SIIGO (PARAMETROS) Cartilla I. Nómina Pymes

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1 SIIGO Nómina Pymes (PARAMETROS) Cartilla I

2 TABLA DE CONTENIDO PRESENTACION OBJETIVO 1. CUENTAS CONTABLES PARA NOMINA 1.1. Cuentas para Fondos de Pensión 1.2. Cuentas para Pensión y Cesantías 1.3. Cuentas de Aportes Parafiscales 1.4. Cuentas de Provisiones Prestaciones Sociales 2. APLICACIÓN DE CENTROS DE COSTO PARA NOMINA 3. DEFINICION DE DOCUMENTOS PARA NOMINA 3.1. Por Tipo de Comprobante 3.2. De Acuerdo al Proceso 4. PARAMETRIZACION DE TERCEROS 4.1. Información del Tercero 4.2. Datos Información Exógena 4.3. Datos del Tercero 5. PARAMETROS INICIALES DEL MODULO DE NOMINA 5.1. Apertura de Nóminas 5.2. Conceptos de Nómina 5.3. Definición de Fondos, Pensión, Salud, Cesantías ARP, FIC Control de Salud y Pensión Control de Salud Control de Pensión 5.4. Apertura de Cajas 5.5. Porcentaje Parafiscal 5.6. Grupos Contables 5.7. Catálogo de Provisiones 5.8. Retención en la Fuente 5.9. Apertura de Empleados Información Personal Información Nomina Datos para SOI Datos Ley Datos Información Exógena Información Bancaria TALLER PROCESO DE PARAMETRIZACIÓN

3 PRESENTACIÓN En esta cartilla se ilustrara acerca de todos los aspectos a tener en cuenta para la correcta parametrización del módulo de Nomina Básica versión 8.1 para SIIGO Windows

4 OBJETIVOS Mediante la información suministrada en este manual se pretende difundir el conocimiento necesario para llevar a cabo la parametrización de este módulo. Proveer herramientas que permitan la aplicación de las funcionalidades desarrolladas en el manejo de diferentes escenarios. Al finalizar el estudiante estará en la capacidad de identificar las opciones y formas de ingresar parámetros que requiere el aplicativo para generar procesos propios del área de nomina.

5 CUENTAS CONTABLES PARA NÓMINA De la correcta definición de las cuentas contables depende la parametrización y ejecución de los procesos de nómina, que inciden directamente en la generación de informes detallados permitiendo efectuar un análisis de la información. Para realizar dicha parametrización se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: 1. Las cuentas contables que afecten el proceso de nomina se deben manejar a nivel auxiliar esto aplica para las cuentas de los Fondos de Salud y Pensión 2. Deben tener la marcación de SI TERCERO: con el fin de acumular la información por cada uno de los empleados 3. Deben tener la marcación de SI CENTRO DE COSTO: Con el fin de acumular la información por cada área, departamento, sucursal o ciudad que la empresa maneje. Las cuentas se parametrizan por: Contabilidad Administración de Cuentas Contables Apertura Cuentas Contables para Fondos De acuerdo con el plan de cuentas comercial las que corresponden a los fondos de salud son , y , sin embargo es obligatorio crear un auxiliar que identifique cada uno de los fondos por cada uno de los grupos contables que se manejen. A continuación mostramos un ejemplo:

6 DEBITO Nueva EPS Nueva EPS Nueva EPS CREDITO Nueva EPS Nueva EPS Nueva EPS Se debe tener en cuenta que dependiendo del número de fondos de salud que maneje la empresa se debe auxiliarizar la cuenta del gasto y del pasivo, es decir si se manejan 10 fondos de salud se deben crear 10 auxiliares en las cuentas del gasto y del pasivo DEBITO CREDITO Nueva EPS Nueva EPS Famisanar Famisanar Compensar Compensar De acuerdo con el plan de cuentas comercial las que corresponden a los fondos de pensiones son: DEBITO Colpensiones Colpensiones Colpensiones CREDITO Colpensiones Colpensiones Colpensiones Se debe tener en cuenta que dependiendo del número de fondos de pensión que maneje la empresa se debe auxiliarizar la cuenta del gasto y del pasivo, es decir si se manejan 10 fondos de pensión se deben crear 10 auxiliares en las cuentas del gasto y del pasivo DEBITO Colpensiones Porvenir Skandia CREDITO Colpensiones Porvenir Skandia De acuerdo con el plan de cuentas comercial las que corresponden a los fondos de Cesantías son: DEBITO Porvenir Porvenir Porvenir CREDITO Porvenir Porvenir Porvenir Se debe tener en cuenta que dependiendo del número de fondos de cesantías que maneje la empresa se debe auxiliarizar la cuenta del gasto y del pasivo, es decir si se

7 manejan 10 fondos de cesantías se deben crear 10 auxiliares en las cuentas del gasto y del pasivo La cuenta contable es compartida para pensiones y cesantías, para el manejo en SIIGO se sugiere dejar el auxiliar del 1 al 50 para pensiones y del para cesantías Cuentas de Aportes Parafiscales De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para los aportes parafiscales son: DEBITO CREDITO Caja Compens. Familiar ICBF SENA Aportes Caja de Compensación Caja Compens. Familiar Familiar ICBF Y SENA ICBF SENA Caja Compens. Familiar ICBF SENA El auxiliar de la cuenta de la Caja de Compensación debe corresponder con el número de Caja asignado en SIIGO tanto en la cuenta del gasto como en la del pasivo. Las cuentas del gasto se deben definir por cada uno de los grupos contables de acuerdo a la necesidad de la empresa. Cuentas de Provisiones Prestaciones Sociales De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para las provisiones de las prestaciones sociales son: DEBITO CREDITO Cesantías Provisión de Cesantías Intereses de Cesantías Provisión de Int. De Cesantías Prima Provisión de Prima Vacaciones Provisión de Vacaciones Cesantías Provisión de Cesantías Intereses de Cesantías Provisión de Int. De Cesantías Prima Provisión de Prima Vacaciones Provisión de Vacaciones Cesantías Provisión de Cesantías Intereses de Cesantías Provisión de Int. De Cesantías Prima Provisión de Prima Vacaciones Provisión de Vacaciones

8 Las cuentas del gasto se deben definir por cada uno de los grupos contables de acuerdo a la necesidad de la empresa. APLICACIÓN DE CENTROS DE COSTO PARA NOMINA Los centros de costo deben estar parametrizados previamente por el módulo de Contabilidad. Estos se enlazan directamente en la creación del empleado y en la parametrización de las cuentas con el fin de establecer cual es gasto generado en la nomina por cada una de las áreas o dependencias de la empresa. Para realizar la parametrización de los centros de costos se debe ingresar por: Contabilidad Administración Centros de Costos Apertura Al ingresar a la opción se deben diligenciar los siguientes datos

9 Código: SIIGO permite crear 9999 centros de costo, esta codificación se podrá asignar de manera aleatoria. Responsable: Se debe digitar el nombre o cargo de la persona encargada de dicho centro de costo, es de aclarar que este campo no es obligatorio Dirección: Se debe digitar la dirección donde se encuentra ubicado el centro de costo, es de aclarar que este campo no es obligatorio Teléfonos/Fax: Se debe digitar el primer y segundo número telefónico al igual que el número del fax del centro de costo que se está creando, es de aclarar que este campo no es obligatorio. Se podrá digitar la dirección de correo electrónico del centro de costo, no es un campo obligatorio. Sub centro: Se debe marcar esta opción siempre y cuando se estime necesario, recordemos que el sub centro de costo es una división más amplia a los centros de costos, SIIGO permite crear 999 sub centros de costo. DEFINICION DE DOCUMENTOS PARA NOMINA Los documentos que se relacionan a continuación permiten efectuar la contabilización de los procesos que se ejecutan en el módulo, tales como causación y pago de nomina, y aportes parafiscales y provisiones.

10 Tipo de Comprobante Se deben definir los siguientes comprobantes: Tipo G: En este tipo de documento se registrara el pago de la nomina, se afecta contablemente la cuenta por pagar vs el banco o la caja donde se le consigno al empleado. Tipo L: En este tipo de documento se contabilizara la causación de nomina, y demás procesos propios del área Por proceso: Para cada uno de los siguientes procesos se debe definir un número de tipo de documento L Causación de Nomina: Para efectuar la contabilización de la liquidación de nomina Pago de Nomina: Para efectuar la contabilización del pago de nomina. Parafiscales: Para efectuar la contabilización de los aportes parafiscales. Provisiones: Para efectuar la contabilización de las provisiones Pre liquidación de Contrato: Para realizar la contabilización de la pre liquidación de contrato de trabajo. Para realizar la parametrización de estos documentos se debe ingresar por: Contabilidad Parámetros de Documentos - Definición de Documentos Al ingresar a la opción se observa la siguiente ventana

11 COMPROBANTE L OTROS. Dentro de este tipo de documento se realizaran contabilizaciones como la causación de la nomina, los parafiscales, las provisiones y la pre liquidación de contrato de trabajo. Al seleccionar el documento tipo L-Otros el sistema solicitara la siguiente información:

12 Comprobante: Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio. Descripción: La descripción que se debe asignar es una abreviatura referente al uso que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura. Numeración Inicial: Digitar el número desde el cual se quiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes. Documento Inactivo: Al marcar esta opción el sistema permite inhabilitar documentos no utilizados, para no ser elaborados al momento de ingresar por el módulo de documentos o por el módulo de contabilidad Desea Modificar Descripción de secuencias: Al seleccionar esta opción el programa permitirá modificar la descripción de las secuencias en el momento de elaborar de forma manual cada documento. Nro. Automática: Seleccionar la casilla si se desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario se deja en blanco Número de Ítems: Digitar el número máximo de ítems o filas que se quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems. Pág.Comp./Minerva (S/N/M): Si la impresión generada es estándar de acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccionar S si se quiere en una

13 página completa, N si se desea en media página ó M si se desea en las formas minerva de comercialización genérica. Número de Copias: Número de copias que se desea en la impresión de un documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el tamaño del papel. Título: Digitar el título del comprobante que se está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión estándar. Leyenda: Asignar la casilla si se desea que en la impresión de un documento estándar se impriman los datos de la empresa. Estos datos los imprime en el encabezado del documento. Usa Generador: Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO lo realiza el formato estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento, lo cual se explica en el documento Cómo se elabora un generador de documento Actualiza e Imprima: Seleccionar la casilla si se desea que una vez se termine de digitar el documento sea salvado y luego genere la impresión. Multiusuario: Seleccionar la casilla si el documento se utiliza en más de una terminal al mismo tiempo. Redondea Cifras: Seleccionar la casilla para que en los registros se aproxime al peso. No solicita confirmación de Impresora por Previos: Cuando se marca esta opción el sistema realizara la impresión de estos documentos por la opción Impresión de documentos previos y al enviar más de una copia, imprimirá todos los documentos enviados, a la misma impresora, caso contrario solicitara siempre una impresora. Esto aplica tanto en la impresión de los documentos en formato estándar, o con generador de documentos antiguo y nuevo. Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. COMPROBANTE DE EGRESO G- EGRESO El comprobante de egreso se utiliza para registrar contablemente todas las salidas de dinero de la empresa. Si para cada banco se tiene un consecutivo de egreso diferente o se tienen formas continuas generadas por el mismo Banco, en SIIGO se pueden definir un documento tipo G por cada Banco. Al seleccionar el documento tipo G- EGRESO el sistema solicitara la siguiente información:

14 Comprobante: Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio. Descripción: La descripción que se debe asignar es una abreviatura referente al uso que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura. Numeración Inicial: Digitar el número desde el cual se quiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes. Documento Inactivo: Al marcar esta opción el sistema permite inhabilitar documentos no utilizados, para no ser elaborados al momento de ingresar por el módulo de documentos o por el módulo de contabilidad Desea Modificar Descripción de secuencias: Al seleccionar esta opción el programa permitirá modificar la descripción de las secuencias en el momento de elaborar de forma manual cada documento. Nro. Automática: Seleccionar la casilla si se desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario se deja en blanco Número de Ítems: Digitar el número máximo de ítems o filas que se quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems. Pág.Comp./Minerva (S/N/M): Si la impresión generada es estándar de acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccionar S si se quiere en una

15 página completa, N si se desea en media página ó M si se desea en las formas minerva de comercialización genérica. Número de Copias: Número de copias que se desea en la impresión de un documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el tamaño del papel. Título: Digitar el título del comprobante que se está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión estándar. Leyenda: Asignar la casilla si se desea que en la impresión de un documento estándar se impriman los datos de la empresa. Estos datos los imprime en el encabezado del documento. Usa Generador: Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO lo realiza el formato estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento, lo cual se explica en el documento Cómo se elabora un generador de documento? Actualiza e Imprima: Seleccionar la casilla si se desea que una vez se termine de digitar el documento sea salvado y luego genere la impresión. Multiusuario: Seleccionar la casilla si el documento se utiliza en más de una terminal al mismo tiempo. Redondea Cifras: Seleccionar la casilla para que en los registros se aproxime al peso. No solicita confirmación de Impresora por Previos: Cuando se marca esta opción el sistema realizara la impresión de estos documentos por la opción Impresión de documentos previos y al enviar más de una copia, imprimirá todos los documentos enviados, a la misma impresora, caso contrario solicitara siempre una impresora. Esto aplica tanto en la impresión de los documentos en formato estándar, o con generador de documentos antiguo y nuevo. Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. PARAMETRIZACIÓN DE TERCEROS En esta opción se deberán crear todos y cada uno de los fondos de pensión, salud, caja de compensación, SENA, ICBF que tengan relación con el proceso de nomina. Es de aclarar que no se usa para crear los empleados ya que este proceso se explicara más adelante. Para realizar la creación de terceros se deberá ingresar a: Contabilidad- Administración de Terceros Apertura

16 Al ingresar el sistema solicitara la siguiente información: Información del Tercero Nit: (13 posiciones numéricas), este dato debe ser diferente de cero y se debe digitar sin puntos, sin caracteres especiales ni digito de verificación. Tan pronto se digite el NIT el sistema mostrará el mensaje CREACIÓN, se pasa con ENTER Maneja Sucursales: Seleccionar el campo si este NIT maneja facturación por La Sucursal (Mismo NIT, con diferentes direcciones), en caso contrario no asigne el campo, si se asignó el campo a continuación preguntará el número de Sucursal a crear desde 001 hasta 999. Nombre: (Campo 50 posiciones alfanuméricas). Este nombre debe corresponder con el que se ha registrado en la Cámara de Comercio, para efectos de información Tributaria. Contacto: (Campo de 50 posiciones alfanuméricas). Este le permite establecer una persona específica con quien comunicarse o a quién enviar correspondencia. Datos información exógena: Esta ventana tiene como finalidad obtener información para la presentación de medios magnéticos

17 Razón Social: Es un check box que debe marcarse cuando el nombre del tercero corresponde a una RAZON SOCIAL, de lo contrario, el programa asumirá que el nombre del tercero es de una persona natural y podrán digitarse los datos de apellidos y nombres. Nombre 1: Campo de 15 caracteres alfanuméricos. Este campo se activa únicamente cuando NO se haya chequeado el campo Razón Social y es obligatorio. Aquí debe digitarse el primer nombre del tercero que se está creando y/o modificando. Nombre 2: Campo de 15 caracteres alfanuméricos. NO es obligatorio. Aquí debe digitarse el segundo nombre del tercero que se está creando y/o repasando. Apellido 1: Campo de 15 caracteres alfanuméricos. Es obligatorio. Aquí debe digitarse el primer apellido del tercero que se está creando y/o repasando. Apellido 2: Campo de 15 caracteres alfanuméricos. No es obligatorio, Aquí debe digitarse el segundo apellido del tercero que se está creando y/o repasando. Número de Identificación del Extranjero: el sistema permite incluir el Nit genérico asignado para los terceros del exterior, para realizar el reporte de la información. Es un campo de 9 caracteres.

18 Datos del Tercero: Dirección:(Campo de 100 posiciones alfanuméricas), corresponde a la dirección del tercero en los dos campos existentes. País Ciudad: Asignar el código de País y Ciudad de ubicación del tercero, con el de los binoculares o con la tecla de función F2se pueden consultar los datos previamente creados. Activo: Al marcar esta opción el programa mostrara al tercero en cada una de las búsquedas. Teléfonos Fax A.A: Digitar hasta cuatro (4) números telefónicos del NIT, El número del Fax y el Apartado Aéreo del tercero. Sexo: Asigne la letra que corresponda, (E/M/F) Empresa, Masculino, femenino. Pueden ser personas Naturales o Jurídicas. Cumpleaños: Digitar la fecha de nacimiento o de constitución si es una persona jurídica, año de cuatro dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos, seguidos sin separaciones Ingresar la dirección electrónica del tercero. Tipo: Seleccionar el que corresponde; NIT, Cédula, Nro. único ide Personal, Cédula de extranjería, Tarjeta de Identidad, Registro Civil, Pasaporte, Tarjeta de extranjería, Tipo de documento extranjero. Digito Verif: Si en el campo anterior es NIT se debe asignar el dígito de Verificación. Clasificación: Se deberá seleccionar la opción otros ya que para el caso de nomina el tercero no es un Cliente ni proveedor. PARAMETROS INICIALES DEL MÓDULO DE NÓMINA Apertura de Nominas: Mediante esta opción se crean las nominas en las que se liquidaran los conceptos de ingresos y deducciones de los diferentes periodos Se debe ingresar por: Nomina Parámetros Catálogos Apertura de Nominas

19 Al ingresar a la opción el programa presenta la siguiente ventana Número de Nómina: Digitar el número que corresponda al periodo de nomina a liquidar. Permite crear Max Descripción: Digitar el nombre de la nomina que se está creando Forma de Pago: Corresponde a los dos periodos que se manejan en este tipo de nomina el cual puede ser mensual o quincenal Una vez se completa la anterior información el programa presenta la siguiente ventana

20 Fechas: Periodo de liquidación de la nomina, no debe exceder la forma de pago mensual o quincenal Mes: El que corresponde con la fecha de nomina Carga los conceptos Fijos de nómina? : Marcar la opción si se requiere que dentro del tipo de nomina creado los conceptos que se ingresaron como una novedad fija sean liquidados. Porcentaje: Corresponde al porcentaje máximo de deducciones permitido, este es determinado por la empresa. Descuenta deducciones si superan el tope: al marcar esta opción permite que aunque supere el porcentaje de descuentos el programa liquide las deducciones DEFINICIÓN DE CONCEPTOS DE NÓMINA Los conceptos corresponden a las diferentes novedades de ingreso o deducciones que se capturaran a los empleados en cada periodo de nómina. Para realizar la creación de dichos conceptos se debe ingresar a: Nomina Parámetros Catálogos Apertura de Conceptos Al ingresar a dicha opción el sistema mostrara la siguiente ventana:

21 Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto de nómina que desea crear. Se permite crear hasta 999 conceptos. Esta nomina trae algunos conceptos previamente parametrizados los cuales se pueden consultar con el icono o la tecla de función F2.

22 Se recomienda crear del código 01 a 199 los conceptos de ingresos o devengados y del 200 en adelante los conceptos correspondientes a las de deducciones o descuentos. Tipo (Ingreso/Deducción): Marcar la opción de Ingreso o Deducción de acuerdo al concepto que se está creando. Descripción: Nombre del concepto el cual se verá reflejado en la impresión del volante o desprendible de nomina. Cuenta: Digitar el código de la cuenta contable a registrar en el momento de contabilizar la nomina. Para afectar las cuentas de los grupos 51 Administración, 52 Ventas y 72 Mano de Obra (producción) con un mismo concepto, se deben dejar los cuatro primeros dígitos en cero ( ejemplo de cómo asignar la cuenta de salario), para que el programa asuma el grupo correspondiente a cada empleado de acuerdo con el catálogo. Para los conceptos de salud, pensión y cesantías se deben digitar las cuenta hasta el sexto digito, es decir, hasta el nivel de subcuenta, y el código del auxiliar se debe dejar en cero (00), para que el programa tome el código del fondo asignado en la hoja de vida del empleado. A continuación realizamos un ejemplo: Teniendo en cuenta que algunas empresas manejan los tres grupos contables ( ) y con la finalidad de no tener que crear tres conceptos diferentes debido a que la cuenta contable es diferente

23 Detalle Cuenta Contable Sueldo de Administrador Sueldo de Comercial Sueldo de Producción Se debe asignar el número de la cuenta contable de la siguiente forma: Detalle Cuenta Contable Sueldo Los primeros ceros corresponde al grupo contable ( ) y los dos ceros siguientes a la cuenta. De esta forma en el momento de contabilizar el programa tomara la información de grupo y cuenta del catalogo del empleado Fórmula: Marcar la opción si el concepto que se está creando depende de una variable para su cálculo. Ej. Salario, horas extras, subsidio de transporte, incapacidades, esto se ve reflejado en la captura de las novedades y de conceptos fijos, ya que si el concepto esta formulado, permite cargar cantidades, caso contrario debe ingresarse un valor que será el que el sistema liquide. Para efectos del subsidio de transporte este concepto trabaja sin formula o debe estar formulado como 1/1

24 Numerador: En este campo se debe asignar el factor que se utilizará para el cálculo del valor del concepto que se está creando. El numerador siempre va multiplicado por el salario que tiene el empleado en el catalogo si el concepto que se está creando no posee una formulación especial para su cálculo. Denominador: Corresponde al número o factor en el que se debe dividir el valor del salario para el cálculo correcto del concepto que se está creando. El salario debe ser treinta (30) ó si se liquida nomina por horas será doscientos cuarenta (240). Salario: Marcar la opción si los conceptos que se están creando se deben tomar como base salarial para los cálculos de parafiscales, Salud, Pensión, Retención en la fuente. Para la ARP, el sistema no toma como base salarial aquellos conceptos que estén marcados en su cálculo automático como incapacidades, vacaciones o licencias. Muestra Saldo: Esta opción únicamente aplica para el concepto de préstamo a empleados para que en la captura de novedades muestre el saldo del préstamo siempre y cuando la cuenta contable este parametrizada como detallada por Cobrar. Base ARP: Marcar la opción si el concepto hace base para el cálculo de ARP. Cálculo Automático: Este campo tiene relación con los procesos automáticos que se ejecutan en el módulo de nómina. Estos conceptos son: o o o o o o o o o o o A- AVP Afiliado: Escoger la opción si se está creando el concepto de descuento por ahorro voluntario de pensión por parte del empleado C- AVP Empleador: Escoger la opción si se está creando el concepto que se utilizará para registrar el aporte voluntario de pensión por parte del empleador D- Aporte FSP: Escoger la opción si se está creando el concepto con el que se descontara el valor del Fondo de Solidaridad Pensional I Incapacidad: Escoger esta opción cuando se estén definiendo los conceptos de incapacidades. H Horas Extras: Escoger esta opción con el fin de diferenciar las horas extras de los recargos adicionales que se puedan generar. Ej. Recargo nocturno. N Ninguno: Se deberá seleccionar cuando el concepto de nomina que se esta parametrizando no hace parte de ningún proceso automático. O- Otros aportes de pensión no constituyen renta: Se deberá seleccionar esta opción cuando el concepto a crear haga parte de un aporte no constitutivo de renta ni ganancia ocasional, con el fin de que SIIGO en el momento de liquidar la retención en la fuente lo reste de la base salarial. P - Aporte de Pensión: Se debe escoger esta opción cuando se esté definiendo el concepto de pensión R Retención en la Fuente: Se debe escoger esta opción cuando se esté definiendo el concepto de retención en la fuente. S - Aporte de Salud: Se debe escoger esta opción cuando se esté definiendo el concepto de salud. T Auxilio de Transporte: Se debe escoger esta opción cuando se esté definiendo el concepto de subsidio de transporte. En este caso el programa solicitará el valor del subsidio de transporte y el tope de salarios mínimos mensuales legales vigentes sobre los que se debe pagar el Subsidio de Transporte. De acuerdo a la legislación actual el

25 o o o tope corresponde a dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Recuerde que esta información debe actualizarse cada año. V Vacaciones: Se debe escoger esta opción cuando se esté creando el concepto de vacaciones. K AFC: Escoger esta opción al crear el concepto de aporte al Fondo de la Construcción. L Ahorro Voluntario Pensión: Escoger esta opción si el concepto que está creando corresponde al ahorro voluntario de pensión Los conceptos así marcados sirven para que en el proceso de liquidación de nómina el programa calcule los valores automáticamente, si alguno no está definido, es posible que el sistema en algún momento arroje una novedad con el nombre de concepto desconocido A continuación se colocan algunos ejemplos para la creación de conceptos de ingresos los cuales dependen de las cuentas contables que maneje cada empresa. Concepto Concepto Concepto Sueldo Auxilio de Transporte Horas Extras Ingreso / Deducción Ingreso Ingreso Ingreso Cuenta Contable Formula Si Si Si Numerador Denominador Salario Si Si Si Muestra Saldo No No No Base Arp Si Si Si Calculo Automático Ninguno Ninguno Ninguno Concepto Liquidación Ninguno Ninguno Ninguno Activo Si Si Si En cuanto a los conceptos de pensión y salud en el momento de asignar la cuenta contable la cual debe estar auxiliarizada por cada fondo creado, no se debe incluir el auxiliar ya que el programa tomara esta información del catalogo del empleado.

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27 A continuación se colocan algunos ejemplos para la creación de conceptos de gastos los cuales dependen de las cuentas contables que maneje cada empresa Concepto Concepto Concepto Pensión Salud Retención Ingreso / Deducción Deducción Deducción Deducción Cuenta Contable Formula No No No Numerador No aplica No aplica No aplica Denominador No aplica No aplica No aplica Salario No No No Muestra Saldo No No No Base Arp No No No Calculo Automático Pensión Salud Retención Concepto Liquidación Ninguno Ninguno Ninguno Activo Si Si Si DEFINICIÓN DE FONDOS: A través de esta opción se crean los fondos de Salud, Pensión, Cesantías, ARP, Fondo de Construcción que maneja la empresa. Para crearlos se debe ingresar por la opción: Nomina Parámetros Catálogos Apertura de Fondos En esta opción el sistema permite crear los fondos de Salud, Pensión, Cesantías, ARP, Fondo de Construcción que maneja la empresa. El programa muestra el siguiente mensaje informativo

28 Al continuar con Enter el programa solicita la siguiente información Tipo: Se debe escoger la opción correspondiente de acuerdo al tipo de fondo que se quiere crear. Pensión, Salud, Cesantías, Arp ó AFC. Número del Fondo: Digitar el número del fondo. Este código debe ser igual al asignado en el auxiliar de las cuentas contables del gasto y el pasivo. El número 00 corresponde al control de cada fondo donde el programa solicitara datos correspondiente a la normatividad, será tenido en cuenta en la liquidación de la nomina. Nombre del Fondo: Digitar el nombre del fondo. Nit Fondo: Digitar el número del Nit del fondo sin puntos, comas, espacios y sin digito de verificación, tal como se realizo en la creación de terceros. Redondear Aportes a cienes y bases a Miles: Marcar esta opción si se quiere que al liquidar nomina y realizar los procesos de seguridad social el sistema redondee aporte a cienes y bases a miles. Esta opción solo aplica para los fondos de Pensión y Salud. Código: Digitar el código del fondo asignado a cada entidad para el manejo de Planilla Integrada de Liquidación de Aportes.

29 A continuación se visualiza un ejemplo de la creación de fondos de pensión versus las cuentas contables No Cuenta Cuenta Nombre Fondo Gasto Pensión Pasivo Pensión Fondo Pensión Iss Porvenir Skandia A continuación se visualiza un ejemplo de la creación de fondos de salud versus las cuentas contables No Cuenta Cuenta Nombre Fondo Gasto Salud Pasivo Salud Fondo Salud Iss Compensar Famisanar Control de Salud y Pensión: En esta opción se registran datos correspondientes a la normatividad, indispensables para realizar los cálculos de aportes. Dicha información se puede modificar según las disposiciones del Gobierno. Para digitar estos datos se debe ingresar por: Nomina Parámetros Catálogos Apertura de Fondos. Control Fondo de Salud:

30 Tipo: Se debe escoger la opción de acuerdo al fondo que se quiere crear. Para este caso se debe escoger el fondo de Salud. Número del Fondo: Se debe presionar la tecla Enter para ingresar al control del tipo de fondo. Es decir que el número sería el cero (0). Nombre del Fondo: Aparece el nombre CONTROL SALUD de forma automática, por tanto, no es necesario digitarlo ni modificarlo. NIT Fondo: El programa salta este campo porque no se está creando ningún fondo específico. Aporte Patronal: Corresponde al porcentaje de salud que debe aportar el empleador. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje corresponde al 8.5%. Aporte Empleado: Corresponde al porcentaje de descuento al empleado por concepto de salud. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje es del 4%. Máximo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope máximo de Salarios

31 Mínimos Legales Vigentes sobre los que se debe aplicar el descuento de salud. De acuerdo a la legislación actual el tope es de veinticinco (25). Mínimo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope mínimo de Salarios Mínimos Legales Vigentes sobre los que se debe aplicar el descuento de salud. Cobertura Familiar: En este campo se debe digitar el porcentaje de aporte que debe aplicar la empresa por concepto de Caja de Compensación Familiar. De acuerdo a las disposiciones legales vigentes este porcentaje es del 4%. Salario Mínimo: En este campo se debe digitar el valor del Salario Mínimo Legal Vigente. Aporte Contrato de Aprendizaje: Según la Ley 789 de 2002, los empleadores deben efectuar el pago correspondiente a salud en las proporciones establecidas por la Ley a los aprendices, por tanto en este campo se debe indicar la forma en la cual se desea liquidar el aporte de Salud que realizará el empleador por el aprendiz, por porcentaje (12.5%); por valor que es fijo y corresponde al 12.5% de un (1) SMMLV o no para dejar de aplicar este caso a los aprendices. Porcentaje Fosyga: De acuerdo con lo establecido en el artículo 218 de la ley 100 de 1993 y el artículo 1 del Decreto 1283 del 23 de julio de 1996 el cual reglamento el funcionamiento del Fondo de Solidaridad y Garantía del Sistema General de Seguridad en Salud donde establece que el Fondo de Solidaridad y Garantía (FOSYGA) es una cuenta adscrita al Ministerio de la Protección Social manejada por encargo fiduciario, sin personería jurídica ni planta de personal propia, cuyos recursos se destinan a la inversión en salud. Si en la compañía se tienen empleados que realizan este aporte se debe digitar el porcentaje de aporte que deberá calcular el sistema. Control Fondo de Pensión:

32 Tipo: Se debe escoger la opción de acuerdo al fondo que se quiere crear. Para este caso se debe escoger Pensión. Número del Fondo: Se debe presionar la tecla Enter para ingresar a los parámetros del fondo. Es decir que el número sería el cero (0). Nombre del Fondo: Aparece el nombre CONTROL PENSIONES de forma automática, que no es necesario digitarlo ni modificarlo. Nit Fondo: El programa salta este campo porque no se está creando ningún Fondo específico.

33 Aporte Total: Corresponde al porcentaje total de aporte de Pensión. De acuerdo a la legislación actual corresponde al 16%. Aporte Empleado: Corresponde al porcentaje de descuento que se debe aplicar al empleado por concepto de pensión. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje corresponde al 4%. Máximo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope máximo de Salarios Mínimos Legales Vigentes sobre los que se deben efectuar los descuentos de pensión. De acuerdo a la legislación actual el tope es de veinticinco (25). Mínimo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope mínimo de Salarios Mínimos Legales Vigentes sobre los que se debe aplicar el descuento de pensión. De acuerdo a la legislación actual el tope es de uno(1) Aporte Solidaridad: Corresponde al porcentaje del fondo de solidaridad que se debe aplicar a los empleados que devengan un salario superior a los cuatro (4) salarios mínimos mensuales legales vigentes. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje es del 1%. Salario Mínimo: En este campo se debe digitar el valor del salario mínimo legal vigente. Aporte Sub-cuenta de Subsistencia (S/N): Este campo aplica conforme a la Ley 797 de enero 29 de 2003, en el que se indica que los afiliados por pensión con ingreso igual o superior a 16 salarios mínimos mensuales legales vigentes y los pensionados con mesadas superior a 10 salarios mínimos mensuales legales vigentes deben contribuir con un aporte adicional con destino a la sub-cuenta de subsistencia del fondo de solidaridad. Una vez se marca esta opción el programa muestra la ventana que permite parametrizar los rangos establecidos por la norma.

34 Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: Tipo: Se debe marcar la letra A para los Afiliados y P para los Pensionados. Desde: Corresponde al rango inicial de los salarios mínimos mensuales legales vigentes desde los que se debe efectuar el aporte de acuerdo a las disposiciones de ley 797 de Enero 29 de Hasta: Corresponde al rango final de los salarios mínimos mensuales legales vigentes hasta el que se debe efectuar el aporte. de acuerdo a las disposiciones de ley 797 de Enero 29 de Aporte: Se debe digitar el porcentaje de aporte de acuerdo a las disposiciones de ley 797 de Enero 29 de Los datos que se registren en el control de fondos deben ser actualizados anualmente y conforme a las disposiciones legales vigentes.

35 DEFINCION DE CAJAS: En esta opción se deben crear las Cajas de Compensación con las que la empresa tiene convenio. Para crearlas se debe ingresar por: Nomina Parámetros Catálogos Apertura de Cajas Al ingresar a la opción el programa muestra la siguiente venta

36 Código: Se pueden crear 9999 cajas. El número debe corresponder con el auxiliar de la cuenta contable del gasto previamente creada NIT: Asignar el número de documento de identificación de la caja Descripción: El sistema mostrara el nombre de la caja de compensación tal como se ha creado en la apertura de terceros. Código Caja: Se debe digitar el código de la caja de compensación asignado para la generación de la planilla Integrada de Aportes. PORCENTAJE PARAFISCALES: En esta opción se debe paramétrizar el porcentaje de aporte que realiza la empresa por concepto de Caja de Compensación, SENA, ICBF y FIC, mensualmente. Se debe ingresar por: Nomina Parámetros Catálogos Porcentajes de Parafiscales. Al ingresar a la opción el programa solicita los siguientes datos:

37 Porcentaje: Digitar el porcentaje del aporte realizado por SENA, ICBF y Caja de Compensación. Identificación: Asignar el Nit del SENA e ICBF. FIC: Digitar el porcentaje de aporte de Fondo Industrial para la Construcción, este tipo de aporte solo lo realizan las empresas constructoras. Redondear pagos del empleado al cien más cercano: Marcar esta opción si se desea que en el momento hacer el cálculo del aporte el programa aplique el redondeo GRUPOS CONTABLES: Mediante esta opción se crean los diferentes grupos contables que maneja la empresa para realizar la contabilización de la nomina. Su finalidad es guardar los acumulados de un empleado, cuando por alguna circunstancia se hace cambio a un nuevo grupo contable y se realizan pagos y contabilizaciones de nómina a este último grupo. Los grupos que afectan a nivel contable la nómina son los siguientes: 51 (Administración) 52 (Ventas o comercial) 72 (Mano de obra o Producción).

38 Para realizar la creación de los grupos contables se debe ingresar a: Nomina Parámetros Catálogos Grupos Contables Al ingresara a la opción el programa muestra la siguiente ventana

39 SIIGO permite crear hasta 10 grupos contables totalmente diferentes CATALOGO DE PROVISIONES: Mediante esta opción de definen los códigos, bases y porcentajes por cada una de las provisiones de nomina. Se debe ingresar por Nómina Parámetros Catálogos Provisiones- Catálogo de Provisiones

40 Al Ingresar a la opción el programa presenta la siguiente ventana

41 Código: Asignar un número por cada una las provisiones a paramétrizar Nombre: Digitar la descripción que corresponde al código que se está creando Porcentaje: Digitar el porcentaje a provisionar de acuerdo con el concepto Saldo o Movimiento: Marcar si se requiere que el cálculo del porcentaje se aplique sobre el saldo o el movimiento de la cuenta contable. Después de completar la anterior información el programa presenta la siguiente pantalla

42 Se deben digitar cada uno de los conceptos que hacen base para el cálculo de la provisión. Con el icono se graba Salario Integral: Marcar la opción si se requiere que el cálculo de la provisión se aplique también a los empleados que tienen asignado un salario integral. Grupo: Digitar la información por cada uno de los grupos contables que previamente se han creado Cuenta Debito: Asignar la cuenta contable en la cual se registrara el dedito de la provisión Cuenta Crédito: Asignar la cuenta contable en la cual se registrara el crédito de la provisión Concepto: Asignar el numero de concepto de nomina creado para la provisión RETENCIÓN EN LA FUENTE Con el fin que SIIGO realice el cálculo automático de retención en la fuente, se debe paramétrizar por la siguiente opción: Nómina Parámetros Catálogos Retención en la Fuente.

43 Al ingresar el programa muestra la siguiente ventana Al Ingresar por la opción parámetros el programa solicita los siguientes datos

44 Limite Valor Exento para la Base: Digitar el valor exento para la base de retención en la fuente, de acuerdo a lo establecido en el artículo 206 del Estatuto Tributario y modificado en valores de UVT en el artículo 51 de la ley 1111 del 206 en el cual se limita mensualmente a 240 UVT. Porcentaje para Salario Integral: Digitar el porcentaje a partir del cual se realizara el cálculo de retención en la fuente para aquellos que tienen salario integral. Valor de UVT: Digitar el valor de la Unidad de Valor Tributario (UVT), de acuerdo a la normatividad actual. Porcentaje Descontable para Pensión: Digitar el porcentaje que no se toma como base para liquidar Pensión, en este cado el 30%. Porcentaje exento en retención: Digitar el porcentaje correspondiente de acuerdo a lo estipulado en el artículo 206 del Estatuto Tributario. Tope máximo deducción salud y educación: Digitar el porcentaje máximo de deducción para salud y educación de acuerdo a lo estipulado en el artículo 387 del Estatuto Tributario y en la Ley 12 de 1192 articulo 20, el cual corresponde al 15% mensualmente. Tope máximo deducción vivienda: Digitar el valor máximo mensual de deducción de vivienda conforme a lo estipulado en el artículo 206 del Estatuto Tributario. Redondear según circular 0009 DIAN: Marcar esta opción si se requiere que SIIGO haga el redondeo de la retención en la fuente, en el momento de realizar la liquidación de la nomina. Luego de ello se debe ingresar a la opción de Tabla de Retención Parámetros:

45 Donde el sistema mostrara una ventana en la cual deberá digitar la tabla de retención en la fuente en UVT conforme al artículo 23 de la Ley 1111 de Tal como se muestra a continuación. APERTURA DE EMPLEADOS Esta opción permite crear la hoja de vida de los empleados, la cual está compuesta de la siguiente manera: 1.1. Información Personal 1.2. Información Nómina 1.3. Datos para el SOI 1.4. Datos Ley Datos Información Exógena 1.6. Datos Información Bancaria

46 Para realizar la creación de las hojas de vida de los empleados se deberá ingresar por: Nomina Parámetros Catálogos Apertura de Empleados: Al ingresar es esta opción el programa solicita la siguiente información: Nit: Digitar el número de identificación del empleado sin puntos, comas, ni espacios. Sucursal: Aplica únicamente para la generación de autoliquidación del Seguro Social, se debe marcar la opción en el caso que el empleado trabaje en alguna sucursal de la empresa y requiera presentar la autoliquidación del seguro social por sucursal. En caso contrario se debe omitir esta opción. Información Personal:

47 Nombre: Digitar los nombres y apellidos del empleado. Sexo (M/F): Corresponde al género del empleado y se debe seleccionar la opción correspondiente. Fecha de Nacimiento: Digitar la fecha de nacimiento del empleado con los cuatro dígitos del año, dos dígitos para el mes y dos dígitos para el día. Dirección: Dirección del lugar de residencia del empleado, se debe digitar tal como lo solicitan los medios magnéticos. Dirección de correo electrónico del empleado con el fin de poder enviarle al mail el volante o desprendible de nomina. País: Código del país en el que labora el empleado. Con el icono ó F2, se puede realizar la búsqueda de los países creados en la opción de parametrización. Ciudad: Código de la ciudad en la que labora el empleado. Con el icono ó F2 se puede realizar la búsqueda. Teléfonos: Corresponde a los números telefónicos del empleado, SIIGO permite registrar cuatro números telefónicos. Clasificación: tipo de contribuyente del empleado. Información Nómina: Cuenta Entidad: Corresponde al número de la cuenta corriente o de ahorros asignada al empleado por la entidad financiera para realizar el pago de nomina por medio magnético Grupo Asignado: Corresponde al grupo contable al que pertenece el empleado, el cual afectará cada uno de los conceptos de nómina en el momento de la contabilización de la causación de la nómina. Recuerde que los grupos son 51 Administración, 52-Ventas, 72 Mano de Obra (producción). Estos los podrá consultar con el icono ó F2. Cuenta Asignada: Código contable 05 que corresponde a gastos de personal.

48 Centro de Costo: Centro de costo al que pertenece el empleado. Con el icono ó F2 se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados. Fecha de Ingreso: Año, mes y día en el que ingreso el empleado a trabajar. Fecha de Retiro: Este campo se debe diligenciar una vez se haya retirado el empleado digitando el año, mes y día de retiro. Para los empleados activos de debe dejar esta fecha de la siguiente manera: 9999/99/99. Cargo: Cargo que desempeñará el empleado dentro de la empresa. Corporación: Seleccionar la entidad bancaria en la que el empleado posee la cuenta de nómina. Sueldo Actual: Corresponde al salario actual que devenga el empleado Sueldo Anterior: Corresponde al salario anterior del empleado. Si el empleado es nuevo se puede dejar en blanco este campo pasando con Enter. Fecha de Aumento: Campo de carácter informativo. Digitar la fecha en la que se realizó el último aumento de sueldo, si no se ha realizado aumentos o el empleado es nuevo se deberá digitar la fecha de ingreso del empleado. Contrato de Aprendizaje: En caso que el empleado sea un estudiante y/o aprendiz permite aplicar lo contemplado en la Ley la Ley 789 de 2002, donde indica que los empleadores deben efectuar el pago correspondiente a Salud en las proporciones establecidas por la Ley ; este campo tiene relación con la opción ubicada en el Control de Salud Aporte Cont. Aprendizaje. Ley 50: Marcar esta opción para empleados que se encuentren en la ley 50. En caso contrario se debe omitir presionando Enter. Esta marcación influye en la liquidación de Cesantías.

49 Integral: Marcar esta opción solo si el empleado tiene salario integral. Factor Prestacional: Este campo se habilitara siempre y cuando se haya marcado la opción de Integral y se deberá digitar el treinta por ciento (30%) que corresponde al factor prestacional sobre el cual no se realiza ningún cálculo. Término Fijo: Si el empleado fue contratado bajo la modalidad de término fijo, digitar la letra S. En caso contrario digitar la letra N. Fecha Final: Si en la opción anterior se digitó la letra S el programa solicitará la fecha de terminación del contrato. Anticipo Cesantías: Este campo permite digitar el valor de los anticipos de cesantías, efectuados al empleado, para que en la liquidación de las cesantías se descuente de la liquidación del empleado que se realiza anual y en la pre liquidación de contrato de trabajo. Fecha Anticipo: Digitar la fecha en la que se efectuó el anticipo de cesantías. Recuerde que las fechas se deben digitar año, mes y día. Días de Licencia: Digitar el número de los días de licencia No Remunerada que se haya otorgado al empleado, para efectos de la pre liquidación de contrato de trabajo. Periodos Disfrutados de Vacaciones: Digitar los periodos de vacaciones que ha disfrutado el empleado durante su permanencia en la empresa, con el fin que el sistema descuente esos días en el momento de realizar la pre liquidación de contrato de trabajo. Fecha Últimas Vacaciones: Digitarla fecha en la que el empleado tomó el último periodo de vacaciones, con el fin que en el momento de efectuar la pre liquidación del contrato de trabajo liquide los periodos de vacaciones que tiene pendientes por disfrutar. Digito de Verificación: Corresponde al digito de verificación que tenga el empleado en el caso que sea del régimen simplificado, con el fin de generar el informe de medios magnéticos. No es obligatorio se puede pasar con Enter. Datos Para el SOI: Datos seleccionados de acuerdo a las características de cada empleado con el fin de poder generar de manera correcta la planilla Integrada de Liquidación de Aportes.

50 Tipo de Cotizando: En este campo se debe realizar la selección según la condición en la que se encuentre el cotizante. Tipo ID: En este campo se debe seleccionar el tipo de documento de identificación Subtipo Cotizando: División que tienen algunos tipos de cotizando, establecidos por la Resolución 1303 del Extranjero no obligado a cotizar: Este campo se marca para aquellos empleados que son de otro país y por norma, no hacen aportes de salud ni de pensión. Colombiano residente en el exterior: Esta opción se marca cuando se paga al empleado en nómina, pero reside en el exterior, lo que hace que el programa le realice el respectivo aporte por pensión únicamente, ya que por salud debe cotizar en el país que reside. Datos Ley 100. Una vez se han definido estos parámetros el programa desplegará una ventana, en la que se deben diligenciar los datos que se relacionan a continuación: Fondo de Salud: Asignar fondo de salud al cual se encuentra afiliado el empleado. Con el icono ó F2 se puede efectuar la búsqueda de los fondos de salud creados. Fondo de Pensión: Asignar fondo de pensión al cual se encuentra afiliado el empleado. Con el icono ó F2 se puede efectuar la búsqueda de los fondos creados.