Comunicación Formal e Informal

Transcripción

1 Teoría Matemática de la Comunicación Comunicación Formal e Informal Sesión 4 Nelson José Pérez Díaz La comunicación es la manera en que las personas se relacionan entre sí y conjugan sus esfuerzos. Es la trasferencia de información de persona a persona. SIGNIFICA COMPARTIR CON OTRA U OTRAS PERSONAS IDEAS, SENTIMIENTOS, EMOCIONES Y/O CONOCIMIENTOS EN UN CLIMA DE RECIPROCIDAD. COMUNICAR ES LA ACCIÓN DE COMPARTIR, DE DAR UNA PARTE DE LO QUE SE TIENE. LA PALABRA COMUNICACIÓN, EN SU SENTIDO MÁS PROFUNDO SIGNIFICA COMUNIÓN. La comunicación es un proceso complejo que implica actitudes, relaciones, intercambio de informaciones (verbales y no verbales), datos, ideas, opiniones, experiencias y emociones. 1

2 El proceso de la comunicación incluye: Desarrollo de una idea Codificación Transmisión Recepción Decodificación Aceptación Uso Retroinformación Transmisión Canales (mensajes) Recepción Codificación Decodificación Ciclo Completo de la Comunicación IDEA (significado) IDEA (significado) Decodificación Codificación Recepción Canales (mensajes) Transmisión 2

3 Psicológicas: Emociones Valores Hábitos de conducta Percepciones Físicas: Ruidos Semántica: Símbolos (palabras, imágenes, acciones) con distintos significados. Otros: Interrumpir Cambiar el tema No escuchar Interpretaciones Responder a una pregunta con otra pregunta 3

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5 La Desarrollada por Claude Shannon Objetivo: hacer más eficiente posible la trasmisión de información de un punto a otro en una red de comunicaciones. Estudia tres aspectos: cómo se mide la información, cual es la capacidad de un canal de comunicaciones para transferir información, y los aspectos que hacen a la codificación, cómo una manera de que esos canales puedan ser utilizados eficientemente, con tasas de error mínimas. Esta teoría fue formulada en 1940 por el ingeniero Claude E. Shannon, y aparece publicada por primera vez en octubre de Posteriormente el sociólogo Warren Weaver redactó un ensayo destinado a enfatizar las bondades de esta propuesta, el cual fue publicado en Componente de naturaleza humana o mecánica que determina el tipo de mensaje que se transmitirá y su grado de complejidad. Recurso técnico que transforma el mensaje originado por la fuente de información en señales apropiadas. Medio generalmente físico que transporta las señales en el espacio (cumple funciones de mediación y transporte). Recurso técnico que transforma las señales recibidas Componente terminal del proceso de comunicación, al cual está dirigido el mensaje. Ruido Expresión genérica utilizada para referirse a las distorsiones originadas en forma externa al proceso de comunicación 5

6 COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL La comunicación organizacional ocurre en un sistema complejo y abierto que es influenciado e influencia el medio ambiente. La comunicación organizacional implica mensajes, su flujo, su propósito, su dirección y el medio empleado. La comunicación organizacional, implica personas, sus actitudes, sus sentimientos, sus relaciones y habilidades. La comunicación organizacional es el flujo de mensajes dentro de una red de relaciones interdependientes Flujos de la Comunicación Los flujos de la comunicación en una organización se producen a través de redes Redes Formales: siguen el camino trazado por la relación de los roles definidos en el organigrama Redes Informales: surgen al interior de la organización, sin planificación y al margen de los conductos oficiales 6

7 PRESIDENTE ADMINISTRADOR GERENTE DE PRODUCCIÓN GERENTE DE VENTAS CONTADOR JEFE DE OFICINA QUIMICO MEZCLADOR DE MAT. JEFFE DE OPERACIONES DE EMPAQUE VENDEDOR DACTILO- GRAFA DACTILO- GRAFA OPERADOR EMPAQUE Y DESPACHO ORG. FORMAL ORG. INFORMAL Comunicación Descendente Es la dimensión de canales formales más frecuentemente estudiada La autoridad, la tradición y el prestigio, son evidenciados en las comunicaciones descendentes Incluye los mensajes que van desde el nivel jerárquico superior hacia los empleados de los niveles subordinados 7

8 Tipos de comunicaciones descendentes Instrucciones laborales (tarea específica) Exposición razonada de los trabajos (relación con otras tareas de la organización) Procedimientos y prácticas (políticas, reglas, regulaciones, beneficios etc.) Feedback (elogio del trabajo individual) Adoctrinamiento de objetivos (motivar con la misión y visión, relacionándola con objetivos) Problemas del flujo comunicacional descendente Confianza en métodos de difusión que dependen de soporte tecnológico en reemplazo de contactos personales Sobrecarga de Mensajes. Empleados agobiados terminan desechando la información Oportunidad de la Información. Sopesar las consecuencias de entregar una determinada información en un momento dado (problemas personales o al interior de los equipos) Filtración: Exceso de eslabones de la red y desconfianza entre supervisores y empleados, tienden a obstaculizar o mal interpretar la comunicación 8

9 Comunicación Ascendente Fluye desde los subordinados hacia la jefatura (preguntas, sugerencias, plantear problemas) Su buen funcionamiento hace que los empleados perciban un real interés de los superiores hacia ellos, disminuyendo las presiones de trabajo y la tensión en las relaciones interpersonales (buzón de sugerencias, charlas o reuniones de carácter informal y política de puertas abiertas) Comunicación Horizontal Intercambio lateral de mensajes Se da entre personas que se encuentran a un nivel semejante dentro de la organización Mensajes dicen relación con la tarea o con factores humanos (coordinación, participación en la información, solución de problemas o arreglo de conflictos) 9

10 Organización Informal Redes: Formal- Informal Organización es dinámica y debe reaccionar ante un entorno cambiante Red formal está basada en el organigrama, suele tener un funcionamiento relativamente estático Redes informales son flexibles, rápidas y transmiten la información con bastante exactitud 10

11 FUNCIONES DE LAS ORGANIZACIONES INFORMALES Sirve para controlar la conducta de los integrantes del grupo de trabajo Es un intento de parte de un grupo particular dentro del contexto de una gran organización, para controlar las condiciones de su existencia Actúa como un mecanismo para la expresión de las relaciones personales que, generalmente las organizaciones formales no proporcionan. CANALES INFORMALES DE COMUNICACION Canales informales son rápidos Poseen un alto grado de selectividad y discriminación En general operan principalmente en el lugar de trabajo Los sistemas de comunicación formal e informal tienden ambos a ser activos o inactivos 11

12 REDES INFORMALES Son rápidas Son exactas (80%) Contienen mucha información (ej. No te matricules en este curso, he sabido que los exámenes son muy difíciles) Su difusión no sigue una serie en cadena, sino que cada eslabón tiende a formar un racimo Como atributo negativo estas redes de difusión son utilizadas a veces para propagar rumores falsos EL RUMOR enunciado ligado a los acontecimientos cotidianos, destinado a ser creído, transmitido de una persona a otra, normalmente de boca en boca, sin que existan datos concretos que permitan establecer su exactitud. (Allport y Postman) declaración destinada ser creída, que se refiere a la actualidad y se difunde sin verificación oficial. (R. Knapp) un informe o una explicación no verificada que circula de una per-sona a otra y se refiere a un objeto, acontecimiento o cuestión de interés público. (Peterson y Girst) los rumores son noticias improvisadas que resultan de un proceso de discusión colectiva, en cuyo origen hay un acontecimiento impor-tante y ambiguo. (T. Shibutani) 12

13 Entropía. Los sistemas cerrados están sujetos a la fuerza de la entropía positiva. Va en aumento hasta que el sistema se desmorona. Tendencia a la máxima entropía o desorden completa falta de transformación. Los S. Abiertos (sociales/biológicos) la entropía positiva puede ser contenida e incluso transformada en entropía negativa (proceso de organización y capacidad de transformar recursos que se obtienen del medio ambiente). SEGUNDA LEY DE LA TERMODINAMICA Llamada también CONSERVACIÓN DE LA ENERGIA en cualquier clase de sistema sea abierto o cerrado, la energía total del sistema se debe conservar, preemitiéndose solo en ella transformaciones, esto nos indica la existencia de un flujo de energía debido a diferencias de temperaturas en los cuerpos que componen el sistema. Los flujos de energía se dan siguiendo el camino más probable. 13

14 ENTROPIA Es un concepto termodinámico que se refiere al desorden de la energía. En un sistema cualesquiera que sea, que presente interacción entre los cuerpos que componen, existe la tendencia de generar entropía o ha desordenar la energía que el posee. La entropía ejerce su acción en los sistemas aislados, es decir aquellos que no comercian con su medio. ENTROPIA EN LA INFORMACION La entropía también se manifiesta en la información, los mensajes son comunicados desde una fuente hasta un receptor dentro de un sistema social, pero en el transcurso puede sufrir eventuales alteraciones, como deformaciones interrupciones o accidentes; existiendo la probabilidad de que el mensaje en la información tienda a desorganizarse 14

15 INFORMACION Y ORGANIZACION Mientras la entropía es una medida de desorden la información es una medida de organización. De todo lo que se ha señalado, tenemos que para que un sistema se pueda operar dentro de cierto equilibrio, es necesario una limitación de las comunicaciones, los sistemas sociales deben tener una red selectiva de comunicación. ENTROPÍA CAOS 15