OFICINA REGIONAL INFOM REGIÓN II, LAS VERAPACES LABORES MES DE SEPTIEMBRE 2016

Transcripción

1 OFICINA REGIONAL INFOM REGIÓN II, LAS VERAPACES MEMORIA DE LABORES MES DE SEPTIEMBRE 016 La oficina regional del INFOM en Las Verapaces fue creada a través del Acuerdo 1801, el 6 de Julio de 198, para la atención de la Región II, la cual comprende Alta y Baja Verapaz, siendo 8 municipios de Baja Verapaz, 17 municipios de Alta Verapaz y 1 municipio de El Quiche, Ixcan, siendo un total de 6 municipios. Dentro de sus funciones institucionales se encuentran: Asistencia Financiera, Administrativa y Técnica a las Municipalidades y Comunidades de la región, a través de las Unidades de Trabajo: Fortalecimiento Municipal, Ingeniería de Proyectos y Promoción Social. Funciones y Atribuciones: 1. FORTALECIMIENTO O MUNICIPAL: Asesoría técnica para modernizar y automatizar los procesos administrativos de los gobiernos locales, a través de la elaboración y/o actualización de reglamentos, manuales, capacitaciones, programas específicos y otros.. PROMOCIÓN SOCIAL: Promover y ejecutar acciones de organización comunitaria, capacitación y educación sanitaria y ambiental a Comités de Agua, con el propósito de fortalecer la administración, operación y mantenimiento de los sistemas para su sostenibilidad. 3. INGENIERÍA DE PROYECTOS: Supervisión en la ejecución de proyectos de agua para consumo humano y saneamiento, asesoría técnica a los gobiernos locales y visitas técnicas a comunidades para pre factibilidad de proyectos.

2 4. COORDINACIÓN NTERINSTITUCIONAL: Participación activa en el Sistema de Consejos de la región (COREDUR, UTR, CODEDE s, UTD s y COMUDE de Cobán, A.V.). Revisión de expedientes de proyectos de UTD s, participación en la estructuración del Programa Hambre Cero de la CODESAN en A.V. Apoyo en emergencias a la SE-CODRED.

3 1. GERENCIA REGIONAL 1 Atención a personal en la oficina regional. Revisión y firma de informes de visitas y actividades realizadas por el personal. 3 Traslado y entrega de materiales en donación. 4 Coordinación de actividades inter institucionales. 5 Reuniones de COCODE s de la región. TOTAL SEPTIEMBRE 3 11

4 . DIRECCIÓN FINANCIERA 1 Registro en programa de formularios de viáticos y combustible. Registro de libro de formularios de viáticos y combustible. 3 Entrega de formularios de viáticos y combustible. 4 Documentos elaborados a diferentes áreas de la institución. Registro de los movimientos en los libros auxiliares de las cuentas 5 bancarias. 6 Emisión de cheques para pago de gastos. 7 Recepción, revisión y liquidación de los expedientes de gastos. Liquidaciones e ingresos de las rendiciones de gastos al SICOIN 8 web. 9 Conciliaciones bancarias de los diferentes fondos. 10 Reporte de liquidaciones realizadas de los diferentes fondos. Reportes de liquidación de formularios de viáticos y combustible a 11 Tesorería de INFOM. TOTAL SEPTIEMBRE

5 3. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 1 Atención al público. Manejo, control y seguimiento de la cuenta de correo electrónico institucional. 3 Recepción, distribución y seguimiento de correspondencia. 5 4 Emisión de correspondencia y otra documentación. 1 5 Agenda de gerencia regional. 4 6 Sistema de catalogación de archivo. 1 7 SEPTIEMBRE Coordinación y participación en las sesiones del Diplomado en Gestión Pública Municipal y Transparencia de las sedes de Alta y Baja Verapaz. TOTAL

6 4. ÁREA TÉCNICA DE INGENIERÍA 1 Elaboración de informes Supervisión de obras por administración. 3 Elaboración de oficios. de visitas técnicas realizadas. 4 Actualización de avances físicos en el SNIP. 5 Actualización de boletas de avances físicos. 6 Consolidado de expediente de avances físicos. 7 Reuniones de trabajo en la comisión de CODEMEHA. TOTAL SEPTIEMBRE

7 5. ÁREA DE GESTIÓN SOCIAL 1 TOTAL SEPTIEMBRE Nota: Las actividades de recepción, revisión y control de rendición de cuentas de los Comités de Agua Potable, las está realizando el Bodeguero de la oficina regional, debido a que no hay Promotor Social contratado.

8 6. FORTALECIMIENTO MUNICIPAL 1 Elaboración de informes. Reuniones de coordinación para el diplomado en gestión pública municipal y transparencia. 3 Reuniones inter institucionales. Coordinación de trabajo en el diplomado en gestión pública 4 municipal y transparencia. 6 Actualización de metas físicas de la CODESAN. 7 Entrega de reglamentos para los servicios que presta el INFOM. 8 Entrega de actividades a INFOM central. TOTAL SEPTIEMBRE

9 7. BODEGA REGIONAL 1 Trámite para la autorización de nuevos contratos prediales Elaboración de informes financieros de ingresos y egresos de materiales 3 Registros de ingresos y egresos de materiales en tarjetas kardex. 4 Entrega de contratos prediales a los comités de agua 5 Recepción de materiales de compra y donación de materiales 6 Elaboración de pedidos de remesa para la entrega de materiales 7 Carga y descarga de materiales Entrega de materiales de compra y donación para proyectos en 8 ejecución 9 Entrega de insumos a personal de la oficina regional 10 Suscripción de actas de entrega de materiales 11 Conteo físico de materiales almacenados en bodega regional TOTAL SEPTIEMBRE

10 8. EGRESOS COMPARATIVO POR MES INFOM Mes AGOSTO 016 SEPTIEMBRE 016 Servicios NO Personales TOTAL ACUMULADO Materiales y Suministros Q. Q. Q. Q. Total Por Mes Q. Q. Q.

11 8.1 PROGRAMA DE EJECUCIÓN Y DESARROLLO FONDO NACIONAL Mes AGOSTO 016 SEPTIEMBRE 016 Servicios NO Personales Materiales y Suministros Q. Q. Total Por Mes Q. Q. 3,104.9 Q. 3,104.9 TOTAL ACUMULADO Q. 3,104.9 Q.

12 9. INGRESOS COMPARATIVO POR MES Mes AGOSTO 016 Servicios NO Personales Materiales y Suministros Total Por Mes SEPTIEMBRE 016 TOTAL Q La Regional II Las Verapaces no percibe ingresos, únicamente la asignaciónn de recursos (Fondo Rotativo).

13 10. LISTADO DE ACTIVIDADES PENDIENTES 1 Visitas técnicas preliminares de factibilidad, de donación de materiales y apoyo técnico a comunidades de los departamentos de Alta y Baja Verapaz. Situación Actualmente no se cuenta con personal en el área de gestión social, por lo que las visitas han estado suspendidas hasta nueva orden o directrices de parte de las autoridades. Supervisiones de proyectos en ejecución. En espera de recontratación de los albañiles, por contratos vencidos, para continuar con los proyectos Participación en reuniones interinstitucionales en Alta y Baja Verapaz. Diplomado en Gestión Pública Municipal y Transparencia. Visita a la municipalidadd de Tamahú, A.V. para dar directrices al Director de Recursos Humanos para la actualización del manual de funciones municipal. Por motivo de programación de viáticos y combustible solo se asistirán a las programadas. Realizar la última sesión del Diplomado, tanto para Alta como Baja Verapaz y programar la clausura del mismo, coordinando con instituciones participantes y responsables. No se cuenta con el Auxiliar Financiero para darle trámite a los anticipos en la oficina regional por lo que el gerente regional canceló toda actividad hasta no tener directrices centrales.

14 11. LISTADO DE PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES A REALIZAR EN EL MES DE OCTUBRE Reuniones con autoridades de la región (CODEDE s, UTD s, COREDUR y UTR). Reuniones de trabajo con personal de la oficina regional. 3 Coordinación con entidades a nivel interinstitucional: CODRED, SEGEPLAN, CODESAN, Municipalidades y otras para la solución de problemas comunitarios y/o apoyo en ejecución de proyectos conjuntos. 4 Revisión de informes técnicos y sociales. 5 Liquidación y presentaciónn de la documentación del fondo rotativo y caja chica. 6 Solicitud, control, revisión, desembolso, liquidación, presentación, integraciónn y reintegro del ANTICIPO. 7 Operar los registros contables en los libros auxiliares y efectuar conciliaciones bancarias. 8 Ingreso de liquidaciones de Fondo Rotativo a SICOIN WEB Control de inventario de la oficina regional: tarjetas de responsabilidad, notas de traslado de bienes y emitir solvencias. Revisión y firma de liquidaciones de viáticos y combustibles del personal de la oficina regional. Elaboración de certificados de trabajo para el Instituto Guatemalteco de Seguro Social (IGSS). 1 Entrega, recepción y registro en el sistema de control de formularios: VN, VL, VC, ALG. 13 Elaboración de dictámenes e informes técnicos y actividades realizadas. 14 Supervisión de proyectos que se inicien en la ejecución.

15 15 Asistencia a reuniones convocadas por CODEP-CODESAN de A.V. y B.V. y COMUSANES de A.V. y B.V. 16 Elaboración de hojas de vida y reporte mensual de los vehículos de la oficina regional. 17 Recepción de materiales por compra, donación y sobrantes de proyectos. 18 Entrega de materiales paraa proyectos en ejecución y materiales en calidad de donación por medio de acuerdos de gerencia. 19 Suscripción de actas y pedidos de remesa para entrega de materiales. 0 Almacenamiento e identificación de materiales en bodega. 1 Actualización de tarjetas kardex e informes. Elaboración de informes financieros. 3 Elaboración de requisiciones. 4 Entrega de insumos y útiles de oficina a personal de oficina regional. 5 Coordinación del área de guardianía y transportes. 6 Elaboración de informes de utilización de formularios de ingresos de materiales a almacén 1-H C.G.C. 7 Actualización de firmas de las nuevas autoridades municipales. 8 9 Visitas técnica-social a comunidades para re-activación y mejoramiento de sistemas de agua. Coordinar y llevar a cabo la última sesión del Diplomado y su clausura, para Alta y Baja Verapaz. Las actividades se realizaran si se cuenta con asignación presupuestaria.