JEFES DE LAS UNIDADES DE DESARROLLO ESTRATÉGICO

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO DE EJECUCIÓN DE LA SUPERVISIÓN MS.NI.GN MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA - NIVEL INTRAINSTITUCIONAL ÁREA DE GESTIÓN: USO GENERAL PREPARADO POR: DIRECCIÓN DE DESARROLLO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL DIRECCIÓN REGIONAL DE RECTORÍA DE LA SALUD BRUNCA INGA. CINTYA JIMÉNEZ GÓMEZ INGA. LUCÍA ZELEDÓN QUIRÓS DR. CHRISTIAN VALVERDE ALPÍZAR MSC. RODRIGO FERNÁNDEZ HERNÁNDEZ VALIDADO POR : DIRECCIONES REGIONALES DE RECTORÍA DE LA SALUD UNIDADES DE DESARROLLO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL DIRECTORES DE DIRECCIÓN REGIONALES DE RECTORÍA DE LA SALUD JEFES DE LAS UNIDADES DE DESARROLLO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL REVISADO POR: DIRECCIÓN GENERAL DE SALUD DRA. ROSSANA GARCÍA GONZÁLEZ APROBADO POR: DIRECCIÓN GENERAL DE SALUD DRA. ROSSANA GARCÍA GONZÁLEZ VERSIÓN Nº: FECHA DE EMISIÓN: 04/11/10

2 PÁGINA 2 DE Introducción La supervisión capacitante permite el análisis de las actividades ejecutadas y de los resultados obtenidos en la implementación de los procesos, con el objetivo de desarrollar y optimizar las potencialidades, capacidades y el desarrollo integral del personal de la unidad organizativa mediante un proceso de enseñanza y aprendizaje con recíproca transferencia de conocimientos y experiencias técnicas. Además contribuye a la utilización de información veraz para la toma de decisiones, impactando el mejoramiento continuo de la organización 2. Objetivo Mejorar el desempeño institucional, mediante la transferencia de conocimiento efectivo y el liderazgo participativo. 3. Productos Productos Finales: Supervisión capacitante realizada Productos Intermedios: Informe de Verificación y evaluación de campo del proceso, plan de mejora e informe de cumplimiento del plan de mejora. 4. Alcance Ministerio de Salud de Costa Rica en sus tres niveles de gestión. 5. Definiciones Para mayor comprensión de este procedimiento se necesita tener como referencia los siguientes conceptos, que están definidos en el glosario del manual de procedimientos del Ministerio de Salud. Supervisión capacitante 6. Referencias Modelo Conceptual y Estratégico de la Rectoría de la Producción Social de la Salud, Ministerio de Salud, San José, Costa Rica, 2008.

3 PÁGINA 3 DE Responsables Código Actividad Nivel de gestión Unidad Organizativa Responsable 8.1 Solicitar información relevante sobre el proceso 8.2 Recolectar y enviar información relevante sobre el proceso Unidad Organizativa 8.3 Analizar los resultados del proceso a supervisar 8.4 Ajustar los instrumentos de Supervisión capacitante 8.5 Realizar reunión de apertura y motivación 8.6 Verificar y evaluar en el campo la implementación del proceso 8.7 Analizar la vinculación de los resultados con el cumplimiento esperado del proceso 8.8 Realizar la reunión de cierre y presentación de hallazgos 8.9 Elaborar informe de verificación y evaluación de campo del tema o proceso 8.10 Evaluar la supervisión capacitante realizada Nivel Loca Unidad Organizativa sometida a supervisión capacitante 8.11 Analizar los informes de hallazgos Dirección General de Salud Dirección Regional Rectora de Salud

4 PÁGINA 4 DE Realizar medidas de reconocimiento y medidas administrativa Dirección General de Salud Dirección Regional Rectora de Salud

5 8. Procedimiento PÁGINA 5 DE Solicitar información relevante sobre el proceso El equipo responsable de la supervisión capacitante debe solicitar la información relevante del proceso a la unidad la unidad organizativa que debe ser sometida a supervisión capacitante, entre los que se encuentran: resultado de la evaluación del desempeño de los funcionarios, informes de cumplimiento de las actividades programadas, productos elaborados, instrumentos utilizados, resultados de mediciones de satisfacción de usuarios y otros. Dicha solicitud se debe realizar por medio de correo electrónico y tres meses antes de la fecha establecida para iniciar la supervisión capacitante Recolectar y enviar información relevante sobre el proceso La unidad organizativa que es sometida a supervisión capacitante debe recolectar la información relacionada con los productos obtenidos en la ejecución del tema o proceso a supervisar solicitada por el equipo y otros que considere pertinentes el Director de la unidad organizativa a supervisar. Posteriormente la Unidad Organizativa debe enviar dicha información al equipo supervisor dos meses antes de la fecha establecida para realizar la supervisión capacitante Analizar los resultados del tema o proceso a supervisar El equipo responsable de la supervisión capacitante debe analizar la información recibida tomando en cuenta el alineamiento con las políticas institucionales establecidas, con la finalidad de identificar las brechas existentes. Se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos: El nivel de desempeño del equipo de la unidad organizativa. Recurso humano, la cantidad y calidad. El nivel de ejecución de los procesos reportado, incluye la utilización de los procedimientos, protocolos e instrumentos institucionales para identificar posibles puntos críticos. El alineamiento de los productos obtenidos con Marco Conceptual y Estratégico de la Rectoría de la Producción Social de la Salud. La calidad de los productos generados por la unidad organizativa, en relación a los parámetros establecidos en cada proceso. Verificar la ejecución de las actividades que corresponden a las funciones asignadas a la unidad organizativa a supervisar. Cumplimiento de normativa vigente El análisis debe incluir la comparación con otras unidades organizativas del mismo nivel de gestión, con la finalidad de detectar la implementación de acciones exitosas y puntos críticos en común. Utilizando la información anterior el equipo debe identificar y enlistar las principales fortalezas, inconsistencias y problemas encontrados, con la finalidad de establecer las acciones de capacitación en servicio que se deben realizar durante la supervisión capacitante.

6 PÁGINA 6 DE 15 En caso que el equipo responsable defina la necesidad de realizar algún muestreo o la necesidad de información adicional para realizar 8.4. Ajustar los instrumentos de Supervisión capacitante Los resultados de la actividad anterior son la base para determinar la metodología que se debe utilizar en la supervisión capacitante, incluye entrevista a funcionarios, actores sociales, supervisión de campo, observación en sitio, verificación de documentos, entre otros. Durante esta actividad el equipo responsable debe ajustar los instrumentos de verificación que debe utilizar el equipo supervisor. Los instrumentos deben contar con una visión integral, se deben abordar aspectos relacionados con los procesos, recursos humanos, capacitación, recursos financieros, políticas institucionales, utilización de normativa interna, entre otras. Los instrumentos deben ser completados para cada uno de los temas sobre los cuales se debe realizar supervisión capacitante. En los casos en los cuales el tema sujeto de supervisión capacitante aborde más de un proceso los instrumentos deben ser completados entre los responsables de ambos procesos y establecer claramente cual sección del instrumento debe ser aplicada por cada uno. Para lo anterior se debe utilizar el Instrumento de Supervisión (ver anexo 1). En caso en que se deba obtener información del cumplimiento de ciertas variables por medio de muestreo se debe preparar la herramienta de muestreo según los lineamientos que se establecen en el procedimiento MS.NI.GN Supervisión por muestreo, Además se debe elaborar el programa de entrevistas y actividades de campo que se deben realizar durante la visita a la unidad organizativa supervisada, definiendo cuales funcionarios deben participar en cada una. Los instrumentos diseñados deben ser enviados a la unidad organizacional que va ser sometida a supervisión capacitante un mes antes de la ejecución Realizar reunión de apertura y motivación En la reunión de apertura deben estar presentes todos miembros del la unidad (es) organizativa (s) que son sometidas a supervisión capacitante así como el Director, quién debe realizar la bienvenida, exponiendo la importancia de realizar la sesión de trabajo, y la presentación del equipo supervisor. Con base en una agenda previamente preparada, el coordinador del equipo de supervisión capacitante debe realizar lo siguiente: Informar el objetivo de la supervisión capacitante (el qué y para qué) Informar el alcance (unidades organizativas que deben participar) Presentar la metodología, los canales de comunicación oficiales (con quién debe hablar, quién debe suministrar la información al equipo supervisor en cada uno de los aspectos que se deben abordar) y cronograma de trabajo.

7 PÁGINA 7 DE 15 Presentar ejemplos de las herramientas que se deben utilizar Confirmar la fecha, lugar y el tiempo para la reunión de cierre Aclarar o ajustar, cuando sea necesario, cualquier detalle del plan de supervisión capacitante Todos los participantes se encuentran en su derecho de realizar preguntas sobre el plan presentado. En el anexo 3 se muestra el formato de presentación para realizar la reunión de apertura y motivación. Se debe levantar una bitácora en que se indique los nombres, unidades organizativas y firmas de los participantes en la sesión de apertura, los futuros acuerdos, el cumplimiento de los puntos expuestos en agenda, las inquietudes y un resumen de las aclaraciones a sus dudas. En el anexo 4 se muestra el formato de bitácora que se debe utilizar Verificar y evaluar en el campo la implementación del tema o proceso El equipo supervisor debe iniciar con las actividades de verificación y evaluación previamente planificadas, iniciando con la entrevistas con funcionarios para la verificación de la implementación de los proceso y la revisión documental necesaria. Durante las entrevistas a los funcionarios, éstos según las solicitudes del equipo supervisor, deben brindar la información y la evidencia objetiva en la verificación del cumplimiento del proceso, utilizando las herramientas generadas en la actividad 8.3. Se destaca que el equipo debe guardar evidencia objetiva de los hallazgos obtenidos. Posteriormente, en caso de estar planificado se debe realizar el muestreo para la verificación de características paramétricas en una población definida utilizando la herramienta modificada para este fin. Se deben realizar la consulta a funcionarios o actores sociales dependiendo del tema, la evaluación de campo y observaciones en sitio con la finalidad de determinar la forma en la que se entrega el servicio o se genera un producto. Este aspecto contempla, en el caso de la supervisión capacitante ejercida por la Dirección General de Salud, la visita a las Áreas Rectoras de Salud para verificar que se le este brindando el acompañamiento, capacitación y supervisión capacitante adecuado por parte de la Dirección Regional Rectora de Salud. Es importante resaltar que el equipo supervisor capacitante debe realizar la visita al nivel local con acompañamiento de un funcionarios del nivel regional. Durante esta actividad el equipo supervisor debe realizar capacitación en sitio al o los funcionarios que estén participando, lo anterior implica que al detectar una oportunidad de mejora se debe recolectar la evidencia objetiva e indicar como se debe abordar en forma correcta la situación o actividades. Lo anterior tiene la finalidad de mejorar los conocimientos, habilidades y destrezas de los funcionarios. En el caso de observaciones en sitio o visitas de campo las recomendaciones sobre como ejecutar las actividades se deben realizar cuando el cliente interno o externo no se encuentre.

8 PÁGINA 8 DE Analizar la vinculación de los resultados con el cumplimiento esperado del tema o proceso El equipo supervisor capacitante con la información recolecta debe realizar un análisis para determinar los principales puntos fuertes, puntos débiles y oportunidades de mejora en la implementación de los procesos y la gestión por parte de la unidad organizativa supervisada, debe establecer el impacto que tiene cada uno de los puntos débiles en el cumplimiento esperado del proceso o desempeño de la unidad organizativa, priorizando los de mayor relevancia. Lo anterior se define con la información analizada en la actividad Realizar reunión de cierre y presentación de hallazgos En la reunión de cierre deben asistir el equipo supervisor junto con el equipo supervisado y el director de la unidad organizativa. El equipo supervisor procede a realizar las siguientes acciones: Agradecer a los funcionarios participantes por la colaboración brindada Hacer un repaso del objetivo y alcance de supervisión capacitante Volver a revisar la metodología empleada Mencionar los manuales de procedimiento documentados u otros documentos contra los cuales se realizaron las verificaciones Presentar los resultados encontrados, debe iniciar por los relacionados con cumplimiento o prácticas exitosa y luego por los incumplimientos o actividades sujetas a mejoras. y un resumen general con las conclusiones a las que el equipo llegó. Durante la reunión de cierre, los participantes pueden manifestar inconformidad con los resultados obtenidos y mostrar evidencia objetiva que lo justifique, en este caso debe pasar la actividad 8.6, definiendo una nueva fecha para la reunión de cierre. En caso en que la situación se resuelva con la presentación de evidencia objetiva de inmediata se continúa con el proceso. Se debe levantar una bitácora en la reunión de cierre. El formato de presentación de cierre se presenta en el anexo 5 y el formato de bitácora se presenta en el anexo Elaborar informe de verificación y evaluación de campo de la implementación proceso El equipo supervisor debe realizar el informe de hallazgos de la verificación y evaluación de campo del tema o proceso en los 5 días hábiles posteriores a la reunión de cierre. El informe de hallazgos debe ser: claro, preciso y comprensible, además debe contener como anexo las hojas de las herramientas utilizadas durante la verificación, las bitácoras de las reuniones de apertura y cierre, y lista de evidencia objetiva recolectada. El informe debe contener el siguiente contenido:f Portada Resumen Inicial Introducción Objetivos

9 PÁGINA 9 DE 15 Metodología Presentación y análisis de Resultados a. Principales Hallazgos b. Propuesta de Oportunidades de mejora Conclusiones Recomendaciones Anexos El informe debe incluir los puntos positivos encontrados y los puntos sujetos a oportunidades de mejora, debe ser entregado la Dirección General de Salud o Dirección Regional Rectora de Salud según corresponda En el caso en que la Dirección General de Salud o Dirección Regional se encuentre en la reunión de cierre, debe indicar si es necesario elaborar el informe en sitio Evaluar la supervisión capacitante realizada La unidad organizativa sometida a supervisión capacitante debe evaluar la supervisión capacitante que se ha ejecutado, con la finalidad de establecer oportunidades de mejora en el equipo supervisor capacitante, para lo cual se debe utilizar la herramienta presentada en el anexo Analizar los informes de hallazgos La Dirección General de Salud o la Dirección Regional Rectora de Salud se debe encargar de revisar los informes de hallazgos de la verificación y evaluación de campo de la implementación de los procesos realizado por cada uno de los equipos supervisores que trabajaron sobre una sede regional o un Área Rectora de Salud, debe realizar los ajustes pertinentes y definir los aspectos principales sobre los cuales debe trabajar la unidad organizativa supervisada. En caso que se requiera la priorización de acciones para ser abordadas por la unidad organizativa supervisada, la Dirección General de Salud o la Dirección Regional Rectora establece las acciones prioritarias, así mismo definen necesidades que deben ser solicitadas a otras unidades organizativas para logar la implementación exitosa de los procesos. La Dirección General de Salud o la Dirección Regional Rectora de Salud debe realizar el envío formal del informe consolidado la unidad organizativa en los siguientes 5 días hábiles luego de entregado el informe a la La Dirección General de Salud o la Dirección Regional Rectora de Salud por parte del equipo supervisor, al igual que la evidencia objetiva recolectada. En caso de haber seleccionado la elaboración de informe durante la visita a la unidad organizativa supervisada, debe realizar la entrega inmediata del documento y la evidencia objetiva recolectada. Si al realizar el análisis se detecta la necesidad de gestionar una medida de reconocimiento o administrativa se pasa a la actividad 8.12, en caso que no sea necesario se da por finalizado el proceso Gestionar medidas de reconocimiento y administrativas

10 PÁGINA 10 DE 15 La Dirección General de Salud o la Dirección Regional Rectora de Salud debe realizar las medidas de reconocimiento o administrativas necesarias, entre las que se identifican felicitaciones, notas al expediente del desempeño, tanto para reforzar resultados positivos como mantener evidencia de resultados no satisfactorios, y solicitud formal sobre la apertura de un proceso administrativo.

11 PÁGINA 11 DE Indicadores de gestión e impacto Indicadores de gestión Porcentaje de implementación del procedimiento: Porción de actividades ejecutadas en su totalidad en relación al total de las actividades del procedimiento. Indicadores de impacto Porcentaje de satisfacción de los miembros de la unidad organizativa supervisada con la ejecución de la supervisión capacitante.

12 PÁGINA 12 DE Diagrama de Flujo

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15 PÁGINA 15 DE Anexos