Manual de EUROWIN ON-LINE

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1 Manual de EUROWIN ON-LINE

2 Documento: me_eurowinonline Edición: 04 Nombre: Manual de Eurowin On-line Fecha:

3 Tabla de contenidos 1. Introducción Características Generales Instalar Eurowin On-line Conocer la ruta de la carpeta Ew800term Administración Campos Configurables Permisos de Usuario Eurowin On-line Contabilidad Nueva Búsqueda Datos Cliente Riesgo del cliente Facturación cliente Cuentas Contables Extracto de cuenta Ventas Nueva Búsqueda Datos Cliente Listado ventas cliente Listado presupuestos cliente Crear pedido de venta Crear albarán de venta Crear albarán de depósito Crear presupuesto Compras Nueva Búsqueda Datos Cliente Listado compras proveedor Listado propuestas Crear pedido de compra Crear albarán de Compra CRM / Otros Nueva Búsqueda Datos Cliente Ver operaciones Listado presupuestos Listado ventas

4 Extracto de cuenta Crear presupuesto Servicios Técnicos Realización de un servicio Autoventa

5 1. Introducción Eurowin On-line es la solución para realizar un control a tiempo real de su empresa desde su PDA o desde cualquier equipo de sobremesa, ya que Eurowin on-line se adapta a cualquier dispositivo indiferentemente de la resolución de la pantalla o de la plataforma. Le permitirá acceder y trabajar con su Gestión Integrada Eurowin y a CRM desde una PDA y en cualquier lugar, con tan sólo una conexión GPRS. Además dispone de los módulos necesarios para llevar un control exhaustivo de todas las partes de administración de su empresa Características Generales Acceso personalizado a los distintos módulos. Con nombre de usuario y contraseña. Búsquedas fácilmente parametrizables. Podrá utilizar el nombre del cliente, un número de pedido o de albarán, etc. Visualización de resúmenes de ventas y compras en periodos trianuales, donde, con una navegación de fácil uso podrá acceder a los albaranes para una rápida toma de decisiones. Con el listado de albaranes podrá disponer de toda la información a tiempo real de las ventas y compras realizadas. Los albaranes, presupuestos y otros documentos están especialmente adaptados para que se visualicen correctamente con su PDA. La consulta y/o posterior actualización de los datos se efectúa a tiempo real, con lo que usted dispondrá de los datos de sus clientes totalmente actualizados. Información detallada del riesgo de sus clientes. Todos los documentos podrán ser exportados o enviados por correo electrónico en formato PDF. Obtener un duplicado de presupuestos o albaranes nunca fue tan fácil. Podrá obtener la información de todos sus artículos, con foto incluida, así como el stock disponible, familia, marca, etc. Parametrización de búsquedas con las cuales conservará los parámetros para cada usuario, disminuyendo de esta forma el tiempo de acceso a la información. Realización o consulta de presupuestos, pedidos y albaranes desde cualquier lugar a tiempo real. Con los Servicios a cliente podrá controlar los servicios de reparación, con control de horas, desplazamientos y material, a tiempo real y todo desde casa del cliente. Dispone de un planning de tareas, con acceso a su CRM tendrá un control total de la agenda, pudiendo realizar modificaciones o consultas a tiempo real. Además con la agenda detallada dispondrá del control de todas sus citas, datos de visitas o contactos comerciales de sus clientes. 5

6 1.2. Instalar Eurowin On-line Si ha adquirido Eurowin On-line, seguramente habrá recibido el CD de instalación del mismo. Para una correcta instalación siga las siguientes instrucciones: Paso 1: Insertar el CD de instalación a la unidad lectora de CD s * * Probablemente el CD se auto ejecutará presentando la siguiente pantalla: (si esto no ocurre acceda manualmente a su unidad lectora de CD s, a través de Mi PC» Unidad de CD/DVD y ejecute el archivo autorun.exe. Paso 2: En este CD se encuentran todos los productos de Eurowin NET. Escoja Eurowin On-Line para empezar la instalación del producto y en la siguiente pantalla lea los requerimientos del sistema y compruebe que cumple con todos ellos. Si ha leído los requerimientos, pulse el botón Activar para realizar la activación del producto. Paso 3: La pantalla siguiente tiene un formulario que debe rellenar y proceder a su envío. En breve recibirá el fichero correspondiente a su licencia. Paso 4: Una vez activado el producto, le enviaremos un en el cual le proporcionaremos un archivo con el nombre LICENSE. Descargue este archivo y guárdelo en una carpeta de su ordenador, más adelante va a utilizarlo. Paso 5: Aparece el asistente de instalación. Lea atentamente los pasos a seguir en la pantalla. Paso 6: Escriba el del administrador en el recuadro indicado, y en el segundo el puerto que desee utilizar para el servidor Web. El más recomendado es el 80, ya que así evitará tener que añadir el número de puerto en la URL. Paso 7: En la próxima pantalla del asistente se debe rellenar la información necesaria por el servidor Web. En el primer cuadro escriba su dirección de correo. En el segundo cuadro introduzca el servidor de correo saliente (SMTP). Si no dispone de esta información puede solicitarla a su proveedor de Internet. Paso 8: En siguiente pantalla seleccione el archivo que le hemos adjuntado por y que ha guardado localmente con el nombre LICENSE. Luego pulse Instalar licencia Paso 9: En la próxima pantalla, en el apartado Configuración de Eurowin tiene que seleccionar dentro de la carpeta Ew800term (o Euroterm) el archivo Eurowin.exe. Debe tener en cuenta que no se pueden utilizar unidades de red, es decir, que Eurowin On-line tiene que estar instalado en el mismo ordenador que el servidor de Eurowin. Para conocer esta ruta necesita saber dónde está instalado su programa de gestión integrada Eurowin. Si aun así no lo sabe, no se preocupe, siga los pasos del apartado Conocer la ruta de la carpeta Ew800term para conocerla. 6

7 En el apartado Configuración de CRM tiene que seleccionar dentro de la carpeta EurotermCRM el archivo ewcrm.exe. Sólo si usted dispone del programa CRM en su Eurowin. Cuando aparezca la pantalla siguiente, pulsamos el botón guardar las configuraciones modificadas y finalizar la instalación. Una vez hecho esto ya tendrá Eurowin On-line instalado y podrá acceder a ella a través de su dirección Web (p.e: Conocer la ruta de la carpeta Ew800term Seguramente tendrá un acceso directo en el escritorio que apunta a Eurowin. Si examina las propiedades del acceso directo (botón derecho -> Propiedades), se abrirá la siguiente ventana: Ilustración 1. Conocer la ruta de la carpeta Ew800term En la pestaña Acceso directo, la ruta que pone en Iniciar en: es la ruta que está buscando. En este caso: C:\Euroms Administración Para acceder a la Administración deberá introducir admin.php detrás de la URL (ej. o 7

8 El primer caso lo utilizará si no dispone de subdominios, en cambio, si dispone de ellos podrá utilizar el segundo ejemplo. Le va a pedir que introduzca la contraseña para acceder a la administración. La contraseña por defecto es admin, pero puede cambiarla en la administración Campos Configurables En la pantalla de la administración va a encontrarse con los siguientes campos: Correo Servidor de correo saliente (SMTP): Debe introducir el servidor de correo saliente (SMTP). Si no dispone de esta opción la puede solicitar a su proveedor de servicios de Internet. Servidor autentificado: Esta opción debe estar habilitada si el servidor de correo que utilice no sea anónimo, es decir, que requiera usuario y contraseña para enviar correos. Usuario SMTP y Password SMTP: En caso de haber habilitado la opción anterior, es decir, que no utilice un servidor de correo anónimo, tendrá que introducir el Usuario y la contraseña para utilizar ese servidor de correo. remitente: Esta dirección se mostrará como remitente de los s enviados desde Eurowin on-line. Nombre remitente: Este nombre se mostrará como remitente de los s enviados desde Eurowin. Configuración Logo para PDF: Puede utilizar el botón Examinar para subir el logotipo de la empresa para que nos aparecerá en todos los PDF. Seleccione en el explorador de Windows la imagen y finalmente pulse Aceptar. Paginador: Número de registros que se mostrarán por página. Al crear nuevos clientes aprovechar códigos de clientes borrados: Si tiene esta opción habilitada al crear un nuevo cliente, el código de éste se aprovechará de algún cliente borrado con anterioridad, de lo contrario cogería un código nuevo. Limitar artículos más vendidos: Número de meses que limitaremos para que nos muestre los artículos más vendidos. Mostrar registros saldo cero (balances y extractos): Esta opción nos permite especificar si deseamos que nos aparezcan o no los registros con saldo 0 en los balances y extractos. Alerta previsiones de pago (creación documentos): Si tenemos esta opción marcada y el cliente tiene previsiones de pago nos mostrará una alerta cuando deseemos crear cualquier documento para este cliente Cambiar password administración: Si deseamos cambiar el password de la administración debemos especificar el nuevo password en este apartado. Servicios s que recibirán los servicios terminados: Si dispone del módulo de Servicios Técnicos, en este apartado deberá introducir las direcciones de correo que quiera que reciban una copia del Servicio en formato PDF. Sólo se enviarán en el caso de que también se envíen al cliente. 8

9 Los servicios con mantenimiento incluyen: Si dispone del módulo de Servicios Técnicos deberá indicar que incluyen los servicios que se hayan seleccionado como mantenimiento (ya sea normal o por líneas). Se puede incluir el kilometraje, el tiempo del servicio, las dos cosas, o ninguna de ellas. Control kilométrico: Si dispone del módulo de Servicios Técnicos, en este apartado deberá especificar si desea que en la tabla de gestión de trabajos realizados se guarde el kilometraje. Si esta opción está habilitada, desde la PDA no le preguntará el kilometraje del coche. Servicio Mínimo de los Servicios Técnicos: Si dispone del módulo de Servicios Técnicos, en este apartado especificará el servicio mínimo de los servicios técnicos. Código cliente para imputar las horas internas: Si dispone del módulo de Servicios Técnicos, deberá especificar el cliente al cual va a aplicar esos servicios para la propia empresa. Ej. El tiempo que pasa desde que hacemos Inicio T. Empresa hasta Fin T. Empresa. Valorar los impresos: Si dispone del módulo de Servicios Técnicos y marcamos esta opción, en todos los impresos que genera el Eurowin on-line aparecerán valorados, ya sea horas operario, kilometraje o artículos. Sesiones: Aquí nos aparecerán todos los usuarios que actualmente están conectados a Eurowin On-line. Tenga en cuenta que si en la PDA cierra el navegador por la X las sesiones se van a quedar colgadas, y es en este apartado de la administración, donde puede seleccionar las sesiones que se hayan quedado colgadas y pulsar Borrar sesiones. Para cerrar correctamente Eurowin On-line, éste lleva implementada la opción Salir. Permisos: En este apartado nos aparecerán todos los usuarios de Eurowin. Seleccione un usuario específico y pulse el botón Seleccionar usuario. Una vez hecho esto, le aparecerá la siguiente pantalla con todos los permisos disponibles para este usuario: 9

10 Ilustración 2. Eurowin On-line 10

11 1.4. Permisos de Usuario Aquí podrá activar o desactivar cualquier de estos permisos para establecerlos o quitarlos al usuario: Ventas: Ver presupuestos Ver pedidos Ver albaranes Ver facturas Edición presupuestos Edición pedidos Edición albaranes Edición albaranes deposito Facturar albaranes Ver ofertas Ver PVPs Ver arqueo cajas Ver listado ventas Ver ventas artículo Seleccionar vendedor Ver beneficios (creación doc.) Editar F. pago (creación doc.) Editar Dto (creación doc.) Editar precio (creación doc.) Compras: Ver propuestas Ver pedidos Ver albaranes Ver facturas Edición albaranes Edición pedidos Facturar albaranes Ver listado compras Ver compras artículo Contabilidad: Ver riesgo Ver facturación Ver extractos Ver las cuentas Cobrar facturas Ver balances 11

12 Ver resúmenes IVA Servicios Técnicos: Realizar sus servicios Realizar todos los servicios Crear servicios Editar servicios Ver garantía material Editar precio material Otros: Ver artículo Crear artículos Crear clientes Editar clientes Ver futuros clientes Crear futuros clientes Editar futuros clientes Agenda Ewn Enviar mensajes Ewn Recibir mensajes Ewn Seguimiento cliente Ver todos los clientes Seleccionar empresa Seleccionar ejercicio Módulo autoventa Técnico: Si dispone del módulo de Servicios Técnicos deberá asignar a cada usuario de Eurowin un técnico. A su vez este técnico deberá tener obligatoriamente un empleado asignado en el Eurowin. (Para asignar un empleado a un técnico vaya al módulo de Montajes, Archivos -> Técnicos ) Vendedor: Cada usuario de Eurowin debe tener asignado un vendedor de Eurowin. De esta forma, sólo le aparecerán sus clientes y las búsquedas automáticamente saldrán filtradas por su vendedor. Si selecciona la opción todos, al usuario le saldrán todos los clientes. Almacén secundario: SI especificamos un almacén aquí cuando visualicemos en stock en los listados de artículos nos mostrará en total de todos los almacenes y a parte el stock del almacén secundario. Copiar permisos: Este apartado nos permite copiar los permisos de un usuario a otro, ahorrándonos hacerlo permiso a permiso. 12

13 2. Eurowin On-line Una vez validados en Eurowin On-line con el mismo usuario y password que Eurowin (siempre y cuando en la administración del Eurowin On-line le marquemos al menos un permiso), aparecerá la pantalla general para elegir el modulo al que queremos entrar. Los módulos dependen de los permisos que tengamos, de los módulos instalados en Eurowin y de si tenemos el CRM o no. En el caso de que no tengamos el CRM pero tengamos permisos para la mensajería de Eurowin, gestión de clientes o acceso a la agenda de Eurowin nos aparecerá un módulo con el nombre Otros Contabilidad Desde la pantalla principal podemos sacar por pantalla listados de algunos balances de cuentas predefinidas como son: Nivel 1, Nivel 2, Nivel 3, Nivel 4, Clientes, proveedores, Bancos, Nóminas, Gastos e Ingresos. Si lo que deseamos es sacar unos resúmenes de IVA deberemos pulsar el botón Resumen IVA, posteriormente seleccionando el periodo que deseemos. Para buscar un cliente podemos hacerlo a través del nombre o código de cliente o bien por código de cuenta contable. (Ya sea con el código completo o en formato Eurowin, Ej. 43.1) Una vez encontrado el cliente, en la primera pantalla nos mostrará todos sus datos, a la vez que nos aparece un menú desplegable en la parte superior con las siguientes opciones: - Facturas pendientes de cobro - Albaranes pendientes de Facturar - Total de impagos: Nº de impagos y el importe total de éstos - Pedidos Pendientes de servir: Importe de los pedidos que aún no se han servido - Facturas negociación de cobro: Son las facturas en las que ya se conoce el nº de cuenta bancaria - Facturas pendiente de cobro remesas: Son aquellas facturas que ya se han remitido al banco - Total pendiente de cobro: Son las remesas que el cliente ha devuelto - Límite de crédito - Crédito disponible: El importe que resulta de la diferencia entre el Límite de crédito del cliente y el Total pendiente de cobro 13

14 Ilustración 3. Eurowin On-line. Menú contabilidad Nueva Búsqueda Nos enviará a la pantalla principal de contabilidad para realizar una nueva búsqueda de un cliente o cuenta. 14

15 Datos Cliente Es la pantalla por defecto, que nos muestra todos los datos del cliente o cuenta Riesgo del cliente Esta opción muestra el riesgo del cliente Facturación cliente Muestra toda la información relacionada con la facturación de un determinado cliente Cuentas Contables Muestra una tabla con los movimientos o saldos de la cuenta en los últimos 3 años, dividida por meses. Si seleccionamos el importe de un mes mostrará un extracto de la cuenta en dicho mes. Por último si pulsamos encima del apunte contable mostrará el detalle del apunte Extracto de cuenta Muestra un extracto de la cuenta, pudiendo ver el detalle de los distintos apuntes contables. También podemos acotar las búsquedas por fecha, por acumulado, por apertura o por cierre. 15

16 2.2. Ventas Al igual que el módulo de contabilidad, podemos elegir entre distintas búsquedas, dependiendo de los permisos que tengamos. Podemos realizar búsquedas por número de albarán (para ver el albarán), número de presupuesto (para ver el presupuesto), número de factura (para ver la factura), número de pedido de venta (para ver el pedido), nombre o código de artículo (para ver la ficha del artículo) y por código o nombre de cliente (para empezar a trabajar con ese cliente). Existe un cliente interno llamado Todos los clientes el cual es un cliente de sólo lectura, es decir, si lo seleccionamos sólo podremos realizar listados y ver documentos, pero esos listados no estarán filtrado por cliente. Si su Eurowin trabaja con series de documentos, al realizar una búsqueda por número de albarán, número de presupuesto o número de pedido y deberá especificar la serie del número de documento que está buscando, especificando delante del numero separándola con un guión (-). Ej. PI-1293 Si disponemos del módulo de TPV nos aparecerá un botón llamado Caja TPV el cual nos permitirá visualizar el arqueo de todas nuestras cajas al minuto. Para buscar un cliente podemos hacerlo a través del nombre del cliente. (Ya sea con el código completo o en formato Eurowin, Ej. 43.1). Si deseamos buscar por otros campos que no sean código y nombre, podemos especificar delante del texto a buscar sobre qué campo deseamos realizar la búsqueda, con la siguiente leyenda: pol: Población, tel: Teléfono, con: Contacto, pro: Provincia. Una vez encontrado el cliente, en la primera pantalla nos mostrará todos los datos del cliente, a la vez que nos aparece un menú desplegable en la parte superior con las siguientes opciones: 16

17 Ilustración 4. Eurowin On-line. Menú ventas Nueva Búsqueda Nos enviará a la pantalla principal de contabilidad para realizar una nueva búsqueda. 17

18 Datos Cliente Es la pantalla por defecto, que nos muestra todos los datos del cliente Listado ventas cliente Muestra una tabla con las ventas del cliente de los últimos 3 años divididas por meses. Si seleccionamos el importe de un mes nos mostrará el detalle de los albaranes de venta de dicho mes. Por último si pulsamos encima del número de albarán nos mostrará el detalle del albarán. Las acotaciones están disponible en el pie de página, y podrán ser según la familia, subfamilia y la marca de los productos vendidos, según el vendedor (en el caso de que en la pantalla de permisos le haya asignado Seleccionar vendedor ), o según si están facturadas o pendientes de facturar Listado presupuestos cliente Muestra un listado de presupuestos de un determinado cliente. Permite ver el detalle del presupuesto. Igual que en el listado de ventas, podemos parametrizar este listado en el pie de página, y podrán ser según la fecha de creación, la familia, subfamilia y la marca de los productos vendidos, según el vendedor (en el caso de que en la pantalla de permisos le haya asignado Seleccionar vendedor ), según si están aceptados o pendientes de aceptar, o según si están entregados o por entregar. 18

19 Ilustración 5. Listado de presupuestos 19

20 Crear pedido de venta Permite crear un pedido de venta al cliente que hayamos seleccionado al principio. Eurowin On-line es compatible con las siguientes características y funcionalidades de Eurowin: - Cajas - Punto verde - Descuentos de clientes - Ofertas de artículos - Artículos regalo - Artículos escandallados - Descuentos generales - Número: El número del documento que estemos creando / modificando. Si trabajamos con series deberemos especificar delante del número la letra separada con un guión: Ej. PI Fecha: Fecha de creación del pedido. - Entrega: Fecha de entrega del pedido. - F. Pago: Forma de pago. Por defecto es la asignada al cliente, y si éste no tiene, coge la asignada a la empresa. - Vendedor: Seleccionar Vendedor. Sólo podremos escoger vendedor si tenemos asignado el permiso Seleccionar vendedor, de lo contrario saldrá el vendedor que tengamos asignado. - Dto. P.P: Es el descuento de pronto pago. - Imp. P.P: Importe del descuento pronto pago. - Iconos: De derecha a izquierda tenemos: Para añadir un nuevo artículo en el documento. Podemos seleccionar un artículo ya sea por su nombre o por su código de artículo completo. Crea un nuevo pedido. Guarda el pedido actual. Añadir observaciones al pedido, en la línea o añadir artículos dólar. Artículos más comprados para ese cliente con las últimas unidades compradas y últimos precios. A partir del punto los iconos actúan respecto a una línea, es decir, deberemos marcas sobre la línea que deseemos realizar esa acción. Sabremos que tenemos una línea seleccionada cuando nos pongamos con el cursor encima de la descripción y se vuelva de color rojo. Ver ficha de artículo Ver los últimos precios para ese cliente y ese artículo Ver los beneficios y los costes del documento. Si tenemos una línea seleccionada el resultado será de esa línea, de lo contrario será el global del pedido. En caso de tener una línea seleccionada eliminaremos esa línea, de lo contrario todo el pedido. 20

21 / Mostrar o ocultar respectivamente la cabecera y pie del pedido Ir al primer pedido para ese cliente Ir al siguiente pedido para ese cliente Ir al anterior pedido para ese cliente Ir al último pedido para ese cliente Enviar por correo el pedido en formato PDF Descargar el pedido en formato PDF 21

22 Ilustración 6. Crear pedido de venta 22

23 Crear albarán de venta Permite crear un albarán de venta al cliente que hayamos seleccionado al principio y su funcionamiento es muy parecido al de Crear pedido de venta. Sólo vamos a encontrar las siguientes diferencias: - Almacén: Almacén del cual vamos a restar las unidades de stock. Facturar el albarán. En caso de que trabajamos con series vamos a tener que introducir las series de cada artículo. Facturable / No facturable: Un albarán será no facturable cuando no haya stock (en caso de no trabajar con series) o no hayamos introducido las series del artículo (en caso de no trabajar con series) Crear albarán de depósito Permite crear un albarán de depósito al cliente que hayamos seleccionado al principio y su funcionamiento es igual al de Crear albarán de venta Crear presupuesto Permite crear un presupuesto de venta al cliente que hayamos seleccionado al principio y su funcionamiento es muy parecido a Crear pedido de venta. Sólo vamos a encontrar la siguiente diferencia: Permite cargar una plantilla preestablecida con anterioridad Compras Al igual que el módulo de ventas, podemos elegir entre distintas búsquedas, dependiendo de los permisos que tengamos. La única diferencia es que en vez de trabajar con clientes lo haremos con proveedores y en vez de trabajar con documentos de venta lo haremos con documentos de compra. 23

24 Nueva Búsqueda Nos enviará a la pantalla principal de compras para realizar una nueva búsqueda Datos Cliente Es la pantalla por defecto, que nos muestra todos los datos del proveedor Listado compras proveedor Muestra una tabla con las compras realizadas al proveedor de los últimos 3 años divididas por meses, siendo su funcionamiento es muy parecido a Listado ventas cliente, la única diferencia de que en vez de realizar la búsqueda en albaranes de venta se realiza en albaranes de compra además de que en la parametrización de la búsqueda no hay el campo vendedor Listado propuestas Muestra un listado de propuestas de un determinado proveedor, siendo su funcionamiento muy parecido a Listado presupuestos con la única diferencia de que en vez de consultar presupuestos consulta propuestas de compra además de que en la parametrización no existe el campo vendedor Crear pedido de compra Permite crear un pedido de compra al proveedor que hayamos seleccionado al principio, siendo muy parecido a Crear pedido de venta con la única diferencia de que en vez de realizar pedidos de venta realiza pedidos de compra además de que en la cabecera no encontraremos el vendedor ni la dirección de envío Crear albarán de Compra Permite crear un albarán de compra al proveedor que hayamos seleccionado al principio, siendo muy parecido a Crear albarán de venta con la única diferencia de que en vez de realizar albaranes de venta realiza albaranes de compra además de que en la cabecera no encontraremos el vendedor ni la dirección de envío. 24

25 2.4. CRM / Otros Al igual que el módulo de ventas, podemos elegir entre distintas búsquedas, dependiendo de los permisos que tengamos. Podemos realizar búsquedas por número de presupuesto (para ver el presupuesto), nombre o código de artículo (para ver la ficha del artículo), por código o nombre de cliente (para empezar a trabajar con ese cliente), por código o nombre de futuro cliente (para empezar a trabajar con ese futuro cliente), por asunto o contenido de correo (para visualizar el mensaje de la mensajería interna de Eurowin) o por código o nombre de cliente para realizar un seguimiento (para realizar alguna de las siguiente agrupación de consultas: extracto de cuentas, listado de ventas, rentabilidad anual, riesgo cliente, mantenimientos, evolución de los gastos del cliente y las instalaciones del cliente) Además de las búsquedas, disponemos de una serie de opciones, como pueden ser: - Crear cliente: Mediante un formulario nos permite crear un cliente - Crear F. Cli: Mediante un formulario nos permite crear un futuro cliente - Crear artículo: Des de esta opción crearemos un artículo y/o marcas. - Nuevo correo: Para mandar un correo interno de Eurowin - Seguimiento: Más opciones para realizar el seguimiento de clientes, en este caso son para ver la rentabilidad los clientes que especifiquemos además de los balances de todos los clientes. - Planning: en este apartado podremos ver todas las tareas que tenemos, ya sean desde Eurowin o desde CRM. El desplegable superior depende de los permisos del Eurowin. En este desplegable se muestran los usuarios que tienen permisos para ver o editar su agenda de Eurowin. Al pulsar sobre el enlace del día del que tengamos alguna tarea, se muestran todas las tareas de ese día. En el caso de estar creada desde el CRM, veremos el cliente junto a su información, de lo contrario sólo veremos la fecha y la tarea. Las tareas creadas desde CRM tendremos la opción de cerrarlas desde Eurowin On-line. Para cerrarlas deberemos pulsar el enlace de la hora de la tarea. Crear: Este botón nos sirve para crear una nueva entrada, en caso de tener permisos para ver o editar la agenda de otros usuarios la nueva entrada se creara respecto al usuario que tengamos seleccionado en el desplegable. ATENCIÓN: No es posible crear Operaciones ni Tareas a otros usuarios que no seamos nosotros mismos, aunque se tengan permisos de CRM. 25

26 Ilustración 7. CRM 26

27 Ilustración 8. CRM Nueva Búsqueda Nos enviará a la pantalla principal de contabilidad para realizar una nueva búsqueda Datos Cliente Es la pantalla por defecto, que nos muestra todos los datos del cliente Si deseamos editar los datos el cliente que estamos visualizando deberemos ir a la opción Editar Ver operaciones En caso de tener el módulo de CRM instalado y permisos en el programa de CRM nos aparecerá esta opción, la cual nos permitirá listar todas las operaciones del cliente previamente seleccionado. Si deseamos crear una operación deberemos acceder al botón crear, si lo que deseamos es visualizar todas las tareas de esa operación deberemos clicar encima del nombre de la operación. Para cerrar una Operación tendremos que marcar la opción. 27

28 Una vez accedemos a las tareas, podremos crear una tarea asignada a la operación previamente seleccionada mediante el botón crear. Para cerrar una tarea tendremos que marcar la opción Listado presupuestos Acceso directo a la opción Listado presupuestos del módulo Ventas Listado ventas Acceso directo a la opción Listado ventas cliente del módulo Ventas Extracto de cuenta Acceso directo a la opción Extracto de cuentas del módulo Contabilidad Crear presupuesto Acceso directo a la opción Crear presupuesto del módulo Ventas 2.5. Servicios Técnicos Este módulo sólo estará disponible si Eurowin tiene instalado el módulo Servicios. Para que un técnico pueda realizar servicios se tiene que relacionar el usuario de Eurowin con un código de Técnico (esta relación se basa en la Administración del PDA on-line). Y este técnico se tiene que relacionar con un empleado (esta relación se monta desde el Eurowin, desde el módulo servicios» archivos» técnicos). En esta pantalla nos muestra todos los servicios que tengan aplicado el técnico (en caso de que tenga el permiso Realizar sus servicios ) la lista dependerá del código de técnico que tengamos introducido en la administración. Si el técnico tiene el permiso de Realizar todos los servicios el usuario podrá ver y realizar los servicios de todos los técnicos. 28

29 Parametrización: Los servicios los podemos filtrar por fecha, cliente, ruta, técnico (en caso de que tengamos el permiso Realizar todos los servicios), acabados o no acabados, urgentes o no urgentes, asignados o no asignado. A parte de los filtros encontraremos la opción kilometraje, esta opción sólo nos aparecerá si tenemos la opción de la administración (Control kilométrico) marcada. Lo que hace esta opción es no pedirnos los KM del vehículo y sus efectos son por sesión y por usuarios. Un ejemplo de su utilización seria si nuestro técnico viaja en AVE, o junto a otro compañero para hacer un montaje conjunto. Si deseamos visualizar la garantía de un artículo deberemos pulsar el botón de garantía, introduciendo la serie del artículo que deseemos. 29

30 Ilustración 9. Servicios técnicos 30

31 Realización de un servicio Los botones "Inicio E.-" y "Fin E.-" van enlazados. Todo el tiempo y Km que transcurran entre que pulsamos en botón Inicio Empresa hasta que pulsamos el botón Fin Empresa irá al cliente definido en la administración. Un ejemplo sería el tiempo que emplean los técnicos para preparar los servicios. Al hacer "Fin E.-" nos pide que vayamos a hacer luego de este tiempo de empresa. Podemos elegir último en caso de que luego ya hayamos terminado, o podemos elegir otro en caso de que luego realicemos otro servicio. En el caso de seleccionar otro, nos pedirá que seleccionemos el servicio que vamos a realizar de una lista. El Km inicial del servicio seleccionado será el mismo que el KM que le hemos puesto en Fin E.-. El sistema internamente coge el tiempo en que se pulsa el botón. En el detalle del servicio nos vamos a encontrar los siguientes botones: Este icono captura la hora de salida junto al KM actual del vehículo. (Este icono no hará falta pulsarlo en el caso de que vengamos de "Fin E.-" o en el anterior servicio le hayamos pulsado ). Este icono captura la hora que se llega a casa del cliente junto a los KM del vehículo (en caso de que tengamos habilitado el control kilométrico). Este icono finaliza el servicio siendo el último que realizaremos Este icono finaliza el servicio y una vez rellenada la pantalla de finalizar el servicio nos hará seleccionar el próximo servicio al que vamos, y aquí vuelve a empezar el proceso. A continuación nos aparece una página donde nos solicita los datos del servicio, tales como si está terminado o no nos pedirá las horas del servicio. Por defecto la hora inicio y la hora fin no son editables y nos aparecen las reales, eso es debido a que Eurowin sólo tiene en cuenta el coste. Para poder editar las horas y los KM en esta pantalla deberemos hacer lo siguiente: Crear los siguientes campos en la base de datos del módulo de los servicios, la reconoceremos porque empieza por serv. Dentro de esta Base de datos encontraremos una tabla llamada servcon. En esta tabla tenemos que crear los siguientes campos: 1. HORA_INI2 -> varchar de longitud 5 2. HORA_FIN2 -> varchar de longitud 5 3. KM2 -> Decimal de longitud 10, 2 Eurowin On-line permite editar las horas y los KM que vamos a cobrar al cliente. ATENCIÓN: En Eurowin esa información no se utiliza. Es decir, en las horas y KM del servicio y de la tabla gestión de trabajos sólo aparecen las horas y los KM de costes. A continuación muestra el extracto del servicio. Éste lo podremos imprimir pulsando el botón Imprimir o también lo podremos enviar por formato PDF. 31

32 Una vez terminado este proceso, en el caso de haber elegido Fin [otro], en el servicio seleccionado nos aparecerá el botón llegada, la Hora. Como kilómetros iniciales se cogerán por defecto los finales del último cliente. Si elegimos, cuando lleguemos a la empresa tendremos que pulsar el botón Llegada situado en la pantalla principal (listado de servicios), que nos va a capturar la hora de llegada y el kilometraje (en caso de que tengamos habilitado el control kilométrico). Una vez llegamos a la empresa deberemos pulsar el botón llegada, es ese momento cerraremos la entrada que hemos creado al pulsar el botón reanudar con el kilometraje actual del coche junto a la hora de llegada A parte de esos botones vamos a encontrar estos otros: Introducir material en el servicio Imprimir el servicio en formato ticket. Para poder imprimir mediante Bluetooth nos hará falta un software de impresión llamado PiePrint. Enviar por correo el servicio en formato PDF Descargar el servicio en formato PDF 32

33 Ilustración 10. Servicios técnicos 33

34 2.6. Autoventa El módulo Autoventa es la forma de presentar los clientes, una vez presentados y seleccionado con el cliente que deseamos trabajar nos lanzará al módulo de ventas. La forma de presentar a los clientes es por rutas y por días de visita. 34

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36 Este documento ha sido creado por el Departamento de Documentación de Sage Eurowin. La información que contiene es cierta salvo error u omisión. El funcionamiento del programa puede ser modificado sin previo aviso. De producirse, las modificaciones se comunican a través de los procedimientos habituales establecidos. Con el fin de mejorar la calidad de este manual, si detecta alguna errata puede comunicárnosla enviando un mensaje a la siguiente dirección de correo electrónico: manuales@eurowin.com Queda totalmente prohibida la reproducción parcial o total, así como la venta de este documento, sin el expreso consentimiento de la empresa. Todas las ofertas, promociones, condiciones y/o tarifas reflejadas en él tienen la vigencia concretada en el mismo.