LA NUEVA CULTURA DE ARCHIVOS: HACIA UNA NORMALIZACIÓN ARCHIVÍSTICA

Transcripción

1 FORO DE CONSULTA PARA LA NUEVA LEY GENERAL DE ARCHIVOS MTRO. OSCAR M. GUERRA FORD LA NUEVA CULTURA DE ARCHIVOS: HACIA UNA NORMALIZACIÓN ARCHIVÍSTICA FORO DE CONSULTA, REGIÓN NORESTE Saltillo, Coahuila 5 DE AGOSTO DE 2014

2 PRESENTACIÓN Una de las acciones más trascendentes derivadas de la reforma constitucional en materia de transparencia y acceso a la información es la de organizar de manera eficiente los archivos públicos para cumplir con el derecho fundamental de las personas de acceder a la documentación generada por las instituciones gubernamentales. Así, los archivos públicos cobran especial relevancia porque para dar acceso a la información es necesario que exista la información. Para lograr una normatividad homogénea en todo el país, el Congreso determinó crear una Ley General de Archivos, que establezca altos estándares para la observancia de los Poderes y ámbitos de gobierno.

3 ESCENARIO ACTUAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Los archivos no son prioridad para las instituciones públicas. Toda vez que son testimonio de la gestión de gobierno, muchas veces son destruidos, saqueados o desintegrados para no dejar constancia de lo realizado. No existe una cultura de la organización ni una política pública institucional en materia archivística para un adecuado tratamiento a los expedientes públicos. Los espacios físicos en donde se almacenan los documentos no son apropiados para su conservación. El personal asignado al manejo de archivos no está capacitado ni tiene vocación de servicio para esta área (castigados). No se han aprovechado las tecnologías de la información para solucionar esta situación problemática.

4 PROBLEMÁTICA DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACIÓN Consecuencias de la desorganización e inadecuada administración de los archivos. Número excesivo de declaraciones de inexistencia de la información, muchas veces sin elaborar el acta correspondiente. Gran parte de las respuestas que declaran inexistencia de la información derivan en recursos de revisión. No se realizan búsquedas exhaustivas de los documentos en todas las unidades administrativas que pudieran contener la información. Entrega de la información pública fuera de tiempos legales. Prevenciones a las solicitudes para requerir más datos que ayuden a localizar la información, lo que retrasa el proceso de entrega. A veces se hace la prevención esperando que el solicitante no la atienda. Número elevado de recursos de revisión sobreseídos por entrega tardía de la información.

5 ESTADÍSTICAS DE DECLARACIÓN DE INEXISTENCIA Respuestas de inexistencia de la información a solicitudes de información pública y datos personales Año Total de solicitudes Total de respuestas Total de respuestas de inexistencia % de declaración de inexistencia , ,142 8, , ,714 7, , ,332 7, , ,017 6, de julio de ,461 68,392 3, El promedio de porcentaje de declaración de inexistencia de la información es: En promedio, el número de respuestas con declaración de inexistencia de la información es: 6.6% 7,445

6 ESTADÍSTICAS DE DECLARACIÓN DE INEXISTENCIA Respuestas de inexistencia de la información a solicitudes AÑO Respuestas a solicitudes de información pública Total de respuestas N de inexistencia % de inexistencia Respuestas a solicitudes de datos personales Total de respuestas N de inexistencia % de inexistencia ,353 7, ,802 1, ,737 6, ,966 1, ,915 5, ,417 1, ,411 5, , de julio de ,290 3, , TOTAL 412,706 28, ,887 5,

7 ESTADÍSTICAS DE DECLARACIÓN DE INEXISTENCIA Concepto Promedio de declaración de inexistencia Total de declaración de inexistencias del 1 de enero al 5 de junio de 2014 Cifras 6.9% del total de respuestas 3,321, que representan el 5.8% de 57,322 respuestas Instituciones con mayor número de declaraciones de inexistencia Institución Declaración de inexistencias Instituto Mexicano del Seguro Social 492 (IMSS) Comisión Federal para la Protección contra 346 riesgos sanitarios Secretaría de la Función Pública 324 PEMEX Exploración y Producción 277 Los datos consultados de la página del IFAI.

8 REFORMA CONSTITUCIONAL Artículo 6, apartado A, fracción I: ( ) Los sujetos obligados deberán documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones, laley determinará los supuestos específicos bajo los cuales procederá la declaración de inexistencia de la información. Fracción V: Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán, a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre el ejercicio de los recursos públicos y los indicadores que permitan rendir cuenta del cumplimiento de sus objetivos y de los resultados obtenidos.

9 REFORMA CONSTITUCIONAL Artículo 73. El Congreso tiene facultad: Fracción XXIX-S. Para expedir las leyes generales reglamentarias que desarrollen los principios y bases en materia de transparencia gubernamental, acceso a la información y protección de datos personales Fracción XXIX-T: Para expedir la ley general que establezca la organización y administración homogénea de los archivos

10 NORMALIZACIÓN ARCHIVÍSTICA A pesar de su complejidad, la normalización de archivos es posible y necesaria. Razones para la normalización: Preservación. Conservación de archivos. Integración. Información más completa. Cooperación. Intercambio de datos. Económicas. Ahorro de recursos y mejora de la calidad de los servicios. Favorece la mayor agilidad en el intercambio de información entre archivistas y usuarios. Existe la necesidad de trabajar con formatos normalizados para que la información de los documentos, además de compartir, se pueda intercambiar.

11 NORMALIZACIÓN ARCHIVÍSTICA Ventajas: Para los usuarios: mejor comprensión de las descripciones archivísticas. Para la teoría archivística; mayor comunicación y cooperación nacional e internacional, y Para el acceso alosdocumentos. Principal utilidad: Favorecer la comprensión de las descripciones archivísticas. Con respeto a tres objetivos básicos: 1) Preservar la integridad de los archivos; 2) Comunicar la información que contienen, y 3) Facilitar el acceso a los que tengan derecho a él.

12 HACIA UNA NUEVA CULTURA ARCHIVÍSTICA Elevar de nivel a los archivos: De la subordinación a las áreas de recursos materiales y servicios generales a un área de mayor jerarquía y relevancia. Considerar a los archivos como sistemas de apoyo que impactan las funciones sustantivas de las instituciones, toda vez que realizan una actividad transversal en toda la administración pública. Enfocarlos como verdaderos sistemas de gestión, con procesos, procedimientos y herramientas bien delineados, con estándares y buenas prácticas, que en conjunto ofrecen una adecuada metodología para construir arquitecturas de información.

13 HACIA UNA NUEVA CULTURA ARCHIVÍSTICA Utilizar las tecnologías de la información para la digitalización de los archivos, yla creación de plataformas informáticas para su sistematización y control. Instituir medidas para evitar la declaración de inexistencia de la información. Sancionar la destrucción de la información.

14 HACIA UNA NUEVA CULTURA ARCHIVÍSTICA Desarrollar un sistema de capacitación integral en materia archivística para los servidores públicos de los sujetos obligados. Desarrollar recursos humanos especializados en materia archivística con vocación de servicio (implementar el servicio profesional de carrera). Dictar lineamientos para normar la asignación de espacios físicos adecuados para el almacenamiento de los archivos.

15 HACIA UNA NUEVA CULTURA ARCHIVÍSTICA Nueva cultura cimentadaenlosdos grandes paradigmas de la archivística contemporánea: la archivística integrada, y el principio de continuidad. Archivística integrada: le da el mismo valor a los archivos administrativos que a los históricos. Los documentos como prueba jurídica y como memorial social o patrimonio documental forman parte de un misma visión.

16 HACIA UNA NUEVA CULTURA ARCHIVÍSTICA Principio de continuidad: Consideraalostresmomentoso etapas de los documentos (activo, vigente e histórico) con un matiz diferente, caracterizado por la continuidad. Los archivos de trámite, de concentración y e históricos no están separados, forman parte de un mismo sistema que abarca cuatro dimensiones: creación, captura, organización y difusión o pluralización, es decir su acceso.

17 HACIA UNA NUEVA CULTURA ARCHIVÍSTICA Es importante atender Los 10 principios de acceso a los archivos aprobados por el Consejo Internacional de Archivos en Los archivos sólo pueden ser entendidos en una alianza natural con la transparencia, el acceso a la información y la rendición de cuentas. La cultura democrática sólo podrá funcionar correctamente si se le pone cuidado alosarchivos.

18 HACIA UNA NUEVA CULTURA ARCHIVÍSTICA Los 10 principios de acceso a los archivos Consejo Internacional de Archivos (2012) 1. El público tiene derecho de acceso a los archivos de los organismos públicos. Tanto las entidades públicas como las privadas deberían abrir ampliamente sus archivos en la medida de lo posible. 2. Las instituciones que custodian archivos deben dar a conocer la existencia de los mismos, incluso informando de la existencia de documentos no accesibles, y han de informar sobre la existencia de restricciones que afectan alaccesoa los archivos. 3. Las instituciones que custodian archivos deben adoptar iniciativas sobre el acceso. 4. Las instituciones que custodian archivos garantizan que las restricciones de acceso son claras y tienen una duración determinada, están basadas en la legislación pertinente y en consonancia con el derecho a la privacidad y el respeto a los derechos de los propietarios de los documentosprivados. 5. Los archivos son accesibles en términos iguales e imparciales.

19 HACIA UNA NUEVA CULTURA ARCHIVÍSTICA 6. Las instituciones que conservan archivos garantizan que las víctimas de graves crímenes del derecho internacional tengan acceso a los archivos que contienen la evidencia necesaria para hacer valer los derechos humanos y para documentar las violaciones de los mismos, incluso cuando esos archivos no son accesibles para el público en general. 7. Los usuarios tienen derecho de reclamar una denegaciónde acceso. 8. Las instituciones que custodian archivos garantizan que las limitaciones derivadas del funcionamiento no impidan el acceso a los archivos. 9. Los archiveros tienen acceso a todos los archivos cerrados y realizarán todoel trabajo archivístico necesario en ellos. 10.Losarchiverosparticipanenlosprocesosdetomadedecisionessobre el acceso.

20 MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN! MTRO. OSCAR M. GUERRA FORD INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS Insurgentes Sur No Col. Insurgentes Cuicuilco, Delegación Coyoacán, C.P , México, D.F. TEL tel ifai