RESUMEN EJECUTIVO C A J A N A C I O N A L D E S A L U D OFICINA CENTRAL: LA PAZ, (BOLIVIA) - APARTADO CABLES Y TELEGRAMAS CASEGURAL

Transcripción

1 RESUMEN EJECUTIVO Informe : Objetivo: Informe de Auditoría Interna: IDAI-02/18 INFORME DE CONTROL INTERNO EMERGENTE DEL EXAMEN DE CONFIABILIDAD DE LOS REGISTROS Y ESTADOS FINANCIEROS DE LA C.N.S. CONSOLIDADO INSTITUCIONAL GESTIÓN 2017, efectuadas en cumplimiento al programa Operativo Anual del Departamento Nacional de Auditoria Interna de la gestión El objetivo del Examen es establecer si el control interno relacionado con la información financiera, ha sido diseñado e implantado para lograr los objetivos de la Caja Nacional de Salud en su conjunto, como resultado del Examen de Confiabilidad de los Registros y Estados Financieros de Oficina Nacional y Administraciones Regionales a nivel nacional consolidado, por el ejercicio terminado al 31 de diciembre de 2017, sobre cuya base sugerir acciones correctivas con el objeto de que la administración de la entidad proporcione información útil, oportuna y confiable a las instancias correspondientes. Resultados: Como resultado del Examen de confiabilidad de los Registros y Estados Financieros de oficina Nacional y administraciones regionales a nivel nacional de la Caja Nacional de Salud, por el ejercicio terminado al 31 de diciembre 2017, hemos evidenciado que dentro de la institución se están aplicando actividades de control a los procesos administrativos y contables; sin embargo, se ha establecido de este contexto, que existen deficiencias de control interno que requieren atención inmediata para corrección, como se detalla a continuación:

2 2.1 DEFICIENCIAS A NIVEL INSTITUCIONAL Doce Unidades Organizacionales de la Caja Nacional de Salud cuentan únicamente con Manual de Organización y Funciones (MOF) Programación Operativa Anual Individual (POAI) no fue implementada en la Caja Nacional de Salud. 2.2 OFICINA NACIONAL No se tiene implementado un sistema de seguridad y vigilancia en la división de tesorería de oficina nacional Inadecuado registró Contable en la Cuenta 111 Documentos por Cobrar Registros contables por diferencia de inventarios sin sustento adecuado en la Cuenta 112 Deudas del Personal Insuficientes acciones para la recuperación de las deudas registradas en la cuenta 115 Deudores varios Deficiencias de los registros contables de la cuenta 119 Previsión para Cuentas incobrables Inconsistencia en la aplicación del Método de Valuación de las salidas de existencias de Inventario Cuenta Auxiliar del Banco Nacional de Bolivia (Acciones y Participaciones de Capital) sin la actualización del Valor Patrimonial Proporcional al 31/12/ El Balance General no revela la información complementaria en el Rubro Activos Fijos Diferencia de Saldos en Activos Fijos, según registros del SIIF-ND y del SIAF Deficiencias en la administración de los activos fijos cuenta Muebles y Equipos Documentación Inconsistente en la Adquisición de Fotocopiadoras Deficiencias identificadas en la Cuenta Equipo de Transporte - Oficina Nacional Falta de Conciliación en la cuenta 157 Cuentas Corrientes Internas DEBE Editorial CASEGURAL no cuenta con un Contador Profesional.

3 Duplicidad en el registro y cierre de la cuenta Falta de Regularización de la Amortización del Activo Intangible Saldos Auxiliares de las cuentas 201 Facturas por Pagar y 202 Documentos por Pagar Comerciales Corto Plazo sin movimiento desde gestiones anteriores Diferencia entre el Importe Devengado y el Importe Pagado por Aportes Laborales y Patronales a las Administradoras de Pensiones (AFP S) Saldo de la Cuenta 729 Asignaciones Familiares Devengadas, sin Movimiento desde Gestión Cuadro de determinación de multas por retraso en la entrega de bienes sin Documentación de Respaldo Calificación de incapacidades temporales remitidas con demora al Departamento Nacional de Afiliaciones Demora en la remisión Formularios DL-10 Salida de Almacenes y DCA-1 Pedido de Remisión al Dpto Nacional de Contabilidad y Sistemas La cuenta Castigo Cuentas Incobrables y Otros Servicios de Salud correspondiente al Rubro Gasto se encuentra sobrevaluada El Dpto. Nacional de Presupuestos no cuenta con normativa para la ejecución de proyectos de inversión. DEFICIENCIAS REITERATIVAS El Manual de Procedimientos para Recuperación de Deudas de las Cuentas 112 Deudas del Personal, 115 Deudores Varios y 119 Previsión para Cuentas Incobrables, se encuentra desactualizado. (Recomendación R.2.1 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017) Las Cuentas 112 Deudas del Personal y 115 Deudores Varios Corto Plazo están sustentados con Documentación Parcial respecto al Cargo contabilizado contra funcionarios y ex funcionarios. (Recomendación R.2.2 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017) La cuenta 153 presenta saldos sin movimiento desde gestiones anteriores. (Recomendación R.2.15 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017) Auxiliar COBI155 Cia. Boliviana de ingeniería S.R.L agrupa tres contratos de obras. (Recomendación R.2.19 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017).

4 La Cuenta 155 Obras en Construcción y Otros presenta saldos sin movimiento desde gestiones anteriores. (Recomendación R.2.17 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017) Saldos de cierre gestión 2000 y apertura 2001 en auxiliares cuenta 155 diferentes (Recomendación R.2.20 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017) Devengamiento de Pagos por servicios de supervisión de la obra Hospital 400 camas sin movimiento desde la gestión (. (R.2.29 del informe N IDAI 002/15 de 27/03/2015) Registro de retenciones en la cuenta 206 Acreedores Varios de gestiones anteriores. (Recomendación R.2.25 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017) Los Saldos de los Auxiliares AFPF206 Administradora de Fondo de pensiones Futuro y AFP Previsión Cuenta 206 Acreedores Varios no regularizados. (Recomendación R.2.21 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017) Operaciones impropias a las actividades concernientes a la Caja Nacional de Salud (Recomendación R.2.22 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017) Retenciones a consultores en línea no regularización. (Recomendación R.2.23 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017) Importes acumulados en algunos auxiliares de la cuenta 206 no fueron ingresados al Patrimonio de Oficina Nacional. (Recomendación R.2.24 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017) Saldo de la Cuenta 703 Aportes en Ejecución expuesto al 31/12/2016, deviene de gestiones pasadas, por Bs ,88. (Recomendación R.2.27 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017) Saldo de la Cuenta 705 Notas de Cargo por Cobrar por Bs ,60 sin movimiento desde el (Recomendación R.2.29 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017) Saldo de la Cuenta 710 Notas de Aviso por Cobrar por ,71 sin movimiento desde la gestión (Recomendación R.2.29 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017) Diferencia de saldos entre el Estado de Cuenta 122 Almacén de Materiales en General respecto al Reporte Físico Valorado de Sistemas al 31/12/2016. (Recomendación R.2.3 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017).

5 Estado de la Cuenta Equipos Hospitalarios al , pendiente de regularización por falta de coordinación con la División Almacenes Generales. (Recomendación R.2.4 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017) Inversiones efectuadas en entidades privadas (Banco Nacional de Bolivia y Cervecería Boliviana Nacional) no cuenta con sustento legal. (Recomendación R.2.5 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017) Inexistencia física de Certificados de Aportación de Cotel, correspondiente a líneas telefónicas de Oficina Nacional. (Recomendación R.2.7 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017) Incorrecto Asiento de Regularización en la cuenta Amortización Acumulada Software. (Recomendación R.2.8 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017) Estado de Cuenta del PNUD incluida en el Auxiliar Varios sin regularizar desde la gestión (Recomendación R.2.9 al Informe N IDAI- 02/2017 de 30/03/2017). 2.3 ADMINISTRACIÓN REGIONAL LA PAZ Falta de Arqueos Sorpresivos del Efectivo en las Cajas Recaudadoras Depósitos No Identificados sin regularización Depósitos realizados fuera de plazo Cheques en Tránsito con una Antigüedad Mayor a 30 días Falta de Libretas Bancarias no formalizadas con la Entidad Financiera Inconsistencia de importes en Conciliación Bancaria Acciones para la Recuperación de Importes de Deudas del Personal Cuenta 112 no realizadas Incremento en la Cuenta 115 Deudores Varios Corto y Largo Plazo por Inadecuado Procedimientos Administrativos Cronograma Proyectado Para el Inventario por Cierre de la Gestión 2017 incumplido Procedimientos de Verificación Física y Baja de Bienes al Cierre de Gestión 2017 con deficiencias Deficiencias en el Registro del Movimiento de Existencias y Kardex con deficiencias.

6 Diferencias de Inventarios no contabilizados Diferencias en las Existencias en Almacenes Generales, Sub Almacenes y Farmacias de los Centros Asistenciales de la Administración Regional La Paz Productos Farmacéuticos, Materiales e Insumos Entregados Fuera del Plazo Establecido Fraccionamiento en la Contratación de Bienes y Servicios Diferencias entre el Inventario Fisco Valorado y el Inventario Físico Medicamentos Expirados No Reportados por Farmacias Satélites del HAIG Obrero N Sobre Stock de Insumos de Líneas Arteriovenosas Devengamiento de Procesos Bajo la Modalidad Licitación Pública, sin el Respaldo Suficiente Deficiencias en los Sistemas de Información Farmacia en los Diferentes Centros Sanitarios Saldos de la cuenta 126 Equipo, Materiales, Medicamentos en Tránsito" no fueron regularizados en la gestión Diferencias de Inventarios no contabilizados Deficiencias en la Contabilización de la Baja Definitiva de Productos Farmacéuticos e Insumos Médicos Muebles por distribuir que datan de gestiones anteriores Inexistencia de registro contable sobre el Terreno del Inmueble Utaki Administración Regional La Paz Inapropiada actualización en los ajustes del cálculo en la depreciación de la cuenta 141 Edificaciones y 145 Equipo de Trasporte Elevador Documentación de sustento para el ingreso de medicamentos sin formalizar Deficiencias en los Registros Contables de Cuentas Transitorias e Inadecuado Sustento.

7 Inadecuada Valuación de costos de insumos, medicamentos remitidos a las administraciones regionales Obligaciones contraídas con terceros durante la gestión 2017 no fueron registrados por Contabilidad Regional La Paz Notas de Cargo por atenciones médicas giradas cuyos importes son inferiores al Proceso Coactivo Notas de cargo giradas a funcionarios de la Caja Nacional de Salud que exponen saldos en el Balance General y Cuentas de Orden Inconsistencias en los Importes Correspondiente al Aporte Nominal, entre las Planillas Salariales y los Registros Contables Inconsistencias en la Información Generada en los Reportes Mensuales Emitidos por Contabilidad, Cotizaciones y Tesorería Registros Contables Extemporáneos en las Cuentas 502 y Incorrecta Apropiación Contable de la Fuente de Financiamiento y Falta de Documentación de Sustento Inconsistencia de Saldos en los Estados de Cuenta Gastos de la Administración Regional La Paz. DEFICIENCIAS REITERATIVAS Deficiencias en la regularización de débitos y abonos bancarios. (Recomendación R.3.2 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017) Falta de Control y Recuperación de las Deudas Registradas en la Cuenta 112- Deudas del Personal. (recomendación R del Informe N IDAI- 02/2015 de 27/03/2015) Cargos a Funcionarios de la Administración Regional La Paz por Faltantes en Inventarios sin documentación de Respaldo. (Recomendación R.2.3 del Informe N IDAI-002/16 de 28/03/2016) Notas de cargo giradas a funcionarios de la Administración Regional La Paz, sin respaldo documentario. (recomendación R.2.4 del Informe N IDAI- 002/16 de 28/03/2016) Bienes Expirados de gestiones anteriores en Almacenes Generales y Sub Almacenes de centros asistenciales de la Administración Regional La Paz de la Caja Nacional de Salud. (recomendación R.3.6 del Informe N IDAI-02/17del 30/03/2017)

8 Diferencia en los saldos expuestos en los estados de cuenta respecto al Inventario Físico Valorado en las cuentas 121 Y 124. (recomendación R.3.11 del Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017) Inexistencia de registros periódicos sobre la depreciación de los activos con los que cuenta la Administración Regional La Paz de la Caja Nacional de Salud (recomendación R.17 del Informe N IDAI-02/17 de 30/03/2017) Bienes que cumplieron su vida útil, expuestos a valor residual en los estados de cuenta de la Administración Regional La Paz. (Recomendación R.3.19 del Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017) Registro contables correspondientes a la cuenta 267 cuentas corrientes internas Haber. No cuenta con respaldo suficiente. (Recomendación R del Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017) Cancelaciones con excesiva demora relativa a las adquisiciones de prótesis vital en forma recurrente. (recomendación R.2.16 del informe N IDAI-002/15 de 27/03/2015) Prescripción de habares personales y refrigerio que no cuentan con respaldo legal. (Recomendación R.2.17 del informe N IDAI-002/15 de 27/03/2015) Ausencia de controles sobre la documentación que respalda los registros contables en las cuentas de pasivo exigible. (recomendación R.2.15 del informe N IDAI-002/16 de 28/03/2016) Omisión de registros contables por aportes a las AFP s. (recomendación R del informe N IDAI-002/16 de 28/03/2016) Multas generadas por mora en el pago de servicios básicos. (recomendación R.2.15 de Informe N IDAI-02/2016 de R.3.24 del Informe N IDAI-002/17 de 30/03/2017) Registro Individual de Cotizaciones del Empleador, presentan deficiencias en su registro. (recomendación R.3.31 del Informe N IDAI-002/17 de 30/03/2017) Planillas de sueldos y salarios, sin firmas de los responsables de Supervisión y Aprobación. (recomendación R.3.32 del Informe N IDAI- 002/17 de 30/03/2017) Deficiencias en la información correspondiente a los antecedentes de las entidades afiliadas a la administración regional La Paz. (recomendación R.2.14 IDAI-002/16 de 28/03/2016).

9 Expedientes de Personal con Documentación Pendiente de Regularización. (numeral del Informe N IDAI-002/15 de fecha 27/03/2015) Ausencia del Manual de Descripción y Clasificador de Cargos de la Administración Regional La Paz de la Caja Nacional de Salud. (recomendación R.3.35 del Informe N IDAI-002/17 de fecha 30/03/2017) ADMINISTRACIÓN REGIONAL SANTA CRUZ Estado de Flujo de Efectivo sin información de gestión anterior Origen desconocido de los Saldos de Gestiones Anteriores de la Cuenta 112 Deudas del Personal y Cuenta 115 Deudores Varios Largo Plazo Saldos de la Cuenta 126 Equipo, Materiales, Medicamentos y Otros en Transito de gestiones anteriores sin regularizar Bienes en Almacén Regional no clasificados Bienes de Almacén Regional no cuentan con seguro de todo riesgo Activo Fijo sin Revaluó Técnico Baja de Activos Fijos en Desuso Programación Operativa Anual Individual (POAI) sin revisión Procedimientos Inexistentes para Evaluación Preliminar de los Funcionarios a Incorporar a la Institución Programas de Capacitación para los Servidores Públicos no elaborados. DEFICIENCIAS REITERATIVAS Saldos de la Cuenta 112 Deudas del Personal de gestiones anteriores pendientes de recuperación. (Recomendación R.4.2 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017) Saldos de gestiones anteriores de la Cuenta 115 Deudores Varios no han sido cobrados al 31/12/2016. (Recomendación R.4.3 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017) Infraestructura en Almacén Regional en malas condiciones. (Recomendación R.4.4 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017) Activos Fijos sin codificación. (Recomendación R.4.8 al Informe N IDAI- 02/2017 de 30/03/2017).

10 Activos Fijos de la Caja Nacional de Salud Regional Santa Cruz no cuentan con seguro que cubra siniestros, robos y otros. (Recomendación R.4.6 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017) Saldos de la Cuenta 202 Documentos por Pagar pendientes de pago de gestiones anteriores. (Recomendación R.4.13 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017) Saldos de Cuenta 206 Acreedores Varios pendientes de regularizar de gestiones anteriores. (Recomendación R.4.14 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017). 2.5 ADMINISTRACIÓN REGIONAL COCHABAMBA Procedimientos de control relacionados con el cumplimiento oportuno y eficaz de los objetivos de gestión institucional no implementados Evaluación del desempeño que se realiza al personal sin resultados Cronograma de plazos para el cierre presupuestario, contable y tesorería incumplidos Atenciones médicas particulares en el Hospital Obrero N 2 a la Unidad de Contabilidad con demora Inadecuada aplicación del método de Valuación de Inventarios en almacenes Bienes existentes en Almacenes sin medios de seguridad. DEFICIENCIAS REITERATIVAS Asientos de ajuste sin respaldo suficiente. (Ajustes realizados por oficina central) (Recomendación R.2.15 al Informe N UAI CBBA) Pago de servicios básicos con intereses por mora y reconexiones. (Recomendación R.2.7 al Informe N IDAI 02/2015) Saldos pendientes de conciliación y/o regularización de las cuentas 205 y 206. (Recomendación R.5.6 al Informe N IDAI-02/2015) Proyectos devengados en gestiones anteriores sin regularización. (Recomendación R.2.4 al Informe N IDAI-02/2015) Notas de cargo giradas por concepto de Seguro de Salud para el Adulto Mayor y Seguro Médico Gratuito de Vejez pendientes de recuperación. (Recomendación R.2.16 al Informe N IDAI-02/2015).

11 Sistema Contable SIIF-ND obsoleto. (Recomendación R.2.1 al Informe N IDAI- 02/2017 de 30/03/2017). 2.6 ADMINISTRACION REGIONAL SUCRE Instrumental médico menor no dado de baja fisicamente Saldo de gestiones pasadas en la cuenta 155 Obras en Construccion no regularizados Notas de cargo giradas, canceladas y anuladas, no remitidas a Contabilidad para su correspondiente registró contable y control. DEFICIENCIAS REITERATIVAS Falta de supervisión y control en compras locales bajo la modalidad de compras menores. (Recomendación R.6.2 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017) Activos fijos adquiridos durante la gestión 2016 no cuentan con la codificación correspondiente. (Recomendación R.6.5 al Informe N IDAI- 02/2017 de 30/03/2017) Carpetas del Personal no cuenta con la documentación total exigida por el Reglamento Interno de Trabajo e instrucciones impartidas por Oficina Nacional. (Recomendación R.6.9 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017). 2.7 ADMINISTRACIÓN REGIONAL POTOSÍ Deficiencias en el descuento de la Fianza a los Cajeros de la Sección de Tesorería Incorrecta Exposición del Saldo de la Cuenta 115 (Deudores Varios) Activos fijos sin cobertura de un seguro contra robos, incendios, siniestros y otras coberturas Manejo de Altas, Bajas y Transferencias de Activos Fijos sin sistema informático. DEFICIENCIAS REITERATIVAS Incorrecta Exposición del saldo de la Cuenta 125 Farmacia de Centros Sanitarios. (Recomendación R.7.3 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017).

12 2.8 ADMINISTRACIÓN REGIONAL ORURO Inexistencia del Inventario del Almacén de Insumos Médicos Planillas de Sueldos del personal Regular con error de información Contratos por Alquiler y Uso de Inmuebles emitidos fuera de plazo Conexión de Equipo de Distribución de Red No Autorizado Recibos de tesorería sin firmas del Cajero General y del depositario. DEFICIENCIAS REITERATIVAS Inexistencia del Derecho Propietario de Activos Fijos en las cuentas 141 Inmuebles y 145 Vehículos. (Recomendación R.8.2 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017) Productos Vencidos en Almacén de Insumos del Hospital Obrero. (Recomendación R.8.5 al Informe N IDAI-02/2017 de 30/03/2017). 2.9 ADMINISTRACIÓN REGIONAL TARIJA Personal de contabilidad sin designación de funciones Saldos de la cuenta deudores varios de dudosa cobrabilidad Toma de inventario de almacenes sin evidencia Conciliaciones con los acreedores de la institución no realizada Personal a contrato sin provisión de beneficios sociales Algunos comprobantes y/o asiento de diario con deficiencias Pago de planilla a la AFP s con demora Recaudaciones por la venta de material valorado en la distrital Yacuiba no son depositadas oportunamente en el banco Firmas de cheques no autorizadas Espacio físico inadecuado para la sección de tesorería Titulos de propiedad de la institución no custodiados por tesorería Items acéfalos por periodos prolongados.

13 Entrega de fondos a dirigentes sindicales sin respaldo ADMINISTRACIÓN REGIONAL TRINIDAD - BENI Pago de Impuestos de los Inmuebles incorrecto Inmuebles por restricciones y problemas de transferencia no incorporados a la cuenta activos fijos Contratos no registrados y enviados a la Contraloría General del Estado Importes de la Cuenta 119 Previsión para Cuentas Incobrables, no se encuentran adecuadamente justificadas Recuperación de obligaciones de la Cuenta 115 Deudores Varios a Largo Plazo e insuficiente respaldo de documentación de sustento Comprobantes de Contabilidad no cuentan con Documentación Integra que respalde los importes abonados y debitados en el cierre anual de la cuenta 267 Cuentas Corrientes Internas Haber y 206 Acreedores Varios Importes acumulados en algunos auxiliares de la Cuenta 206 no fueron ingresados al patrimonio de la Caja Nacional de Salud Pago incorrecto de vacaciones acumuladas por tres gestiones Procesos coactivos sin acciones ni seguimiento por asesoría legal Diferencias de Haber Básico cancelados al personal de planta en cargo interino, no cuenta con autorización de Gerencia General Procesos de Contratación con observaciones Remisión de información de recepción o disconformidad del bien al sistema de Contrataciones Estatales fuera de plazo Procesos de contratación de bienes y servicios que no cumplieron con el Cronograma del POA Baja ejecución presupuestaria de gastos del Grupo Activos Reales Infraestructura Activos Fijos de la Regional Beni no cuentan con cobertura de seguros de bienes contra pérdidas, robos y otros.

14 Devengamientos de trámites de procesos de compra de bienes y servicios posteriores al Cierre Presupuestario Contable Boletas de Garantía de Cumplimiento de Contrato y Buen Funcionamiento sin control de vigencia Gastos no planificados y demora en la presentación rendición de cuenta documentada ADMINISTRACIÓN REGIONAL PANDO Cargos por faltantes en Inventarios sin documentación de respaldo a Funcionarios de la Administración Regional Pando Exposición incorrecta del Saldo Final de la Cuenta 125 Farmacia de Centros Sanitarios en el Balance General Materiales e Insumos Expirados de Gestiones Anteriores Registro que genera las incorporaciones de activos fijos de la Administración Regional Pando, sin una base de datos confiable Activos fijos de la Regional Pando no cuentan con cobertura de seguros que cubra siniestros, robos y otros Activos Fijos con valor Registro de retenciones en la cuenta 206 Acreedores Varios que datan de gestiones anteriores, no regularizados en el periodo gestión Ausencia de controles sobre la documentación que respaldan los registros contables La Unidad de Cotizaciones y Responsable Coactivo presenta retraso en gestiones para la recuperación de aportes en Mora de la CNS Retraso en el pago de asignaciones familiares al personal de la CNS.