimiento de lo solicitado y lo aprueba. - SOLICITUD DE PEDIDO: Formato que se encuentra en intranet y que se insertan los datos de materiales e insumos y servicios que se necesitan para luego entregar a las organizaciones. - ACTA DE ENTREGA: Documento que se completa una vez aprobado los recursos y donde los representantes de la organización solicitan, firman y timbran la recepción conforme del apoyo.

5 Anexo 1 INFORMATIZACIÓN DE REPÚBLICA DE CHILE I. MUNICIPALIDAD DE PUDAHUEL DIRECCIÓN DESARROLLO COMUNITARIO ACTA ENTREGA DE MATERIALES Y/O SERVICIOS Mediante el presente documento, se certifica la entrega del material y/o servicio que se detalla, a la organización denominada P.J Nº. Estos serán utilizados en la actividad a realizarse el día en Dichos implementos fueron solicitados en carta consignada en Prov. Nº Cantidad Detalle del servicio o material entregado Recibí conforme Nombre Rut Cargo Firma Responsable de la entrega Nombre Cargo Firma Pudahuel, AgregarDepto.oPrograma

6 Anexo Nº2 REPÚBLICA DE CHILE I. MUNICIPALIDAD DE PUDAHUEL DIRECCIÓN DESARROLLO COMUNITARIO CRITERIOS PARA EL OTORGAMIENTO DE APOYO MATERIAL A INICIATIVAS DE SOCIALES Solo se otorgara apoyo a la organización con Personalidad Jurídica y directiva vigente a la fecha de la solicitud. Las solicitudes deberán ser planteadas por escrito al Sr. Alcalde e ingresados por Oficinas de Partes, con al menos 30 días de anticipación a la fecha de la realización de la actividad. Esto a fin de disponer del tiempo suficiente para evaluar el requerimiento y si procede, gestionar por el Sistema Chile Compra, su adquisición o arrendamiento, según corresponda. Las solicitudes deberán presentar concordancia con los fines de la organización y estar respaldadas por un Plan de Trabajo, donde se expresen objetivos y metas de las actividades, como también los aportes propios para su implementación. Debe adjuntar el Plan de Trabajo a la solicitud. Dicha condición de salud, mediante el informe médico correspondiente. De cualquier manera, se les recuerda que la Municipalidad otorga atención a estos casos, a través del Departamento de Acción Social de la Dirección de Desarrollo Comunitario. Las Organizaciones serán favorecidas con este tipo de aporte por una sola vez en el año. El aporte de la Municipalidad debe entenderse como una contribución parcial a la implementación de la iniciativa, de manera que en la eventualidad de no ser otorgado, la ejecución de la actividad no se ve afectada. No se apoyara traslado para funerales, salvo en aquellos casos en que se trate del deceso de un dirigente/a. Estos criterios entraran en vigencia a contar del 1 de abril del 2009.

7 Anexo Nº3 BASE DE DATOS (DEBEN PONERSE LOS DATOS O LA HOJA QUE ESTA EN INTRANET) Nº 1 NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL DIRECCION Y UNIDAD VECINAL TIPO DE APOYO Nº DE INGRESO MONTO EN DINERO $

8 Anexo Nº 4 INFORMATIZACIÓN DE Carta ejemplo ORD. / ANT.: Ingreso Nº de fecha. MAT.: PUDAHUEL, DE : ALCALDE I. MUNICIPALIDAD DE PUDAHUEL A : SR. PUDAHUEL. Por el presente documento, le saludo cordialmente y tengo el agrado de informarle que su solicitud de premio para el bingo del día ha sido aceptada, por lo que ruego coordinar la recepción de este aporte con el Sr., Encargado Territorial, en Casa de Todos, Av. La Estrella Nº962, teléfono Sin otro particular y deseándoles éxito en la actividad, se despide fraternalmente. ALCALDE DISTRIBUCIÓN: - Sr.

9 ORD. / ANT.: Ingreso Nº de fecha. MAT.: PUDAHUEL, DE : DIRECCION DESARROLLO COMUNITARIO A : SRA. PUDAHUEL SUR. Junto con saludarle, por el presente documento me permito informar a Ud. que por razones de tiempo y motivo del requerimiento, no nos fue posible atender su solicitud de premio para bingo a realizarse el día 8 de marzo del presente. Cabe señalar que las solicitudes de esta índole, deben ser ingresadas con a lo menos, 20 días hábiles de anticipación a la fecha de ejecución de la actividad, de manera que ésta pueda ser evaluada. Esperando que esta respuesta no haya constituido un impedimento para la realización de la actividad. Se despide atentamente, DISTRIBUCIÓN: - Sra. DIRECTORA (S) DESARROLLO COMUNITARIO