Procedimiento: Control de documentos

Transcripción

1 Procedimiento: REVISADO APROBADO Josep Robles Comisión de Calidad del Centro Fecha Data ARXIU Pàgina 1 de 8

2 Índex. 1 Objetivo Alcance Referencias / Normativa Definiciones Propietario, responsabilidades y grupos de interés Propietario Responsabilidades Grupos de interés Desarrollo del procedimiento Codificación Revisión Validez y aprobación Distribución Documentación obsoleta Edición y modificación de documentos Documentación Externa Seguimiento, revisión y mejora Registros Otra documentación generada Flujogramas Edición y modificación de documentos Documentación externa Anexos ARXIU Pàgina 2 de 8

3 1 Objetivo. El objetivo de este procedimiento es definir los criterios para controlar los documentos del Sistema de Garantía Interna de la Calidad: La edición, revisión y aprobación de documentos. La distribución de documentos. El control de documentos obsoletos. La identificación y distribución de la documentación externa. 2 Alcance. Toda documentación y registros del Centro relacionados con el Sistema de Garantía Interna de la Calidad, tanto los internos como los externos 3 Referencias / Normativa. Manual del Sistema de Garantía Interna de Calidad. Norma ISO 9001: Definiciones. Documentación interna. Se entiende como documentación interna toda documentación del Sistema de Garantía Interna de la Calidad de la Facultat de Ciències de la Salut Blanquerna con origen y destinación en el Centro. Documentación externa. Se entiende como documentación externa toda documentación del Sistema de Garantía Interna de Calidad de la Facultat de Ciències de la Salut Blanquerna con origen fuera del Centro y destinación en el Centro, así como la documentación generada en el Centro y destinación externa. Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, que transforman elementos de entrada en resultados. Procedimiento. Forma específica, documentada o no, de llevar a cabo una actividad o un proceso. ARXIU Pàgina 3 de 8

4 Indicador. Dato o conjunto de datos, que ayudan a medir objetivamente la evolución de un proceso o una actividad. Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de actividades desarrolladas. 5 Propietario, responsabilidades y grupos de interés 5.1 Propietario Coordinador/a de Calidad del Centro. 5.2 Responsabilidades Las que se describen en el apartado Desarrollo del procedimiento. 5.3 Grupos de interés Las que se describen en el apartado Desarrollo del procedimiento. 6 Desarrollo del procedimiento. 6.1 Codificación. Los documentos del Sistema de Garantía Interna de la Calidad se codifican siguiendo las directrices siguientes: Proceso / Procedimiento. Identificador del proceso - prc / prd. nombre documento Documento. doc. nombre documento - versión # año académico de aprobación Registro. Como está indicado en el procedimiento Control de registros. Nota: El identificador del proceso será facilitado por el Coordinador/a de Calidad así como el acrónimo del nombre del documento. Versión. La versión estará formada por dos números separados por un punto (x.y). - Incrementar en una unidad el número identificado como y corresponde a una modificación leve. - Incrementar en una unidad el número identificado como x corresponde a una modificación sustancial. ARXIU Pàgina 4 de 8

5 6.2 Revisión. La revisión del documento se efectúa por el responsable técnico del área pertinente y queda consignada en la portada del mismo documento. 6.3 Validez y aprobación. Un documento es válido y por tanto aplicable, una vez está aprobado por la Comisión de Calidad del Centro. 6.4 Distribución. La documentación actualizada y vigente del Sistema de Garantía Interna de la Calidad de la Facultat de Ciències de la Salut Blanquerna, está publicada en el web del Centro. Esta documentación sólo será accesible para su modificación por el Coordinador/a de Calidad. 6.5 Documentación obsoleta. Dado que la documentación actualizada y vigente del Sistema de Garantía Interna de la Calidad de la Facultat de Ciències de la Salut Blanquerna está ubicada en el web del Centro, cualquier copia impresa o formato digital fuera del espacio indicado anteriormente puede quedar obsoleto. Por este motivo, los documentos llevaran en el pie de página la frase Este documento puede quedar obsoleto una vez impreso, para evitar la circulación de copias del documento obsoletas. Recae sobre el usuario la responsabilidad de tener en papel o en versión digital la versión correcta de un documento, fuera del espacio web en el que se encuentran los documentos válidos. El Coordinador/a de Calidad conservará todas las versiones obsoletas de los documentos en formato digital en el espacio asignado al grupo de la Comisión de Calidad del Centro. 6.6 Edición y modificación de documentos. Toda la documentación interna relacionada con el Sistema de Garantía Interna de la Calidad se edita/modifica por el propietario del proceso y la Comisión de Calidad la revisa y aprueba. 6.7 Documentación Externa. Toda la documentación externa se controla mediante un registro de entrada o de salida; el personal administrativo es responsable de hacer la anotación de entrada o salida. El destinatario de esta documentación es el responsable de su custodia. 7 Seguimiento, revisión y mejora. No hay indicadores. ARXIU Pàgina 5 de 8

6 8 Registros Registro Acta Comisión Calidad del Centro Ø RegActaCqCursAcadèmicnNúmero Ø 9 Otra documentación generada. No hay otra documentación generada. 10 Flujogramas. ARXIU Pàgina 6 de 8

7 10.1 Edición y modificación de documentos. ARXIU Pàgina 7 de 8

8 10.2 Documentación externa. 11 Anexos. Descripción Plantilla estándar de documento Ø doc.pla_doc-1.0#2007 Ø ARXIU Pàgina 8 de 8