Modulo de Compras de Farmacia Hospitalaria 13/08/2008 1

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Elvira Tebar Ramos
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1 Modulo de Compras de Farmacia Hospitalaria /08/2008 1

2 Sistema de Compras de Farmacia Tiene dos circuitos Básicos NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS A PROVEEDORESDE FARMACOS E INSUMOS INGRESO DE FACTURAS Y REMITOS 2

3 NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS A PROVEEDORESDE FARMACOS E INSUMOS Generación de Necesidades En forma automática en base a los puntos de reposición fijados en el sistema de stock de farmacia En forma manual Pedidos a Proveedores Se genera las ordenes de compras a los proveedores 3

4 INGRESO DE FACTURAS Y REMITOS VALIDACIONES DEL MODULO DE COMPRAS DE FARMACIA AL INGRESAR UNA COMPRA VERSION O SUPERIOR DEFICIONES Se guardan todas las cantidad en forma unitaria, es decir: cantidad de unidades ( comprimidos, ampollas, etc.) NUNCA CAJAS precio de compra por unidad ( es decir el precio del comprimido o de la ampolla) nunca precio de caja o del total de unidades compradas precio de venta por unidad ( es decir el precio del comprimido o de la ampolla) nunca precio de caja o del total de unidades compradas PROCESO A NIVEL DE LA FACTURA DE COMPRA O REMITO 1. GUARDAR EL ENCABEZADO CON LOS DATOS DEL PROVEEDOR (QUE PREVIAMENTE TIENE QUE ESTAR DADO DE ALTA EN LA BASE DE PROVEEDORES) 2. FECHA E IVA CUIT PROCESO DE INGRESO DE LA COMPRA A NIVEL DE CADA ITEM 1. BUSCAR EL PRODUCTO QUE FIGURA EN LA FACTURA A INGRESAR (QUE PREVIAMENTE TIENE QUE ESTAR DADO DE ALTA EN LA BASE DE VADEMECUM FARMACOS E INSUMOS) 2. AL BUSCAR EL PRODUCTO TRAE EL PRECIO DE COMPRA PACTADO EN LA ORDEN DE COMPRA Y ESE LO PONE POR DEFAULT, EL OPERADOR PUEDE CAMBIARLO SI NO CORRESPONDE. 3. INGRESAR CANTIDAD DE UNIDADES COMPRADAS (NO CAJAS) 4. INGRESA EL VALOR DEL PRECIO DE COMPRA UNITARIO SIN IVA EN EL CASO DE QUE NO TENGA EL PREICIO UNITARIO, EL SISTEMA EL PREMITE HACER EL CALCULO SI TUVIERA EL PRECIO TOTAL DE LA COMPRA DE ESE ITEM Y DARLE EL VALOR DE LA UNIDOSIS, PERO SIEMPRE VA A REGISTERAR EL PRECIO UNITARIO A MODO DE REFERENCIA TRAE DEL MAESTRO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS (VADEMECUM) LA DEFICION DE LA CANTIDAD DE UNIDADES POR CAJA ESTA NO SE PUEDE MODIFICAR 5. PRECIO DE VENTA: El sistema trae el precio de venta UNITARIO SIN IVA que este definido en el vademécum EL SISTEMA CONTROLA QUE ESTE NO SEA MENOR AL PRECIO DE COMPRA MAS EL 20 %. Si fuera menor no lo deja ingresar hasta que el operador lo modifique antes de guardarlo. ACLARACION EL PRECIO DE VENTA QUE SE MODIFIQUE VA A SER EL QUE SE COMPRE LUEGO EN EL SISTEMA DE FACTURACION, RECEPCION AUDITORIA Y DISPENSACION DE FARMACOS. 4

5 INGRESO DE FACTURAS Y REMITOS VALIDACIONES AL MOMENTO DE GUARDAR Controla que tenga por lo menos una unidad por envase No deja guardar el precio de compra unitario en cero, si se hubiera cargado el precio de compra total del ítem (no de las cajas) lo recálcala automáticamente. ACLARACION, siempre debe ser el precio total de las unidades compradas (comprimidos, ampollas) nunca de las cajas totales compradas. Verifica que el precio de compra total tenga relación con el precio unitario Verifica que tanto la cantidad de unidades, el precio de compra y el precio de venta no estén en cero Si es un fármaco le obliga a poner la fecha de vencimiento de la partida. Consideraciones generales No deja hacer modificaciones si hay un error se tiene que dar de baja y reingresar. 1. Si da de baja lo que ingreso lo descuenta de stock, OJO NO VUELVE A ATRÁS EL PRECIO DE VENTA NI EL DE COMPRA SI SE HUBIERAN MODIFICADO REFERENCIADO EN EL VADEMCUM EL SOLO SE MODIFICARA CON LA SIGUIENTE COMPRA O EN FORMA MANUAL EN EL VADEMECUM O A TRAVES DE LA ACTUALUIZACION CON EL MANUAL FARMACEUTICO 5

6 INGRESO DE FACTURAS Y REMITOS PROCESOS AL MOMENTO DE GUARDAR EN LA TABLA DE DETALLE DE COMPRAS ( FARCOMPRASDETALLE) ID DE FACTURA O REMITO DE COMPRA ID DEL FARMACO O INSUMO DEFINIDO EN EL VADEMECUM GUARDA FECHA DE VENCIMIENTO DE LA PARTIDA COMPRADA LAS CANTIDADES UNITARIAS COMPRADAS ( SOLO LAS UNITARIAS) EL PRECIO DE COMPRA UNITARIO EL PRECIO DE VENTA UNITARIO GUARDA SI ES GRAVADO O NO GUARDA LA FECHA DE COMPRA GUARDA EL ID DE LA ORDEN DE COMPRA EN LA TABLA DE VADEMECUM SUMA A STOCK LAS CANTIDADES CONTRADAS EN UNIDOSIS GUADA EL PRECIO DE LA ULTIMA COMPRA UNITARIO GUARDA EL PRECIO DE VENTA POR CAJA ( CALCULANDOLO A PARTIR DE EL PRECIO DE VENTA UNITARIO POR LA CANTIDAD DE UNIDADES DEL ENVASE DEFINIDOS EN EL VADEMECUM) EL FORMULARIO DE VADEMUN MUESTRA AMBOS ACLARACION: EL SISTEMA MANEJA TODO POR UNIDOSIS DADO QUE HAY QUE GUARDAR LA COMPATIBILIDAD CON EL SISTEMA DE ACUTALIZACION DE PRECIOS DE VENTA DEL MANUAL FARMACEUTICO Y DEL KAIROS ES QUE ES NECESARIO TENER EL PRECIO DE VENTA POR CAJA ACLARACION: LA FECHA DE VENCIMIENTO DE LA PARTIDA COMPRADA SE GUARDA EN LA BASE DE DATOS DE FARCOMPRAS MANTENIENDOSE AHÍ LA FECHA DE VENCIMIENTO DE CADA PARTIDA LA CUAL PUEDE VERSE EN EL FORMULARIO DE VADEMECUM 6

7 Maestros Proveedores Vademécum Del Modulo de Compras circuito (Necesidad /Pedidos) FAR COMPRAS Tablas involucradas (PEDIDOS ENCABEZADOS) en la misma se guardan los encabezados tanto de los pedidos u ordenes de compras que se realicen a los proveedores como las necesidades que se hayan generado y que todavía no estén asignadas a un proveedor particular. FAR PEDIDO DETALLE: en la misma se guarda el detalle de todos los insumos y fármacos involucrado en esa orden o necesidad Circuito de ingreso de remitos y facturas de las mercaderías enviadas por los proveedores Far Compras Factura: Encabezado de la Factura y remitos Far Compras Detalle: en la misma se guarda el detalle de todos los insumos y fármacos involucrado en esa factura o remito 7

8 CIRCUTO DE COMPRAS NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS A PROVEEDORESDE FARMACOS E INSUMOS frmcomprasnecesidadorden TABLA FAR COMPRAS PEDIDOS ENCABEZADOS CboTipoDocumento ( Necesidad/Pedido a Proveedor) TABLA FAR PEDIDO DETALLE Agregados txtnumcuentacontable Se agrega filtro por necesidad en frmcomprasnecesidadordenbusq 8

9 CIRCUTO DE COMPRAS INGRESO DE FACTURAS Y REMITOS Formulario frmfarmacomprasdetalle Tabla Far Compras Factura Cuando es una factura el detalle lo guarda por idfacturacompra, cuando es un remito lo guarda poridremitocompra En Formulario frmfarmacomprasdetalle Campo CboTipoDocumento (Núm Factura=0 Num Remito=1) tipo int no permite no nulos valor default=0 en la tabla Formulario frmfarmacomprasdetalle Tabla Far Compras Detalle Agregados txtnumcuentacontable IDRemitoCompra IDFacturaCompra 9

10 Interfaces Bionexo Sistemas contables Walbot Quality Soft Isis Aplay System 10

11 Funcionalidades Generación de ordenes de compras Listado de Pendientes (entre las ordenes de compras asignadas a un proveedor y las mercaderías ingresadas por los remitos y facturas ) Actualización de precios de venta y compra Ingresos de partitas por compra 11

12 Integración con el modulo de Stock 12

13 Gracias por su atención Cualquier consulta pueden enviarla por mail al foro /08/

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