SIIGO (LIQUIDACIÓN DE NÓMINA) Cartilla II. Nomina Pymes

Transcripción

1 SIIGO Nomina Pymes (LIQUIDACIÓN DE NÓMINA) Cartilla II

2 TABLA DE CONTENIDO PRESENTACIÓN OBJETIVOS 1. MANEJO Y LIQUIDACIÓN DE NOVEDADES 1.1. Captura Automática de Novedades 1.2. Configuración Liquidación de Nomina 1.3. Liquidación Automática de Nomina Generalidades Procedimiento 1 Retención en la Fuente Salario Integral Salario no Integral 2. PAGO DE NÓMINA 2.1. Volante de Pago 3. PAGOS DEL EMPLEADOR 3.1. Comprobante Parafiscal 3.2. Comprobante de Provisiones 3.3. Seguridad Social 4. LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES 4.1. Prima de Servicios 4.2. Cesantías 4.3. Pre-liquidación de Contrato

3 PRESENTACIÓN Una vez realizada la parametrización se inician otros procesos. En esta cartilla se encuentra documentado todo lo que implica realizar una liquidación de nomina mediante el programa, desde la captura de las novedades hasta la contabilización de la causación de la nomina (proceso pago de nómina).

4 OBJETIVOS Con la información suministrada en este manual se pretende difundir el conocimiento necesario para llevar a cabo la liquidación y pago de la nomina. Proveer herramientas que permitan la aplicación de estos procesos, en el manejo de diferentes escenarios. Al finalizar el estudiante estará en la capacidad de realizar el proceso de liquidación de nomina teniendo en cuenta las funcionalidades que el programa le ofrece, implementándolas de acuerdo con los requerimientos de la empresa para la cual labora.

5 MANEJO DE NOVEDADES Los procedimientos que se describen a continuación se deben ejecutar, para efectuar la liquidación, pago y generación de informes de nómina. Captura de Novedades A través de esta opción se puede generar la captura de aquellas novedades que son fijas en la liquidación de todos los periodos de nómina para uno o varios empleados. Nomina- Manejo y Liquidación de Novedades Procesos- Captura Automática de Novedades Las Novedades de nomina se pueden cargar con los siguientes criterios:

6 Por Empleado: Este permite registrar las novedades de todos los empleados que pertenezcan a determinadas nominas.

7 Se ubica al empleado para que en la parte inferior aparezcan las novedades cargadas hasta el momento: Con el icono se pueden ingresar novedades nuevas, las cuales se calculan automáticamente por el sistema, de acuerdo a la parametrización del concepto. En este proceso se descargan aquellas novedades que son exclusivas para el periodo que se está registrando, por ejemplo: bonificaciones, horas extras, etc. Los campos que se deben diligenciar son: Concepto: Digitar el código del concepto que se quiere fijar. Con el icono se pueden consultar los conceptos creados. Nit: Digitar el número de cédula del empleado al que se le fijara la novedad. Con el icono se pueden consultar los empleados creados. Valor: Digitar el valor que corresponde a la novedad. Por Concepto: Permite elegir un concepto para cargarlo a diferentes empleados; se utiliza cuando se manejan listados de novedades por conceptos, pagos por libranzas, determinadas primas o bonos especiales, etc Se debe ingresar el periodo de nomina y aparecerá la lista de los conceptos creados, al seleccionar uno de ellos en la parte inferior mostrara todos los empleados que tienen cargado este concepto. Fijas Individual:

8 Esta opción permite fijar, verificar y/o modificar por cada empleado los conceptos que se usan como fijos. Por Grupo:

9 Novedad a Nomina: Permite fijar novedades a una numero de nomina especifico. Novedad Fija: Permite fijar de forma permanente novedades para todos los periodos de nomina En ambos casos los criterios establecidos para el cargue de la novedad son por: Rango de terceros, rango de centro de costos, rango de sucursales. Para lo cual el programa solicita el número del concepto a fijar, el periodo en el que se liquidara y el valor o variable. Configuración Liquidación de Nomina Consiste en definir parámetros que permiten que en la liquidación de nomina se incluyan o no ciertos conceptos en periodos de nomina específicos

10 Periodo de liquidación: Marcar la opción de acuerdo al periodo establecido, en nomina básica se liquidan nominas quincenales y mensuales Subsidio de Transporte: Indicar si en el periodo de liquidación se tendrá en cuenta esta concepto, de ser así marcar el periodo Tener en cuenta que en la parametrización del concepto de subsidio de transporte debe estar marcado con formula 1/1. Calculo automático T- Auxilio de transporte e ingresar los demás parámetros que corresponden con la normatividad como son el tope de salarios mínimos y el valor Liquidación Aprendiz del Sena: Marcar la opción si se requiere liquidar Aprendices del Sena en el tipo de nomina Retención en la Fuente: Marcar la opción si se realizara la liquidación de este concepto por porcentaje o por valor La retención en la fuente y el Fondo de Solidaridad Pensional se calculan en el último periodo de pago del mes.

11 Fondo de Pensión: Marcar la opción y el periodo para que el programa refleje el cálculo automático de este concepto. Aporte Voluntario AFP: Marcar la opción y el periodo para que el programa refleje el cálculo automático de este concepto. Fondo de Solidaridad Pensional: Marcar la opción y el periodo para que el programa refleje el cálculo automático de este concepto Aporte fondo Salud EPS: Marcar la opción y el periodo para que el programa refleje el cálculo automático de este concepto. Ahorro y Fomento a la Construcción FIC: Marcar la opción y el periodo para que el programa refleje el cálculo automático de este concepto. Liquidación Automática de Nomina Después de ingresar las novedades y teniendo en cuenta la configuración de nomina se procede a realizar la liquidación mediante la opción de menú: Nomina- Manejo de Liquidaciones de Nómina Procesos Liquidación Automática de Nómina Al ingresar a esta opción el programa muestra la siguiente ventana Nomina Número: Digitar el numero de nomina a liquidar, automáticamente el programa refleja el tipo de nomina y el rango de fecha. Periodo: corresponde a 1 para nominas mensuales y 1 o 2 para nominas quincenales. Tercero Desde Hasta: Digitar el rango desde y hasta el cual se realizara la liquidación de la nomina, si el proceso se va a realizar por todos los empleados digitar enter. Centro de Costos Desde Hasta: Si la liquidación se realizará por centro de costos digitar ese rango de lo contrario pasar con enter.

12 Una vez se han digitado los datos anteriores el programa carga los empleados que corresponden al tipo de nomina que se está liquidando En esta parte permite seleccionar los empleados que hacen parte del tipo de nomina. Con el icono se graban los cambios y se realiza la liquidación. Generalidades Procedimiento Uno de Retención En La Fuente De acuerdo a la Ley 1111 de Diciembre de 2006 (reforma Tributaria) la tarifa a aplicar para realizar retención en la fuente para asalariados ha cambiado: ARTICULO 23. Modificase el artículo 383 del Estatuto Tributario, el cual queda así: Artículo 383. Tarifa. La retención en la fuente aplicable a los pagos gravables, efectuados por las personas naturales o jurídicas, las sociedades de hecho, las comunidades organizadas y las sucesiones ilíquidas, originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria, será la que resulte de aplicar a dichos pagos la siguiente tabla de retención en la fuente:

13 Tabla de Retención en la Fuente Para Ingresos Laborarles Gravados Rangos en UVT Tarifa Marginal Impuesto Desde Hasta > > % (Ingreso laboral, gravado expresado en UVT- 95 UVT)*19% > % >360 En adelante 33% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT) x 28% mas 10 UVT (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 360 UVT) x 33% mas 69 Parágrafo. Para efectos de la aplicación del Procedimiento 2 a que se refiere el artículo 386 de este Estatuto, el valor del impuesto en UVT determinado de conformidad con la tabla incluida en este artículo, se divide por el ingreso laboral total gravado convertido a UVT, con lo cual se obtiene la tarifa de retención aplicable al ingreso mensual. Parágrafo Transitorio: En la actualidad, la tarifa a que se refiere el último rango de esta tabla será del treinta y tres por ciento (33%). Con base a lo anterior, a continuación se ilustran dos ejemplos que presentan la forma de liquidación de retención para Procedimientos 1 y 2. Salario Integral: PAGOS LABORALES DEL MES 10,000,000 Menos Cesantias e Intereses Sobre cesantias Menos Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional 350,000 Aportes pension Obligatoria 280,000 Aporte Voluntario ( Limite legal) - Fondo de Solidaridad pensional 70,000 Fondo de Subsistencia - Ahorros en cuentas AFC Ingresos que no incrementan el patrimonio - Menos Rentas Excentas - Idemnizacion por accidente 0 Gastos de Entierro 0 Gastos de Representacion en algunos funcionarios oficiales 0 Excenciones para mienbros de las fuerzas armadas 0 BASE 1 9,650,000 Renta de Trabajo Exento 25% 2,412,500 Renta de Trabajo Gravada 75% 7,237,500

14 Deduccion Salud 280,000 Deducciones Descuento proporcional de pagos de vivienda 0 Total Deducciones 280,000 BASE DE RETENCION: 6,957,500 VALOR UVT 26,049 BASE DE RETENCION EXPRESADA EN UVT (Base de Retencion / valor de UVT) 267 APLICACION TABLA UVT 117 % DE APLICACION DE UVT (ver en tabla % de acuerdo la base expresada en 28% UVT) RETENCION EXPRESADA EN UVT MAS VALOR DE IMPTO SEGUN TABLA 10 Valor de Suma adicional segun tabla RETENCION EXPRESADA EN PESOS 1,114, Base expresada en UVT*: Hace referencia al resultado de dividir la Base Gravada (de Retención) sobre el valor del UVT; para el ejemplo se define así: / = 267 Porcentaje de aplicación de UVT **: Este porcentaje está registrado en la tabla de retención, para este caso, se busca el rango, que en este caso está entre > 150 hasta 360, y la tarifa marginal correspondiente al 28%, que es el Porcentaje de aplicación: Aplicación tabla UVT***: Es la aplicación de la primera parte de la fórmula de la columna IMPUESTO de la tabla. En nuestro ejemplo, al estar ubicado en el rango >150 hasta 360, el Impuesto se aplica de la siguiente manera:

15 Donde: Base expresada en UVT 267 Por lo tanto = 117 Esta cifra corresponde a la aplicación de la tabla (impuesto) en UVT. Retención expresada en UVT****: Corresponde a la continuación de la aplicación del impuesto, donde se toma: 117*28% = Valor Impuesto según tabla*****: Es el valor en UVT adicional que se aplica al final de la fórmula del Impuesto; para nuestro ejemplo es 10 UVT = Retención expresada en pesos, es el resultado de multiplicar, el producto de la operación RETENCION EN UVT + VR IMPUESTO, entre el valor de la UVT, así: 42.78X = Salario No integral PAGOS LABORALES DEL MES 5,000,000 Menos Cesantías e Intereses Sobre cesantías 0 Menos Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional 250,000 Aportes pensión Obligatoria 200,000 Aporte Voluntario ( Limite legal) Fondo de Solidaridad pensional 50,000 Fondo de Subsistencia - Ahorros en cuentas AFC 0 Ingresos que no incrementan el patrimonio 0 Menos Rentas Exentas - Indemnización por accidente 0 Gastos de Entierro 0 Gastos de Representación en algunos funcionarios oficiales 0 Excepciones para miembros de las fuerzas armadas 0 BASE 1 4,750,000

16 Renta de Trabajo Exento 25% 1,187,500 Renta de Trabajo Gravada 75% 3,562,500 Deducción salud 200,000 Deducciones - Descuento proporcional de pagos de vivienda - Total Deducciones 200,000 BASE DE RETENCION: 3,362,500 VALOR UVT 26,049 BASE DE RETENCION EXPRESADA EN UVT (Base de Retención / valor de UVT) 129 APLICACION TABLA UVT % DE APLICACION DE UVT (ver en tabla % de acuerdo la base expresada en UVT) 19% RETENCION EXPRESADA EN UVT 6.48 MAS VALOR DE IMPTO SEGUN TABLA 0 Valor de Suma adicional según tabla 6.48 RETENCION EXPRESADA EN PESOS 168,691 GENERACIÓN DE INFORMES Informes de Novedades Nomina Manejo de Novedades Informe de Novedades Con estos informes se podrán realizar la verificación de la captura de las novedades de nomina por cada uno de los empleados. El programa permite generar Lista de novedades fijas. Planilla de novedades. Planilla general. Planilla por centro de costos. Planilla por NIT. Mediante el informe de planilla por centro de costos se pueden observar los conceptos de ingreso, deducción y total a pagar, que hacen parte de la nomina de cada uno de los empleados utilizando el criterio de ordenamiento por centro de costos. Al ingresar a la opción el programa presenta la siguiente pantalla

17 Escogencia: El sistema permitirá escoger los diferentes conceptos de ingresos y/o egresos que se desean revisar en la planilla. Imp/Columnas: Genera la planilla por filas y columnas, mostrando en las filas a cada uno de los empleado y en las columnas cada uno de los conceptos que afectan la nomina. Formato 2: Genera el informe mostrando en las filas los empleados y los conceptos; en las columnas mostrara si la novedad es ingreso o deducción y el valor, empleado por empleado. Nomina No.: Digitar o seleccionar el número de la nomina con la cual se desea generar el informe.

18 Planilla: El sistema genera el informe con los datos anteriormente seleccionados Resumen: Al marcar esta opción el sistema mostrara un total por cada centro de costos seleccionado. Centro y Sub centro de Costo Desde / Hasta: Seleccionar el centro y sub centro de costos inicial hasta el centro y sub centro de costos final con el cual se desea generar el informe. Tan pronto se hayan seleccionado los parámetros anteriores el sistema generara el informe el cual podrá enviar a Excel, Vista preliminar, Impresora PAGO DE NÓMINA Una vez se han generado e incluido todas las novedades del periodo de nómina, se ha ejecutado el proceso de subsidio de transporte automático y comprobante automático, se procede a efectuar el proceso de causación o pago de la nómina. Nomina Procesos de Nomina Pago de nomina. Al ingresar a la opción el programa muestra la siguiente ventana

19 Nómina Número? Digitar el número de la nómina a pagar. Es la Quincena 1 o 2: Esta opción aplica únicamente para el pago de nóminas quincenales. Cheque Comprobante: Si el pago de la nómina se efectúa en cheque se debe escoger esta opción para que el programa genere un comprobante de egreso y un cheque por cada empleado. Si el pago de la nómina se realiza en efectivo o abono a través de una cuenta de ahorros, se debe escoger la opción Comprobante, de esta forma se genera un comprobante por cada empleado. Al seleccionar cualquiera de las dos opciones el programa genera el siguiente mensaje: Esta ventana saldrá siempre y cuando la parametrización realizada se haya efectuado de manera correcta Cheque: El sistema preguntará Proceso Automático: se debe digitar el número de la cuenta contable del banco desde el cual se realizara el pago, paso seguido el programa procede a contabilizar y genera la impresión del cheque por cada uno de los empleados. Si se omite esta opción el programa solicitará por cada comprobante de egreso

20 la cuenta del banco del que se girarán los cheques, el número del cheque que se va a girar y de forma automática comienza a mostrar a cada uno de los empleados, graba el comprobante de egreso y permite efectuar la impresión del cheque. Tipo de Documento: Se debe escoger un documento tipo G Comprobante de Egreso y automáticamente se desplegará la siguiente pantalla: Comprobante: Al elegir esta opción el programa presenta la siguiente pantalla

21 Actualiza Todos los Empleados: Si se omite esta opción el programa activará una pantalla en la que solicitará el tipo y número del comprobante que se va a generar y la cuenta de nómina por pagar (220505). Una vez se han ingresado estos datos el programa mostrará a cada uno de los empleados para que se grabe un comprobante en el que contabilizará la nómina. Si se escoge esta opción el programa grabará un comprobante de forma automática por cada empleado. Tipo de Documento: Escoger un documento tipo L Otros, que debe estar previamente creado.

22 Número de la Cuenta: Se debe digitar la cuenta Nómina por Pagar. De esta forma el programa registrara la nomina en un comprobante por empleado Paso seguido el programa permite registrar el desembolso ya que con el proceso anterior se registro la causación de la nomina. Para ese proceso el programa presenta la siguiente pantalla.

23 Nomina: Digitar el número de la nomina a la cual se le realizó el proceso de pago Cuenta: Digitar la cuenta contable del pago de la nomina la cual será la contrapartida de la cuenta del banco Banco: Banco previamente creado en cuya parametrización se ha definido el tipo de documento en el que se contabilizará el desembolso.

24 Volante de Pago A través del sistema se podrá realizar la impresión del volante de pago que se le entregara al empleado mediante la siguiente opción: Nomina Manejo de Novedades- Informe de Novedades Planilla General. Al ingresar el programa muestra la siguiente ventana: Periodo de pago: Indicar el rango de fecha de la nomina que se va a generar el volante. Nomina: Digitar el número de la nómina. Impresión por página: Seleccionar cuantos desprendibles por hoja desean imprimir.

25 Generación: Seleccionar el tipo de empleado al que se le va a generar el volante de pago. Nit desde/hasta: Digitar rango de cedulas de los empleados a los que se les imprimirá el volante Imprime resumen por centro de costo: Marcar esta opción siempre y cuando se desee generar un resumen de ingresos y gastos por centro de costos. Centro y Sub centro de Costo Desde/Hasta: Seleccionar rango de centro de costos para impresión del volante de pago Recuerde que después de seleccionar los parámetros anteriormente mencionados el sistema habilita opciones para generar el volante de pago directamente en la impresora, por vista preliminar, Excel o para envío por correo electrónico. Comprobante Parafiscal: PAGOS DEL EMPLEADOR Por medio de esta opción el programa contabilizara el gasto del empleador por seguridad social, Caja de Compensación, ICBF Y SENA. Se debe ingresar por: Nomina Pagos del empleador - Procesos Comprobante Parafiscal:

26 Al ingresar el programa presentara el siguiente mensaje informativo Paso seguido la siguiente ventana

27 Grupo: Digitar el número del grupo contable del cual se quiere generar el proceso de parafiscal, si se requiere realizar para todos los grupos pasar con enter sin asignar el código. Aplica Centro de costos del Movimiento: Al marcar la opción el gasto será cargado al centro de costos registrado en el movimiento acumulado de lo contrario se cargara al centro de costos asociado en el catalogo del empleado. Contabilizar las cuentas del gasto al nit de los fondos: Si esta opción no se marca el programa contabilizara el gasto con nit del empleado. Nit de la Empresa: Digitar el número de identificación con el cual se creó la empresa Paso seguido se deben ingresar cada una de las cuentas contables que componen el proceso de parafiscales como lo son las cuentas del gasto y del pasivo de SENA, ICBF, Caja de Compensación, FIC, ESAP, Ministerio de Educación, ARP. Las cuentas del gasto de Pensión y Salud van sin el numero de auxiliar pues este se tomara del catalogo del empleado. Paso seguido el programa presenta el siguiente mensaje

28 Al marcar Si muestra la siguiente ventana, mediante la cual se pueden cargar las diferentes novedades que pueden ocurrir por cada uno de los empleados en cualquier periodo de nomina como lo son incapacidades, retiros, variaciones de salario, traslados de fondos entre otras

29 ING Ingreso Se relaciona la fecha de ingreso y los días de novedad RET Retiro Se relaciona la fecha de retiro y los días de novedad TDE Traslado de otra EPS Se registra la novedad de traslado de otra EPS TAE Traslado a otra EPS Se registra la novedad de traslado a otra EPS y el correspondiente fondo al cual se traslada (código SIIGO TDP Traslado de otro fondo Se registra la novedad de traslado de otro Fondo de Pensión de pensiones TAP Traslado a otro fondo de pensiones Se registra la novedad de traslado a otro Fondo de Pensión y el correspondiente fondo al cual se traslada (código SIIGO) VSP Variación del salario Se registra la novedad si se presenta en el periodo un cambio permanente permanente de salario VST Variación del salario Se registra la novedad si se presenta en el periodo un cambio permanente temporal de salario SLN Suspensión o Licencia no Se indica el día inicio y fin de la licencia y el valor de la misma Remunerada IGE Incapacidad por Se indica el día inicio y fin de la licencia, el valor de la misma y el enfermedad general documento que autoriza la incapacidad LMA Licencia de Maternidad Se indica el día inicio y fin de la licencia, el valor de la misma y el documento que autoriza la incapacidad VAC Vacaciones Se indica el día inicio y fin de la novedad y el valor de la misma IRP Incapacidad por Riesgos Se indica el día inicio y fin de la licencia, el valor de la misma y el Profesionales documento que autoriza la incapacidad VCT Variación centro de Se registra la novedad de cambio de centro de trabajo en el trabajo periodo VTE Variación de Tarifa Se registra la novedad de cambio a tarifa especial por alto riesgo especial de pensión AVP Aporte voluntario de Pensión de vejez Se indica el valor de aporte voluntario de trabajador, patrono y valor de retención contingente Al marcar No el programa continua corriendo el proceso para los demás empleados Al terminar el proceso el programa muestra la siguiente ventana

30 Mediante se puede enviar a Excel, consultar la vista preliminar, imprimir, salir de proceso o grabar para continuar con la contabilización. Al grabar con el programa habilita la ventana que permite generar los comprobantes contables

31 Se debe marcar la casilla que corresponde al gasto que se requiere contabilizar (parafiscales, A.F.P, E.P.S, A.R.P) Comprobante Parafiscal por empleado: Al marcar la opción el programa registrara un comprobante contable por el gasto de cada uno de los empleados de lo contrario contabilizara el total de registros posibles dentro de un mismo comprobante. Incluir empleados retirados: Marcar la opción para que en la contabilización se tengan en cuenta los empleados retirados en el mes. Tipo de Documento: Asignar el documento L previamente parametrizado en el que se registrara la contabilización de este proceso.

32 Comprobante de Provisiones: Mediante esta opción se puede registrar las provisiones de prestaciones sociales. Se ingresa por Nomina Pagos del Empleador - Procesos- Comprobante de Provisiones Al ingresar a la opción el programa presenta la siguiente ventana:

33 Mes: Corresponde al mes sobre el cual se requiere correr la provisión Centro de Costos: El programa permite correr el proceso teniendo en cuenta este criterio, se debe ingresar el centro de costos desde y hasta. Si no se utiliza, se puede pasar con enter. Provisión: El programa permite correr el proceso teniendo en cuenta este criterio, se debe ingresar el código desde y hasta. Si no se utiliza, se puede pasar con enter. Terceros: El programa permite correr el proceso teniendo en cuenta este criterio, se debe ingresar el nit desde y hasta. Si no se utiliza, se puede pasar con enter.

34 Al no elegir ningún criterio y pasar todo con enter el programa correrá el proceso para todos los empleados que presenten acumulados en el mes. Aplica centro de costos del empleado o acumulados: Al momento de contabilizar se puede afectar el centro de costos del acumulado(a) o el asignado en el catalogo del empleado (E) Incluir empleados Retirados: Al marcar la opción se incluirán empleados retirados en el mes del proceso Incluir Aprendices del SENA: Se marca la opción para que al provisionar el programa tenga en cuenta los aprendices del SENA Trabajadores de los Rayos X y/o Tuberculosis: Si existen empleados que trabajan en rayos X o con enfermos de tuberculosis el programa correrá la provisión adicional. Tipo de Documento: Asignar el comprobante L previamente creado para la contabilización de este proceso. Seguridad Social: Configuración Planilla: En esta opción se definen parámetros generales que hacen referencia a la forma de presentación de la planilla integrada. Se ingresa por la siguiente ruta Nomina Pagos del Empleador- Procesos Seguridad Social Configuración Planilla Única Integrada: Al ingresar a esa opción el programa muestra la siguiente ventana

35 Documento de identidad: identificación del empleador Tipo de documento: Campo que trae actualmente, permite digitar los diferentes tipos de documentos (Nit, Cedula, etc.) Clase de aportante: Digitar las letras A, B, C. D o I. o A Aportante con 200 o más cotizaciones. o B Aportante con menos de 200 cotizantes o C Aportante Mypime que se acoge a la Ley 590 de 2000 o D Aportante beneficiario del artículo 5 de la ley 1429 de 2010 o I Independiente % Reducción de parafiscales: Según el decreto 525 Por el cual se reglamenta el artículo 43 de la ley 590, corresponde a un descuento automático de los parafiscales otorgado a las Pymes de tal manera que durante el primer año de funcionamiento solo paguen la cuarta parte (25%), la mitad en el segundo(50%) y el 75% en el tercero. Solo a partir del cuarto año se pagaría la totalidad de la contribución. Naturaleza jurídica: Permite indicar los siguientes caracteres: 1, 2, 3, 4, 5. o 1 Publica o 2 Privada o 3 Mixta, o 4 Órganos multilaterales o 5 Entidades de derecho público no sometidos a la legislación colombiana Tipo de aportante: Permite indicar los siguientes códigos: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 y 8. o o 1 Empleador 2 Independiente

36 o o o o o o 3 Entidades o universidades públicas con régimen especial en salud 4 Agremiaciones o Asociaciones 5 Cooperativas y Precooperativas de trabajo asociado 6 Misiones Diplomáticas, consulares o de organismos multilaterales no sometidos a la legislación colombiana 7 Organizaciones Administradoras de Programa de Hogares de bienestar 8 Pagador de aportes de los concejales municipales o distritales. Tipo de persona: N natural, J jurídica. Representante legal : Se activa un buscador de Nit permitiendo seleccionar alguno de ellos o digitarlo y el sistema valida que este exista y corresponde al número de identificación del representante legal de la empresa Fecha inicio de concordato: Campo tipo fecha en la que se indica la fecha en formato AAAA- MM DD. No es un campo obligatorio y aplica para aquellas empresas que cumplen los requisitos para ser incluida en este ítem Tipo de acción: Permite digitar los siguientes códigos: 1, 2, 3 y 4; No es un campo obligatorio o o o o 1 Concordato 2 Reestructuración 3 Liquidación 4 - Cese de actividades Fecha en la que termino actividades comerciales: Campo tipo fecha en la que se puede indicar fecha en formato AAAA- MM DD. No es un campo obligatorio; aplica para aquellas empresas que cumplen los requisitos para ser incluida en este ítem Redondea cotizaciones de CAJA, SENA e ICBF Redondea IBC de SENA e ICBF Aproxima Cotización de Parafiscales a Salario Básico IBC mes anterior para pensión con LNR Registro tipo 9 para ESAP Registro tipo 10 para Ministerio de Educación: Profesores: o o o o Carga salud Carga Pensión Carga ARP Carga parafiscales. Planilla Integrada de Liquidación: El ministerio de Protección Social y la Presidencia de la República, mediante la Resolución No del 11 de mayo de 2005, adoptó el diseño y contenido para el formulario único o integrado para la autoliquidación y pago de aportes al sistema de seguridad social integral y de aportes parafiscales por medio electrónico, donde deben cumplir con la norma ISO y preservar la seguridad de la información por un intermediario (SOI) Servicio Operativo de Información. Para ingresar se utiliza la siguiente ruta:

37 Nomina- Pagos del Empleador Procesos -Seguridad Social- Planilla Integrada de Liquidación: Al ingresar a la opción el programa presenta la siguiente ventana

38 En esta opción se debe digitar los siguientes datos: Periodo AFP, ARP, CCF, Par: Se refiere al periodo (Año mes) a cotizar con el que se pago la nomina. Periodo EPS: Se refiere al periodo a cotizar para salud, el cual normalmente es un mes más al periodo de AFP. Por ejemplo, para la Nomina liquidada en el mes de Agosto corresponderá a Septiembre en este campo. Código ARP: Este código el programa lo trae automáticamente del código SOI indicado para el fondo de ARP creado con numero1. Se puede modificar en este campo. Operador de la información: Código del operador de la información con quien la empresa validara y reportara. El Operador de la Información depende de la escogencia del cliente. Forma de presentación: Se indica el tipo de presentación de la planilla: Única, consolidado o sucursal. o o Sucursales: Corresponde el rango de sucursales a reportar si en la opción anterior se escogió Sucursal Código para EPS: se confirma el código de la sucursal que se está reportando y su correspondiente nombre, tal como se ha registrado para los operadores de información

39 Dependencia: Forma de presentación utilizada por empresas con un solo nit pero nominas separadas por cada dependencia. Pagos Fondos y Cajas: En esta opción se incluyen las novedades que el sistema debe tener en cuenta en los totales de cada registro. Estas opciones son: TIPO CODIGO CONCEPTO DOCUMENTO CANTIDAD V R Código Fondo de Pensión INP: Interés por Pensión No Aplica que afecta la Novedad PENSION (P) INF: Interés por Fondo de Solidaridad Pensional y Cuenta Aporte Subsistencia No Aplica SALUD Código Fondo de Salud LMA: Licencia de Maternidad No Aplica que afecta (S) la Novedad IGE: Enfermedad General No Aplica INE: Interés por Salud No Aplica INU: Interés por UPC No Aplica SFE: Saldo a Favor por Salud No Aplica SFU: Saldo a Favor por UPC No Aplica ARP (A) Código Fondo de ARP que afecta la Novedad IRP: Incapacidad por enfermedad profesional o No Aplica CAJA (C) Código de la Caja de Compensación que afecta la Novedad accidente de trabajo INA - Intereses riesgos profesionales SFA Saldo a favor riesgos profesionales INC: Intereses por Caja de Compensación No Aplica No Aplica No Aplica Otros Intereses: En esta opción se asignan los intereses para SENA, ICBF, ESAP y Min. Educación cuando haya lugar, indicando los días y el valor de dicho interés Tipo de Planilla: Esta es la explicación del campo que aparece en el SOI o o o E: Planilla normal que diligencia el aportante tipo A o B en cada periodo de pago. Este tipo de planilla es considerada como la planilla principal y es indispensable la presentación y pago, para que el aportante pueda presentar y pagar en el mismo periodo una planilla tipo Y o una planilla Tipo A. Se utiliza para pagar los aportes de los empleados que en el campo 5 TIPO DE COTIZANTE no estén clasificados como INDEPENDIENTES. Y: Planilla para el pago de los independientes cuando estos se pagan a través de un aportante tipo A o B. Solo se debe utilizar en el caso de que el aportante además de las cotizaciones de sus empleados este pagando las cotizaciones de algunos trabajadores independientes. A: Planilla para el pago de los empleados con novedad de ingreso en los últimos cinco 5 últimos días del mes. Solo aplica para los aportantes tipo A y B. Se utilice para el caso en que por razones operativas no haya incluido en su planilla tipo E los cotizantes que ingresaron a su nomina en los últimos 7 días comunes del mes calendario anterior al que se está realizando el pago.

40 o o I: planilla normal que diligencia el aportante tipo I en cada periodo de pago. Se utilice por los aportantes que en el campo 7 CLASE DE APORTANTE estén registrados como INDEPENDIENTES y paguen los aportes de los cotizantes clasificados como INDEPENDIENTES. S: planilla para el pago de empleados o del personal de servicio domestico de un independiente. Solo aplica para los aportantes tipo I es decir INDEPENDIENTES y que tengan a cargo trabajadores, es decir de servicio domestico o empleados dependientes. Se aclara que en el caso de incluir cotizantes tipo 1 DEPENDIENTE o tipo 17 AFILIADO CON REQUISITOS CUMPLIDOS PARA PENSION, estos trabajadores por no ser domésticos y pertenecer a una unidad de explotación económica están obligados al pago de aportes PARAFISCALES a CAJAS DE COMPENSACION, SENA, ICBF salvo el pago a pensión para el tipo 17. Después de indicar estos datos el sistema inicia su proceso de cálculo y genera la siguiente pantalla Al elegir Si se activa la ventana que permite ingresar las novedades del periodo.

41 Al terminar el proceso de cálculo el programa presenta la siguiente pantalla

42 Este proceso permite modificar los tipos de registro directamente en el medio magnético. Se recomienda no modificarlos si no se tiene pleno conocimiento de la estructura del archivo plano Paso seguido el programa envía el informe de la planilla a Excel para permitir su verificación y adicionalmente presenta la siguiente pantalla mediante la cual se puede ver un informe por cada uno de los fondos Hecho el anterior proceso se habilita la opción para generar el medio magnetico mediante la cual se crea el archivo plano para presentar ante el operador de la información. Para generar este archivo se debe marcar la opción Genera medio magnetico e indicar la ruta de ubicación de la carpeta SOI donde este quedara grabado. Después de haber realizado el proceso anterior el programa preguntara

43 Al elegir Si el programa creara 11 archivos con formato Excel los cuales corresponden a cada uno de los tipos de registros que están definidos en la planilla única. LIQUIDACIÓN PRESTACIONES SOCIALES Prima de Servicios: Toda empresa debe pagar a sus empleados como prima de servicios, un salario mensual por cada año laborado, o si la vinculación es inferior a un año, el pago será proporcional al tiempo que el trabajador lleve vinculado, cualquiera que este sea. Para ingresar a la opción de utiliza la siguiente ruta Nomina Liquidación de Prestaciones Sociales Procesos Prima de Servicios: Al ingresar a la opción el programa presenta la siguiente pantalla:

44 Acumule del: Rango de fecha del que se realizara el cálculo de la prima. Se debe indicar el semestre a calcular (Nominas Pagadas y/o acumuladas), sea del 1 de Enero a 30 de Mayo si se manejan nominas mensuales o del 1 de Enero al 15 de Junio si se manejan Nominas quincenales, si se desea liquidar la Prima de servicios de Diciembre, se debe tomar como rango de Fecha el 01 de Julio al 30 de Noviembre si se manejan nominas mensuales o del 1 de Julio al 15 de Diciembre si se Manejan nominas Quincenales.

45 Días a Proyectar: Se indican los días que faltan para completar los 180 días base para el cálculo de la prima y que no estén ya acumulados y/ o pagados. Novedades: Se debe seleccionar la opción de Crear si se desea que el concepto seleccionado para la inclusión de la liquidación de la prima quede en la nomina seleccionada Si se selecciona la Opción de No Aplica, el sistema solo reflejara el cálculo de la Prima de servicios sin incluir el concepto liquidado de la Prima en la Nomina que se halla Seleccionado. Concepto y Nomina: Se indica el concepto de nomina en el que se liquidara la prima de servicios. Se indica además el numero de la nomina en la que se va a liquidar la prima de servicios. Se escoge después de esto el rango de nits a los que se les requiere realizar el cálculo de prima. Numérico o Alfabético: Se refiere al criterio para la presentación de informe. Reliquida Prima: Esta opción se utilizara en los casos en los que se realizó la liquidación de prima con una proyección de salario pero al finalizar el periodo se encuentra que los empleados devengaron otros conceptos que hacen base para el cálculo o por el contrario la proyección se hizo sobre 15 días de salario y el empleado laboro menos. Cesantías: Se busca que el trabajador una vez quede sin empleo, tenga unos recursos que le permitan sobrevivir mientras consigue otro. El programa permite realizar el cálculo de cesantías e Intereses utilizado la siguiente ruta: Nomina- Liquidación de Prestaciones Sociales- Procesos Cesantías

46 Al ingresar a la opción el programa presenta la siguiente ventana:

47 Con Corte al: Se debe incluir el mes y el año al cual se hará corte para la liquidación de las Cesantías. Intereses Crear: Si se desea crear la novedad de Intereses de cesantías en el periodo que se está realizando la liquidación de la nomina. No: Si no se desea incluir la novedad de Intereses de cesantías en la liquidación de nomina Concepto: Concepto de nomina creado para la inclusión de la novedad de los Intereses de cesantías. Cesantías Quiere Crear Cesantías: Si se desea crear la novedad de cesantías dentro de la liquidación de nomina. Concepto: Seleccionar el concepto de cesantías que se desea liquidar y reflejar en la nomina.

48 Días a Proyectar: Se debe incluir en los días a proyectar los días que están liquidados y no pagados de la nomina, es decir si se maneja nominas quincenales se tomaría 15 días a proyectar. Terceros Desde/Hasta: Permite seleccionar los empleados a los cuales se les desea liquidar las cesantías e intereses de cesantías. Numérico/Alfabético: Permite digitar rango de empleados a generar la liquidación de cesantía Incluye Licencias No Remuneradas Incluye empleados retirados Incluye aprendices del SENA Pre-liquidación de Contrato: El programa permite visualizar la liquidación de un contrato de trabajo. Para consultar el informe se utiliza la siguiente ruta: Nomina- Liquidación de Prestaciones Sociales- Procesos Liquidación Contrato de Trabajo

49 Al ingresar a la opción el programa presenta la siguiente pantalla Marcando la casilla novedades el programa permitirá incluir novedades pendientes de pago para el cálculo de la base de liquidación.

50 Fecha Liquidación (AAAAMMDD): Corresponde a la fecha de terminación de contrato. Identificación del Empleado: Permite seleccionar con el visor o digitar el numero de cedula y/o identificación del empleado a Liquidar. Indemnización: Se debe Marcar esta opción si se requiere que genere cálculo de indemnización. Descuentos generados en las Novedades para el cálculo de promedio salarial: Al seleccionar esta opción el sistema descontara aquellos conceptos generados como deducción para hacer el cálculo del promedio de salarial tengan o no la marcación de SI salario. Desea Contabilizar: Genera la contabilización de las Novedades Cargadas a la nomina. Una vez se complete esta información el programa presenta el informe de la preliquidación

51 TALLER DE CAPACITACION Manejo y liquidación de novedades 1. Revise que los empleados tengan asignado el tipo de pago por : Nomina Parámetros Apertura de Empleados 2. Cree la nomina correspondiente al mes de enero por la opción Nomina Parámetros Catálogos- Apertura Tipos de Nomina

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53 3. Configure la liquidación de la nomina por la opción: Nomina Manejo y Liquidación de Novedades Procesos Configuración Liquidación 4. Capture la novedad fija de salario por la opción Nomina Manejo y Liquidación de Novedades Procesos Captura Automática de Novedades Fija por grupo

54 5. liquide la nomina creada para el mes de enero por la opción Nomina Manejo y Liquidación de Novedades Procesos Liquidación Automática de Nomina

55 6. Revise la liquidación de la nomina para cada uno de estos empleados, verifique los cálculos automáticos de pensión, Salud, Retención en fuente y Auxilio de transporte por la opción Nomina Manejo y Liquidación de Novedades Procesos Captura Automática de Novedades- por Empleado

56 7. Capture novedades adicionales como horas extras, vacaciones, licencias no remuneradas, incapacidades por esta misma opción Nomina Manejo y Liquidación de Novedades Procesos Captura Automática de Novedades- por Empleado 8. Cause la nomina y realice el proceso de desembolso correspondiente al mes de enero por la opción Nomina Manejo y Liquidación de Novedades Procesos- Pago de Nomina.

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58 9. Ingrese a la opción de pagos del empleador y corra los proceso de parafiscales, seguridad social y provisiones. Por la opción Nomina Pagos del empleador Procesos -