Manual de producto de GFI. Manual del cliente

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1 Manual de producto de GFI Manual del cliente

2 La información y el contenido de este documento se proporcionan sólo para fines informativos y se entregan "tal cual", sin garantía de ningún tipo, ya sea expresa o implícita, incluyendo pero no limitadas a las garantías implícitas de comercialización, idoneidad para un propósito particular y ausencia de infracción. GFI Software no se hace responsable de ningún daño, incluyendo daños consecuentes, de cualquier naturaleza, que puedan deberse a la utilización de este documento. La información se ha obtenido de fuentes disponibles públicamente. A pesar de los esfuerzos razonables que se han hecho para asegurar la exactitud de los datos facilitados, GFI no reclama, promete o garantiza la integridad, la exactitud, la actualidad o la adecuación de la información y no es responsable de errores tipográficos, información desactualizada o errores. GFI no ofrece ninguna garantía, expresa o implícita, y no asume ninguna obligación legal ni responsabilidad por la exactitud o la exhaustividad de la información contenida en este documento. Si estima que existe algún error objetivo en este documento, póngase en contacto con nosotros y revisaremos sus dudas tan pronto como sea posible. Todos los nombres de productos y empresas mencionados aquí pueden ser marcas comerciales de sus respectivos titulares. GFI FaxMaker es propiedad de GFI Software Development Ltd GFI Software Development Ltd. Reservados todos los derechos. Versión del documento: Última actualización (mes/día/año): 9/25/2014

3 Tabla de contenido 1 Introducción Acerca de este manual 4 2 Instalación de clientes GFI FaxMaker Requisitos del sistema Procedimiento de instalación Instalación desatendida 8 3 Envío de faxes con el cliente de GFI FaxMaker Online Impresión de contenido en el cliente de GFI FaxMaker Enviar faxes directamente desde el formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker Redacción de faxes en Microsoft Outlook Redacción de faxes en un cliente de correo electrónico Opciones de envío de fax 13 4 Recepción de faxes 15 5 El visor de fax de GFI FaxMaker Administración de faxes Edición de faxes 17 6 Uso del formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker Libreta de direcciones del formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker Conexión con GFI FaxMaker Online 23 7 Índice 25

4 1 Introducción El cliente de GFI FaxMaker es una aplicación instalada en los equipos de los usuarios que se utiliza para enviar faxes a través de GFI FaxMaker Online. Hay varios métodos que se pueden usar para enviar faxes en función del entorno e instalación de la aplicación. 1.1 Acerca de este manual Este manual está adaptado específicamente para los usuarios de la aplicación GFI FaxMaker Client y se da por hecho que los usuarios tienen conocimientos básicos de envío y recepción de mensajes de correo electrónico con un cliente de correo electrónico como Microsoft Outlook. También se da por hecho que GFI FaxMaker Online está configurado y funciona correctamente antes de usar el cliente de GFI FaxMaker Términos y convenciones que se usan en este manual Tabla 1: Términos y convenciones que se usan en este manual Término > Instrucciones de navegación paso a paso para acceder a una función concreta. Texto en negrita Texto en cursiva Código Elementos que se seleccionan, como nodos, opciones de menú o botones de comando. Parámetros y valores que debe sustituir por los valores aplicables, como rutas de acceso personalizadas y nombres de archivo. Indica los valores de texto que se escriben, como comandos y direcciones. GFI FaxMaker 1 Introducción 4

5 2 Instalación de clientes GFI FaxMaker En este capítulo se describe cómo instalar el cliente de GFI FaxMaker en los equipos de los usuarios. 2.1 Requisitos del sistema Procedimiento de instalación Instalación desatendida Requisitos del sistema Sistemas operativos compatibles con la instalación del cliente de GFI FaxMaker. Windows 8 y 8.1 Windows 7 Windows Vista Windows XP Windows Small Business Server 2003 Windows Server 2008 ediciones Standard o Enterprise Windows Server 2003 ediciones Standard o Enterprise 2.2 Procedimiento de instalación Notas importantes 1. Compruebe que el equipo en el que va a instalar el cliente de GFI FaxMaker cumple con los requisitos del sistema. 2. Asegúrese de haber iniciado sesión como administrador o de utilizar una cuenta con privilegios de administrador. 3. Guarde los trabajos pendientes y cierre todas las aplicaciones del equipo. Instalación 1. Ejecute el archivo de instalación en el equipo cliente. 2. Haga clic en Siguiente en la pantalla de bienvenida. GFI FaxMaker 2 Instalación de clientes GFI FaxMaker 5

6 Captura de pantalla 1: Seleccionar el tipo de servidor de fax 3. Seleccione el software que se utiliza para enviar/recibir faxes y haga clic en Siguiente. Tabla 2: Instalación del cliente - opciones de formularios de mensajes Tipo de servidor Servidor de GFI FaxMaker GFI FaxMaker Online Seleccione esta opción si la organización utiliza GFI FaxMaker como una solución conjunta para enviar y recibir faxes y SMS. Para obtener más información vaya a: Seleccione esta opción si la organización utiliza GFI FaxMaker Online para enviar y recibir faxes. GFI FaxMaker Online es una solución de fax en línea. Para obtener más información vaya a: GFI FaxMaker 2 Instalación de clientes GFI FaxMaker 6

7 Captura de pantalla 2: Dirección de correo electrónico y credenciales de GFI FaxMaker Online 4. Escriba la dirección de correo electrónico como la haya configurado en GFI FaxMaker Online el administrador. Escriba también las credenciales de usuario de GFI FaxMaker Online. Se le enviaron por correo electrónico cuando el administrador creó su cuenta de GFI FaxMaker Online. El nombre de usuario normalmente empieza por MBX y le sigue un número largo. Si no está seguro, haga clic en Ha olvidado las credenciales? para recibir un correo electrónico sobre la dirección de correo electrónico configurada, que contiene su nombre de usuario y un vínculo para restablecer su contraseña. Si las credenciales no se especifican durante la instalación, se le pedirá que introduzca credenciales cuando cargue el formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker por primera vez. Haga clic en Siguiente. 5. Haga clic en Siguiente para continuar con la instalación del cliente de GFI FaxMaker en la carpeta predeterminada o en Examinar para seleccionar una ruta de instalación nueva. 6. Haga clic en Siguiente para comenzar la instalación. NOTA Si se muestra una advertencia del controlador de la impresora, haga clic en la opción para instalarlo de todos modos. 7. Haga clic en Finalizar cuando la instalación se haya completado. GFI FaxMaker 2 Instalación de clientes GFI FaxMaker 7

8 2.3 Instalación desatendida El cliente de GFI FaxMaker también se puede instalar de forma desatendida. 1. Use una herramienta de compresión (como Winrar) para extraer el programa de instalación del cliente de GFI FaxMaker. NOTA Asegúrese de extraer la versión apropiada, 32 ó 64 bits, del programa de instalación. 2. En la lista de archivos extraídos, mueva faxclient.msi al equipo cliente. 3. Abra el símbolo del sistema y cambie el directorio a la ubicación de faxclient.msi. 4. Escriba el siguiente comando: msiexec /i /qb "faxclient.msi" seguido de los parámetros requeridos, como se indica a continuación: Tabla 3: Parámetros de instalación desatendida del cliente Acción Seleccione el tipo de servidor de fax. Establezca la dirección de correo electrónico de GFI FaxMaker Online Especifique las credenciales de autenticación de GFI FaxMaker Online Especifique el tipo de servicio de fax usado por la organización: ONLINE=1 - Agregue este parámetro para habilitar el cliente de GFI FaxMaker para que funcione con GFI FaxMaker Online (solución de fax en línea). NOTA: Si se especifica ONLINE=0, GFI FaxMaker está instalado para GFI FaxMaker (solución conjunta) y no será compatible con GFI FaxMaker Online. Escriba la dirección de correo electrónico como la haya configurado el administrador en el portal de administración de GFI FaxMaker Online: ONLINE =juan.garrido@midominio.com Escriba los detalles de la cuenta como se haya configurado en el portal de administración de GFI FaxMaker Online: ONLINEUSER=minombreusuario - El nombre de usuario. Normalmente empieza por MBX y le sigue un número largo. ONLINEPW=micontraseña - La contraseña de usuario establecida. Por ejemplo: msiexec /i /qb "faxclient.msi" ONLINE=1 ONLINE =juan.garrido@midominio.com ONLINEUSER=mbx ONLINEPW=MyPa55w0rd GFI FaxMaker 2 Instalación de clientes GFI FaxMaker 8

9 3 Envío de faxes con el cliente de GFI FaxMaker Online Hay 3 formas de enviar un fax. Elija el método de envío de faxes que prefiera: Controlador de impresora de GFI FaxMaker 1. Imprima contenido en la impresora de GFI FaxMaker desde cualquier aplicación. Vaya a Archivo > Imprimir y seleccione FaxMaker. 2. El cliente de GFI FaxMaker convierte automáticamente el contenido a formato de fax. 3. Utilice el formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker para especificar el destinatario, el asunto y el cuerpo del fax. 4. Haga clic en Enviar para enviar el fax. Más información... Correo electrónico 1. Cree un mensaje de correo electrónico nuevo. 2. Agregue el número de fax del destinatario en el campo Para con el siguiente formato: númerofax@gfifax.com, por ejemplo @gfifax.com. 3. Agregue un asunto. 4. Escriba el mensaje del fax. Se mostrará en la portada del fax. 5. Adjunte el contenido que desee al fax. 6. Haga clic en Enviar para enviar el fax. Más información... Formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker 1. Vaya a Inicio > Programas > Cliente de GFI FaxMaker> Formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker. 2. Agregue el número de fax del destinatario en el campo Para. También puede seleccionar un destinatario de la libreta de direcciones. 3. Agregue un asunto de fax. 4. Escriba el mensaje del fax. Se mostrará en la portada del fax. 5. Adjunte el contenido que desee al fax. 6. Haga clic en Enviar para enviar el fax. Más información Impresión de contenido en el cliente de GFI FaxMaker Tras instalar la aplicación GFI FaxMaker Client, se agrega automáticamente un controlador de impresora a la lista de impresoras. Dicho controlador permite a los usuarios "imprimir" el contenido que se va a transmitir por fax. Para ello: 1. Cree el contenido que va a transmitir por fax en cualquier aplicación que permita imprimir. Por ejemplo, Microsoft Word, un paquete de contabilidad, un sistema de gestión de contenido o un sistema de gestión de relaciones con los clientes. GFI FaxMaker 3 Envío de faxes con el cliente de GFI FaxMaker Online 9

10 Captura de pantalla 3: Cómo imprimir en un controlador de impresora de FaxMaker 2. Seleccione el contenido que va a transmitir por fax e imprímalo en el controlador de impresora de FaxMaker. El contenido se convierte automáticamente al formato de fax (extensión *.fax) y se adjunta a un formulario de mensaje de GFI FaxMaker. Especifique los destinatarios y el asunto del fax, y escriba el mensaje que se va a mostrar en la portada del fax. 3.2 Enviar faxes directamente desde el formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker El cliente de GFI FaxMaker incluye un formulario de mensaje de fax que permite la creación de faxes y su contenido. 1. Para cargar el formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker, desplácese hasta Inicio > Programas > Cliente de GFI FaxMaker > Formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker. 2. Especifique todos los parámetros del fax, como destinatarios, asunto y adjunto. En este manual, encontrará una lista de las funciones disponibles en el formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker. Para obtener más información, consulte Uso del formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker (página 19). 3. Haga clic en Enviar para enviar el fax. GFI FaxMaker 3 Envío de faxes con el cliente de GFI FaxMaker Online 10

11 Captura de pantalla 4: Redacción de faxes en el formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker Nota importante: Este método de transmisión convierte los archivos adjuntos en el servidor de GFI FaxMaker Online. De esta forma, solo se pueden adjuntar los archivos admitidos por GFI FaxMaker Online. Para obtener más información, consulte Opciones de envío de fax (página 13). Por consiguiente, se recomienda convertir el contenido al formato de fax directamente en el equipo del usuario. Para obtener más información, consulte Impresión de contenido en el cliente de GFI FaxMaker (página 9). 3.3 Redacción de faxes en Microsoft Outlook Los faxes se pueden enviar directamente desde Microsoft Outlook. Cree un mensaje de correo electrónico y escriba los detalles del fax, como destinatario, asunto y adjunto. Para obtener más información, consulte Opciones de envío de fax (página 13). Haga clic en Enviar para enviar el fax. GFI FaxMaker 3 Envío de faxes con el cliente de GFI FaxMaker Online 11

12 Captura de pantalla 5: Envío de faxes desde Microsoft Outlook Nota importante: Este método de transmisión convierte los archivos adjuntos en el servidor de GFI FaxMaker Online. De esta forma, solo se pueden adjuntar los archivos admitidos por GFI FaxMaker Online. Para obtener más información, consulte Opciones de envío de fax (página 13). Por consiguiente, se recomienda convertir el contenido al formato de fax directamente en el equipo del usuario. Para obtener más información, consulte Impresión de contenido en el cliente de GFI FaxMaker (página 9). 3.4 Redacción de faxes en un cliente de correo electrónico Los faxes se pueden enviar directamente desde una aplicación cliente de correo electrónico. 1. Cree un mensaje de correo electrónico. 2. Introduzca el destinatario del fax en el campo Para, indique el asunto y adjunte el contenido que desee al fax. Para obtener más información, consulte Opciones de envío de fax (página 13). 3. Haga clic en Enviar para enviar el fax. GFI FaxMaker 3 Envío de faxes con el cliente de GFI FaxMaker Online 12

13 Nota importante: Este método de transmisión convierte los archivos adjuntos en el servidor de GFI FaxMaker Online. De esta forma, solo se pueden adjuntar los archivos admitidos por GFI FaxMaker Online. Para obtener más información, consulte Opciones de envío de fax (página 13). Por consiguiente, se recomienda convertir el contenido al formato de fax directamente en el equipo del usuario. Para obtener más información, consulte Impresión de contenido en el cliente de GFI FaxMaker (página 9). 3.5 Opciones de envío de fax Al enviar faxes a través de GFI FaxMaker Online utilizando uno de los métodos posibles, configure los parámetros siguientes: Parámetro Asunto Cuerpo del mensaje de correo electrónico Adjunto El asunto se utiliza como asunto del fax y se muestra en la portada del fax, si se ha configurado para que se incluya en GFI FaxMaker Online. El cuerpo del mensaje de correo electrónico se muestra en la portada del fax, si se ha configurado para que se incluya en GFI FaxMaker Online. Adjunte hasta cinco archivos con un formato de archivo admitido. GFI FaxMaker Online agrega el contenido de los archivos adjuntos al fax. El tamaño de archivo total de todos los archivos adjuntos no puede superar 10 MB. Tipos de archivo admitidos:.doc, DOCX - Microsoft Word.XLS, XLSX - Microsoft Excel.PPT, PPTX - Microsoft PowerPoint.TIF/TIFF - Formato de archivo de imagen etiquetada.txt - Texto sin formato.html - Lenguaje de marcado de hipertexto.rtf - Formato de texto enriquecido.pdf - Formato de documento portátil de Adobe.JPG - Imágenes JPEG.VSD - Dibujos Visio.GIF - Formato de intercambio de gráficos NOTA: Cuando se envían faxes utilizando el controlador de impresora del cliente de GFI FaxMaker, los faxes se convierten al formato de fax en el equipo cliente, no en el servidor de GFI FaxMaker Online. Esto permite el envío de faxes a partir de tipos de archivo no admitidos. Para obtener más información, consulte Impresión de contenido en el cliente de GFI FaxMaker (página 9). GFI FaxMaker 3 Envío de faxes con el cliente de GFI FaxMaker Online 13

14 Parámetro Destinatario de fax Introduzca el número de fax del destinatario en el campo Para. El número de fax debe incluir el símbolo de marcado internacional "+", el prefijo de país y el regional. Estos datos son necesarios incluso cuando se envían faxes localmente, por ejemplo desde Estados Unidos a Estados Unidos. No use guiones ni espacios entre las distintas partes del número de fax. Si se envían faxes utilizando un cliente de correo electrónico, escriba el número de fax con el formato siguiente: númerofax@gfifax.com. Sustituya númerofax por el número de fax completo del destinatario. Puede escribir hasta cinco números de destinatario, utilizando el mismo formato para cada uno y separados por punto y coma (;). Por ejemplo: @gfifax.com; @gfifax.com; Ejemplo 1: Si envía un fax al número de la República Checa , use Donde: + es el prefijo de marcado internacional 420 es el código de país de la República Checa es el número de fax Ejemplo 2: Envío de un fax a un número del Reino Unido, con código de área y número En este caso, use Donde: + es el prefijo de marcado internacional 44 es el código de país del Reino Unido 1273 es el código de área (en el caso del Reino Unido, el 0 que lo antecede se elimina cuando se usa el prefijo internacional) es el número de fax Ejemplo 3: Envío de un fax desde una ciudad de EE.UU. a otro número en la misma ciudad. El prefijo de área/ciudad es 718 y el número de fax del destinatario es En este caso, utilice , donde: + es el prefijo de marcado internacional (necesario aunque envíe un fax en la misma ciudad) 1 es el código de país de EE.UU. 718 es el código de zona/ciudad es el número de fax del destinatario GFI FaxMaker 3 Envío de faxes con el cliente de GFI FaxMaker Online 14

15 4 Recepción de faxes Todos los faxes entrantes se reciben en su buzón en forma de mensajes de correo electrónico con el asunto Nuevo mensaje de fax de: <número de fax>. El cuerpo del mensaje de correo electrónico contiene información acerca del fax. Haga doble clic en el adjunto para ver el contenido del fax recibido. GFI FaxMaker 4 Recepción de faxes 15

16 5 El visor de fax de GFI FaxMaker El visor de fax de GFI FaxMaker permite administrar los archivos de fax (extensión *.fax) y ver, editar, imprimir y almacenar faxes. Cargue el visor de fax de GFI FaxMaker en Inicio > Programas > Cliente de GFI FaxMaker > Visor de GFI FaxMaker o haciendo doble clic en un archivo de fax (extensión *.fax). Captura de pantalla 6: Fax cargado en el Visor de fax de GFI FaxMaker Opciones del Visor de fax de GFI FaxMaker: 5.1 Administración de faxes Edición de faxes Administración de faxes La siguiente tabla muestra las funciones para administrar faxes en el Visor de fax de GFI FaxMaker. GFI FaxMaker 5 El visor de fax de GFI FaxMaker 16

17 Tabla 4: Administración de faxes en el visor de fax de GFI FaxMaker Función Visualización de faxes Almacenamiento de faxes Impresión de faxes Creación de faxes Zoom Desplazamiento por las páginas Haga doble clic en un archivo de fax (extensión *.fax) para ver el fax en el visor de fax de GFI FaxMaker. Desplácese hasta Archivo > Guardar como... Especifique la ubicación, el nombre de archivo y la extensión. Desplácese hasta Archivo > Imprimir y seleccione una impresora. Configure las opciones de impresión en Archivo > Configurar impresión... Desplácese hasta Archivo > Nuevo... para abrir una hoja del fax nueva. NOTA: se recomienda crear los faxes en otra herramienta y convertirlos al formato de fax imprimiendo su contenido en el controlador de impresora de GFI FaxMaker. Para obtener más información, consulte Impresión de contenido en el cliente de GFI FaxMaker (página 9). En el menú Zoom, seleccione el nivel de zoom para visualizar el contenido del fax. Hay varias opciones de zoom, como acercar y alejar, ajustar la página a la altura o anchura de la ventana, o hacer zoom a un porcentaje o relación concretos. Si un fax contiene varias páginas, puede desplazarse por ellas. En el menú Página, seleccione Página siguiente o Página anterior para ir a la página siguiente o anterior, respectivamente. Haga clic en Página > Ir a página para desplazarse a un número de página concreto. Como alternativa, seleccione la página a la que desea desplazarse en la barra de herramientas Páginas. Barras de herramientas Vista previa de faxes Información de la página En el formato Miniaturas, se pueden ver todas las páginas. Desplácese hasta Ver > Vista en miniatura. Haga doble clic en la página que desea ver. En el menú Ver, puede seleccionar las barras de herramientas que desea mostrar u ocultar. Las barras de herramientas proporcionan un acceso rápido a varias funciones. Después de editar un fax, obtenga una vista previa en blanco y negro de cómo se verá cuando se transmita. Desplácese hasta Anotación > Vista previa en blanco y negro. Para cerrar la vista previa y seguir editando el fax, desplácese hasta Anotación > Mostrar. Desplácese hasta Ver > Información de imagen... para cargar la información de la página actual. 5.2 Edición de faxes La siguiente tabla muestra las funciones disponibles para editar faxes en el Visor de fax de GFI FaxMaker. Tabla 5: Edición de faxes en el visor de fax de GFI FaxMaker Función Cómo girar páginas Desplácese al menú Página y seleccione: Girar a la izquierda: girar la página 90 grados hacia la izquierda Girar a la derecha: girar la página 90 grados hacia la derecha Eliminación de contenido Cómo ocultar contenido Voltear: girar la página 180 grados Desplácese a Anotación > Borrador y seleccione el área que desee borrar. Esta característica permite ocultar información confidencial antes de transmitir los faxes. Desplácese a Anotación > Puntero de selección y seleccione el área que desee ocultar. Desplácese a Editar > Oscurecer región para ocultar el área seleccionada. GFI FaxMaker 5 El visor de fax de GFI FaxMaker 17

18 Función Inserción de formas Tanto desde la barra de herramientas Anotaciones como desde el menú Anotación se pueden insertar varias formas: Rectángulo Círculo Líneas: use el mouse para insertar líneas y ajustar su tamaño. En la barra de herramientas Estilo de línea puede definir el grosor de la línea. Colores de las formas Inserción de texto Cambio de tamaño de las formas Alineación de contenido Flechas: en la barra de herramientas Estilo de línea puede seleccionar el estilo de flecha que desea usar. El estilo de flecha seleccionado se añade automáticamente al insertar una línea nueva. Utilice la herramienta de selección (Anotación > Herramienta de selección) para seleccionar las formas. Seleccione el color que va a aplicar en la barra de herramientas Colores/tonos. NOTA: los colores se convierten a escala de grises al guardar el archivo del fax. Desplácese a Anotación > Texto escrito. Use el mouse para insertar líneas y ajustar el cuadro de texto. Escriba el texto. Se puede dar formato al texto desde la barra de herramientas Formato. Utilice la herramienta de selección (Anotación > Herramienta de selección) para seleccionar las formas cuyo tamaño se va a cambiar. Use el mouse para cambiar el tamaño de la forma. Seleccione uno o varios objetos con la herramienta de selección y use la barra de herramientas Alineación para definir las siguientes propiedades de posición: Alinear a la izquierda/derecha/arriba/abajo/centro: alinee dos o más formas con un margen común lateral o central. Las formas se alinean con la primera forma que se seleccionó. Traer al frente: cuando haya varias formas en el fax, use esta función para mostrar la forma seleccionada encima de otras formas. Inserción de imágenes o sellos Inversión de colores Mejoras en imagen Cómo resaltar contenido Enviar al fondo: cuando haya varias formas en el fax, use esta función para mostrar la forma seleccionada debajo de otras formas. Desplácese a Anotación > Sellos de caucho. Seleccione la forma que desee insertar y haga clic en Aceptar. De manera predeterminada, GFI FaxMaker incluye varios sellos que se usan con frecuencia. Haga clic en Agregar para agregar más imágenes a la lista de sellos. La imagen debe estar en formato *.bmp. Desplácese a Página > Invertir para invertir todos los colores del fax. Los archivos de fax no pueden incluir contenido en color. Use la función de mejora de imágenes para especificar el nivel de oscuridad en que las formas con color se deben almacenar. Desplácese a Ver > Mejora de la imagen y seleccione el nivel de claridad/oscuridad con que se va a almacenar el fax. Desplácese a Anotación > Marcador de resaltado y utilice el ratón para insertar un rectángulo resaltado. GFI FaxMaker 5 El visor de fax de GFI FaxMaker 18

19 6 Uso del formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker El formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker brinda varias opciones para el envío de faxes. Captura de pantalla 7: Redacción de faxes en el formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker Tabla 6: Opciones del formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker Opción Crear mensaje de fax Destinatarios del fax Destinatarios CC Asunto Mensaje del fax Adjunto Firma Desplácese hasta Inicio > Programas > Cliente de GFI FaxMaker> Formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker. En el cuadro de texto Para, escriba uno o varios números de fax de destinatarios. Como alternativa, haga clic en Para para insertar destinatarios desde la libreta de direcciones. Escriba uno o varios números de fax de destinatarios para incluirlos en CC. Como alternativa, haga clic en CC para insertar destinatarios desde la libreta de direcciones. Escriba el asunto del fax en el cuadro de texto Asunto. Dicho asunto se inserta en la portada del fax. Escriba el mensaje en el área de texto del formulario. Dicho asunto se inserta en la portada del fax. Haga clic en el botón Archivo... o desplácese hasta Insertar > Archivo adjunto... para seleccionar el adjunto del fax. NOTA: Este método de transmisión convierte los faxes al formato de fax (*.fax) en el servidor de GFI FaxMaker. GFI FaxMaker no puede convertir los faxes enviados en aquellos formatos que no estén instalados en el servidor o que usen fuentes que no estén instaladas en el servidor. Por consiguiente, se recomienda convertir el contenido al formato de fax directamente en el equipo del usuario. Para obtener más información, consulte Impresión de contenido en el cliente de GFI FaxMaker (página 9). Para incorporar una una firma a todos los faxes: 1. Haga clic en Opciones. 2. En la ficha Formato, seleccione Anexar firma. 3. Haga clic en Editar firma... para escribir o modificar el texto de la firma. 4. Haga clic en Aceptar. 5. Cierre y reinicie el formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker. GFI FaxMaker 6 Uso del formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker 19

20 Opción Portada NOTA: Las portadas personalizadas solo se pueden configurar cuando el cliente de GFI FaxMaker conecta con GFI FaxMaker Online a través de una conexión HTTPS. En modo SMTP, se utiliza la portada predeterminada configurada por el administrador de GFI FaxMaker Online. Para obtener más información, consulte Conexión con GFI FaxMaker Online (página 23). Habilite las portadas para incluir una página de portada con el fax. 1. Haga clic en Opciones. 2. En la ficha Formato, seleccione Enviar portada. 3. Seleccione la portada que desea usar: Portada predeterminada: Para utilizar la portada predeterminada como la haya configurado el administrador, deje en blanco el campo Nombre de portada. Portada personalizada: Seleccione el nombre de la portada que se va a usar. 4. Haga clic en Aceptar. Una vez agregado todo el contenido y configurados los ajustes, haga clic en Enviar para enviar el fax. 6.1 Libreta de direcciones del formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker La libreta de direcciones del cliente de GFI FaxMaker permite almacenar y administrar listas de destinatarios, detalles de contacto y sus datos. IMPORTANTE Asegúrese de que todos los números de fax de la libreta de direcciones cumplen los requisitos de formato de número de GFI FaxMaker Online. Para obtener más información, consulte Destinatario de fax (página 14). NOTA Si usa Microsoft Outlook, puede utilizar y administrar los contactos directamente desde la libreta de direcciones del propio Microsoft Outlook. Haga clic en Insertar > Destinatarios desde contactos de Outlook... para iniciar la libreta de direcciones de Microsoft Outlook. Cargue la libreta de direcciones de GFI FaxMaker desde Insertar > Destinatarios desde libreta de direcciones de FaxMaker... GFI FaxMaker 6 Uso del formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker 20

21 Captura de pantalla 8: La libreta de direcciones de GFI FaxMaker La libreta de direcciones de GFI FaxMaker contiene: Libretas de direcciones: almacén de contactos y grupos. Se pueden crear varias libretas de direcciones. Grupos: los contactos se pueden clasificar conjuntamente en grupos. Los grupos se pueden usar para crear transmisiones de fax para todos los contactos del grupo. Destinatarios individuales: un contacto de la libreta de direcciones que contiene los datos de un solo destinatario. Libretas de direcciones Tabla 7: Administración de libretas de direcciones Función Creación de una libreta de direcciones Eliminación de libretas de direcciones 1. En la libreta de direcciones de GFI FaxMaker, haga clic en Opciones y seleccione Nueva libreta de direcciones. 2. Escriba el nombre de la libreta de direcciones. 3. Para crear una libreta de direcciones compartida, seleccione Directorio global. 4. Haga clic en Aceptar. 1. En Libreta de direcciones de GFI FaxMaker, seleccione la libreta de direcciones que desea eliminar. 2. Seleccione Opciones > Eliminar libreta de direcciones. 3 Haga clic en Sí para confirmar. GFI FaxMaker 6 Uso del formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker 21

22 Función Exportación de libretas de direcciones Importación de libretas de direcciones Grupos Los contactos de la libreta de direcciones se pueden exportar en forma de archivo separado por comas. 1. Seleccione los registros que se van a exportar. Para seleccionar varios destinatarios, mantenga pulsada la tecla Mayús. 2. Haga clic en Opciones > Exportar a archivo ASCII. 3. Seleccione el directorio y especifique el nombre del archivo ASCII. 4. Haga clic en Guardar. Los contactos se pueden importar de un archivo separado por comas con extensión.txt. Cada registro debe estar en una línea distinta y en el siguiente formato: Nombre, apellido, empresa, departamento, dirección de correo electrónico, número de fax, número de voz NOTA: Los campos vacíos también deben incluirse. Escriba dos comillas dobles ("") seguidas de una coma. 1. En Libreta de direcciones de GFI FaxMaker, seleccione la libreta de direcciones en la que se van a almacenar los contactos importados. 2. Haga clic en Opciones > Importar de archivo ASCII Seleccione el archivo que desea importar y haga clic en Abrir. Tabla 8: Administración de grupos Función Cómo agregar grupos Cómo ver los contactos de un grupo Eliminación de grupos Envío de un fax a un grupo 1. En Libreta de direcciones de GFI FaxMaker, seleccione los destinatarios que desea agregar al grupo. Para seleccionar varios destinatarios, mantenga pulsada la tecla Mayús. 2. Haga clic en Opciones y seleccione Agregar a grupo Seleccione un grupo existente o escriba un nombre de grupo nuevo. 4. Haga clic en Aceptar. En Libreta de direcciones de GFI FaxMaker, seleccione el grupo cuyos contactos se van a mostrar en la lista desplegable Grupo actual. Los contactos de dicho grupo se muestran en el área de visualización. Para eliminar un grupo y todos los contactos que contiene: 1. Seleccione el grupo que desea eliminar en la lista desplegable Grupo actual. 2. Haga clic en Quitar. 3. Haga clic en Sí. destinatarios individuales Para enviar un fax a todos los contactos de un grupo: 1. En Libreta de direcciones de GFI FaxMaker, seleccione el grupo en la lista desplegable Grupo actual. 2. Haga clic en Aceptar. Tabla 9: Administración de destinatarios individuales Función Agregar nuevos Editar Eliminar 3. Todos los miembros del grupo se agregan automáticamente a la lista de destinatarios del fax. 1. En Libreta de direcciones de GFI FaxMaker, seleccione la libreta de direcciones y el grupo en los que se va a crear el destinatario. 2. Haga clic en Agregar. 3. Escriba los datos del destinatario. 4. Haga clic en Aceptar. 1. En Libreta de direcciones de GFI FaxMaker, seleccione el usuario que desea editar. 2. Haga clic en Editar Edite los datos del destinatario y haga clic en Aceptar. 1. En la libreta de direcciones de GFI FaxMaker, seleccione el usuario que desea quitar. 2. Haga clic en Quitar. 3. Haga clic en Sí. GFI FaxMaker 6 Uso del formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker 22

23 6.2 Conexión con GFI FaxMaker Online El cliente de GFI FaxMaker ofrece distintas formas de conectar y autenticarse con GFI FaxMaker Online al enviar faxes, sea a través de HTTPS o SMTP. En el formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker, haga clic en Opciones y configure los ajustes de conexión. Escriba su dirección de correo electrónico. Esta dirección de correo electrónico debe coincidir con la dirección de correo electrónico de configurada por el administrador en GFI FaxMaker Online. Si no está seguro, póngase en contacto con el administrador de GFI FaxMaker Online, que puede ayudarle a identificar su dirección de correo electrónico directamente desde la consola de administración de GFI FaxMaker Online. En Tipo de conexión, seleccione un método de conexión: HTTPS (recomendado) Correo electrónico (SMTP) Este es el enfoque recomendado, en el que la conexión se realiza a través de una conexión a Internet segura. Escriba su nombre de usuario y contraseña de GFI FaxMaker Online. Se le enviarán por correo cuando el administrador cree su cuenta de usuario. El nombre de usuario normalmente empieza por las letras MBX y le sigue un número largo. Si no está seguro, haga clic en Ha olvidado las credenciales? para recibir el nombre de usuario y las instrucciones y así restablecer la contraseña en la dirección de correo electrónico configurada en el campo Dirección de correo electrónico. Los faxes se envían a GFI FaxMaker Online a través de SMTP (formato de correo electrónico) utilizando un servidor de correo electrónico. Si utiliza el servidor de correo de GFI FaxMaker Online, no es preciso realizar ninguna otra configuración. Si utiliza un servidor de correo personalizado, los mensajes de correo electrónico se dirigirán a GFI FaxMaker Online a través de un servidor de correo personalizado. Introduzca los detalles de su servidor de correo: Nombre/IP del servidor de correo: La dirección IP o FQDN del servidor de correo electrónico. Puerto: El puerto SMTP que, de forma predeterminada, es 25 (o 465 si utiliza SSL). SSL: Seleccione esta opción si el servidor de correo requiere una conexión segura. Requiere autenticación: Seleccione esta opción si el servidor de correo requiere autenticación. Escriba su nombre de usuario y contraseña. Seleccione Autenticación de contraseña segura si lo requiere el servidor de correo. GFI FaxMaker 6 Uso del formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker 23

24 Captura de pantalla 9: Conexión con GFI FaxMaker Online a través de HTTPS GFI FaxMaker 6 Uso del formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker 24

25 7 Índice * *.fax 10, 16, 19 A V Vista previa de faxes 17 Autenticación 8, 23 Autenticación de contraseña segura 23 C Código de área 14 Código de país 14 Cómo enviar faxes 4, 13, 23 Cómo resaltar contenido 18 D Dirección de correo electrónico 7-8, F Firma 19 I Impresoras 9 Instalación 4-5, 8 L Libreta de direcciones 9, M Mejoras en imagen 18 Microsoft Outlook 4, 11, 20 O Ocultar contenido 17 P Portada predeterminada 20 Portadas 20 Prefijo de marcado 14 Puerto 23 R Requisitos del sistema 5 S Sistemas operativos compatibles 5 SSL 23 GFI FaxMaker Índice 25

26 EE.UU., CANADÁ, AMÉRICA CENTRAL Y AMÉRICA DEL SUR 4309 Emperor Blvd, Suite 400, Durham, NC 27703, EE. UU. Teléfono: +1 (888) Fax: +1 (919) ussales@gfi.com REINO UNIDO Y REPÚBLICA DE IRLANDA Magna House, London Road, Staines-upon-Thames, Middlesex, TW18 4BP, REINO UNIDO Teléfono: +44 (0) Fax: +44 (0) sales@gfi.co.uk EUROPA, ORIENTE MEDIO Y ÁFRICA GFI House, Territorials Street, Mriehel BKR 3000, Malta Teléfono: Fax: sales@gfi.com AUSTRALIA Y NUEVA ZELANDA 83 King William Road, Unley 5061, South Australia Teléfono: Fax: sales@gfiap.com