GESTIÓN CONTRACTUAL DIRIGIDO A SOLICITANTES, DIRECTORES DE PROYECTO, INTERVENTORES / SUPERVISORES Y APOYOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN DEL PROCESO

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1 GESTIÓN CONTRACTUAL DIRIGIDO A SOLICITANTES, DIRECTORES DE PROYECTO, INTERVENTORES / SUPERVISORES Y APOYOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN DEL PROCESO FACULTAD DE CIENCIAS ABRIL

2 Responsables: Solicitante Director del Proyecto Interventor/Supervisor En la ODS 242 de 2012 se encuentran deficiencias en la Interventoría dado que se presenta un incumplimiento del clausulado de la orden en cuanto a la clausula de forma de pago, la cual menciona que se hará un pago inicial del 30% en forma de anticipo, y el saldo a la entrega de la Obra. El interventor autoriza un segundo pago equivalente al 77% de la orden sin mediar justificación... Descripción: IRREGULARIDADES ODS Tipo: Disciplinario no se aplicó el principio de planeación y transparencia, en contravía de los literales f y g del artículo 3 del Acuerdo 002 de 2008, En los soportes del expediente contractual, no se encuentran estudios que determinen la verdadera necesidad del contrato, las modalidades existentes para satisfacer dicha necesidad fraccionamiento de los contratos por cuanto su objeto es el mismo, donde hubo diferencias fue en las actividades desarrolladas para ejecutarlos.. Descripción: CONTRACION INDEBIDA POR FRACCIONAMIENTO Tipo: Penal y Disciplinario

3 Responsables: Solicitante Director del Proyecto Interventor/Supervisor, Jefe de UA y Ordenador La OOS 6 de 2009 suscrita el 05/02/09 cuyo objeto era de coordinar las actividades técnicas y administrativas necesarias para el logro de los objetivos del proyecto por valor de $ , tuvo una adición suscrita el 27/11/2009 por 15 días y por valor de $ Esta adición no tiene justificación, en contravía del artículo 78 del Manual de Convenios y Contratos Descripción: IRREGULARIDADES EN ADICIONES Tipo: Fiscal y Disciplinario.. la entidad adjunta el otro si de la OOS 1683 de 2001, de la OOS 1700 de 2011 y el otro si de la OOS 1658 de 2011, pero las minutas de las dos últimas se encuentran sin la firma del contratista, lo que evidencia las falencias en la suscripción de las adiciones. De igual manera las 3 adiciones solo tienen adjunto el COP y la solicitud de adición y prórroga, pero este ultimo formato esta sin la firma del supervisor, faltando el informe de ejecución realizado por el supervisor a la fecha de solicitud de la adición. Descripción: ADICIONES SIN CUMPLIMIENTOS DE REQUISITOS Tipo: : Fiscal y Disciplinario

4 Responsables: Solicitante Director del Proyecto Interventor/Supervisor...habiendo expirado el plazo de ejecución de la orden, no se evidencia cumplimiento del objeto contractual, ni seguimiento de parte del supervisor sobre el avance o la ejecución del anticipo del 50%, en incumplimiento de los numerales 8 y 15 del artículo 97 del manual de convenios y contratos. Esta situación evidencia una gestión antieconómica del anticipo, no adjuntan entrada almacén de los bienes adquiridos, ni soportes del pago donde se legaliza el anticipo del 50%, tan solo adjuntan unas fotos del proceso de fabricación de los productos y una foto de la ubicación final del bien, pero no mencionan en donde está ubicado, ni concepto del supervisor sobre el producto entregado. Descripción: FALTA DE SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN Tipo: Disciplinario y Fiscal : Se adquirieron camisetas en algodón tipo polo por valor de $ con cargo al proyecto CREANDO MECANISMOS DE FORMACION EN INVESTIGACION Y COMPROMISO REGIONAL EN ESTUDIANTES PEAMA DE LA SEDE ORINOQUIA, no está justificada la adquisición de estos bienes, ni se evidencia la relación de la compra con los objetivos del proyecto Descripción: AUSENCIA DE JUSTIFICACIÓN DE LA COMPRA Y COHERENCIA CON ELPROYECTO Tipo: Fiscal y Disciplinario

5 Responsables: Solicitante Director del Proyecto Interventor/Supervisor La OOC 273 se suscribió inicialmente por $ , aunque no hay soportes de invitación a contratar, de acuerdo a la cotización No. 002 del proveedor fechada del 15/11/2011 ese era el valor, pero con otro si No. 1 se realiza una adición a la orden por valor de $ justificada por oficio del proveedor donde manifiestan que por error no incluyeron el IVA en la cotización de igual manera la adición no tiene la aprobación o visto bueno del supervisor. Descripción: MAYOR VALOR PAGADO ODC 273 de 2011 Tipo: Disciplinario y Fiscal...Como se observa el objeto de la orden de tracto sucesivo es prestar los servicios de profesional durante un tiempo específico, el cual no se realizó sino parcialmente, y por el cual se le debía remunerar en la misma medida, la clausula de forma de pago que permite dos pagos en un mismo mes evidencia deficiencias en el clausulado de las ordenes, lo que permite estas situaciones Descripción: MAYOR VALOR PAGADO EN Liquidación ANTICIPADA ODS Tipo: Disciplinario y Fiscal

6 Responsables: Interventor y Supervisor... evidencia deficiencias en el control interno del proceso contractual en el cumplimiento de requisitos legales, que no permite finiquitar la relación contractual una vez cumplido su objeto Descripción: LIQUIDACIÓN EXTEMPORÁNEA Tipo: Disciplinario

7 CODIGO U-PR U-PR U-PR En revisión NOMBRE Realizar seguimiento y control a la ejecución contractual Solicitar y formalizar adición y/o prórroga y/o modificación, o suspensión a órdenes contractuales Solicitar y formalizar adición y/o prórroga y/o modificación, o suspensión a contratos Aplicar acciones sancionatorias Ver Manual de Convenios y Contratos Art: 83, 88. Fuente de consulta:

8 1. JUSTIFICACIÓN - ESTUDIOS PREVIOS (DE MERCADO) 2. INVITACIÓN A COTIZAR 3. SELECCIÓN PROVEEDOR (EVALUACION Y SOLICITUD ORDEN CONTRACTUAL O CTO) 4. FORMALIZACIÓN Y LEGALIZACIÓN CONTRATO U ORDEN CONTRACTUAL 5. EJECUCIÓN CONTRATO U ORDEN CONTRACTUAL 6. LIQUIDACIÓN SOLO DE TRACTO SUCESIVO

9 1. JUSTIFICACIÓN ESTUDIOS PREVIOS DEFINICIÓN Y CONSTRUCCIÓN Cuál o cuáles necesidades se pretende satisfacer con la adquisición de ese bien y/o servicio? Es la descripción precisa y detallada de las razones que tiene el solicitante para la adquisición de un bien o servicio, dada su conveniencia institucional, su correspondencia con el objetivo de un proyecto específico, y los motivos que conlleven a la invitación y selección directa, cuando sea el caso. GUÍA Para qué se requiere la adquisición de ese bien y/o servicio? Cuál es la finalidad de contratar el bien o servicio en cuestión? Cómo contribuye la adquisición de este bien y/o servicio a los fines institucionales Cómo contribuye la adquisición de este bien y/o servicio a los objetivos específicos del proyecto del cual provienen los recursos? Se encuentran programados y aprobados los recursos dentro del proyecto para la adquisición de este bien o servicio? Existen recursos en el rubro específico que corresponde a la naturaleza del bien o servicio que se pretende adquirir?

10 MÍNIMAS MENORES SUPERIORES VERBAL Artículo 20. MCC: Para la elaboración de órdenes contractuales mínimas de corta duración, el servidor público de la dependencia que requiere el bien o servicio a contratar podrá invitar directamente a uno o más oferentes, sin que medie documento escrito. La(s) oferta(s) o propuesta(s) podrá (n) ser formulada (s) verbalmente ante el solicitante. ESCRITA (Formato) VERBAL Artículo 28 MCC: La solicitud de ofertas o propuesta(s) para este tipo de órdenes contractuales se hará de manera general, por medio escrito y mediante invitación directa. No obstante lo anterior, y siempre que garantice el cumplimiento de los principios que rigen los acuerdos de voluntades conforme a lo establecido en el artículo tercero del Acuerdo No. 002 de 2008 del Consejo Superior Universitario, el responsable de la invitación podrá solicitar ofertas de manera verbal cuando se trate de servicios profesionales, técnicos y asistenciales prestados por personas naturales, o de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización que no requieran directriz técnica. ESCRITA (Formato) Artículo 28 MCC: La solicitud de ofertas o propuesta(s) para este tipo de órdenes contractuales se hará de manera general, por medio escrito y mediante invitación directa. ESCRITA (Formato) Artículo 35 MCC: La solicitud de ofertas o propuestas para este tipo de órdenes contractuales se hará a través de cualquier medio escrito, de manera general mediante invitación directa; no obstante lo anterior, cuando la naturaleza del bien o servicio requerido así lo exija, se podrá hacer invitación pública.

11 MÍNIMAS MENORES SUPERIORES CUÁNTOS OFERENTES INVITAR? MÍNIMO 1 CUÁNTOS OFERENTES INVITAR? MÍNIMO 1 CUÁNTOS OFERENTES INVITAR? MÍNIMO 3 SE REQUIERE CDP ANTES DE LA INVITACIÓN? NO SE REQUIERE CDP ANTES DE LA INVITACIÓN? NO SE REQUIERE CDP ANTES DE LA INVITACIÓN? SI

12 ESCRITA MEDIO ELECTRÓNICO O FIRMA DE RECIBIDO DEL PROVEEDOR COMO CONSTANCIA DE ENVIO O ENTREGA DE LA INV AL OFERENTE MEDIO ELECTRÓNICO O RECIBIDO (NOMBRE, FECHA Y HORA) DE RECIBIDO PROPUESTA FORMATO INVITACIÓ N OFERTA (S) Y DOCUMENTOS INICIALES DE LA INV EVAUACIÓ N DE LA OFERTA (S) SOLICITUD ORDEN CONTRACTUAL + DOC ADICIONALES LISTA DE CHEQUEO VERBAL SOLICITUD ORDEN CONTRACTUAL + DOC LISTA DE CHEQUEO

13 Sr. Director o Jefe de Área, garantice que el personal que apoya la gestión de la adquisición de bienes y/o servicios de su área, cuente con la Experiencia e idoneidad en el campo de la gestión de recursos públicos y en contratación estatal. Estudiar y consultar de manera frecuente el Manual de Convenios y Contratos y los procedimientos institucionales. Estudiar e indagar a cerca de las responsabilidades jurídicas asumidas en su relación con el estado, en especial las relativas a la ordenación de gasto, la dirección de proyecto, la ordenación de pagos, la Interventoría de contratos y como servidor público. Establecer justificaciones de la contratación que evidencien la necesidad, sus motivos, su pertinencia, su conveniencia institucional, el tipo de bien o servicio a adquirir y los criterios que llevan a concluir que el oferente sugerido es el más idóneo. En caso de sugerir un proveedor extranjero hay que exponer los motivos por los cuales no hay producción nacional o aun existiendo es mas conveniente contratar en el exterior.

14 Realizar balances parciales de ejecución, que den cuenta del cumplimiento del contratista y permitan generara alertas tempranas en el proceso. Tramitar oportunamente sus solicitudes de adición, prórroga, suspensión previa justificación. Enviar al expediente contractual en el área de contratación respectiva los informes de ejecución parcial o total del contratista. En contratos de intervención física o similares, procure consignar registros fotográficos antes de la ejecución y una vez se reciba de conformidad la obra y adjunte registros fotográficos y envíelos con los informes que remitirá al expediente. Realice y revise de manera constante el cronograma de ejecución; cuando perciba riesgos de incumplimiento de parte del contratista, solicite de manera escrita a éste, con copia a la aseguradora y al expediente contractual, el cumplimiento y estrategias de mitigación del riesgo, con la fecha perentoria para mejorar la ejecución. No reciba obras, bienes y/o servicios por fuera del plazo de ejecución del contrato Exija la amortización del anticipo lo antes posible, recuerde que siguen siendo recursos públicos en manos de terceros y el interventor es responsable de verificar que su uso sea efectiva y exclusivamente para el objeto contratado.

15 Al firmar la solicitud de orden contractual como interventor, estudie cuidadosamente el proceso precontractual. Una vez sea notificado como interventor de un contrato, inicie las gestiones de giro de anticipo si es el caso y exija al contratista el cumplimiento de sus obligaciones en seguridad social integral. Una vez inicie la ejecución contractual (obra o servicios similares) garantice que el personal a cargo del contratista cumpla con todas las condiciones de seguridad social integral que la Ley requiere, así como la suscripción del seguro de vida, cuando aplique. RECUERDE : LA RESPONSABILIDAD, LA IDONEIDAD, LA CELERIDAD Y LA HONESTIDAD, NO SON UNA EXIGENCIA NORMATIVA, SON CUALIDADES QUE DEBEN ENMARCAN NUESTRA GESTIÓN.

16 GRACIAS