INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE ENVIO DE MUESTRAS EXTERNAS DEL INSTITUTO DE REFERENCIA ANDINO S.A. (MP-P011-F05, Versión 1)

Transcripción

1 GENETICA MOLECULAR DE COLOMBIA Sello: INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO AUTORIZACIÓN PARA UNA PRUEBA DE ADN (MP-P011-F04, Versión 2) Versión: 1 Código: I-003 Pág: 1 de 8 INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE ENVIO DE MUESTRAS EXTERNAS DEL INSTITUTO DE REFERENCIA ANDINO S.A. (MP-P011-F05, Versión 1) NTC-ISO- IEC 17025:2005 Requisitos generales de competencia de laboratorios de ensayo y calibración NTC-ISO-IEC 9001:2000 Sistema de Gestión de Calidad Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Luz Miryam Siza Fuentes Andrés Gutiérrez y Lorena Carlos M. Restrepo Sánchez Fecha: Fecha: Fecha:

2 Código: I-003 Pág: 2 de 8 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. CONTENIDO 4. RESPONSABILIDADES 5. ANEXO

3 Código: I-003 Pág: 3 de 8 1. OBJETIVO. Describir el correcto diligenciamiento del Formato de envío de muestras externas del Instituto de Referencia Andino S.A. (MP-P011-F05, Versión 1) 2. ALCANCE. Las instrucciones de este documento aplican como guía para llevar a cabo un adecuado diligenciamiento del formato de envío de muestras externas del Instituto de Referencia Andino S.A. (MP-P011-F05, versión 1) tanto en los laboratorios remitentes al Instituto de Referencia Andino S.A. como para éste mismo, quienes realizan la toma de muestras con fines de identificación humana a través de la realización de pruebas de Paternidad, Maternidad y Filiación Humana en Genética Molecular de Colombia. 3. CONTENIDO A continuación se describe detalladamente el tipo de información que se está solicitando en cada uno de los ítems que constituyen el formato y la forma como debe ser diligenciado el mismo. El formato consta de 4 partes: A. La primera parte hace referencia a la Información de Cadena de Custodia del Laboratorio Remitente y debe ser diligenciada exclusivamente por personal autorizado de dicho laboratorio. Códigos de las Muestras: En este ítem se deben anotar los códigos que le han sido asignados a las muestras por el Laboratorio Remitente. Fecha: Todas las personas deben comparecer en el mismo momento para que las partes verifiquen la verdadera identificación de quienes se presentan a

4 Código: I-003 Pág: 4 de 8 la toma de muestras. Por lo tanto en este ítem debe anotarse la fecha en la que se tomó la muestra de todas las personas que componen el caso. Municipio y Departamento: En estos ítems se colocará la procedencia del Laboratorio Remitente. Número de muestras: Se debe anotar el número total de muestras que son tomadas por cada caso. Persona que embala/entrega las muestras: Aquí se debe colocar el nombre de la persona que embala/entrega las muestras selladas al servicio de mensajería (si lo hubiere). Firma y documento de identidad: En este ítem se debe colocar la firma y el número de documento de identidad de la persona que embala/entrega las muestras selladas al servicio de mensajería (si lo hubiere). B. La segunda parte se refiere a la Información de Cadena de Custodia del Instituto de Referencia Andino S.A. (I.R.A.), y debe ser diligenciada exclusivamente por personal autorizado de dicha entidad. Persona quien recibe las muestras en el I.R.A.: En este ítem se debe colocar el nombre de la persona que recibe las muestras provenientes del laboratorio remitente. Esta persona debe recibir y archivar el certificado de mensajería correspondiente (si lo hubiere). Firma y documento de identidad: Aquí se debe colocar la firma y número del documento de identidad de la persona que recibe las muestras provenientes del Laboratorio Remitente. Código de las muestras asignados por el I.R.A.: Se debe colocar el código asignado a las muestras por el Instituto de Referencia Andino S.A. Fecha: Se debe colocar la fecha en la que el I.R.A. recibe las muestras del Laboratorio Remitente.

5 Código: I-003 Pág: 5 de 8 Número de la guía de correo del Laboratorio Remitente: En este ítem se debe colocar el número de guía suministrado por la empresa transportadora. En el caso que las muestras sean entregadas por personas diferentes a la empresa transportadora se debe anotar el documento de identificación de la persona que entrega. Empresa transportadora: Se debe anotar el nombre de la empresa que transporta las muestras, o en dado caso el nombre de la persona que entrega las muestras. C. La tercera parte hace referencia a la Inspección de las Muestras la cual debe ser realizada por el Instituto de Referencia Andino S.A. y debe ser diligenciada exclusivamente por personal autorizado de dicha entidad. Empaque: En este ítem se debe colocar en qué condiciones llegó el empaque en el que vienen las muestras embaladas, es decir si está en buen estado o en mal estado. Se toma fotografía del paquete y su contenido: En este ítem se debe anotar si se toma o no fotografía de las muestras embaladas por el Laboratorio Remitente. Identificación de cada muestra: En este ítem se debe colocar si la identificación de cada muestra proveniente del Laboratorio Remitente es correcta o incorrecta. Numero de muestras recibidas: Se debe colocar cuántas muestras fueron recibidas en el I.R.A. Tipo de muestra: En este ítem se debe colocar qué tipos de muestras fueron recibidas y cuántas por cada tipo, es decir si son muestras de sangre tomadas en tubo tapa lila, en papel FTA, u otras. Muestras correctamente tomadas: En este ítem se debe especificar si las muestras de sangre fueron tomadas adecuadamente, es decir que no estén

6 Código: I-003 Pág: 6 de 8 coaguladas, que vengan en el tubo adecuado (tubo tapa lila) y si son tomadas en papel FTA que la muestra no sea goteada en exceso. D. La cuarta parte hace referencia a la Inspección de la Documentación, la cual debe ser realizada por el Instituto de Referencia Andino S.A. y debe ser diligenciada exclusivamente por personal autorizado de dicha entidad. Trae el formato MP-P011-F06 de Autorización para una Prueba de ADN diligenciado: En este espacio se debe marcar con una X de acuerdo a si está o no está diligenciado dicho formato. Trae el formato MP-P011-F05 de Autorización para una Prueba de ADN diligenciado: En este caso se debe marcar con una X de acuerdo a si trae o no trae el formato MP-P011-F05. Trae el formato Contrato con Clientes Particulares diligenciado: En este espacio se debe marcar con una X de acuerdo a si trae o no trae el formato contrato con clientes particulares diligenciado. Trae fotocopias de documentos de identidad de las personas que conforman el caso: En este espacio se debe marcar con una X de acuerdo a si las muestras embaladas y recibidas en el I.R.A. vienen o no vienen con los documentos de identificación de cada una de las personas que participa en el caso. Trae fotografía de las personas que conforman el caso: En este caso se debe marcar con una X si las muestras embaladas y recibidas en IRA traen o no traen fotografía de las personas que conforman el caso. Trae huella dactilar de las personas que conforman el caso: En este espacio se debe marcar con una X de acuerdo a si trae o no trae huella dactilar de las personas que conforman el caso; la huella dactilar debe quedar impresa en el formato MP-P011-F05.

7 Código: I-003 Pág: 7 de 8 Persona que revisa el contenido: En este espacio se debe anotar nombre y apellido de la persona que revisa el contenido de las muestras embaladas y recibidas en el I.R.A. Firma: En este caso debe firmar la persona que revisa el contenido de las muestras embaladas y recibidas en el I.R.A. Observaciones: En este espacio se colocarán las observaciones pertinentes como falta de documentos, autorizaciones para que un tercero reclame el resultado, el estado en el que se recibió la muestra, etc. Persona quien entrega las muestras en GMC: En este espacio se debe colocar nombre y apellidos de la persona que entrega las muestras del I.R.A. en Genética Molecular de Colombia. Firma y documento de identidad: En este caso debe colocar la firma y el número del documento de identidad de la persona que entrega las muestras del I.R.A. en Genética Molecular de Colombia. 4. RESPONSABILIDADES Los profesionales y director de laboratorio Genética Molecular de Colombia serán los responsables de poner en práctica las directrices del presente instructivo para el diligenciamiento adecuado del formato de envío de muestras externas del Instituto de Referencia Andino S.A. (MP-P011-F05, Versión 1). Será responsabilidad de cada uno de los o las directores(as) de los Laboratorios Remitentes velar por su cumplimiento. 5. ANEXOS MP-P011-F05 Formato de envío de muestras externas Instituto de Referencia Andino S.A.