PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TECNICAS

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TECNICAS CAPÍTULO 0. INTRODUCCIÓN La antigua Alhóndiga de Bilbao, almacén de vinos y licores, y uno de los edificios históricos más emblemáticos de Bilbao, se encuentra actualmente en pleno proceso de transformación y cambio, como consecuencia de la apuesta que el Ayuntamiento bilbaíno, asumió en el año 2000 y que pretende transformar este edificio en un espacio singular, de vocación universal, multidisciplinar, abierto, urbano y dedicado a la cultura, el ocio y el bienestar físico. La mediateca será sin duda uno de los espacios fundamentales dentro de este nuevo centro de ocio y cultura. Un lugar de referencia, al que acudir para leer el periódico o una revista, para buscar información de cualquier tema de interés, para ver un DVD, escuchar música, La mediateca se enmarca en una concepción de biblioteca, entendida como un espacio accesible, abierto a todos los ciudadanos, dando respuesta a las diversas y cambiantes necesidades de sus usuarios, y, que se hace eco del papel tan importante que las nuevas tecnologías de la información y comunicación tienen en nuestra vida diaria. Un centro que apuesta por la integración de las minorías, la igualdad de oportunidades y la solidaridad con una función educativa primordial. La plasmación en la práctica del concepto y alcance pretendido para los diferentes espacios de la Mediateca pasa por la aplicación de un modelo de externalización en la prestación de determinados servicios como los que son objeto de este pliego de prescripciones técnicas.

2 CAPÍTULO I. DEFINICIÓN DE LA MATERIA DEL CONTRATO 1. Objeto de contratación El objeto del presente documento es el de definir las prescripciones técnicas particulares para proceder a la contratación de una empresa que efectúe la prestación de los servicios diferenciados dos áreas distintas que se detallan a continuación: A. Adquisición e incorporación de nuevos registros bibliográficos 1.1. Adquisición y/o suscripción de fondos bibliográficos de material tanto librario como no-librario. Se realizará una precatalogación del título a adquirir en la que se consignarán cuantos datos se conozcan en el momento de su solicitud Catalogación de los nuevos títulos que se incorporarán al fondo documental de AlhóndigaBilbao Sellado, proceso técnico de los nuevos ejemplares a incorporar (alta de copia) y tejuelado 1.4. Revisión y modificación, cuando proceda, de los registros bibliográficos que componen el fondo actual de la mediateca de AlhóndigaBilbao Revisión y modificación de los ejemplares que componen el fondo actual de la mediateca de AlhóndigaBilbao. Todos estos procesos se realizarán utilizando el sistema de gestión bibliotecaria AMICUS o sistema que emplee AlhóndigaBilbao en su momento, y cumplimentando cuantas tareas se relacionan en el apartado 2 de este pliego de prescripciones técnicas Servicio de búsquedas bibliográficas documentales para facilitar referencias bibliográficas sobre temas de interés para los diferentes departamentos de AlhóndigaBilbao, y, a petición de éstos. B. Mantenimiento de la base de datos de contactos 1.7. Mantenimiento de la base de datos de contactos (en adelante CRM o (Customer Relationship Management) de AlhóndigaBilbao. En este apartado se contempla la revisión de los datos registrados para su actualización y la inserción de nuevas entradas en esta base de datos para su puesta al día. 2

3 2. Descripción de tareas a realizar 2.1. Incorporación de fondos bibliográficos Adquisición de fondos en función de las líneas generales y criterios que marcan y definen la política de adquisiciones de AlhóndigaBilbao. Se realizará una precatalogación del título a adquirir sobre el sistema informático en uso en el que se consignarán cuantos datos se conozcan en el momento de su solicitud. El fondo a adquirir se compondrá tanto de material librario como no librario (en formato CD, DVD, etc.) propio del fondo documental de una mediateca pública así como de los recursos electrónicos pertinentes y cubrirá todas las áreas temáticas propias de un centro público general aunque con especial dedicación y mimo en aquellos campos temáticos que son reflejo del carácter y temática de AlhóndigaBilbao. La incorporación de nuevos títulos, se cifra, en torno a los títulos, hasta el momento de la apertura del centro (último trimestre de 2010) y posteriormente se establecerá un ritmo de crecimiento de la colección en torno al 10-12% anual. Este incremento deberá distribuirse para cumplir con los objetivos del centro y presentar una colección que refleje el sentido y espíritu de AlhóndigaBilbao, e incidir en aquellas temáticas, idiomas, y/o soportes a reforzar de cara a la apertura del centro. La distribución temática, por soportes e idiomas en estos momentos es: DISTRIBUCION TEMATICA GENERAL DEL FONDO ACTUAL Destinatorio Área temática % del fondo INFANTIL JUVENIL Literatura 80,00% Conocimiento 10,00% Cómic 10,00% TOTAL 100,00% JÓVENES ADULTOS Literatura 28,70% Imagen y sonido 33,00% Conocimiento 31,70% Ocio y actividades 6,60% Total general 100,00% 3

4 DISTRIBUCION POR SOPORTES DEL FONDO ACTUAL Soporte % del fondo Impreso 73,32% Sonoro 18,75% Videos 6,52% Archivo de ordenador 1,02% Sonoro no musical 0,36% Música 0,02% Mapas 0,01% Total general 100,00% DISTRIBUCION POR IDIOMAS DEL FONDO ACTUAL Idioma %del fondo Español 65,53% Inglés 11,34% Euskara 10,97% Multilingüe 4,95% Italiano 1,97% Francés 1,89% Alemán 1,32% Árabe 0,15% Otros 1,87 % Total general 100,00% 2.2. Catalogación y proceso técnico de los nuevos títulos a ingresar La redacción de los registros catalográficos se realizarán ateniéndose a las siguientes herramientas: Manual de Catalogación de AMICUS, en uso en la Red de Bibliotecas Municipales de Bilbao, en adelante, RBMB, o empleado en cada momento por AlhóndigaBilbao. El nivel de descripción bibliográfica será el 2 de los señalados en las Reglas de Catalogación, reimp. Julio 2007 de la edición refundida y revisada en. Madrid: Dirección del Libro, Archivos y Bibliotecas, 1999 o las que estén en uso. Lista de encabezamientos para las bibliotecas públicas, 2ª ed. Madrid: Ministerio de Cultura, El material bibliográfico referido a la colección local utilizará las adaptaciones que para dicho material ha realizado la Sección de Bibliotecas de la RBMB. 4

5 Lista de autoridades en euskera en vigor en la biblioteca en el momento de la redacción del asiento bibliográfico. Encabezamientos de materia para libros infantiles y juveniles de Alberto Villalón, 1994 Control de autoridades ajustadas a la obra Autoridades de la Biblioteca Nacional, y a la normativa complementaria dictada desde la Sección de Bibliotecas o el empleado en cada momento en la biblioteca. Clasificación Decimal Universal, ed. abrev. AENOR: Madrid, Proceso técnico de los nuevos ejemplares a incorporar (alta de copia) y sellado y tejuelado Sellado de los documentos Alta de ejemplar: alta de copia para el registro bibliográfico. Se consignarán cuantos datos procedan para la identificación del ejemplar: código de barras, localización, signatura, etc. Tejuelado de los documentos 2.4. Revisión de los registros bibliográficos del fondo actual En este apartado se contemplan, entre otros, procesos como: Completar la catalogación del fondo precatalogado actual y proceder a la bilingüización de las materias. Revisión del fondo infantil realizado hasta el momento para completar la información correspondiente, y, siempre que proceda, en los campos 521 y 653 y/o las materias y su bilingüización Revisión de los datos de copia que componen el fondo actual Revisión de las copias registradas hasta el momento para la modificación de la localización y la signatura en función de su ordenación definitiva y según se establece y esquematiza en el Manual de Signaturización de Fondos de AlhóndigaBilbao. Tejuelado de los ejemplares modificados Mantenimiento de la base de datos CRM 5

6 Se contemplan las tareas relacionadas con la inserción, modificación y eliminación de los datos referentes a los contactos del CRM de AlhóndigaBilbao para su puesta al día y actualización. 3. Duración del contrato La duración del contrato será hasta 31 de diciembre de AlhóndigaBilbao dispondrá de una opción para prorrogar la vigencia del presente Contrato por dos períodos adicionales de un año desde su terminación, siempre que lo notifique al Contratista con al menos dos meses de antelación a la fecha del vencimiento del Contrato. Transcurrido el plazo del Contrato, en su caso, el de las dos prórrogas antes referidas, el Contrato quedará extinguido y sin efecto alguno, aunque si AlhóndigaBilbao lo considera conveniente, el Contratista tendrá la obligación de continuar con la gestión de la mediateca hasta el inicio del nuevo Contrato que oportunamente se adjudique, siempre por un plazo máximo de seis (6) meses desde la fecha dispuesta para la finalización del Contrato. El desarrollo del trabajo deberá asegurar la entrada de los registros correspondientes en el Catálogo Informatizado con la cadencia y ejecución que sea fijada por AlhóndigaBilbao. Se estima una entrada de registros bibliográficos diarios de: BLOQUE A Tareas Media diaria/técnico Precatalogación de material a incorporar en la mediateca 40 Descripción bibliográfica nueva 20 Completar la precatalogación y modificación de registros bibliográficos 40 Alta de copia 40 Modificación de copia 60 Sellado y/o tejuelado 200 Búsquedas bibliográficas documentales 12 horas/mes BLOQUE B Tareas Actualización de la base de datos de contactos Media diaria/técnico 16 horas máximo dedicación/mes 1 1 Tras la puesta al día de la base de datos para cuya revisión no se estima un período superior a 6 meses, el tiempo máximo de dedicación mensual se establece en 16 horas/mes. 6

7 4. Dirección del contrato 4.1. La Dirección Técnica del Trabajo así como la supervisión y evaluación de la calidad de los registros realizados corresponderá, en última instancia, al/a la Responsable Técnico de la Colección de la Mediateca de AlhóndigaBilbao o en su defecto al Responsable de la Mediateca Se creará un Comité de Seguimiento Técnico formado por: Representantes de AlhóndigaBilbao, Jefe/a de Proyecto designado por la empresa adjudicataria. Jefe/a de Equipo designado por la empresa adjudicataria. Se podrá convocar al Responsable de Contrato de la empresa adjudicataria si los temas a tratar así lo requiriesen. Dicho comité tendrá como objetivo principal resolver cuantas dudas, incidencias y/o circunstancias relativas a la ejecución del proyecto pudieran plantearse. Se reunirá semanalmente durante el primer mes a contar desde el inicio en la ejecución de los servicios contratados y, posteriormente, una vez al mes durante toda la duración del contrato, y, cuantas veces, fuere necesario en función del desarrollo del proyecto AlhóndigaBilbao se reserva el derecho a resolver las posibles faltas de acuerdo, así como el lugar, las condiciones, turnos y horarios de trabajo en que los servicios contratados deban llevarse a cabo. 7

8 CAPÍTULO II. OTRAS OBLIGACIONES 5. Obligaciones especiales de la empresa adjudicataria 5.1. Organización y recursos humanos La empresa adjudicataria dispondrá de una organización con elementos personales y materiales suficientes para la debida ejecución del contrato. Se estima un equipo de trabajo formado, al menos, por: o Jefe/a de Equipo: o Con titulación universitaria preferiblemente en el área de Biblioteconomía y Documentación o, en su defecto, titulación superior con formación complementaria en esta área. o Funciones: o Catalogadores Responsable de la realización del servicio de búsquedas bibliográficas documentales Coordinación de los procesos bibliográficos de las obras a ingresar y supervisión del proceso técnico de las copias y del personal que realiza estas tareas. Ser el interlocutor con el/la responsable del proyecto por parte de AlhóndigaBilbao. o Con titulación universitaria preferiblemente en el área de Biblioteconomía y Documentación o, en su defecto, titulación superior o diplomatura con formación complementaria en esta área. o Funciones: Catalogación del fondo documental nuevo Revisión de los registros bibliográficos del fondo documental actual para cumplimentar la catalogación de éstos y alta o modificación de los datos propios de la/s copia/s de las obras nuevas y/o existentes en el fondo bibliográfico actual. Mantenimiento de la base de datos de contactos de AlhóndigaBilbao: actualización y revisión de los datos registrados en el sistema de gestión informático en uso en el momento del desarrollo de estas tareas. o Auxiliares 8

9 o Sin determinar titulación. Se valorará la incorporación en este proyecto de profesionales con minusvalía para la ejecución de este tipo de tareas. o Funciones: Sellado del fondo documental Tejuelado del fondo documental Colocación del fondo documental en las estanterías Reparaciones en el fondo documental En cualquier caso, y en el apartado de recursos humanos, la empresa deberá contar con personal suficiente y cualificado para las tareas que se deben desarrollar en ejecución del presente contrato. Deberá disponer de un equipo humano que debidamente coordinado demuestre su capacidad para llevar a cabo, en tiempo y forma, los servicios a prestar. Para la catalogación de fondos en lenguas diferentes al inglés, francés, euskara o castellano la empresa deberá contar con el apoyo lingüístico necesario que le permita la interpretación adecuada de las fuentes de información de los textos. Una vez adjudicado el proyecto, en el caso que se diera de baja alguno/a de los/as profesionales del equipo se deberá sustituir de forma inmediata por otro/a de cualificación técnica equivalente y siempre con el visto bueno de la Dirección Técnica de AlhóndigaBilbao. En el caso del/de la Jefe del Proyecto, único/a para la totalidad del mismo, deberá contar con una experiencia mínima y consecutiva de cuatro años en la responsabilidad de un proyecto de similar envergadura valorándose especialmente que ésta se haya realizado con el sistema de gestión bibliotecaria AMICUS o similar. AlhóndigaBilbao no tendrá responsabilidad directa, solidaria, ni subsidiaria respecto el cumplimiento de las obligaciones laborales de la empresa adjudicataria, así como tampoco de las que se puedan derivar, en su caso, de la extinción de los contratos de trabajo, tanto durante la vigencia del presente contrato, como con posterioridad a su terminación, asumiendo la empresa adjudicataria la totalidad de las consecuencias jurídico laborales derivadas de los mismos, tanto durante la vigencia del presente contrato, como una vez finalizado el mismo. Las personas empleadas por la empresa adjudicataria se encontrarán incluidas en el sistema de la Seguridad Social, y de alta en el Régimen de Seguridad Social que corresponda a la modalidad contractual vigente entre las partes, durante el tiempo que dure la vinculación laboral que se establezca. 9

10 AlhóndigaBilbao no tendrá respecto al personal que preste sus servicios para la empresa adjudicataria ninguna facultad organizativa ni de dirección ni existirá relación jurídico laboral, civil o administrativa alguna con los mismos Designación de Jefe/a del Proyecto La empresa adjudicataria deberá nombrar una persona responsable, que será el/la Jefe/a del Proyecto que reunirá los requisitos señalados en el apartado anterior de ésta cláusula y a fin de que la represente ante AlhóndigaBilbao en todo lo concerniente a los trabajos técnicos objeto de este contrato Designación de Responsable de Contrato La empresa adjudicataria deberá nombrar una persona responsable, Responsable del Contrato, a fin de que la represente ante AlhóndigaBilbao en todo lo concerniente al contrato. La persona responsable, tendrá el poder suficiente para tomar las decisiones oportunas, sin que las mismas puedan verse afectadas por falta de capacidad decisoria, ya sea legal o formal, siendo la única interlocutor/a válido/a para todos los asuntos relativos al contrato Equipo y medios auxiliares La empresa adjudicataria queda obligada a aportar, para la ejecución del trabajo, el equipo técnico y medios auxiliares que sean precisos para la buena ejecución de aquél en los plazos convenidos. Este equipamiento comprenderá los elementos que seguidamente se describen a título meramente enunciativo: Ordenador/es, Conexión Internet Sistemas de protección antivirus, spyware, troyanos, malware, greyware, etc. Impresora/s multifunción, Material fungible (papelería, toner, celo, etiquetas ) Cualquier otro tipo de material de oficina necesario para la ejecución final de los trabajos objeto de este contrato. Será responsabilidad de AlhóndigaBilbao, la gestión de la autorización, alta de usuarios y conexión al sistema de gestión bibliotecaria en uso en el momento del desarrollo del contrato objeto de este pliego de prescripciones técnicas tanto en lo que se refiere al acceso al programa de gestión bibliotecaria como al software en uso para el mantenimiento de la base de datos de contactos de AlhóndigaBilbao. Asimismo, la empresa adjudicataria deberá prestar, sin derecho a pago suplementario, los servicios que se estimen necesarios para el correcto desarrollo y cumplimiento del contrato, tales como asistencia a reuniones de trabajo, informativas, etc. Esta obligación se mantendrá hasta la finalización del período de contrato. 10

11 5.5 Locales Será a cuenta del adjudicatario, encontrar un local y dotar al mismo de los medios necesarios para prestar los servicios objetos del presente contrato, así como sufragar los gastos que se deriven del alquiler. 5.6 Memoria y partes de trabajo La adjudicataria deberá presentar a la Dirección Técnica mensualmente un informe, en papel y en formato digital, de lo referente a la asistencia prestada, en relación con todos y cada una de las tareas realizadas. Se dará cuenta de los trabajos realizados (registros incorporados, modificados, altas de ejemplar, modificación de ejemplar, tejuelado etc.) así como de las incidencias que haya surgido en la ejecución de los trabajos y las sugerencias de mejora respecto a infraestructuras, instalaciones y demás aspectos de la asistencia. Entre otros, se presentarán: Se cumplimentará una hoja diaria o parte de trabajo en que se detallarán cada una de las tareas realizadas por cada una de las personas contratadas. Informe mensual en el que se relacionarán las diferentes incidencias que se hayan producido en el desarrollo de este servicio: problemas con los distribuidores del material, caídas del sistema, bajas del personal asociado a este servicio, Informe mensual sobre la incorporación de títulos y ejemplares en la base de datos así como las incidencias que se hubieran producido y repercutido sobre el producto final, etc. La información relativa a los pedidos de los títulos a ingresar, proveedor al que se ha pedido, facturación etc. deberá reunirse en el sistema de gestión AXAPTA (ERP) o en su defecto entregarse en un formato compatible e integrable en el ERP de AlhóndigaBilbao. Informe mensual sobre los trabajos y tiempos dedicados en las tareas desarrolladas sobre la base de datos de contactos de AlhóndigaBilbao. Asimismo, deberá presentar con la facturas una memoria con los mismos partes de trabajo en los que se detallará para cada actuación concreta: los recursos humanos empleados (identificando las personas concretas que los han llevado a cabo), los lugares donde se han efectuado las prestaciones, tareas y tiempos empleados (hora de inicio y finalización de los trabajos), las incidencias que en su caso se hayan producido y notificado y el tiempo durante el que se hubieran demorado a efectos de proceder a la indemnización correspondiente (según los precios establecidos en el punto 8 11

12 del apartado 5.2 de la fórmula utilizada para compensar el tiempo que no están trabajando por inaccesibilidad al sistema de gestión bibliotecaria y el punto 10 de este mismo apartado para el caso de la base de datos de contactos de AlhóndigaBilbao) Por la Dirección Técnica del Contrato se podrá atenuar dicha exigencia cuando se trate de documentación auxiliar o instrumental para la realización de la asistencia. 12

13 CAPÍTULO III. DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS OBJETO DE CONTRATACIÓN A. Selección, adquisición y tratamiento informático de los títulos a incorporar al fondo documental (TIPO A) 1. Registro de precatalogación del fondo bibliográfico que se adquirirá que se insertarán utilizando el software de gestión bibliotecaria Amicus o el que sea de aplicación para la realización de estas tareas en el momento en AlhóndigaBilbao. 2. Las empresas licitadoras deberán presentar un plan de actuación donde se detallará la metodología de trabajo a seguir, los distribuidores que están en condiciones de suministrar, el sistema de información sobre novedades, los tipos de descuento, servicios adicionales o cualquier otra información de interés. La adquisición del material deberá contar con el visto bueno del personal de procesos bibliográficos de AlhóndigaBilbao o en su defecto del Responsable de la Mediateca. B. Catalogación completa y alta de ejemplares (TIPO B) 1. Registros bibliográficos correspondientes a materiales cuya descripción no forma parte del Catálogo Informatizado (datos completos del documento), incluyendo, asimismo, todos los datos propios del ejemplar (datos de copia). C. Modificación de la catalogación y modificación de datos de ejemplar (TIPO C). En esta categoría se incluyen las siguientes casuísticas: 1. Registros bibliográficos nuevos obtenidos a partir de otros actualmente existentes ya en el catálogo automatizado (nuevas ediciones, multivolúmen, etc.), incluyendo todos los datos propios del ejemplar (datos de copia). 2. Registros bibliográficos ya existentes en el catálogo (creados a partir del módulo de adquisiciones y/o precatalogaciones) y que se modificarán a fin de mejorar tanto la calidad de la descripción bibliográfica como la accesibilidad a la información (edad o público destinatario, adición de campos de materias, bilingüización de las entradas de materia,. hasta un máximo de 6 campos o etiquetas distintas), incluyendo todos los datos propios del ejemplar (datos de copia). En el precio ofertado se considerarán incluidas las labores de control de autoridades, así como las de realización de cuantas referencias sean precisas, incluidas las labores de consulta previa en fuentes externas de información en cualquier tipo de soporte. 13

14 D. Alta de ejemplares (TIPO D) En esta categoría se inserta el alta de nuevas copias con la consignación de todos los datos pertinentes de aquellos títulos ya existentes en el catálogo. E. Modificación de los datos de ejemplar (TIPO E) Modificación en el registro de la copia para aquellos materiales ya descritos en el momento actual en el catálogo automatizado. Se contempla la modificación de los datos concernientes a ubicación del fondo, signatura, etc. que deberán ser sujeto de adaptación al modelo de localización y signaturización de AlhóndigaBilbao F. Sellado y tejuelado de los ejemplares (TIPO F) 1. Sellado en los documentos nuevos. Se corresponderá al 20% del precio de facturación de esta tipología. 2. Tejuelado y/o retejuelado de los ejemplares en relación a la ubicación y signaturización correspondiente. Se corresponderá al 80% del precio de facturación de esta tipología. G. Servicio de búsquedas bibliográficas (TIPO G) En esta categoría se inserta las tareas y procesos a realizar para la ejecución de búsquedas bibliográficas documentales que se efectúen a petición de los responsables de los diferentes departamentos de AlhóndigaBilbao H. Mantenimiento de la base de datos de contactos (CRM) de AlhóndigaBilbao (TIPO H) Esta categoría se refiere al mantenimiento de la base de datos. Las tareas a realizar serán la revisión, alta y modificación de los datos de la base de datos de contactos de AlhóndigaBilbao para su puesta al día y actualización. 14