CONTRALORÍA DEL TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL DISTRITO FEDERAL RESULTADOS DE AUDITORÍAS OBSERVACIONES ATENDIDAS POR: ÁREA: LA OFICIALÍA MAYOR

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1 CONTRALORÍA DEL TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL DISTRITO FEDERAL RESULTADOS DE AUDITORÍAS OBSERVACIONES ATENDIDAS POR: ÁREA: LA OFICIALÍA MAYOR Auditoría s CTSJDF-S-007/ NUM. OBSERVACIÓN RECOMENDACIONES SITUACIÓN ACTUAL CUENTAS POR LIQUIDAR La Dirección Ejecutiva de Recursos CERTIFICADAS QUE NO CUENTAN CON Financieros, deberá integrar los documentos LA DOCUMENTACIÓN JUSTIFICATORIA legales, justificativos y/o comprobatorios, en los Y/O COMPROBATORIA DEL GASTO. expedientes de las 11 Cuentas por Liquidar Certificadas. CTSJDF-005/ De la verificación realizada a las Cuentas por Liquidar Certificadas, de los meses de enero, junio y diciembre de 2010, se observó que en 5, por un total de $658, (seiscientos cincuenta y ocho mil ciento veintinueve pesos 64/100 M.N.), no estaban debidamente integradas con la documentación legal, justificatoria y/o comprobatoria correspondiente; asimismo, en 4 de estas no contaban con la firma de autorización. Es conveniente que la Dirección Ejecutiva de Recursos Financieros, mejore los mecanismos de control y supervisión, para que en las Cuentas por Liquidar Certificadas, se integren con la documentación legal, justificativa y/o comprobatoria, establecida en la normatividad vigente en la materia. CTSJDF-007/ CARENCIA DE UN PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRAR POR MEDIO ELECTRONICO EL EQUIPAMIENTO INFORMÁTICO INSTALADO FALTA DE UN PADRON ASI COMO DE LA INTEGRACION DE LA RED. 3.- De la revisión a los servicios informáticos La Dirección Ejecutiva de Informática, deberá realizar las siguientes acciones: a) Coordinarse con la Dirección Ejecutiva de Planeación, para elaborar las políticas, lineamientos y procedimientos que den cuenta del servicio brindado, para su incorporación al Manual de Procedimientos, y solicitar su

2 relacionados con la infraestructura tecnológica, redes y equipamiento informático, prestado a las áreas usuarias del Tribunal, se observó lo siguiente: a) No se cuenta con un procedimiento para asegurar que los servicios informáticos relacionados con la infraestructura tecnológica, redes y equipamiento informático, se brinden con calidad y oportunidad. b) Se carece de un padrón de los equipos informáticos que muestre los que están en red y los pendientes de enlazar vía internet, intranet u otro medio electrónico, así como su ubicación y servidor público responsable. c) Faltan documentos donde se compruebe la conformación de la red y de su funcionamiento. aprobación al Pleno del Consejo, para su posterior implantación, difusión y puesta en operación. b) Elaborar un padrón de la totalidad de los equipos informáticos, que permita conocer los que se encuentran en red y los pendientes de enlazar, su ubicación y el servidor público responsable. c) Documentar y planificar la conformación de la red informática. La Dirección Ejecutiva de Informática deberá mantener actualizados sus Manuales de Organización y de Procedimientos conforme a las necesidades, funciones y operación de la misma; y en su caso implementar las consideraciones necesarias de manera formal y documental que instruyan específicamente hasta en tanto se realizan los correspondientes trámites de incorporación a los referidos Manuales. CTSJDF-007/ FALTA DE CONTROL PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL SOFTWARE ADQUIRIDO DESARROLLADO Y PROPIEDAD DE TERCEROS. IRREGULARIDAD: 4.- De la revisión efectuada al software Institucional y de propiedad de terceros, se apreció que no se cuenta con controles y registros para la administración del mismo, donde se determinaron las siguientes inconsistencias: La Dirección Ejecutiva de Informática, deberá realizar las siguientes acciones: a) Establecer los mecanismos de control que permitan una adecuada administración del software adquirido, desarrollado y propiedad de terceros. b) En coordinación con la Dirección Ejecutiva de Planeación, elaborar las políticas, lineamientos y procedimientos, para su incorporación al Manual de Procedimientos, y solicitar su aprobación al Pleno del Consejo, para su posterior implantación, difusión y

3 Software Institucional: a) Se desconoce la totalidad de las licencias del software adquirido; así como de los programas y/o sistemas desarrollados por el área. puesta en operación. La Dirección Ejecutiva de Informática supervisar en lo sucesivo que el Manual de Procedimientos se mantenga actualizado de acuerdo a las necesidades operativas. b) El inventario se encuentra desactualizado. c) Se desconoce los equipos donde se han realizado aplicaciones del software. Software propiedad de terceros: d) Desconocimiento de instalación de software en equipos informáticos propiedad del Tribunal. e) No existe documentación que acredite el permiso expreso de la Dirección Ejecutiva de Informática para la instalación de software CTSJDF-007/ BIENES INFORMATICOS EN DESUSO Y SIN NÚMERO DE INVENTARIO. La Dirección Ejecutiva de Informática deberá llevar a cabo las acciones siguientes: IRREGULARIDAD: 10.- De la inspección física realizada el 7 de julio del 2011 al equipo informático localizado en los diez Juzgados en Materia de Justicia para Adolescentes del Tribunal, en el Reclusorio Preventivo Sur, a cargo del personal de la Dirección Ejecutiva de Informática; se detectaron 9 bienes en desuso y sin número de inventario, como se describe a continuación: Bien Marca Modelo Serie Inventario a) Exponer las causas por las que los bienes informáticos se encuentran en desuso. b) Solicitar a la Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales la asignación del número de inventario a los dos equipos que carecen del mismo. En lo subsecuente, la Dirección Ejecutiva de Informática, deberá implementar mecanismos de supervisión y control que permitan un óptimo resguardo del equipo informático, así como definir cuando estos dejen de ser útiles a la

4 1 Pantalla Sony Bravia 32" KDL32BX Sin número Institución. 2 CPU Acer Veriton N2816 PSVBG AFA Cámara farol 4 Cámara farol 5 Regulador 6 Regulador 7 Regulador PTZ Camera PTZ Camera No declarado No declarado No declarado No aplica No aplica No aplica No aplica No aplica 101J No aplica 101J No aplica 101J Mezclador de micrófono No declarado Moxie Unidad de respaldo NAS No declarado Netapp FAS Sin número 2 ATRASO EN EL REGISTRO DE VALES DE SALIDA Y OMISIÓN DE REGISTRO DE REFACCIONES EN EL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS. 2.- Al revisar los registros de existencias emitidos por el Sistema de Control de Inventarios, se determinó lo siguiente: a) Atrasos en el registro 41 vales de salida correspondientes a mayo, junio, julio y agosto de b) Se localizaron 223 refacciones que no estaban registrados en el Sistema. N DE REFACCIONES CONCEPTO 87 Fuentes de poder Olivetti modelo 133-DT (nuevas ) 100 Cámaras Web camera Modelo F/#Zf.48 mm 12 Cartuchos Epson 2 Fusores Epson 3 Toners Epson 1 Toner Xerox 9 Cajas de software infantil despierta tu mente con pipo 9 Cajas de Imagen y crea con pipo 223 Total Refacciones c) Se localizaron 45 equipos informáticos tales como Lap Tops, Monitores de plasma, IPAD, Impresoras y CPU de los cuales no se proporcionó evidencia documental de los resguardos La Dirección Ejecutiva de Informática, deberá de llevar a cabo las siguientes acciones: a) y b) Girar las instrucciones al quien corresponda, a efecto de que se registren los vales de salida, así como las 223 refacciones en el Sistema dichas refacciones. c) Aclarar la situación del activo fijo localizado en al Almacén de Refacciones, informando el nombre del responsable de su resguardo. La Dirección Ejecutiva de Informática, deberá vigilar en lo sucesivo lo siguiente: a) y b) Se registre oportunamente los en Sistema de Control de Inventarios, los vales de salida, así como la totalidad de las refacciones existentes en la bodega} c) Vigilar que se controle con los resguardos correspondientes, los activos fijos que se depositen en la bodega de refacciones.

5 correspondientes. 4 EXCESO EN LA FACTURACIÓN POR UN IMPORTE DE $62,108.13, EN RELACIÓN AL MONTO DEL CONTRATO NÚMERO TSJDF/DEI/03/ De la revisión al Contrato No. TSJDF/DEI/03/11 por $4 573,200.00, formalizado con Metro Net Hosting S. de R. L. de C. V., se detectó que el expediente existían un total facturado por $4 635,308.36, resultando un excedente de $62, con relación al monto contratado, las facturas se detallan en el cuadro siguiente: Facturas La Dirección Ejecutiva de Informática deberá aclarar el monto facturado en exceso, en relación al monto contratado por la cantidad $62, Vigilar en lo sucesivo, que el importe total de las facturas sea congruente con el monto contratado. Nº Fecha Subtotal I.V.A. Total H5083 a la H ago-11 2,426, , ,876, HR ago , , , HR sep , , , H nov , , , HR nov , , , H dic , , , ,635, INCONSISTENCIA EN EL SERVICIO DE MANTENIMIENTO A IMPRESORAS. 6.- De la revisión al contrató número TSJDF/DEI/08/11, por SERVICIO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO A La Dirección Ejecutiva de Informática deberá proporcionar la documentación comprobatoria del mantenimiento preventivo y correctivo proporcionado a las impresoras. En lo sucesivo, la Dirección Ejecutiva de

6 EQUIPOS DE IMPRESIÓN, se determino que de 561 impresoras establecidas en el contrato, solo se le dio mantenimiento a 27. Informática deberá vigilar que se planee el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo al equipo informático. 7 FALTA DE ASIGNACIÓN DE 500 EQUIPOS NO-BREAKS (UPS) ADQUIRIDOS EL 19 DE OCTUBRE DE De La revisión al contrato número TSJDF/DEI/017/11, se determinó que de un total de 1000 No-Breaks (ups), adquiridos el 19 de octubre de 2011, faltaban por asignar 500 a la fecha de la auditoría (14-Spetiembre de 2012). La Dirección Ejecutiva de Informática, deberá proporcionar a la brevedad un programa de asignación de los 500 No Breaks. La Dirección Ejecutiva de Informática, en lo subsecuente deberá planear la adquisición de los bienes informáticos para su asignación oportuna a las áreas del Tribunal. 8 ATRASO EN LA ENTREGA DE EQUIPO, SIN APLICAR PENAS CONVENCIONALES, ASÍ COMO FALTANTES EN SU RECEPCIÓN. 8.- De la revisión al contrato número TSJDF/DEI/20/11, por la adquisición de EQUIPO DE AUDIO Y VIDEO PARA SALAS DE AUDIENCIAS DE EJECUCIÓN, por $4,060,000.00, se observó lo siguiente: a) Retraso en la entrega de los bienes, debido a que la fecha pactada en el contrato fue del 24 de noviembre de 2011 y se recibieron el 16 de diciembre de ese mismo año, es decir 23 días posteriores; no se localizó evidencia documental de la aplicación de las penas convencionales al proveedor. b) No se encontró evidencia de la entrega La Dirección Ejecutiva de Informática deberá llevar a cabo las acciones siguientes: a) Aclarar los motivos por los que aplico la pena convencional por el retraso en la entrega de los equipos. b) Presentar evidencia documental que amparen la recepción de una computadora, una cámara y un cableado de conectores e instalación. La Dirección Ejecutiva de Informática en lo futuro deberá vigilar que los bienes adquiridos sean recibidos en las cantidades y plazos establecidos en los contratos.

7 de una computadora, una cámara y un cableado de conectores e instalación. 9 ATRASO EN LA RECEPCIÓN DE LOS SERVICIOS, SIN APLICAR PENAS CONVENCIONALES. 9.- De la revisión al contrato número TSJDF/DEI-21/11, formalizado con Gef en Tecnología Digital, S.A. de C.V., para la adquisición de Red de Cámaras de Seguridad para Centros de Desarrollo Infantil, por un monto de $3 990,400.00, se determinó que los bienes no se instalaron en la fecha pactada del 28 de diciembre de 2011, no obstante que se firmó el acta de entrega-recepción de los bienes. Cabe señalar que no se localizó evidencia documental de las penalizaciones pactadas por los retrasos en la ejecución de los trabajos. La Dirección Ejecutiva de Informática deberá aclarar los motivos por los que aplico la pena convencional por el retraso en la entrega de los servicios contratados. La Dirección Ejecutiva de Informática en lo futuro deberá vigilar que los servicios contratados sean recibidos en los plazos establecidos en los contratos. 10 FALTA DE ASIGNACIÓN DE EQUIPAMIENTO Y SERVICIOS INFORMÁTICOS. IRREGULARIDAD: 10.- De la revisión a los contratos números TSJDF/DEI/022/11, TSJDF/DEI/025/11 y TSJDF/DEI/027/11, por un monto de $2 079,654.96, $484, y $14 736,580.40, respectivamente, se determinó lo siguiente: a) El 19 de diciembre de 2011, se recibieron La Dirección Ejecutiva de Informática, deberá proporcionar a la brevedad un programa de asignación de los siguiente: a) 285 Cuentas de correo electrónico de Plataforma Google Edición Premier. b) 4 Licencias del software infantil Despierta tu Mente con PIPO última versión para PC, 4 Licencias del software infantil Imagina y Crea con PIPO para el manejo de la computadora última versión para PC, 1 Licencia de Mapinfo última versión para

8 de conformidad los servicios al 100%, del contrato número TSJDF/DEI/022/11, siendo que al 14 de septiembre de 2012, aún no se han asignado 285 cuentas de correo electrónico que representan el 12%, por un monto de $246, b) El 31 de diciembre de 2011, se adquirieron 31 licencias, de lo que se tiene que al mes de septiembre de 2012, aún no se han asignado 10, que representan el 32%, del importe total y son las siguientes: 4 Licencias del software infantil Despierta tu Mente con PIPO última versión para PC. 4 Licencias del software infantil Imagina y Crea con PIPO para el manejo de la computadora última versión para PC. 1 Licencia de Mapinfo última versión para PC 1 Licencia de AutoCAD 2012 para PC. PC y 1 Licencia de AutoCAD 2012 para PC. c) 10 Tablet PC Modelo Ipad, 2 Wi-Fi 3G 64GB White marca Apple, 161 Impresoras Láser Monocromáticas Modelo B6500 marca Okidata y 293 Computadoras Personales PC's Modelo 75e marca Lenovo. La Dirección Ejecutiva de Informática, en lo subsecuente deberá planear la adquisición de los bienes y servicios informáticos para su asignación oportuna a las áreas del Tribunal. c) El 30 de diciembre de 2011, se adquirió equipo informático, del contrato número TSJDF/DEI/027/11, el cual a septiembre de 2012, aún falta por asignar el siguiente: 10 Tablet PC Modelo Ipad. 2 Wi-Fi 3G 64GB White marca Apple. 161 Impresoras Láser Monocromáticas Modelo B6500 marca Okidata. 293 Computadoras Personales PC's Modelo 75e marca Lenovo.

9 CTSJDF-011/ CARENCIA DE POLÍTICAS, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA LA OPERACIÓN Y CONTROL DE ALMACENES. 1.- La Dirección Ejecutiva de Obras, Mantenimiento y Servicios cuenta con 2 almacenes que son manejados en las Subdirecciones de Mantenimiento y de Control Vehicular, al verificar su operación se detectó lo siguiente: a) No se han definido las funciones. b) No se tienen establecidos los procedimientos relativos a la operación de los almacenes. La Dirección Ejecutiva de Obras, Mantenimiento y Servicios deberá llevar a cabo las acciones siguientes: a) Definir las funciones, para incorporarlas a su Manual de Organización. b) Elaborar las políticas, procedimientos y formatos relativos a la operación de los tres almacenes manejados en las Subdirecciones de Servicios, de Mantenimiento y de Control Vehicular, para incorporarlos a su Manual de Procedimientos, así como utilizar los códigos y nombres que se tienen establecidos en el almacén general del Tribunal. Para los documentos descritos en los incisos anteriores, solicitar su autorización al Pleno del Consejo, para su implantación, difusión y puesta en funcionamiento. La Dirección Ejecutiva de Obras, Mantenimiento y Servicios, deberá: a) Supervisar permanentemente el correcto funcionamiento y operación de los almacenes existentes en el área. Vigilar que se mantengan actualizados sus Manuales de Organización y de Procedimientos a efecto de contar con mecanismos de control y supervisión eficientes. CTSJDF-011/ DEFICIENTE CONTROL Y SUPERVISIÓN EN EL MANEJO DE ALMACENES. IRREGULARIDAD: 2.- De la revisión efectuada al sistema de La Dirección Ejecutiva de Obras, Mantenimiento y Servicios deberá llevar a cabo las acciones siguientes: a) Gestionar y tramitar el desarrollo de un

10 existencias, los formatos utilizados, control y mecanismos que se tienen establecidos en los 2 almacenes de las Subdirecciones de Mantenimiento y de Control Vehicular, así como verificación, análisis, pruebas físicas y documentales, de los movimientos de materiales y existencias, se observó lo siguiente: a) Las existencias se controlan a través de la hoja electrónica de cálculo EXCEL, al no contarse con un sistema electrónico de registro diseñado para los almacenes. b) Para el registro de salidas de bienes de los almacenes, se utilizan hojas en blanco y un formato denominado SALIDAS DE MATERIAL, que es utilizado en la Subdirección de Mantenimiento. En la Subdirección de Mantenimiento: Al comparar las salidas del almacén de materiales contra el documento denominado INVENTARIO DE LA BODEGA AL 28 DE JULIO DE 2011, se detectó lo siguiente: c) No existen registros de entradas, solamente las salidas con los formatos denominados Salidas de Material, por lo que no fue posible analizar la veracidad de las cifras reportadas. d) En 7 casos no cita el taller que prestó los servicios. e) En 6 casos no cita el área donde se dio el servicio. f) En 31 casos no cita el nombre del servidor público que recibió los bienes. sistema electrónico de registro específico para el manejo de sus almacenes, para su posterior implantación y funcionamiento; y en tanto no se cuente con dicho sistema, de manera inmediata establecer los controles que le permitan llevar un adecuado manejo de sus almacenes. b) Elaborar a la brevedad los formatos para el control de entradas y salidas de bienes de consumo aplicables a los almacenes de las Subdirecciones de Mantenimiento y de Control Vehicular, independientemente de su posterior incorporación al Manual de Procedimientos. c) Girar las instrucciones a quien corresponda, a efecto de que se utilicen los códigos, nombres y unidades de medida que se tienen establecidos en el Almacén General del Tribunal. d) Girar instrucciones a efecto de que se elaboren reportes de existencias mensuales, los cuales deberán ser validados y autorizados por servidor público designado; realizando al efecto un levantamiento total de los bienes contenidos en los almacenes; así como de recuentos parciales periódicos de manera selectiva, que sirvan para la verificación de existencias. La Dirección Ejecutiva de Obras, Mantenimiento y Servicios, deberá: b) Vigilar que el registro en el sistema electrónico para el manejo de sus almacenes, se lleve correctamente y se mantenga actualizado, una vez implementado. c) Supervisar la utilización de los formatos elaborados para la elaboración de los

11 g) En 52 casos no cita el nombre del servidor público que entregó los bienes. En la Subdirección de Control Vehicular: h) No existen registros para el control de materiales, sin embargo, durante el recorrido se localizaron 23 artículos con existencias. CTSJDF-A-003/ FALTA DE FORMALIDAD EN LA DESIGNACIÓN DEL SERVIDOR PÚBLICO RESPONSABLE DEL SISTEMA DE DATOS PERSONALES. 1. Al revisar los documentos correspondientes al Sistema de personal del Consejo de la Judicatura, se apreció que no se cuenta con el escrito de designación del servidor público responsable de dicho sistema. Nota: En el oficio No. CA-090/2012 del 24 de abril de 2012, signado por el Enlace Administrativo del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, informó que la designación de los servidores públicos que fungen como responsable y encargado del sistema, se realizó en base a las funciones y actividades que realizan los servidores públicos. Cabe señalar, que en la página electrónica del Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal almacenes. d) Supervisar que se utilicen los códigos, nombres y unidades de medida que se tienen establecidos en el Almacén General del Tribunal. e) Vigilar que se mantengan actualizados sus Manuales de Organización y de Procedimientos a efecto de contar con un sistema de control interno para la operación y manejo de los almacenes. e) Verificar que se emitan reportes mensuales de existencias de bienes y se efectúen recuentos parciales periódicos con los listados de existencias. Proporcionar el escrito de designación del servidor público responsable del Sistema de personal del Consejo de la Judicatura, conforme a lo señalado en el artículo 21 de la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal y en el Numeral 35 de los Lineamientos para la Protección de Datos Personales en el Distrito Federal. Vigilar en lo sucesivo que se dé cabal cumplimiento a lo establecido en la Ley de Protección de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal, y en los Lineamientos para la Protección de Datos Personales en el Distrito Federal.

12 ( se indica como responsable del sistema antes mencionado, a la C.P. Beatriz Altamirano Beltrán, Subdirectora de Recursos Humanos. CTSJDF-A-005/ PAGOS CON POSTERIORIDAD A LA FECHA DE BAJA DEL TRABAJADOR. 4.- De la verificación a los movimientos de baja, se identificaron 5 casos de trabajadores que tuvieron pagos posteriores a la fecha de su baja, por un importe total de $18, (Dieciocho mil doscientos setenta y ocho pesos 51/100 M.N), siendo, los que se detallan a continuación: FECHA DE MOVIMIENTO 15/03/2012 NOMBRE GUILLEN MENDEZ CARLOS ARMANDO NOMINAS 15/04/ /04/ /05/2012 SUMA 4, , La Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos deberá, acreditar la recuperación y/o reintegro de los $18, (Dieciocho mil doscientos setenta y ocho pesos 51/100 M.N), correspondiente a los 5 trabajadores, que se les cubrieron remuneraciones con posterioridad a la fecha de baja. En lo subsecuente, la Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos, deberá vigilar que se aplique la baja de personal en la nómina en cuanto se suscite la terminación de la relación laboral. 01/04/2012 GARCIA MORALES CLAUDIA VERONICA 1, , /04/2012 JUAREZ CALVO VALERIA LORENA 2, , , /04/2012 HERNANDEZ BONILLA HAIDE 2, , /05/2012 PEREZ CHAVEZ JOSE ROGELIO 4, , SUMA 6, , , , CTSJDF-A-005/ CARENCIA DE CONSTANCIAS DE ANTIGÜEDAD PARA LA ENTREGA DE La Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos, deberá girar sus instrucciones a quien

13 RECONOCIMIENTOS. 5.- Del análisis realizado a los Reconocimientos a la Antigüedad por los Servicios Prestados a los trabajadores del Tribunal, se determinó que en 252 casos, no se localizó en el expediente respectivo, el documento denominado Constancia de antigüedad emitida por la Institución, que acredite que eran merecedores de dicho reconocimiento. corresponda, con la finalidad de que sean integrados y actualizados los 252 expedientes de personal con la documentación que acredite la antigüedad correspondiente, de conformidad con lo establecido en el Manual de Procedimientos, vigente. En lo subsecuente la Dirección de Relaciones Laborales y Prestaciones en coordinación con la Subdirección de Prestaciones al Personal y la Jefe de Unidad Departamental de Prestaciones Sociales, deberán reclutar de manera previa, toda la documentación del personal para la entrega del Reconocimiento a la Antigüedad por los Servicios Prestados.