ACTA DE REUNIÓN Hoja 1 de 5 UNIDAD: FACULTAD DE INGENIERÍA EN ELECTRICIDAD Y COMPUTACION

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1 ACTA DE REUNIÓN Hoja 1 de 5 UNIDAD: FACULTAD DE INGENIERÍA EN ELECTRICIDAD Y COMPUTACION X CONVOCATORIA ACTA DE REUNIÓN REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN RDFIEC FECHA: Jueves, 6 de Enero de 2005 HORA DE INICIO / FINALIZACIÓN REUNIÓN: 14h30/16h30 ASISTENTES Ing. Carlos Monsalve, Decano Ing. Miguel Yapur, Ing. Holger Cevallos, Ing. Germán Vargas, Subdecano (invitado) Coordinador de Electrónica Industrial Coordinador de Electrónica y Telecom. Ing. Hernán Gutiérrez, Coordinador del Área Básica (invitado) Ing. Lenín Freire, Director de la MSIG. ORDEN DEL DÍA: FIRMA 1. Resultados de auditorías 2. Información recibida de clientes 3. Funcionamiento de los procesos y conformidad del servicio. 4. Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad 5. Situación de las acciones correctivas y preventivas 6. Seguimiento de las acciones derivadas de las revisiones anteriores de la dirección 7. Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión de la Calidad 8. Recomendaciones para la Mejora ACUERDOS ADOPTADOS/COMENTARIOS:

2 ACTA DE REUNIÓN Hoja 2 de 5 1. Resultados de las auditorías Se desarrolló una auditoría el 16 de Diciembre de 2004 por parte de los auditores de COTECNA. El auditor líder fue Miguel Arias, y esta fue una auditoría válida para la certificación. Los resultados fueron los siguientes: El informe fue favorable, en el sentido de recomendar la certificación de todos los procesos que se sometieron a la auditoría. Se produjo una no conformidad menor relacionada directamente con la FIEC. Se procede a explicar a los asistentes la no conformidad, las implicaciones de esta, y el requerimiento del auditor líder de abrir una acción correctiva. Se explica que se ha procedido ya a abrir la acción correctiva, habiéndose realizado el análisis de causas y documentado la acción correctiva a ejecutarse; esto es, el asegurar que en cada revisión por la dirección se haga el seguimiento de las acciones preventivas y correctivas iniciadas, y que se documente inmediatamente el registro de su seguimiento. Como oportunidad de mejora, se ha recomendado incluir en el plan de formación de la FIEC al personal administrativo. El Decano informa que se lo realizará de esta manera. 2. Información recibida de los clientes Se ha dado un reclamo por parte de la Srta. Magdalena Loor Romero, quien es estudiante de la FIEC. Ha denunciado malestar en la forma en que se está manejando un curso en la facultad. Se ha informado que ya ha habido una primera respuesta por parte del Decano a sus inquietudes, y que el Coordinador de Evaluación ya ha abierto la hoja de reclamación para darle seguimiento formal a este problema. Además, se ha comunicado del problema al Coordinador de la Carrera para que también analice la situación. 3. Funcionamiento de los procesos y conformidad del servicio No hay novedades 4. Planificación del sistema de gestión de calidad Se aprueban los objetivos estratégicos para el año 2005, se adjunta documento. 5. Situación de las acciones correctivas y preventivas Se decide cerrar la no conformidad sobre el incumplimiento de la meta del indicador porcentaje de los estudiantes a prueba vs. estudiantes registrados en la FIEC, por los siguientes motivos: o Se regularizó el porcentaje en el último seguimiento del indicador, cumpliéndose la meta especificada. o Se creó a nivel de la institución el estado de estudiante incompleto, lo que afecta directamente a la cantidad de estudiantes a prueba. Se propone en la próxima revisión por la dirección revisar el índice que causó la no

3 ACTA DE REUNIÓN Hoja 3 de 5 conformidad. Se procede a registrar, en el documento abierto de la no conformidad indicada, las acciones decididas en esta reunión. 6. Seguimiento de las acciones derivadas de las revisiones anteriores de la Dirección De la reunión del 28 Julio del 2004: o La encuesta para medir la satisfacción del graduado debe hacérsela antes de la firma de la tesis de grado. Se informa que el Coordinador de Evaluación ha dispuesto a la Srta. Narcisa Briones que requiera este documento a los estudiantes que presentan su documentación para graduarse. La Srta. Briones ya ha incluido esto dentro de los documentos requeridos para graduarse, y sistemáticamente se ha procedido a ejecutarlo. o Que la encuesta de satisfacción del cliente se realice semestralmente entre todos los estudiantes registrados de la FIEC. Las encuestas están impresas y se resuelve empezar aplicarlas durante los registros de cada semestre. De la reunión del 1 de Octubre del 2004: o Asignar a un profesor de la FIEC para el mantenimiento de los equipos eléctricos y electrónicos: Se resuelve recomendar al Consejo Directivo su asignación a partir del I Término o Se acordó que el Ing. Holger Cevallos, busque un sistema informático de mantenimiento para aplicar en la facultad. El Ing. Cevallos ya ha propuesto dos sistemas al Decano, y se está evaluando la posibilidad de aplicar uno de estos. El Decano informa que esto tendrá que discutírselo con el profesor que el Consejo Directivo designe para el control del mantenimiento. o Incluir una pregunta relativa al personal administrativo en la encuesta de satisfacción. El decano informa que ya se ha ejecutado. De la reunión del 1 de Diciembre del 2004: o Revisión de Objetivos del Se conoce el seguimiento que se ha dado a los objetivos del No se presentan novedades. o Incluir fichas de procesos en la página web del sistema de gestión de calidad de la FIEC. Se informa que ya se lo ha ejecutado. o Corrección del manual operativo sección Se informa que ya se lo ha ejecutado. o Requisitos mínimos de ambiente de trabajo: ya han sido determinados, existe un documento oficial. Se propone ahora empezar a mejorar las condiciones donde se ha detectado problemas. o Envio de comunicación al Vicerrector General en relaciòn a la evaluación de los ayudantes académicos. El Decano informa que este punto está aún pendiente. o Revisión de las estadísticas relativas a la no conformidad indicada en la sección 5 de este documento. Se ha resuelto cerrar la no conformidad.

4 ACTA DE REUNIÓN Hoja 4 de 5 o Elaborar el manual de funciones de la FIEC. Se lo ha elaborado, se han enviado las copias controladas necesarias, y también se lo ha publicado en el sitio web. o Tener una revisión por la dirección posterior a la auditoría de certificación. Se trata de la presente reunión. o Garantizar que en todas las aulas hayan tachos de basura y un anuncio indicando su uso. El Decano indica que este punto está aún pendiente. 7. Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de calidad No hay novedades 8. Recomendaciones para la mejora Difundir entre los estudiantes los logros y méritos académicos - científicos de nuestros profesores: Premios, distinciones, publicaciones, patentes obtenidos, grados académicos,etc. Planificar para el próximo semestre, como parte de la carga de un profesor un coordinador de difusión de la facultad. Difundir entre los profesores de la FIEC, los servicios de tecnología de información disponibles y como acceder a ellos. Resumen de las actividades a revisar en la próxima revisión de la dirección Estado de la no conformidad determinada por el auditor líder de la Cia. Cotecna. Responsable: Coordinador de Evaluación. Conocimiento del Plan de formación tanto para personal docente como personal administrativo. Responsables: Decano y Subdecano. Se propone en la próxima revisión por la dirección revisar el índice que causó la no conformidad. Responsable: Decano y Coordinador de Evaluación. Difundir entre los estudiantes los logros y méritos académico - científico de nuestros profesores: Premios, distinciones, publicaciones, patentes obtenidos, grados académicos, etc. Responsable: Decano. Planificar para el próximo semestre, como parte de la carga de un profesor un coordinador de difusión de la facultad. Responsable: Consejo Directivo. Difundir entre los profesores de la FIEC, los servicios de tecnología de información disponibles y como acceder a ellos. Responsable: Jefe de Laboratorios de Computación. Situación del reclamo de la Srta. Magdalena Loor. Responsable: Coordinador de Evaluación. Seguimiento de los requisitos mínimos de ambiente de trabajo. Responsable: Decano de la FIEC. Comunicar al Vicerrector General sobre requerimiento de evaluar institucionalmente a los ayudantes académicos. Responsable: Decano. Garantizar que en todas las aulas hayan tachos de basura y un anuncio indicando su uso. Responsable: Decano.

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