El objetivo del presente documento, es establecer la metodología para describir el proceso de compra e internación de mercaderías importadas.

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1 Revisó: 1.-OBJETIVO Página: 1 de 26 El objetivo del presente documento, es establecer la metodología para describir el proceso de compra e internación de mercaderías importadas. 2.-ALCANCE Este procedimiento se aplica a todas las importaciones efectuadas por Diaterm. 3.- RESPONSABLES 3.1 Gerente General 3.2 Gerente de Adm. y Finanzas 3.3 Encargado de comercio exterior 3.4 Encargado de comercialización y ventas. 3.5 Encargado de 4.-TERMINOLOGIA 4.1 Purchase Order = Orden de Compra 4.2 B/L: Bill of Lading = Documento de Transporte Marítimo (Confeccionado por el embarcador). 4.3 AWB: Air Way Bill = Guía Aérea (Documento de Transporte Aéreo, confeccionado por el embarcador) 4.4 DI: Declaración de Ingreso (confeccionado por el Servicio Nacional de Aduanas) 4.5 Invoice, Commercial Invoice = Factura Comercial (del proveedor extranjero) 4.6 Acknowledgement = Acuse de Recibo 4.7 Certificate Of Origin = Certificado de Origen 4.8 EUR 1 = Certificado de Origen de los productos procedentes de la Unión Europea. 4.9 Insurance = Seguro 4.10 EMBARCADOR: Consideraremos embarcador a la empresa que coordina el flete de las mercancías. Diferenciaremos 2 tipos: 4.11 Forwarder = Denominaremos forwarder a la empresa que coordina el flete internacional de las mercancías (aéreo o marítimo), cuando no es servicio Courier. Mueve cargas de gran tamaño, ofreciendo diferentes servicios y tarifas dependiendo de las necesidades del cliente 4.12 Servicio Courier = Servicio de transporte expreso puerta a puerta. A diferencia de un servicio de correo normal, el servicio Courier ofrece trazabilidad, seguridad y tiempos cortos de entrega. Es un servicio caro, por eso sólo se utilizará cuando sean cargas de pequeño tamaño (no más de 35 ó

2 Revisó: Página: 2 de Kilos), o bien cuando son mercancías de tanta importancia que se requiere un servicio rápido de entrega, justificándose el costo del servicio Carga LCL/LCL = Contenedor se carga con mercancías de diferentes proveedores para diferentes consignatarios. Se habla de Less than Container Load ( Carga consolidada ). Flete es Marítimo Carga FCL/FCL = Contenedor se carga en su totalidad con mercancías de un solo proveedor para un solo consignatario. Se habla de un Full Container Load ( Contenedor lleno ). El flete es Marítimo. 5.- DOCUMENTOS APLICABLES 5.1 Procedimiento de y Despacho P-COM-D Procedimiento de Necesidades del cliente, presupuestos y Comercialización. P-COM- D Norma ISO 9001: EQUIPOS Y HERRAMIENTAS 6.1 No Aplicable.

3 Revisó: Página: 3 de ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PROCESO DE : Se ha dividido el proceso en dos partes, según el flete sea marítimo o aéreo. 1) Proceso de Importaciones (Flete MARÍTIMO): DOCUMENTOS RESULTADOS RESPONSABLE Orden de Compra 1.- El proceso se inicia con el envío de la Orden de Compra al Proveedor Extranjero. Gerente General Factura Comercial (Commercial Invoice) Certificado de Origen (Certificate Of Origin) Lista de Empaque (Packing List) Bill of Lading (B/L) Certificado de Seguro de la Carga 2.- El Gerente General informa al Dpto. de Finanzas de la nueva Orden de Compra para que gestione el pago, según la forma de pago convenida con el Proveedor. 3.- Dpto. de Finanzas envía al Gerente General la confirmación del pago al proveedor (habitualmente, un Swift de transferencia bancaria). 4.- El Gerente General envía al Proveedor y al la confirmación del pago de la Orden de Compra. 5.- El Proveedor envía un acuse de recibo de la Orden de Compra (puede ser un e- mail, una Confirmación de la Orden, Acknowledgement, o Factura Proforma) e informa la fecha en que los productos estarán listos para su despacho. 6.- Se revisa que el detalle del acuse de recibo coincida con lo solicitado en la Orden de Compra. 7.- Se contacta al Embarcador que coordinará el flete de las mercancías y se le informa detalles de la carga (Nombre del Proveedor, referencia de la Orden de Compra, peso, volumen, origen, etc.) para que coordine su retiro con el Proveedor. Se le solicita, a su vez, el nombre y contacto de su agente en el país de origen de las mercancías para informarlos al Proveedor. 8.- Se informa al Proveedor el nombre del embarcador y persona de contacto en su país, indicados por el embarcador en Chile. 9.- Se solicita al Proveedor que envíe vía una copia de Factura Comercial (Commercial Invoice), para su revisión. El original (si es necesario) debe enviarlo por correo aéreo Si existe Tratado de Libre Comercio entre Chile y el país de adquisición de las mercancías, se debe solicitar al proveedor una copia vía del Certificado de Origen de las mercancías. El original (si es necesario) debe enviarlo por correo aéreo Proveedor hace llegar vía una copia de la Lista de Empaque (Packing List). Este documento describe la carga: tipo de embalaje, número de bultos, peso, medidas, etc.; lo cual se debe informar al Encargado de de Diaterm para que pueda preparar de la mejor forma la recepción de las mercancías. El Packing List no es un documento obligatorio para la internación de las mercancías en Chile, excepto cuando la carga viene en Contenedor Full (Carga FCL/FCL). En este caso, es un documento obligatorio exigido por la Aduana de Chile Una vez que el embarcador ha recogido la carga en la planta del proveedor (pick up), debe informarlo a Diaterm a través de un y, a continuación, debe indicar datos del embarque a realizar, entre otros: puerto de zarpe, nombre de la nave, fecha de zarpe, transbordos si los hubiera, puerto de arribo y fecha estimada de llegada a Chile Realizado el embarque, éste debe ser confirmado por el embarcador 48 horas después, que es el tiempo que demoran las navieras en dar esta información. Si embarcador no envía la confirmación de embarque, el debe solicitarla Embarcador debe enviar, a la brevedad posible (a través de un o un fax), una copia del Documento de Transporte: el Bill of Lading (abreviado B/L) en caso de flete marítimo. Si no lo hace, el encargado de comercio exterior debe solicitarlo Con los datos del B/L y de la Factura Comercial (Commercial Invoice) del proveedor, se procede a tomar el Seguro de la Carga a través del sitio Web de la Compañía de Seguros. Una vez listo, el Certificado de Seguro se guarda en formato PDF y en papel y se archiva con los demás documentos. Gerente General Gerente General o 16.- A continuación, el Embarcador debe confirmar la fecha de llegada, nombre de la

4 Revisó: Página: 4 de 26 nave y fecha puerto de la carga a Chile a través de un Aviso de Arribo formal o de un , al menos una semana antes. Si no lo hace, el debe exigir al embarcador que confirme fecha de arribo de la nave Con esta información, se contacta a la Agencia de Aduana, informándole de la llegada de la mercancía. Se le envía a través de un todos los datos: nombre del embarcador, contacto, tipo de mercancía, país de origen, fecha de estimada a Chile, etc. junto con una copia de los documentos siguientes: - Factura Comercial - Copia del B/L - Certificado de Seguro de la Carga - Certificado de Origen (si corresponde) 18. Con estos documentos, la Agencia presenta el despacho ante el Servicio Nacional de Aduanas. 19. A continuación, en la fecha en que el embarcador informe que se realizará la corrección de B/L s, se cancelan los Gastos Locales al embarcador al contado, y éste entrega el B/L Original Corregido. Esto puede hacerse de dos maneras: Solicitud de Provisión de Fondos Registro de Verificación de Productos Comprados Guía de Despacho Registro de Verificación de Productos Comprados 19.1) Puede hacerlo la agencia de aduana y después cobrar a Diaterm el monto a través de la Solicitud de Provisión de Fondos. 19.2) Personal de Diaterm puede cancelarlos directamente en la oficina del embarcador. 20. El embarcador entrega el B/L Original con las correcciones correspondientes, el cual debe ser endosado por Diaterm y entregado a la agencia de aduana para su presentación en el Servicio Nacional de Aduanas. 20.1) Cuando es la agencia la que cancela los gastos locales, entonces debe llevar el B/L a Diaterm para endosarlo. (El endoso es la firma en la parte posterior del B/L, con el timbre de Diaterm, y nombre y firma del Representante Legal o bien del ). 20.2) Cuando personal de Diaterm cancela los gastos locales en la oficina del embarcador, éste entrega el B/L original a dicha persona, quien lo lleva a Diaterm para ser endosado. Una vez endosado, se avisa a la agencia de aduana que el B/L está listo para su retiro. 21. La Agencia de Aduana envía a Diaterm la Solicitud de Provisión de Fondos, donde se indica un monto a pagar a la Agencia. Este monto es estimado y se paga al contado, ya sea a través de un cheque al día o por transferencia bancaria (en cuyo caso envía el comprobante de la transferencia a la agencia vía ). Con este monto, la Agencia cancela todos los gastos en los que se incurra a la llegada de la carga, así como los Gastos Aduaneros (Ejemplo: IVA Aduanero, Almacenaje Fiscal, Derechos de Aduana, etc.) al Servicio Nacional de Aduanas, donde se confecciona la Declaración de Ingreso. Finalizada la importación, la Agencia facturará a Diaterm el monto real de estos gastos, pudiendo generarse un saldo a favor de la Agencia de Aduana (el cual habría que cancelar a la Agencia) o a favor de Diaterm (el cual la Agencia lo debe abonar a Diaterm). 22. A continuación, se coordina con la agencia de aduana la entrega de la carga al transportista que realizará el flete terrestre desde el puerto hasta el punto de entrega de la carga indicado por Diaterm. El transportista puede ser una empresa de transporte externa o bien un vehículo de Diaterm. 23. La carga será entregada siempre en la de Diaterm (Rengo 1355, Ñuñoa, Santiago) a no ser que se requiera en otra dirección, en cuyo caso el Encargado de deberá indicar a través de un al la dirección de entrega. 24. El confecciona el Registro de Verificación de Productos Comprados de la carga y lo envía al Encargado de vía El Encargado de recibe la mercancía en la bodega de Diaterm (o en otro lugar designado previamente si corresponde), firmando para ello la Guía de Despacho del Transportista. 26. El Encargado de revisa la carga y llena el Registro de Verificación de Productos Comprados, enviando posteriormente una copia escaneada al Encargado, Gerente General y Gerente de Finanzas y Encargado de y Encargado de y Encargado de y Encargado de

5 Revisó: Página: 5 de 26 Costeo Real de Comercio, que se debe guardar en la carpeta computacional y/o en la carpeta física. 27. Posteriormente, se reciben las facturas del embarcador, de la Agencia de Aduana y de la compañía de seguros. Con estos datos, el realiza el Costeo Real de la carga, del cual se imprimen dos copias, que deben firmarse por el, el Gerente General y el Encargado de. Una de las copias firmada se archiva en la carpeta física de la carga. La otra copia se envía al Departamento de Finanzas., Gerente General, Encargado de y Departamento de Finanzas

6 Revisó: Página: 6 de 26 2) Proceso de Importaciones (Flete AÉREO): Caso 1: CON AGENCIA DE ADUANA: Cuando Flete es aéreo, el embarcador sea una empresa Forwarder, y la carga tenga un valor FOB mayor o igual que USD 1.000,00. DOCUMENTOS RESULTADOS RESPONSABLE Orden de Compra 1.- El proceso se inicia con el envío de la Orden de Compra al Proveedor Extranjero. Gerente General Factura Comercial (Commercial Invoice) Certificado de Origen (Certificate Of Origin) Lista de Empaque (Packing List) Air Way Bill (AWB) Certificado de Seguro de la Carga 2.- El Gerente General informa al Dpto. de Finanzas de la nueva Orden de Compra para que gestione el pago, según la forma de pago convenida con el Proveedor. 3.- Dpto. de Finanzas envía al Gerente General la confirmación del pago al proveedor (habitualmente, un Swift de transferencia bancaria). 4.- El Gerente General envía al Proveedor y al la confirmación del pago de la Orden de Compra. 5.- El Proveedor envía un acuse de recibo de la Orden de Compra (puede ser un e- mail, una Confirmación de la Orden, Acknowledgement, o Factura Proforma) e informa la fecha en que los productos estarán listos para su despacho. 6.- Se revisa que el detalle del acuse de recibo coincida con lo solicitado en la Orden de Compra. 7.- Se contacta al Embarcador que coordinará el flete de las mercancías y se le informa detalles de la carga (Nombre del Proveedor, referencia de la Orden de Compra, peso, volumen, origen, etc.) para que coordine su retiro con el Proveedor. Se le solicita, a su vez, el nombre y contacto de su agente en el país de origen de las mercancías para informarlos al Proveedor. 8.- Se informa al Proveedor el nombre del embarcador y persona de contacto en su país, indicados por el embarcador en Chile. 9.- Se solicita al Proveedor que envíe vía una copia de Factura Comercial (Commercial Invoice), para su revisión. El original (si es necesario) debe enviarlo por correo aéreo Si existe Tratado de Libre Comercio entre Chile y el país de adquisición de las mercancías, se debe solicitar al proveedor una copia vía del Certificado de Origen de las mercancías. El original (si es necesario) debe enviarlo por correo aéreo Proveedor debe enviar vía una copia de la Lista de Empaque (Packing List). Este documento describe la carga: tipo de embalaje, número de bultos, peso, medidas, etc.; esto se debe informar al Encargado de de Diaterm para que pueda preparar de la mejor forma la recepción de las mercancías Una vez que el embarcador ha recogido la carga en la planta del proveedor (pick up), debe informarlo a Diaterm a través de un y, a continuación, debe indicar datos del vuelo a realizar, entre otros: aeropuerto de salida, nombre de la aerolínea, fecha del vuelo, número de vuelo, transbordos si los hubiera, y fecha estimada de llegada a Chile. Si no lo hace, el encargado de comercio exterior debe solicitar esta información Realizado el embarque, éste debe ser confirmado por el embarcador el mismo día. Si embarcador no lo confirma, el debe solicitar esta información Embarcador debe enviar, a la brevedad posible (a través de un o un fax), una copia del Documento de Transporte: la Guía Aérea (abreviado AWB, del inglés Air Way Bill). Si no lo hace, el encargado de comercio exterior debe solicitarla Con los datos de la AWB y de la Factura Comercial (Commercial Invoice) del proveedor, se procede a tomar el Seguro de la Carga a través del sitio Web de la Compañía de Seguros. Una vez listo, el Certificado de Seguro se guarda en formato PDF y en papel y se archiva con los demás documentos A continuación, el Embarcador debe confirmar la llegada de la carga, indicando el nombre del Almacén en el Aeropuerto donde se debe retirar la Guía Aérea, la persona de contacto y el monto a cancelar Con esta información, se contacta a la Agencia de Aduana, informándole de la llegada de la mercancía. Se le envía a través de un todos los datos: nombre del embarcador, contacto, tipo de mercancía, país de origen, etc. junto con una copia de Gerente General Gerente General o Gerente General o

7 Revisó: Página: 7 de 26 Solicitud de Provisión de Fondos Registro de Verificación de Productos Comprados Guía de Despacho Registro de Verificación de Productos Comprados Costeo Real los documentos siguientes: - Factura Comercial - Copia de la AWB (*) - Certificado de Seguro de la Carga - Certificado de Origen (si corresponde) (*) Nota: Si el embarcador es una empresa de Servicio Courier, es suficiente con conocer el Número de Guía Aérea, no es necesaria la copia, ya que con éste se puede realizar el seguimiento de la mercancía a través del sitio web de la empresa courier, o bien, vía telefónica. 18. La Agencia de Aduana envía a Diaterm la Solicitud de Provisión de Fondos, donde se indica un monto a pagar a la Agencia. Este monto es estimado y se paga al contado, ya sea a través de un cheque al día o por transferencia bancaria (en cuyo caso envía el comprobante de la transferencia a la agencia vía ). Con este monto, la Agencia cancela los Gastos Locales al embarcador (para retirar la AWB Original) y los Gastos Aduaneros (tales como IVA Aduanero, Almacenaje Fiscal, Derechos de Aduana, etc.) al Servicio Nacional de Aduanas, donde se confecciona la Declaración de Ingreso. Finalizada la importación, la Agencia facturará a Diaterm el monto real de estos gastos, pudiendo generarse un saldo a favor de la Agencia de Aduana (el cual habría que cancelar a la Agencia) o a favor de Diaterm (el cual la Agencia lo debe abonar a Diaterm). 19. A continuación, se procede a coordinar con la agencia de aduana la entrega de la carga al transportista que efectuará el flete terrestre desde el aeropuerto hasta el punto de entrega de la carga indicado por Diaterm. El transportista puede ser una empresa de transporte terrestre designada por Diaterm o bien un vehículo de Diaterm. Nota: Si el embarcador es una empresa de Servicio Courier, ésta debe llevar a cabo también el transporte terrestre desde el Aeropuerto hasta la de Diaterm, pues su Servicio de Flete es Puerta a Puerta. A excepción de que Diaterm, por escrito y bajo su responsabilidad, solicite otra cosa: retirar la carga con vehículo propio en el Aeropuerto, retirar en la de la Empresa Courier en Santiago, etc. 20. La carga será entregada en la de Diaterm (Rengo 1355, Ñuñoa, Santiago), a no ser que se requiera en otra dirección, en cuyo caso el Encargado de deberá indicar a través de un al la dirección de entrega. 21. El confecciona el Registro de Verificación de Productos Comprados de la carga y lo envía al Encargado de vía El Encargado de recibe la mercancía en la bodega de Diaterm (o en otro lugar designado previamente si corresponde), firmando para ello la Guía de Despacho del Transportista. 23. El Encargado de revisa la carga y llena el Registro de Verificación de Productos Comprados, enviando posteriormente una copia escaneada al Encargado de Comercio, que se debe guardar en la carpeta computacional y/o en la carpeta física. 24. Posteriormente, se reciben las facturas del embarcador, de la Agencia de Aduana y de la compañía de seguros. Con estos datos, el realiza el Costeo Real de la carga, del cual se imprimen dos copias, que deben firmarse por el, el Gerente General y el Encargado de. Una de las copias firmada se archiva en la carpeta física de la carga. La otra copia se envía al Departamento de Finanzas., Gerente General y Gerente de Finanzas y Encargado de y Encargado de y Encargado de y Encargado de, Gerente General, Encargado de y Departamento de Finanzas

8 Revisó: Página: 8 de 26 Caso 2: SIN AGENCIA DE ADUANA y FORWARDER: Cuando el flete es aéreo, el embarcador sea una empresa Forwarder, y la carga tenga un valor FOB menor que USD 1.000,00. DOCUMENTOS RESULTADOS RESPONSABLE 1 a 16.- Ídem pasos 1 al 16 del Proceso de Importaciones anterior. Registro de Verificación de Productos Comprados Registro de Verificación de Productos Comprados Costeo Real 17. Una persona autorizada de Diaterm va a Aeropuerto al Almacén indicado por el embarcador y cancela al contado los Gastos Locales indicados (Ejemplo: desconsolidación). Embarcador entrega la AWB Original A continuación, la persona autorizada (*) de Diaterm se dirige a la oficina de la Agencia de Aduana, con los documentos siguientes: - Factura Comercial - AWB - Certificado de Seguro de la Carga - Certificado de Origen (si corresponde) (*) Nota: La autorización es un poder simple firmado por el Representante Legal de Diaterm ante Notario, que se renueva una vez al año y se hace con validez hasta el 31 de Diciembre del año en curso. Este poder se entrega en el Servicio Nacional de Aduanas del Aeropuerto sólo una vez y El Servicio Nacional de Aduanas otorga, a su vez, un Número de Autorización a la persona de Diaterm que efectuará los trámites ante la Aduana durante ese año cuando tenga que hacerlo) 19. Con esta información, el Servicio Nacional de Aduanas confecciona la Declaración de Ingreso y, a continuación, la persona autorizada de Diaterm irá a la sucursal bancaria indicada por la Aduana para cancelar los Gastos Aduaneros calculados en la Declaración. Con el comprobante de este pago, el representante de Diaterm vuelve a la bodega del embarcador en el aeropuerto a retirar la carga. 20. La carga será entregada en la de Diaterm (Rengo 1355, Ñuñoa, Santiago), a no ser que se requiera en otra dirección, en cuyo caso el Encargado de deberá indicar a través de un al la dirección de entrega. 21. El confecciona el Registro de Verificación de Productos Comprados de la carga y lo envía al Encargado de vía El Encargado de revisa la carga y llena el Registro de Verificación de Productos Comprados, enviando posteriormente una copia escaneada al Encargado de Comercio, que se debe guardar en la carpeta computacional y/o en la carpeta física. 23. Posteriormente, se reciben las facturas del embarcador por el flete aéreo y de la compañía de seguros. Con estos datos, el realiza el Costeo Real de la carga, del cual se imprimen dos copias, que deben firmarse por el, el Gerente General y el Encargado de. Una de las copias firmada se archiva en la carpeta física de la carga. La otra copia se envía al Departamento de Finanzas., Gerente General y Gerente de Finanzas y Persona Autorizada., Gerente General y Gerente de Finanzas y Encargado de y Encargado de y Encargado de, Gerente General, Encargado de y Departamento de Finanzas

9 Revisó: Página: 9 de 26 Caso 3: SIN AGENCIA DE ADUANA y COURIER: Cuando el flete es aéreo, el embarcador sea una empresa de Servicio Courier, y la carga tenga un valor FOB menor que USD 1.000,00. DOCUMENTOS RESULTADOS RESPONSABLE Orden de Compra 1.- El proceso se inicia con el envío de la Orden de Compra al Proveedor Extranjero. Gerente General Factura Comercial (Commercial Invoice) Certificado de Origen (Certificate Of Origin) Lista de Empaque (Packing List) Registro de Verificación de Productos Comprados Registro de Verificación de Productos Comprados Costeo Real 2.- El Gerente General informa al Dpto. de Finanzas de la nueva Orden de Compra para que gestione el pago, según la forma de pago convenida con el Proveedor. 3.- Dpto. de Finanzas envía al Gerente General la confirmación del pago al proveedor (habitualmente, un Swift de transferencia bancaria). 4.- El Gerente General envía al Proveedor y al la confirmación del pago de la Orden de Compra. 5.- El Proveedor envía un acuse de recibo de la Orden de Compra (puede ser un e- mail, una Confirmación de la Orden, Acknowledgement, o Factura Proforma) e informa la fecha en que los productos estarán listos para su despacho. 6.- Se revisa que el detalle del acuse de recibo coincida con lo solicitado en la Orden de Compra. 7.- Se informa al Proveedor el nombre de la empresa de Servicio Courier y el número de cuenta de Importaciones que Diaterm tiene con dicha empresa. 8.- El Proveedor contacta al courier y coordina el retiro de la carga en su bodega. 9.- Se solicita al Proveedor que envíe vía una copia de Factura Comercial (Commercial Invoice), para su revisión. El original (si es necesario) debe enviarlo por correo aéreo Si existe Tratado de Libre Comercio entre Chile y el país de adquisición de las mercancías, se debe solicitar al proveedor una copia vía del Certificado de Origen de las mercancías. El original (si es necesario) debe enviarlo por correo aéreo Proveedor debe enviar vía una copia de la Lista de Empaque (Packing List). Este documento describe la carga: tipo de embalaje, número de bultos, peso, medidas, etc.; esto se debe informar al Encargado de de Diaterm para que pueda preparar de la mejor forma la recepción de las mercancías Una vez que el courier ha recogido la carga (pick up), el proveedor debe informarlo a Diaterm e indicarle el Número de Guía Aérea, ya que con este número se puede realizar el seguimiento de la mercancía a través del sitio web de la empresa courier, o bien, vía telefónica Cuando la carga llega a Chile, la empresa Courier realiza todos los trámites en Aeropuerto ante el Servicio Nacional de Aduanas. Al momento de la entrega de la carga, Diaterm deberá cancelar el total de esos gastos al courier (en efectivo o un cheque al día); de lo contrario, dicha empresa no entregará la carga. La empresa Courier entrega una Factura y la Declaración de Ingreso de la carga. 14. La carga será entregada en la de Diaterm (Rengo 1355, Ñuñoa, Santiago), a no ser que se requiera en otra dirección, en cuyo caso el Encargado de deberá indicar a través de un al la dirección de entrega. 15. El confecciona el Registro de Verificación de Productos Comprados de la carga y lo envía al Encargado de vía El Encargado de o el recibe la mercancía en Diaterm (o en otro lugar designado previamente si corresponde), firmando para ello la Guía de Despacho del Transportista. 17. El Encargado de revisa la carga y llena el Registro de Verificación de Productos Comprados, enviando posteriormente una copia escaneada al Encargado de Comercio, que se debe guardar en la carpeta computacional y/o en la carpeta física. 18. Posteriormente, se reciben las facturas del embarcador y de la compañía de seguros. Con estos datos, el realiza el Costeo Real de la carga, del cual se imprimen dos copias, que deben firmarse por el Encargado de Comercio, el Gerente General y el Encargado de. Una de las copias firmada se archiva en la carpeta física de la carga. La otra copia se envía al Departamento de Finanzas. Gerente General Gerente General o y Encargado de y Encargado de y Encargado de y Encargado de, Gerente General, Encargado de y Departamento de Finanzas

10 Revisó: Página: 10 de ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO: Recepción de la Mercadería cuando es carga en un contenedor cerrado (Carga FCL/FCL) ACTIVIDAD DOCUMENTOS RESULTADOS RESPONSABLE Llegada del contenedor al punto de descarga. Se abre el contenedor. Se revisa la carga. Está conforme con lo solicitado en la O/C? Sí Revisar Números del Contenedor y Sello. Son correctos? Sí No Informar al Proveedor No Informar al Seguro Se abre el contenedor. Se revisa la carga. Está conforme con lo solicitado en la O/C? No El representante del seguro toma nota de los daños Se ingresa a bodega como Producto No Conforme. La mercancía se ingresa a bodega. Sí Bill of Lading (B/L) Orden de Compra Registro de Verificación de productos comprados Invoice (Factura) Packing List En el punto de descarga del contenedor, antes de abrirlo, se comprueba que el número del contenedor y el número de sello sean los que se indican en el B/L. 1) Si alguno de estos números no coincide, se debe informar de inmediato a la compañía de seguro, para que indique los pasos a seguir. El contenedor no debe abrirse hasta que se persone un representante de la compañía de seguros, quien confirmará que efectivamente dichos números no coinciden y será quien dé la orden de abrir el contenedor en su presencia, ya que, en caso de daño o pérdida de la mercancía, será el testigo que dará fe del estado de la carga al momento de la apertura del contenedor. Se pueden dar dos situaciones: 1.1) Que la carga no haya sufrido daños, en cuyo caso la mercancía se ingresa a bodega siguiendo el conducto regular. 1.2) Que la carga haya sufrido daños o hayan mermas, en cuyo caso el representante del seguro confirmará estos hechos e indicará al personal de Diaterm los pasos a seguir para gestionar posteriormente la indemnización correspondiente a Diaterm. La mercancía dañada ingresa a bodega como Producto No Conforme. 2) Si el número de contenedor y el del sello coinciden con los informados en el B/L, se procede a abrir el contenedor. Se pueden dar dos situaciones: 2.1) Que la carga esté completa y en buen estado, conforme con la Orden de Compra, en cuyo caso la mercancía se ingresa a bodega siguiendo el conducto regular. 2.2) Que la carga no coincida con lo solicitado en la O/C, ya sea por cantidad, por tipo de producto o por la calidad del producto. Se indica todo en el Registro de Verificación de Productos Comprados y se avisa en forma inmediata al Proveedor, ya que se trataría de un problema de origen en la fábrica y no de transporte (ya sea una mala estiba, un error a la hora de cargar los productos, etc.). El Proveedor y Diaterm deberán llegar a un acuerdo para la reposición de los productos dañados o en mal estado. Gerente General, Encargado de y Despacho, Encargado de Comercio y / o Persona designada.

11 Revisó: Página: 11 de ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO: Recepción de la Mercadería cuando es carga consolidada (o suelta). ACTIVIDAD DOCUMENTOS RESULTADOS RESPONSABLE Sí Llegada del camión con la carga. Inspección visual de la carga. Está en buen estado? Coincide con lo indicado en el Registro de Verificación de Productos Comprados? Se recibe la carga. Está conforme con lo solicitado en la O/C? No Informar al Seguro Registro de Verificación de productos comprados En el punto de descarga, se inspecciona visualmente que la carga coincida con lo descrito en el Registro de Verificación de Productos Comprados (N referencia, cantidad de bultos, medidas de los bultos, etc.) y el estado en que se encuentra. Se pueden presentar tres situaciones: 1) Que la carga se encuentre visualmente en mal estado (abolladuras, pallets desarmados, etc.), en cuyo caso se debe informar de inmediato a la compañía de seguro, para que indique los pasos a seguir. La carga no debe recibirse hasta que no haya una orden de la compañía, ya sea a través de un o porque un representante del seguro en el lugar dio su autorización. Una vez recibida y revisada, se pueden dar dos situaciones: Gerente General, Encargado de y Despacho, Encargado de Comercio y / o Persona designada Sí No Informar al Proveedor Se revisa la carga. Está conforme con lo solicitado en la O/C? No El representante del seguro toma nota de los daños. Sí Orden de Compra Registro de Verificación de productos comprados Invoice (Factura) 1.1) Que la carga no haya sufrido daños, en cuyo caso la mercancía se ingresa a bodega siguiendo el conducto regular. 1.2) Que la carga haya sufrido daños o hayan mermas, en cuyo caso el representante del seguro confirmará estos hechos e indicará al personal de Diaterm los pasos a seguir para gestionar posteriormente la correspondiente indemnización. La mercancía ingresa a bodega como Producto No Conforme. 2) Que la carga visualmente se encuentre en buen estado, pero no coincida con lo indicado en el Registro de Verificación de Productos Comprados (N referencia, cantidad de bultos, medidas de los bultos, etc.) en cuyo caso se debe informar de inmediato a la compañía de seguro, para que indique los pasos a seguir. La carga no debe recibirse hasta que no haya una orden de la compañía, ya sea a través de un o porque un representante del seguro en el lugar dio su autorización. Se ingresa a bodega como Producto No Conforme. La mercancía se ingresa a bodega. 3) Que la carga visualmente se encuentre en buen estado y coincida con lo indicado en el Registro de Verificación de Productos Comprados (N referencia, cantidad de bultos, medidas de los bultos, etc.) en cuyo caso la mercancía se recibe siguiendo el conducto regular. Aquí pueden generarse dos situaciones: 3.1) Al revisar la mercancía, esta coincide con lo solicitado y en su interior está en perfecto estado. Se indica todo en el Registro de Verificación de Productos Comprados y se ingresa el producto a la bodega siguiendo el conducto regular. 3.2) Al revisar la mercancía, ésta no coincide en cantidades, tipos de productos o en el interior del embalaje estuviera dañada (aunque el embalaje no tuviera daños). En este caso, se indica todo en el Registro de Verificación de Productos Comprados y se avisa de inmediato al proveedor, ya que, en este caso, el problema sería de fábrica. Los productos se ingresan como Producto No Conforme. El proveedor y Diaterm deberán llegar a un acuerdo para la reposición de los productos dañados o en mal estado.

12 Revisó: 8.- REGISTROS Página: 12 de Internos: Solicitud de Costos por Importación Costeo Estimado Orden de Compra Internacional Costeo Real Registro de Control de Tiempos de Entrega Registro de Verificación de Productos Comprados Cumplimiento de Etapas de la Importación 8.2 Externos: Factura comercial del proveedor (Commercial Invoice) Packing List (Lista de Empaque emitida por proveedor) Documento de Transporte (emitido por embarcador) Declaración de Ingreso (emitido por Servicio Nacional de Aduanas) Certificado de Origen de las mercancías Certificado de Seguro de las mercancías Solicitud de Provisión de Fondos (Agencia de Aduana) 9.- ANEXOS Se incluyen los formatos de los siguientes registros emitidos por DIATERM LTDA.: 9.1 ANEXO 1: Ejemplo Solicitud de costos por importación. 9.2 ANEXO 2: Ejemplo Formato de Costeo Estimado 9.3 ANEXO 3: Ejemplo Formato de Orden de Compra Internacional. 9.4 ANEXO 4: Ejemplo Formato de Costeo Real. 9.5 ANEXO 5: FORMATO de Registro de Control de Tiempos de Entrega 9.6 ANEXO 6: FORMATO de Registro de Cumplimiento de Etapas de la Importación. 9.7 ANEXO 7: FORMATO de Registro de Verificación de Productos Comprados

13 Revisó: Página: 13 de ANEXO 1: EJEMPLO SOLICITUD DE COSTOS POR IMPORTACION

14 Revisó: Página: 14 de ANEXO 2: EJEMPLO FORMATO DE COSTEO ESTIMADO

15 Revisó: Página: 15 de ANEXO 3: EJEMPLO FORMATO ORDEN DE COMPRA INTERNACIONAL (*) (*) Excepción: Sólo con el Proveedor SPX (MARLEY) no se utiliza este formato de Orden de Compra, ya que el Gerente General debe enviarla a través del Sistema Computacional específico que tiene SPX.

16 Revisó: Página: 16 de ANEXO 4: EJEMPLO FORMATO DE COSTEO REAL

17 Revisó: Página: 17 de ANEXO 5: FORMATO de Registro de Control de Tiempos de Entrega

18 Fecha de Revisión: Página: 18 de 26 Revisó: 9.6. ANEXO 6: FORMATO de Registro de Cumplimiento de Etapas de la Importación.

19 Revisó: Página: 19 de ANEXO 7: FORMATO de Registro de Verificación de Productos Comprados

20 Revisó: Página: 20 de 26 Instructivo de Selección de Embarcador: - El Gerente General envía al una Solicitud de Costos por importación en la que se detallan los siguientes datos: Lugar de Origen de la carga (Zip Code) Peso Total Estimado de la carga Volumen Total Estimado de la carga Tipo de Flete a cotizar (marítimo o aéreo) Valor de la mercancía - Con estos datos, el solicita cotizaciones de flete a los embarcadores, con las que se hace un costeo estimado de los productos. - El envía estos costeos al Gerente General, quien decide qué embarcador llevará a cabo el flete de las mercancías. El criterio en cada orden varía, dependiendo de varios aspectos, entre ellos: Fecha en que se requieren los productos en Chile. Tipo de flete (aéreo o marítimo). Tarifa que ofrezca el embarcador. Tipo de Servicio que ofrezca el embarcador (por ejemplo: servicio directo, servicio con transbordo, tiempo de tránsito estimado, etc.)

21 Revisó: Página: 21 de 26 Instructivo para el llenado del Registro de Control de Tiempos de Entrega El debe llevar, para cada importación, un registro de los tiempos transcurridos en cada etapa del proceso, denominado Control de Tiempos de Entrega. Su finalidad es vigilar el cumplimiento de los tiempos informados por el proveedor del producto, por el embarcador y por el agente de aduana, de manera que las cargas lleguen en la fecha requerida en Diaterm. Las fechas relevantes que se deben cumplir son las siguientes: Primera fecha de carga lista para retiro informada por el proveedor. Primera fecha de llegada de la carga informada por el embarcador. Primera fecha de entrega final en la bodega de Diaterm informada por el Agente de Aduana o Transportista correspondiente. Con estos datos se controla el cumplimiento de los tiempos informados por el proveedor del producto, por el embarcador y por el agente de aduana. En caso de no cumplimiento, se debe averiguar las causas y tomar las medidas correspondientes.

22 Revisó: Página: 22 de 26 Instructivo para el llenado del Registro de Cumplimiento de la Etapas del proceso de Importaciones. (Metodología): En cada importación, se debe ir completando un registro llamado Cumplimiento de Etapas de la Importación. Se trata de un registro donde se describen las etapas de la importación en el que se van verificando el cumplimiento de cada etapa. En este registro quedan reflejadas las tres etapas básicas que se deben cumplir: - Contactar con proveedor - Contactar con el embarcador - Realizar trámites de aduana en Chile. En el registro de debe marcar NO si la etapa descrita no procede, y se marca SÍ sólo cuando la etapa se ha cumplido. Una vez terminadas todas las etapas, el instructivo es firmado por la persona que controló cada etapa y se archiva en la carpeta.

23 Revisó: Página: 23 de 26 Instructivo para el llenado del Registro de Verificación de Productos Comprados (Metodología): En cada importación, el debe confeccionar el Registro de Verificación de Productos Comprados y enviarlo al Encargado de. Este registro se llena en base a la información de la Orden de Compra Internacional (y/o la factura comercial enviada por el proveedor) y debe verificarse que se cumple lo siguiente: - El número de parte del producto solicitado - Descripción del producto - Cantidad ordenada. Para ello, el Encargado de debe indicar en el registro: - La cantidad recibida - Si la mercancía está Conforme o No conforme - Observaciones En el caso de que el producto sea No conforme, el Encargado de debe indicar en el apartado de Observaciones una breve descripción de la causa, y a continuación debe llenar el Formulario de Producto No Conforme. Una vez llenados ambos documentos ( Registro de Verificación de Productos Comprados y el Formulario de Producto No Conforme ), el Encargado de debe escanearlos y guardarlos (tanto físicamente en un archivador como en un único archivo PDF). Posteriormente, el Encargado de debe enviar una copia del archivo en PDF al, para que éste lo guarde en la carpeta computacional y/o en la carpeta física de la correspondiente carga.

24 Revisó: Página: 24 de 26 Instructivo para EMITIR CERTIFICADOS DE SEGUROS DE LAS CARGAS (Metodología) 1. Entrar en 2. Seleccionar CHILE 3. Usuario: DIATERM 4. Contraseña: DIATERM PÓLIZAS: Seleccionar Póliza Consulta Póliza Hacer clic en el número de la póliza que esté vigente a la fecha. CERTIFICADOS: Seleccionar Crear Certificado En Transporte escoger Aéreo o Marítimo Hacer clic en Continuar En Embalaje escribir el tipo de embalaje (por ejemplo: Container Consolidado ) Hacer clic en Continuar Fecha de Salida : En caso de ser aéreo, poner fecha del vuelo. Si es marítimo, poner la fecha de zarpe de la nave. Medio de Transporte : Si es aéreo, se pone el nombre de la Aerolínea: CENTURIÓN, LAN CARGO, DELTA AIRLINES, AMERICAN AIRLINES, IBERIA, etc. Si es marítimo, se escribe el nombre de la Nave, por ejemplo CSAV VENEZUELA. Origen : Escribir país de origen (por ejemplo: ESTADOS UNIDOS) Destino : CHILE Vía : Es la Aduana de ingreso a Chile. Si es flete marítimo, se escribe el nombre del puerto de arribo de la nave a Chile (por ejemplo, SAN ANTONIO, VALPARAÍSO, etc.). Si es flete aéreo y llega a Aeropuerto de Santiago, se escribe ACAMB A favor de : DIST E IMP DE ACCESORIOS TERMICOS LTDA Guía o B/L : Si es flete aéreo, se escribe el número de Guía Aérea (HAWB). Si es marítimo, el número de B/L. En caso de que aún no se tenga dicho número, se escribe Se informará. Pero en cuanto el embarcador informe este número, hay que contactarse con CONOSUR SEGUROS e informar de este número, para que el ejecutivo autorizado modifique el certificado se seguro. Ref. Cliente : Se pone el nombre de la orden de compra que se está asegurando (ejemplo, HEPA-008) Vr. Asegurado : Se escribe el monto a asegurar en Dólares USA, considerando en general un 110% del valor CIF. Por ejemplo, si el monto a asegurar son USD 3.502,00 escribimos sólo Si el monto está en euros, hay que transformar a dólares.

25 Revisó: Página: 25 de 26 Observaciones : Se escribe una descripción de la mercancía. Por ejemplo, 6 Filtros de aire, marca HEPA CORPORATION Calcular Prima. Se comprueban que todos los valores sean los correctos y se hace clic en Calcular prima. GRABAR. Se hace clic aquí. ATENCIÓN!! Hay que comprobar los valores antes de dar a GRABAR. Una vez emitido el certificado, éste sólo se puede anular en el mismo día. Si hay algún error que se detecte después o alguna modificación posterior, hay que contactar al ejecutivo de Conosur Seguros solicitando, vía e- mail, las modificaciones correspondientes. En este caso, habría que contactar a: JUAN PABLO SAAVEDRA G. Ejecutivo Comercial División Marítima y Transporte Teléfonos: ; Celular: (09) jsaavedra@conosurseguros.cl PEDRO ARRIAGADA Q. Ejecutivo Comercial Teléfonos: (56-2) (56-2) Móvil: (09) pedro.arriagada@conosurseguros.cl Av. Los Conquistadores 1700, piso 22 Providencia, Santiago Visite Nuestra Página: En caso de SINIESTRO o INSPECCIÓN AL ARRIBO, se deberá dar aviso a: ROBERT C. HANNA & CIA. LTDA. Agustinas Nº 785, Oficina 446 Santiago Centro Teléfono: (56-2) Fax: (56-2)

26 Revisó: Página: 26 de MODIFICACIONES AL DOCUMENTO Versión Fecha revisión Cambios realizados Realizado por Aprobado por Cambios en actividades del procedimiento Encargado de comercio exterior Gerente general Modificaciones en redacción Encargado de comercio exterior Gerente general Se actualiza listado de registros incluyendo aquellos de origen externo Encargado de comercio exterior Gerente general Revisión general de redacción de actividades del procedimiento en los puntos 15, a, b y c, 16, 19, 20, 21, 22, 24. Se modifica registro de cumplimiento de etapas de la importación modificando anexo. Se modifica registro control de tiempos de entrega y se agrega hoja de nota anexa, se incorpora poder notarial simple para trámites aduaneros. Encargado de comercio exterior Gerente general Se modifican actividades del procedimiento, incorporando un desglose por tipo de importación y especificando los puntos tratados en la auditoría interna del día Se modifica anexo 4, agregando costeo real. Se incorporan anexos de actividades cuando la carga viene en un contenedor cerrado o bien cuando se trate de carga consolidada o suelta. Se modifican actividades del procedimiento, incorporando un desglose por tipo de importación y especificando los puntos tratados en la auditoría interna del día Se modifica anexo 4, agregando costeo real. Se incorporan anexos de actividades cuando la carga viene en un contenedor cerrado o bien cuando se trate de carga consolidada o suelta. Encargado de comercio exterior Encargado de comercio exterior Gerente general Gerente general Se elimina Factura Pro forma ya que no se utiliza como registro. Se incluye observación en anexo orden de compra ya que para el proveedor SPX, se usa otro sistema en línea. Encargado de comercio exterior Gerente general