Implementación de Tableros de Control en el área de Mejora Continua en una empresa de manufactura

Transcripción

1 Implementación de Tablers de Cntrl en el área de Mejra Cntinua en una empresa de manufactura Dr. Jsé Bernard Parra Victrin 1, Lic. Alejandr Pérez Crtés 1, Ing. Jrge Alejandr Pérez Ramírez 1 1 Institut Tecnlógic de Puebla bernardparra@htmail.cm darksunbld@htmail.cm Japr47@yah.cm Resumen: Las empresas requieren btener prnóstics resultads que determinen el rumb de una decisión en el ámbit labral, el presente trabaj usa ls tablers de cntrl que permiten una frma muy eficiente de cntrl y tma de decisines. En este trabaj se muestran las necesidades actuales que existen en el mercad pr resumir grandes cantidades de infrmación que se genera en ls sistemas transaccinales presentada en un reprte sencill y bjetiv que permita la tma de decisines, en particular en nuestra región las empresas autmtrices deben estar al día en este tip de tma de decisines, el presente dcument muestra las necesidades de este tip en una empresa que realiza asients para el ram autmtriz. En dicha empresa se realizan auditrias semanales en dnde Se cmparan ls resultads cn ls bjetivs. Si se disparan las diferencias entre bjetivs y resultads, las medidas crrectivas implican una junta para determinar accines. En este mdel se evitan ls prblemas de acces y cmparación cn evaluacines anterires. El sistema diseñad ayudará a tener un ampli rang de cmparación cn la característica de que se btiene en tiemp real, evitand psibles errres en recaptura y sin tener que esperar el reprte al final de una semana labral Palabras Clave: Tablers de Cntrl, Mejra Cntinua, EADS, Auditrías, Nrmas 1 Intrducción. En el presente pryect se presenta el trabaj realizad en la empresa del ram autmtriz: Jhnsn Cntrls la cual ha adptad diversas estrategias entre las cuales tenems: Certificación en la nrma ISO 9000 Certificación en la nrma ISO (Plítica ambiental) Creación de sus prpis sistemas: JCMS (Jhnsn Cntrls Manufacturing System) y BOS (Business Operating System). Adpción de algunas filsfías cm Kaizen (Mejra cntinua) y actualmente EAD s (Equips de Alt Desempeñ). El pryect lleva pr nmbre: Implementación de Tablers de Cntrl en el área de Mejra Cntinua en Jhnsn Cntrls. Cn este pryect se buscará ptimizar el prces de administración de las herramientas del JCMS debid a que registra las auditrias y muestra resultads de manera autmática. Permitiend al persnal de Jhnsn Cntrls visualizar ls resultads actuales de tda la planta, sin tener que trabajar cntinuamente en las actualizacines de resultads de manera manual, lgrand de esta manera reducir el tiemp que se invierte en dicha administración. Para este fin se muestra en la sección de Mdel Prpuest, la funcinalidad del sftware. Sabems que hy en día n es cmpetitiv quien n cumple cn calidad, prducción, bajs csts, tiemps estándares, eficiencia, innvación, nuevs métds de trabaj, tecnlgía y muchs trs cncepts que hacen que cada día la prductividad sea un punt de cuidad en ls planes a larg y crt plaz. Analizar que tan prductiva sea una empresa pdría demstrar el tiemp de vida de dicha crpración, además de la cantidad de prduct fabricad cn un mínim de recurss utilizads. Es imprtante llevar un registr históric de la infrmación, pues en este mment n se tiene autmatizad ni integrads ls reprtes mensuales. Est se muestra en la frma de manej de la infrmación para ls Tablers de Cntrl. 2 Estad del Arte. 2.1 El Tabler de Cntl. Ls tablers de cntrl se fundamentan en métds para btener infrmación gerencial, es decir, infrmación que es útil para la tma de decisines, permitiend evaluar las pcines que se tienen en el mercad, y cn base en dicha infrmación, tmar decisines. 1

2 Al tabler de cntrl se le puede llamar tabler de mand, tabler de cntrl, Balance ScreCard, Dashbard, entre trs. La base de infrmación en este tip de auditrias es el Infrme de Gestión, el cual cntiene, cm dijims precedentemente, la infrmación gerencial utilizada generalmente para la tma de decisines. Este infrme de gestión, se suele acmpañar cn gráfics, cuadrs, índices y trs indicadres, que frman parte del Tabler de Cntrl. En él, ls indicadres crrespndientes al perid que se está analizand se cmparan cn dats histórics y presupuestads, evidenciand la tendencia de ls factres claves para la medición de la gestión de la Empresa. Las fuentes utilizadas generalmente para este tip de infrmes sn: Sistema Administrativ Cntable Infrmación Extracntable Estadísticas Prnóstics Estimacines Infrmación Externa Organisms Públics Cmpetencia Mercad El tabler de cntrl nació cm una herramienta gerencial cn el bjetiv básic de pder diagnsticar una situación y de efectuar un mnitre permanente. Es una metdlgía para rganizar la infrmación y acrecentar el valr. Tiene la gran ventaja de n requerir grandes planes estratégics frmales para pder diseñarla. Cn el perfil estratégic es suficiente, cn l cual empresas del mism sectr, tamañ y cliente pdrán tener tablers similares [1]. Las medicines de rendimient sn de gran ayuda para ls directivs a efects de: Cncer diagnsticar un estad de situación para n llevarse srpresas Cmunicar y alinear a la rganización a ls bjetivs glbales. Pr est el Balance Screcard (BSC) es un sistema muy útil para definir su prpi mdel de negci en medicines de desempeñ, cn una visión amplia de la rganización y para lgrar cmunicar e implementar la estrategia reflejada en dich mdel [2]. Ls tablers de cntrl actualmente sn utilizads en muy diversas áreas, tant en empresas de manufacturas cm en la prducción. Algunas empresas cm Prgress tienen prducts en el mercad que actualmente se fertan en el mercad, cm el Sistema Hyperin, que es un desarrll en la platafrma Oracle desarrllad en EU [3]. Asimism Prgress ha desarrllad Sistemas específics que permiten mstrar infrmación de frma gerencial para tma de decisines [4]. El cncept de tabler de cntrl parte de la idea de cnfigurar un tabler de infrmación cuy bjetiv y utilidad básica es diagnsticar adecuadamente una situación. Se l define cm el cnjunt de indicadres cuy seguimient periódic permitirá cntar cn un mayr cncimient de la situación de la empresa sectr. La metdlgía cmienza identificand cm áreas clave a aquells "temas relevantes a mnitrear y cuy fracas permanente impediría la cntinuidad y el prgres de su empresa sectr dentr de un entrn cmpetitiv, aun cuand el resultad de tdas las demás áreas fuera buen[5]. 2.2 Tips genérics de tablers Tabler de cntrl perativ. Es aquel que permite hacer un seguimient al mens diari del estad de situación de un sectr prces de la empresa, para pder tmar a tiemp las medidas crrectivas necesarias. El tabler debe prveer la infrmación que se necesita para entrar en acción y tmar decisines perativas en áreas cm las finanzas, cmpras, ventas, precis, prducción, lgística, etc. Tabler de cntrl directiv, es el que psibilita mnitrear ls resultads de la empresa en su cnjunt y de las diferentes áreas clave en que se puede segmentarla. Esta más rientad al seguimient de indicadres de ls resultads interns de la empresa en su cnjunt y en el crt plaz. Tabler de cntrl estratégic, ns brinda la infrmación interna y externa necesaria para cncer la situación y evitar llevarns srpresas desagradables imprtantes cn respect al psicinamient estratégic y a larg plaz de la empresa. Tabler de cntrl integral, ns cncentra la infrmación más relevante de las tres perspectivas anterires para que el equip directiv de la alta dirección de una empresa pueda acceder a aquella que sea necesaria para cncer la situación integral de su empresa. Existen en el mercad muchas herramientas desarrlladas para el Tabler de Cntrl, pr parte de Oracle, el desarrll más cncid es Hyperin [6], así cm desarrlls cmerciales prpis cm el Balanced Screcard Resurces [7], Entre tras. 2

3 En este apartad pdrems encntrar infrmación acerca de las negciacines [8], para pder cmprender cn claridad a que se refiere este trabaj que se desarrlló. 3 Antecedentes. La empresa Jhnsn Cntrls ha adptad diversas estrategias para cnslidarse en el mercad mundial del sectr autmtriz. Entre dichas estrategias están: Certificación en la nrma ISO 9000 Certificación en la nrma ISO (Plítica ambiental) Creación de sus prpis sistemas: JCMS (Jhnsn Cntrls Manufacturing System) y BOS (Business Operating System). Adpción de algunas filsfías cm Kaizen (Mejra cntinua) y actualmente EAD s (Equips de Alt Desempeñ). Pka-Yke (a prueba de errres) prcess destinads a evitar errres [9]. Trabaj Estandarizad TPM (Mantenimient Ttal Prductiv) Cinc S s, técnica de gestión japnesa basada en cinc principis simples: Seiri: Organización. Separar innecesaris Seitn: Orden. Situar necesaris Seisō: Limpieza. Suprimir suciedad Seiketsu: Estandarizar. Señalizar anmalías Shitsuke: Disciplina. Seguir mejrand [10]. Kaizen (estrategia metdlgía de calidad en la empresa y en el trabaj, tant individual cm clectiv. Kaizen es hy una palabra muy relevante en varis idimas, ya que se trata de la filsfía asciada al Sistema de Prducción Tyta, empresa fabricante de vehículs de rigen japnés) [11]. Slución de prblemas QCO (SMED Cambis Rápids) Kankan (términ que es utilizad en el mund de la fabricación para identificar unas tarjetas que van unidas a ls prducts intermedis finales de una línea de prducción. Las tarjetas actúan de testig del prces de prducción) Una imprtante área de la empresa es Mejra Cntinua, ya que se encuentra dentr de BOS en el Sistema Operativ de Manufactura (MOS). Mejra Cntinua es el área encargada de liderar la cnslidación de la cultura de mejra cntinua en la planta, generand sinergia entre tds ls departaments. Impulsa el us y la implementación de las herramientas tales cm: BBP (Best Business Practices), Six Sigma y Lean Manufacturing. Está última maneja la administración de las herramientas del JCMS. Dichas herramientas sn: Cultura y cnciencia Administración visual Se pretende Prprcinar un fácil manej sbre la administración de las herramientas del JCMS para ptimizar el tiemp que en ellas se invierte y frecer la psibilidad de ver claramente ls punts débiles de dichas herramientas: Integrar ls diferentes sistemas cn ls que actualmente cuenta la empresa, en un sl que cubra tdas las necesidades de infrmación. Estandarizar la frma en la que se manejan las herramientas del JCMS. Facilitar el prces de registr de auditrías. Evitar que la infrmación se tenga que registrar en más de una casión. Evitar la manipulación incrrecta de ls dats. Eliminar el pas de realización de graficas. Crear una mejr estructura para el manej de las herramientas del JCMS Autmatizar el mayr númer de prcedimients psibles. Prprcinar ls infrmes necesaris para el análisis de slucines. El JCMS maneja un cnjunt de herramientas. Para cada una de las herramientas se realizan auditrías (la mayría de ellas semanales). Una vez realizadas se capturan ls resultads en archivs de Excel y se realizan determinadas gráficas. La empresa necesita un sistema que le permita un fácil y mejr manej de las auditrías que aplican para las herramientas de JCMS. Las auditrias se realizan semanalmente y en tres niveles de equips, ests pueden ser: EAD (Equip de Alt Desempeñ), EMC (Equip de Mejra Cntinua) y EARP (Equip de Alt Rendimient Prductiv) Para cada equip se aplican diferentes herramientas y en cada herramienta hay un expert, que será la persna que maneje a detalle la infrmación de esta. Se necesita una serie de reprtes cm sn el Prgrama de Auditrías Cruzadas, Trend, paret, Actin Plan y gráfica de radar de tda la planta, pr equip, pr herramienta, pr platafrma, pr área, etc. Así cm cncentrads de resultads de las gráficas anterires. También se requieren ls móduls para asignar turns y semanas labrables a ls equips; crear y deshabilitar equips; crear y deshabilitar platafrmas y áreas; mdificar las 3

4 herramientas que se aplican a ls equips; mdificar ls bjetivs sin que ests se pierdan, es decir, asignar nuevs bjetivs; hacer cambis a las auditrias, en cuant a cambiar las preguntas de éstas; Una vez que se te revisan semanalmente las auditrias, se prcede a su evaluación, y en ls cass dnde se btenga un valr pr debaj de l esperad mínim se realizan juntas en dnde se determina el camin acción que se tmará para slucinar este prblema [12]. 4 Objetiv. Las empresas tienen la imperisa necesidad de btener una prducción cada vez mayr y cn una eficiencia relevante cm vía de slución a su situación actual y a la inserción en el mercad internacinal, para l cual se requiere de un alt grad de cmpetitividad, l que exige la implantación de un Prces de Mejra Cntinua. El bjetiv de este departament es medir tds ls indicadres psibles de la empresa, est para mnitrear l que sucede en cada área, una vez hech l anterir, se pdrán cntrlar ls distints prcess cn ls que se cuentan y así mejrarls. El sistema electrónic e-lm Assessment tiene cm bjetiv permitir a la empresa el medir ls principales indicadres del JCMS y cn base en ls resultads, tmar decisines que permitan alcanzar una mejra cntinua. Asimism tr bjetiv cmplementari es: Prprcinar un sistema electrónic de sftware para un fácil manej sbre la administración de las herramientas del JCMS (Jhnsn Cntrls Management System) para ptimizar el tiemp que en ellas se invierte y frecer la psibilidad de ver claramente ls punts débiles de dichas herramientas. Objetivs Específics Integrar ls diferentes sistemas cn ls que actualmente cuenta la empresa, en un sl, que cubra tdas las necesidades de infrmación. Estandarizar la frma en la que se manejan las herramientas del JCMS. Facilitar el prces de registr de auditrías. Evitar que la infrmación se tenga que registrar en más de una casión. Evitar la manipulación incrrecta de ls dats. Eliminar el pas de realización de gráficas. Crear una mejr estructura para el manej de las herramientas del JCMS Autmatizar el mayr númer de prcedimients psibles. Prprcinar ls infrmes necesaris para el análisis de slucines. 5 Prblema a Reslver. JCMS maneja un cnjunt de herramientas. Para cada una de las herramientas se realizan auditrías (la mayría de ellas semanales). Una vez realizadas se capturan ls resultads en archivs de Excel y se realizan las gráficas requeridas. La empresa necesita un sistema que le permita un fácil y mejr manej de las auditrías que aplican para las herramientas de JCMS. Las auditrias se realizan semanalmente y en tres niveles de equips, ests pueden ser: EAD, EMC EARP. Para cada equip se aplican diferentes herramientas y en cada herramienta hay un expert, que será la persna que maneje a detalle la infrmación de esta. Se necesitan una serie de reprtes cm sn el Prgrama de Auditrías Cruzadas, Trend, paret, Actin Plan y grafica de radar de tda la planta, pr equip, pr herramienta, pr platafrma, pr área, etc. Así cm cncentrads de resultads de las gráficas anterires. También se requieren ls móduls para asignar turns y semanas labrables a ls equips; crear y deshabilitar equips; crear y deshabilitar platafrmas y áreas; mdificar las herramientas que se aplican a ls equips; mdificar ls bjetivs sin que ests se pierdan, es decir, asignar nuevs bjetivs; hacer cambis a las auditrias, en cuant a cambiar las preguntas de estas; mdificar ls resultads debid a psibles errres, auditrias mal realizads y trs mtivs especiales a criteri de usuaris privilegiads; etc. 5.1 ESQUEMA ACTUAL La frma de trabaj para la creación de ls Reprtes de Auditrias que sn cncids cm Dashbard tiene el esquema siguiente: Se registra auditria semanal Se crea reprte a nivel Operari en Excel Se crea reprte a nivel Medi en Excel Se crea reprte a nivel directiv en Excel 4

5 Esquema 1: layut del Prces Mecánic para registrs de Auditrias. Cm pdems bservar en el esquema 1 se presenta la frma es la que actualmente se labra, las auditrias se registran semanalmente, pr l que la dispnibilidad de la infrmación es cn un retras de una semana, cm también se puede bservar, se realiza un reprte pr cada área, pr l que pasa pr muchas mans el desarrll del reprte hasta el final. 5.2 SOLUCIÓN Jhnsn cntrls ha decidid realizar un sistema cmputacinal (electrónic) que le permita cubrir las necesidades de infrmación mencinadas en el punt anterir pr l que se realizó el sistema e-lm Assessment. Cn este sistema se pretende: Cntrlar y estandarizar tdas las herramientas del JCMS. Evitar que el persnal de la empresa pierda el tiemp en la generación de reprtes que utiliza para su administración. Evitar la redundancia de entradas en ls sistemas, es decir, evitar que ls resultads de una misma auditria se capturen más de una vez. Permitir que la infrmación.se btenga en tiemp real. El e-lm Assessment se desarrlla en un ambiente para Internet, pr l que se utilizan ls siguientes lenguajes para su prgramación: JavaScript, ASP y HTML. Mens peracines. El sistema cubre pr cmplet esa parte, puest que se evita el hacer de manera manual td tip de reprtes, además al integrar la exprtación de dats a Excel se tiene la psibilidad de realizar cualquier tr infrme que en este mment n ha sid cntemplad. Prcess más crts y simples. Este es tr punt imprtante, ya que al hacer de manera autmática la generación de reprtes, est vuelve más fácil el trabaj de ls invlucrads. Ahrr de tiemp. Al ser mens peracines las que se tienen que realizar se disminuye cnsiderablemente el tiemp, puest que n se tiene que estar actualizand las gráficas y el tiemp que se ahrra en esas peracines principalmente, se puede utilizar para tratar trs asunts y slucinar ls prblemas mediante accines crrectivas. Ahrr de papel y de tinta. Al tener ls infrmes actualizads en el sistema n es necesari imprimirls cnstantemente, ya que se pueden visualizar en pantalla, así sól se imprimirán ls dcuments necesaris. El Esquema 2 muestra el layut del nuev mdel de trabaj Esquema 2: layut del Prces Sistematizad para registrs de Auditrias LIMITACIONES Se registra auditria diariamente Usuaris Slicitan Reprte Dependiend del nivel del usuari se emite reprte Resistencia al us de nuevs sistemas. Inevitablemente este es un prblema al que se enfrentan ls sistemas cmputacinales. La frma en que se cmbate esta limitación es haciend sistemas óptims y funcinales que faciliten en verdad, el trabaj de las persnas. Temr de alguns usuaris a usar la cmputadra. Alguns de ls usuaris finales de este sistema sn persnas que n tienen cntact en su vida ctidiana cn cmputadras, pr l que se pretende hacer un sistema cn una interacción agradable y fácil de seguir para abatir esta situación. 6 Mdel Prpuest. La empresa Jhnsn Cntrls Autmtriz Méxic S. de R.L. de C.V. Planta Tlaxcala, al igual que tras empresas que frman parte de Jhnsn Cntrls, basa su estructura en el Business Operative System (BOS) y mas específicamente en el Manufacturing Operative System (MOS). Para lgrar este sistema de manufactura utiliza su prpi sistema el JCMS (Jhnsn Cntrls Manufacturing System). El JCMS requiere de una serie de herramientas que ya se han mencinad cn anteriridad, explicó cada una de ellas en el apartad 3. Cada una de las herramientas del JCMS tiene auditrías que ns permiten ver resultads de la planta en frma general. Aparte de las herramientas del JCMS también se audita tr aspect muy imprtante para la planta, que es Seguridad, esta auditria tiene la misma estructura que las herramientas del JCMS pr l que se tma en cuenta cm una herramienta más. Las auditrias se realizan de manera grupal entre ls equips que tiene la planta. 5

6 Es decir, la planta cuenta cn tres tips de equips que pueden ser: EAD (Equip de Alt Desempeñ), EMC (Equip de Mejra Cntinua) y EARP (Equip de Alt Rendimient Prductiv); ests equips se auditan entre ells de manera semanal quincenal y de acuerd a las herramientas que se aplican en el área. Cm se muestra en la tabla 1: Tabla 1. Auditrías que se aplican antes del e-lm Assessment Tip de Equi p Númer de equip s que Existe n Actual mente EAD 8 EMC 10 EAR P Ttal de Auditrías Cinc S s 52 X 8 = X 10 = X 3 = 78 Auditrías actuales al añ Cntrl de material es 12 X 8 = X 10 = X 3 = 36 Seguridad 52 X 8 = X 10 = X 3 = El presente pryect busca la autmatización de ls siguientes Indicadres: RPPM s (Cantidad rechazada de prduct terminad), IRPPM s (Cantidad Ttal Rechazada Internada Antes de ser embarcada), IPPM s (Cantidad Ttal Rechazada Internada Antes de ser cuand está en almacén), y Scrap pr turn. 8 Resultads. Cn la infrmación presentada pr parte de la empresa y cn la necesidad de ésta pr autmatizar sus prcess. Se desarrlló parte del sistema e-lm Assessment. El cual permite realizar cnsultas a la infrmación de indicadres, verificar ls histórics de dichs indicadres y asimism, genera reprtes en frma de gráfics requerids para su presentación ejecutiva. Cn este trabaj se cubrirán tdas las herramientas del JCMS y en tdas las áreas. Est ns permitirá tener un mejr manej sbre la administración de ls indicadres. Ls beneficis más imprtantes que se btienen cn el us del Sistema sn ls siguientes: El impact real que se alcanza es el ahrr de tiemp debid al trabaj de 15 empleads. Ya que n se tendrá que realizar de manera manual ningún tip de actualización de gráficas y reprtes. La Dispnibilidad de la infrmación en tiemp real, pues en la frma en que se lleva nrmalmente se tiene un reprte el día viernes de cada semana, pr l que si se requiere de un reprte históric y n se encuentra el archiv riginal, se tiene que vlver a hacer el prces de acuerd a ls registrs histórics. Al tener un mism tip de reprtes en ls diferentes niveles de peración de la empresa, la infrmación que se presenta, tiene un prcentaje de cnfiabilidad de 95%, cmparad cn el 60% que presentaba un reprte que pasa pr muchas mans antes de ser presentad a la gerencia Ls tiemps de entrega de reprtes también presentan un aument dramátic, pues del tiemp riginal de una semana se reduj a un tiemp inmediat, que representa en términs estadístics al mens un 500%. Las hras que el persnal de Jhnsn Cntrls invertía en el prces de realizar las estadísticas, auditrias y ajustes sn aprximadamente de 48 hras de persnal de mand medi a la semana, si este prces se repite pr mes 48 x 4 = 192 hrs. al mes, si est l multiplicams pr añ tenems que: 192 x 12 = 2,304 hras dedicadas al añ en la generación de estadístics; para la parte de auditrias, se tiene un ttal de 3,796 auditrias al añ, si cnsiderams un prmedi mínim de 1 hra en vaciar ls resultads btenids en Excel, tendrems tras 3,796 hras invertidas del persnal de Jhnsn Cntrls en prcess repetitivs. Ahra cn el prces de autmatización se tiene la dispnibilidad del persnal para realizar tras actividades, (sin), además est representa un cst de hras-hmbre de 6,100 hras anuales, si cnsiderams un cst pr hra de trabajadr de 7,000 pess, el cst pr hra será de 25 pess. El cst en ahrr pr ls cncepts antes mencinad es de: 152, pess anuales. 9 Referencias. [1] yles/screcards_dashbards.asp [2] a-tabler-cntrl/auditria-tabler-cntrl.shtml [3] /hyperin-enterprise-dashbard-screenshts/ [4] [5] [6] cts 6

7 [7] d/238/default.aspx [8] Parra, Bernard, Raúl Mrales, Efrén Osri. Metaplanning Mdel Based in an Organizatinal Memry. Lecture Ntes in engineering and Cmputer Science. Memries f Wrld Cngress n Engineering Internatinal Assciatin f Engineers. Lndn, UK [9] [10] [11] [12] Parra, Bernard, Raúl Mrales, Efrén.Osri Slutin Plans Based in Experiences. Prceedings f the 2008 Internatinal cnference n infrmatin & Knwledge engineering IKE CSREA Press, juli Las Vegas, Nevada, USA 7