ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL SAN PEDRO GARZA GARCÍA, N.L. MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Transcripción

1 ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL SAN PEDRO GARZA GARCÍA, N.L. MANUAL DE ORGANIZACIÓN SECRETARÍA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Dirección de Administración, Modernización y Calidad

2 INDICE Autorizaciones... 1 Objetivo, Alcance y Nivel de Aplicación... 2 I. POLÍTICAS GENERALES... 3 Página II. MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES ELÉCTRICAS Y CIRCUITOS DE ALUMBRADO PÚBLICO... 5 III. SOLICITUD DE SERVICIOS POR FALLAS DE ENERGÍA ELÉCTRICA... 6 IV. INSTALACIONES NUEVAS, RE-UBICACIONES O BAJAS... 7 V. PAGOS POR CONSUMO DE ENERGÍA ELÉCTRICA... 9 ANEXOS FORMAS IMPRESAS: SSP/EE/12 "REQUISICIÓN DE SERVICIO" FORMAS IMPRESAS: SSP/EE/13 "CENSO DE MEDIDORES Y CIRCUITOS" FORMAS IMPRESAS: SSP/EE/14 "SOLICITUD DE PAGO DIRECTO" FORMAS IMPRESAS: SSP/EE/15 "REPORTE COMPARATIVO"... 15

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4 OBJETIVO: ESTABLECER LOS LINEAMIENTOS Y REQUISITOS QUE DEBERÁ CUMPLIR LA SECRETARÍA DE A TRAVÉS DE LA JEFATURA DE ALUMBRADO PARA LA INSTALACION Y MANTENIMIENTO DE LA RED DE ALUMBRADO, ASÍ COMO PARA EL CONTROL, Y SUPERVISIÓN DEL CONSUMO DE ENERGÍA ELÉCTRICA CON CARGO A LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL. Los objetivos específicos: A) Apoyar en la función a quienes realizan las negociaciones de contratación del suministro de en representación del Municipio. B) Asegurar la correcta instalación y funcionamiento de los circuitos de. C) Eficientizar el uso de la energía vigilando que se utilice estrictamente en el ejercicio y para la consecución de los programas o proyectos propios de la administración municipal. D) Facilitar el control interno tanto de los usuarios como de los responsables de la información sobre el consumo, supervisión y pago eficientizando el uso de los recursos. ALCANCE: Las políticas descritas en el presente Manual se diseñaron para su observancia general y aplicación estricta en la ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL DE SAN PEDRO GARZA GARCÍA, N.L. Tomando como base las características y necesidades de la misma. NIVEL DE APLICACIÓN: Estas políticas y procedimientos serán de aplicación para todas las Dependencias que conforman la Administración Pública Municipal así como para la Jefatura de Alumbrado responsable de los Circuitos del Alumbrado Público y de quienes requieran suministro y mantenimiento a las instalaciones, de energía eléctrica. Únicamente el C Alcalde podrá autorizar las excepciones a estas políticas. Marzo del 2001 Dirección de Modernización y Calidad 2 de 15

5 I. POLÍTICAS GENERALES: I.1. I.2. I.3. I.4. I.5. Todas las Instalaciones de Municipales, Edificios, Obra Pública en proceso de construcción, Casetas de Vigilancia en comodato, Alumbrado Público, Semaforización, y cualquier otra que requiera del consumo de energía eléctrica, cuyo pago corresponda realizar a la Administración Pública Municipal, deberán contar con Medidor. Todos los medidores de energía eléctrica y de Circuitos de Alumbrado deberán estar inscritos en el Censo de Medidores y Circuitos de Alumbrado de la Administración Pública Municipal, siendo ésta responsabilidad de la Jefatura de Alumbrado.. Todas las Instalaciones de de los inmuebles propios o arrendados por el Municipio, al igual de los Circuitos del Alumbrado Público, deberán estar amparados por Contrato de la empresa que suministra el servicio. Todas las Instalaciones Temporales de, ya sea por la realización de Obra Pública en proceso o de Eventos, deberán solicitarse a la Secretaría de Servicios Públicos a través de Oficio y ampararse por Contrato. Los nuevos contratos de deberán firmarse por: Jefe de Alumbrado y Secretario de Servicios Públicos. I.6. I.7. I.8. La Jefatura de Alumbrado asignará un Folio consecutivo a cada centro de Medición que genere compromisos de pagos por consumo de a cargo de la Administración Pública Municipal. Este folio estará relacionado con el número de cuenta que determinará la CFE o empresa prestadora del servicio. El domicilio estipulado en todos los contratos para la entrega de los recibos de cobro del servicio será el de la Secretaría de Servicios Públicos Padre Mier y Av. Vasconcelos No. 109, Centro de San Pedro Garza García, N.L. En el caso de que existan recibos por consumo de energía eléctrica con cargo a la Administración Pública Municipal que tengan registrado domicilio distinto al párrafo anterior la Jefatura de Alumbrado realizará el trámite de cambio de domicilio correspondiente. Marzo del 2001 Dirección de Modernización y Calidad 3 de 15

6 I.9. I.10. I.11. I.12. I.13. I.14. La Secretaría de Servicios Públicos será la responsable de elaborar el Presupuesto Anual por concepto de consumo de de todas las Dependencias Municipales, del Alumbrado Público, así como de Contratos Temporales. La Secretaría de Servicios Públicos será la responsable de realizar estudios periódicos en busca de la optimización de los consumos de. La Secretaría de Servicios Públicos será la responsable de emitir al resto de las Dependencias Municipales, folletos o trípticos que fomenten el ahorro interno por consumo de la Energía Eléctrica. La Secretaría de Servicios Públicos realizará estudios periódicos sobre la instalación o seguimiento de ahorradores de energía respecto a los Circuitos del Alumbrado Público a fin de comprobar su funcionalidad. La Secretaría de Servicios Públicos a través de su Jefatura de Alumbrado es la responsable de vigilar el correcto funcionamiento de las instalaciones eléctricas de los Inmuebles Municipales propios y arrendados, así como de los Circuitos de Alumbrado Público. Para el control de los centros de medición la Jefatura de Alumbrado es responsable del registro y actualización de los conceptos que a continuación se detallan: Número de Cuenta de CFE y Número de Medidor Domicilio en el que se suministra el servicio Dependencia Municipal Tarifa KiloWatts Fechas de Corte para el pago Monto a Pagar Número de Transformador CFE y su Capacidad. Número de Transformador Municipal y su Capacidad. Carga Real conectada Clasificación de suministro: 02-OM/HM - (Edificios /Bibliotecas /Palacio, riego) 05- (Arbotantes-Semáforos, instalaciones temporales) Marzo del 2001 Dirección de Modernización y Calidad 4 de 15

7 II. II.1. II.2. II.3. II.4. II.5. II.6. MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES ELÉCTRICAS Y CIRCUITOS DE ALUMBRADO PÚBLICO: La Jefatura de Alumbrado será la responsable de vigilar el correcto funcionamiento así como de proporcionar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones eléctricas en los inmuebles Municipales propios o arrendados. La Jefatura de Alumbrado de la Secretaría de Servicios Públicos, será la responsable de vigilar el correcto funcionamiento de los Circuitos de Alumbrado instalados en la vía pública (calles, avenidas, Camellones etc.) así como en las áreas públicas municipales tales como Parques, Plazas, Instalaciones Deportivas, etc. Todas las instalaciones eléctricas, y circuitos de alumbrado público, con cargo a la Administración Pública Municipal de San Pedro Garza García, N.L. estarán sujetas a la inspección y supervisión de la Jefatura de Alumbrado de la Secretaría de Servicios Públicos. La Jefatura de Alumbrado realizará inspecciones aleatorias y particularmente a los circuitos que eleven su consumo sobre la carga real contratada. La Jefatura de Alumbrado controlará las fechas de corte, de los recibos por consumo de energía eléctrica con cargo a la Administración Pública Municipal. La Jefatura de Alumbrado realizará periódicamente un monitoreo del consumo, realizando comparaciones con la lectura registrada en la emisión de los recibos. Marzo del 2001 Dirección de Modernización y Calidad 5 de 15

8 III. III.1. SOLICITUD DE SERVICIOS POR FALLAS DE ENERGÍA ELÉCTRICA: Las Dependencias que requieran de un servicio de mantenimiento a las instalaciones eléctricas, ya sea por corto circuito o fallas en el suministro de energía, deberán solicitarlo a: Jefatura de Alumbrado At n. Sr. Carlos González Muñoz E mail: cgonzalezmun@sanpedro.gob.mx Tel. Directo Conmutador extensión 3712 y extensión 3722 Padre Mier y Ave. Vasconcelos No. 109 III.2. III.3. III.4. III.5. Para el control y seguimiento del servicio de mantenimiento a las instalaciones eléctricas de los edificios municipales, la Jefatura de Alumbrado requisitará el formato "Requisición de Servicio" (anexo 12). La Jefatura de Alumbrado asignará un folio consecutivo a la "Requisición de Servicio" mismo que dará a conocer a la Dependencia solicitante y que servirá de control interno, y de base para la asignación del trabajo, asegurar la atención oportuna y solución del servicio solicitado. La Jefatura de Alumbrado priorizará los servicios solicitados y programará al personal que realizará los trabajos. La Jefatura de Alumbrado llevará el registro estadístico de los servicios de mantenimiento otorgados a las Dependencias Municipales mismo que reportará en los Informes de resultados que envía periódicamente a la Dirección de Modernización y Calidad, con copia a la Contraloría Municipal. Marzo del 2001 Dirección de Modernización y Calidad 6 de 15

9 IV. INSTALACIONES NUEVAS, RE-UBICACIONES O BAJAS: IV.1. Todas las Dependencias que por sus actividades requieran del suministro y contratación de deberán solicitarla a través Oficio dirigido al Secretario de Servicios Públicos. IV.2. Las instalaciones eléctricas por la construcción de Obra Pública Municipal independientemente de la dependencia que las realice deberán solicitarse a través Oficio dirigido al Secretario de Servicios Públicos. IV.3. El oficio para la solicitud de nuevas instalaciones para el suministro de energía eléctrica deberá especificar: Domicilio para el suministro. Especificar si son instalaciones permanentes o temporales En Instalaciones Temporales especificar el período de suministro requerido. Anexar al oficio de solicitud el Plano del proyecto eléctrico. IV.4. La Jefatura de Alumbrado será la responsable de gestionar con la empresa que suministrará el servicio la constancia de Factibilidad requerida. IV.5. La Jefatura de Alumbrado integrará los documentos requeridos por la empresa prestadora del servicio y será la responsable del trámite de Contratación. IV.6. La Jefatura de Alumbrado solicitará a la Dirección de Adquisiciones a través de la elaboración de una "Requisición de Compra", el trámite para la emisión del Cheque a nombre de la empresa prestadora del servicio, por concepto de la Contratación. IV.7. Para las Instalaciones Temporales tales como reflectores o iluminación para la realización de Eventos, la Dependencia organizadora del evento, además del oficio referido en el punto IV.3., deberá coordinarse con la Jefatura de Alumbrado con un mínimo de -cinco días de anticipación siendo ésta ultima quien gestionará el suministro de energía con la empresa. IV.8. Para realizar una nueva instalación para suministro de energía, la Jefatura de Alumbrado será la responsable de definir las especificaciones técnicas de los materiales. IV.9. La Jefatura de Alumbrado será la responsable de gestionar con la Dirección de Adquisiciones el abastecimiento de los materiales y los servicios externos que se requieran para las nuevas instalaciones. IV.10. La Jefatura de Alumbrado supervisará los materiales y servicios suministrados por Contratistas externos para lo cual validará con su firma las requisiciones y facturas correspondientes. Marzo del 2001 Dirección de Modernización y Calidad 7 de 15

10 IV.11. Para las Altas, Bajas o Cambios de ubicación, al Censo de Medidores y Circuitos de Alumbrado la Jefatura de Alumbrado requisitará el formato respectivo (anexo 13). IV.12. Los formatos de Altas, Bajas o Cambios de Medidores y Circuitos (anexo 13) deberán estar firmados por el Jefe de Alumbrado y el Secretario de Servicios Públicos. IV.13. La Jefatura de Alumbrado será la responsable de actualizar el registro de los cambios de medidores y correlacionar las cuenta respectiva de CFE o la empresa que preste el servicio. IV.14. Será responsabilidad de la Secretaría de Seguridad Pública y Vialidad reportar a través de Oficio, con la debida anticipación a la Jefatura de Alumbrado, los nuevos cruces de Semáforos a instalarse en la vía pública, así como la re-ubicación y baja de los mismos. IV.15. Será responsabilidad de la Jefatura de Alumbrado gestionar con la empresa que suministra el servicio la inclusión de los nuevos cruces de Semáforos así como el cambio de ubicación y baja de los mismos IV.16. Al término de una obra, es responsabilidad de la Secretaría de Obras Públicas realizar la entrega formal de las instalaciones eléctricas a la Secretaría de Servicios Públicos para que a partir de esta entrega-recepción ésta última se responsabilice de su mantenimiento. IV.17. Cualquier dependencia que desocupe un inmueble arrendado y no vaya ser utilizado por ninguna otra Dependencia Municipal, deberá dar aviso por Oficio a la Jefatura de Alumbrado para la cancelación del contrato de suministro de energía eléctrica. Marzo del 2001 Dirección de Modernización y Calidad 8 de 15

11 V. PAGOS POR CONSUMO DE ENERGÍA ELÉCTRICA: V.1. V.2. V.3. V.4. V.5. V.6. V.7. V.8. V.9. La Jefatura de Alumbrado recibirá de las Dependencias Municipales, o de la empresa que suministra el servicio, los recibos de cobro por los consumos de a cargo de la Administración Pública Municipal. Todos los comprobantes que se presenten por consumo de deberán estar a nombre del Municipio de San Pedro Garza García, N.L., y mencionar la cédula MSP G3 y el domicilio fiscal que es Juárez y Libertad S/N, Centro de San Pedro Garza García, N.L.. La Jefatura de Alumbrado vigilará y gestionará con la empresa prestadora del servicio la entrega oportuna de los recibos. El pago de los consumos de con cargo al Municipio de San Pedro Garza García, N.L. se realizarán dentro de la fecha límite que establecen los recibos de la empresa que suministra el servicio. La Jefatura de Alumbrado será responsable de validar que los consumos de energía eléctrica presentados para su cobro por la compañía prestadora del servicio sean correctos. La Jefatura de Alumbrado será responsable de realizar una revisión de los recibos confrontando las lecturas de la empresa prestadora del servicio contra las lecturas de recibos anteriores, y las recopiladas en las inspecciones aleatorias de sus centros de Medición, elementos que le servirán de juicio para validar cada uno de los recibos a pagar. Corresponderá a la Jefatura de Alumbrado realizar y justificar las reclamaciones con la CFE o a la empresa que preste el servicio. La Jefatura de Alumbrado reportará por oficio dirigido a la empresa que suministra el servicio, con copia a la Dirección de Egresos y Control Presupuestal, las diferencias detectadas en los recibos de cobro, mismo que adjuntara a la "Solicitud de Pago Directo" (anexo 14). La Jefatura de Alumbrado acordará previamente con la compañía prestadora del servicio la aceptación de las diferencias detectadas y no podrá reclamar posteriormente al Municipio el pago de dichas diferencias. V.10. La Jefatura de Alumbrado será la responsable de gestionar con -cinco días hábiles anticipados al vencimiento de los recibos con la Dirección de Egresos y Control Presupuestal el pago del consumo de. V.11. Para el trámite del Pago Directo de los recibos de consumo de, la Jefatura de Alumbrado Público de la Secretaría de Servicios Públicos enviará a la Dirección de Egresos y Marzo del 2001 Dirección de Modernización y Calidad 9 de 15

12 Control Presupuestal, la "Solicitud de Pago Directo " (anexo 14) por los consumos de Energía Eléctrica con la respectiva tira sumadora y la cuenta contable para su afectación. V.12. Todas las "Solicitudes de Pago Directo" por Consumos de (anexo 14), deberán contener la firma de validación del Jefe de Alumbrado y del Secretario de Servicios Públicos. V.13. La Jefatura de Alumbrado vigilará las fechas de corte y gestionará duplicados de los recibos de cobro en los casos en que por extravío no se tenga elementos para hacer el pago oportuno de los servicios. V.14. La Dirección de Egresos y Control Presupuestal será la responsable de la emisión del cheque(s) y de realizar el pago respectivo en la Institución Bancaria o en las oficinas de la empresa prestadora del servicio, enviando copia del cheque para el seguimiento de la Jefatura de Alumbrado. V.15. La Jefatura de Alumbrado elaborará mensualmente un "Reporte Comparativo" (anexo 15) de los Consumos de en el que reflejará el último trimestre calendario. V.16. La Jefatura de Alumbrado enviará mensualmente a cada uno de los Secretarios el Reporte Comparativo (anexo 15) de los consumos de correspondientes a sus áreas. PAGOS POR NUEVAS CONTRATACIONES DEL SERVICIO DE ENERGÍA ELÉCTRICA. V.17. La Dirección de Egresos y Control Presupuestal entregará a la Dirección de Adquisiciones el cheque expedido a favor de la empresa que suministrará el servicio, que cubre la contratación de un nuevo suministro de energía eléctrica con cargo a la Administración Pública Municipal. V.18. La Jefatura de Alumbrado será responsable de realizar el pago a la compañía que suministrará el servicio. V.19. La Jefatura de Alumbrado será responsable de entregar el comprobante oficial a la Dirección de Adquisiciones el día hábil siguiente a la fecha de recepción del cheque. V.20. La Dirección de Adquisiciones será responsable de comprobar el gasto, a través del envío del recibo oficial a la Dirección de Egresos y Control Presupuestal dentro del término de -cinco días hábiles contados a partir de la fecha recepción del cheque. Marzo del 2001 Dirección de Modernización y Calidad 10 de 15

13 ANEXOS Marzo del 2001 Dirección de Modernización y Calidad 11 de 15

14 Anexo 12 REQUISICIÓN DE SERVICIO Jefatura de Alumbrado Marzo del 2001 Dirección de Modernización y Calidad 12 de 15

15 MUNICIPIO DE SAN PEDRO GARZA GARCÍA, N.L. JEFATURA DE ALUMBRADO FOLIO REQUISICIÓN DE SERVICIO DEPARTAMENTO SOLICITANTE CLAVE DEPTO. FECHA SOLICITUD D M A Ubicación del servicio requerido: Descripción de la falla o servicio: Servicio de Alumbrado: Instalación nueva Instalación Temporal Corto Circuito Mantenimiento correctivo Mantenimiento preventivo CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIÓN DE ARTÍCULOS USO EXCLUSIVO ALUMBRADO Recibidos Req.No. Utilizados Devueltos Firmas correspondientes Solicitante Recibió el trabajo: Firma, Nombre y No. de Nómina Jefe de Alumbrado OBSERVACIONES TECNICAS: USO EXCLUSIVO ALUMBRADO Sello y Fecha de Recepción Identif. Censo Fecha Asignación Fecha resolución Supervisó Formas impresas SSP/EE/12 Original -cuadrilla- reporte, Copia control Jefe de Alumbrado

16 Anexo 13 CENSO DE MEDIDORES Y CIRCUITOS Jefatura de Alumbrado Marzo del 2001 Dirección de Modernización y Calidad 13 de 15

17 SECRETARÍA DE JEFATURA DE ALUMBRADO FOLIO: CENSO DE MEDIDORES Y CIRCUITOS FECHA: Tipo de movimiento: ALTA BAJA CAMBIO Permanente: Temporal: Período del al 200_ Secretaría Solicitante: Motivo: DEPENDENCIA MUNICIPAL DOMICILIO SUMINISTRO FOLIO CENSO NÚMERO DE CUENTA CFE NÚMERO MEDIDOR TARIFA Autorización Firmas correspondientes Actualización SECRETARIO DE JEFE DE ALUMBRADO OBSERVACIONES TÉCNICAS: Transformador CFE Núm.: Transformador Municipal Núm.: USO EXCLUSIVO ALUMBRADO Capacidad Capacidad FECHA RECEPCIÓN SELLO RECEPCIÓN ENTREGA CFE ACTUALIZACIÓN CENSO CUENTA NUEVA Formas impresas SSP/EE/13 Original Jefatura de Alumbrado

18 Anexo 14 SOLICITUD DE PAGO DIRECTO Consumos de Jefatura de Alumbrado Marzo del 2001 Dirección de Modernización y Calidad 14 de 15

19 SECRETARÍA DE JEFATURA DE ALUMBRADO D M A FECHA ELABORACIÓN SOLICITUD DE PAGO DIRECTO Consumos de RECIBOS CORRESPONDIENTES MES AÑO Folio Censo Cuenta CFE Domicilio Suministro Dependencia Municipal Secretaría Medidor Tarifa Kilowat Importe Recibo Importe a Pagar Firmas correspondientes Sumas: Total a pagar $ Elaboró Jefe de Alumbrado Secretario de Servicios Públicos OBSERVACIONES: EMITIR CHEQUE A FAVOR DE: EXCLUSIVO TESORERÍA COMISIÓN FEDERAL DE ELECTRICIDAD FECHA : IMPORTE: CHEQUE NUM. CUENTA Formas impresas SSP/EE/14 Original -Tesorería; Copia-Jefatura de Alumbrado

20 Anexo 15 REPORTE COMPARATIVO Consumos de Jefatura de Alumbrado Marzo del 2001 Dirección de Modernización y Calidad 15 de 15

21 MUNICIPIO DE SAN PEDRO GARZA GARCÍA, N.L. SECRETARÍA DE JEFATURA DE ALUMBRADO REPORTE COMPARATIVO CONSUMOS DE ENERGÍA ELÉCTRICA Período de Comsumo: Secretaría: Mes/Año: Mes/Año: Mes/Año: Costo Costo Número de Identificación Número de Cuenta Dependencia Consumo Kilowatts Consumo Kilowatts Consumo Kilowatts Promedio Kilowatt promedio mensual Sumas: Firmas correspondientes Promedio Trimestral $ Elaboró Jefe de Alumbrado Secretario de Servicios Públicos Formas impresas SSP/EE/15 Original - Secretario de Serv. Públicos, Copia- Secretarios Dependencias; Copia -Jefatura Alumbrado

22 MUNICIPIO DE SAN PEDRO GARZA GARCÍA, N.L. SECRETARÍA DE JEFATURA DE ALUMBRADO REPORTE COMPARATIVO CONSUMOS DE ENERGÍA ELÉCTRICA Formas impresas SSP/EE/15 Original - Secretario de Serv. Públicos, Copia- Secretarios Dependencias; Copia -Jefatura Alumbrado