EQUIPO CONSULTOR Y EQUIPO DE MEJORA CONTINUA PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: VERSIÓN Nº: FECHA DE EMISIÓN: 28/02/09

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1 MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA - NIVEL CENTRAL ÁREA DE GESTIÓN: SOPORTE LOGÍSTICO Y ADMNISTRATIVO PREPARADO POR: VALIDADO POR : EQUIPO CONSULTOR Y EQUIPO DE MEJORA CONTINUA EQUIPOS DE MEJORA CONTINUA MAE RANDALL HIDALGO SOLANO MAG. LIDIA ARÉVALO BRAVO INGA. CARLA FERNÁNDEZ CORRALES INGA. MARITZA CAMACHO LEITÓN MSC. MAYRA RÍOS HERNÁNDEZ INGA. CINTYA JIMÉNEZ GÓMEZ MSC. MAYRA RÍOS HERNÁNDEZ INGA. CINTYA JIMÉNEZ GÓMEZ REVISADO POR: APROBADO POR: VERSIÓN Nº:

2 PÁGINA 2 DE 5 1. Introducción El propósito de este manual es guiar el desarrollo del proceso de Apoyo y Gestión para el Diseño Web, definiendo en pasos básicos la gestión que realiza el equipo encargado de ayudar al usuario en el diseño de la información con formato digital y web según lo establecido por el Ministerio de Salud y la Unidad de Gestión Integral de la Información. 2. Objetivo Dirigir de forma sistemática la prestación del servicio de Apoyo y Gestión para el diseño Web en el nivel central y los servicios que pueda brindar en los tres niveles del gestión de la institución. 3. Alcances Ministerio de Salud de Costa Rica en sus tres niveles de gestión. 4. Definiciones Para mayor comprensión de este procedimiento se necesita tener como referencia los siguientes conceptos, que están definidos en el Glosario del Manual de Procedimientos del Ministerio de Salud: 1. Diseño Web 2. Producción Documental 3. Divulgación 4. Documento 5. Procesamiento 6. Soporte Documental 7. Información (física y digital)

3 PÁGINA 3 DE 5 5. Referencias Ley General de Salud, San José, Costa Rica, Ley. 5395, 30 de octubre de 1973 Modelo conceptual y Estratégico de la Rectoría de la Producción Social de la Salud, última versión, San José, Costa Rica, 4 junio 2007 Reglamento Orgánico del Ministerio de Salud, Decreto Ejecutivo S, del 6 de diciembre del 2002 Plan Estratégico Institucional Ministerio de Salud, 2007 Plan Operativo Anual Ministerio de Salud, 2007 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley 8454, del 13 de octubre de 2005 Ley del stema Nacional de Archivos, Ley. 7202, 30 de octubre 1990 Reglamento de la ley. 7202, ley del stema Nacional de Archivos, C 6. Responsables Unidad de Gestión Integral de la Información más específicamente el Equipo de Soporte Documental. 7. Procedimiento 7.1 Revisar la información que aporta el cliente para realizar el diseño web El proceso inicia con la solicitud del soporte documental, ya sea por parte de un cliente interno o un actor social, a través del proceso Atención al Cliente Interno y Externo y es direccionado al proceso de soporte documental por el encargado del proceso de Servicios de Apoyo (MS.NI.SLA.06.01). El encargado del proceso, se comunica con el cliente para definir las características de la solicitud de diseño web, definir el arte, los colores, formar, símbolos, mensajes y medios de reproducción de modo que vayan alineados con la normativa técnica establecida por Mercadotecnia Institucional y la Unidad de Gestión Integral de la Información. Una vez definidos los requerimientos del cliente se asignan con un diseñador gráfico para que realice el diseño. 7.2 Revisar el diseño para la aprobación del cliente El encargado del proceso revisa que el diseño se encuentre alienado con las disposiciones técnicas, en caso de no ser así, se vuelve a alinear con la normativa, rediseñando el producto como se establece en el punto 7.1. Una vez aprobado por el encargado del procesos, el diseño se

4 PÁGINA 4 DE 5 muestra al cliente para su aprobación, si el cliente da el visto bueno se pasa al punto 7.3, sino, se realizan las acciones correctivas respectivas. 7.3 Reproducir el diseño web por los medios que se consideren requeridos Una vez se ha dado el visto bueno al diseño preliminar, el artista gráfico, procede a reproducir el diseño según las disposiciones del cliente y los intereses institucionales de reproducción de la información, en caso de que se desee subir la información a los sitios web institucionales se envía al proceso stemas de Información (MS.NI.SLA.06.04) para que sea administrado adecuadamente, si la información debe ser reproducida por otro medio físico o digital el diseñador gráfico puede realizarlo personalmente o bien enviarla al proceso de Apoyo y Gestión para la Reproducción Física y Digital (MS.NI.SLA ). En este punto se analiza si la información diseñada debe ser divulgada, en caso afirmativo se pasa al punto 7.4 sino se continúa con el Divulgar la Información En el caso de que la información diseñada sea de importancia e interés institucional se debe realizar su divulgación, comunicando a los interesados institucionales y sociales los sitios o medios en que pueden acceder a la misma, de acuerdo a lo establecido por Mercadotecnia Institucional y la Unidad de Gestión Integral de la Información. 7.5 Cerrar la Solicitud y Resguardar la información Una vez entregado el diseño al cliente, el diseñador gráfico cierra la solicitud de servicio y comunica las características del mismo al proceso de Servicios de Apoyo (MS.NI.SLA.06.01). Luego procede a crear un respaldo de la información en su última versión en las bases de datos institucionales definidas para tal fin, en medios físicos o digitales según considere pertinente para garantizar su integridad. 8. Indicadores de desempeño Indicadores de Impacto Cantidad de servicios prestados por tipo y por trimestre Indicadores de Gestión Grado de satisfacción de los usuarios de los servicios

5 PÁGINA 5 DE 5 9. Diagrama de flujo Diagrama de Flujo Proceso de nivel 2: Apoyo y Gestión para el Diseño Web Código: MS.NI.SLA Unidad organizativa: Versión 1 Fuente: Código Actividades Descripción UGII (Diseño Web) INICIO Unidad Gestión Integral de la Información Unidad Organizativa Elaborado por: Fecha elaboración: Flujo Información Hoja 1 de 1 Detalle Flujo de Información Requerimientos de diseño web definidos por el cliente. rmativa de Mercadotecnia institucional y Gestión Integral de la información respecto al diseño y mensaje de la información institucional 7.1 Revisar la información que aporta el cliente para realizar el diseño web Definir el formato de salida de la información que aporta el cliente según sus necesidades 7.2 Alinear con la normativa establecida por mercadotecnia institucional Asignar el requerimiento del cliente con un diseñador web según sea necesario Revisar el diseño para la aprobación del cliente características del documento (físico o digital), formato en que lo aporta. características de despliegue web (formato, colores, formas) de acuerdo con los lineamientso del libro de marca del ministerio de salud y con El formato de salida de la información corresponde a lo establecido por mercadotecnia institucional? El diseño cumple con los requerimientos del cliente? para adecuar el diseño web Realizar las correcciones respectivas 7.3 Reproducir el diseño web por los medios que se consideren requeridos El documento generado debe ser divulgado? 7.4 Divulgar la información 7.5 Cerrar la solicitud y Resguardar la información FIN Necesidades del cliente interno o externo satisfechas. Información diseñada según disposiciones de Mercadotecnia de la Salud y Gestión Integral de la Información