Perfil y Descriptivo de Puesto

Transcripción

1 I. Propósito. Asistir a la gerencia administrativa en el control de agenda y pendientes en general, de igual forma canalizar llamadas y correspondencia al personal de oficina central. Apoyo en la compra de consumibles de oficina. Involucrarse con los planes y programas de RSE asi como colaborar con las actividades del Voluntariado CCR II. Alcance de Puesto Apoyo al personal de oficina central y asistir a la gerencia administrativa, así como al comité de sustentabilidad y del Voluntariado CCR III. Datos Particulares Edad: Mínimo 18 años a 2 Sexo: Femenino Estado Civil: Indistinto Escolaridad: Bachillerato, equivalente o Carrera comercial Ingles Básico (no indispensable) Experiencia: 1 años en el puesto similar Método de Evaluación: Actividades Básicas IV. Aptitudes - Conocimientos Específicos. Informática administrativa Conmutador Contabilidad básica Manejo de office, internet V. Actitudes - Habilidades ADMINISTRATIVAS Trabajo bajo presión INTERRELACION HUMANA Responsable Comunicación abierta Organizado Honesto Orden y limpieza en áreas de trabajo Proactivo Discreto Puntual Trabajo en equipo Buena Presentación 1

2 Amable VI. Competencias 1. COMPETENCIAS COGNITIVAS Inteligencia General Capacidad de toma de decisiones Razonamiento Lógico Razonamiento Numérico Organización y Planificación Persuasión 2. COMPETENCIA EN EL ÁREA DE PERSONALIDAD Estabilidad Emocional Seguridad en sí mismo Control de impulsos Empatía Dinamismo Sociabilidad 3. COMPETENCIAS LABORALES Responsabilidad Orden Trabajo en equipo Trabajo en base a resultados Tolerancia a la presión Adaptación a las normas Atención y Servicio al Cliente MUY MUY MUY VII. A quien reporta. Jefe Administrativo VIII. Quien le reporta. Intendencia I. Contactos Internos: Todas las áreas de la empresa 2

3 . Contactos Externos. Proveedores Clientes Asesores Relaciones publicas de la empresa. I. Actividades y responsabilidades específicas. Atención a las llamadas del conmutador Canalizar llamadas y correspondencia todos los días Atención a proveedores recibir las facturas para su pago, expidiendo contra recibo y hacer la entrega de los cheques a proveedores Elaboración de cheques del corporativo de empresas codificación de sus pólizas diariamente turnarlas al departamento contable. Elaboración de reportes, escritos, oficios y llenado de formas para declaraciones fiscales cuando se le solicite. Elaboración de cuentas por pagar diariamente Resguardo de los cheques de proveedores pendientes de entregar Atender a todos los departamentos de la empresa, en cuanto a necesidades de papelería y artículos de oficina, para el desarrollo de sus actividades. Custodia de papelería y artículos de oficina, sin incluir cartuchos para impresora. Aclaraciones de llamadas, entregando la información al auxiliar externo, dando seguimiento a los reportes del conmutador y de los estados de cuenta de los teléfonos celulares así como recabar la firma de todo el personal dejando evidencia y sus comentarios de dichos reportes, una vez realizado lo anterior entregarlo a gerencia administrativa. Compra de artículos de limpieza Manejar un fondo de caja para gastos menores, haciendo su recuperación cada vez que se requiera Supervisión del trabajo que realiza intendencia, y responsable de ese departamento. Responsable de que el conmutador y todos los teléfonos estén en servicio y al corriente de sus pagos. Relacionar las facturas de proveedores de obra y generales elaborando una relación en forma semanal Realizar los estados de cuenta de los teléfonos celulares de forma mensual y pedir aclaración de los excesos. Actividades extraordinarias requeridas por su jefe inmediato. II. Tipo de materiales y herramienta que domina. Herramienta Materiales Software Equipo de Oficina No aplica Consumibles de oficina Office PC Internet Teléfono, Fax 3

4 Engargoladora Impresora Copiadora III Tipo de Trabajo. Clase % Justificación Físico 10% Solo traslados dentro de la oficina y taller Mental 90% Es trabajo de control y desarrollo En Oficina 100% Solo se trabaja dentro de las oficinas Fuera de Oficina 0% N/A IV. Riesgo de Trabajo Definición Mínimo Solo ejecuta labores en oficina Medio Alto Justificación 4

5 Organigrama Director General 1 Gerente Admnistrativo 3 Jefe Administrativo 4 Analista Admdor Admor de obra Analista de Bitacora Administrador de Sistemas Analista de Nóminas Desarrollo Org. Calidad Analista Contable Auxiliar Contable Mensajero 6 Auxiliar de Nóminas 6 Recepcionista 6 Intendencia 7

6 V. Impacto del puesto. Amplia comunicación en las áreas VI. Plan de Seguridad. Articulo de Seguridad Justificación Periodicidad de Uso N/A VII. Crecimiento del Puesto. Puesto de Crecimiento Experiencia Necesarias Conocimientos Necesarias Auxiliar contable 2 años Técnico contable Lic. En Contabilidad Emitido por: Revisado por: Aprobado por: Versión RVS DCA-001 GLG DCA-001 RLV DDG