Manual Módulo Control Stock

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1 Página 1 de 29 Manual Módulo Control Stock

2 Página 2 de 29 Tabla de contenidos Tabla de contenido INTRODUCCIÓN... 3 Acceso a RASVALDIVIA... 4 Módulo Control Stock... 5 Menú Mantenedor... 5 Unidad de medida... 5 Tipo de Bodega... 6 Bodega... 7 Rubro/Sub rubro / Rubro básico producto Producto... 8 Proveedores... 9 Centro de Costo Menú Relaciones Usuario/ Bodega Centro de Costo/ Usuario Centro de costo/ Bodega Centro de costo/producto Centro de Costo/Programa Menú Movimiento Recepción a proveedor Traspaso Bodega Egreso de insumos Ajustes Menú informes Bincard Existencias Consumos Consulta de documento Consumo Insumos por paciente Control de versiones

3 Página 3 de 29 INTRODUCCIÓN La atención farmacéutica es un conjunto de prestaciones que el profesional Químico Farmacéutico puede ofrecer como apoyo a la atención de salud con el objetivo de contribuir a mejorar el nivel de salud en la población colaborando en la educación del uso racional de medicamentos, a través de algunas estrategias que se mencionan a continuación: Promover la responsabilidad del paciente en el uso racional de los fármacos y de la familia en el cuidado del enfermo Informar y educar al equipo de salud y pacientes sobre los medicamentos y algunos usos y prácticas de la medicina tradicional Organizar, implementar, desarrollar, controlar y evaluar un sistema de suministro de medicamentos e insumos terapéuticos, oportuno, expedito, eficiente y accesible, que permita dar cumplimiento a las acciones de salud Dentro de este último punto es que resulta fundamental contar con una herramienta de apoyo que permita mantener actualizado el stock de medicamentos de un establecimiento y facilitar su reposición y traspaso a la entidad que lo requiera. Actualmente, el Módulo de Control de Stock, permite realizar movimientos de recepción de productos a proveedor y traspasos entre distintas bodegas y/o establecimientos. Además facilita la gestión de bodega, pues cuenta con distintos reportes de bincard, consumo, stock total valorizado, informe de vencimientos, etc. El objetivo de ese documento, es mostrar en detalle las distintas funcionalidades que ofrece el Módulo Control Stock. 3

4 Página 4 de 29 Acceso a RASVALDIVIA RASVALDIVIA es una página web a la que se puede acceder desde el navegador Chrome, por las siguientes direcciones: Dentro de la Red MINSAL: Red externa: Dentro de la página, se debe seleccionar el botón RASVALDIVIA donde solicitará nombre de usuario y contraseña: 4

5 Página 5 de 29 Módulo Control Stock Ya dentro del sistema, se selecciona el botón Control de stock para ingresar al módulo. Menú Mantenedor Este menú permite ingresar datos que faltan para el sistema funcione de manera óptima: Unidad de medida, Tipo de bodega, Bodega, Rubro producto, Sub rubro producto, Rubro básico producto, Producto, Proveedores, Centro de Costo y Programa. Unidad de medida El menú de Unidad de Medida permite ingresar nuevas unidades si se requieren: Buscador La pantalla inicial de este mantenedor, muestra el listado de Unidades existentes en el sistema y un buscador en la parte superior para verificar si la unidad está creada o no, con el objetivo de no generar duplicidades. La búsqueda se puede realizar por código o descripción de la unidad. Si se quiere inactivar una unidad de medida, se deberá presionar el símbolo rojo, para editar el lápiz azul y para volver a activar el símbolo verde. 5

6 Página 6 de 29 Si la unidad no existe en RASVALDIVIA, se presiona el botón Nuevo, que abrirá una pantalla emergente donde se podrá ingresar una nueva Unidad de Medida con su respectivo código (números y/o letras). Luego se debe presionar el botón Guardar. Tipo de Bodega Al igual que el mantenedor anterior, la página inicial muestra el listado de Tipos de bodega existentes en el sistema y un buscador en la parte superior para verificar si el tipo de bodega está creado o no, con el objetivo de no generar duplicidades. La búsqueda se puede realizar por código o descripción del tipo de bodega. Si se quiere inactivar un tipo de bodega, se deberá presionar el símbolo rojo, para editar el lápiz azul y para volver a activar el símbolo verde. Si el tipo de bodega no existe en RASVALDIVIA, se presiona el botón Nuevo, que abrirá una pantalla emergente donde se podrá ingresar un nuevo Tipo de bodega con su respectivo código (números). Luego se debe presionar el botón Guardar. 6

7 Página 7 de 29 Bodega En este caso, la pantalla inicial tiene más información que las anteriores ya que además del código y descripción de las Bodegas creadas, muestra los establecimientos y centros de costo a los que pertenece. Cuenta con distintos buscadores según el ítem que se desee filtrar. Cada bodega se puede activar, inactivar o editar de la misma manera que se detalló anteriormente. 7

8 Página 8 de 29 Si la bodega no está creada en RASVALDIVIA, se debe presionar el botón Nuevo que abrirá una pantalla emergente que entregará un código numérico automáticamente, se debe ingresar: descripción, ubicación, establecimiento, y tipo de bodega, además el centro de costo a la que está asociada. Finalmente se debe presionar el botón Guardar. Rubro/Sub rubro / Rubro básico producto La pantalla inicial muestra código y descripción de los rubro de producto creados, así como el buscador de éstos y los botones para activar, inactivar y editarlos. Si se necesita crear otro Rubro de Producto se pincha el botón Nuevo y se ingresa código y descripción del nuevo rubro. Finalmente, se presiona Guardar. El mantenedor de Sub rubro producto y Rubro básico producto funciona de igual manera. Producto Esta funcionalidad permite tener actualizados los productos que van adquiriendo los distintos establecimientos en el transcurso del tiempo. En la pantalla inicial, se observa el listado de productos ya creados con la opción de editar, activar o inactivar al costado derecho de cada uno. En la parte superior de este listado hay un cuadro de búsqueda que permite ingresar el código o la descripción del producto que se requiere. 8

9 Página 9 de 29 Si el producto no se encuentra creado, se debe seleccionar el botón Nuevo, que abrirá una pantalla solicitando los datos de dicho producto: Código, Descripción, Rubro producto, Sub rubro producto, Rubro básico producto, Unidad de pedido y 4 check box donde se debe seleccionar si el producto: Es elaborado, Es Materia Prima, Tiene vencimiento, Tiene Lote y si pertenece al arsenal REM del Servicio de Salud Valdivia. En este caso, el código se generará automáticamente como un correlativo según el Rubro de producto seleccionado. Luego de ingresar todos los datos requeridos, se deberá seleccionar el botón Guardar. Proveedores Considerados como tal por abastecer de medicamentos e insumos médicos a los establecimientos que componen la red de salud. Su mantenedor, al igual que el mantenedor de productos, muestra el listado de proveedores ya creados con la opción de editar, activar o inactivar al costado 9

10 Página 10 de 29 derecho de cada uno. En la parte superior de este listado hay un cuadro de búsqueda que permite ingresar el código o la descripción del proveedor que se requiere. Si el proveedor no se encuentra creado, se debe seleccionar el botón Nuevo, que abrirá una pantalla solicitando los datos del nuevo proveedor: Rut, Razón social, Nombre fantasía, Dirección, Comuna, Teléfono, Fax, Persona- Contacto, y Observaciones. Finalmente y para conservar la información se deberá presionar el botón Guardar. Centro de Costo La pantalla inicial de este mantenedor muestra el listado de Centros de Costo creados, detallando Código, Descripción y Establecimiento al que pertenece cada uno de ellos, pudiendo hacer una búsqueda con cualquiera de esos datos. Al lado derecho de cada Centro de Costo, se encontrará la opción de editar, activar o inactivarlos. 10

11 Página 11 de 29 Para crear un Centro de Costo se debe presionar Nuevo, para abrir la pantalla que solicitará: Código, Descripción, Establecimiento y detallar si es abastecimiento. En este mantenedor, el código será un número correlativo asignado automáticamente. Luego de ingresar los datos, se presionará el botón Guardar. Menú Relaciones Menú que permite asociar usuarios, bodegas, centros de costo y productos según los requerimientos de cada perfil de usuario y de flujo de productos entre bodegas. Las relaciones que se realizan son: Usuario/Bodega, Centro de Costo/Usuario, Centro de Costo/Bodega, Centro de Costo/Producto y Centro de Costo/Programa. Usuario/ Bodega Funcionalidad que permite asociar un usuario a una bodega determinada a la que tendrá acceso asignando los permisos que tendrá en ella. 11

12 Página 12 de 29 En primera instancia se debe seleccionar el proyecto (Receta o Control de stock), Usuario y el establecimiento. Así se desplegará la otra parte de la pantalla que muestra los Centros de Costo del establecimiento, al seleccionar uno de ellos haciendo click sobre el nombre, al lado derecho mostrará las bodegas que tiene asociado el usuario en ese Centro de Costo. Al lado derecho de la bodega asociada, se muestra el detalle de los permisos que tiene el usuario para dicha bodega, en el ejemplo, el usuario tiene acceso a: - Consulta: Es decir, tiene acceso a reportes, bincard, consultas de stock, de dicha bodega. - Entrada: Puede hacer recepciones de productos a la bodega. - Salida: Puede entregar productos desde su bodega a través del sistema. Para modificar estas opciones, se debe presionar el lápiz azul que se encuentra a la derecha. Para eliminar la asociación entre la bodega y el usuario, se presiona el ícono rojo. Si lo que se requiere es asociar una nueva bodega al usuario, se deberá presionar Agregar bodega, donde se abrirá una pantalla con las demás bodegas asociadas al Centro de Costo seleccionado. Se hace click en el nombre de la bodega y luego se presiona el botón Agregar. 12

13 Página 13 de 29 Centro de Costo/ Usuario Para completar la asociación del usuario a bodega, es necesario asociarlo además al centro de costo correspondiente a dicha bodega. Para ello se debe seleccionar el Centro de costo, y luego arrastrar el usuario del lado izquierdo al derecho, finalmente presionar Guardar. En la parte inferior izquierda hay un cuadro que permite buscar por nombre de usuario. Centro de costo/ Bodega Para asociar una bodega a un centro de costo, se hace igual que en el punto anterior, se selecciona el Centro de costo, y luego se arrastra la bodega que se desea asociar, desde el lado izquierdo al derecho, finalmente presionar Guardar. 13

14 Página 14 de 29 Centro de costo/producto Para poder realizar la Recepción a proveedor de un producto, es necesario que esté asociado al establecimiento, tanto a la Farmacia como a la Bodega Central. Primero se debe seleccionar el Centro de costo, luego el rubro, sub rubro y rubro básico producto haciendo click en cada uno de ellos. Más abajo se observarán los productos correspondientes a la clasificación seleccionada y que ya se encuentran asociados al centro de costo. Sobre el listado de productos hay un recuadro blanco que permite facilitar la búsqueda. Al lado derecho del nombre, hay un ícono rojo que permite eliminar la asociación entre un producto y el Centro de Costo seleccionado. Por el contrario, para asociar un producto, se debe seleccionar el botón Agregar producto. 14

15 Página 15 de 29 Se abrirá una nueva pantalla que mostrará el listado de productos que no han sido asociados al centro de costo seleccionado, los que se marcan con un click y luego se asocian presionando el botón Agregar. Es posible agragar más de un producto a la vez manteniendo presionada la tecla Ctrl+ Click. Centro de Costo/Programa Para hacer movimientos de traspaso, recepciones a proveedor y ajustes, se requiere de al menos un programa o proyecto. En este mantenedor de relaciones primero se selecciona el Centro de Costo y luego se arrastran uno a uno los programas que se desean asociar. Finalmente se presiona el botón Guardar. 15

16 Página 16 de 29 Menú Movimiento Permite realizar movimiento de productos entre las distintas bodegas de RASVALDIVIA ya sea dentro del establecimiento o fuera de él. Cada movimiento generará un informe con el resumen del movimiento de productos realizado. Recepción a proveedor Esta funcionalidad permite ingresar los productos que llegan al establecimiento según sus requerimientos. Tiene definida dos partes: - La primera en que se ingresa el si tipo de movimiento es con o sin IVA, Centro de Costo, Tipo de documento y su número, Rut del proveedor, Consumo, Fecha documento, Bodega y Tipo de Recepción y número de compra. Luego de ingresar estos datos, se presiona el botón Crear, para habilitar el detalle de la recepción. - La segunda, donde se ingresa el listado de productos perteneciente al documento ingresado anteriormente. Aquí se debe detallar para cada producto: Nombre, Proyecto/Programa, Cantidad solicitada, Cantidad recibida, Número de lote, Fecha de vencimiento y Precio total. Finalmente se presiona el ícono + para agregar el producto a la lista. El código y la Unidad Mínima, aparecerán por defecto al ingresar el nombre del producto. Los productos agregados a la lista pueden ser eliminados con el ícono rojo de la derecha. Al final de la página hay un campo libre donde se pueden ingresar las Observaciones que sean necesarias. 16

17 Página 17 de 29 Traspaso Bodega Funcionalidad que mantendrá el flujo de productos tanto dentro como fuera del establecimiento. Consta de 3 pasos: 1. Solicitud: Donde el usuario debe detallar la bodega de origen (Desde la bodega) y de destino (Hacia la bodega) de la solicitud, el motivo, fecha de solicitud y el programa. Luego se presiona Crear para continuar con la descripción y cantidad del producto. Código, Unidad de mínima, ($) Unitario y Total (S) se verán por defecto al ingresar la descipción del producto. Al ingresar los datos del producto se presiona el ícono + para agregar al listado de la solicitud. Al igual que en el caso anterior los productos se pueden eliminar de la lista con el ícono rojo de la derecha. Cuando ya se ha revisado la solicitud, se presiona el botón Guardar para enviar la solicitud a la bodega de destino. 17

18 Página 18 de Entrega: En el segundo paso, el usuario de la bodega de destino verá en su pantalla el listado de solicitudes pendientes por entregar. Debe seleccionar haciendo click sobre la fila y luego presionar el botón Entregar. Se abrirá una pantalla con el campo de entrega libre para ingresar la cantidad, luego por cada producto se debe seleccionar el martillo de la derecha para seleccionar lote y fecha de vencimiento de los productos a entregar. Mas abajo, se ingresa el nombre de quien retira los productos y tiene disponible un campo para ingresar alguna observación. Finalmente se presiona el botón Guardar. 3. Recepcionar: Finalmente la bodega que hizo la solicitud, recibe el producto y verifica que lo enviado físicamente corresponda a lo enviado por sistema. En pantalla se podrá observar el listado de recepciones pendientes, seleccione haciendo click en la fila y luego presione el botón Recepcionar. 18

19 Página 19 de 29 Se abrirá una pantalla con los productos a recepcionar, donde el usuario debe ingresar la cantidad recepcionada físicamente y finalmente Guardar. Egreso de insumos Funcionalidad que permitirá mantener actualizado el stock de insumos en un establecimiento. Existen dos opciones: hacer un egreso por paciente o por unidad. - Egreso de insumos por paciente: El sistema solicitará el ingreso del Rut de paciente que utilizó los insumos a rebajar. Luego se abrirá una pantalla que en primera instancia mostrará los datos del paciente: Nombre, Rut, Edad, Fecha de nacimiento, Dirección, Fono, Ficha y Previsión. 19

20 Página 20 de 29 Más abajo hay un apartado donde se debe seleccionar el nombre de la Unidad o servicio del que se descontarán los insumos, fecha de atención al paciente, Rut del profesional que lo atendió, Set de insumos, y un campo libre de observaciones. El set de insumos se refiere a un conjunto de insumos clínicos frecuentemente utilizados en una Unidad y/o Servicio. El objetivo de estos set es tener predeterminado el listado de productos a descontar, para que el usuario no digite uno a uno cada vez que lo requiera. Para agregar un set, se selecciona y luego se presiona el ícono +; para quitar el set con todos sus productos, se presiona el ícono -. Al seleccionar un set, se copia el listado completo de insumos clínicos con la respectiva cantidad, previamente definida por el servicio del establecimiento, y que es cargada por base de datos. Si se desea editar dicha cantidad, se debe seleccionar el lápiz que se encuentra a la derecha de cada producto, si se desea eliminar el insumo clínico del listado, se presiona el ícono -. Además de contar con el set, está la opción de Buscar insumos donde el usuario puede ingresar la descripción del producto y la cantidad a descontar. Como en casos anteriores, el código, unidad mínima, ($) unitario y ($) Total aparecerán por defecto. Para agregar el producto al listado se presionará el botón +. - Egreso de insumos por unidad: En esta funcionalidad, el sistema solicitará seleccionar la Unidad/ Servicio, Fecha de atención, Profesional a cargo de la unidad/servicio, seleccionar un set e ingresar opcionalmente una observación. 20

21 Página 21 de 29 Al igual que en el caso anterior, estará disponible el boton Buscar insumos para seleccionar productos específicos, sin tener que copiar un set, o bien para agregar otro producto. Es importante destacar que, el crear set de insumos es una ayuda y no una obligación por parte del establecimiento para trabajar con esta funcionalidad. Por lo tanto, si no se tendrán predefinidos los Sets de insumos, se deberán buscar directamente desde el botón Buscar insumos. Considerar que, en el listado de productos, se indica a que set pertenece cada uno. Ajustes Movimientos de ingreso y salida que permiten llevar un control real del stock de productos en las distintas bodegas del establecimiento. - Ajuste de ingreso: Permite agregar productos a una bodega. Para lo cual se deberá seleccionar: tipo de movimiento (ingreso), si será considerado o no el IVA, Centro de costo, Tipo de documento y número, Rut, Motivo del ajuste, Fecha del documento, Bodega, y luego presionar el botón Crear para habilitar ingreso de productos. En este último se deberá ingresar la descripción, valor unitario, n de lote, fecha de vencimiento y cantidad del producto, y luego agregar con el ícono +. En el detalle de los productos, se puede editar lo ingresado seleccionando el ícono rojo del lado derecho del producto. Además hay un espacio disponible para ingresar observaciones. Finalmente, se presiona el botón Guardar, generándose un documento con el resumen del ajuste. 21

22 Página 22 de 29 - Ajuste salida: Es muy similar al anterior, sólo que se debe seleccionar lote y fecha de vencimientos ya ingresados, no se ingresan manualmente. Al igual que en los demás movimientos, se generará un documento de respaldo. Menú informes Permite recopilar la información ingresada desde las distintas funcionalidades del módulo. Bincard - Stock valorizado: Muestra el listado completo de los productos con y sin stock por bodega, con su valorización correspondiente. 22

23 Página 23 de 29 - Tarjeta bincard: Muestra todos los movimientos por producto de una bodega determinada, en el rango de fechas que el usuario seleccione. Se puede descargar en formato PDF e imprimir. 23

24 Página 24 de 29 Existencias - Vencimientos: Muestra el listado de productos por bodega, ordenados desde lo que se encuentra más próximo a vencer. Es posible imprimir dicho documento. 24

25 Página 25 de 29 - Lotes: Esta consulta permite buscar los lotes de un producto en una bodega determinada, con sus respectivas fechas de vencimiento. Documento puede ser impreso. - Existencia de un producto: Permite verificar la existencia de un producto en las distintas bodegas del establecimiento. Tiene la opción de imprimir. 25

26 Página 26 de 29 Consumos Se descarga en formato Excel, y muestra la cantidad de productos utilizada en un rango de tiempo y bodega determinado. La consulta se puede hacer de un producto determinado, o bien seleccionando Todos los productos. En este caso se puede obtener información de: - Bodega Central: Cuyo consumo reflejará todo lo que egresó por Entrega de traspaso. - Farmacia Central: Donde el consumo corresponderá a todo lo que ha sido entregado por recetas a través de RASVALDIVIA. Además del consumo muestra el stock actual del producto y: - Stock crítico: Cantidad de producto requerido para un mes de consumo (en rojo) - Stock mínimo: Cantidad de producto requerido para dos meses de consumo (en amarillo) - Stock máximo: Cantidad de producto requerido para seis meses de consumo (en verde) 26

27 Página 27 de 29 Consulta de documento Muestra todos los documentos que se han generado en el módulo, seleccionando la bodega de origen del documento, tipo de documento y número (si es que se dispone de este dato, no es obligatorio). Si no se tiene el número de documento, la búsqueda se puede realizar seleccionando la opción todos los documentos, en un rango de fechas determinado. Para hacer la consulta, se selecciona el documento con un click y luego en Ver documento. Si se ingresa el número de documento, se abrirá automáticamente con la opción de imprimir. 27

28 Página 28 de 29 Consumo Insumos por paciente Reporte que muestra el listado de insumos utilizados por un paciente en un rango de fechas determinado. Se descarga en formato Excel con el detalle: código producto, nombre, tipo, fechas de la consulta, bodega, consumo y saldo actual. 28

29 Página 29 de 29 Control de versiones Revisión Fecha Autor Correo Versión 01 06/09/2012 Maria de los Angeles Torres Noriega Versión 02 27/02/2014 Gustavo Tripailaf Manqui 13/10/2017 Natalia González Peña 29