Responsabilidades de liderazgo en la calidad dentro de una Firma de auditoría

Transcripción

1 Noviembre 2014 Boletín de la Comisión de Desarrollo Auditoría - Bosques Núm. 20 Responsabilidades de liderazgo en la calidad dentro de una Firma de auditoría Presentación Este artículo ha sido preparado para dar a conocer uno de los elementos necesarios para cumplir con el sistema de control de calidad de las Firmas, denominado Responsabilidades de liderazgo en la calidad de la Firma de auditoría. El objetivo es proporcionar herramientas prácticas para el arranque exitoso de este elemento en el sistema de calidad, con el fin de que facilite la toma de decisiones en su implementación. 1

2 C.P.C. Jorge Alberto Téllez Guillén Presidente ÍNDICE PÁGINA C.P.C. Ricardo Paullada Nevárez Vicepresidente de Desarrollo y Capacitación Profesional L. C.P. Luis Bernardo Madrigal Hinojosa Director Ejecutivo Comisión de Desarrollo Auditoría - Bosques Presidente C.P.C. Miguel Ángel Brizuela González Vicepresidente L.C.C. Carlos Ugalde Navarro Secretario L.C. Faustino De la Cruz Martínez Integrantes C.P.C. y P.C.FI. Eugenia López Blancas C.P. Adrián Barrera Garduño C.P.C. Adriana Alpizar Alcántara L.C. Alejandro García Sánchez C.P Alejandro Sosa Domínguez C.P.C. Ambrosio Amaro González L.C. Anaberta López Flores C.P.C. Catalina Mejía Balcázar C.P.C. Ignacio Pineda Luna C.P.C. Jaime Alonso Arroyo C.P.C. Javier Abadud Sagrero Martínez C.P.C. Job Enríquez Uribe L.C.C. Juan Antonio Salinas Juárez C.P. Juan Emmanuel Salinas Álvarez CPC Marco Antonio Gómez Sánchez C.P. Julián Agustín Martínez C.P.C. Rafael Mendoza Aguilar L.C. Rafael Meza Baena C.P.C. Salvador Castillo Prieto I. Introducción 3 II. Antecedentes 4 III. IV. Propuesta para una política de calidad en la Firma 6 Propuesta para el índice de un Manual de Control de Calidad y un formato para elaborar procedimientos 6 V. Formato para elaborar procedimientos 7 VI. Conclusiones 8 Gerencia de Comunicación y Promoción Comisión de Desarrollo Auditoría - Bosques del Colegio, año II, núm. 20, noviembre de 2014, Boletín Informativo edición e impresión por el Colegio de Contadores Públicos de México, A.C. Responsables de la Edición: Lic. Jonathan García Butrón, Lic. Asiria Olivera Calvo, Lic. Aldo Plazola González. Diseño: Dafne Tamara Portillo. Bosque de Tabachines Núm. 44, Fracc. Bosques de las Lomas, Deleg. Miguel Hidalgo El contenido de los artículos firmados es responsabilidad del autor; prohibida la reproducción total o parcial, sin previa autorización. 2

3 I. Introducción Las Firmas de auditoría de estados financieros tienen la responsabilidad de cumplir con la Norma de Control de Calidad, nacional o internacional. Ambas, además de otras normas de calidad adoptadas por algunas organizaciones de diversos sectores productivos, especifican los requisitos del sistema de calidad que tienen que ser cubiertos, aunque no sea el propósito forzar la uniformidad en los sistemas de calidad. El diseño e implantación del sistema de calidad tiene necesariamente que estar influido por las diversas necesidades de una organización, por sus objetivos particulares y por sus productos y servicios suministrados, así como por los procesos y prácticas específicas empleadas. Los requisitos especificados en la mayoría de las normas de esta naturaleza están orientados principalmente para lograr la satisfacción del cliente, previniendo no conformidad en todas las etapas del servicio. Se enfatiza que los requisitos de los sistemas de calidad especificados en esta Norma son complementarios (no alternativos) a los requisitos técnicos especificados (del producto). Esta Norma se aplica cuando: a) Están especificados los requisitos de un producto o servicio en base a un diseño o especificación establecida. b) La confianza en la conformidad del producto puede lograrse por una demostración adecuada de la capacidad del proveedor en la producción, instalación y servicio. 1 La Norma Internacional de Control de Calidad (NICC) aplicable a nuestra profesión señala como objetivo el establecimiento y mantenimiento de un sistema de control de calidad en las Firmas, el cual proporcione una seguridad razonable para que: 1 ISO 9001:2000 (Sistema de Gestión de la Calidad). Según Wikipedia, ISO 9001 es un conjunto de normas sobre la calidad y gestión de calidad, establecidas por la Organización Internacional de Normalización (ISO). 3

4 a) La firma de auditoría y su personal cumplan las normas profesionales, así como los requerimientos legales y reglamentarios aplicables. b) Los informes emitidos por la firma son adecuados a las circunstancias. II. Antecedentes El concepto calidad habrá que entenderlo en relación con un enfoque productivo; es decir, la calidad es un conjunto de propiedades y características de un producto o de un servicio que le confiere la capacidad de satisfacer las necesidades (de los clientes) expresadas o implícitas por un cierto precio. En resumen, la palabra servicio, según el libro El cliente y la calidad en el servicio, significa: actividad humana que se caracteriza por: ofrecer tu tiempo, habilidades y conocimientos en beneficio de los demás. Buscar una solución a sus problemas. Dar una sonrisa, saludar y ayudar [ ]. El servicio y la atención atraen, satisfacen y retienen a los clientes. El elemento del control de calidad denominado Responsabilidades de liderazgo en la calidad dentro de la Firma de auditoría, en su esencia, fomenta, promueve e incentiva una cultura integral de calidad, aplicable tanto para su personal como para los trabajos desempeñados por la Firma. Por lo tanto, debemos entender a la cultura como un grupo de individuos que comparte una identidad única, o, desde un enfoque más profundo de conciencia, es la cultivación de la espiritualidad. Entonces, el individuo por ser un ente social tendrá un pensamiento y comportamiento colectivo, encaminado hacia una vida que busque la mejora como eje motor en su actuar. La NIA 220 Control de Calidad de la Auditoría de Estados Financieros trata de las responsabilidades específicas que tiene el auditor en relación con los procedimientos de control de calidad de una auditoria de estados financieros. Es decir, el auditor debe responder por la selección y ejecución de los procedimientos de control de calidad, dentro del marco del sistema de calidad de la Firma. De acuerdo con la NICC 1, la Firma de auditoría tiene la obligación de establecer y mantener el sistema de Control de Calidad. 4

5 En efecto, considerando que el objetivo es dar a conocer uno de los elementos necesarios para cumplir con el sistema de control de calidad de las firmas, denominado Responsabilidades de liderazgo en la calidad de la Firma de auditoría, el líder o líderes de la Firma deben proporcionar evidencia del cumplimiento con el desarrollo e implementación del sistema de control de la calidad, así como la mejora continua de su eficacia, a través de las siguientes acciones: 1. Comunicando a la organización la descripción de las políticas y procedimientos de control de calidad, y el mensaje de que cada persona tiene responsabilidad personal en relación con la calidad, incluso los dirigentes de la firma. 2. Se debe mantener una actitud de apertura y transparencia en las recomendaciones de mejora que reciban; asimismo, se requiere fomentar la cultura en la que se reconoce y recompensa el trabajo de alta calidad, abordada a través de evaluaciones al desempeño, la remuneración y la promoción profesional de su personal, proporcionando los recursos suficientes para su cumplimiento. 3. Estableciendo los objetivos que se pretenden alcanzar. 4. Estableciendo una política de calidad. 5. Debe asegurarse de que esta política sea entendida, implantada y mantenida en todos los niveles de la organización. 6. La persona responsable del sistema de control de calidad deberá tener experiencia en sistemas de control de calidad, con capacidad de análisis y solución de problemas, con conocimiento en diseño de políticas y procedimientos, en fin, con autoridad en la implementación. 5

6 III. Propuesta para una política de calidad en la Firma En la Firma X estamos comprometidos y obligados en brindar servicios contables con profesionalismo y calidad, aplicando normas y procedimientos vigentes establecidos por las diversas instituciones autorizadas, para satisfacer las necesidades de los clientes de manera confiable, veraz y oportuna. IV. Propuesta del índice de un manual de control de calidad y de un formato para elaborar procedimientos Despacho Contable S.C. Manual de Control De Calidad Vigente desde: 01-ene-2012 Clave: MAC-01 Página 6 de 29 Índice 0.1. Política de Calidad 0.2. Misión 0.3. Visión 0.4. Valores 0.5. Objetivos organizacionales 0.6. Definiciones 1. Responsabilidades de Liderazgo en la Calidad de la Firma de Auditoría 2. Requerimientos de Ética Aplicables 3. Aceptación y Continuidad de Relaciones con Clientes y Encargos Específicos 4. Recursos Humanos 5. Realización de los Encargos 6. Seguimiento 7. Documentación Anexos 6

7 V. Formato para elaborar procedimientos Despacho Contable S.C. Nombre del Procedimiento Clave: FOR-CDD-01 Vigente desde: 01-ene-2012 Página 7 de 8 Elaboró Revisó Aprobó Nombre Nombre Nombre Puesto Puesto Puesto 1. Propósito 2. Alcance 3. Definiciones 4. Responsabilidades / autoridades 5. Diagrama de flujo 6. Desarrollo Núm. Responsable Descripción de la actividad Fin del procedimiento 7. Formatos de trabajo 8. Registros Nombre del registro y clave Área responsable Medio de almacenamiento Forma de recuperación Tiempo de retención Disposición final 7

8 9. Políticas de operación 10. Indicadores 11. Referencias 12. Anexos 13. Control de cambios Núm. revisión Naturaleza del cambio Descripción del cambio Fecha de vigencia VI. Conclusiones Estos documentos son propuestos para aquellas Firmas de auditoría que quieren iniciar el diseño de su sistema de control de calidad. Las ofrecemos con la intención de que tengan una orientación práctica al momento de diseñar cada uno de sus procesos y consideren los datos necesarios para una adecuada estructuración. 8