OFICINA VIRTUAL SIS MANUAL DE ESTUDIANTE

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3 Tabla de Contenidos Capitulo 1 Bienvenido a la Oficina Virtual SIS 4 Introducción 4 Descripción General de la Oficina Virtual SIS. 4 Uso de la Oficina Virtual SIS.5 Ingreso a la Oficina Virtual SIS. 6 Consulta Certificación.7 Capitulo 2 Herramientas de Usuario.8 Listado de integradores.8 Cambio de Correo..8 Cambio de Contraseña. 9 Listar inscripciones 10 Retiro de Cursos Cancelación Inscripción 11 Ver Actualizar Ficha..12 Salir del sitio.13 BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 3 de 13

4 Capitulo 1 Bienvenido a la Oficina Virtual SIS 1.1 Introducción La Oficina Virtual SIS (Student Information System) es la herramienta que permite realizar los procesos administrativos correspondientes a la formación en ambientes virtuales de aprendizaje, registra y muestra información contenida en la base de datos de la Comunidad Educativa Virtual. El manual de estudiante de la Oficina Virtual SIS comienza por la descripción general de la aplicación, definición de las áreas de la oficina virtual y la forma de uso de las herramientas incluidas en ésta. Posteriormente se realiza la descripción detallada de cada una de las herramientas y cómo deben utilizarse de manera secuencial. 1.2 Descripción General La Oficina Virtual SIS está comprendida por tres partes básicas distribuidas dentro de la página como se muestra a continuación: BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 4 de 13

5 Encabezado Muestra el logo del SENA y el banner de la comunidad educativa virtual (CEV). Área de Trabajo Menú Es el espacio destinado para interactuar con las herramientas de la aplicación, en ésta área se muestra información de cursos, inscripciones etc. Como también aparecerán los formularios y/o formatos de ingreso de datos dependiendo de la herramienta utilizada. En ésta área se encuentran las herramientas del usuario organizadas por temas, los temas se encuentran en letra blanca con fondo gris oscuro y las herramientas con letra negra con fondo gris claro. Para acceder a las herramientas se debe hacer clic sobre el respectivo vínculo. 1.3 Uso de la Oficina Virtual SIS Las herramientas incluidas en la oficina virtual siguen un sistema secuencial por pasos los cuales se encuentran definidos en la parte derecha del área de trabajo, al ir completando cada paso la aplicación mostrará el siguiente hasta que termine el proceso respectivo finalizando con la confirmación por parte del sistema en el que se indica que el proceso se llevó a cabo correctamente como se muestra en la figura a continuación: BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 5 de 13

6 1.4 Ingreso a la Oficina Virtual SIS Para ingresar a la oficina virtual SIS se debe hacer clic en el vínculo Ingreso a la oficina virtual que se encuentra en el menú de la parte izquierda dentro de la página de inicio de la Comunidad Educativa Virtual del SENA senavirtual ( o ingresar directamente dentro del navegador la dirección de las dos formas se ingresa al módulo de validación. Al ingresar al módulo de validación el sistema solicita el nombre de usuario y la contraseña, esta información es la misma utilizada por el usuario para ingresar a la plataforma blackboard en el vínculo Iniciar sesión, se deben incluir éstos datos dentro de los campos respectivos y posteriormente hacer clic en el botón ingresar. Se encuentra también el vínculo Olvido su contraseña? Que envía un correo electrónico al usuario con la clave personal y el vínculo Haga clic aquí para ver nuestra oferta de cursos actual el cual lleva al usuario a la oferta de cursos de la Comunidad Educativa Virtual. BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 6 de 13

7 1.5 Consulta Certificación La validez de los certificados electrónicos puede ser consultada a través de la página de inicio de la Oficina Virtual (SIS), ésta utilidad es de gran importancia para la confirmación de los datos incluidos en una certificación electrónica, estos datos están protegidos para que no puedan ser modificados y por lo tanto sean veraces, estos datos pueden ser consultados por el estudiante o por un tercero (ej: un empleador). La función Consulta Certificación requiere el ingreso del número de registro del certificado para ubicar la información en la base de datos como se muestra en la figura: El sistema mostrará entonces los datos correspondientes al número de registro ingresado por la persona que consulta, incluyendo: Numero de registro del certificado, número de documento del estudiante, tipo de documento del estudiante, nombre del estudiante, nombre del curso, duración del curso, fecha de expedición del certificado, Centro de formación, Regional responsable y ciudad. BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 7 de 13

8 Capitulo 2 Herramientas de usuario 2.1 Listado de integradores El listado de integradores permite al usuario saber cual es el coordinador regional respectivo para cada uno de los cursos que se encuentre tomado dentro de la comunidad educativa virtual, cada curso tiene un instructor, un centro y una regional responsable del correcto desarrollo del curso, los comentarios o solicitudes que tenga el alumno se deben hacer como primera instancia con el instructor del curso, en los casos que se requiera, la solicitud puede ser escalada al integrador respectivo. La función listado de integradores no requiere de ingreso de información, la aplicación devuelve el código del curso, el nombre del curso, el estado del usuario en el curso, la regional, el integrador de la regional y el correo electrónico del integrador como se muestra en la siguiente figura: 2.2 Cambio de correo El correo electrónico del usuario debe estar actualizado y activo para que pueda recibir la información enviada por la Comunidad Educativa Virtual a través de este medio. La función cambiar correo permite modificar el correo electrónico que se tiene registrado en la base de datos de la oficina virtual. BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 8 de 13

9 Para modificar el correo electrónico se debe colocar en el formulario la nueva cuenta de correo electrónico y luego dar clic en el botón enviar datos, el sistema registrará el cambio y enviará un correo electrónico de confirmación a la cuenta de correo actualizada del usuario junto con un link de validación, para que el cambio quede registrado en la base de datos el usuario debe hacer clic en el link que viene dentro del correo electrónico. El sistema por defecto coloca en el espacio de correo electrónico la cuenta que esté registrada en ese momento en la base de datos. 2.3 Cambio de contraseña La contraseña es el código o la palabra utilizada junto con el nombre de usuario para ingresar a la plataforma Blackboard y a la Oficina Virtual, la contraseña es de uso exclusivo del estudiante y no debe darse a conocer a terceros. El cambio periódico de la contraseña evita suplantaciones, envíos de información que no corresponden al usuario etc. Para cambiar la contraseña es necesario colocar en el espacio contraseña actual la contraseña que se ha estado utilizando para ingresar a la plataforma o la que se recibió en el correo electrónico al realizar la primera inscripción si se va a realizar el cambio por primera vez Posteriormente en el espacio nueva contraseña se coloca la contraseña actualizada y se realiza la confirmación colocando nuevamente ésta contraseña en el espacio vuelva a escribir su nueva contraseña. BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 9 de 13

10 2.4 Listar inscripciones La herramienta listar inscripciones permite al usuario conocer los cursos activos o los cursos a los cuales se ha inscrito mediante un filtro de menú desplegable, la función muestra los cursos junto con los datos principales de éstos. Esta función solamente requiere como parámetro de entrada el que sea escogido en el filtro, es puramente informativa y muestra el nombre del curso, el código del curso, el tutor, el centro y la regional responsables, la fecha de inicio y finalización del curso y el estado del usuario dentro del mismo. BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 10 de 13

11 2.5 Retiro de cursos La aplicación tiene también la opción de listar las preinscripciones que tenga el estudiante, esta opción se encuentra al terminar el listado de inscripciones. El estudiante tiene la opción de retirarse voluntariamente de algún curso al cual haya sido asignado, esto permite al tutor conocer de antemano ésta decisión y evita que el estudiante siga recibiendo información de un curso del cual decidió retirarse. Al hacer clic en el vínculo Retiro de cursos el sistema mostrará una descripción general de los cursos a los cuales esta asignado en ese momento el usuario. Adicionalmente en la parte inferior de la descripción de cada curso aparece un botón de radio con la leyenda Deseo retirarme de este curso, al hacer clic en éste botón se selecciona el curso o los cursos de los cuales se desea retirar, posteriormente se debe hacer clic en el botón retirarme de este curso, que se encuentra al final de la página para actualizar ésta información en la base de datos. 2.6 Cancelación Inscripción El estudiante tiene la opción de retirarse voluntariamente de algún curso al cual se haya inscrito antes de ser asignado a alguna sección, así puede inscribirse a otros cursos de su interés o permitirle a otro usuario utilizar el cupo para un curso. Al hacer clic en el vínculo Cancelación inscripción el sistema mostrará los cursos a los cuales se ha inscrito el usuario, en la parte derecha de la tabla aparecerá el vínculo Cancelar, al hacer clic se cancelará la inscripción del curso respectivo. BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 11 de13

12 2.7 Ver actualizar ficha La ficha de matrícula recoge los datos necesarios para realizar la inscripción en el sistema de administración educativa del SENA, este formato debe ser diligenciado desde la primera vez que el usuario se inscribe en un curso y es responsabilidad de usuario mantenerlo actualizado en todo momento. La ficha de matrícula (o ficha de caracterización) muestra por defecto la siguiente información básica del usuario: nombre, correo electrónico, documento de identidad y la ciudad de expedición. A continuación se muestra las diferentes áreas de información solicitada en la ficha de matrícula. BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 12 de 13

13 2.8 Salir del sitio Esta opción envía al usuario a la página de inicio de la Oficina Virtual SIS. Es importante señalar que la forma correcta de salir de la aplicación es a través de este vínculo para eliminar la sesión existente. BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 13 de 13