Metodología de calificación de la gestión de inversiones GUÍA GENERAL

Transcripción

1 Metodología de de la gestión de inversiones GUÍA GENERAL

2 Lista de acrónimos ACDI IFC INEI MEF PAC PIA PIM PMIP SNIP USAID Agencia Canadiense de Desarrollo Internacional Corporación Financiera Internacional Instituto Nacional de Estadística e Informática Ministerio de Economía y Finanzas Plan Anual de Contrataciones Presupuesto Institucional de Apertura Presupuesto Institucional Modificado Programa Multianual de Inversión Pública Sistema Nacional de Inversión Pública Agencia de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional 2

3 Índice 1. Presentación Objetivos de la metodología de Enfoque metodológico Gestión institucional y administrativa de inversiones Preinversión y programación de la inversión Ejecución de proyectos Post inversión Aplicación de la metodología de Etapas para la aplicación de la metodología de Cronograma tentativo de trabajo... 9 Etapa I: Preparación del inicio de la Etapa 2: Caracterización del municipio y la municipalidad Etapa 3: Calificación de prácticas de gestión Etapa 4: Elaboración de informe de Etapa 5: Presentación final del Informe de Anexo 1: Guía para las entrevistas y criterios de para asignar puntaje en la Matriz de Calificación (M1) Guía para la entrevistas Criterios de para asignar puntaje en la Matriz de Calificación (M1) Anexo 2: Pasos para la elaboración del Plan de Acción Anexo 3: Descripción detallada de los ámbitos, áreas y aspectos de análisis comprendidos en la Metodología de Calificación

4 Metodología de de la gestión de inversiones Guía general 1. Presentación El Programa Canon es una iniciativa liderada por la Corporación Financiera Internacional (IFC), miembro del Grupo Banco Mundial, que cuenta con el apoyo de la Agencia Canadiense de Desarrollo Internacional (ACDI), la Agencia de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) y el fondo CommDev. Su principal objetivo es fortalecer la gestión de las inversiones públicas en municipalidades que cuentan con importantes recursos provenientes del canon minero, petrolero y gasífero, incrementando así el impacto de la inversión municipal sobre la reducción de la pobreza en el Perú. Para ello, el Programa Canon brinda una amplia gama de servicios orientados a apoyar a autoridades y funcionarios de los gobiernos locales. Durante los últimos años, el incremento en los ingresos municipales para inversión, generados principalmente como resultado de la operación de industrias extractivas, ha representado un desafío para las municipalidades. La ejecución de los referidos ingresos requiere mejorar la capacidad de gestión para asegurar mayores beneficios a la población y lograr impactos positivos en relación con los objetivos de desarrollo. Adquirir o reforzar buenas prácticas de gestión de la inversión resulta indispensable para lograr una priorización y programación que concilie tanto las expectativas como intereses de la comunidad, los indicadores de brechas de acceso a servicios básicos e infraestructura, así como para evitar la aparición de cuellos de botella que impidan resultados acordes con las demandas del desarrollo local. La Metodología de Calificación de la Gestión de Inversiones resulta de un esfuerzo realizado entre los años 2008 y 2010 por contar con una herramienta de evaluación que facilite la realización de un rápido diagnóstico de las prácticas vinculadas a la gestión de los recursos de inversión de una determinada entidad, con el fin de identificar áreas en las que se pueda introducir mejoras orientadas a institucionalizar buenas prácticas en el manejo de las inversiones municipales. A la fecha, esta herramienta ha sido aplicada con éxito en 34 gobiernos locales. La presente Guía general presenta los objetivos y enfoque de dicha metodología, así como los pasos necesarios para su correcta aplicación. 4

5 2. Objetivos de la metodología de La metodología de tiene los siguientes objetivos: Calificar de manera integral y objetiva las prácticas empleadas en la gestión de inversiones, tanto de las áreas técnicas como administrativas, en base al análisis de múltiples criterios contrastados con buenas prácticas de gestión de inversiones. Identificar las principales fortalezas y debilidades institucionales, a fin de proponer estrategias y medidas concretas para el fortalecimiento de la gestión de inversiones y asegurar su sostenibilidad. Realizar una comparación de los cambios y mejoras en las prácticas observadas en la entidad a través del tiempo; y, realizar comparaciones entre entidades similares. 3. Enfoque metodológico La Metodología de Calificación de la Gestión de Inversiones se basa en el análisis de cómo los funcionarios y autoridades municipales hacen las cosas y cómo ciertos procesos y procedimientos han sido institucionalizados. La es realizada contrastando las prácticas de gestión actuales con buenas prácticas o prácticas que se ha comprobado son más eficientes en la gestión institucional de inversiones, realizándose en base a una escala del 1 al 5, donde 5 es la más alta. Para conocer el estado de las prácticas se realizan entrevistas a profundidad a los principales funcionarios vinculados a la gestión de inversiones, cuyas afirmaciones son posteriormente corroboradas con información secundaria proveniente de la municipalidad. A fin de realizar la, la Metodología distingue 4 ámbitos en la gestión de inversiones relacionados al ciclo de proyecto y aspectos transversales: (I) Gestión institucional y administrativa de inversiones, (II) Preinversión y programación de la inversión, (III) Ejecución de proyectos y (IV) Post inversión, tal como se muestra en el gráfico siguiente. Cada ámbito comprende áreas y aspectos de análisis que forman parte del análisis. 5

6 Ámbitos de la Metodología de Calificación de la Gestión de Inversiones La final se obtiene del promedio ponderado de las calificaciones de los cuatro ámbitos de análisis comprendidos en la evaluación de la gestión de inversiones (gestión institucional y administrativa de inversiones, preinversión y programación de la inversión, ejecución de los proyectos, y post inversión), de acuerdo con su contribución a la generación de valor en el ciclo de proyectos 1. 1 Así, los ámbitos con mayor peso son los que determinan que la gestión de inversiones sea más fluida y logre mejores resultados. El ámbito de preinversión y programación de la inversión tiene peso 4; el ámbito de gestión institucional y administrativa de inversiones, peso 3; el ámbito de ejecución de proyectos,peso 2; y el ámbito de postinversión, peso 1, sobre el resultado de la asignada. 6

7 3.1 Gestión institucional y administrativa de inversiones El diseño organizacional, la gestión de recursos, y el seguimiento a la gestión son determinantes para el funcionamiento adecuado de la entidad y para dar soporte a la gestión de las inversiones. Asimismo, una adecuada programación presupuestaria permitirá tener una visión global de los proyectos a desarrollar y por consiguiente una idea de las contrataciones necesarias para poder brindar en plazo oportuno la atención de los requerimientos para una eficiente ejecución de inversiones. 3.2 Preinversión y programación de la inversión Una adecuada identificación y organización de demandas y definición de ideas de proyecto, así como adecuados procesos de formulación, supervisión y evaluación de estudios de preinversión y de la programación multianual de inversiones, permiten que se cuente con un Banco de Proyectos con un horizonte de mediano plazo que provea una alternativa de solución social, económica y ambientalmente sustentable para el logro de los objetivos del desarrollo territorial, alineados a las necesidades de la población y a los objetivos regionales y nacionales. 7

8 3.3 Ejecución de proyectos La formulación, supervisión y aprobación de estudios de inversión, la ejecución y el cierre de los proyectos son los procesos por los cuales las inversiones públicas se materializan en el territorio y en la medida que cumplan con estándares mínimos de eficiencia y calidad alcanzarán beneficios reales para la población. 3.4 Post inversión Los procesos de operación, mantenimiento y evaluación ex post de los proyectos de inversión permiten garantizar la sostenibilidad de las inversiones e identificar los efectos de los mismos, a fin de determinar objetivamente la eficiencia, eficacia e impacto de las acciones desarrolladas para alcanzar los objetivos propuestos. 4. Aplicación de la metodología de 4.1 Etapas para la aplicación de la metodología de La metodología de de gestión de inversiones consta de cinco etapas que se deben llevar a cabo para su adecuada aplicación: Desarrollo de la metodología de trabajo Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Etapa 4 Etapa 5 Preparación del inicio de la Caracterización del municipio y la municipalidad Calificación de prácticas de gestión Elaboración de informe de Presentación final del informe de La Etapa 1 Preparación del inicio de la, comprende la selección de la municipalidad que será calificada, la coordinación para la programación del trabajo de 8

9 campo y la capacitación de los evaluadores en la metodología de de inversiones. La Etapa 2 Caracterización del municipio y la municipalidad, consiste en el acopio de información secundaria sobre la situación de los indicadores socioeconómicos de la localidad donde se ubica la entidad evaluada, así como de los indicadores presupuestales de la municipalidad en los años previos a la. Asimismo, durante esta etapa se adecúa la presentación de la metodología que se realizará ante las autoridades y funcionarios. La Etapa 3 Calificación de prácticas de gestión comprende el inicio del trabajo de campo, la aplicación de entrevistas a funcionarios de la municipalidad y la presentación preliminar de resultados. La Etapa 4 Elaboración de informe de implica la redacción y revisión del informe de de gestión de inversiones. Finalmente, en la Etapa 5 Presentación final del informe de se realiza el envío de la versión final del informe de a la municipalidad evaluada. 4.2 Cronograma tentativo de trabajo En promedio, el equipo de evaluadores deberá dedicar 16 días efectivos de trabajo 2 para realizar la de la gestión de inversiones, según el cronograma presentado a continuación: 2 Debe tomarse en cuenta que en ciertos momentos se producirán tiempos de espera, dado que el trabajo se encuentra sujeto a la ocurrencia de factores externos que puedan prolongar su culminación. 9

10 Cronograma para la aplicación de la metodología de de la gestión de inversiones COD. ETAPA ACTIVIDAD HERRAMIENTA PRODUCTO RESPONSABLE HERRAM. DIAS ESTIMADOS PARA REALIZAR CADA TAREA Preparación del inicio de la 2. Caracterización del municipio y la municipalidad 3. Calificación de prácticas de gestión Selección de la municipalidad a ser evaluada Coordinación para la programación del trabajo de campo Capacitación a evaluadores en la metodología de de gestión de inversiones Caracterización del municipio Caracterización económica de la municipalidad Adecuación de la presentación a autoridades y funcionarios Inicio del trabajo de campo Aplicación de entrevistas a funcionarios de la municipalidad Presentación preliminar de resultados F1 F2 F3 Modelo de carta de invitación a la municipalidad para su participación. Modelo de carta de aceptación de participación por parte de la municipalidad. Modelo de agenda de trabajo de campo. Carta de invitación de participación a la municipalidad Carta de aceptación de participación por parte de la municipalidad Agenda de trabajo de campo Evaluadores Municipalidad Evaluadores GG Guía general. Evaluador capacitado Programa Canon E1 E1 F4 P1 F3 P1 M1 F5 P2 Esquema de informe de. Esquema de informe de. Modelo de gráficos para la caracterización económica de la municipalidad. Presentación de inicio de trabajo de campo. Modelo de agenda de trabajo de campo. Presentación de inicio de trabajo de campo Matriz de Directorio de participantes de trabajo en campo. Presentación preliminar de resultados de trabajo de campo. Caracterización del municipio. Caracterización de la municipalidad. Caracterización de la municipalidad. Presentación de inicio de trabajo de campo. Agenda de trabajo de campo Autoridades y funcionarios sensibilizados Calificación de las prácticas de gestión de inversiones Directorio de participantes en trabajo de campo Presentación preliminar de resultados de trabajo de campo. Evaluadores Evaluadores Evaluadores Evaluadores Evaluadores Evaluadores Evaluadores 4. Elaboración de informe de 5. Presentación final del informe Redacción del informe de Revisión del informe de Remisión del informe de Gestión E1 F6 Esquema de Informe de Modelo de carta de remisión de Informe de Borrador de Informe de Informe de calif icación Carta de remisión de Informe de Evaluadores Entidad promotora / Programa Canon Evaluadores

11 Etapa I: Preparación del inicio de la Desarrollo de la metodología de trabajo Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Etapa 4 Etapa 5 Preparación del inicio de la Caracterización del municipio y la municipalidad Calificación de prácticas de gestión Elaboración de informe de Presentación final del informe de La primera etapa consiste en efectuar los preparativos para aplicar la metodología de en una municipalidad seleccionada. Para lograr este objetivo es necesario cumplir con las siguientes actividades: Actividad 1: Selección de la municipalidad a ser evaluada La actividad consiste en seleccionar a la municipalidad a ser evaluada y gestionar la autorización de sus autoridades para la aplicación de la Metodología de de la gestión de inversiones. Para ello se enviará al alcalde una carta de acuerdo con el Modelo de carta de invitación a la municipalidad para su participación (F1), mediante la cual se asegura el compromiso de la entidad de participar en la. Es recomendable confirmar la recepción de la carta mediante llamadas telefónicas para verificar su recepción. La carta de invitación debe ir acompañada del Modelo de carta de aceptación de participación por parte de la municipalidad (F2), para facilitar la respuesta de la municipalidad y la designación de un funcionario responsable de coordinar la. Actividad 2: Coordinación para la programación del trabajo de campo Esta actividad consiste en coordinar con el responsable designado por la municipalidad la realización del trabajo de campo. Para este efecto se deberá explicar los objetivos y metodología de la y remitir una propuesta de agenda de trabajo de campo, utilizando el Modelo de agenda de trabajo de campo (F3) de la metodología. Es necesario programar la visita teniendo en cuenta el calendario de actividades culturales (festividades), políticos, sociales y de otra índole, que pudieran afectar el normal desarrollo del trabajo de campo. 11

12 Actividad 3: Capacitación a evaluadores en la metodología de de la gestión de inversiones Para poder lograr un trabajo efectivo, es necesario que los evaluadores se encuentren debidamente preparados y conozcan la metodología de de la gestión de inversiones. Para tal fin, los evaluadores deberán participar en una capacitación intensiva de 3 días de duración, en la que se explica la metodología, objetivos, sistema de trabajo, criterios y herramientas para la realización de la. Esta Guía General (GG) es la principal herramienta de capacitación y deberá ser usada como material constante de consulta. Para la aplicación de la metodología de se requiere de la participación de dos evaluadores, con el fin de que complementen sus experiencias e impresiones sobre la entidad y realicen una más objetiva de la misma. Se sugiere que los evaluadores cumplan el siguiente perfil mínimo: profesional con experiencia en gestión pública, de preferencia en gobiernos locales, conocimiento de SNIP y procesos administrativos y experiencia en aplicación de entrevistas a profundidad y sistematización de información cualitativa. Etapa 2: Caracterización del municipio y la municipalidad Desarrollo de la metodología de trabajo Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Etapa 4 Etapa 5 Preparación del inicio de la Caracterización del municipio y la municipalidad Calificación de prácticas de gestión Elaboración de informe de Presentación final del informe de Durante esta etapa, realizada en días previos al viaje, se recoge información secundaria del municipio y la municipalidad y se adecua la presentación que el equipo deberá realizar ante las autoridades y funcionarios en el primer día del trabajo de campo. Para el desarrollo de esta Etapa, se deberá realizar las siguientes actividades: 12

13 Actividad 1: Caracterización del municipio. Esta actividad consiste en identificar y acopiar algunos indicadores del municipio referidos a la composición demográfica, niveles de pobreza, tasa de analfabetismo, desnutrición crónica, acceso a salud, así como cobertura de servicios básicos. Para realizar esta actividad se deberá completar la sección de caracterización del distrito/provincia del informe de, utilizando como herramienta el Esquema de informe de (E1). Actividad 2: Caracterización económica de la municipalidad. Esta actividad consiste en identificar algunos indicadores presupuestarios que permitan caracterizar la gestión de las inversiones en la municipalidad a calificar, tales como: niveles de ejecución de recursos de inversión, composición del presupuesto, principales fuentes de financiamiento, tamaño promedio de proyectos, así como el uso de recursos del canon para acciones de operación y mantenimiento. Para tal efecto se tomará como fuente el portal de Transparencia del MEF (Consulta Amigable - SIAF) 3. Para realizar esta actividad se utilizarán las herramientas Esquema de informe de (E1) y Modelo de gráficos para la caracterización económica de la municipalidad (F4). Actividad 3: Adecuación de la presentación a autoridades y funcionarios Utilizando la información recogida sobre la situación de los indicadores socioeconómicos de la localidad y la caracterización económica de la municipalidad, se adecua el formato de Presentación de inicio de trabajo de campo (P1), el cual explica los objetivos del trabajo de campo y la metodología de. Etapa 3: Calificación de prácticas de gestión Desarrollo de la metodología de trabajo Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Etapa 4 Etapa 5 Preparación del inicio de la Caracterización del municipio y la municipalidad Calificación de prácticas de gestión Elaboración de informe de Presentación final del informe de

14 Esta etapa comprende la realización del trabajo de campo para la aplicación de la metodología. Para el desarrollo de esta Etapa, se deberá realizar las siguientes actividades: Actividad 1: Inicio del trabajo de campo Como primera tarea se deberá realizar una breve reunión con el Alcalde y/o Gerente Municipal y el responsable designado para la coordinación del trabajo de campo. En esta entrevista se explicará los objetivos y resultados esperados del trabajo, antes de la presentación con el resto de funcionarios vinculados a la gestión de inversiones. Como segunda tarea del primer día de trabajo, se deberá realizar la presentación detallada de la metodología a las autoridades y funcionarios, usando el modelo ajustado de Presentación de inicio de trabajo de campo (P1). En esta actividad se deberá validar la propuesta de agenda elaborada con el Modelo de agenda de trabajo de campo (F3), ajustándola de acuerdo con la disponibilidad de tiempo de los funcionarios a ser entrevistados. Se recomienda agrupar las entrevistas de cada día según la participación de las áreas de la municipalidad en los distintos ámbitos de la metodología de de la gestión de inversiones. Actividad 2: Aplicación de entrevistas a los funcionarios de la municipalidad Resulta indispensable que las entrevistas sean realizadas con la participación de por lo menos dos evaluadores. Esta actividad se refiere a la realización de entrevistas a las autoridades y funcionarios, conforme al cronograma acordado en la reunión de presentación. Para el desarrollo de esta etapa se utilizará la Matriz de (M1), la cual contiene la relación de las áreas a cuyos responsables se deberá entrevistar y las preguntas que deberán guiar las entrevistas a los funcionarios. Es importante seguir las instrucciones establecidas en la primera hoja de la Matriz de (M1), pues estas explican la forma en que se deberá utilizar la matriz. Adicionalmente se recomienda revisar el Anexo 1 de la presente guía, el cual que contiene recomendaciones para el desarrollo de las entrevistas, así como los criterios que los evaluadores deben tomar en cuenta para asignar una a cada aspecto de análisis al momento de realizar ésta. Al término de cada entrevista se deberá registrar la información de contacto de autoridades y funcionarios municipales con quienes el evaluador se ha reunido, utilizando el Directorio de participantes de trabajo de campo (F5). Es necesario comunicar a los funcionarios que las entrevistas serán grabadas para facilitar la labor de recolección de información. 14

15 Es común encontrar contradicciones en la información vertida por los funcionarios durante las entrevistas, por lo que es importante contrastar la información obtenida entrevistando a otros funcionarios y personal de diferentes áreas y niveles de mando para absolver las dudas. Asimismo, los evaluadores deben validar la información solicitando documentación que permita sustentar las afirmaciones de los funcionarios (Revisar hoja de Check list en la Matriz de Calificación M1). Una vez que se han completado las entrevistas con los involucrados en el ciclo de la gestión de inversiones, los evaluadores deberán proceder a realizar la de cada aspecto de análisis, de acuerdo con la información recogida durante las entrevistas. Para ello, se deberá contrastar la práctica empleada por la municipalidad, con la buena práctica contenida en la Matriz de Calificación (M1). Se recomienda completar la Matriz de al final las entrevistas del día, de acuerdo con las áreas que se hubiera entrevistado y los ámbitos que corresponden. Es importante recordar que la asignación de la se realiza luego de una discusión entre el equipo de evaluadores, de acuerdo a la información recogida durante las entrevistas. Actividad 3: Presentación preliminar de resultados. Al finalizar el trabajo de campo, es necesario dejar constancia de la visita realizada y las primeras conclusiones levantadas, para lo cual se deberá realizar una presentación preliminar de resultados ante el alcalde y funcionarios de la municipalidad, utilizando el modelo de Presentación preliminar de resultados de trabajo de campo (P2). Esta herramienta sirve de base para evidenciar que las autoridades y funcionarios municipales han recibido los primeros resultados de la evaluación de la gestión de inversiones y al mismo tiempo para recoger las impresiones acerca del trabajo realizado. Etapa 4: Elaboración de informe de Desarrollo de la metodología de trabajo Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Etapa 4 Etapa 5 Preparación del inicio de la Caracterización del municipio y la municipalidad Calificación de prácticas de gestión Elaboración de informe de Presentación final del informe de 15

16 Esta etapa consiste en la redacción y revisión del Informe de de la gestión de inversiones. Ello comprende las siguientes actividades: Actividad 1: Redacción del informe de La redacción del informe de deberá realizarse en un plazo aproximado de tres días. Esta actividad se apoya en el Esquema de informe de (E1), documento que presenta las secciones del informe y el texto comprendido en cada una. Para la redacción del informe se deberá reemplazar el texto marcado en gris, de acuerdo con los comentarios incluidos en el Esquema de informe de. Se recomienda no exceder de las 20 páginas en la elaboración del informe de. Actividad 2: Revisión del informe de Esta actividad implica el envío del informe de al Programa Canon o entidad promotora, según corresponda, para su revisión por un lapso de dos días. El levantamiento de las observaciones realizadas deberá realizarse en los dos días siguientes. Etapa 5: Presentación final del Informe de Desarrollo de la metodología de trabajo Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Etapa 4 Etapa 5 Preparación del inicio de la Caracterización del municipio y la municipalidad Calificación de prácticas de gestión Elaboración de informe de Presentación final del informe de Esta etapa consiste en el envío de los hallazgos identificados a la entidad calificada. Ello comprende la siguiente actividad: Actividad 1: Remisión del informe de El informe de deberá ser enviado a las autoridades correspondientes, con la finalidad de compartir los hallazgos identificados con los funcionarios y autoridades municipales. Para ello se deberá hacer uso de la herramienta Modelo de carta de remisión de Informe de (F6). Eventualmente podrá programarse una presentación de los resultados, previa coordinación con la autoridad municipal, de acuerdo a las restricciones presupuestales de la entidad promotora. 16

17 Anexo 1: Guía para las entrevistas y criterios de para asignar puntaje en la Matriz de Calificación (M1) Guía para la entrevistas 1. Las entrevistas deberán ser realizadas por dos evaluadores. Por ningún motivo se deberá separar el equipo de evaluadores y realizar las entrevistas de forma individual. Como se ha señalado en la guía, un aspecto clave al calificar es el debate entre calificadores para asignar el puntaje que corresponde, lo que no podría realizarse en caso la entrevista hubiera sido realizada por un solo evaluador. 2. Se recomienda agrupar las preguntas por áreas conforme se señala en la Matriz de Calificación (M1) y revisarlas de manera previa a la entrevista a fin de no seguir necesariamente el orden establecido sino formularlas dependiendo de las respuestas del funcionario. 3. Se recomienda al equipo que durante la entrevista, uno asuma el liderazgo en la formulación de la pregunta y otro en tomar nota de las respuestas en la computadora, usando la sección de justificación de la de la Matriz de Calificación (M1). 4. A fin de romper el hielo, se deberá iniciar la entrevista preguntando aspectos de corte general, como por ejemplo: los nombres y cargo del entrevistado, cuantos años trabaja en la municipalidad o en otras entidades, etc., cuánto personal tiene a su cargo y la modalidad de contratación de los mismos, etc. 5. No es indispensable realizar todas las preguntas contenidas en la Matriz de Calificación (M1) sugeridas para un área determinada, dado que durante el trabajo de campo y gabinete, es posible que ya se hubieran obtenido las respuestas necesarias. Estas deberán formularse en caso existieran dudas. Es importante señalar que las preguntas sirven para que el calificador se forme una idea sobre la práctica existente en la Municipalidad y asigne un puntaje y pueda fundamentarlo. 6. Puede darse el caso de que la misma pregunta se realice a diversas áreas con la finalidad de observar si las respuestas son similares o distintas. De presentarse el caso que fueran distintas, se deberá indagar por la razón de las diferencias. Se recomienda utilizar una grabadora en la cual quede registrada toda la entrevista, de manera que en forma posterior se pueda reproducir el contenido de la entrevista y completar la información necesaria para el análisis. 17

18 Criterios de para asignar puntaje en la Matriz de Calificación (M1) Al final de las entrevistas de cada día, los evaluadores deberán proceder a la de los aspectos de análisis contenidos en la Matriz de Calificación (M1). Para ello deberán tener en cuenta los siguientes criterios y pasos: 1. Deberán leer los estándares de práctica predefinidos para los valores 1, 3 y 5 de la Matriz de (M1) en la sección hallazgos y contrastarlos con lo que sucede en la municipalidad, a fin de determinar cuál sería la que correspondería a la práctica de la Municipalidad en el aspecto de análisis que se está calificando. Para ello deberán releer las respuestas obtenidas en las entrevistas a los funcionarios. Ver ilustración 1. Ilustración 1: Criterios de por niveles y cuestionario por aspecto de análisis 18

19 2. Los evaluadores deberán tener en cuenta que a fin de asignar la deberán observar que la práctica esté institucionalizada en la entidad. Es decir, que varios entrevistados hayan coincidido en señalar que esa es la forma en la que se hacen las cosas y que se estima se seguirán haciendo así en el tiempo independientemente del cambio de funcionarios. En ese sentido, para determinar que una práctica está institucionalizada, no basta con que haya sido recogida en una norma del gobierno local, sino debe ser de constante aplicación en la entidad. 3. Es importante resaltar que en la Matriz de (M1) no están definidos los estándares de prácticas para los valores de 2 y 4, por lo que la asignación de estos valores queda a criterio de los evaluadores. Para ello deberán tomar en cuenta que es posible encontrar una municipalidad que cumpla parcialmente con los estándares predefinidos para los valores 1, 3, y 5, por lo que deberán evaluar en cada caso si la práctica se acerca más a un nivel intermedio que justifique la 2 y En la Matriz de Calificación (M1) existe una columna de Justificación de la, la cual será de utilidad para la realización del Informe de (Ver Ilustración 2). En esta columna se deberá señalar el sustento de la obtenida en cada aspecto de análisis sobre la base de lo expresado por los funcionarios en las entrevistas y lo observado en la entidad y en los documentos recogidos por los evaluadores. Es importante resaltar que esta justificación no debe ser la repetición del estándar definido por la matriz para los niveles 1, 3 o 5, sino la descripción de lo que sucede en la municipalidad; en ese sentido, es importante hacer referencias a áreas de la municipalidad o ejemplos relacionados con lo que se describe. 5. Un aspecto importante al completar la justificación es que no deben personalizarse los comentarios en función a las prácticas de un funcionario en particular, sino que las referencias deben ser dirigidas a las áreas. 6. En la matriz debe hacerse referencia a los nombres correctos y completos de la Municipalidad evaluada y no a los nombres genéricos. Debe observarse en la matriz que en efecto el trabajo de campo ha sido realizado en la municipalidad en particular y se resalta su problemática. 19

20 Ilustración 2: Comentario del consultor y Análisis de situación 7. La se aplica a las prácticas existentes en la municipalidad. No se califica a la administración de turno o pasada, por lo que la redacción no debe pretender justificar que determinada práctica es deficiente por causa de los responsables. Tampoco la redacción debe hacer referencias a posibles acciones futuras para justificar una mejor. Insistimos, la y su correspondiente justificación sólo debe asignarse por las prácticas que se ejecutan en el presente, tal como se hacen las cosas en la municipalidad en evaluación. 8. Al momento de asignar la, debe existir coherencia entre la descripción de la justificación y la asignada. Es decir no se podrá incluir referencias a prácticas que justifiquen una con valor 1 y luego asignar una con valor Deberá evitarse también en la redacción de la justificación hacer referencias a situaciones no comprobadas, como por ejemplo Existen escalas remunerativas las cuales son aparentemente adecuadas. No se puede argumentar apariencia, o aspectos en condicional; la escala remunerativa es o no adecuada, en función a la 20

21 evidencia obtenida en el trabajo de campo. Por tal motivo es fundamental recoger evidencia suficiente durante el trabajo de campo para asignar la. 10. En la justificación de la se deberá evitar apreciaciones que tienen poca relevancia respecto a lo que acontece en la municipalidad en relación con la práctica. 11. La descripción de la justificación deberá referirse a todos o la mayor parte de los aspectos involucrados en el estándar de la práctica. Por ejemplo, cuando se analice el estándar de práctica Todas las áreas vinculadas a la gestión de inversiones desempeñan su trabajo en condiciones ambientales apropiadas que favorecen la coordinación y el trabajo en equipo. El personal cuenta con el mobiliario y equipamiento necesario y adecuado para la realización de sus actividades. Se han implementado y se usan sistemas informáticos y tecnologías de telecomunicaciones apropiadas para mejorar la gestión de las inversiones, la justificación deberá explicar el estado de la situación de la Municipalidad con relación a todos los aspectos abordados en esta práctica, como son: infraestructura, equipamiento, TICs. 12. Terminada la en cada uno de los aspectos de análisis, se generarán de forma automática en la Matriz de (M1), los cuadros de por cada ámbito (Hojas denominadas Ámbito 1 Ámbito 4), así como el cuadro general de todos los ámbitos en la hoja Resumen. Adicional a ello, se aprecia en la hoja Gráfico áreas la de todos los aspectos de análisis. 21

22 Anexo 2: Pasos para la elaboración del Plan de Acción En caso sea requerido, la de la gestión de inversiones puede ser complementada con un Plan de acción que presente algunas recomendaciones para la mejora de la gestión de inversiones. Dichas mejoras se presentan de manera concreta bajo la forma de acciones prioritarias que se proponen para el fortalecimiento de la gestión de inversiones en la institución, a ser implementadas en un plazo determinado, que puede ser de 1 y/o 2 años. La Matriz de propuestas para el plan de acción (M2) contiene una lista de actividades y tareas desagregadas por cada aspecto correspondiente a cada uno de los 4 ámbitos de la gestión de inversiones, tal como se aprecia en la siguiente ilustración. Ilustración 3 Los evaluadores deberán seleccionar las áreas o aspectos de análisis que considere se deben desarrollar inmediatamente en la Municipalidad para mejorar la gestión de inversiones. Para la selección de las alternativas apropiadas deberá tomarse en cuentas los siguientes criterios: Impacto en el resultado: Se estiman los efectos e impactos que pueden generar la implementación de los cambios propuestos en la mejora de la ejecución de las inversiones municipales y el fortalecimiento institucional. Capacidad de asimilación: Se evalúa si la municipalidad tiene la capacidad institucional para asimilar los cambios que implicaría llevar a cabo cierta acción, medida en términos de tiempo, efectividad y sostenibilidad. 22

23 Secuencia lógica de las actividades: Se toma en cuenta el hecho de que existe una relación entre distintos ámbitos que da lugar a que, en ciertos casos, antes de fortalecer un ámbito débil sea necesario asegurar ciertas precondiciones, es decir, lograr un nivel mínimo de gestión para fortalecer otro ámbito. Requerimiento de expertise: Se considera cuáles son los requerimientos de expertise externo (conocimiento y experiencia en buenas prácticas de gestión de inversiones) necesarios para implementar los cambios recomendados. Riesgo de implementación: Se toma en consideración el contexto en el que se encuentra la gestión de las inversiones de la institución y la disposición y voluntad de las autoridades y funcionarios para decidir y liderar los cambios propuestos. A manera de recomendación se señala que si una municipalidad cuenta con bajos niveles de en todos sus ámbitos, es recomendable que se incorporen en el Plan de acción las actividades y/o tareas relacionadas con los primeros ámbitos, en especial el ámbito 2, el cual está relacionado con los procesos de pre inversión y programación de la inversión, tal que se mejore la calidad de la inversión pública en la municipalidad. Ilustración 4 Finalmente en la hoja Cronograma del referido archivo, se aprecia un esquema de cronograma al cual se debe añadir los componentes, actividades y/o tareas propuestas, señalando en este punto el plazo de duración. El Esquema del Plan de Acción (E2) está elaborado de manera que el producto final sea un documento de ágil lectura y fácil comprensión. 23

24 Anexo 3: Descripción detallada de los ámbitos, áreas y aspectos de análisis comprendidos en la Metodología de Calificación A continuación se presenta la descripción detallada de los ámbitos, áreas y aspectos de análisis comprendidos en la Metodología de Calificación de la Gestión de Inversiones: ÁMBITO 1: Gestión institucional y administrativa de inversiones a. Organización y recursos para la gestión de inversiones: Existe una organización adecuada e implementada totalmente, que es eficiente y eficaz para la gestión del programa de inversión. El personal es contratado adecuadamente, con las competencias y el conocimiento requerido para el cargo. Existe una escala de remuneraciones acorde a criterios de responsabilidad, carga de trabajo y nivel de competencias. Los ambientes, mobiliario, equipamiento y tecnología son adecuados y facilitan el trabajo. Aspecto de análisis Diseño estructural y asignación de funciones Procesos y procedimientos Recursos humanos Buena práctica La institución cuenta con una organización adecuada al tamaño del programa de inversión completamente formalizada e implementada. No existen conflictos de competencia entre áreas. Las funciones asignadas son concordantes con las competencias que regulan los Sistemas Administrativos del Estado. Se ha delegado a funcionarios de segundo o tercer nivel jerárquico la toma de decisiones en aspectos de gestión técnica y administrativa de inversiones. Los procesos y procedimientos para la gestión de inversiones están definidos, formalizados e implementados. Tienen definidas las características de los productos y tiempos de producción. No se generan cuellos de botella en la gestión de inversiones y cada área le da valor agregado a los procesos y procedimientos. La entidad cuenta con una adecuada asignación de personal en razón al volumen y especialidad del trabajo que desarrollan para la gestión de inversiones. El personal es adecuado (experiencia y formación) para cumplir sus funciones. La mayor parte del personal se encuentra con contratos a plazo indeterminado. Existe un área responsable de la gestión y administración del personal, que está al tanto de las normas que regulan la administración de trabajadores. El personal sólo es contratado a través de procedimientos formales y transparentes, en función al mérito, competencias y experiencia. La rotación de funcionarios (gerentes y subgerentes) y profesionales especialistas es baja. Las remuneraciones se asignan en base a criterios de responsabilidad, carga de trabajo y nivel de competencias. Se realiza frecuentemente evaluación del desempeño del personal a cargos de la gestión técnica y administrativa de inversiones y los resultados definen un plan de desarrollo y capacitación del personal. 24

25 Ambientes de trabajo, equipamiento y TIC Todas las áreas vinculadas a la gestión de inversiones desempeñan su trabajo en condiciones ambientales apropiadas que favorecen la coordinación y el trabajo en equipo. El personal cuenta con el mobiliario y equipamiento necesario y adecuado para la realización de sus actividades. Se han implementado y se usan sistemas informáticos y tecnologías de telecomunicaciones apropiadas para mejorar la gestión de las inversiones. b. Gestión presupuestaria de inversiones: Existe una programación operativa de inversiones que sustenta la aprobación del PIA. La ejecución del presupuesto cuenta con una adecuada Programación de Compromisos Anual (PCA) debidamente coordinado. El gasto se ejecuta, controla y evalúa conforme a las normas de gestión presupuestaria, con alto grado de transparencia, eficacia y eficiencia. Aspecto de análisis Programación operativa de inversiones, aprobación y actualización del presupuesto Ejecución y control del presupuesto Evaluación del presupuesto Buena práctica Se realiza en forma coordinada (técnico-administrativa) una programación operativa anual-mensualizada de la ejecución física y presupuestaria del ciclo de gestión de inversiones en función a las restricciones financieras e institucionales, la cual sirve de sustento para la formulación del PIA. Se actualiza o modifica el presupuesto en base a la Programación de Compromisos Anual. El presupuesto se evalúa semestralmente y se adoptan medidas correctivas. El área técnica tiene acceso al SIAF para verificar la disponibilidad presupuestaria antes de solicitar los requerimientos de gasto. Genera los informes de conformidad luego de verificar si el proveedor ha cumplido con las normas señaladas en el contrato y en los TdR. Se utiliza el SIAF en el registro de las operaciones presupuestarias. Están definidos los documentos que sustentan el pago de los compromisos devengados durante cada fase del desarrollo o ejecución de los proyectos y el área de finanzas realiza el control previo de los documentos que sustentan los compromisos de gasto devengados. Se cuenta con criterios definidos para el orden de pagos. Se realiza la evaluación semestral de la ejecución presupuestaria, la que se toma en cuenta para adoptar medidas correctivas. Se analiza trimestralmente la diferencia entre lo programado y lo ejecutado y se analizan las causas. c. Gestión de contrataciones de inversiones: El Plan Anual de Contrataciones (PAC) se elabora en función al PIA y a la programación operativa detallada de la gestión de inversiones. Los procesos de selección de proveedores son realizados con criterios definidos y dentro de los plazos de ley con un alto grado de transparencia, eficacia y eficiencia. Aspecto de análisis Formulación, actualización y aprobación del PAC Buena práctica Se determina el Cuadro Anual de Necesidades (CAN) para la gestión de inversiones tomando en cuenta la programación operativa y el PIA aprobado. Se agrupan y organizan los requerimientos de gasto 25

26 Expediente del proceso de selección de proveedores Desarrollo del proceso de selección de proveedores para reducir los procesos de selección. El PAC es formulado coordinadamente entre las áreas técnicas y administrativas, en base a procedimientos establecidos y responsabilidades definidas. Su aprobación y actualización trimestral se realiza por el funcionario de logística o administración en base a la Programación de Compromisos Anual. Se registra oportunamente el PAC y sus modificaciones en el SE@CE. El área técnica formula adecuadamente sus requerimientos y el área de logística cuenta con información actualizada para elaborar el expediente de contratación. Se cuenta con bases estandarizadas de los procesos de selección. Los procesos de selección se ejecutan de acuerdo a la programación de metas de ejecución de los proyectos y se cumplen las normas de contrataciones. Las acciones del proceso de contratación cumplen las normas de transparencia y se registran oportunamente en el SE@CE. d. Seguimiento a la gestión de inversiones: Se realiza una coordinación formal y continua entre las áreas de gestión de inversiones que adoptan decisiones y medidas correctivas en base a los resultados de la medición de indicadores. Se cumple con las disposiciones legales de transparencia y rendición de cuentas. Aspecto de análisis Monitoreo Coordinación interna y medidas correctivas Transparencia y rendición de cuentas Buena práctica Está definida el área y funcionario responsable para el monitoreo de las inversiones, quien tiene identificada la demanda de información y cuenta con indicadores de gestión para su medición y evaluación periódica. Se generan periódicamente reportes de resultados con indicadores específicos de acuerdo a las necesidades de los distintos niveles de toma de decisión de la entidad. Se mantiene actualizado el Inventario de Proyectos de Inversión Pública culminados y no culminados conforme al Formato SNIP 17. La institución cuenta con una instancia formal de coordinación en materia de gestión de inversiones y se hace seguimiento al cumplimiento de los acuerdos tomados. Las decisiones de gestión y medidas correctivas se toman en base a reportes de indicadores, las que se implementan definiendo el área y funcionario responsable de la implementación de las decisiones adoptadas. Existe un procedimiento establecido e implementado que permite a los ciudadanos el libre acceso a la información pública de la institución. Está publicado y actualizado el portal de transparencia con los contenidos mínimos de acuerdo a la legislación vigente, y la información publicada es de fácil comprensión. En su defecto, existe una vitrina o periódico mural en el local institucional con el mismo propósito. Se cumple con el proceso, normas y mecanismos para la rendición de cuentas a los órganos de fiscalización y control institucional y a los ciudadanos. 26

27 ÁMBITO 2: Preinversión y programación de la inversión a. Identificación y organización de las demandas y definición de ideas de proyectos: Existe un procedimiento definido para la identificación de demandas de inversión que considera el diagnóstico territorial, en base al cual se definen oportunidades de inversión que se articulan en el Plan Multianual de Inversión Pública (PMIP) y el Presupuesto Participativo (PP). Asimismo, hay un responsable, procedimientos y criterios para el registro, control, selección y organización de las demandas de inversión. Aspecto de análisis Identificación de demandas Selección y Organización de las demandas Verificación de campo y descripción de la idea de proyecto Organización y mantenimiento del Banco de ideas de proyectos Buena práctica Existen procedimientos para determinar cuáles son los problemas o potencialidades que deben ser atendidas con inversión pública en función a las prioridades del desarrollo territorial y las demandas de la población. Estos contemplan distintas fuentes y metodologías para la recopilación de las demandas de inversión en la jurisdicción. Existe un diagnóstico territorial para identificar las oportunidades de inversión pública, articulado con el PMIP y los PP que anualmente se realizan. Existe un formato de solicitud de inversión al cual los ciudadanos pueden acceder y se cuenta con un funcionario responsable de la atención de las demandas. Los ciudadanos pueden hacer seguimiento al avance en la atención de sus requerimientos. Existen procedimientos y criterios definidos para verificar la importancia de las demandas de inversión y se realiza una selección de las mismas en concordancia con los objetivos de gobierno y de desarrollo local. Existe un procedimiento y criterios para que la entidad clasifique las demandas por ámbito funcional y por su naturaleza, tipo de necesidad, problema o potencialidad que debe atenderse, a fin que se evite el fraccionamiento, atomización, duplicidad, dispersión o concentración de la inversión, generando ideas de proyecto integrales de mayor impacto. Se verifica en el campo, directamente con los involucrados, la naturaleza y características del problema que se espera atender, así como las potenciales alternativas de intervención que se deben considerar en la idea de proyecto. Luego, en gabinete, se describen las características del área de intervención y los aspectos relevantes sobre la población, los factores económicos, sociales y ambientales, y las amenazas, vulnerabilidades y riesgos del proyecto. Existe un responsable, con un procedimiento y criterios definidos e implementados para el registro, almacenamiento y custodia de las Fichas Técnicas de Ideas de Proyecto (Banco de ideas de proyecto). Se supervisa el estado de desarrollo de las ideas de proyecto y su incorporación como proyecto en los documentos de gestión institucional. 27

28 b. Formulación y supervisión de estudios de preinversión: Existen los requerimientos técnicos, legales y administrativos para la formulación de los estudios de preinversión, según tipo de proyecto y estos son conocidos por el formulador. Hay un responsable de supervisión que dispone de controles de calidad para los puntos críticos de la formulación (definición del problema y de las alternativas, elaboración del presupuesto del PIP, evaluación económica y social, elaboración del marco lógico). Se controla que los estudios cumplan con las normas SNIP. Aspecto de análisis Preparación para la Formulación y Supervisión de Estudios de preinversión Formulación del estudio de preinversión Supervisión del Estudio de Preinversión Buena práctica Se han definido estándares de calidad que deben ser exigidos para la formulación de los estudios de preinversión. Existen TdR estandarizados y éstos cuentan con criterios técnicos, contractuales y el perfil de los consultores requerido. Se entrega al formulador antecedentes e información actualizada de la idea de proyecto, información secundaria y precios de referencia local de insumos y mano de obra para elaborar el presupuesto del proyecto. Asimismo se asegura que el formulador comprenda objetivos, criterios técnicos y estándares de calidad exigidos para la formulación del estudio de preinversión. Está definido el responsable de supervisar la elaboración del estudio de preinversión y de ser necesario se contratan especialistas, contando para ello con TdR estandarizados por especialidad. El formulador al desarrollar el estudio de preinversión tiene claros los objetivos, hace trabajo de campo, interactúa con los beneficiarios y acopia, usa y transfiere información primaria a la municipalidad. Se cuenta con procedimientos para validar los hitos críticos de la formulación del estudio (diagnóstico, alternativas de solución, evaluación económica y marco lógico del estudio de preinversión), en concordancia con los criterios técnicos y estándares de calidad establecidos en los TdR, sectoriales y del SNIP. La UF verifica que el estudio de preinversión elaborado cumpla los requisitos y normas establecidas en el SNIP; y lo dispuesto en los TDRs y se emitan informes de conformidad antes del envío del estudio a la OPI para su evaluación. 28

29 c. Evaluación de estudios de preinversión: La OPI cuenta con la capacidad apropiada para atender la evaluación, declaratoria de viabilidad de los proyectos. Aspecto de análisis Inicio de la evaluación Evaluación de los estudios de preinversión Viabilidad de los estudios de preinversión Buena práctica La OPI cuenta con el personal profesional suficiente y competente o coordina la contratación de profesionales especializados. La OPI ha definido los estándares de calidad por tipo de proyecto que deben ser exigidos para la evaluación de los estudios de preinversión. La OPI cuenta con un protocolo de evaluación por tipo de proyecto y es utilizado por los profesionales para evaluar y formular las observaciones que correspondan a los estudios dentro del plazo legal. Las observaciones en su mayoría corresponden a aspectos de fondo. La OPI suscribe la declaratoria de viabilidad de los proyectos cumpliendo con las normas del SNIP y se registran oportunamente los resultados de la evaluación y de la viabilidad en el Banco de Proyectos en el SNIPNET. d. Programación multianual de inversiones PMIP: Se cuenta con una proyección multianual de recursos para inversión en base a lo cual se formula el PMIP, asignando adecuadamente recursos para cada etapa del ciclo de inversión. El PMIP es validado y actualizado en función a las prioridades del desarrollo del territorio. Las ideas de proyecto se priorizan y programan para su desarrollo, de acuerdo a criterios previa y explícitamente definidos y aplicados. Aspecto de análisis Programación financiera de inversiones Formulación, aprobación y actualización del PMIP Buena práctica Se realiza una evaluación económica y financiera de la entidad y se proyectan los recursos de inversión a mediano plazo, los que se asignan adecuadamente para cada etapa del ciclo de la gestión de inversión. Se verifica que los recursos del canon y regalías se usen conforme a Ley. Están asegurados los recursos de operación y mantenimiento. La OPI es responsable de la formulación del PMIP en base a un proceso definido con criterios para la asignación de prioridad en el desarrollo y ejecución de los proyectos y organiza el gasto para todas las fases del ciclo de inversión en función a los objetivos de desarrollo de la jurisdicción y las restricciones presupuestarias e institucionales. Está definido el proceso y responsabilidades para la aprobación y actualización del PMIP; que contempla una validación participativa de las prioridades de inversión. El PMIP considera el periodo de elaboración de estudios de preinversión, la evaluación y declaratoria de viabilidad; y diferencia proyectos nuevos y en ejecución, asignando recursos para la operación y mantenimiento de las inversiones. 29

30 ÁMBITO 3: Ejecución de proyectos a. Formulación, supervisión y aprobación de estudios de inversión: La formulación, supervisión, evaluación y aprobación de los expedientes técnicos o estudios definitivos se realiza en base a criterios técnicos, administrativos y con estándares de calidad definidos. Aspecto de análisis Preparación de la formulación y supervisión de expedientes técnicos o estudios definitivos Formulación de los expedientes técnicos y estudios definitivos Supervisión de los expedientes técnicos y estudios definitivos Aprobación de los expedientes técnicos o estudios definitivos Buena práctica Los expedientes técnicos o estudios definitivos se formulan en base a criterios técnicos, administrativos y estándares de calidad previamente definidos. Se cuenta con procedimientos para la actualización de los estudios de preinversión. Se cuenta con estándares por tipo de proyecto para la presentación del expediente técnico y de los estudios complementarios. La UE coordina con el área de presupuesto y las áreas administrativas la atención de los requerimientos. Se entregan los antecedentes del PIP y se coordina con el proyectista los objetivos, criterios técnicos y estándares de calidad del proyecto. La entidad cuenta con contenidos mínimos de los expedientes técnicos y estudios definitivos, por tipo de proyecto y adopta lecciones aprendidas de proyectos anteriores. Se realiza trabajo de campo y se cumplen los plazos para la formulación de los expedientes técnicos o estudios definitivos. Están definidos los procedimientos y responsabilidades para la supervisión de los expedientes técnicos y estudios definitivos. Se verifica el cumplimiento de los TDR. Se emplean procedimientos y criterios para la supervisión técnica del diseño del estudio. Se verifica la concordancia de los expedientes técnicos o estudios definitivos con la declaratoria de viabilidad. Existe un procedimiento institucionalizado para la evaluación y aprobación del expediente técnico o estudio definitivo y se elabora el informe de consistencia de acuerdo con el Formato SNIP 15, según corresponda. En la entidad se delega al jefe de la UE la aprobación de los estudios de inversión. Se cuenta con procedimientos y protocolos de evaluación previa a la aprobación y hay eficiencia en los plazos entre el término del proyecto y su aprobación. b. Ejecución de proyectos: La ejecución física del proyecto se inicia de acuerdo a los plazos, presupuesto y metas determinadas en el expediente técnico y el contrato; y se cuenta con una adecuada supervisión. Aspecto de análisis Preparación para la ejecución del proyecto Buena práctica Se verifica la existencia de adelantos, fianzas, expediente técnico, estudios especializados, cuaderno de obra, y otra documentación necesaria para la ejecución del proyecto, los que son entregados al residente o responsable antes del inicio de la ejecución. Se realiza formalmente la entrega del terreno al ejecutor del proyecto y se 30

31 Ejecución y supervisión del proyecto suscribe el acta correspondiente. Se cuenta con TdR y criterios técnicos definidos para contratar o asignar al responsable, residente, inspector o supervisor del proyecto según corresponda. La ejecución física del proyecto se inicia de acuerdo a los plazos, presupuesto y metas determinadas en el expediente técnico y el contrato. Se realiza el control y verificación de cumplimiento de criterios y estándares de calidad durante el proceso de ejecución del proyecto, se verifica que se cumplan las condiciones del expediente técnico o documento similar y/o el contrato. Se contrasta la valorización de avance o reporte de ejecución presupuestal con las condiciones de viabilidad del proyecto. En caso de modificación presupuestal del proyecto se solicita la autorización correspondiente. c. Cierre de proyecto: Están definidos los procedimientos para el término y liquidación de los proyectos así como para la verificación de la correcta operatividad del mismo. Aspecto de análisis Término del proyecto Puesta en marcha del proyecto Liquidación del proyecto Buena práctica En proyectos de infraestructura se designa la comisión de recepción de obra que verifica en campo la culminación y funcionamiento de la obra, suscribiéndose el acta de recepción de obra. El supervisor, inspector o responsable de la UE formula el informe de Cierre de proyecto para cada etapa, de acuerdo con el Formato SNIP 14 Se realizan controles de funcionalidad y calidad de los productos o servicios generados por el proyecto por parte de los responsables de su operación. Se formalizan las observaciones y se adoptan medidas correctivas para el proyecto. Están definidos, formalizados e implementados los procedimientos para la liquidación del proyecto y la aprobación del informe de liquidación es delegada a instancias de menor jerarquía de la entidad. El comité de liquidación se constituye y emite sus informes oportunamente. Se cuenta con criterios y procedimientos establecidos para garantizar el patrimonio de la entidad. 31

32 ÁMBITO 4: Post inversión a. Operación: Está definido el responsable de la operación y se realiza permanentemente el control de cumplimiento de metas de producción de bienes o prestación de servicios, verificando la satisfacción de los beneficiarios del proyecto. Área de análisis Institucionalidad para la operación Verificación de resultados cuantitativos previstos por el proyecto Verificación de resultados cualitativos previstos por el proyecto Buena práctica Está definida el área, funciones y responsabilidades para la operación de los bienes o servicios generados por los proyectos. Están asegurados los recursos para financiar el presupuesto de dichas actividades. Se realiza un control del cumplimiento de las metas de tiempo, costo y calidad de los bienes o servicios generados por el proyecto. Existen criterios y procedimientos para verificar la satisfacción de los beneficiarios del proyecto, en relación con los bienes o servicios recibidos. b. Mantenimiento: Está definido el responsable y asegurados los recursos para el mantenimiento, el cual se realiza de acuerdo con un plan que es supervisado y monitoreado. Aspecto de análisis Institucionalidad para el mantenimiento Asignación de recursos para mantenimiento y reposición Programación operativa para el mantenimiento Buena práctica Está definida el área, funciones y responsabilidades para el mantenimiento de la infraestructura y equipamiento requerido para los proyectos. Están asegurados los recursos para financiar el presupuesto del mantenimiento de infraestructura y reposición de equipamiento generada por los proyectos de inversión pública. Se cuenta con un plan de operaciones de las acciones de mantenimiento y están definidos los procedimientos de ejecución, supervisión y monitoreo de las actividades. c. Evaluación ex - post: Están definidos adecuadamente los procedimientos para la evaluación ex-post de los proyectos, proporcionando información que ayuda a mejorar la gestión de inversiones. Se priorizan los proyectos sobre los cuales se hará evaluación de impacto. Aspecto de análisis Preparación de la evaluación expost Ejecución de la evaluación ex-post Buena práctica Están definidos los procedimientos y criterios para realizar la evaluación ex-post de los proyectos de inversión. Se cumplen las normas del SNIP para la evaluación ex-post de los proyectos de inversión. Los informes de evaluación ex-post de los proyectos proponen medidas correctivas para la gestión de inversiones a las que se hace seguimiento. 32

33 Evaluación del impacto y del programa de inversión Se han definido criterios y se realizan evaluaciones de impacto de los proyectos de inversión más importantes de la entidad. 33

34 Proyecto realizado con el apoyo financiero del Gobierno de Canadá a través de la Agencia Canadiense para el Desarrollo Internacional (ACDI) El Programa Canon, iniciativa liderada por la Corporación Financiera Internacional (IFC), miembro del grupo Banco Mundial, cuenta con el apoyo de la Agencia Canadiense para el Desarrollo Internacional (ACDI), la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) y el fondo CommDev. Las opiniones expresadas en el presente documento no reflejan necesariamente el punto de vista de ACDI, USAID, CommDev o IFC. 34