Fundamentos del Sistema de Administración de Personal

Transcripción

1 Fundamentos del Sistema de Administración de Personal Texto de Consulta Centro Nacional de Capacitación i

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3 Indice 1. Aspectos Generales de la Administración Unidad marco conceptual Qué es Administración? Cuáles son las Funciones Fundamentales? Enfoque sistémico de la administración Qué es el enfoque Sistémico en la Administración? Qué se entiende por Sistema? Aspectos Generales de la Administración de Personal Introducción Por qué es importante el recurso humano en la organización social? Cuáles son las funciones de la Administración de Personal? Aspectos conceptuales Qué es la Administración de Personal? Para qué se Administra al Personal? Cómo se Administra Personal? Qué es la Planificación de Recursos Humanos? Qué es el Reclutamiento? Qué es la Selección? Qué es la Contratación? Qué es la Inducción de Personal? Qué es el Diseño, Descripción y Análisis de Cargos? Qué es la Evaluación del Desempeño? Qué es la Remuneración? Qué es el Entrenamiento? Qué es el Control de Personal? Qué es un Sistema de Administración de Personal? Por qué la Administración de Personal es un Sistema? Qué son Políticas de Recursos Humanos? Qué Políticas de Recursos Humanos se podrían aplicar? La Administración de Personal en Bolivia Marco legal Cuál es el marco legal del Sistema de Administración de Personal (SAP)? Por qué se hace necesario un Sistema de Administración de Personal? i

4 Cuál es la Normativa a seguir para guiar la Implantación del Sistema de Administración de Personal en el Sector Público Boliviano? Niveles de organización del sistema de administración de personal A quién corresponde el nivel Normativo y Consultivo del SAP? A quienes corresponde el Nivel Ejecutivo y Operativo del SAP? El sistema de Administración de Personal Qué es el SAP? Qué se busca con un adecuado Sistema de Administración de Personal? Cuáles son los Principios en los que se sustenta el Sistema de Administración de Personal? Componentes del Sistema de Administración Personal Cómo esta compuesto el Sistema de Administración de Personal? Qué es la Dotación de Personal? Qué es la Evaluación del Desempeño? Qué es la Movilidad de Personal? Qué es la Capacitación Productiva? Qué es el Registro? Cuál la relación Insumo Proceso Producto, de los Subsistemas del SAP? La Carrera Administrativa Qué es la Carrera Administrativa? Cuáles son los objetivos de la Carrera Administrativa? Cuáles son los alcances de la Carrera Administrativa? Cuál es el objeto de los Procedimientos Administrativos? Interrelaciones del SAP con los otros sistemas de Administración y Control Gubernamentales Cuál es la interrelación entre el SAP y los otros Sistemas de la Ley No. 1178? ii

5 Parte 1 1.Aspectos Generales de la Administración Si el hombre no sabe hacia cual puerto se dirige ningún viento le es favorable. Séneca Fundamentos del Sistema de Administración de Personal 1

6 Contraloría General de la República CENCAP 1.1. Unidad marco conceptual Qué es Administración? Es el proceso de diseñar y mantener un ambiente adecuado en el que las personas, trabajando en equipos, alcancen con eficiencia objetivos preestablecidos. Es la ciencia, que en el ejercicio de funciones fundamentales permite a las organizaciones sociales lograr resultados de máxima eficiencia Cuáles son las Funciones Fundamentales? Las funciones fundamentales 1 que permiten el logro de los objetivos se denomina Proceso Administrativo. Según George Terry, el Proceso Administrativo esta conformado por las funciones: Planificación Organización Ejecución y Control. Planificación. La Administración precisa de la Planificación, porque a través de este medio se proyecta la imagen de las circunstancias futuras deseables, dados los recursos actualmente disponibles y las experiencias pasadas. Por lo tanto, la Planificación consiste en: Decidir cursos de acción, que vayan acordes con objetivos y/o metas, para el logro eficiente y eficaz de los mismos. Planificar consiste en, reflexionar sobre la naturaleza fundamental de la organización y decidir cómo conviene situarla o posicionarla en su entorno. La Planificación implica que los ejecutivos piensen con antelación en sus objetivos 2 y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica. Los planes presentan los objetivos de la organización social y establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos. La planificación es la guía para que: La organización social obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar los objetivos. Los miembros de la organización social desempeñen actividades congruentes con los objetivos y los procedimientos elegidos. El avance hacia los objetivos pueda ser controlado y medido de tal manera que, cuando no sea satisfactorio, se puedan tomar medidas correctivas. 1 Denominación que corresponde a G. Terry 2 En el presente texto, objetivos o metas se usan como los fines hacia los cuales se dirige la actividad 2 Fundamentos del Sistema de Administración de Personal

7 CENCAP Contraloría General de la República Es importante señalar que la planificación da inicio con la definición de los objetivos organizacionales, por lo que asume cierta primacía con relación a las otras fases o etapas del Proceso Administrativo. Organización. La Administración requiere de la Organización, porque es el medio para lograr una acción colectiva efectiva. Entonces la Organización 3 es: El proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar los objetivos de mejor manera. Los ejecutivos deben adaptar la estructura de la organización a sus objetivos y recursos, proceso conocido como diseño organizacional. Ejecución. Claro está, que se puede Planificar y Organizar, pero no se logra ningún resultado tangible hasta que se llevan a cabo las decisiones respecto a las actividades propuestas y organizadas. Ejecutar significa poner en acción o actuar La ejecución es hacer que los miembros de la organización, a través del uso adecuado de medios o recursos, alcancen los objetivos y se esfuercen para lograrlo. Control. La prueba definitiva de una Administración efectiva es el resultado que se logra, es decir, producir los resultados deseados. En virtud a lo anterior, es necesario contar con instrumentos que permitan evaluar los resultados y, si se requiere, adoptar medidas correctivas para alcanzarlos. Es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas. El control involucra los siguientes procesos básicos: Establecer estándares de desempeño. Medir los resultados presentes. Comparar estos resultados con las normas establecidas, Tomar medidas correctivas cuando se detecten desviaciones. El ejecutivo, gracias a la función de control, puede mantener a la organización social en el buen camino. En Síntesis A objeto de simplificar las funciones fundamentales de la Administración se plantea el siguiente criterio de G. Terry: La Administración tiene como cimiento a la Plani- 3 Organización, entendida como parte del proceso administrativo y no como organización social. Fundamentos del Sistema de Administración de Personal 3

8 Contraloría General de la República CENCAP ficación, sobre ella descansan, como columnas de apoyo, la Organización, Ejecución y Control, situación que se observa en el Gráfico No. 1. Gráfico No. 1 ADMINISTRACION ADMINISTRACION EJECUCION CONTROL PLANIFICACION El cuadro No. 1 permite observar las funciones del proceso administrativo, los procesos que éstas involucran y, fundamentalmente, su relación con los subsistemas que forman parte de la Ley No.1178 (SAFCO), de acuerdo al Artículo 2 de esta disposición legal. Cuadro No. 1 El Proceso Administrativo FUNCIONES (fases/ etapas) Planificación Organización Ejecución Control PROCESOS Planificación Estratégica Planificación Operacional Presupuesto Análisis Organizacional Diseño organizacional Implantación Integración de Recursos y Dirección Humanos Medios (Bienes y Servicios) Financieros Registro e Información Determinar estándares Medir resultados, eficiencia, eficacia y economía. Comparar resultados con los estándares Establecer medidas correctivas RELACION SAFCO Sistema de Programación de Operaciones Sistema de Presupuesto Sistema de Organización Administrativa Sistema de Administración de Personal Sistema de Administración de Bienes y Servicios Sistema de Tesorería y Crédito Público Sistema de Contabilidad Integrada Sistema de Control Gubernamental 4 Fundamentos del Sistema de Administración de Personal

9 CENCAP Contraloría General de la República 1.2. Enfoque sistémico de la administración Qué es el enfoque Sistémico en la Administración? De manera general el enfoque sistémico permite considerar a la realidad como un todo funcional con un comportamiento determinado, por eso la estudia a partir de una visión integral. Esta forma de ver la realidad contribuye favorablemente al estudio de la Administración Qué se entiende por Sistema? Según Fernando Pozo Navarro, sistema es un: conjunto organizado, formando un todo, en el que cada una de sus partes está integrada a través de una ordenación lógica, que encadena sus actos a un fin común. La Administración como ciencia tiene propósitos definidos, y a su vez, tal y como muestra el punto implica desarrollar funciones fundamentales: Planificación Organización Ejecución Control Estas cuatro funciones fundamentales están entrelazadas e interrelacionadas, la ejecución de una función no concluye enteramente antes de que se inicie la siguiente. Normalmente no se llevan a cabo en una secuencia particular, sino como la situación lo requiere. En la realidad, la planificación está implícita en las funciones de organización, ejecución y control. De igual forma, los elementos de organización se emplean en la planificación, ejecución y control. Cada una de las funciones de la administración afecta a las otras y todas están íntimamente relacionadas para formar el proceso administrativo. De lograrse los objetivos trazados, ejecutándose adecuadamente las funciones administrativas, en un marco de interrelación permanente, el resultado deberá ser una combinación equilibrada e integrada de esfuerzos, llevados adelante por un grupo de trabajo bien informado y satisfecho. Fundamentos del Sistema de Administración de Personal 5

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11 Parte 2 2.Aspectos Generales de la Administración de Personal Fundamentos del Sistema de Administración de Personal 7

12 Contraloría General de la República CENCAP 2.1. Introducción Las personas planean, organizan, ejecutan y controlan las operaciones organizacionales. Sin personas no existen las organizaciones sociales. Toda organización social, cualquiera sea su actividad, está compuesta por personas que, agrupadas en sus diferentes niveles jerárquicos, desarrollan un trabajo en equipo con el propósito de alcanzar de manera eficiente sus objetivos estratégicos y de gestión planificados. Las personas son el recurso más valioso de una organización social. Una adecuada administración del personal es clave para el logro de los objetivos de una organización social Por qué es importante el recurso humano en la organización social? La organización social es el punto donde convergen diferentes recursos productivos 4, para ser utilizados en el desarrollo de sus operaciones, en procura de alcanzar con eficacia y eficiencia sus objetivos. Los recursos productivos son los medios que las organizaciones tienen para desarrollar sus operaciones y lograr sus objetivos. Estos, por lo general, son recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros, que requieren ser administrados a partir del proceso administrativo; es decir, a través de la planificación, organización, ejecución y control. En este contexto, los recursos humanos son personas que ingresan, permanecen y participan en la organización social, en cualquier nivel jerárquico y actividad. Es el único recurso vivo y dinámico y el que decide el manejo de los demás recursos materiales, tecnológicos y financieros. Además, las personas aportan con sus conocimientos, aptitudes, actitudes, comportamientos y percepciones, al crecimiento y desarrollo de las organizaciones. De ahí el porqué de la importancia de contar con recursos humanos. Las organizaciones sociales no existen sin personas Cuáles son las funciones de la Administración de Personal? Las funciones fundamentales de la Administración de Personal son: Planificar, programar y proveer los cargos; Evaluar, capacitar y desarrollar al personal; Remunerar al personal, y Controlar y registrar sus acciones en el marco de los objetivos, procesos y estructuras organizacionales establecidos. Estas funciones tienen como propósito desarrollar objetivos, políticas, estrategias y otras acciones para administrar con eficacia y eficiencia al personal, de modo de 4 Se entiende como tal, a los recursos: humanos, materiales, tecnológicos y financieros de los que dispone una organización para alcanzar sus objetivos propuestos. 8 Fundamentos del Sistema de Administración de Personal

13 CENCAP Contraloría General de la República asegurarse la contratación, permanencia y participación del personal con un elevado nivel de eficiencia, motivación y competencia para que faciliten y contribuyan al logro de los objetivos de la organización social. El punto de partida de estas funciones es planificar las necesidades de personal, para colocar a la persona indicada en el cargo adecuado y en el momento oportuno 2.2. Aspectos conceptuales Qué es la Administración de Personal? Administrar personal significa atraer y mantener a las personas en la organización social, para que trabajen y den el máximo de sí mismos con una actitud positiva y favorable La Administración de Personal, conocida también como Administración de Recursos Humanos, requiere de planificar, organizar, ejecutar y controlar las acciones del personal para promover su desempeño eficiente a través de procesos de: planificación; reclutamiento; selección; contratación; diseño, descripción y análisis 5 de cargos 6 ;remuneración; evaluación del desempeño; movilidad (ascensos, transferencias, rotación y despidos); capacitación y desarrollo; y control y registro. De modo que el personal, contribuya favorablemente al logro de los objetivos organizacionales Para qué se Administra al Personal? Los objetivos de la Administración de Personal (el para qué?), se derivan de los objetivos organizacionales. En este sentido, en forma paralela a los objetivos de la organización social, la Administración de Personal debe considerar los objetivos individuales de sus miembros. Por lo tanto, se administra personal para: Crear, mantener y desarrollar un conjunto de personas con habilidades, motivación y satisfacción suficientes para conseguir los objetivos organizacionales. Crear, mantener y desarrollar condiciones organizacionales que permitan la aplicación, el desarrollo y la satisfacción plena de las personas y el logro de los objetivos organizacionales. Alcanzar eficacia y eficiencia organizacional con el personal disponible. Se contrata al personal para que contribuya al logro de los objetivos de la organización social 5 También se denomina especificación de cargos. 6 Es una unidad de organización que contiene funciones, facultades, deberes y responsabilidades que son únicas y diferentes a otros cargos (también algunos autores suelen denominarlo puesto). Fundamentos del Sistema de Administración de Personal 9

14 Contraloría General de la República CENCAP Cómo se Administra Personal? A través de un conjunto de procesos, que implican operaciones y tareas secuenciales, que sí se establecen y ejecutan adecuadamente permitirán dotar y mantener personal competente, idóneo y permanentemente actualizado. Los primeros cuatro procesos son 7 : La planificación; El reclutamiento; La selección; y La contratación. Una vez que se ha desarrollado la contratación de personal, éste se complementa con los siguientes procesos 8 : Inducción (socialización organizacional); El diseño, descripción y análisis de cargos; Evaluación del desempeño; La remuneración (compensación); Entrenamiento (capacitación) y desarrollo de personal; y Control de las acciones de personal. Gráfico No. 2 Los Procesos de la Administración de Personal 1. PLANIFICACION 2. RECLUTAMIENTO 4. CONTRATACION 3. SELECCION 5. PLANIFICACIÓN 6. DISEÑO, DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGOS 7. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO 8. REMUNERACIÓN Qué es la Planificación de Recursos Humanos? Es un proceso que permite determinar, en forma sistemática, la demanda de empleos que tendrá una organización social en un periodo de tiempo determinado (corto, mediano y largo plazo). Con este proceso se asegura que la organización so- 7 Chiavenato Idalberto, Administración de Personal, Quinta Edición. 8 Chiavenato Idalbeto, Ibid. 10 Fundamentos del Sistema de Administración de Personal

15 CENCAP Contraloría General de la República cial conozca y defina lo que quiere con relación al personal que necesita para conseguir sus objetivos estratégicos y operativos. También sirve para establecer que, en forma permanente, se tendrá el personal adecuado a las necesidades organizacionales. Al planificar se deben analizar: Factores internos respecto a necesidades actuales y futuras en materia de personal. Factores del entorno que influirán en las acciones y decisiones de personal Qué es el Reclutamiento? Es el proceso que tiene por objeto la búsqueda activa de personal basada en las demandas de la organización social para ocupar un cargo en acefalía (vacante) o de reciente creación, y de proveer al proceso de selección de la mayor cantidad de candidatos potenciales Qué es la Selección? Es escoger al candidato adecuado para el cargo que la organización social quiere que se ocupe, para contribuir al logro de sus objetivos propuestos. El proceso de selección consiste en una serie de operaciones o pasos secuenciales que se realizan para decidir, mediante el análisis de la hoja de vida (currícula) y la aplicación de entrevistas y pruebas de aptitudes, conocimientos y psicológicas, qué candidatos deben ser contratados. Se inicia cuando una persona solicita el empleo y finaliza con la contratación Qué es la Contratación? Es formalizar, mediante un documento escrito, la relación laboral entre la organización social y el personal contratado, como resultado del cual se generan un conjunto de derechos y obligaciones para ambas partes (empleador y empleado) Qué es la Inducción de Personal? Es proceder al proceso de socialización organizacional del personal (inducción) para que éste alcance un nivel satisfactorio de desempeño laboral. La inducción consiste en: Informar al personal acerca de los objetivos organizacionales, su estructura, jerarquías, funciones, etc. Ayudar en la socialización con sus compañeros de trabajo. Es decir, una vez que el personal ha sido seleccionado para ocupar un nuevo cargo, éste debe ser integrado al contexto organizacional a través de actividades que les permita conocer sus prácticas y filosofía predominantes, con el objetivo de integrarlos a su cultura, su contexto y sistema. Lo anterior significa que el personal se compromete a cumplir un horario de trabajo, desempeñar ciertas funciones, seguir las orientaciones del superior, obedecer determinadas normas y reglamentos internos y cumplir todo lo relacionado con sus funciones. Fundamentos del Sistema de Administración de Personal 11

16 Contraloría General de la República CENCAP Qué es el Diseño, Descripción y Análisis de Cargos? a) Qué es el Diseño de Cargos? Es la especificación del contenido, los métodos de trabajo y las relaciones con los demás cargos para cumplir requisitos tecnológicos, organizacionales, sociales, y personales del ocupante del cargo. Se puede decir que el diseño de cargos, representa el modelo que los gestores de personal emplean para proyectar los cargos individuales y combinarlos en áreas y unidades organizacionales. En este sentido, un cargo se compone de todas las actividades desempeñadas por una persona y que ocupa una posición en el organigrama. Es decir, se constituye en una unidad organizacional que conlleva un conjunto de funciones, tareas, deberes y responsabilidades que lo separan y distinguen de los demás cargos. La posición del cargo en el organigrama define su nivel jerárquico, la subordinación, los subordinados y el área donde está situado. b) Qué es la Descripción de Cargos? Es la enumeración detallada de las funciones o tareas del cargo (qué hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las funciones o tareas (cómo lo hace) y los objetivos del cargo (por qué lo hace). Básicamente, consiste en realizar un inventario de las funciones y/o tareas del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende, y que lo diferencian de los demás cargos de la organización social. c) Qué es el Análisis de Cargos? Es la identificación de los requisitos que debe cumplir el ocupante (la persona), para poder desempeñarse en el cargo. Una vez identificado el contenido del cargo (aspectos intrínsecos), se lo analiza en relación con los aspectos extrínsecos; o sea, los requisitos que el ocupante debe tener para desempeñarse en el cargo. Sí bien la descripción y el análisis de cargos están estrechamente relacionados en sus propósitos y en el proceso de obtención de datos, se diferencian entre sí, por cuanto con el análisis se pretende estudiar y determinar los requisitos de calificación, las responsabilidades implícitas y las condiciones que el cargo exige para ser desempeñado adecuadamente. Este análisis es fundamental para evaluar y clasificar los cargos, con el propósito de compararlos en función a factores de especificación tales como: requisitos intelectuales, requisitos físicos, responsabilidades y condiciones de trabajo. 12 Fundamentos del Sistema de Administración de Personal

17 CENCAP Contraloría General de la República Gráfico No. 3 Diseño, Descripción y Análisis de Cargos Diseño de cargos Especificación del contenido del cargo Métodos de trabajo para desempeñar el cargo Relaciones del cargo con los demás cargos Descripción de Cargos (Aspectos Intrínsecos) 1. Título del Cargo 2. Contenido del Cargo Nivel del cargo Subordinación Supervisión Comunicación Posición en la estructura Enumeración de la funciones o tareas inherentes al cargo Análisis de Cargos (Aspectos Extrínsecos) Factores de Especificación Requisitos mentales Requisitos Físicos Responsabilidades Condiciones de Trabajo Qué es la Evaluación del Desempeño? Es la apreciación sistemática del desempeño de cada persona en el cargo o del potencial de desarrollo futuro. Se constituye en un proceso para estimular o juzgar el valor, la excelencia y las cualidades de una persona. Por lo tanto, el propósito de la evaluación es evaluar el desempeño en el cargo y el comportamiento del rol del ocupante. Por lo que no es un fin en sí mismo, sino un medio para mejorar los resultados del personal en la organización social. El desempeño varía de persona a persona, y depende de innumerables factores condicionales que influyen significativamente. Una de las variables fundamentales es el esfuerzo individual, que depende de las habilidades y capacidades de la persona y de su percepción del papel que ocupa en la organización social Qué es la Remuneración? Es la compensación que recibe la persona como retorno por la ejecución de funciones o tareas organizacionales. Básicamente es una relación de intercambio entre las Fundamentos del Sistema de Administración de Personal 13

18 Contraloría General de la República CENCAP personas y la organización social. Cada persona hace transacciones con su trabajo para obtener retribuciones financieras y no financieras. La retribución financiera puede ser directa o indirecta. La directa es el pago que recibe cada empleado en forma de salario, bonos premios y comisiones. La indirecta constituye el salario indirecto, que se traduce en el plan de beneficios y servicios sociales ofrecidos por la organización social, tales como vacaciones, gratificaciones, horas extras, y otros. Así como el equivalente monetario de los servicios y beneficios sociales ofrecidos: alimentación subsidiada (subsidio de lactancia), seguro familiar, etc. Las retribuciones no financieras constituyen el prestigio, autoestima, reconocimiento y estabilidad en el empleo, y afectan profundamente la satisfacción del personal con el sistema de remuneración. La suma de las retribuciones financieras (salario directo e indirecto) y no financieras constituyen la remuneración. En otros términos, la remuneración es todo cuanto la persona recibe, directa o indirectamente, como consecuencia del trabajo que desarrolla en una organización social Qué es el Entrenamiento? El entrenamiento (o comúnmente la capacitación) es un proceso educativo a corto plazo 9, aplicado de manera sistemática y organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, actitudes y habilidades, para contribuir al logro de los objetivos de la organización social y mejorar su desempeño, así como para desarrollarse personal y profesionalmente. En consecuencia, con el entrenamiento se pretende transmitir conocimientos específicos relativos al trabajo, actitudes frente a aspectos de la organización social, de las funciones y el ambiente, y desarrollo de habilidades Qué es el Control de Personal? Es asegurarse que las diversas áreas y unidades organizacionales puedan desarrollar sus actividades, con relación al desempeño del personal, de acuerdo a lo planificado. Es decir, que con el control se trata de asegurar que estas áreas y unidades marchen de acuerdo a los objetivos planificados, a partir de controlar el desempeño del personal que trabaja en ellas, relacionadas con sus funciones o tareas, deberes y responsabilidades inherentes al cargo que desempeñan. Lo anterior puede expresarse a través de un proceso de control que comprende las siguientes fases: a) establecimiento de estándares, que representan el desempeño deseado; b) seguimiento o monitoreo, que mide el desempeño de las personas; c) comparación del desempeño con los estándares deseados; y d) acción correctiva, cuando existen desviaciones en el desempeño deseado Qué es un Sistema de Administración de Personal? 9 El entrenamiento en un proceso que permite preparar a las personas para el cargo en el corto plazo. En tanto que la educación, es un proceso a largo plazo que consiste en preparar a la persona para el ambiente dentro o fuera del trabajo. 14 Fundamentos del Sistema de Administración de Personal

19 CENCAP Contraloría General de la República Es un conjunto de componentes, partes o subsistemas interrelacionados e interdependientes que forman un todo funcional encadenado y armónico que, al interior de una organización social, permite proveer, mantener y lograr la participación del personal para que contribuya de manera eficiente al logro de sus objetivos estratégicos y operativos Por qué la Administración de Personal es un Sistema? Por qué está constituida por un conjunto de subsistemas y procesos que se interrelacionan dinámicamente. Estos son 10 : Subsistema de Provisión. Con sus procesos de: planificación de personal, reclutamiento, selección y contratación. Subsistema de Aplicación. Con sus procesos de: inducción, diseño de cargos, descripción y análisis de cargos, evaluación del desempeño y movilidad. Subsistema de Mantenimiento. Con sus procesos de: remuneración o retribución, beneficios sociales e higiene y seguridad. Subsistema de Desarrollo. Con sus procesos de: capacitación, desarrollo de personas y desarrollo organizacional. Subsistema de Control. Con sus procesos de: base de datos, información y auditoria de personal. Gráfico No. 4 Los componentes de la Administración de Personal SUBSISTEMA PROVISIÓN SUBSISTEMA CONTROL SUBSISTEMA APLICACIÓN SUBSISTEMA DESARROLLO SUBSISTEMA MANTENIMIENTO 10 Chiavenato Idalberto, Administración de Personal, Quinta Edición. Fundamentos del Sistema de Administración de Personal 15

20 Contraloría General de la República CENCAP Cuadro No. 2 Los Objetivos de los componentes de la Administración de Personal SUBSISTEMA OBJETIVO PROCESOS Provisión Aplicación Mantenimiento Desarrollo Control Quién irá a trabajar en la organización social Que harán las personas en la organización social Cómo mantener a las personas trabajando en la organización social Cómo preparar y desarrollar a las personas Cómo saber quiénes son y qué hacen las personar en la organización social Planificación Reclutamiento Selección Integración Diseño de cargos Descripción y análisis de cargos Evaluación del desempeño Movilidad Remuneración o compensación Beneficios sociales Higiene y seguridad en el trabajo Capacitación Desarrollo Organizacional Base de datos Sistema de Información Auditoria de Personal Qué son Políticas de Recursos Humanos? Son principios generales o maneras de comprender que guían y canalizan el pensamiento y la acción en la toma de decisiones en materia de Administración de Personal. Son orientaciones administrativas para impedir que el personal desempeñe funciones que no desean o que pongan en riesgo los resultados esperados. Las políticas de recursos humanos se refieren a la manera en que las organizaciones aspiran a trabajar con su personal para alcanzar, por intermedio de ellos, sus objetivos planteados Qué Políticas de Recursos Humanos se podrían aplicar? 16 Fundamentos del Sistema de Administración de Personal

21 CENCAP Contraloría General de la República Cada organización social pone en práctica políticas de recursos humanos que más convenga a su filosofía y a sus necesidades. En rigor, las políticas de recursos humanos deberían abarcar lo que la organización social pretenda en 11 : 1. Políticas de provisión de recursos humanos: a) dónde, cómo y en qué condiciones reclutar; b) cómo seleccionar y qué criterios de selección aplicar; y c) cómo contratar. 2. Políticas de aplicación de recursos humanos: a) cómo integrar a los miembros a la organización social; b) cómo determinar los requisitos básicos para la fuerza laboral; d) establecer criterios de evaluación del desempeño; y e) determinar criterios de ascensos, transferencias, rotación y retiro. 3. Políticas de mantenimiento de recursos humanos: a) determinar criterios de remuneración y retribución; b) señalar cómo motivar al personal; y c) establecer criterios de higiene y seguridad laboral. 4. Políticas de desarrollo de recursos humanos: a) establecer criterios de detección de necesidades, programación, ejecución y evaluación de capacitación; b) determinar criterios de desarrollo de recursos humanos a mediano y largo plazo; y c) fijar criterios de excelencia organizacional a partir del cambio de actitud del personal. 5. Políticas de control de recursos humanos: a) señalar cómo mantener la base de datos y un sistema de información de las acciones de personal; y b) establecer criterios permanentes de auditoria de personal. Con las políticas de personal se establecen el código de valores éticos de la organización social, las mismas que rigen las relaciones con sus empleados, accionistas, clientes, proveedores, etc. Las políticas de personal guían a las personas hacia la consecución de objetivos, buscan dar coherencia a la realización de las actividades y garantizan un trato equitativo a todos sus miembros y un tratamiento uniforme a todas las acciones de la administración de personal 11 Chiavenato Idalberto, Administración de Personal, Quinta Edición Fundamentos del Sistema de Administración de Personal 17

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23 Parte 3 3.La Administración de Personal en Bolivia Fundamentos del Sistema de Administración de Personal 19

24 Contraloría General de la República CENCAP 3.1. Marco legal Cuál es el marco legal del Sistema de Administración de Personal (SAP)? La Ley No de Administración y Control Gubernamentales (SAFCO), promulgada el 20 de julio de 1990, las Normas Básicas de los Sistemas de Programación de Operaciones y Organización Administrativa, el Estatuto del Funcionario Público, las Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal (SAP) y otras disposiciones complementarias, en materia de personal para el sector público. La Ley No. 1178, según el Artículo 2, regula tres grupos de sistemas: para programar y organizar las actividades; para ejecutar las actividades programadas; y para controlar la gestión del sector público. El Sistema de Administración de Personal, que es el objeto de estudio, se encuentra entre los sistemas para ejecutar las actividades programadas. En el Artículo 9 de la Ley SAFCO, se señala que el Sistema de Administración de Personal: en procura de la eficiencia de la función pública, determinará los puestos de trabajo efectivamente necesarios, los requisitos y mecanismos para proveerlos, implantará regímenes de evaluación y retribución del trabajo, desarrollará las capacidades y aptitudes de los servidores públicos y establecerá los procedimientos de retiro para los mismos. Para cumplir con este mandato de la Ley, el Ministerio de Hacienda como Órgano Rector, promulga las Normas Básicas del Sistema de Personal, en su segunda versión, mediante Decreto Supremo No de 16 de marzo de 2001, publicándose en la Gaceta Oficial el 21 de marzo del mismo año. Estas normas son un conjunto de disposiciones especializadas en materia de administración de personal, para apoyar la implantación del Sistema de Administración de Personal en todas las entidades del sector público boliviano, de acuerdo a lo que determinan los Artículos 3 y 4 de la Ley No Por qué se hace necesario un Sistema de Administración de Personal? Este sistema es fundamental para la gestión de las entidades públicas, ya que permite la planificación, organización, ejecución y control de las acciones del personal, en el marco de su: planificación estratégica, vale decir, visión, misión, objetivos institucionales, políticas y estrategias; programación de operaciones anual; y estructura organizacional. Esto significa que los criterios que establezcan las entidades públicas en los Sistemas de Programación de Operaciones y Organización Administrativa, servirán de soporte fundamental para implantar su Sistema de Administración de Personal; además, que permitirán el logro de sus objetivos planificados. En este contexto, las Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal, cuyo propósito central es la eficiencia en la función pública, prevé subsistemas, normas, procesos y procedimientos para: dotar de personal a las entidades públicas; evaluar su desempeño; establecer criterios de movilidad funcionaria; su capacitación productiva; y registrar las acciones propias del sistema y de los servidores públicos. 20 Fundamentos del Sistema de Administración de Personal

25 CENCAP Contraloría General de la República En términos generales, con la implantación de estas normas se busca que la Administración de Personal en el sector público boliviano: Sea eficaz, eficiente y económica. Genere información útil, oportuna y confiable. Que los servidores públicos asuman plena responsabilidad por sus acciones u omisiones, rindiendo cuenta de los recursos públicos que se les confía y de los resultados de su aplicación. Desarrollar la capacidad de gestión de las entidades públicas Cuál es la Normativa a seguir para guiar la Implantación del Sistema de Administración de Personal en el Sector Público Boliviano? El instrumento principal es la Norma Básica del Sistema de Administración de Personal. Además, cada entidad pública elaborará en el marco de las Normas Básicas, el Reglamento Específico del Sistema de Administración de Personal (RE SAP), con la finalidad de adecuarla a sus características y necesidades propias. El RE - SAP, una vez elaborado, debe ser compatibilizado por el Servicio Nacional de Administración de Personal (SNAP), que es el organismo técnico del Órgano Rector del Sistema (Ministerio de Hacienda). Su aprobación e implantación es responsabilidad de la máxima autoridad ejecutiva de la entidad Niveles de organización del sistema de administración de personal A quién corresponde el nivel Normativo y Consultivo del SAP? Al Ministerio de Hacienda como Órgano Rector, cuyas atribuciones básicas están establecidas en el Artículo 20 de la Ley No y, por delegación, son ejercidas por el SNAP. Estas atribuciones son: a) Emitir las normas y reglamentos básicos del sistema. b) Fijar los plazos y condiciones para elaborar las normas secundarias o especializadas, y la implantación del SAP. c) Compatibilizar o evaluar los Reglamentos Específicos que elabora cada entidad, en función de su naturaleza y las Normas Básicas. d) Vigilar el funcionamiento adecuado del SAP, e integrar la información generada por el mismo A quienes corresponde el Nivel Ejecutivo y Operativo del SAP? A todas las entidades públicas que, en el marco de lo que dispone el Artículo 27 de la Ley SAFCO, deben ejercer las siguientes atribuciones: Fundamentos del Sistema de Administración de Personal 21

26 Contraloría General de la República CENCAP a) Cumplir y hacer cumplir las Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal. b) Elaborar sus Reglamentos Específicos, en función de las Normas Básicas. c) Realizar el seguimiento y control del funcionamiento del SAP El sistema de Administración de Personal Qué es el SAP? Es el conjunto ordenado de normas, procesos y procedimientos sistemáticamente ordenados, que permiten la aplicación de disposiciones en materia de administración pública de personal 12, para el sector público boliviano. El SAP, al ser un conjunto ordenado de subsistemas, busca que la administración de los servidores públicos contribuya de manera eficaz y eficiente al logro de los objetivos de las entidades públicas. Este sistema actúa en función de las demandas de los Sistemas de Programación de Operaciones y Presupuesto. Además, es guiado por los requerimientos del Sistema de Organización Administrativa Qué se busca con un adecuado Sistema de Administración de Personal? Se pretende proporcionar a las entidades públicas personal que posea los atributos, las capacidades e idoneidad requeridas, de manera tal que puedan contribuir con su desempeño al logro de sus objetivos estratégicos y operativos. En este contexto, los objetivos implícitos 13 del SAP son los siguientes: Lograr que las demandas de personal respondan a los objetivos de la entidad, emergentes de las necesidades de la sociedad. Dotar a la administración pública de servidores públicos idóneos, seleccionados competitivamente a través de procesos transparentes y objetivos de reclutamiento y selección. Evaluar el desempeño del servidor público, para apreciar objetivamente el grado de cumplimiento de los resultados establecidos para un puesto 14. Capacitar, para mejorar la contribución de los servidores públicos en el cumplimiento de los fines de la entidad. Retribuir adecuadamente al personal. Propiciar la adecuación permanente del servidor público a las demandas institucionales, mediante la movilidad funcionaria. 12 Artículo 7, de las NB SAP. 13 Se señalan que son implícitos, ya que no hay ningún artículo en las nuevas NB SAP que los establezca explícitamente. Sin embargo, los objetivos están señalados en los diferentes subsistemas y procesos que la componen. 14 En la Norma Básica de Administración de Personal, a diferencia de lo que se establece en la teoría de Administración de Personal, se ha establecido utilizar la denominación de puesto en lugar de cargo. 22 Fundamentos del Sistema de Administración de Personal

27 CENCAP Contraloría General de la República Mantener el funcionamiento del SAP mediante redes de información estructuradas en cada entidad pública Cuáles son los Principios en los que se sustenta el Sistema de Administración de Personal? El SAP se fundamenta en los siguientes principios, contenidos en el Artículo 1 del Estatuto del Funcionario Público: a) Servicio exclusivo a los intereses de la colectividad y no de la parcialidad o partido político alguno. b) Sometimiento a la Constitución Política del Estado, la Ley y el ordenamiento jurídico. c) Reconocimiento del derecho de los ciudadanos a desempeñar cargos públicos. d) Reconocimiento al mérito, capacidad e idoneidad funcionaria. e) Igualdad de oportunidades, sin discriminación de ninguna naturaleza. f) Reconocimiento de la eficacia, competencia y eficiencia en el desempeño de las funciones públicas, para la obtención de resultados en la gestión. g) Capacitación y perfeccionamiento de los servidores públicos. h) Honestidad y ética en el desempeño del servicio público. i) Gerencia por resultados. j) Responsabilidad por la función pública Gráfico No. 5 Principios que sustentan el Sistema de Administración de Personal Servicio Exclusivo Sometimiento Jurídico Reconocimiento de derechos Reconocimiento de méritos Principios del SAP Igualdad de oportunidades Reconocimiento del desempeño Capacitación y perfeccionamiento Honestidad y ética Gerencia por resultados Fundamentos del Sistema de Administración de Personal 23 Responsabilidad

28 Contraloría General de la República CENCAP 3.4. Componentes del Sistema de Administración Personal Cómo esta compuesto el Sistema de Administración de Personal? El SAP, en función a lo que establece el Decreto Supremo No de 21 de marzo de 2001, está compuesto por los siguientes subsistemas: Gráfico No. 6 Subsistemas del Sistema de Administración de Personal SUBSISTEMA DE DOTACIÓN DE PERSONAL SUBSISTEMA DE REGISTRO SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO SUBSISTEMA DE CAPACITACIÓN PRODUCTIVA SUBSISTEMA DE MOVILIDAD DE PERSONAL Qué es la Dotación de Personal? Es un conjunto de procesos para dotar técnicamente de personal a la entidad, previo establecimiento de las necesidades de personal identificadas y justificadas cualitativa y cuantitativamente a partir de la Planificación de Personal, en concordancia con la Planificación Estratégica Institucional, el programa operativo anual, la estructura organizacional y los recursos presupuestarios requeridos 15. La dotación de personal recibe insumos del Sistema de Programación de Operaciones, en el cual se determinan los requerimientos de personal, entre otros, que son necesarios para llevar a cabo las operaciones y apoyar el cumplimiento de los objetivos de la entidad. 15 Artículo 11 de las NB SAP. 24 Fundamentos del Sistema de Administración de Personal

29 CENCAP Contraloría General de la República Cuáles son los objetivos de la Dotación de Personal? A través de la dotación de personal, se pretende 16 : Mejorar la gestión de personal en las entidades públicas, articulando las cualidades del personal con las funciones y responsabilidades específicas de cada puesto de trabajo necesario. Preservar los puestos para el logro de los objetivos de la entidad y la calidad de los servidores públicos. Cuáles son los procesos del Subsistema de Dotación de Personal? Son los siguientes: Clasificación, valoración y remuneración de puestos 17. Cuantificación de la demanda de personal. Análisis de la oferta interna de personal. Formulación del plan de personal. Programación operativa anual individual. Reclutamiento y selección de personal. Inducción o integración. Evaluación de la confirmación Qué es la Evaluación del Desempeño? Es un proceso permanente o periódico, que mide el grado de cumplimiento de la Programación Operativa Anual Individual de los servidores públicos, en función al logro de los objetivos, funciones que desempeña y resultados asignados al puesto durante un periodo determinado 18. Cuáles son los objetivos de la Evaluación del Desempeño? En función a lo que se señala en el Artículo 22 de las NB - SAP, existen cinco objetivos fundamentales: Evaluar a los servidores públicos de carrera en el desempeño de sus funciones y registrar la productividad de los funcionarios públicos que no están sujetos a la carrera. Servir como parámetro para otorgar incentivos. Generar información para mejorar el desempeño de la entidad desde el punto de vista de eficacia, eficiencia, honestidad y calidad de servicio. Constituir el instrumento para detectar necesidades de capacitación. 16 Artículo 11 de las NB SAP. 17 En las nuevas NB SAP, no se señala implícita o explícitamente el proceso de diseño, descripción y análisis de puestos, como proceso fundamental de la administración de personal. 18 Artículo 22 de las NB SAP. Fundamentos del Sistema de Administración de Personal 25

30 Contraloría General de la República CENCAP Identificar casos de desempeño no satisfactorio, para tomar medidas correctivas. En síntesis, la evaluación del desempeño es importante para el administrador de personal, como un medio para mejorar la productividad y alcanzar eficiencia y eficacia en el trabajo que ejecutan los servidores públicos, y de esta manera poder incrementar su contribución al logro de los objetivos de la entidad. Cuáles son los procesos del Subsistema de Evaluación del Desempeño? Son dos: Programación de la Evaluación del Desempeño. Ejecución de la Evaluación del Desempeño Qué es la Movilidad de Personal? Es el conjunto de cambios a los que se sujeta el servidor publico desde que ingresa a la entidad hasta su retiro, para ocupar otro puesto en función a la evaluación de su desempeño, su adecuación a las especificaciones de un nuevo puesto, a la capacitación recibida y posibilidades presupuestarias 19 de la entidad. Se deben considerar: Las demandas o necesidades que se susciten al interior de la organización social para contar con servidores que posean determinadas características personales, profesionales y técnicas. Las posibilidades presupuestarias de la entidad para atender los gastos que implican los cambios que se realicen. Cuáles son los objetivos de la Movilidad de Personal? De acuerdo con el Artículo 27 de las NB SAP, sus objetivos son: Propiciar la adecuación permanente del servidor público a las demandas institucionales, buscando optimizar su contribución a la sociedad, así como potenciar su capacidad. Permitir la separación laboral de los funcionarios de comprobada ineficiencia. Permitir la promoción de los servidores públicos de carrera. Cuáles son los procesos del Subsistema de Movilidad de Personal? Estos son: Promoción. 19 Artículo 27 de las NB SAP. 26 Fundamentos del Sistema de Administración de Personal

31 CENCAP Contraloría General de la República Rotación. Transferencia. Retiro Qué es la Capacitación Productiva? Es el conjunto de procesos a través de los cuales los servidores públicos adquieren nuevos conocimientos, desarrollan habilidades y modifican actitudes, con el objeto de mejorar constantemente su desempeño y los resultados de la entidad, para provocar una eficaz y eficiente prestación de servicios al ciudadano 20. Se debe procurar que los servidores públicos se actualicen y capaciten en forma permanente, no solo en áreas generales del conocimiento, sino también en áreas específicas necesarias y complementarias para mejorar su desempeño laboral. Cuáles son los objetivos de la Capacitación Productiva? De acuerdo con lo establecido en el Artículo 33 de las NB SAP, a través de la capacitación productiva se pretende conseguir los siguientes objetivos: Mejorar la contribución de los servidores públicos en el cumplimiento de los objetivos de la entidad. Contribuir a su desarrollo personal. Prepararlos para la promoción en la carrera administrativa. Cuáles son los procesos del Subsistema de Capacitación Productiva? Comprende los siguientes procesos: Detección de necesidades de capacitación. Programación de la capacitación. Ejecución de la capacitación Evaluación de la capacitación Evaluación de los resultados de la capacitación Qué es el Registro? Es la integración y actualización de la información generada por el Sistema de Administración de Personal que permitirá mantener, optimizar y controlar el funcionamiento del Sistema. Estará a cargo de la unidad encargada de administración de personal de cada entidad 21. Genera dos tipos de productos para el funcionamiento del SAP: 20 Artículo 33 de las NB SAP. 21 Artículo 42 de las NB SAP. Fundamentos del Sistema de Administración de Personal 27

32 Contraloría General de la República CENCAP Documentos Individuales: para cada servidor público, tales como memorándum, calificación de años de servicio, solicitudes de vacación e informes de evaluación del desempeño. Documentos propios del sistema: los mismos que se generan como resultado de los procesos desarrollados al interior de cada uno de los subsistemas, o que constituyen instrumentos de orden metodológico y procedimental para la unidad responsable de la administración de personal. Cuáles son los objetivos del Registro de Personal? En función a lo que se establece en el Artículo 42 de las NB SAP, tiene cuatro objetivos esenciales: Registrar y controlar la información y acciones relacionadas con el personal de la entidad, así como los cambios que éstas generen. Disponer de una base de datos para tener información de la vida laboral de los servidores públicos. Desarrollar un sistema de estadísticas e información sobre las características principales de los servidores públicos de cada entidad. Proveer al SNAP información, para la actualización del Sistema de Información de Administración de Personal (SIAP), para evaluar el desarrollo de la función de personal sujeto al Estatuto del Funcionario Público y las NB SAP. Qué es el Sistema de Información de Administración de Personal? Es el sistema que permite el registro de los servidores públicos, a cargo del SNAP, a partir de: Los resultados del censo de servidores públicos. La información que generen los Subsistemas de Registro de las entidades públicas. Las acciones de los servidores públicos que trabajan en las entidades públicas. Su propósito es evaluar el desarrollo de la función de personal en estas entidades. Cuáles son los procesos del Subsistema de Registro? Son los siguientes: Generación de información Organización de la información. Actualización de la información Cuál la relación Insumo Proceso Producto, de los Subsistemas del SAP? Al ser el SAP un sistema compuesto por subsistemas, estos sé interrelacionan mediante un flujo continuo de entradas, procesos y salidas, que en definitiva permiten lograr los objetivos del Sistema de Administración de Personal. Los insumos son entradas tales como materia prima, energía, información, etc., que reciben los diferentes subsistemas para desarrollar o iniciar sus actividades. 28 Fundamentos del Sistema de Administración de Personal