CAPITULO 2.- LA COMUNICACIÓN

Transcripción

1 CAPITULO 2.- LA COMUNICACIÓN 2.1 Definición de Comunicación La comunicación es la transferencia de información y el entendimiento de una persona con otra. Es la manera de llegar a otros transmitiéndoles ideas, hechos, pensamientos, sentimientos y valores. 6 Para que se de la comunicación debe existir un emisor, un mensaje, un receptor y un canal a través del cual se enviará el mensaje. Si alguno de estos elementos falla, se dice que se ha producido una interferencia y no podrá establecerse la comunicación. Ver Figura 1. Desde un punto de vista técnico se entiende por comunicación el hecho que un determinado mensaje originado en el punto A llegue a otro punto determinado B, distante del anterior en el espacio o en el tiempo. La comunicación implica la transmisión de una determinada información. La información como la comunicación supone un proceso; los elementos que aparecen en el mismo son: 7 6 John W. Newstron, Comportamiento Humano en el Trabajo, Mc Graw-Hill, pag. 45

2 Fig. 1 Modelo de comunicación Contexto Emisor Mensaje Receptor Código Contacto o canal Fuente: Elaboración propia Código: El código es un sistema de signos y reglas para combinarlos, que por un lado es arbitrario y por otra parte debe de estar organizado de antemano. Canal: El proceso de comunicación que emplea ese código precisa de un canal para la transmisión de las señales. El Canal sería el medio físico a través del cual se transmite la comunicación.

3 Ejemplo: El aire en el caso de la voz y las ondas Hertzianas* es el caso de la televisión. La radiocomunicación es un sistema que se realiza a través de ondas de radio u ondas hertzianas. Emisor: Es la persona que se encarga de transmitir el mensaje. Esta persona elige y selecciona los signos más convenientes, es decir, realiza un proceso de codificación; codifica el mensaje. Receptor: Será aquella persona a quien va dirigida la comunicación; realiza un proceso inverso al del emisor, este descifra e interpreta los signos elegidos por el emisor; es decir, descodifica el mensaje. Mensaje: Naturalmente tiene que haber algo que comunicar, un contenido y un proceso que con sus aspectos previos y sus consecuencias motive el mensaje. Contexto situacional: Las circunstancias que rodean un hecho de comunicación se denominan (situación), es el contexto en que se transmite el mensaje, contribuyendo a su significado. De la misma manera la comunicación es importante para dar a conocer una serie de datos y reflexiones sobre los acontecimientos que se dan dentro de una organización y opiniones importantes sobre cómo enfrentarlos, en pos de buscar la mejora continua. La comunicación es tan importante que muchas veces el éxito de la persona, de la organización o bien del bienestar de una familia, dependerá de la

4 capacidad que tengamos para comunicar nuestros pensamientos, sentimientos y a la vez la capacidad para recibir y descifrar los mensajes de las otras personas. 2.2 Importancia de la Comunicación De todos es conocido que para una buena comunicación se requiere la interacción de dos o más personas. Por esto en las organizaciones como en las familias no puede haber armonía sin una buena comunicación. Para que una empresa sea exitosa es importante la existencia de una buena comunicación entre su personal, sea este de dirección, de supervisión o del nivel más bajo y que esta sea clara, precisa y fluya por los canales adecuados para este fin. La comunicación pues tiene que ser eficaz, oportuna y sirva de aliento al personal a conducirse con honestidad, seriedad, respeto a los demás y a mejorar su desempeño y calidad laboral. Las organizaciones no pueden existir sin comunicación. Si no hay comunicación, los empleados no pueden saber lo que sus compañeros están haciendo, la administración no puede recibir informes y los supervisores y lideres de equipos no pueden dar instrucciones. 8 8 John W. Newstron, Comportamiento Humano en el Trabajo, Mc Graw-Hill, pag. 45

5 2.2.1 Comunicación Ascendente Si el flujo de información en ambos sentidos se rompe por una mala comunicación ascendente, la administración pierde el contacto con las necesidades de los empleados y le faltará suficiente información para tomar decisiones sólidas. Sera por tanto incapaz de proveer los apoyos laborales y sociales necesarios a los empleados. 9 Este tipo de comunicación se da del nivel más bajo hacia arriba dentro de la estructura organizacional y consiste en transmitir las ideas, los pensamientos, reflexiones, datos y toda la información generada en un determinado tiempo, permitiendo a los superiores contar con información más oportuna, real y concisa de los acontecimientos suscitados. Esto permite a los directivos: Identificar los principales problemas. Conocer como están trabajando los equipos. La participación cada vez más activa de los trabajadores en la toma de decisiones. Su capacidad de transmitir iniciativas. Sus inquietudes y preocupaciones. Conocer su participación y el compromiso de todos los miembros de la organización. 9 John W. Newstron, Comportamiento Humano en el Trabajo, Mc Graw-Hill, pag. 57

6 Así como identificar las mejoras en el clima y ambiente laboral. La comunicación ascendente facilita la información a los niveles superiores sobre lo que está sucediendo en los niveles más bajos y posibilita: * Mantener el contacto directo con sus empleados. * Conocer las opiniones, las necesidades de las personas, el estado de ánimo y la motivación de cada empleado. * Conocer los instrumentos para la toma de decisiones. * Promover las sugerencias. * Percibir los problemas. * Promover la participación. * Promover las iniciativas y la innovación. * Generar un acercamiento hacia los directivos. * Crear condiciones para que las decisiones sean mejor comprendidas. * Comunicar a los colegas lo que hacen. * Mejorar el desempeño de la organización. Un punto importante consiste en tener una política general que establezca el tipo de mensajes ascendentes deseados. Otras prácticas pueden ser el desarrollo de la escucha, las reuniones de empleados, la política de puertas abiertas y la participación en grupos sociales. Este tipo de comunicación se ve afectada por problemas como: * La demora o retraso en la información hacia los niveles superiores; movimiento lento de información

7 * La filtración, supresión (omisión) parcial de información por la tendencia natural del empleado de decir al directivo únicamente lo que piensa que este desea escuchar. * El pasar por alto los niveles de autoridad (jerárquicos). Los empleados y funcionarios tienen acceso a una gran cantidad de información, pero seleccionan y trasmiten a los directivos sólo lo que ellos consideran pertinente para la realización de tareas prioritarias o lo que les convenga Comunicación Descendente La comunicación descendente en una organización es el flujo de información de niveles superiores a niveles inferiores de autoridad. Casi la mitad de las comunicaciones de los administradores tienen lugar con los subordinados, y el resto se divide entre superiores, compañeros y gente externa. 11 La comunicación descendente es la forma en cómo se comunican los administradores con o hacia los niveles más bajos y estas se basan en las instrucciones que se dan desde el nivel más alto hasta el más inferior para el cumplimiento de los objetivos de la organización. Es muy frecuente que este tipo de comunicación inicie con instrucciones por escrito desde la gerencia y esta se baya dando en forma de reuniones entre los mandos medios hasta llegar en forma de exposición por parte del supervisor a sus subordinados, transmitiendo la información relacionada con su trabajo. 10 Pedro Manuel Zayas Agüero, La Comunicación Interpersonal, pag John W. Newstron, Comportamiento Humano en el Trabajo, Mc Graw-Hill, pag. 55

8 De esta manera se busca facilitar la coordinación de los diferentes niveles jerárquicos posibilitando el cumplimiento de la instrucción recibida En la comunicación descendente los directivos miran hacia abajo, a través de los órganos de línea, y van desde órganos de dirección alto, medio, bajos hasta llegar al empleado o trabajador de línea. 12 La comunicación descendente tiene como objetivo fundamental: Informar Dirigir Orientar la realización de tareas a los subordinados y colaboradores Instruir Controlar Evaluar el desempeño Motivar el comportamiento deseado Canalizar las políticas y metas Transmitir cultura organizacional Transmitir valores Mantener informados a los miembros de una organización Y proporcionar a las personas la información sobre: lo qué deben hacer, el cómo hacerlo y lo que se espera de ellas Comunicación Horizontal 12 Pedro Manuel Zayas Agüero, La Comunicación Interpersonal, pag. 81

9 La comunicación horizontal son los intercambios de información que se utilizan entre homólogos u otras personas dentro del mismo nivel jerárquico en la misma organización o entorno, lo que permite mantener el contacto directo con sus empleados y conocer: * Las opiniones. * Las necesidades de las personas. * El estado de ánimo. * Y la motivación de cada empleado. Asimismo, permite: * Conocer los instrumentos para la toma de decisiones. * Promover las sugerencias. * Percibir los problemas. * Promover la participación. * Promover las iniciativas y la innovación. * Generar un acercamiento hacia los directivos. * Crear condiciones para que las decisiones sean mejor comprendidas. * Comunicar a los colegas lo que ellos hacen. * Mejorar el desempeño de la organización. La comunicación interpersonal en este nivel permite buenas relaciones y un buen entendimiento, lo que se traduce en un buen funcionamiento de los equipos de trabajo. La comunicación horizontal resulta el factor de estímulo para este nivel.

10 La Coordinación de las actividades y el conocimiento de las actividades que se desarrollan, favorecen el estilo de dirección participativo. La información trasmitida horizontalmente está menos filtrada porque no debe recorrer los diferentes niveles jerárquicos que la trasmitida verticalmente Comunicación Transversal Es la comunicación que se produce entre miembros de distintos departamentos, es más rápida y se adecua a las necesidades de la organización por la gran cantidad de interacciones transversales que existen, permitiendo intercambios vitales y diferenciar el contenido de los mensajes en el funcionamiento real de cada nivel operativo. No importa en qué nivel jerárquico formal esté, como dice E. Schein (1993), si se mide la distancia hasta la columna vertebral que ocupa en la organización. Un ejemplo: A tiene más jerarquía que B pero está más lejos de la dirección; B más cerca porque la columna vertebral lo comunica más. Por lo tanto es probable que B interactúe con más frecuencia con la dirección que A Comunicación Organizacional La comunicación organizacional, es el conjunto de mensajes que una institución (empresa, fundación, universidad, etc.) proyecta a un público determinado a fin de dar a conocer su misión y visión, y lograr establecer una empatía entre ambos. Esta comunicación debe ser dinámica, planificada y

11 concreta, constituyéndose en una herramienta de dirección u orientación sinérgica, basada en una retroalimentación constante. 13 La comunicación organizacional eficiente, se basa en dos escenarios fundamentales: La estructura de una buena política de comunicación, donde se identifican los puntos de partida reconocidos. Y el establecimiento de estándares de calidad en la proyección y coordinación para integrar toda la comunicación que se proyecta. El sistema de comunicaciones a nivel interno de una organización, comprende las comunicaciones de tipo formal e informal: Las formales se constituyen por el conjunto de vías o canales establecidos por donde circula el flujo de información, relativo al trabajo entre las diversas poblaciones de la empresa; tiene como objetivo lograr la coordinación eficiente de todas las actividades distribuidas en la estructura de la organización; éstas se regulan en las cartas y manuales de la organización. Las informales constituyen un conjunto de interrelaciones espontáneas, basadas en preferencias y aversiones de los empleados, independientemente del cargo. En este tipo de comunicación la información que se transmite puede tener relación con las actividades de la institución o a la vez puede no tenerla. El flujo de la información circula por los canales abiertos de la empresa; el compartir la

12 información con todos los miembros de la organización tiene como fin que todos estén informados de lo que deben y desean hacer, es una manera de fomentar la participación, la identidad y el sentido de pertenencia; de esta manera al ambiente laboral es más favorable para el bienestar de la organización. La comunicación formal e informal son complemento una de la otra y están relacionadas entre sí para el mejoramiento continuo de la organización en el ámbito de las comunicaciones.