ESTRUCTURA DE DECISIONES DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE CONTABILIDAD

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Juan Antonio Montoya Franco
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1 ESTRUCTURA DE DECISIONES DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE CONTABILIDAD Elaborado por: Ana Luisa Sepúlveda Arcos Consultora Internacional en Gestión Empresarial Panamá, agosto 2013

2 NIVEL DIRECTIVO DIRECCIÓN NACIONAL DE CONTABILIDAD FRANK DE LIMA G. Ministro DARÌO A. ESPINOZA Viceministro de Finanzas ARACELLY MÉNDEZ N. Directora de la GISELDA JAÉN T. Subdirectora de la Estructura de Decisiones de la 2

3 ÍNDICE Contenido Página Introducción. 04 Estructura de Decisiones del Director Nacional de Contabilidad. 05 Estructura de Decisiones Operacionales. 06 Estructura de Decisiones Administrativas. 09 Estructura de Decisiones de la 3

4 INTRODUCCIÓN La Estructura de Decisiones es una herramienta de gestión que permite establecer las decisiones que todo Jefe de Unidad Administrativa puede tomar autónomamente, con base en la autoridad que corresponde al ejercicio de las responsabilidades que le están asignadas. Esto hace que cada Jefe de Unidad Administrativa sepa exactamente que decisiones puede tomar sin consultar a su superior inmediato y que decisiones no puede tomar porque no corresponden a su nivel de autoridad. La Estructura de Decisiones permite seleccionar cuidadosamente las decisiones que se pueden delegar en forma descendente y determinar cuáles deben reservarse al nivel superior. En unidades administrativas altamente técnicas en las cuales se delega a cada técnico algunas decisiones en su especialidad, puede establecerse también la estructura de decisiones del equipo de trabajo. La Estructura de Decisiones es una herramienta sumamente útil, ya que facilita, entre otros: La fluidez de las operaciones. La eliminación de los cuellos de botella. La descentralización administrativa. El empoderamiento. El fortalecimiento del sentido de compromiso. Una mayor responsabilidad en el logro de las metas. El presente documento contiene la Estructura de Decisiones del Director(a) de la, tanto en lo operacional como en lo administrativo. Estructura de Decisiones de la 4

5 ESTRUCTURA DE DECISIONES DEL DIRECTOR(A) NACIONAL DE CONTABILIDAD Estructura de Decisiones de la 5

6 ESTRUCTURA DE DECISIONES DEL DIRECTOR(A) NACIONAL DE CONTABILIDAD A. ESTRUCTURA DE DECISIONES OPERACIONALES I. En materia de Contabilidad Gubernamental. 01. Decidir sobre las alertas a Contraloría con relación a la incorrecta afectación del Codificador de Cuentas Contables. 02. Decidir sobre los lineamientos para la prestación de la asistencia técnica al Sector Público, en materia de registros contables. 03. Decidir sobre el envío de circulares, memos o notas a las instituciones del Sector Público, dirigidas a evitar los Negativos Presupuestarios, en el sistema integrado de administración financiera. 04. Decidir sobre los mecanismos a utilizar para asegurar los cierres contables en las fechas previstas. 05. Decidir sobre el Plan de Implantación de las herramientas y aplicativos del sistema integrado de administración financiera. 06. Decidir técnicamente la aprobación de los reportes financieros consolidados que se elaboren en la. 07. Decidir el envío de notas a las Instituciones del Sector Público para la corrección de estados financieros y cumplimiento de fechas para el envío de la información financiera. 08. Decidir el envío de notas para invitar a las instituciones del Sector Público a reuniones con el fin de establecer soluciones a problemas que confronten en materia de contabilidad pública. 09. Decidir sobre la elaboración de Reportes Especiales de Cuentas por Pagar. Estructura de Decisiones de la 6

7 10. Decidir sobre las observaciones a enviar a las Instituciones del Sector Público en materia de cuentas por pagar. 11. Decidir sobre instrucciones para monitoreos especiales del registro de las cuentas por pagar del Sector Público. 12. Decidir sobre las recomendaciones a enviar por nota, a las instituciones del sector público, para la corrección de registros de cuentas por pagar. 13. Decidir sobre modalidades de trabajo en equipo para la determinación de modificaciones del SIAFPA en materia de cuentas por pagar. 14. Decidir sobre acciones a tomar para asegurar el cumplimiento de las normas del sistema integrado de administración financiera. 15. Decidir sobre los técnicos que deben participar en la elaboración de procedimientos del sistema integrado de administración financiera. 16. Decidir sobre la aprobación de procedimientos del sistema integrado de administración financiera y sobre su actualización. 17. Decidir la viabilidad de modificaciones de carácter excepcional del sistema integrado de administración financiera. 18. Decidir la convocatoria a reunión con los órganos rectores del sistema integrado de administración financiera, para el establecimiento de la fecha de cierre presupuestario y contable. 19. Decidir la convocatoria a reunión anual de las Direcciones de Administración y Finanzas de las Instituciones del Estado que forman parte del sistema integrado de administración financiera, para la actualización de lineamientos en materia del cierre fiscal. Estructura de Decisiones de la 7

8 II. En materia del Sistema Integrado de Administración Financiera. 01. Decidir la actualización de los criterios de evaluación técnica contable del cumplimiento de los requisitos para la implantación de herramientas del sistema integrado de administración financiera. 02. Decidir las reuniones de coordinación a realizar para la preparación de instituciones del Sector Público en cuanto a la implantación de herramientas del sistema integrado de administración financiera. 03. Decidir el tipo de modificaciones a realizar en las herramientas del sistema integrado de administración financiera, en el proceso de implantación, para asegurar su efectividad en función de la confiabilidad de los registros contables de las instituciones del Sector Público. 04. Decidir el alargamiento de la asistencia técnica post implantación de las herramientas del sistema de administración financiera, en los casos de instituciones que evidencien la necesidad de reforzamiento. Estructura de Decisiones de la 8

B. ESTRUCTURA DE DECISIONES ADMINISTRATIVAS 01. Decidir la aprobación del Plan de Trabajo que le presente cada unidad administrativa de la (Base: Reglamento de Trabajo. Art. 15). 02.

9 B. ESTRUCTURA DE DECISIONES ADMINISTRATIVAS 01. Decidir la aprobación del Plan de Trabajo que le presente cada unidad administrativa de la (Base: Reglamento de Trabajo. Art. 15). 02. Decidir la aprobación del Informe de Gestión que mensualmente le presente cada unidad administrativa de la Dirección Nacional de Contabilidad. (Base: Reglamento de Trabajo. Art. 16). 03. Decidir la designación de los funcionarios que deben integrar los diferentes equipos de trabajo. 04. Decidir la designación de los funcionarios que deben liderar los diferentes equipos de trabajo 05. Decidir los tiempos para la presentación de los trabajos. 06. Decidir, previa consulta con los jefes de las unidades administrativas de la, el presupuesto requerido para cada vigencia fiscal. 07. Decidir los requerimientos de bienes y servicios de la Dirección Nacional de Contabilidad. 08. Decidir la selección de personal técnico y administrativo para la Dirección Nacional de Contabilidad. 09. Decidir la recomendación de aumentos salariales para el personal de la. 10. Decidir la autorización para las capacitaciones del personal de la Dirección Nacional de Contabilidad, tanto dentro como fuera del País. 11. Decidir las reuniones de coordinación del trabajo de la Dirección Nacional de Contabilidad. Estructura de Decisiones de la 9

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