3.1 LA AUTORIDAD por las decisiones a tomar en las disposiciones de este proceso esta dada por el gerente operativo.

Transcripción

1 1 OBJETIVO Asegurar que la venta cumpla con los requisitos del cliente mediante la Utilización de los recursos dados por la empresa. 2 ALCANCE Aplica a la oficina calle AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD 3.1 LA AUTORIDAD por las decisiones a tomar en las disposiciones de este proceso esta dada por el gerente operativo. 3.2 LA RESPONSABILIDAD por la correcta implementación de las disposiciones de este proceso es de los Coordinadores de Pasajes Maoreo el director de receptivo 4 DEFINICIONES 4.1 PASAJES BILLETE AUTOMATIZADO: cualquier forma de billete aprobado emitido por una máquina, para su emisión por parte de un agente BILLETE ELECTRONICO: registro electrónico emitido por un local aprobado (agencia), de acuerdo con las tarifas que sean de aplicación para emisión del billete de viaje BSP (BANK SETTEMENT PLAN): es un sistema uniforme para aerolíneas agentes que les provee un método simplificado para la venta, reporte administración del transporte aéreo de pasajeros CODIGO NUMERICO DE LA IATA: número asignado atribuido a cada local aprobado de un agente GDS sistema de distribución de datos tales como Amadeus Sabre que son los más utilizados actualmente MPD: documento para múltiples propósitos ejemplo, pago de penalidades, prepagos de grupos excesos de equipaje OPTA: billete electrónico/tarjeta de embarque transaccional fuera de los locales emitidos de acuerdo a la resolución 722ª OPTAT: billete electrónico transaccional fuera de los locales emitidos de acuerdo a la resolución STDS (DOCUMENTOS DE TRAFICO STANDARD): formulario emitido de manera manual mecánica o electrónica para el transporte aéreo RESERVA: proceso por el cual la agencia recibe la solicitud de un cliente tramita confirma la prestación de un servicio, directamente o a través de un proveedor ROUND TRIP: viaje de ida regreso, siendo el lugar de salida el mismo de regreso ONE WAY: viaje de una sola vía PUNTO A PUNTO viaje de ida regreso cuo origen destino final es el mismo. 1 de 7

2 4.2 RECEPTIVO PVR: Panamericana de viajes receptivo, código de identificación de una reserva. 4.3 MAYOREO PVM : Panamericana de viajes maoreo, código de identificación de una reserva 5 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES BASICAS ETAPA REGISTRO DESCRIPCION RESPONSABLE ASESORAR Correo Lea /o escuche con atención los AL CLIENTE Electrónico requerimientos de la Agencia, /o cliente, /o solicitud de la información adicional que estime telefónica o personal conveniente ofrezca alternaditas antes de negar una reserva. CREAR CLIENTE CREAR COTIZACIÓN en Xm ar t / o /. Cliente nuevo: diligencie el formato FO- RV-03 creación nuevos clientes, operadores hoteles; en su totalidad envíe a la persona encargada en cada sección de la creación de clientes en el respectivo sistema. Pasajes Maoreo lo crea facturación receptivo lo crea cartera. Pasajes Abra una canasta en el sistema, en la página http// ap.panamericana.lalianxa.net registre el número de la cotización en la tarjeta de reserva. Esta cotización debe estar en el sistema antes de realizar la reserva en el sistema Amadeus. Luego ingrese este número para que el sistema Amadeus envíe la información a. En el caso que no haa sistema registre los datos de la cotización en la tarjeta de reserva FO-RV-06 tarjeta de reserva pasajes. Informe al cliente los requerimientos o restricciones de los proveedores. Maoreo registre los datos de la cotización en el formato de reserva FO-RV-07 tarjeta de reserva maoreo, seguidamente ingréselos al sistema. Receptivo entre al modulo de cotizaciones reserva del sistema diligencie en su totalidad. En caso de fallas en el sistema diligencie el formato FO-MT-03 solicitud de servicio entregue al departamento de sistemas. Receptivo depto Cartera. Maoreo Pasajes depto Facturación. 2 de 7

3 CONFIRMAR DISPONIBILI DAD Y COTIZAR CON LOS OPERADORE S Y PROVEEDOR ES / Amadeus Pasajes cotice en el sistema de distribución Amadeus las aerolíneas que están incluidas, las cuales debe estar siempre enlazadas con el sistema. Aerolíneas no incluidas en el sistema Amadeus como Aires Satena, entre al sistema propio de cada aerolínea cotice. Para programas nacionales e internacionales propios, solicite vía al departamento de maoreo la disponibilidad. Programa nacionales e internacionales de terceros (SOLICITE UNICAMENTE CUANDO LOS PRODUCTOS PROPIOS NO SATISFAGAN LOS REQUISITOS DEL CLIENTE)., envíe cotización vía e- mail o fax especificando los requisitos del cliente. Maoreo tome los datos consignados en el formato FO-RV-07 tarjeta de reserva maoreo proceda a elaborar la cotización si requiere de información adicional para efectuar la misma por parte de algunos proveedores, solicite en forma escrita lo acordado telefónicamente ó elabore una comunicación con los datos acordados envíesela vía o fax, archívela como parte del expediente. Si no ha disponibilidad consulte otras alternativas. Registre en el módulo de cotizaciones del sistema los datos a cotizar envíesela a la Agencia vía o fax. Receptivo elabore la reserva hotelera solicitada por la Agencia en caso necesario ofrezca alternativas. Registre en el módulo de cotizaciones del sistema todos los servicios solicitados utilizando los códigos correctos con el fin de que se carguen las tarifas a grabadas por el departamento de sistemas grave la cotización ; en el mismo módulo en la opción informes llame el PVR cópielo péguelo en el de respuesta a la Agencia. Si la cotización es para un grupo con servicios específicos los cuales no se encuentran cargados en el sistema ingrese los precios como varios una vez haa acordados con los proveedores de servicios los mismos.solicite en forma escrita lo acordado telefónicamente ó 3 de 7

4 elabore una comunicación con los datos acorados envíesela vía o fax al proveedor de servicios, archívela como parte del expediente. Si no ha disponibilidad consulte otras alternativas CONFRONTA R LOS REQUISITOS DEL CLIENTE VS: COTIZACIÓN DE PROVEEDOR ES ENVIAR COTIZAC I Ó N AL CLIENTE Amadeus Vía o fax Se verifica que los servicios cotizados fueron efectivamente los solicitados por el cliente se revisa que la cotización de siempre utilidad. En caso de arrojar una utilidad negativa, hacer una revisión de tarifas contra el tarifario, folleto ó sistema Amadeus. Informe al departamento de sistemas sobre esta anomalía en el caso de Maoreo Receptivo diligenciando el formato FO-MT-03 solicitud de servicio. Envíe fax, mail o entregue personalmente la liquidación de los servicios cotizados, ingresando al sistema para Maoreo Receptivo por el modulo de informes copia los datos completos de la cotización., indicando la fecha limite para garantizar la reserva (siempre se da plazo a la Agencia dos días antes de la fecha real en la cual se cae la reserva) demás información como, fotografías, ficha técnica del hotel /o restaurantes, aclaración sobre excursiones etc., necesarios para dar una respuesta clara precisa al cliente. Pasajes ingrese al sistema Amadeus llamando la reserva por el apellido del pasajero utilizando la entrada IEP-EML- la dirección del correo electrónico del cliente enviar La cotización se debe entregar al cliente en los siguientes tiempos: - El mismo día cuando son individuales con confirmación inmediata de los hoteles en el caso de receptivo pasajes. - Inmediatamente en el caso de reservas aéreas. - En 24 horas cuando los hoteles o servicios se encuentran en lista de espera en el caso de receptivo pasajes para pasajeros individuales. - Entre horas cuando es grupo ó se trata de una reserva de Maoreo, sin embargo el mismo día de recibida la solicitud se debe acusar recibo de la misma. 4 de 7

5 CONFIRMACI ÓN DEL CLIENTE VERIFICAR REQUISITOS DEL CLIENTE VS RESERVAS. Una vez el cliente confirme los servicios cotizados, deje constancia escrita que esta de acuerdo con los servicios cotizados en precios, itinerarios, nombres en todos los demás servicios. Verificar que el servicio confirmado por el cliente concuerde con las especificaciones de la cotización haga una nueva verificación de tarifas para evitar contratiempos que llevan a la inconformidad de los servicios por parte de los pasajeros revise que este bien cargado el item correspondiente a exento o no exento en el caso de Receptivo Maoreo. El expediente de los pasajeros debe tener los mails de solicitud confirmación de servicios la confirmación de la reserva o reservas hoteleras, mails confirmación de pago. RESERVAR Y/O CONFIRMAR Amadeus Pasajes: aerolíneas del sistema obtenga la confirmación de que la reserva del sistema este enlazada al sistema ; en caso de Aires Satena crear en Amadeus en GK (mascara temporal) enlace al sistema imprima la reserva con su itinerario record pequela a la tarjeta de reserva FO-VR-06. En caso de otros servicios como porciones terrestres u hoteles ponerse en contacto con los proveedores confirmar reserva dejando constancia en el formato FO-RV- 06 tarjeta de reserva pasajes, del nombre de quien toma la solicitud confirma la reserva. Garantice la reserva confirmada en el caso de receptivo Solicite la reserva en a los operadores en el caso de Maoreo. Para garantizar reservas verifique confirme la forma de pago. a que todos los servicios deben ser prepago, bien sea a través de una transferencia bancaria, consignación o pago con tarjeta de crédito o a través de algún operador. Crédito directo de la agencia: verifique en el sistema si tiene cupo. en todos los casos es importante que al crear el cliente se le asigne de una vez el monto del crédito autorizado. Tarjeta de crédito: Informe que para autorización virtual solo se recibe: VISA, 5 de 7

6 MASTERCARD Y AMERICAN EXPRESS solicite le sean enviados los siguientes documentos ampliados legibles: FOTOCOPIA DE LA TARJETA POR AMBAS CARAS Y FIRMADA. FOTOCOPIA DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD. N DE LA TARJETA DE CREDITO. FECHA DE VENCIMIENTO. CODIGO DE SEGURIDAD BANCO. Y envíe el formato FO-RV-04 de AUTORIZACIÓN CARGO A TARJETA DE CREDITO, el cual debe ser diligenciado en su totalidad por el tarjeta habiente firmado por él. Envía a la persona encargada de elaborar las autorizaciones virtuales el formato FO-RV- de solicitud de autorizaciones virtuales, para que a través del sistema haga el cargo a la tarjeta.., ( anexe documentos exigidos para esta forma de pago a esta solicitud) Si la tarjeta no es autorizada dar otras alternativas al cliente., pero siempre exigir el prepago con excepción de aquellas cuentas que tiene un crédito autorizado por la Gerencia General. Para poder garantizar la reserva es importante que la Agencia nos haga llegar vía o fax la copia de la consignación, esta copia debe ser enviada al departamento de cartera para su verificación con el Banco. EMITIR TIQUETES Y VOUCHER Convierta la cotización en negocio en el caso de Maoreo emita los voucher correspondientes a los servicios consignados en el PVR ó PVM, en el caso de pasajes ingrese a Amadeus coloque la forma de pago emita el boleto aéreo luego vaa a abra la página de Internet con la dirección http//ap.panamericana.l ALIANXA.NE T ingrese a la cotización ensalada en la reserva verifique que los datos que están en el tiquete estén dentro de la cotización inserte el número del boleto emitido escriba en el cupón el boleto el número de la cotización deje en proceso de facturación la cotización correspondiente. Archive la tarjeta de reserva FO-RV-06 tarjeta de reserva de pasajes maoreo 6 de 7

7 pasajes, diligenciada en su totalidad en su propio archivo Mes a mes ENTREGAR A FACTURACI ÓN Y/O OPERACION ES. Pasajes pasé el cupón de agente a facturación. Junto con la orden de mensajería los documentos de viaje del cliente. En el caso de clientes directos recoja la factura entregue la copia firmada a facturación. Maoreo imprimir la hoja de negocio del sistema orbis donde se encuentra la cotización de la reserva los netos a pagar a los operadores, coloque a mano el valor de la comisión, IVA retefuente para tener el total a cobrar pase al departamento de facturación debidamente firmada. Receptivo entregue al departamento de operaciones el expediente completo para que sea convertido en negocio, se emitan los voucher, ordenes de guía transportadores la factura sea enviada vía a la Agencia del exterior. operativo 6. REGISTROS SOLICITUD DE AUTORIZACIONES VIRTUALES CREACION NUEVOS CLIENTES, OPEADORES Y HOTELES. AUTORIZACION CARGO A TARJETA DE CREDITO TARJETA DE RESERVA PASAJES TARJETA DE RESERVAS MAYOREO SOLICITUD DE SERVICIOS Elaborado por: Liliana Mahecha María Victoria Salamanca Aleda Tabares O Fecha Revisado por: Rosa María Jamoco Fecha Aprobado por: Ruth Pinzón Fecha 7 de 7