PROCEDIMIENTO INTEGRADO PARA LA GESTIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE FORMACIÓN

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO INTEGRADO PARA LA GESTIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE FORMACIÓN Hoja 1 de 11 PROCEDIMIENTO INTEGRADO PARA LA GESTIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE FORMACIÓN Realizado por Revisado por Aprobado por Fco. Javier Martí Bosch Comité Dirección Fco. Javier Martí Bosch Director de SLCMA de SLCMA Director de SLCMA

2 Hoja 2 de 11 ÍNDICE 1.- OBJETO 2.- ALCANCE 3.- REFERENCIAS 4.- REALIZACIÓN Detección de necesidades Plan de Formación Gestión de la Formación Seguimiento de la Formación, Registros Informes Formación a proveedores y subcontratistas 5.- ÍNDICE DE FORMATOS GENERADOS

3 Hoja 3 de OBJETO Este Procedimiento tiene por objeto describir el sistema utilizado por CONSTRUCCIONES LUJAN, S.A. para realizar la gestión de las actividades de formación y adiestramiento del personal. 2.- ALCANCE Este Procedimiento es de aplicación a todas las actividades de formación del personal relacionadas, su estructura, procedimientos y procesos, incluyendo la formación realizada por entidades externas o por el personal de la Organización. 3.- REFERENCIAS Norma UNE-EN-ISO-9001:2008. Norma UNE-EN ISO-14001:2004. Norma OHSAS 18001:2007 Manual Integrado. 4.- REALIZACIÓN Detección de necesidades Los responsables de las diferentes Áreas de Gestión y Departamentos deberán detectar las necesidades y nivel de formación y adiestramiento del personal a su cargo. Corresponde al Departamento de Personal recopilar y mantener dicha información y elevar las propuestas de cambios al Comité de Dirección de Seguridad Laboral, Calidad y Medio ambiente. Por ello, Construcciones Luján S.A. ha elaborado el documento Identificación, Funciones y Descripción de los puestos de trabajo, en el que se indican los perfiles de formación y cualificación necesarios de cada uno de los puestos tipo de trabajo. Dicho documento es aprobado por el Comité de Dirección de Seguridad Laboral, Calidad y Medio ambiente. Este documento será revisado cuando se modifique alguna de las características indicadas en el mismo o bien sean ampliados por una nueva creación de puesto de trabajo. En base a los perfiles especificados, el responsable de cada departamento evaluará periódicamente las necesidades de formación y adiestramiento del personal a su cargo. Para la realización de esta evaluación se podrán realizar según las necesidades las siguientes actividades de medición y detección de la necesidad. a) Seguimiento continuado: realizado por el responsable del departamento u obra se efectuará un control continuo del desempeño y estado de las funciones propias de cada tipo de puesto y perfil a su cargo. b) Ejercicios de evaluación: pruebas, cuestionarios de opciones múltiples, cuestionarios con preguntas abiertas o cerradas.

4 Hoja 4 de 11 c) Situaciones de prueba: en el caso de que la formación esté directamente centrada sobre las capacidades profesionales que hay que adquirir o perfeccionar. Para la evaluación mediante pruebas se considerarán los siguientes factores: 1. Que estén construidas lo más posible a imagen de la situación de trabajo; con objeto de simular lo mejor posible los actos profesionales que se deberán poner en práctica. 2. Orientadas hacia problemas que hay que resolver o trabajos que se han de realizar. Puede exigir la puesta en práctica de varios tipos de saberes y de técnicas. 3. Que incluyan las limitaciones y los recursos que constituyen las condiciones en las que se deben realizar las tareas y resolver los problemas. 4. Las pruebas se puede pasar individual o colectivamente y pueden poner en juego una o varias funciones profesionales. 5. El resultado que se pretende alcanzar ha de ser observable: solución formulada, plan elaborado, decisión tomada, máquina puesta en marcha, registro cumplimentado, etc. 6. Que sean coherentes con otras situaciones experimentales de las que son complementarias; el conjunto de las situaciones experimentales debe permitir simular lo fundamental de las acciones profesionales que hay que poner en práctica en las situaciones reales de trabajo. De igual modo, frente a éstos requisitos se evaluará la adecuación de nuevas personas que se incorporen a la organización, aquellos que sean destinados a nuevas actividades o bien que sean promocionados. El Dpto. de personal utilizará para homogeneizar las actuaciones de contratación la Instrucción Técnica IT-PER/01 para la Evaluación de Nuevas Contrataciones Así mismo, se preverán actividades de formación en los campos técnicos, administrativos, salud laboral, calidad o medio ambiente, cuando: El personal designado para una actividad tenga una formación previa insuficiente para realizarla adecuadamente. Se produzcan cambios en los procesos de construcción, inspección, en la organización o en el Sistema de Gestión de Calidad, Seguridad Laboral y Ambiental que afecten a las actividades a realizar. Cuando de los resultados de los trabajos realizados se deduzca que una persona no ha alcanzado o no mantiene el nivel adecuado exigible. Cuando se desee elevar el nivel medio de formación y adiestramiento en cualquier materia Plan de Formación A principios de año, el Dpto. de Personal recordará a los responsables de los diferentes departamentos, que han de comunicarle las necesidades de formación detectadas mediante el Formato FPINT06/01, para que éste elabore un Plan Anual de Formación, que será aprobado por el Consejo de

5 Hoja 5 de 11 Administración. Este proceso no se alargará más allá del mes de enero para permitir la correcta organización del conjunto de actividades. El Plan Anual de Formación contendrá las actividades de formación que se prevea realizar durante el año indicando en general la siguiente información: Código de Curso Materias a tratar Fechas previstas de los seminarios, cursos o actividades. Personal participante. Responsable de la impartición. Una vez sea aprobado, el Plan será distribuido por el Departamento de Personal a los responsables de los diferentes departamentos para su divulgación al personal implicado, así como para prever necesidades de tiempo y dedicación y el ajuste correspondiente en actividades productivas, etc. Las necesidades de formación detectadas de forma diferente al párrafo anterior serán comunicadas al Dpto. de Personal, que realizará las gestiones necesarias para su realización y le dará tratamiento de formación no planificada Sensibilización Anualmente, el Departamento de SLCMA+dTEC establecerá las acciones programadas que considere para la sensibilización del personal en temas ambientales, de calidad y seguridad y salud en el trabajo. Dichas acciones podrán ser incluidas en el Plan Anual de Formación. Las actividades a realizar tendrán como objetivo la concienciación y sensibilización del personal respecto a los daños a la salud, el desempeño en condiciones de seguridad del trabajo, a los impactos ambientales de los aspectos generados por la actividad de CONSTRUCCIONES LUJÁN, S.A. que una mala operación por su parte puede ocasionar, y sus repercusiones tanto a nivel local como global, o las repercusiones que para los clientes de la organización pueden llegar a tener los modos de ejecución y realización de las tareas. A título orientativo, dichas actividades pueden ser: Campañas específicas de divulgación. Elaboración/concursos de carteles. Adhesión a campañas institucionales. Dentro de dichas actividades de sensibilización también se incluirán aquellas cuyo objetivo sea concienciar al personal de cómo contribuyen mediante la realización de sus trabajos al logro de los objetivos de la calidad definidos para ese año.

6 Hoja 6 de Gestión de la formación Generalidades La gestión de las actividades de formación previstas en el Plan Anual será realizada por el Dpto. de Personal con la colaboración que precise del resto de Jefes de Departamento. El Dpto. de Personal creará por cada curso solicitado, una Ficha de Curso de Formación (FPINT06/04), estas fichas serán codificadas de la siguiente manera: FRC-XXX YY-ZZ, en la que: XXX área de conocimiento de referencia (de forma orientativa y no exhaustiva): PRD Formación en cuestiones de Producción, técnica, y utilidades de gestión GER Formación en gestión y dirección de empresas ADM Formación de carácter informático y administrativo COP Formación en materia de Gestión de Compras, proveedores, mercados... PER Formación en cuestiones de Personal y recursos humanos EST Formación para oficina técnica CON Formación gestiones de contratación AM Formación en materia Ambiental Q Formación en materia de Calidad PRL Formación en materia de Salud Laboral INT Formación en materia de Gestión de Seguridad, Calidad y Ambiental YY Número correlativo de curso dentro de cada uno de los apartados anteriores. ZZ Identificación del año en curso En la ficha deberán estar contenidos como mínimo los siguientes apartados: Nombre del Curso Código del Curso A quién va dirigido Entidad o persona física que desarrollará el programa del curso, (en el caso de la formación interna) Objetivo que pretende alcanzar su desarrollo Contenido general El Dpto. de Personal mantendrá una relación de los cursos codificados. Los códigos de los cursos comenzarán y finalizarán con los años naturales, guardando siempre el departamento de personal la relación codificada de los cursos de años anteriores. Esta gestión formativa tendrá dos vertientes: Contratación del servicio: En los casos en que se decida recurrir a entidades externas, el responsable del Dpto. de Personal presentará al responsable de Administración la documentación generada en cuanto a las ofertas emitidas, y evaluarán las diferentes ofertas posibles para la realización de actividades de formación bien se

7 Hoja 7 de 11 desarrollen en la propia empresa o bien supongan el desplazamiento del personal de ésta. Preparación del curso o actividad: Cuando las actividades de formación y adiestramiento se desarrollan internamente por técnicos de la empresa se procederá a solicitar por el responsable de Personal al Dpto. correspondiente la designación de éste Procedimiento para la formación Interna El responsable designado documentará en la ficha de curso de formación el contenido general e índice de temas, siguiendo las expectativas del solicitante, preparando el correspondiente programa y el sistema para su evaluación. El responsable de impartir el curso recabará del solicitante la aprobación del temario a impartir, solicitando su firma como prueba de conformidad. El responsable del curso facilitará al Dpto. PER los impresos identificativos del curso con toda la información reflejada: Formato FPINT/06/05 Datos Curso de Formación impartida Formato FPINT06/06 Cuestionarios Formato FPINT06/08 Relación de Asistentes Por el responsable de la impartición será registrado en el dossier del curso la asistencia individualizada de los participantes, describiendo las observaciones oportunas sobre la misma. En el caso de que la formación recibida haya sido insuficiente, se indicará en el apartado Observaciones las actividades necesarias para completar la formación requerida. El responsable realizará la evaluación del curso, según lo haya expuesto en el documento al efecto. El último día de asistencia y como término de las tareas de formación se distribuirá a los participantes el Cuestionario de la Formación (FPINT06/06), para recabar la opinión de los mismos en temas organizativos, de temario, de docencia, etc., procediendo a continuación, por parte del responsable del curso, a rellenar otro con el promedio de todos los recogidos. Al finalizar la cumplimentación de los diferentes documentos, será remitido este a PER incluyendo el cuestionario de formación resumen (promedios) Externa Cuando la formación se realice por organismo externo a la Empresa, será la persona responsable de esa formación quien abrirá el dossier del Curso de Formación y solicitará los documentos que justifiquen la asistencia y la certificación de la adquisición de conocimientos. Para la formación externa, no será imprescindible realizar el Cuestionario de Formación

8 Hoja 8 de 11 En el caso de que la formación recibida haya sido insuficiente, se indicará en el apartado Observaciones las actividades necesarias para completar la formación requerida. Evaluación de formación Se realizará de cada uno de los cursos de formación que se impartan, tanto internos como externos. El dossier del curso de formación (FPINT06/05, 06 y 08), se entregará al Jefe de Personal tras la finalización del curso, quedándose la persona responsable con una copia de dicho dossier, para de ese modo, poder reflejar la evaluación de la formación tras el periodo que el responsable de la misma haya definido, con el método previsto. Normalmente el método de evaluación será Aplicación de conocimientos, puesto que la mayoría de casos es la mejor manera de contrastar eficacias. El periodo previsto para realizar dicha evaluación lo determinará el responsable de efectuar dicha evaluación, si bien se estima unos periodos entre seis meses y un año desde la realización de la acción formativa. El responsable será, normalmente el Jefe de área o el Director del Dpto. afectado (Consejo de administración, Dir. compras, Dir. financiero, Dir. de contratación, Dir de SLCMA+dTEC, Dir. de Producción, Jefe de personal, Jefe de Estudios, Jefes de Grupo). En el apartado de EVALUACIÓN DE LA FORMACIÓN IMPARTIDA, del formato FPINT06/08 se expondrá: a) Si es suficiente o insuficiente. En caso que se considere insuficiente, se realizará una llamada, explicándolo en observaciones, tanto el motivo de por qué se considera insuficiente como qué se va a hacer para solventarlo (dar de nuevo la formación a esa persona, explicarle algunos aspectos que no le han quedado claros,..etc). El responsable de la evaluación tendrá en cuenta para dar la valoración: 1. cambios positivos en la realización de las tareas relacionadas con la acción formativa impartida 2. incorporación de nuevos recursos en la ejecución de las tareas 3. aumentos de eficiencia en la ejecución de la tarea 4. otros que así se consideren y expliciten. b) Cuando se haya realizado dicha evaluación, se firmará y fechará en esa hoja, al final de la misma, donde pone FIRMA Y FECHA DEL EVALUADOR Cuando se haya cerrado la Evaluación, se le facilitará una copia de esa hoja del dossier al Jefe de Personal, para que la sustituya por la que se le dio anteriormente, donde los campos de Formación suficiente/insuficiente y observaciones estaban en blanco.

9 Hoja 9 de Seguimiento de la Acción Formativa Por el Dpto. de Personal se realizará el seguimiento de las actuaciones de formación cuando se produzcan cambios o variaciones en la misma, se realicen las actuaciones planificadas, etc. De este seguimiento informará periódicamente al Dpto de Administración de las actuaciones realizadas y de las desviaciones que se produzcan. El dpto. de SLCMA+dTEC, previo a la confección de los Informes de SLCMA periódicos, requerirá información de las deficiencias acaecidas para su inclusión en el mencionado informe. Estos cambios podrán, si se estima necesario dar lugar a una nueva edición del Plan de Formación, documentando los motivos del cambio, y procediendo a su aprobación por el Consejo de Administración, para ser distribuido a los departamentos. En los casos en que existan pequeñas desviaciones del Plan (atraso en fecha de algún curso, nombramiento responsable de impartición, curso nuevo incorporado), bastará con informar a los Dpto. implicados. El Dpto. de Personal llevará registro de estos cambios y de las actuaciones realizadas Registros El Dpto. de Personal es responsable del registro de las actividades de formación realizadas por el personal. Se derivan dos tipos de registro de estas actividades: Registro Personal Al término de un curso y tras la recepción del dossier en el Dpto. de Personal, registrará en la ficha individual de formación formato FPINT06/03 los datos del curso realizado siempre que ésta haya sido satisfactoria, no procediendo al registro de los datos cuando la adquisición de conocimientos no sea satisfactoria. Las fichas de formación individualizadas por empleado, indicarán los siguientes aspectos: Datos personales. Formación académica. Otros conocimientos Historial profesional. Formación complementaria, períodos de entrenamiento recibida: Nombre del Cursos, Seminarios. Código del curso Duración. Fecha Registro de Documentación y Programas Se guardará por el Dpto. de Personal copia de los programas y planes de formación tanto internos como externos, agrupándolos por: Planes Anuales de Formación y Adiestramiento.

10 Hoja 10 de Informes Programas (índice y desarrollo) de cursos externos o internos de formación, agrupándoles por el Dpto. de referencia a que correspondan que coincide con la identificación del código del curso Igualmente se guardarán los diferentes registros derivados de la aplicación de la acción formativa tales como: Detección de Necesidades, por años. Fichas e Índice de los Cursos de formación por Dpto. Dossier de los Cursos de formación realizados junto a los certificados de asistencia y evaluaciones por años. El Departamento de Personal será el encargado del archivo de los programas de formación, independientemente del departamento al que correspondan. El Departamento de Personal exigirá la entrega de la anterior información en soporte electrónico, y creará o adquirirá los elementos necesarios para el almacenamiento electrónico de dicha información. Como resultado de la realización del Plan de Formación, el Departamento de Personal, elaborará anualmente y como cierre del mismo un Informe de la Acción Formativa. El contenido del informe hará referencia, entre otros puntos, a los que a continuación se describen: Formación realizada, cursos, participantes, entidad formativa, detallando aspectos tales como: Valoración realizada por la entidad formativa de los conocimientos adquiridos. Valoración realizada por los participantes en el curso Incidencias. Valoración económica de la formación, para lo cual, el responsable de dicho curso facilitará copia de todos los gastos derivados, por ejemplo: importe del curso, alquiler aulas, hoteles, avión, etc. De las desviaciones de la gestión: Cursos que no han sido desarrollados Motivos de las desviaciones Incidencias en los departamentos afectados Formación a proveedores y subcontratistas CONSTRUCCIONES LUJÁN S.A. se asegura de que cualquier persona que trabaja en nombre de la empresa y que potencialmente pueda causar uno o varios impactos ambientales significativos es competente, tomando como base una educación, formación o experiencia adecuados. En el caso de las subcontratas la formación queda reflejada en el contrato. CONSTRUCCIONES LUJÁN S.A. podrá realizar o extender acciones formativas e informativas a subcontratistas o proveedores como consecuencia de cambios significativos en el desarrollo de algunos procesos por parte de la organización que afectan a las relaciones contractuales mantenidas con aquellos.

11 Hoja 11 de INDICE DE FORMATOS GENERADOS FPINT06/01 Necesidades de Formación FPINT06/02 Plan de Formación Año FPINT06/03 Ficha de Individual de Formación FPINT06/04 Ficha Curso de Formación FPINT06/05 Datos del Curso de Formación impartida FPINT06/06 Cuestionario de la Formación FPINT06/07 Formación realizada en periodo FPINT06/08 Relación de asistentes y evaluación de la acción formativa